Kebijakan dan prosedur adalah sistem operasi dari setiap organisasi yang dijalankan dengan baik—keduanya menetapkan apa yang diharapkan dan bagaimana pekerjaan dilakukan. Dengan Trupeer, Anda dapat menghemat berjam-jam dalam menulis kebijakan dan prosedur dengan memulai dari template kebijakan dan prosedur gratis, menyesuaikannya dengan panduan merek Anda, serta mengubah dokumen kebijakan yang padat menjadi panduan video yang benar-benar ditonton karyawan.

Apa perbedaan antara kebijakan dan prosedur?

Kebijakan menyatakan aturan dan posisi. Kebijakan menjelaskan apa yang harus terjadi, apa yang tidak diizinkan, dan siapa yang memutuskan. Kebijakan ditulis dalam bahasa kewajiban, jarang berubah, dan disetujui oleh pihak yang menanggung risikonya.

Prosedur menjelaskan bagaimana sesuatu dilakukan, langkah demi langkah, oleh siapa pun yang melakukannya. Prosedur berubah setiap kali sistem atau proses berubah, dan prosedur dimiliki oleh tim yang menjalankan pekerjaan tersebut, bukan oleh fungsi tata kelola.

Sementara itu, proses—yang muncul bersama keduanya di sebagian besar panduan—adalah alur yang lebih luas tempat prosedur berada, biasanya mencakup beberapa peran dan beberapa prosedur.

Uji praktisnya ada pada kata kerja. Jika Anda mendapati diri Anda menulis must, may not, atau is required to, berarti Anda sedang menulis kebijakan. Jika Anda menulis click, check, send, atau confirm, berarti Anda sedang menulis prosedur. Dokumen yang berisi banyak keduanya biasanya adalah dua dokumen yang digabung, dan template SOP kami mencakup bagian prosedural dengan tepat.

Mengapa sebagian besar perpustakaan kebijakan berisi dokumen yang tidak dibutuhkan siapa pun

Cari template kebijakan, dan Anda akan ditawari lima belas, tiga puluh, atau seratus dan lebih. Setiap daftar disajikan sebagai titik awal, dan sebagian besar organisasi memperlakukannya seperti daftar belanja.

Hasilnya dapat diprediksi. Perpustakaan yang disusun dari template dan daftar periksa konsultan, berkembang selama satu dekade, berisi kebijakan yang tidak pernah diingat siapa pun saat memintanya, tentang topik yang tidak pernah menjadi masalah, serta merujuk pada jabatan yang sudah tidak ada lagi.

Ini lebih buruk daripada memiliki lebih sedikit kebijakan, karena alasan yang spesifik. Perpustakaan yang tidak bisa dipercaya oleh orang-orang berhenti untuk dirujuk sama sekali. Staf belajar bahwa mencari sesuatu lebih lambat dan kurang dapat diandalkan daripada bertanya kepada rekan, dan begitu kebiasaan itu terbentuk, kebijakan yang benar-benar penting menjadi tidak terbaca bersama kebijakan yang tidak penting.

Jadi pertanyaannya bukan kebijakan apa yang harus kita miliki. Pertanyaannya adalah kebijakan mana yang bisa kita pertanggungjawabkan, dan pertanggungjawaban itu harus bisa disebutkan.

Cara menyesuaikan template ini di Trupeer

Langkah 1: Buka Bagian Templates

Buka bagian Templates dari navigasi utama.

Langkah 2: Pilih dan Buka Template

Klik pada template apa pun yang ingin Anda gunakan untuk membukanya.

Langkah 3: Perluas Tampilan Template

Jika diperlukan, perluas tampilan template untuk melihat tata letak dan detail secara jelas.

Langkah 4: Edit Template

Klik Edit untuk mulai mengubah template yang dipilih.

Di dalam editor, Anda dapat:

• Menambahkan bagian baru

• Menetapkan atau memperbarui aturan pemformatan

• Menambahkan logo serta menyesuaikan posisinya dan pengaturan terkait

Langkah 5: Simpan Template yang Anda Sesuaikan

Setelah melakukan semua perubahan yang diperlukan, klik Save untuk menyimpan template yang diperbarui sebagai milik Anda.

Langkah 6: Pratinjau dan Penyempurnaan Template

Saat Anda ingin melihat seperti apa tampilan template yang Anda sesuaikan, buka Preview.

