Rencana komunikasi yang hebat adalah yang menjaga agar sebuah proyek, perubahan, atau kampanye tidak lepas kendali. Dengan Trupeer, Anda dapat menghemat waktu berjam-jam untuk perencanaan komunikasi dengan memulai dari template rencana komunikasi gratis, menyesuaikannya dengan panduan merek Anda, lalu mengubah rencana tersebut menjadi pembaruan video yang dapat diskalakan ke berbagai audiens.

Hampir setiap post-mortem proyek memuat satu baris tentang komunikasi. Bukan karena komunikasi terlalu sedikit, biasanya, melainkan karena orang yang salah mendapatkan hal yang salah pada waktu yang salah, sementara orang yang perlu bertindak baru mengetahuinya belakangan.

Rencana komunikasi memperbaiki hal itu dengan membuat keputusan sekali, sejak awal, bukan empat puluh kali di bawah tekanan. Template gratis ini memberi Anda matriksnya, plus bagian-bagian yang paling sering ditinggalkan template lain: ritme, jalur umpan balik, dan apa yang terjadi ketika sesuatu berjalan salah.

Unduh template rencana komunikasi

Gratis, dapat diedit, tanpa watermark. Kebanyakan orang menggunakan Word untuk rencana dan Excel untuk matriks, karena yang satu dibaca dan yang lainnya dikerjakan.

Template rencana komunikasi

Delapan kolom. Dua yang paling sering hilang adalah Alasan, yang mencegah rencana dipenuhi pembaruan yang tidak dibutuhkan, dan Jalur umpan balik, yaitu yang mengubah komunikasi dari siaran menjadi sesuatu yang dua arah.

Apa itu rencana komunikasi?

Rencana komunikasi menetapkan siapa yang perlu mengetahui apa, mengapa mereka perlu mengetahuinya, bagaimana mereka akan diberi tahu, seberapa sering, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyampaikannya.

Rencana ini ada untuk mencegah asimetri informasi: kondisi ketika orang yang perlu bertindak tidak tahu, sementara orang yang tidak perlu detail justru tenggelam di dalamnya. Keduanya adalah kegagalan komunikasi, dan yang kedua menyebabkan yang pertama, karena orang yang menerima terlalu banyak akan berhenti membaca.

Apa itu template rencana komunikasi?

Matriks yang sudah disiapkan sebelumnya dengan kolom-kolom yang sudah tersedia, sehingga Anda membuat keputusan tentang audiens dan ritme, bukan merancang tabel. Template ini juga memuat bagian-bagian yang paling sering dilupakan orang: eskalasi, jalur umpan balik, serta titik peninjauan tempat Anda memeriksa apakah rencana tersebut berjalan.

Mengapa Anda perlu rencana komunikasi

• Keputusan dibuat sekali. Tanpa rencana, setiap pembaruan menjadi keputusan baru tentang siapa yang perlu disalin, yang dibuat oleh siapa pun yang paling sibuk.

• Tidak ada audiens yang terlewat. Audiens yang tidak hadir tidak terlihat sampai mereka muncul sebagai masalah, biasanya terlambat.

• Komunikasi berlebihan menjadi terlihat. Matriks yang menunjukkan satu audiens menerima lima pembaruan mingguan lebih mudah diperbaiki daripada rasa samar bahwa email terlalu banyak.

• Ritme berhenti menjadi ad hoc. Pembaruan yang teratur dan dapat diprediksi mengurangi pengecekan yang cemas, yang menghabiskan lebih banyak waktu daripada pembaruan itu sendiri.

• Tanggung jawab menjadi jelas. Tanggung jawab komunikasi bersama berarti komunikasi terjadi secara tidak konsisten atau tidak sama sekali.

• Keheningan menjadi terlihat. Rencana membuat pembaruan yang terlewat menjadi celah yang dapat diamati, bukan sesuatu yang tidak terpikirkan oleh siapa pun sampai hal itu menjadi penting.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik pada template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detail secara jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda dapat:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template Kustom Anda

Setelah melakukan semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template kustom Anda, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template rencana komunikasi, Anda dapat:

• Menghemat waktu untuk perencanaan: Lewati halaman kosong dengan struktur yang digunakan oleh PM dan lead komunikasi yang berpengalaman.

• Mencapai audiens yang tepat: Analisis pemangku kepentingan bawaan memastikan setiap audiens mendapatkan pesan yang sesuai.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit Trupeer.

