Gunakan template ini
Cara seorang karyawan keluar sama pentingnya dengan cara mereka bergabung. Dengan Trupeer, Anda dapat menghemat waktu berjam-jam untuk dokumentasi offboarding dengan memulai dari template offboarding karyawan gratis, menyesuaikannya dengan panduan brand Anda, lalu mengubah proses offboarding menjadi video walkthrough untuk HR, IT, dan manajer.
Offboarding gagal ke salah satu dari dua arah. Entah akses diputus pada hari pertama dan tidak ada yang tahu cara kerja proses akhir bulan, atau orang tersebut mempertahankan akses penuh selama enam minggu dan pergi membawa semuanya masih terbuka.
Masalahnya adalah tiga tenggat waktu terpisah berjalan bersamaan dan saling menarik ke arah yang berbeda. Template ini memperlakukan semuanya sebagai tiga jalur, bukan satu daftar.
Unduh template offboarding
Format | Paling cocok untuk |
|---|---|
Excel (.xlsx) | Checklist dengan penanggung jawab, tanggal, dan status, plus register pencabutan akses |
Word (.docx) | Dokumen serah terima yang diselesaikan oleh karyawan yang keluar |
Checklist yang bisa dicetak dan formulir exit interview | |
Google Sheets | Pelacakan bersama untuk HR, IT, dan manajer |
Google Docs | Dokumen serah terima yang diedit secara kolaboratif |
Gratis, bisa diedit, tanpa watermark. Excel adalah file kerja, karena offboarding adalah masalah koordinasi lintas tiga tim.
Cara menyesuaikan template ini di Trupeer
Langkah 1: Buka Bagian Templates
Buka bagian Templates dari navigasi utama.
Langkah 2: Pilih dan Buka Template
Klik template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.
Langkah 3: Perluas Tampilan Template
Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detail secara jelas.
Langkah 4: Edit Template
Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.
Di dalam editor, Anda bisa:
Menambahkan bagian baru
Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan
Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait
Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan
Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.
Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template
Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.
Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.
Dengan template offboarding karyawan, Anda bisa:
Menghemat waktu untuk koordinasi: Lewati halaman kosong dengan struktur yang dibuat untuk transisi HR.
Melindungi pengetahuan perusahaan: Langkah transfer pengetahuan bawaan mencegah kehilangan saat karyawan keluar.
Tetap sesuai brand: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit Trupeer.
Menurunkan risiko keamanan: Prosedur penghapusan akses yang jelas melindungi sistem perusahaan.
Menstandarkan di setiap proses keluar: Gunakan template yang sama untuk setiap jenis keberangkatan.
Menjangkau tim global: Terjemahkan dokumentasi offboarding ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.
Tiga jam
Jam | Tenggat | Penanggung jawab | Konflik |
|---|---|---|---|
Akses | Dicabut pada jam terakhir, atau segera untuk pemecatan | IT dan keamanan | Memutus lebih awal menghambat transfer pengetahuan |
Pengetahuan | Butuh minggu, bukan sore terakhir | Manajer | Membutuhkan akses yang ingin Anda hapus |
Hukum dan penggajian | Tenggat waktu hukum yang tetap | HR dan penggajian | Bergantung pada data yang mungkin perlu dikonfirmasi oleh karyawan yang keluar |
Jam akses dan jam pengetahuan berada dalam ketegangan langsung. Solusinya bukan mengorbankan keduanya, melainkan menyusunnya: tangkap pengetahuan lebih dulu di paruh pertama masa pemberitahuan, lalu turunkan akses secara bertahap, bukan mematikannya di akhir.
Jam hukum adalah yang memiliki konsekuensi hukum nyata jika terlewat, dan yang paling mungkin dilupakan ketika keberangkatan berlangsung secara baik-baik.
Jam akses
Bagian offboarding dengan risiko tertinggi dan alasan perusahaan keamanan menempatkan kata kunci ini di peringkat pertama.