Dari layar pratinjau, Anda dapat terus melakukan penyesuaian langsung jika diperlukan, sehingga template tampil persis seperti yang Anda inginkan.

Dengan template kebijakan dan prosedur, Anda bisa:

• Menghemat waktu untuk menulis: Lewati halaman kosong dengan struktur yang terbukti untuk setiap kebijakan.

• Tetap patuh: Bagian bawaan mencakup elemen yang diharapkan regulator dan auditor.

• Tetap sesuai merek: Terapkan logo, font, dan warna Anda menggunakan brand kit dari Trupeer.

• Meningkatkan adopsi: Ubah PDF panjang menjadi panduan video yang benar-benar diselesaikan karyawan.

• Standarisasi secara global: Gunakan template yang sama di berbagai wilayah, dengan penyesuaian lokal.

• Menjangkau setiap karyawan: Terjemahkan kebijakan ke 65+ bahasa hanya dengan satu klik.

Setiap kebijakan membutuhkan asal yang bisa Anda sebutkan

Tambahkan satu kolom di bagian atas setiap kebijakan: mengapa kebijakan ini ada. Bukan tujuannya—yang selalu merupakan versi tertentu untuk memastikan konsistensi—melainkan asalnya.

Ada tiga yang sah.

Kewajiban hukum atau regulasi. Sebutkan. Peraturan perundang-undangan perlindungan data, kewajiban kesehatan dan keselamatan, regulasi sektor, hukum ketenagakerjaan. Jika undang-undang atau regulator tertentu mewajibkan kebijakan ini, maka kebijakan tersebut memiliki asal.

Persyaratan eksternal di luar hukum. Standar sertifikasi, ketentuan dari perusahaan asuransi, persyaratan kontraktual dari pelanggan, atau ketentuan dari pemberi dana. Ini nyata dan seharusnya disebutkan secara spesifik, termasuk klausul yang mana.

Insiden atau risiko yang diketahui. Sesuatu terjadi, atau sesuatu hampir terjadi, dan organisasi memutuskan untuk mencegah terulangnya. Catat apa itu dan kapan kejadiannya.

Kebijakan yang tidak memiliki ketiga hal tersebut ada karena paket template menyertakannya. Itu tidak otomatis membuatnya tidak bernilai, tetapi artinya tidak ada yang akan meninjau, tidak ada yang akan menegakkan, dan kebijakan itu akan berada di perpustakaan sambil mengencerkan semuanya di sekitarnya.

Mengisi kolom ini secara retrospektif di seluruh perpustakaan yang sudah ada terasa tidak nyaman, dan ini adalah satu hal paling berguna yang bisa dilakukan fungsi tata kelola.

Uji verifikasi: siapa yang memeriksa, bagaimana, dan seberapa sering

Kolom kedua adalah yang mengubah kebijakan dari sekadar pernyataan menjadi kontrol.

Untuk setiap kebijakan, jawab tiga hal. Siapa yang memeriksa bahwa kebijakan diikuti. Dengan metode apa—artinya audit, sampel, laporan sistem, atau persetujuan tanda tangan manajer. Dan seberapa sering.

Jika Anda tidak bisa menjawab ketiganya, maka itu bukan kebijakan. Itu hanya preferensi yang dinyatakan, dan organisasi tidak punya cara untuk mengetahui apakah kebijakan tersebut benar-benar diikuti.

Itu tidak selalu menjadi alasan untuk menghapusnya. Kadang itu justru alasan untuk membangun verifikasinya, terutama jika kebijakan membawa risiko nyata. Namun, sebaiknya dicatat sebagai temuan, bukan dibiarkan tersirat, karena kebijakan yang tidak bisa diverifikasi adalah jenis paparan yang spesifik: Anda telah memberi tahu regulator, perusahaan asuransi, atau pelanggan bahwa Anda melakukan ini, dan Anda tidak dapat membuktikannya.

Jika sebuah dokumen benar-benar berguna dan benar-benar tidak bisa diverifikasi, ubah labelnya. Sebut sebagai panduan, berikan pemilik tim alih-alih jalur persetujuan tata kelola, dan keluarkan dari perpustakaan kebijakan. Panduan adalah kategori yang sah dan berguna, dan berpura-pura panduan adalah kebijakan adalah yang membuat perpustakaan menjadi tidak dapat dipercaya.

