Waktu terbaik untuk merencanakan komunikasi krisis adalah sebelum krisis terjadi. Dengan Trupeer, Anda dapat menghemat berjam-jam untuk persiapan krisis dengan memulai dari template gratis rencana komunikasi pra-krisis, menyesuaikannya dengan panduan merek Anda, lalu mengubah rencana tersebut menjadi briefing video yang dapat ditinjau para pemimpin selama latihan meja.

Apa itu template rencana komunikasi pra-krisis?

Komunikasi krisis biasanya dijelaskan dalam tiga fase: pra-krisis, yaitu semua yang Anda lakukan sebelum apa pun terjadi; respons itu sendiri; dan pemulihan setelahnya.

Rencana komunikasi pra-krisis mencakup fase pertama itu. Ini bukan deskripsi tentang bagaimana Anda akan merespons. Ini adalah kumpulan keputusan yang diambil saat semua orang masih tenang, sehingga respons tidak perlu menunggu mereka.

Perbedaan itu penting karena dua dokumen gagal dengan cara yang berbeda. Rencana respons yang sedikit keliru dapat disesuaikan saat kejadian oleh orang-orang yang kompeten. Rencana pra-krisis yang kehilangan keputusan tidak bisa disesuaikan sama sekali, karena bagian yang hilang adalah otoritas, dan otoritas tidak bisa diimprovisasi pada pukul sembilan malam di hari Minggu.

Tiga keputusan membawa hampir seluruh nilainya: apa yang memicu aktivasi, siapa yang boleh berbicara tanpa mencari persetujuan, dan apa yang boleh dikatakan sebelum fakta dikonfirmasi. Sisanya dalam rencana krisis adalah daftar kontak.

Mengapa jam pertama krisis digunakan untuk memutuskan

Baca timeline organisasi mana pun yang merespons dengan lambat, dan Anda jarang menemukan siapa pun yang bertindak tidak masuk akal. Anda akan menemukan rangkaian orang yang masing-masing melakukan sesuatu yang masuk akal, yang secara kolektif memakan waktu enam jam.

Seseorang menyadari. Mereka tidak yakin apakah ini termasuk. Mereka membicarakannya kepada seorang manajer. Manajer mengatakan untuk memantau. Itu berkembang. Orang lain menyadarinya secara independen. Pada akhirnya, seseorang yang cukup senior untuk mengotorisasi pernyataan ditemukan, dan pada saat itu pertanyaannya berubah dari “apa yang harus kita katakan” menjadi “mengapa tidak ada yang mengatakan apa-apa”.

Bottleneck-nya bukan menulis. Menyusun holding statement membutuhkan dua puluh menit. Bottleneck-nya adalah keputusan untuk memperlakukan sesuatu sebagai krisis, dan keputusan itu mahal secara sosial. Eskalasi berarti menegaskan bahwa ini serius, di depan orang-orang yang mungkin tidak setuju, dengan risiko terlihat alarmis jika ternyata tidak ada apa-apa.

Jadi orang-orang menunggu kepastian, dan kepastian datang setelah jendela sudah tertutup.

Rencana pra-krisis menghilangkan keputusan dengan membuatnya lebih dulu, tertulis, berdasarkan kondisi yang dapat diamati, bukan penilaian.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik pada template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detail secara jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai memodifikasi template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda dapat:

• Menambahkan bagian baru

• Menentukan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo dan menyesuaikan posisinya serta pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template Kustom Anda

Setelah membuat semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa template kustom Anda, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian secara langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan rencana komunikasi pra-krisis, Anda dapat:

• Menghemat waktu saat paling dibutuhkan: Pernyataan yang sudah disiapkan sebelumnya memotong waktu respons saat krisis nyata terjadi.

• Merespons dengan disiplin: Jalur eskalasi bawaan mencegah keputusan panik saat tekanan tinggi.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan tone Anda menggunakan brand kit Trupeer.

• Melindungi merek: Komunikasi yang terkoordinasi melindungi reputasi saat krisis melanda.

• Melatih para pemimpin sebelum krisis: Padukan rencana dengan briefing video untuk latihan meja.

• Menjangkau pemangku kepentingan global: Terjemahkan komunikasi krisis ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Pemicu aktivasi yang dimiliki template rencana krisis tidak

Lihat template komunikasi krisis yang beredar, dan semuanya akan memberi Anda matriks pemangku kepentingan, daftar kanal, daftar juru bicara, prinsip pesan, dan pohon kontak eskalasi. Semuanya berguna. Hampir tidak ada yang menyebutkan kapan rencana itu dimulai.

