Setiap rencana transfer pengetahuan bergantung pada kelompok orang kecil yang sama: pakar materi pelajaran (SME) yang benar-benar tahu bagaimana pekerjaan itu diselesaikan. Dan di hampir setiap transisi, orang-orang tersebut adalah yang paling sulit untuk ditemui. Mereka masih menjalankan proses, menangani eskalasi, dan menggantikan rekan kerja. Meminta mereka untuk juga menjalankan sesi KT dan menulis dokumentasi sering kali menjadi awal dari melesetnya rencana tersebut.

Jika SME Anda hanya dapat memberikan waktu beberapa jam seminggu, solusinya bukanlah menunggu kalender mereka kosong. Solusinya adalah mengubah cara kerja KT, sehingga setiap jam waktu SME menghasilkan pengetahuan yang dapat digunakan sebanyak mungkin.

Panduan ini menjelaskan mengapa ketersediaan SME adalah hambatan nyata dalam transfer pengetahuan, dan bagaimana pendekatan asinkron yang mengutamakan perekaman memungkinkan Anda menjalankan KT ketika SME hanya memiliki waktu dua jam seminggu.

Mengapa Ketersediaan SME Menjadi Hambatan dalam Transfer Pengetahuan

Rencana KT biasanya mengasumsikan SME memiliki lebih banyak waktu daripada yang sebenarnya mereka miliki. Dalam praktiknya, beberapa hal membatasi seberapa banyak waktu yang dapat mereka berikan:

• Mereka masih memiliki tanggung jawab atas pekerjaan tersebut. SME tetap menjalankan proses selama transisi, dan tingkat layanan tidak berhenti untuk KT.

• Sesi langsung membutuhkan semua orang secara bersamaan. Menjadwalkan SME dan tim penerima dalam slot yang sama, sering kali melintasi zona waktu, berlangsung lambat.

• Dokumentasi bersaing dengan pekerjaan sehari-hari. Menulis SOP terperinci dapat memakan waktu sehari atau lebih, dan waktu tersebut jarang ada.

• Pertanyaan datang dalam bentuk interupsi. Tim penerima mengirim pesan ke SME setiap kali mereka buntu, memecah fokus mereka.

• Pengulangan membuang-buang waktu. Proses yang sama dijelaskan beberapa kali kepada orang atau kelompok yang berbeda.

Hasilnya dapat diprediksi: KT berjalan dengan kecepatan orang tersibuk di tim, dan dokumentasi tertinggal di belakang.

Mengapa KT Tradisional Membuang-buang Waktu SME

Transfer pengetahuan tradisional bersandar pada sesi langsung dan dokumentasi manual. Keduanya menggunakan waktu SME secara tidak efisien:

• Sesi langsung hanya digunakan sekali. Ketika sesi KT tidak direkam, siapa pun yang melewatkannya, atau bergabung kemudian, membutuhkan sesi tersebut diulang.

• Catatan kehilangan detail. Tim penerima menulis apa yang mereka pahami, bukan apa yang sebenarnya dilakukan SME, sehingga pertanyaan tindak lanjut menumpuk.

• Menulis adalah bagian paling lambat. Mengubah proses menjadi SOP langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar memakan waktu lama, dan hal ini sering kali dibebankan kepada SME.

• Tanya Jawab tidak terstruktur. Pertanyaan datang satu per satu melalui obrolan dan email, bukan dalam satu kelompok yang dapat dijawab SME sekaligus.

Jika seorang SME hanya memiliki waktu dua jam seminggu, setiap jam tersebut harus menghasilkan sesuatu yang dapat digunakan kembali.

Model KT Asinkron: Rekam Sekali, Gunakan Berkali-kali

Transfer pengetahuan asinkron memisahkan kontribusi SME dari jadwal orang lain. Alih-alih mengajar secara langsung, SME merekam panduan singkat tentang pekerjaan nyata di waktu mereka sendiri. Rekaman tersebut menjadi sumber untuk SOP, video pelatihan, dan basis pengetahuan, dan tim penerima belajar dari rekaman tersebut kapan saja yang sesuai bagi mereka.

Peralihannya sederhana:

• Dari mengajar menjadi merekam: SME mendemonstrasikan setiap tugas sekali, di layar, sambil menjelaskannya.

• Dari menulis menjadi meninjau: dokumentasi dibuat dari rekaman, dan SME hanya memeriksanya.

• Dari interupsi menjadi Tanya Jawab berkelompok: pertanyaan dikumpulkan dan dijawab dalam satu slot singkat setiap minggu.