Template kebijakan dan prosedur gratis: struktur yang bisa dicontoh

Salin dari sini. Dua kolom yang ditandai dengan tanda asterisk adalah yang tidak disertakan oleh template standar.

Header. Judul kebijakan. Nomor referensi. Versi. Disetujui oleh, dan tanggal. Tanggal berlaku. Tanggal peninjauan. Pemilik, sebagai peran bukan orang.

Asal. Kewajiban, persyaratan, atau insiden yang mengharuskan kebijakan ini, disebutkan secara spesifik.

Tujuan. Satu paragraf. Untuk apa kebijakan ini, dalam bahasa yang sederhana.

Ruang lingkup. Berlaku untuk siapa dan di mana, termasuk grup mana pun yang secara eksplisit dikecualikan. Kontraktor dan staf agensi adalah kelalaian yang paling umum.

Definisi. Hanya istilah yang maknanya mengubah dampak kebijakan. Bukan daftar istilah.

Pernyataan kebijakan. Bernomor. Masing-masing berisi satu kewajiban, ditulis dengan must, may atau must not. Hindari should, karena tidak dapat ditegakkan dan muncul di hampir setiap kebijakan yang lemah.

Peran dan tanggung jawab. Siapa melakukan apa di bawah kebijakan ini, berdasarkan peran.

Verifikasi. Siapa yang memeriksa kepatuhan, dengan metode apa, seberapa sering, dan di mana bukti disimpan.

Pelanggaran. Apa yang terjadi ketika kebijakan tidak diikuti, dan siapa yang menanganinya.

Dokumen terkait. Prosedur yang menerapkan kebijakan ini, berdasarkan nama dan lokasi, bukan diulang di sini.

Riwayat revisi. Tanggal, versi, apa yang berubah, siapa yang menyetujui.

Salin ke sini. Perhatikan apa yang tidak ada dalam daftar: langkah. Jika kebijakan Anda berisi instruksi bernomor untuk menggunakan suatu sistem, instruksi tersebut harus ada di prosedur terpisah yang dirujuk oleh dokumen ini.

Kebijakan mana yang benar-benar dibutuhkan organisasi Anda?

Mulailah dari kewajiban, bukan dari daftar template.

Mulailah dari apa yang hukum minta untuk organisasi dengan tipe, ukuran, dan sektor Anda. Di sebagian besar yurisdiksi, itu adalah daftar singkat dan spesifik yang mencakup kesehatan dan keselamatan, perlindungan data, urusan ketenagakerjaan, serta apa pun yang spesifik sektor. Penasihat hukum Anda bisa menyusunnya dalam satu jam, dan satu jam itu sepadan.

Tambahkan apa yang diminta sertifikasi, perusahaan asuransi, pemberi dana, dan pelanggan besar Anda. Ini datang dengan referensi klausul, sehingga kolom asal akan terisi dengan sendirinya.

Tambahkan yang diminta oleh sejarah organisasi Anda sendiri. Lihat log insiden Anda, keluhan, kejadian nyaris, dan klaim asuransi dari tiga tahun terakhir. Apa pun yang terjadi dua kali layak memiliki kebijakan atau prosedur.

Lalu berhenti. Jangan menambahkan kebijakan hanya karena daftar tiga puluh template menyarankannya. Jumlah yang tepat untuk organisasi kecil sering kali di bawah lima belas, dan untuk organisasi menengah jarang di atas enam puluh. Perpustakaan berisi dua ratus dokumen hampir selalu merupakan akumulasi sisa dari paket template, bukan kumpulan yang dipertimbangkan.

Asosiasi perumahan dengan 187 kebijakan dan 104 dokumen yatim piatu

Ferndale Housing mengelola sekitar sembilan ribu rumah dengan empat ratus lima puluh staf. Perpustakaan kebijakannya berisi seratus delapan puluh tujuh dokumen, yang disusun selama kurang lebih lima belas tahun dari paket template, konsultan, dan proyek kepatuhan yang berkelanjutan.

Pimpinan tata kelola menjalankan latihan penelusuran: untuk setiap dokumen, sebutkan kewajiban atau peristiwa yang mengharuskannya.