Yang harus dicabut. Email dan kalender. Single sign-on dan akun direktori. Setiap alat SaaS, termasuk yang tidak dikelola IT. VPN dan akses jarak jauh. Akses gedung, kunci, dan pass. Kata sandi akun bersama dan akun layanan yang diketahui orang tersebut. Hak admin di sistem apa pun. Perangkat perusahaan, laptop, ponsel, kunci perangkat keras. Penyimpanan cloud dan sinkronisasi drive pribadi apa pun. Repositori kode, akses deployment, dan kredensial produksi. Kartu pembayaran, akun pengeluaran, dan wewenang pembelian. Sistem pelanggan dan akun apa pun di sisi klien. Dokumen fisik dan apa pun yang ada di laci terkunci.
Dua yang paling sering terlewat. Shadow IT, yaitu alat yang diikuti orang tersebut menggunakan kartu perusahaan yang tidak pernah diketahui IT. Dan kredensial bersama, di mana mencabut akses satu orang berarti memutar kata sandi yang digunakan beberapa orang, yang tidak ingin dilakukan siapa pun pada hari Jumat.
Pencabutan bertahap. Alih-alih satu sakelar di akhir, cabut secara bertahap: hak admin dan akses produksi lebih awal, karena itu membawa risiko paling besar dan jarang diperlukan untuk serah terima. Sistem yang menghadap pelanggan berikutnya. Alat umum dan email terakhir, pada hari terakhir.
Untuk keberangkatan yang tidak sukarela, semua ini terjadi segera dan biasanya sebelum percakapan. Ini bukan paranoia, melainkan praktik standar, dan checklist memiliki jalur terpisah untuk itu.
Jam pengetahuan
Jam yang membutuhkan waktu paling lama dan mendapatkan yang paling sedikit.
Transfer pengetahuan yang dilakukan pada minggu terakhir karyawan yang keluar menghasilkan dokumen yang ditulis di bawah tekanan waktu oleh seseorang yang secara mental sudah pergi. Mulailah pada minggu pertama masa pemberitahuan, saat mereka masih peduli dan masih ingat.
Yang benar-benar perlu ditangkap, berdasarkan seberapa parah dampaknya jika hilang:
Proses yang tidak terdokumentasi. Hal-hal yang hanya mereka lakukan, biasanya bulanan atau triwulanan, yang tidak pernah ditulis oleh siapa pun.
Relasi. Kontak klien mana yang benar-benar menentukan, pemasok mana yang mau menyesuaikan tenggat, siapa yang harus dihubungi di bank.
Pengecualian. Akun yang ditagih dengan cara berbeda, laporan yang perlu koreksi manual, sistem yang gagal pada hari kerja terakhir bulan itu.
Pekerjaan yang sedang berjalan. Apa yang terbuka, statusnya, apa langkah berikutnya.
Akses dan kredensial ke apa pun yang akan dibutuhkan tim.
Di mana semuanya berada. File, folder, sistem, spreadsheet di desktop mereka yang menjadi dasar seluruh proses.
Yang terakhir lebih umum daripada seharusnya. Tanyakan langsung: apakah ada sesuatu yang tim andalkan yang berada di mesin Anda, bukan di tempat bersama?
Jam hukum dan penggajian
Tenggat yang tetap, konsekuensi nyata, dan jalur yang paling mungkin diperlakukan santai saat keberangkatan berlangsung dengan baik.
Gaji terakhir, termasuk gaji yang masih terutang, cuti yang terakumulasi dan belum diambil, bonus atau komisi kontraktual apa pun, serta potongan yang sah. Waktunya ditetapkan oleh hukum dan bervariasi menurut yurisdiksi, dan di beberapa tempat ditentukan oleh negara bagian.
Dokumen yang diwajibkan oleh undang-undang. Di Inggris, ini termasuk P45. Di AS, ini termasuk pernyataan upah terakhir dan pemberitahuan COBRA jika berlaku. Di tempat lain, persyaratannya berbeda lagi, itulah sebabnya bagian ini perlu pengecekan lokal, bukan jawaban template.
Pengakhiran tunjangan dan hak kelanjutan apa pun. Pemberitahuan pensiun. Pengembalian biaya relokasi atau pelatihan apa pun jika ada klausul pengembalian dan dapat ditegakkan. Perjanjian pembatasan yang dikonfirmasi secara tertulis jika ada. Kebijakan referensi dijelaskan.
Dapatkan tenggat penggajian secara tertulis di awal. Batas pemrosesan penggajian tidak bisa ditawar, dan melewatkannya mengubah keberangkatan yang rapi menjadi keluhan.