• Mendistribusikan pesan: Ubah email panjang menjadi pembaruan video singkat yang bisa ditonton semua orang.

• Melacak adopsi: Metrik bawaan membantu Anda mengukur apakah pesan benar-benar sampai.

• Mencapai tim global: Terjemahkan pembaruan komunikasi ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Rencana komunikasi yang hebat mengubah kekacauan menjadi kejelasan. Gunakan template ini untuk merencanakan, menyampaikan, dan mengukur setiap komunikasi dengan percaya diri.

Empat arah komunikasi

Kebanyakan rencana memperlakukan semua pemangku kepentingan sebagai satu daftar. Dalam praktiknya, komunikasi berjalan dalam empat arah, dan masing-masing memiliki ritme, kanal, serta mode kegagalan yang berbeda. Mengurutkan audiens dengan cara ini membuat celah terlihat jelas.

Mengomunikasikan ke atas

Kepada sponsor, eksekutif, dan dewan.

Mereka perlu: kemajuan terhadap hal yang mereka pedulikan, keputusan yang harus mereka buat, serta risiko yang mungkin memerlukan intervensi mereka. Singkat, dan diawali dengan kesimpulan.

Ritme: teratur dan dapat diprediksi, biasanya dua mingguan atau bulanan, plus eskalasi segera untuk apa pun yang bersifat material.

Mode kegagalan: kejutan. Eksekutif yang mengetahui masalah dari orang lain telah kehilangan kepercayaan pada pelaporan, bukan hanya pada proyek. Aturannya adalah kabar buruk bergerak ke atas lebih cepat daripada kabar baik, bukan lebih lambat.

Yang berhasil: format yang konsisten setiap kali, sehingga mereka tahu harus melihat ke mana. Status, keputusan yang diperlukan, risiko. Tidak ada yang lain.

Mengomunikasikan ke bawah

Kepada tim yang mengerjakan pekerjaan, dan manajer mereka.

Mereka perlu: apa yang sedang terjadi, apa artinya khusus untuk pekerjaan mereka, apa yang berubah sejak terakhir, dan apa yang diharapkan dari mereka.

Ritme: sering, sering kali mingguan, plus pemberitahuan segera untuk apa pun yang mengubah pekerjaan mereka.

Mode kegagalan: manajer mengetahui pada saat yang sama dengan tim mereka. Manajer yang tidak bisa menjawab pertanyaan timnya kehilangan posisi, dan perubahan kehilangan advokat terpentingnya. Manajer diberi ringkasan dulu, selalu.

Yang berhasil: menerjemahkan yang umum menjadi yang spesifik. "Migrasi masih sesuai jalur" tidak berarti apa-apa bagi sebuah tim. "Anda tidak akan bisa mengajukan invoice pada Kamis sore" berarti.

Mengomunikasikan lintas

Kepada tim dan fungsi rekan sejawat yang terdampak tetapi tidak terlibat.

Mereka perlu: apa yang akan berubah bagi mereka, kapan, dan apa yang perlu mereka lakukan terkait hal itu.

Ritme: pada titik-titik ketika pekerjaan mereka tersentuh, bukan mengikuti ritme proyek Anda.

Mode kegagalan: arah yang paling kurang direncanakan. Audiens yang berada di samping terdampak tanpa diajak berkonsultasi, baru mengetahuinya terlalu terlambat untuk bersiap, lalu menjadi penghambat pada momen yang tepat—dan salah. Tim pendukung dan keuangan biasanya menjadi korban.

Yang berhasil: identifikasi mereka dengan benar sejak awal. Tanyakan tim mana yang menyentuh proses ini sebelum atau sesudah kami, dan tim mana yang akan menerima pertanyaan ketika sesuatu berubah.

Mengomunikasikan ke luar

Kepada pelanggan, mitra, pemasok, dan kadang-kadang publik.

Mereka perlu: apa yang berubah bagi mereka, kapan, apa yang perlu mereka lakukan, dan di mana mendapatkan bantuan.

Ritme: dijadwalkan dengan sengaja, biasanya lebih jarang daripada internal, dan tidak pernah sebelum audiens internal siap.

Mode kegagalan: keluar ke pihak eksternal sebelum dukungan dan penjualan diberi pengarahan. Pelanggan kemudian menghubungi orang yang tidak tahu apa pun tentang hal itu, yang menyebabkan kerusakan lebih besar daripada pengumuman yang tertunda.