Tanpa itu, rencana menjadi tidak aktif tepat pada jam-jam yang justru paling bernilai, karena mengaktifkannya adalah penilaian yang harus cukup berani untuk dibuat oleh seseorang.

Pemicu aktivasi menggantikan penilaian dengan sebuah kondisi. Bukan “kapan insiden signifikan terjadi”, yang merupakan penilaian yang sama dengan kata-kata berbeda, melainkan sesuatu yang dapat diamati oleh siapa pun yang sedang bertugas saat itu.

Pertanyaan media dari pers nasional. Regulator bernama yang menghubungi. Postingan pelanggan yang melewati ambang keterlibatan yang ditetapkan. Seorang pengecer, distributor, atau klien utama yang menanyakan tentang sebuah insiden. Gangguan sistem yang melewati durasi yang ditetapkan. Kejadian keselamatan karyawan di lokasi.

Jika ditulis seperti itu, aktivasi berhenti menjadi opini. Manajer jaga tidak memutuskan apakah ini krisis. Mereka mengamati bahwa sebuah kondisi dalam daftar telah terpenuhi, lalu mengikuti instruksi di sampingnya.

Cara menulis pemicu, dan membuat standing down gratis

Bagian kedua sama pentingnya dengan bagian pertama. Jika mengaktifkan itu mahal dan standing down itu memalukan, tidak ada yang mengaktifkan.

Gunakan tingkatan, di mana tingkatan terendah hampir tidak memerlukan biaya.

Dua aturan membuat tingkatan bekerja.

Tier 1 sengaja dibuat murah. Ini memberi tahu grup kecil dan memulai pemantauan. Ini tidak mengumpulkan siapa pun, tidak memerlukan eksekutif, dan tidak dicatat pada catatan siapa pun.

Dan standing down secara tegas bukanlah kegagalan. Tuliskan kalimat itu ke dalam rencana. Catat jumlah aktivasi Tier 1 yang melakukan standing down tanpa tindakan lanjutan dan anggap jumlah yang sehat sebagai bukti bahwa sistem bekerja, bukan sebagai false alarm. Organisasi dengan nol standing down dalam setahun bukan berarti tenang, melainkan tidak mengaktifkan.

Holding statements pra-krisis yang disetujui sebelumnya dan bisa Anda tulis hari ini

Artefak pra-krisis bernilai tinggi kedua adalah kumpulan kecil holding statements, yang disusun dan disetujui sebelum apa pun terjadi.

Alasannya sederhana secara aritmetika. Sekitar delapan puluh persen dari pernyataan pertama selalu sama setiap kali: kami menyadari, kami sedang menyelidiki, inilah yang sedang kami lakukan, inilah tempat untuk mendapatkan pembaruan, dan inilah siapa yang dapat dihubungi. Hanya detailnya yang berubah. Menyusun delapan puluh persen itu di bawah tekanan, dengan hukum di ruangan dan seorang eksekutif membaca di atas bahu seseorang, memakan waktu berjam-jam. Menyusunnya pada hari Selasa yang tenang hanya butuh empat puluh menit.

Buat satu untuk setiap jenis krisis yang benar-benar bisa Anda antisipasi. Untuk kebanyakan organisasi, jumlahnya lima atau enam: kegagalan produk atau layanan, insiden keselamatan, kebocoran data, gangguan pasokan atau layanan, masalah perilaku karyawan, serta kejadian di lokasi atau fasilitas.

Setiap pernyataan harus memiliki bagian kosong untuk fakta dan tidak memiliki bagian kosong untuk posisi. Apa yang Anda siap katakan tentang seberapa serius Anda menganggapnya, apa yang Anda lakukan, dan di mana orang bisa mendapatkan pembaruan seharusnya sudah ditetapkan dan disetujui.

Dapatkan persetujuannya dari siapa pun yang seharusnya menyetujui secara langsung, lalu catat persetujuan itu beserta tanggalnya. Draft yang belum disetujui bukanlah holding statement; itu adalah dokumen yang masih harus diklarifikasi oleh seseorang.

Siapa yang boleh berbicara sebelum siapa pun menyetujuinya?

Sebutkan rantai, bukan orang. Kegagalan paling umum dalam insiden nyata adalah juru bicara yang disebutkan sedang berada di pesawat, sedang cuti, atau sedang menjalani operasi.