Sukarela atau tidak sukarela
Cabang terbesar dalam proses, dan sebagian besar template mengabaikannya.
Pengunduran diri | Pemecatan atau redundansi | |
|---|---|---|
Akses | Diturunkan selama masa pemberitahuan | Dicabut segera, biasanya sebelum percakapan |
Transfer pengetahuan | Minggu tersedia, gunakan | Sering kali tidak ada. Rencanakan ini sejak awal, bukan pada hari itu |
Pengumuman | Disepakati dengan karyawan yang keluar | Disiapkan sebelumnya, disampaikan pada hari yang sama |
Exit interview | Biasanya berharga | Biasanya tidak, dan bisa jadi tidak tepat |
Nuansa | Kolaboratif | Formal, terdokumentasi, dipimpin HR |
Eksposur hukum | Rendah | Signifikan. Ikuti proses Anda dengan tepat |
Serah terima | Bersama karyawan yang keluar | Disusun ulang dari dokumentasi dan rekan kerja |
Pelajaran dari kolom kanan adalah bahwa keberangkatan yang tidak sukarela sama sekali tidak memberi Anda jendela transfer pengetahuan. Satu-satunya perlindungan adalah dokumentasi yang sudah ada, yang menjadi alasan untuk menangkap proses penting secara berkelanjutan, bukan saat keberangkatan.
Checklist offboarding
Setelah menerima pemberitahuan
# | Tugas | Penanggung jawab | Kapan |
|---|---|---|---|
1 | Konfirmasi pengunduran diri secara tertulis, pastikan hari kerja terakhir | HR | Hari yang sama |
2 | Konfirmasi masa pemberitahuan, garden leave, dan ekspektasi serah terima apa pun | HR dan manajer | Hari 1 |
3 | Beritahukan IT, penggajian, fasilitas, dan tim karyawan yang keluar | HR | Hari 1 |
4 | Sepakati redaksi pengumuman dan waktunya dengan karyawan yang keluar | Manajer | Hari 1 hingga 2 |
5 | Konfirmasi batas pemrosesan penggajian dan tanggal gaji terakhir | Penggajian | Hari 1 |
6 | Mulai dokumen serah terima | Manajer dan karyawan yang keluar | Minggu 1 |
7 | Tentukan penerus atau penanggung jawab sementara untuk setiap tanggung jawab | Manajer | Minggu 1 |
Selama masa pemberitahuan
# | Tugas | Penanggung jawab | Kapan |
|---|---|---|---|
8 | Catat proses yang tidak terdokumentasi | Karyawan yang keluar | Minggu 1 hingga 2, bukan minggu terakhir |
9 | Perkenalkan penerus ke kontak kunci, internal dan eksternal | Karyawan yang keluar dan manajer | Minggu 1 hingga 3 |
10 | Alihkan kepemilikan file, folder, board, dan tiket | Karyawan yang keluar | Berkelanjutan |
11 | Alihkan pekerjaan yang sedang berjalan dengan catatan status | Manajer | Berkelanjutan |
12 | Hapus hak admin dan akses produksi | IT | Setelah serah terima untuk area tersebut selesai |
13 | Putar kredensial bersama yang diketahui karyawan yang keluar | IT | Sebelum minggu terakhir |
14 | Batalkan atau alihkan rapat rutin dan kepemilikan kalender | Karyawan yang keluar | Dua minggu terakhir |
15 | Pemberitahuan klien dan pemasok jika relevan | Manajer | Dua minggu terakhir |
16 | Jadwalkan exit interview | HR | Dua minggu terakhir |
Minggu terakhir
# | Tugas | Penanggung jawab | Kapan |
|---|---|---|---|
17 | Lakukan exit interview | HR | Minggu terakhir |
18 | Lengkapi dan minta tanda tangan pada dokumen serah terima | Karyawan yang keluar dan manajer | Minggu terakhir |
19 | Konfirmasi angka gaji terakhir, termasuk cuti yang terakumulasi | Penggajian | Minggu terakhir |
20 | Konfirmasi pengembalian peralatan, kunci, pass, kartu | Fasilitas dan IT | Hari terakhir |
21 | Atur penerusan email atau auto-response, dan sepakati durasinya | IT | Hari terakhir |
22 | Cabut akses sistem yang masih tersisa | IT | Hari terakhir, di akhir hari |
23 | Hapus dari daftar distribusi, shared drives, grup chat | IT | Hari terakhir |
24 | Perbarui bagan organisasi, daftar telepon, situs web, tanda tangan | HR | Hari terakhir |