Yang berhasil: perlakukan kesiapan internal sebagai gerbang untuk komunikasi eksternal. Jika dukungan tidak bisa menjawab pertanyaan, jangan kirim email.

Untuk komunikasi eksternal yang spesifik kampanye, gunakan brand campaign communication plan atau marketing communication plan.

Apa saja yang harus dimuat dalam rencana komunikasi

• Tujuan. Untuk apa rencana ini dan apa saja yang dicakupnya.

• Audiens, dibagi dan diurutkan berdasarkan arah.

• Pesan per audiens, diterjemahkan menjadi apa artinya bagi mereka.

• Alasan setiap audiens membutuhkannya. Kolom yang menjaga rencana tetap jujur.

• Kanal, dipilih sesuai tempat mereka sudah berada.

• Frekuensi, dinyatakan sebagai ritme, bukan "secara berkala".

• Pemilik, satu orang per baris.

• Waktu dan urutan, termasuk komunikasi mana yang menjadi gerbang bagi yang lain.

• Jalur umpan balik, agar orang bisa merespons, bukan hanya menerima.

• Jalur eskalasi untuk apa pun yang mendesak.

• Titik peninjauan, tempat Anda memeriksa apakah rencana berjalan.

Memilih ritme yang tepat

Kesalahan ritme menimbulkan lebih banyak masalah daripada kesalahan kanal.

Aturan umumnya: yang dapat diprediksi mengalahkan yang sering. Audiens yang tahu kapan pembaruan datang akan menunggu setiap Selasa kedua. Audiens yang menerima pembaruan tidak teratur akan mengejar.

Memilih kanal yang tepat

• Email untuk apa pun yang perlu dirujuk kembali. Kurang cocok untuk apa pun yang membutuhkan respons.

• Chat untuk kecepatan dan pembaruan bernilai rendah. Apa pun yang penting hanya diposting di chat pada dasarnya tidak pernah dikomunikasikan.

• Rapat saat Anda perlu diskusi atau keputusan. Boros untuk informasi satu arah.

• Dokumen tertulis untuk detail yang akan sering dirujuk.

• Video untuk apa pun yang menunjukkan perubahan cara kerja, karena teks selalu lebih ambigu.

• Tatap muka atau all-hands untuk perubahan besar, di mana fakta bahwa Anda hadir membawa sebagian pesan.

Ujiannya adalah apakah Anda perlu dipahami, diakui, atau ditindaklanjuti. Hal-hal tersebut membutuhkan kanal yang berbeda, dan sebagian besar rencana menggunakan email untuk ketiganya.

Contoh rencana komunikasi yang sudah diisi

Proyek: Mengganti proses pengeluaran manual dengan sistem klaim baru. Go-live: 1 Oktober. Terdampak: 340 orang di 4 lokasi.

Aturan gerbang. Manajer diberi pengarahan sebelum tim mereka, setiap kali. Dukungan diberi pengarahan sebelum komunikasi go-live dikirim. Admin situs diberi tahu sebelum pengumuman seluruh staf, karena jika mendengarnya dalam sebuah grup, percakapan yang jujur tidak mungkin dilakukan setelahnya.

Jalur umpan balik. Pertanyaan dikirim ke kotak masuk bernama yang dipantau setiap hari oleh change lead, dengan ringkasan mingguan tema-tema kepada tim proyek. Apa pun yang diajukan dua kali menjadi entri FAQ.

Catat payroll dan helpdesk pada tabel itu. Keduanya tidak terlibat dalam proyek, dan keduanya akan terlewat jika daftar pemangku kepentingan dibuat hanya dari tim proyek. Mereka muncul dengan cara menanyakan tim mana yang akan menerima pertanyaan ketika perubahan ini terjadi.

Template rencana komunikasi sederhana

Jika matriks lengkap lebih dari yang dibutuhkan situasi, empat kolom sudah cukup: audiens, apa yang perlu mereka ketahui, seberapa sering, dan siapa yang memilikinya.

Itu mencakup sebagian besar proyek kecil dan perubahan internal. Tambahkan kolom Alasan saat rencana mulai bertambah baris yang tidak bisa dibenarkan, dan tambahkan kolom Jalur umpan balik ketika Anda melihat komunikasi sepenuhnya satu arah.

Memulai dengan sederhana dan menambahkan kolom ketika ketiadaannya menimbulkan masalah lebih baik daripada mengisi delapan kolom karena template sudah memilikinya.