• Dari satu audiens menjadi setiap audiens: satu rekaman melayani setiap pelajar saat ini dan di masa depan.

Apa yang Dapat Dilakukan SME dalam 2 Jam Seminggu

Berikut adalah contoh bagaimana seorang SME dapat menggunakan anggaran KT mingguan dua jam dalam model asinkron. Sesuaikan pembagian tersebut agar cocok dengan proses Anda.

• Sekitar 60 menit perekaman. Beberapa panduan singkat, masing-masing mencakup satu tugas dari awal hingga selesai di sistem langsung, termasuk pengecualian.

• Sekitar 30 menit peninjauan. Memeriksa SOP dan video yang dihasilkan AI dari rekaman minggu sebelumnya dan mengoreksi apa pun yang salah atau hilang.

• Sekitar 30 menit Tanya Jawab berkelompok. Satu slot jam kerja untuk menjawab pertanyaan tim penerima, idealnya juga direkam sehingga jawabannya dapat ditambahkan ke basis pengetahuan.

Dibandingkan dengan sesi langsung mingguan dua jam, cara ini menghasilkan serangkaian SOP dan video yang telah ditinjau dan dapat digunakan kembali setiap minggu, daripada satu sesi yang mungkin perlu diulang.

Cara Menjalankan Transfer Pengetahuan Ketika SME Tidak Memiliki Waktu

Langkah 1: Bangun Inventaris Proses dan Prioritaskan

Daftar setiap proses dalam cakupan, lengkap dengan volume, risiko, dan SME yang paling memahaminya. Mulailah dengan proses yang kritis atau hanya dikuasai oleh satu orang. Pecah proses besar menjadi tugas-tugas yang masing-masing dapat direkam dalam panduan singkat.

Langkah 2: Tunjuk Koordinator KT

Berikan kepemilikan rencana KT kepada satu orang, bukan SME. Koordinator menjadwalkan perekaman, melacak apa yang telah diambil, mengunggah rekaman, mengumpulkan pertanyaan, dan mengejar peninjauan. Ini menghilangkan sebagian besar tugas administrasi dari pundak SME.

Langkah 3: Berikan Ringkasan Perekaman Sederhana kepada SME

Buat perekaman menjadi mudah. Bagikan ringkasan singkat untuk setiap tugas yang mencakup apa yang harus ditunjukkan dan apa yang harus dikatakan:

• Lakukan tugas di sistem nyata, dari awal hingga selesai.

• Katakan apa yang sedang Anda lakukan dan mengapa di setiap langkah.

• Tunjukkan atau jelaskan pengecualian umum dan apa yang Anda lakukan untuk mengatasinya.

• Sebutkan pemeriksaan apa pun yang Anda lakukan sebelum melanjutkan.

• Gunakan data uji atau data yang disamarkan jika memungkinkan.

Langkah 4: Biarkan SME Merekam Sesuai Jadwal Mereka Sendiri

SME merekam kapan pun mereka memiliki waktu luang, baik itu di antara rapat, di awal hari, atau saat melakukan tugas nyata. Alat seperti perekam layar AI Trupeer memungkinkan mereka mengambil panduan tanpa perlu mengedit. Rekaman diskusi proses yang ada di MS Teams atau Zoom juga dapat diunggah.

Langkah 5: Hasilkan SOP dan Video dari Setiap Rekaman

Unggah setiap rekaman segera setelah selesai. Trupeer mengubahnya menjadi SOP langkah-demi-langkah dengan tangkapan layar dan instruksi tertulis, ditambah video bernarasi, menggunakan templat dan kit merek Anda. SME tidak perlu lagi menulis dokumentasi dari awal.

Langkah 6: Biarkan Tim Penerima Melakukan Peninjauan Pertama

Sebelum SME melihat draf, minta anggota tim penerima untuk mempelajarinya dan mencatat apa pun yang tidak jelas. Ini mendeteksi celah yang jelas lebih awal dan mengubah kebingungan yang samar menjadi pertanyaan spesifik, sehingga waktu peninjauan SME digunakan untuk hal-hal yang penting.

Langkah 7: Kelompokkan Pertanyaan ke dalam Satu Slot Mingguan

Kumpulkan pertanyaan dalam satu daftar bersama selama seminggu. SME menjawabnya dalam satu sesi singkat, yang direkam dan digunakan untuk memperbarui SOP. Ini menggantikan aliran interupsi yang terus-menerus dengan satu slot yang dapat diprediksi.