25 | Konfirmasi perjanjian pembatasan dan kebijakan referensi secara tertulis | HR | Hari terakhir |
Setelah keberangkatan
# | Tugas | Penanggung jawab | Kapan |
|---|---|---|---|
26 | Verifikasi semua akses dicabut, gunakan register | IT | Dalam 24 jam |
27 | Terbitkan dokumen yang diwajibkan dan slip gaji terakhir | Penggajian | Sesuai tenggat hukum |
28 | Akhiri tunjangan, beri tahu penyedia pensiun | HR | Sesuai aturan skema |
29 | Arsipkan berkas personal sesuai kebijakan retensi | HR | Dalam 30 hari |
30 | Nonaktifkan atau arsipkan email setelah periode penerusan yang disepakati | IT | Sesuai kebijakan |
31 | Tinjau tema exit interview bersama manajer | HR | Dalam 30 hari |
32 | Tambahkan ke daftar alumni jika sesuai | HR | Dalam 30 hari |
Timeline yang sudah dikerjakan
Skenario. Analis operasional mengundurkan diri dengan pemberitahuan empat minggu. Satu-satunya penanggung jawab proses rekonsiliasi bulanan dan kontak utama untuk dua pemasok.
Minggu | Jalur akses | Jalur pengetahuan | Jalur penggajian |
|---|---|---|---|
1 | Hak admin pada sistem keuangan dicabut setelah sesi serah terima | Catat rekonsiliasi bulanan end-to-end. Draft dokumen serah terima | Konfirmasi batas pemrosesan, hitung cuti yang terakumulasi |
2 | Akses database produksi dicabut | Jalankan rekonsiliasi dengan penerus mengawasi. Perkenalkan kedua pemasok | Konfirmasi angka gaji terakhir |
3 | Akses portal pemasok dialihkan ke penerus | Penerus menjalankan rekonsiliasi dengan karyawan yang keluar mengawasi. Dokumentasikan dua pengecualian | Penjadwalan pengakhiran tunjangan |
4 | Email dan alat umum tetap tersedia hingga hari terakhir | Serah terima ditandatangani. Exit interview dilakukan | Slip gaji terakhir disiapkan |
Hari terakhir | Semua akses yang tersisa dicabut pada pukul 17:00. Peralatan dikembalikan | Penerusan diatur selama 30 hari ke manajer | Dokumen yang diwajibkan diterbitkan |
Minggu 5 | Register akses diverifikasi. Kredensial bersama diputar | Penerus menjalankan rekonsiliasi sendiri | Pembayaran dilakukan pada siklus normal |
Catat minggu ketiga. Penerus menjalankan proses sementara karyawan yang keluar mengawasi, bukan sebaliknya. Mengawasi seseorang mengerjakan tugas memberi pelajaran jauh lebih sedikit daripada melakukannya bersama mereka yang tersedia untuk mengoreksi Anda, dan minggu terakhir adalah saat koreksi itu masih memungkinkan.
Dokumen serah terima
Apa yang dihasilkan oleh karyawan yang keluar, dan artefak yang paling mungkin dikebut.
Bagian | Isi |
|---|---|
Ringkasan peran | Apa yang sebenarnya dilakukan dalam pekerjaan, berbeda dari deskripsi pekerjaan |
Tanggung jawab dan penerus | Setiap area, siapa yang mengambilnya, apakah mereka sudah diberi pengarahan |
Tugas rutin | Harian, mingguan, bulanan, triwulanan, tahunan, dengan waktu dan pemicunya |
Proses yang tidak terdokumentasi | Apa pun yang hanya mereka lakukan, dengan tautan ke rekaman atau prosedur tertulis |
Pekerjaan yang sedang berjalan | Item, status, tindakan berikutnya, tenggat, siapa yang akan menanganinya |
Kontak kunci | Internal dan eksternal, untuk apa setiap relasi, dan konteks apa pun |
Sistem dan akses | Apa yang mereka gunakan, tingkat aksesnya, siapa yang membutuhkannya berikutnya |
File dan lokasi | Di mana semuanya berada, termasuk apa pun yang tersimpan secara lokal, bukan di tempat bersama |
Masalah yang diketahui dan pengecualian | Solusi sementara, akun yang canggung, hal-hal yang bisa rusak |
Pertanyaan terbuka | Hal-hal yang tidak pernah mereka selesaikan, sehingga penerus tidak terkejut |
Bagian pengecualian adalah yang paling berharga dan paling sering dibiarkan kosong, karena terasa seperti pengakuan bahwa semuanya berantakan. Minta bagian itu secara langsung.