Tiga nama, berurutan, masing-masing dengan otoritas untuk menerbitkan holding statement Tier 1 atau Tier 2 tanpa persetujuan tambahan. Dituliskan, disepakati terlebih dahulu oleh siapa pun yang memegang risikonya, dan ditinjau saat siapa pun dalam rantai berubah peran.

Pisahkan otoritas untuk mengatakan sesuatu dari otoritas untuk mengatakan apa pun. Rantai tersebut dapat menerbitkan holding statement yang sudah disetujui sebelumnya dengan fakta yang diisi. Jika melampaui itu—membuat komitmen, menerima tanggung jawab, atau berbicara di depan kamera—itu adalah keputusan berbeda dan tetap berada pada eksekutif.

Pemecahan itulah yang memungkinkan organisasi merespons dalam waktu satu jam tanpa mengekspos dirinya. Pernyataan pertama hampir tidak pernah perlu mengatakan apa pun selain pengakuan, dan persetujuan sebelumnya mencakup persis itu.

Selain itu, sebutkan siapa berbicara kepada siapa. Pers, regulator, pelanggan, karyawan, dan pemasok adalah lima audiens berbeda dengan lima pesan pertama yang berbeda, dan rencana yang menyebut satu juru bicara untuk semuanya akan menjadi bottleneck sejak awal.

Template rencana komunikasi pra-krisis gratis: struktur yang bisa Anda tiru

Salin dari sini. Batasi menjadi empat atau lima halaman dan simpan ringkasan satu halaman secara terpisah.

Header. Pemilik. Versi dan tanggal. Tanggal terakhir diuji. Di mana versi saat ini disimpan, termasuk salinan offline.

Pemicu aktivasi. Tabel berjenjang di atas, dengan kondisi dan ambang Anda sendiri.

Rantai otoritas. Tiga nama berurutan, apa yang masing-masing boleh terbitkan tanpa persetujuan, dan apa yang tetap berada pada eksekutif.

Grup inti. Siapa yang dikumpulkan di Tier 2 dan Tier 3, dengan nomor ponsel, serta ekspektasi yang dinyatakan tentang seberapa cepat mereka merespons di luar jam kerja.

Audiens dan pesan pertama. Pers, regulator, pelanggan, karyawan, pemasok, dan badan khusus sektor apa pun. Satu baris untuk siapa yang menghubungi mereka dan apa yang dicakup oleh pesan pertama.

Holding statements. Lima atau enam, sudah disetujui sebelumnya, dengan tanggal persetujuan pada masing-masing.

Kanal. Kanal mana yang Anda miliki, siapa yang memiliki akses ke masing-masing, dan cadangan untuk masing-masing. Sertakan apa yang Anda lakukan jika situs web atau email Anda adalah hal yang sedang down.

Fakta yang Anda perlukan. Daftar singkat informasi yang selalu dibutuhkan oleh pernyataan pertama, dan di mana mendapatkannya dengan cepat. Batch records, incident logs, jumlah pelanggan yang terdampak.

Apa yang tidak akan kami lakukan. Berspekulasi tentang penyebab, menyebut individu, berkomentar tentang urusan hukum, menyalahkan pemasok. Menyetujui ini di muka mencegahnya terjadi di bawah tekanan.

Standing down. Siapa yang memanggilnya, apa yang dicatat, dan pernyataan eksplisit bahwa standing down bukanlah kegagalan.

Salin sampai ke sini.

Produsen makanan yang membutuhkan sebelas jam untuk merespons

Rothwell Foods membuat produk dingin untuk supermarket. Pada Sabtu pagi, seorang pelanggan memposting foto benda asing yang ditemukan di salah satu produknya.

Rothwell memiliki rencana komunikasi krisis. Tiga puluh empat halaman, ditulis tiga tahun sebelumnya, ditinjau setiap tahun, dengan matriks pemangku kepentingan, daftar kanal, daftar juru bicara, dan pohon eskalasi.

Namun, rencana itu tidak memiliki pemicu aktivasi, tidak memiliki holding statement yang disetujui sebelumnya, dan tidak ada otoritas di bawah chief executive untuk membuat pernyataan publik apa pun.

Postingan tersebut dipublikasikan pada 07:33. Manajer kualitas jaga melihatnya sekitar seperempat lewat delapan dan tidak yakin apakah ini termasuk. Ia menelepon direktur operasional pada pukul setengah sembilan, yang mengatakan untuk memantau. Pada pukul dua belas kurang sepuluh, meja konsumen surat kabar nasional mengirim email ke kotak masuk general enquiries. Pada pukul satu lewat dua puluh, direktur operasional menghubungi pemimpin komunikasi, yang sedang cuti di luar negeri. Chief executive dihubungi pada pukul empat kurang dua puluh, dan sebuah panggilan diadakan. Pernyataan publik pertama keluar pada pukul enam lewat sepuluh malam.