Empat puluh satu ditelusuri ke persyaratan hukum atau regulasi. Dua puluh tiga ditelusuri ke ketentuan sertifikasi, perusahaan asuransi, atau pemberi dana. Sembilan belas ditelusuri ke insiden spesifik di masa lalu. Seratus empat tidak memiliki asal yang bisa ditelusuri sama sekali.

Dari seratus empat dokumen tersebut, enam puluh delapan tidak pernah ditinjau sejak hari dokumen itu dibuat. Tiga puluh satu merujuk pada jabatan yang sudah tidak ada lagi. Dua belas bertentangan dengan kebijakan lain di perpustakaan yang sama.

Satu pertentangan saja sudah pernah menimbulkan biaya bagi mereka. Dua kebijakan memberikan ambang batas yang berbeda untuk kapan perbaikan menjadi keadaan darurat—satu menyebut dua puluh empat jam dan satu lagi menyebut empat jam untuk kategori kesalahan yang sama. Staf call center menerapkan yang mana pun yang telah mereka latih. Sebuah keluhan yang meningkat ke ombudsman bergantung sebagian pada kebijakan mana yang berlaku, dan penyelesaiannya memakan tiga minggu waktu hukum dan eksekutif, ditambah dengan putusan kompensasi.

Biaya yang lebih dalam terlihat dari survei staf. Tujuh puluh satu persen staf lini depan mengatakan bahwa ketika mereka perlu mengetahui aturan apa, mereka akan bertanya kepada rekan daripada mencarinya.

Pembersihannya memakan seperempat waktu. Dari seratus empat dokumen yatim piatu, dua puluh dua ternyata memiliki asal yang benar-benar nyata yang tidak pernah dicatat dan kemudian ditulis ulang dengan asal tersebut. Sembilan belas diklasifikasikan ulang sebagai panduan, diberi label secara eksplisit, dengan pemilik tim dan tanpa jalur persetujuan. Enam puluh tiga ditarik.

Perpustakaan beralih dari seratus delapan puluh tujuh dokumen menjadi seratus lima.

Setiap kebijakan yang masih bertahan kemudian ditambahkan kolom asal dan verifikasi. Empat belas tidak bisa menjawab kolom verifikasi sama sekali; kolom itu dicatat sebagai temuan tata kelola, bukan sebagai kekurangan dokumentasi, karena itu berarti organisasi memiliki aturan yang tidak ada cara untuk mengetahui apakah aturan tersebut diikuti. Dalam satu tahun, sembilan dari empat belas dokumen tersebut memiliki jalur verifikasi, dan lima di antaranya diturunkan menjadi panduan.

Dua belas bulan setelah pembersihan, proporsi staf lini depan yang mengatakan mereka akan mencari kebijakan daripada bertanya kepada rekan meningkat dari dua puluh sembilan persen menjadi lima puluh delapan.

Cara menulis kebijakan yang bisa diikuti orang

Tulis pernyataan kebijakan terlebih dahulu, lalu semuanya setelah itu. Tujuan, ruang lingkup, dan definisi lebih mudah ditulis setelah Anda tahu apa yang sebenarnya Anda perlukan, dan jika dikerjakan lebih dulu, biasanya akan menghasilkan pembukaan panjang di sekitar aturan yang tipis.

Gunakan must dan must not. Should adalah kata yang muncul ketika penulis tidak nyaman untuk berkomitmen, dan kebijakan yang penuh dengan should tidak bisa dilanggar, yang berarti tidak bisa ditegakkan.

Nomori setiap pernyataan, satu kewajiban per nomor. Pernyataan yang berisi dua kewajiban yang digabung dengan "and" akan dipatuhi setengah jalan.

Tulis untuk orang yang harus mematuhi, bukan untuk regulator yang mungkin membacanya. Kedua audiens itu nyata, dan audiens kepatuhan adalah yang menentukan apakah sesuatu benar-benar terjadi. Jika bahasa regulasi tidak bisa dihindari, masukkan ke dalam lampiran.

Sebutkan peran, bukan orang, dan pastikan setiap peran yang disebutkan masih ada.

Lalu uji: berikan kepada seseorang yang harus mengikutinya dan tanyakan apa yang sekarang akan mereka lakukan secara berbeda. Jika jawabannya tidak ada, berarti kebijakan tersebut hanya menjelaskan apa yang sudah terjadi—yang boleh saja, tetapi harus diakui—atau kebijakan itu terlalu abstrak untuk dijalankan.