Exit interview
Layak dilakukan, dan layak dilakukan dengan benar, bukan sekadar sebagai formulir.
Lakukan pada minggu terakhir, bukan pada hari terakhir, saat mereka fokus untuk pergi.
Biarkan HR yang melakukannya, bukan manajer. Orang tidak akan memberi tahu manajer bahwa manajer adalah alasannya.
Tanyakan tentang keputusan, bukan hanya tujuan. Kapan Anda mulai berpikir untuk pergi, dan apa yang terjadi di sekitar waktu itu.
Tanyakan apa yang seharusnya bisa membuat mereka bertahan. Jawabannya sering kali lebih kecil daripada yang orang bayangkan.
Tanyakan apa yang harus diketahui orang berikutnya. Sering kali ini adalah pertanyaan paling berguna dalam seluruh percakapan.
Jangan membela diri. Tujuannya adalah informasi, bukan penyelesaian.
Agregasikan tema per kuartal. Satu exit interview adalah anekdot. Lima dengan tema yang sama adalah temuan.
Lewati untuk pemecatan, di mana biasanya tidak tepat dan kadang tidak bijak secara hukum.
Email offboarding
Empat yang dibutuhkan sebagian besar proses.
Konfirmasi pengunduran diri. Memastikan hari kerja terakhir, masa pemberitahuan, apa yang terjadi selanjutnya, dan siapa yang harus mereka hubungi terkait gaji dan tunjangan. Hangat dan faktual.
Pengumuman internal. Disepakati dengan karyawan yang keluar terlebih dahulu. Menyatakan bahwa mereka akan pergi, kapan, siapa yang mengambil alih tanggung jawab mereka, dan berterima kasih. Tidak menyebutkan alasan kecuali mereka ingin alasan itu dicantumkan.
Pemberitahuan ke klien atau pemasok. Memperkenalkan kontak baru dengan nama, mengonfirmasi kesinambungan, dan memberikan tanggal serah terima. Dikirim sebelum karyawan yang keluar pergi, bukan setelah.
Catatan hari terakhir untuk karyawan yang keluar. Mengonfirmasi tanggal gaji terakhir, dokumen apa yang akan mereka terima dan kapan, pengembalian peralatan, kebijakan referensi, serta cara menghubungi HR setelahnya. Yang terakhir ini mencegah sebagian besar pertanyaan setelah keberangkatan.
Paket template menyertakan keempatnya dengan placeholder.
Register pencabutan akses
Artefak paling penting, karena checklist memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan, dan register membuktikan bahwa Anda melakukannya.
Satu baris per sistem: nama sistem, tingkat akses yang dimiliki, penanggung jawab, dicabut oleh, tanggal, diverifikasi oleh. Setiap sistem, termasuk yang tidak dikelola IT.
Buat daftar master sekali dari inventaris alat Anda dan gunakan ulang. Membuatnya per keberangkatan menjamin ada yang terlewat, dan yang terlewat selalu sama: alat SaaS yang dibeli dengan kartu, login bersama, sistem milik pelanggan sendiri.
Verifikasi dalam 24 jam setelah keberangkatan oleh seseorang selain yang mencabut. Pencabutan yang tidak terverifikasi adalah temuan paling umum kedua dalam audit akses, setelah pencabutan yang sama sekali tidak pernah terjadi.
Onboarding dan offboarding sekaligus
Layak dibangun sebagai satu proses, karena keduanya menggunakan inventaris sistem yang sama dari dua arah yang berlawanan.