Sebelas setengah jam sejak postingan pertama. Pada saat itu, postingan tersebut telah mencapai sekitar tiga ratus empat puluh ribu impresi dan dua pengecer telah menghubungi.

Satu pengecer menangguhkan pesanan selama sembilan hari sambil menunggu penyelidikan, senilai sekitar dua ratus sepuluh ribu poundsterling. Benda tersebut kemudian dikonfirmasi tidak berasal dari proses Rothwell, sebuah kesimpulan yang seharusnya bisa dicapai dari batch records dalam waktu sekitar empat jam.

Hasil peninjauan menemukan tidak ada yang bersalah. Setiap individu bertindak secara wajar di setiap titik. Keterlambatan sepenuhnya terjadi karena memutuskan apakah situasi tersebut layak diekskalasi dan karena mencari seseorang yang diizinkan untuk berbicara.

Perubahan semuanya bersifat pra-krisis. Tiga tingkatan aktivasi dengan pemicu yang dapat diamati. Tier 1 bisa dipanggil oleh manajer jaga mana pun, biayanya tidak ada, dan secara tegas tidak dicatat terhadap siapa pun. Enam holding statements disetujui sebelumnya oleh legal dan chief executive. Dan sebuah rantai bernama yang terdiri dari tiga orang yang diizinkan untuk menerbitkan pernyataan Tier 1 atau Tier 2 tanpa persetujuan tambahan.

Empat belas bulan kemudian, muncul situasi serupa: pertanyaan pelabelan alergen di lab yang mendapat perhatian di media sosial. Tier 1 dipanggil oleh manajer jaga dua puluh dua menit setelah postingan pertama. Tier 2 dipanggil saat publikasi perdagangan mengirim email. Holding statement dikirim dua jam tujuh menit setelah postingan pertama. Tidak ada pengecer yang menangguhkan apa pun, dan postingan awal mencapai sekitar sebelas ribu keterlibatan, bukan tiga ratus empat puluh ribu.

Selama periode yang sama, terjadi sembilan aktivasi Tier 1, di mana tujuh di antaranya melakukan standing down dalam waktu dua jam tanpa tindakan lanjutan. Rasio itu adalah intinya, bukan masalah.

Cara menulis rencana komunikasi krisis, langkah demi langkah

Daftarkan krisis yang benar-benar bisa Anda antisipasi, dari risk register Anda sendiri, riwayat insiden, dan berita terbaru di sektor Anda. Lima atau enam jenis mencakup sebagian besar organisasi.

Tulis pemicunya sebelum yang lain, sebagai kondisi yang dapat diamati, bukan penilaian, lalu uji masing-masing dengan bertanya apakah seorang manajer jaga pada pukul dua pagi bisa mengetahui apakah pemicu itu sudah terpenuhi.

Tetapkan tingkatan, dan pastikan tingkatan terendah benar-benar murah.

Susun holding statements dan dapatkan persetujuannya, beserta tanggalnya.

Sebutkan rantai otoritas, tiga tingkat, dan sepakati pemisahan antara menerbitkan holding statement dan mengatakan apa pun di luar itu.

Bangun informasi kontak dan kanal paling akhir. Ini adalah bagian yang selalu menjadi pembuka di setiap template dan bagian yang paling cepat menjadi usang, jadi sebaiknya ditempatkan di lampiran yang bisa diperbarui tanpa perlu menyetujui ulang rencana.

Lalu uji, yang dibahas lebih lanjut di bawah dan merupakan langkah yang hampir tidak pernah diselesaikan oleh siapa pun.

Contoh rencana komunikasi krisis berdasarkan sektor

Strukturnya berlaku lintas sektor dan pemicunya berubah secara signifikan.

Sekolah dan universitas. Pemicu biasanya terkait keselamatan, perlindungan, atau insiden di kampus, dan audiens pertama adalah orang tua atau siswa, bukan pers. Kecepatan pemberitahuan internal lebih penting daripada pernyataan eksternal, dan rencana kanal perlu tetap berfungsi saat jaringan situs tidak tersedia.