Jenis-jenis rencana komunikasi

Apa yang membuat rencana komunikasi yang baik

• Setiap baris punya alasan. Jika Anda tidak bisa menjelaskan mengapa sebuah audiens membutuhkan sesuatu, hapus baris tersebut.

• Pesan diterjemahkan per audiens, bukan sekadar disalin.

• Ritme dinyatakan sebagai pola, bukan sebagai "sesuai kebutuhan".

• Satu pemilik per baris.

• Urutan dan gerbang dijelaskan secara jelas, terutama manajer sebelum tim dan internal sebelum eksternal.

• Umpan balik punya jalur, dan ada seseorang yang membacanya.

• Cocok untuk satu atau dua halaman, jadi orang benar-benar merujuknya.

• Rencana ditinjau. Rencana yang ditulis sekali dan tidak pernah diperbarui akan berhenti sesuai kenyataan dalam hitungan minggu.

Siapa yang sebaiknya menggunakan rencana komunikasi?

• Project manager selama pelaksanaan.

• Change leads yang menjalankan perubahan organisasi.

• Product marketing yang mengoordinasikan peluncuran.

• Komunikasi internal yang mengelola komunikasi karyawan yang berkelanjutan.

• Operations leads yang menerapkan proses baru.

• Pendiri dan pemilik bisnis kecil, ketika versi sederhana empat kolom biasanya sudah cukup.

• PMO, untuk menstandarkan cara proyek melaporkan.

Kapan menggunakan rencana komunikasi

• Di awal setiap proyek yang melibatkan lebih dari satu tim.

• Sebelum setiap perubahan pada cara orang bekerja.

• Ketika sebuah audiens terkejut oleh sesuatu yang seharusnya mereka ketahui.

• Ketika orang meminta pembaruan yang Anda kira sudah Anda berikan.

• Sebelum peluncuran atau pengumuman eksternal.

• Ketika sebuah proyek memiliki lebih dari sekitar lima kelompok pemangku kepentingan, pada titik itu menyimpannya di kepala tidak lagi bekerja.

Cara membuat rencana komunikasi dalam 6 langkah

1. Daftarkan setiap audiens, diurutkan berdasarkan arah. Ke atas, ke bawah, lintas, ke luar. Daftar yang menyamping adalah yang biasanya akan Anda remehkan.

2. Untuk masing-masing, tulis mengapa mereka perlu mengetahuinya. Apa pun yang tidak bisa Anda benarkan tidak masuk rencana.

3. Tuliskan apa yang mereka butuhkan, dengan istilah mereka. Terjemahkan yang umum menjadi apa yang berubah khusus bagi mereka.

4. Pilih kanal dan ritmenya. Di tempat mereka sudah berada, dengan pola yang bisa mereka andalkan.

5. Tetapkan satu pemilik per baris, dan atur aturan gerbang. Manajer sebelum tim. Internal sebelum eksternal.

6. Tambahkan jalur umpan balik dan titik peninjauan. Lalu periksa matriks: apakah ada audiens yang menerima lima hal dalam seminggu, dan apakah ada siapa pun yang sama sekali tidak tercakup.

Cara menggunakan template rencana komunikasi ini

• Isi audiens sebelum apa pun yang lain, lalu urutkan berdasarkan arah saat Anda melakukannya.

• Selesaikan kolom Alasan kedua. Kolom ini akan membuat Anda menghapus baris, dan memang itulah tujuannya.

• Gunakan versi Excel jika Anda memiliki lebih dari sekitar lima belas baris, agar Anda bisa memfilter berdasarkan pemilik dan melihat kelebihan beban.

• Urutkan berdasarkan frekuensi sekali, lalu cari audiens yang menerima terlalu banyak.

• Tandai baris gerbang secara eksplisit, agar kesalahan urutan terlihat.

• Bagikan kepada para pemilik. Rencana yang belum pernah dilihat pemiliknya adalah rencana yang hal-hal di dalamnya tidak akan terjadi.

• Tinjau pada tonggak pertama. Ritme biasanya perlu disesuaikan setelah dua atau tiga siklus.

Menyesuaikannya untuk organisasi Anda

Tambahkan kolom yang benar-benar dibutuhkan organisasi Anda, dan tidak lebih. Tambahan yang umum: kolom persetujuan jika pesan perlu disetujui, kolom bahasa untuk tenaga kerja multibahasa, kolom lokasi atau situs untuk operasi multi-situs, serta penanda kerahasiaan jika sebagian informasi dibatasi.