Apa pun yang diprovisikan saat onboarding harus dicabut saat offboarding. Jika checklist onboarding dan register pencabutan akses Anda tidak cocok, salah satunya salah, dan biasanya yang offboarding karena provisi diingat, sedangkan pencabutan tidak.
Pertahankan satu daftar sistem, dengan siapa yang memprovisikan dan siapa yang mencabut setiap akses. Lalu onboarding dan offboarding adalah dua tampilan dari dokumen yang sama, dan alat baru yang ditambahkan ke onboarding otomatis ditambahkan ke offboarding. template checklist dan rencana onboarding adalah bagian lainnya.
Kontraktor dan freelancer
Sering kali sama sekali terlewat, dan risikonya sering lebih tinggi daripada karyawan karena akses diberikan secara informal dan tidak ada proses HR yang memantau tanggal akhir.
Tetapkan masa kedaluwarsa akses saat akses diberikan, terkait dengan tanggal akhir kontrak, bukan mengandalkan seseorang untuk mengingat. Masukkan kontraktor ke dalam register akses. Konfirmasi kepemilikan IP dan pengembalian materi saat keluar. Lalu periksa apakah mereka diberi akses ke apa pun di bawah akun bersama, yang lebih umum untuk keterlibatan singkat.
Alumni dan rehire
Jika ditangani dengan baik, keberangkatan adalah perekrutan masa depan atau sumber referensi.
Buka pintu secara eksplisit jika Anda akan merekrut mereka kembali, karena orang jarang mengasumsikannya. Simpan daftar alumni jika sesuai dan sah menurut kebijakan retensi data Anda. Catat kelayakan untuk rehire di berkas personal, beserta alasannya. Dan sadari bahwa cara Anda menangani dua minggu terakhir adalah yang akan diceritakan orang tersebut tentang organisasi Anda selama bertahun-tahun.
Cara membangun proses offboarding Anda
Buat inventaris sistem terlebih dahulu, dari onboarding. Ini adalah daftar yang sama.
Pisahkan checklist menjadi tiga jalur agar konflik terlihat.
Tulis jalur untuk keberangkatan yang tidak sukarela secara terpisah. Ini bukan proses yang sama dengan waktu yang berbeda.
Pindahkan penangkapan pengetahuan ke paruh pertama masa pemberitahuan.
Tetapkan setiap tugas ke peran yang disebutkan namanya, di seluruh HR, IT, penggajian, fasilitas, dan manajer.
Dapatkan tenggat penggajian secara tertulis dan masukkan ke checklist.
Buat register akses dan jadikan verifikasi sebagai tugas seseorang.
Susun empat email agar tidak ditulis di bawah tekanan waktu.
Jalankan, lalu lakukan debrief. Tiga keberangkatan pertama akan menemukan setiap celah.
Tinjau setiap tahun dan setiap kali Anda menambahkan sistem.
Praktik terbaik
Penangkapan pengetahuan pada minggu pertama dan kedua, tidak pernah pada minggu terakhir.
Penerus mengerjakan tugas saat karyawan yang keluar mengawasi, bukan sebaliknya.
Akses diturunkan bertahap, admin dan produksi lebih dulu.
Register akses diverifikasi oleh orang kedua dalam 24 jam.
Keberangkatan yang tidak sukarela didokumentasikan sebagai jalur terpisah.
Exit interview dilakukan oleh HR, bukan manajer.
Tema diagregasikan per kuartal, bukan dibaca satu per satu.
Onboarding dan offboarding dibangun dari satu inventaris sistem.
Kontraktor disertakan, dengan masa kedaluwarsa ditetapkan saat pemberian.
Redaksi pengumuman disepakati dengan karyawan yang keluar.
Kesalahan yang umum
Semua akses diputus pada hari pertama, sehingga serah terima tidak mungkin dilakukan.
Semua akses dibiarkan terbuka hingga hari terakhir, termasuk produksi dan admin.
Upaya transfer pengetahuan dilakukan pada minggu terakhir.
Dokumen serah terima ditulis, tetapi tidak pernah dibaca oleh penerus.
Kredensial bersama tidak pernah diputar.
Shadow IT terlupakan, karena IT tidak pernah tahu bahwa itu ada.