Penyedia layanan kesehatan. Kewajiban pemberitahuan kepada regulator sering kali memiliki jamnya sendiri yang berjalan terpisah dari komunikasi, dan jam-jam tersebut harus muncul sebagai pemicu dalam konteksnya sendiri.

Makanan dan produk konsumen. Prosedur penarikan kembali dan pemberitahuan kepada pengecer mendominasi, dan audiens perdagangan sering kali lebih penting secara komersial daripada audiens konsumen.

Perhotelan dan restoran. Insiden sangat lokal dan sangat terlihat, dan ambang pemicu pada keterlibatan media sosial harus lebih rendah daripada yang ditetapkan kebanyakan organisasi.

Lembaga nirlaba. Pemberitahuan kepada pemberi dana dan pengurus adalah audiens yang sering diabaikan sepenuhnya oleh template komersial, dan keduanya biasanya perlu dihubungi sebelum pernyataan publik.

Teknologi dan layanan. Durasi gangguan adalah pemicu alami, dan status page adalah kanal yang harus berfungsi secara independen dari sistem yang sedang down.

Apa pun sektornya, keputusan pra-krisisnya identik. Hanya kondisi pemicu dan urutan audiens yang berubah.

Yang dibutuhkan fase respons dan pemulihan krisis

Halaman ini membahas persiapan. Ada dua hal yang layak disebutkan tentang fase di kedua sisinya.

Saat respons berlangsung, tugas rencana adalah mudah ditemukan dan singkat. Siapa pun yang mengambilnya mungkin tidak menulisnya, mungkin sedang di rumah, dan mungkin tidak memiliki akses ke jaringan. Ringkasan satu halaman, dicetak dan juga disimpan secara offline, yang berisi tingkatan, rantai otoritas, dan lokasi holding statements, nilainya lebih besar daripada dokumen lengkap.

Setelah itu, lakukan peninjauan dalam dua minggu saat timeline masih bisa dipulihkan. Rekonstruksi menit demi menit dari pesan dan log, bukan dari ingatan, karena temuan yang berguna hampir selalu berupa celah di antara dua peristiwa, bukan keputusan siapa pun. Lalu perbarui pemicunya, karena insiden nyata adalah bukti terbaik yang akan Anda dapatkan tentang apakah ambang Anda sudah ditetapkan dengan benar.

Untuk komunikasi berkelanjutan yang mengikuti krisis, yaitu membangun kembali pesan dengan pelanggan dan pasar, brand campaign communication plan dan marketing communication plan template kami mencakup sisi pekerjaan yang direncanakan.

Bisakah saya mendapatkan template rencana komunikasi krisis dalam Word atau Excel?

Word untuk rencana, dan cetak. Ini adalah salah satu dari sedikit dokumen yang salinan kertasnya tidak bersifat sentimental: jika insiden Anda melibatkan jaringan Anda, gedung Anda, atau email Anda, halaman intranet tidak dapat diakses pada saat yang tepat ketika Anda membutuhkannya. Simpan salinan cetak bersama jadwal on-call dan salinan di perangkat pribadi.

Excel untuk dua hal. Matriks kontak, yaitu audiens, pemilik, kanal, dan nomor di luar jam kerja, yang terus berubah dan perlu dirapikan. Dan activation log, yang mencatat setiap Tier 1 dan di atasnya dengan pemicu yang terpenuhi, siapa yang memanggilnya, dan hasilnya. Log itulah yang memberi tahu Anda apakah ambang Anda sudah benar.

PDF untuk versi yang disetujui dan untuk ringkasan satu halaman, yang seharusnya menjadi hal yang benar-benar dibawa orang.

Cara menjaga rencana krisis tetap bisa digunakan saat tidak ada yang membacanya

Setiap rencana krisis memiliki masalah mendasar yang sama. Rencana itu ditulis sekali, disimpan, dan dibaca untuk pertama kali selama insiden oleh seseorang yang belum pernah membukanya.

Dua kebiasaan memperbaiki sebagian besar masalah itu, dan keduanya murah.

Uji dua kali setahun, sebagai latihan meja selama tiga puluh menit, bukan latihan penuh. Bacakan sebuah skenario, tanyakan manajer jaga tier mana yang berlaku, dan lihat apakah mereka bisa menemukan holding statement. Sebagian besar kegagalan muncul dalam sepuluh menit pertama dan hampir semuanya adalah masalah lokasi dan otoritas, bukan masalah konten.