Penghapusan yang umum: untuk tim kecil, kolom Alasan bisa bersifat implisit dan kolom status biasanya tidak diperlukan. Sederhanakan daripada membiarkan kolom kosong, karena kolom kosong membuat orang terbiasa hanya memindai.

Praktik terbaik

• Brief manajer sebelum tim mereka, tanpa pengecualian.

• Jangan keluar ke pihak eksternal sampai audiens internal dan dukungan siap.

• Sebutkan siapa yang memiliki setiap baris, satu nama.

• Utamakan yang dapat diprediksi daripada yang sering.

• Terjemahkan pesan per audiens.

• Buat umpan balik bisa dilakukan dan dibaca.

• Batasi hingga dua halaman.

• Tinjau ritme setelah dua siklus.

Kesalahan yang umum

• Memperlakukan semua pemangku kepentingan sebagai satu daftar, sehingga audiens yang menyamping terlewat.

• Tidak ada kolom Alasan, sehingga rencana dipenuhi pembaruan yang tidak dibutuhkan siapa pun.

• Pesan identik untuk setiap audiens.

• Ritme dijelaskan sebagai "secara berkala", yang berarti itu tidak akan terjadi.

• Pemilik dibagi antar orang, sehingga tidak ada yang mengirim apa pun.

• Manajer dan tim mereka diberi tahu pada waktu yang sama.

• Komunikasi eksternal sebelum dukungan diberi pengarahan.

• Hanya satu arah, tanpa jalur untuk pertanyaan.

• Dibuat sekali dan tidak pernah ditinjau ulang.

• Setiap kanal adalah email, terlepas dari apakah pesan perlu dipahami, diakui, atau ditindaklanjuti.

Untuk apa pun yang mengubah cara orang bekerja, tunjukkan kepada mereka

Buka template di Trupeer AI, terapkan brand kit Anda agar komunikasi terlihat konsisten di mana pun ditampilkan, dan edit bagian apa pun secara langsung. Penyiapannya ada di panduan template.

Baris tersulit dalam rencana komunikasi apa pun adalah baris yang memberi tahu orang bahwa pekerjaan mereka berubah. Instruksi tertulis yang menjelaskan proses baru selalu lebih ambigu daripada menontonnya, itulah sebabnya baris-baris tersebut menghasilkan pertanyaan paling banyak dan pekerjaan ulang paling banyak.

Rekam proses baru sekali, lalu Trupeer AI menghasilkan panduan tertulis dan video walkthrough yang dinarasikan dari proses yang sama, sehingga satu baris dalam rencana Anda menyampaikan sesuatu yang benar-benar bisa diikuti orang. Terjemahkan ke 65+ bahasa, yang untuk audiens multi-situs dan internasional mengubah satu komunikasi menjadi sesuatu yang diterima dengan benar oleh semua orang. Simpan di knowledge base Anda agar jawabannya tersedia saat seseorang bertanya di bulan ketiga, dan lihat bagaimana tim menangani ini di change management.

Rekam. Branding. Terjemahkan. Trupeer-kan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template rencana komunikasi gratis di Word?

Ya. Word adalah format yang paling banyak digunakan tim untuk rencana tertulis, dengan matriks sebagai tabel plus bagian untuk tujuan, aturan gerbang, dan jalur umpan balik. Unduhan gratis, tanpa pendaftaran, tanpa watermark.

Bisakah saya mengunduh template rencana komunikasi gratis di Word?

Ya. Setiap format adalah unduhan gratis tanpa memerlukan akun, dapat digunakan ulang untuk sebanyak proyek yang Anda butuhkan.

Apakah ada template rencana komunikasi dalam format dokumen Word?

Ya, versi .doc disertakan bersama .docx untuk sistem dan library dokumen yang lebih lama.

Apakah ada template rencana komunikasi gratis di Excel?

Ya, dan Excel adalah pilihan yang lebih baik setelah Anda melewati sekitar lima belas baris. Anda dapat memfilter berdasarkan pemilik untuk melihat siapa yang menanggung terlalu banyak, mengurutkan berdasarkan frekuensi untuk menemukan audiens yang terlalu sering dikirimi, serta menandai baris gerbang agar kesalahan urutan terlihat.

Apakah ada template rencana komunikasi gratis di PPT atau PowerPoint?