Tidak ada register pencabutan, sehingga tidak ada yang bisa membuktikan akses dicabut.
Kontraktor dikecualikan sepenuhnya.
Tenggat penggajian terlewat pada keberangkatan yang berlangsung baik-baik karena tidak ada yang memantau.
Exit interview dilakukan oleh manajer yang ditinggalkan orang tersebut karena alasan itu.
Satu proses untuk pengunduran diri dan pemecatan.
Penerus tidak pernah diperkenalkan ke kontak kunci, sehingga relasi dimulai dari nol.
Tangkap apa yang mereka ketahui sebelum masa pemberitahuan berakhir
Buka template di Trupeer AI, terapkan brand kit Anda agar dokumen offboarding sesuai dengan materi HR lainnya, lalu edit bagian apa pun secara langsung. Penyiapannya ada di panduan template.
Dokumen serah terima adalah tempat offboarding biasanya rusak. Seseorang yang masih punya empat minggu diminta menuliskan proses yang selama tiga tahun mereka lakukan setiap bulan, dan yang kembali adalah enam poin yang hanya masuk akal bagi mereka. Lalu mereka pergi, dan pertama kali siapa pun menjalankan proses itu adalah pertama kalinya proses tersebut gagal.
Minta mereka merekamnya sebagai gantinya. Trupeer AI mengubah satu rekaman layar menjadi prosedur tertulis dan video walkthrough yang dinarasikan, yang diambil sesuai urutan pekerjaan benar-benar terjadi, bukan sesuai urutan yang mereka ingat. Waktunya lebih sedikit daripada menulis, yang penting saat mereka sudah setengah jalan keluar, dan penerus bisa menontonnya lagi di bulan ketiga saat versi triwulanan tiba.
Terjemahkan ke 65+ bahasa untuk tim yang tersebar, dan simpan setnya di knowledge base Anda agar tetap bertahan untuk keberangkatan berikutnya. template knowledge transfer SOP mencakup proses yang lebih luas.
Rekam. Branding. Terjemahkan. Trupeer-kan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah ada template checklist offboarding gratis di Excel?
Ya, dan Excel adalah versi yang paling banyak digunakan tim, karena offboarding adalah masalah koordinasi lintas HR, IT, penggajian, dan manajer. Template ini mencakup checklist lengkap dengan penanggung jawab dan tanggal, plus register pencabutan akses di tab terpisah.
Apakah ada template checklist offboarding gratis di Excel, gratis untuk diunduh?
Ya. Setiap format adalah unduhan gratis tanpa akun yang diperlukan dan tanpa watermark.
Apakah ada template checklist offboarding di Word?
Ya. Word cocok untuk dokumen serah terima yang diselesaikan oleh karyawan yang keluar, dan checklist yang bisa dicetak. Versi Excel lebih baik untuk pelacakan, versi Word untuk apa pun yang ditulis seseorang.
Apakah ada template checklist offboarding gratis?
Ya, semua yang ada di halaman ini gratis, termasuk checklist, dokumen serah terima, formulir exit interview, register akses, dan empat template email.
Apakah ada checklist offboarding dalam PDF?
Ya, sebagai checklist yang bisa dicetak dan sebagai formulir exit interview. Timeline yang sudah dikerjakan juga disertakan dalam PDF agar Anda bisa melihat bagaimana tiga jalur berjalan paralel.
Apakah ada template checklist onboarding dan offboarding?
Ya, dan keduanya harus dibangun bersama. Keduanya menggunakan inventaris sistem yang sama dari dua arah yang berlawanan, jadi apa pun yang diprovisikan saat onboarding harus dicabut saat offboarding. Jika dua daftar tidak cocok, biasanya yang offboarding adalah yang tidak lengkap. Lihat template checklist dan rencana onboarding untuk bagian lainnya.
Apakah ada template serah terima offboarding?
Ya. Template ini mencakup ringkasan peran, tanggung jawab dan penerus, tugas rutin beserta pemicunya, proses yang tidak terdokumentasi, pekerjaan yang sedang berjalan, kontak kunci, sistem dan akses, tempat file berada, serta pengecualian yang diketahui. Bagian terakhir adalah yang paling berharga dan paling sering dibiarkan kosong.