Bahasa dan nada yang membuat kebijakan bisa digunakan

Kalimat singkat dan suara aktif. "Manajer harus menyetujui biaya di atas £500" daripada "biaya yang melebihi £500 tunduk pada persetujuan manajerial".

Gunakan orang kedua jika kebijakan berlaku untuk individu, orang ketiga jika berlaku untuk organisasi. Mencampurkan keduanya dalam satu dokumen itu umum dan membingungkan.

Gunakan istilah yang sederhana, bukan istilah hukum, kecuali istilah hukum tersebut memiliki makna yang tidak dimiliki istilah sederhana. Jika Anda harus menggunakan istilah yang didefinisikan, definisikan sekali dan gunakan secara konsisten, serta tahan keinginan untuk mengubah redaksi demi kesan yang lebih elegan.

Gunakan ambang batas yang konkret, bukan penilaian. "Dalam dua hari kerja" dapat ditegakkan. "Segera" tidak.

Dan hindari konstruksi pasif yang menyembunyikan pelaku. "Diharapkan bahwa" tidak memberi tahu siapa pun apa yang harus dilakukan. Jika Anda tidak bisa menyebut siapa yang harus bertindak, pernyataannya belum siap.

Apakah kebijakan dan prosedurnya harus menjadi satu dokumen?

Biasanya tidak, dan alasannya bukan karena kerapian, melainkan karena pemeliharaan.

Keduanya memiliki jalur persetujuan yang berbeda. Kebijakan biasanya memerlukan persetujuan dewan, eksekutif, atau komite. Prosedur memerlukan pemilik operasional. Jika keduanya digabung, setiap perubahan prosedural, termasuk yang disebabkan oleh pembaruan sistem, mengharuskan persetujuan ulang di tingkat kebijakan. Dalam praktiknya, pembaruan tidak terjadi, dan dokumen gabungan diam-diam menjadi salah pada bagian proseduralnya, meskipun secara formal tetap disetujui.

Mereka juga berubah dengan laju yang sangat berbeda. Kebijakan perlindungan data mungkin berubah setiap dua atau tiga tahun. Prosedur untuk menangani permintaan akses subjek berubah setiap kali sistem manajemen kasus berubah.

Pisahkan dan tautkan. Kebijakan menyebut prosedur yang menerapkannya. Prosedur menyatakan kebijakan mana yang dilayaninya. Jika prosedur adalah perubahan berdampak tinggi tunggal pada sistem yang berjalan, method of procedure adalah bentuk yang tepat, dan jika prosedur adalah tugas operasional yang berulang, SOP atau job aid adalah.

Template kebijakan perusahaan dan tempat masing-masing berada

Kumpulan kebijakan perusahaan yang umum dibagi menjadi kelompok dengan pemilik yang berbeda, dan ini penting diketahui sebelum Anda mengunduh apa pun.

Ketenagakerjaan dan perilaku. Disiplin, keluhan, ketidakhadiran, kesetaraan dan keberagaman, kerja fleksibel, pelaporan pelanggaran. Dimiliki oleh HR, disetujui dengan masukan hukum, dan sangat dibentuk oleh yurisdiksi. Ini adalah yang paling berisiko jika menggunakan template generik.

Kesehatan, keselamatan, dan lingkungan. Kebijakan kesehatan dan keselamatan, penilaian risiko, pelaporan insiden, serta kewajiban apa pun yang spesifik sektor. Sering kali diwajibkan oleh undang-undang di atas jumlah kepala tertentu, dengan formulir yang ditentukan.

Informasi dan teknologi. Penggunaan yang dapat diterima, keamanan informasi, perlindungan data, kerja jarak jauh, dan pengadaan. Template kebijakan pengadaan TI kami adalah contoh yang dikerjakan dengan benar untuk salah satu kategori ini, termasuk jalur persetujuan dan ambang batas.

Keuangan dan komersial. Biaya, kewenangan yang didelegasikan, anti-penyuapan, konflik kepentingan, ambang batas pengadaan.

Operasional dan spesifik sektor. Apa pun yang diwajibkan oleh regulator, akreditasi, atau model layanan Anda.