Ya. Versi PowerPoint digunakan untuk mempresentasikan rencana kepada sponsor atau kelompok pengarah, dengan slide peta pemangku kepentingan, ringkasan ritme, serta matriks yang dibagi di beberapa slide berdasarkan arah audiens. Simpan versi Word atau Excel sebagai dokumen kerja.

Apakah ada template rencana komunikasi gratis dalam PDF?

Ya. PDF adalah versi yang disetujui untuk disebarluaskan, dan dapat dicetak dengan rapi jika Anda bekerja melalui audiens bersama tim menggunakan kertas.

Apakah ada template rencana komunikasi yang sederhana?

Ya. Versi sederhana memiliki empat kolom: audiens, apa yang perlu mereka ketahui, seberapa sering, dan siapa yang memilikinya. Itu cukup untuk proyek kecil dan perubahan internal, dan menambahkan kolom sebelum Anda membutuhkannya cenderung menghasilkan rencana yang hanya dipindai orang, bukan digunakan.

Apa itu rencana komunikasi?

Dokumen yang menetapkan siapa yang perlu mengetahui apa, mengapa, melalui kanal mana, seberapa sering, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyampaikannya. Tujuannya adalah mencegah asimetri informasi, yaitu ketika orang yang perlu bertindak tidak tahu sementara pihak lain menerima lebih banyak daripada yang bisa mereka baca.

Apa saja yang harus dimuat dalam rencana komunikasi?

Tujuan, audiens yang dibagi, pesan per audiens, mengapa setiap audiens membutuhkannya, kanal, frekuensi, satu pemilik per baris, waktu dan aturan gerbang, jalur umpan balik, jalur eskalasi, serta titik peninjauan.

Apa perbedaan antara rencana komunikasi dan strategi komunikasi?

Strategi menetapkan tujuan, positioning, dan pesan kunci. Rencana mengubahnya menjadi baris-baris yang diberi tanggal dengan audiens, kanal, dan pemilik. Jika Anda menulis ritme dan pemilik, Anda sedang berada di tahap rencana. Jika Anda masih memperdebatkan seperti apa pesan seharusnya, Anda masih berada di tahap strategi.

Seberapa sering sebaiknya Anda memperbarui rencana komunikasi?

Tinjau setelah dua atau tiga siklus pertama, karena ritme hampir selalu perlu disesuaikan, lalu pada setiap tonggak besar. Perbarui segera setiap kali audiens baru muncul atau seseorang terkejut oleh sesuatu yang seharusnya mereka ketahui, karena keduanya menunjukkan bahwa rencana sekarang sudah salah.

Siapa yang sebaiknya menjadi pemilik rencana komunikasi?

Satu orang yang disebutkan namanya, biasanya project atau change lead. Setiap baris memiliki pemiliknya sendiri, tetapi kepemilikan secara keseluruhan yang dibagi antar orang berarti tidak ada yang menyadari pembaruan yang terlewat.

Seberapa detail rencana komunikasi seharusnya?

Cukup detail agar orang lain bisa menjalankan satu baris tanpa harus bertanya kepada Anda artinya. Di luar itu, detail tambahan mengurangi kemungkinan siapa pun membacanya. Satu hingga dua halaman untuk sebagian besar proyek.

Bagaimana cara mengidentifikasi pemangku kepentingan komunikasi?

Mulailah dari empat arah: siapa yang berada di atas pekerjaan ini, siapa yang mengerjakannya, siapa yang berada di sampingnya, dan siapa yang berada di luar lingkupnya. Lalu ajukan dua pertanyaan yang menangkap pihak yang biasanya terlewat: tim mana yang menyentuh proses ini sebelum atau sesudah kami, dan siapa yang akan menerima pertanyaan ketika sesuatu berubah. Helpdesk, keuangan, dan payroll biasanya menjadi jawaban, serta biasanya juga menjadi pihak yang sering terlewat.

Bisakah saya menyesuaikan template rencana komunikasi ini?

Ya, semua versi sepenuhnya dapat diedit. Tambahkan kolom persetujuan, bahasa, atau situs jika organisasi Anda membutuhkannya, dan hapus apa pun yang ingin Anda biarkan kosong. Di Trupeer AI, Anda juga bisa menerapkan brand kit agar semua yang Anda kirim terlihat konsisten.

Template terkait

• Brand campaign communication plan

• Marketing communication plan

• Strategy and deployment communication plan

• Pre-crisis communication plan

• Situational and risk management communication plan

• Change management plan template

• Project management plan template

• Project plan template

• Action plan template