Apakah ada email offboarding untuk contoh karyawan?
Ya, ada empat yang disertakan: mengakui pengunduran diri, pengumuman internal, pemberitahuan ke klien dan pemasok, serta catatan hari terakhir yang mengonfirmasi tanggal gaji, dokumen, pengembalian peralatan, dan kebijakan referensi. Yang terakhir ini mencegah sebagian besar pertanyaan setelah keberangkatan.
Apa itu offboarding karyawan?
Proses mengelola keberangkatan karyawan: memindahkan pengetahuan dan tanggung jawab mereka, mencabut akses, mengembalikan aset perusahaan, menyelesaikan gaji terakhir dan dokumen yang diwajibkan, serta menutup hubungan kerja dengan benar.
Apa saja yang harus ada dalam checklist offboarding?
Tugas lintas tiga jalur. Pencabutan akses yang mencakup setiap sistem, perangkat, dan kredensial. Transfer pengetahuan termasuk dokumen serah terima dan pengarahan penerus. Hukum dan penggajian mencakup gaji terakhir, dokumen yang diwajibkan, tunjangan, dan perjanjian pembatasan. Ditambah exit interview, pengumuman, dan verifikasi setelah keberangkatan.
Berapa lama offboarding harus dilakukan?
Mulai pada hari saat pemberitahuan diterima dan jalankan sepanjang masa pemberitahuan. Penangkapan pengetahuan ada di dua minggu pertama, bukan minggu terakhir. Tugas setelah keberangkatan termasuk verifikasi akses, dokumen yang diwajibkan, dan pengarsipan file berlanjut hingga maksimal 30 hari setelahnya.
Apa perbedaan offboarding untuk pengunduran diri dan pemecatan?
Hampir semuanya kecuali dokumen. Pemecatan biasanya berarti pencabutan akses segera, sering kali sebelum percakapan, tidak ada jendela transfer pengetahuan, pengumuman yang sudah disiapkan sebelumnya, tidak ada exit interview, dan eksposur hukum yang jauh lebih besar. Menganggap keduanya sebagai satu proses adalah kesalahan di kedua arah.
Kapan sebaiknya Anda mencabut akses sistem?
Secara bertahap, bukan sekaligus. Hak admin dan akses produksi lebih awal, segera setelah area tersebut diserahterimakan. Sistem yang menghadap pelanggan berikutnya. Email dan alat umum pada hari terakhir di akhir hari. Untuk keberangkatan yang tidak sukarela, semuanya segera. Lalu verifikasi terhadap register dalam 24 jam, oleh seseorang selain orang yang mencabut.
Apa yang harus ada dalam dokumen serah terima?
Ringkasan peran, setiap tanggung jawab beserta penerusnya, tugas rutin dan pemicunya, proses yang tidak terdokumentasi, pekerjaan yang sedang berjalan dengan status dan tindakan berikutnya, kontak kunci beserta konteks, tingkat akses sistem, tempat file berada termasuk apa pun yang tersimpan secara lokal, serta pengecualian dan solusi sementara yang diketahui.
Apakah sebaiknya melakukan exit interview?
Untuk pengunduran diri, ya, pada minggu terakhir dan dilakukan oleh HR, bukan manajer. Tanyakan kapan mereka pertama kali mulai berpikir untuk pergi dan apa yang seharusnya bisa membuat mereka bertahan. Agregasikan tema per kuartal, karena satu wawancara adalah anekdot. Lewati untuk pemecatan, di mana biasanya tidak tepat.
Apakah kontraktor perlu offboarding?
Ya, dan mereka sering kali berisiko lebih tinggi karena akses diberikan secara informal dan tidak ada proses HR yang memantau tanggal akhir. Tetapkan masa kedaluwarsa akses saat akses diberikan, terkait dengan akhir kontrak, dan masukkan kontraktor ke dalam register akses.
Bisakah saya menyesuaikan template offboarding ini?
Ya, setiap versi sepenuhnya bisa diedit. Bagian inventaris sistem adalah yang harus menjadi milik Anda, dan membangunnya dari checklist onboarding adalah rute tercepat. Di Trupeer AI, Anda juga bisa menerapkan brand kit agar dokumen offboarding sesuai dengan materi HR lainnya.