Ambil template dari kelompok ketiga dan keempat dengan mudah, sesuaikan, lalu lanjutkan. Ambil template dari dua kelompok pertama dengan lebih hati-hati, karena kontennya spesifik yurisdiksi dan biaya jika salah bukanlah masalah dokumentasi.

Template kebijakan dan prosedur untuk layanan kesehatan: apa yang berbeda

Kebijakan layanan kesehatan menarik banyak lalu lintas pencarian dan memang merupakan disiplin yang benar-benar berbeda, jadi ada baiknya membahasnya secara langsung.

Ada tiga hal yang berubah. Kebijakan klinis memerlukan persetujuan tata kelola klinis dan penulisan oleh pihak klinis, dan template generik tidak dapat menyediakan keduanya. Kontennya terikat pada regulator dan badan akreditasi tertentu, yang persyaratannya bersifat preskriptif dan bervariasi menurut negara dan pengaturan perawatan. Dan retensi, kontrol versi, serta bukti pengakuan staf biasanya diwajibkan, bukan sekadar praktik yang baik, sehingga proses di sekitarnya sama pentingnya dengan dokumennya.

Struktur di halaman ini akan bekerja untuk kebijakan administratif dan operasional yang dibutuhkan organisasi layanan kesehatan, artinya pengadaan, tata kelola informasi, HR, dan fasilitas. Struktur ini tidak boleh digunakan untuk menyusun kebijakan klinis.

Untuk konten klinis, gunakan persyaratan dari regulator Anda dan panduan dari badan profesional Anda, serta buat dan setujui kebijakan melalui tata kelola klinis. Ini adalah salah satu dari sedikit kasus di mana memulai dari template adalah pendekatan yang benar-benar keliru.

Secara lebih umum, tidak ada apa pun di halaman ini yang merupakan nasihat hukum atau kepatuhan. Ketenagakerjaan, keselamatan, perlindungan data, dan regulasi sektor semuanya bervariasi menurut yurisdiksi, dan setiap kebijakan di area tersebut harus ditinjau oleh penasihat yang berkualifikasi sebelum berlaku.

Bisakah saya mendapatkan template kebijakan dan prosedur dalam Word atau PDF?

Word atau Google Docs untuk penyusunan dan untuk salinan kerja, karena kebijakan melewati beberapa putaran komentar dan persetujuan, dan riwayat revisi itu penting.

PDF untuk versi yang dipublikasikan. Kebijakan yang berlaku harus tetap, diberi stempel versi, dan diberi tanggal, sehingga semua orang membaca dokumen yang sama dan Anda dapat membuktikan versi mana yang berlaku pada tanggal tertentu. Poin terakhir ini lebih penting daripada yang terdengar ketika ada sesuatu yang dipersengketakan.

Excel untuk daftar kebijakan, bukan kebijakan-kebijakannya. Satu baris per dokumen dengan judul, referensi, pemilik, tanggal persetujuan, tanggal peninjauan, asal, metode verifikasi, dan terakhir diverifikasi. Daftar ini yang membuat perpustakaan bisa dikelola, dan sebagian besar organisasi tidak memilikinya. Mengurutkannya berdasarkan tanggal peninjauan dan asal akan memberi tahu Anda lebih banyak tentang tata kelola Anda dalam sepuluh menit daripada membaca kebijakan mana pun secara individual.

Cara menjaga prosedur tetap mutakhir saat kebijakan berubah perlahan

Memisahkan kebijakan dari prosedur menyelesaikan masalah persetujuan dan menciptakan masalah pemeliharaan: sekarang Anda memiliki lebih banyak dokumen, dan bagian prosedural berubah terus-menerus.

Bagian itulah tempat upaya dilakukan, karena memperbarui prosedur berarti seseorang harus mengambil ulang tangkapan layar dan menulis ulang langkah untuk sistem yang sudah mereka tahu cara menggunakannya, dan pekerjaan itu selalu kalah oleh sesuatu yang mendesak.

Trupeer AI menghilangkan sebagian besar hal itu. Siapa pun yang menjalankan tugas mencatatnya sekali, dan hasilnya adalah prosedur tertulis dengan langkah dan layar yang sudah ditangkap, siap untuk diperiksa daripada disusun. Kebijakan tetap stabil dan disetujui, dan prosedur di bawahnya dapat diperbarui dalam satu sore saat sistem berubah.