Dan jadikan rencana itu sesuatu yang sudah pernah dilihat orang sebelum mereka membutuhkannya. Walkthrough singkat yang direkam tentang apa yang terjadi di setiap tier, siapa yang dihubungi, dan di mana holding statements disimpan, jauh lebih efektif daripada meminta orang membaca tiga puluh empat halaman. Trupeer AI mengubah walkthrough itu menjadi panduan tertulis dan video dari satu rekaman, sehingga jadwal on-call bisa menonton empat menit, bukan sekadar berjanji untuk membaca rencana nanti.

Rekam. Branding. Terjemahkan. Trupeer-kan.

Materi yang sama ada di knowledge base Anda dengan branding yang konsisten, dan ketika insiden mencapai pelanggan secara langsung, help desk response template kami mencakup kata-kata lini depan yang harus sesuai dengan apa pun yang dikatakan oleh holding statement. Untuk tata kelola di sekitarnya, policy and procedure templates kami mencakup persetujuan dan peninjauan. Instruksi penyiapan ada di document template setup guide.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template rencana komunikasi krisis gratis di Word?

Struktur di atas langsung ditempel ke Word atau Google Docs, termasuk tier pemicu dan rantai otoritas yang biasanya tidak ada di template standar. Tidak ada unduhan berbatas dan tidak ada formulir. Cetak versi yang sudah selesai dan simpan ringkasan satu halaman bersama jadwal on-call Anda, karena skenario ketika Anda tidak bisa mengakses intranet adalah skenario nyata.

Apakah ada template rencana komunikasi krisis gratis di PDF?

Ekspor rencana yang disetujui dan ringkasan satu halaman ke PDF, lalu simpan keduanya di tempat yang bisa dijangkau tanpa jaringan perusahaan Anda. Simpan versi kerja agar tetap bisa diedit, karena detail kontak dan ambang berubah beberapa kali dalam setahun dan daftar kontak yang sudah ketinggalan adalah kegagalan praktis yang paling umum.

Apakah ada template rencana komunikasi krisis gratis di Excel?

Excel cocok untuk matriks kontak dan activation log, bukan untuk rencananya. Log lebih penting daripada yang orang kira: satu baris per aktivasi dengan pemicu yang terpenuhi, siapa yang memanggilnya, tier, dan hasilnya. Meninjaunya setiap tahun memberi tahu Anda apakah ambang Anda ditetapkan terlalu tinggi, yang merupakan arah yang paling umum.

Di mana saya bisa menemukan contoh rencana komunikasi krisis dalam PDF?

Beberapa badan publik, utilitas, dan sistem universitas mempublikasikannya, dan semuanya layak dibaca untuk strukturnya. Bacalah untuk urutan audiens dan redaksi pemicu, bukan untuk konten, karena ambang dalam contoh mana pun yang dipublikasikan milik profil risiko organisasi tersebut, bukan milik Anda.

Apa perbedaan antara komunikasi pra-krisis dan komunikasi krisis?

Pra-krisis adalah persiapan: pemicu, otoritas, holding statements, kanal, dan pengujian. Komunikasi krisis adalah respons itu sendiri. Perbedaan ini layak dipertahankan karena persiapan adalah tempat sebagian besar peningkatan yang bisa dicapai berada, dan bagian ini bisa dilakukan dengan tenang dan murah.

Siapa yang seharusnya memiliki rencana komunikasi krisis?

Komunikasi memiliki dokumennya, dan seorang eksekutif memiliki keputusan otoritas di dalamnya. Pemisahan itu penting, karena bagian yang membuat rencana bekerja—yaitu siapa yang boleh berbicara dan apa yang boleh mereka katakan—tidak bisa didelegasikan ke fungsi komunikasi. Jika tidak ada eksekutif yang menandatangani rantai otoritas, rencana tidak akan berfungsi.

Seberapa sering rencana krisis harus diuji?

Dua kali setahun sebagai latihan meja singkat, ditambah peninjauan setelah setiap aktivasi nyata. Latihan skala penuh bernilai dan jarang; walkthrough skenario selama tiga puluh menit menemukan sebagian besar masalah yang sama dan benar-benar dijadwalkan. Perbarui lampiran kontak setiap kuartal, karena itulah bagian yang paling cepat berubah tanggalnya.

Berapa lama rencana komunikasi krisis seharusnya?

Empat atau lima halaman plus lampiran, dengan ringkasan satu halaman yang memuat tingkatan, rantai otoritas, dan lokasi holding statements. Rencana tiga puluh halaman itu umum dan dibaca saat insiden oleh tidak ada siapa pun. Jika hanya satu halaman yang tersisa, jadikan itu ringkasannya.