Catat. Branding. Terjemahkan. Trupeer-kan.

SOP creator mencakup prosedur itu sendiri, documentation menjaga kebijakan dan prosedur terkait tetap terhubung, dan ketika kumpulan kebijakan menjelaskan cara seluruh fungsi berjalan, template manual operasional mencakup penyusunan tampilan tersebut tanpa menduplikasi konten. Instruksi penyiapan ada di panduan penyiapan template dokumen.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada template kebijakan dan prosedur gratis dalam Word?

Struktur di atas langsung ditempel ke Word atau Google Docs, termasuk kolom asal dan verifikasi yang tidak disertakan oleh template standar. Tidak ada unduhan berpagar dan tidak ada formulir. Kunci blok header saat Anda menyimpannya sebagai template rumah, karena kolom tanggal peninjauan dan pemilik adalah yang paling sering dibiarkan kosong.

Apakah ada template kebijakan dan prosedur dalam PDF?

Publikasikan dalam PDF dan susun draf di editor dokumen. Versi yang dipublikasikan harus tetap, diberi stempel versi, sehingga Anda dapat membuktikan versi mana yang berlaku pada tanggal tertentu—itulah titik ketika perpustakaan kebijakan membantu Anda atau tidak.

Apakah ada template kebijakan yang sederhana untuk organisasi kecil?

Ya, dan yang lebih sederhana biasanya lebih baik. Header, asal, tujuan, ruang lingkup, pernyataan bernomor, tanggung jawab, verifikasi, pelanggaran, tanggal peninjauan. Itu satu halaman dan merupakan kebijakan lengkap. Organisasi kecil mengalami kesulitan dengan mengadopsi paket template besar, bukan dengan menulis kebijakan yang terlalu singkat.

Di mana saya bisa menemukan template kebijakan perusahaan untuk diunduh?

Ada banyak perpustakaan yang menawarkannya, dan kehati-hatiannya adalah tentang kelompok mana yang Anda ambil. Template keuangan, komersial, dan operasional mudah beradaptasi. Template ketenagakerjaan, kesehatan dan keselamatan, serta perlindungan data spesifik untuk yurisdiksi dan harus ditinjau oleh penasihat sebelum digunakan, karena biaya kesalahan yang diwarisi di sana bukanlah masalah dokumentasi.

Siapa yang harus menyetujui sebuah kebijakan?

Siapa pun yang menanggung risikonya—yang untuk sebagian besar kebijakan organisasi berarti eksekutif atau komite dewan, dan untuk kebijakan operasional berarti kepala fungsi. Uji utamanya adalah apakah pihak yang menyetujui bisa dimintai pertanggungjawaban jika kebijakan ternyata tidak memadai. Jika tidak ada siapa pun yang bisa dimintai pertanggungjawaban, persetujuannya bersifat administratif dan kebijakan tidak akan ditegakkan.

Seberapa sering kebijakan harus ditinjau?

Setiap tahun untuk apa pun yang memiliki asal hukum atau regulasi, dan setiap dua hingga tiga tahun untuk sisanya, serta tinjauan pemicu setiap kali hukum berubah, terjadi insiden di area tersebut, atau peran yang bertanggung jawab berubah. Tinjauan kalender saja menghasilkan banyak dokumen yang diterbitkan ulang tanpa perubahan, jadi pemicunya lebih penting daripada siklusnya.

Berapa lama sebuah kebijakan seharusnya?

Satu hingga tiga halaman untuk kebanyakan kasus. Lebih panjang biasanya berarti prosedur sudah menyusup, atau teks regulasi telah direproduksi alih-alih dirujuk. Jika kebijakan tidak bisa dibaca dalam lima menit oleh orang-orang yang menerapkannya, maka tidak akan dibaca siapa pun selain auditor.

Apa perbedaan antara kebijakan, prosedur, dan proses?

Kebijakan adalah aturan dan siapa yang memutuskan. Prosedur adalah langkah untuk satu tugas, yang dilakukan oleh satu peran. Proses adalah alur yang lebih luas tempat prosedur-prosedur itu berada, biasanya melintasi beberapa peran dan berakhir pada suatu hasil. Kebijakan mengatur proses; prosedur menerapkannya.