Langkah 8: Publikasikan ke Satu Basis Pengetahuan

Publikasikan setiap SOP dan video yang disetujui dalam basis pengetahuan yang dapat dicari, diatur berdasarkan proses. Sebelum menanyakan apa pun kepada SME, tim penerima harus memeriksanya di sana terlebih dahulu. Jika tim bekerja dalam bahasa yang berbeda, gunakan penerjemahan untuk membuat versi untuk setiap lokasi dari sumber yang sama.

Kapan Anda Masih Membutuhkan Waktu Langsung dengan SME

KT asinkron menangani sebagian besar pekerjaan, tetapi beberapa situasi masih memerlukan kehadiran langsung SME:

• Pengambilan keputusan kompleks yang bergantung pada konteks dan lebih mudah dijelaskan dalam percakapan.

• Pemanduan (shadowing) dan pemanduan terbalik (reverse shadowing), di mana tim penerima bekerja bersama SME pada kasus-kasus nyata.

• Proses yang jarang dijalankan, seperti tugas akhir tahun, yang mungkin memerlukan panduan langsung saat terjadi.

• Persetujuan akhir pada SOP penting sebelum diluncurkan.

Karena hal-hal mendasar sudah direkam, sesi langsung ini dapat fokus pada bagian yang sulit.

Cara Mengukur Kemajuan KT dengan Waktu SME yang Terbatas

Ketika waktu SME langka, lacak hasil per jam SME, bukan jam yang dihabiskan. Ukuran yang berguna meliputi:

• Proses yang direkam setiap minggu, per SME.

• SOP yang ditinjau dan disetujui setiap minggu.

• Pertanyaan terbuka dan seberapa cepat pertanyaan tersebut dijawab.

• Cakupan: bagian dari proses dalam cakupan dengan SOP dan video yang disetujui.

• Pertanyaan berulang, yang menunjukkan adanya celah dalam dokumentasi.

Bagaimana Trupeer Membantu Saat SME Tidak Memiliki Waktu

Trupeer dibangun untuk mendapatkan pengetahuan paling banyak dari waktu SME yang paling sedikit:

• Rekam dalam hitungan menit: SME mengambil panduan dengan perekam layar AI, tanpa perlu membuat skrip atau mengedit.

• Tanpa menulis: setiap rekaman menjadi SOP langkah-demi-langkah dan video bernarasi, sehingga SME hanya perlu meninjau.

• Hasil yang konsisten: templat dan kit merek membuat setiap SOP terlihat sama, siapa pun yang merekamnya.

• Pembelajaran mandiri: tim penerima belajar dari basis pengetahuan yang dapat dicari alih-alih menunggu SME.

• Beberapa bahasa: penerjemahan membuat SOP, sulih suara, dan teks dalam bahasa masing-masing tim.

• Pembaruan cepat: rekam ulang hanya langkah yang berubah, tanpa mengulang seluruh SOP.

Genpact menggunakan pendekatan ini untuk peluncuran Workday di seluruh perusahaan, merekam sesi proses MS Teams yang ada dan panduan SME serta mengubahnya menjadi 500+ SOP dan video pelatihan dalam lima bahasa dalam 3 bulan, untuk program yang jika tidak dilakukan akan memakan waktu 12 bulan. Baca kisah pelanggan Genpact.

Daftar Periksa KT Asinkron

• Proses telah diinventarisasi, diprioritaskan, dan dipecah menjadi tugas-tugas yang dapat direkam.

• Seorang koordinator KT memegang kepemilikan atas penjadwalan, unggahan, pertanyaan, dan pelacakan.

• SME memiliki ringkasan perekaman singkat untuk setiap tugas.

• SME merekam sesuai jadwal mereka sendiri, dalam anggaran waktu mingguan yang disepakati.

• Setiap rekaman diubah menjadi SOP dan video dalam beberapa hari.

• Tim penerima meninjau draf sebelum dilakukan oleh SME.

• Pertanyaan dikelompokkan ke dalam satu slot mingguan, dan jawabannya direkam.

• Konten yang disetujui dipublikasikan di satu basis pengetahuan yang dapat dicari.

• Kemajuan dilacak sebagai hasil per jam SME.

Untuk panduan terkait, lihat retensi pengetahuan sebelum pengurangan SME, dokumentasi proses untuk alih daya, transfer pengetahuan transisi vendor-ke-vendor, dan strategi transfer pengetahuan suku kami.

Kesimpulan

SME tidak akan pernah memiliki waktu untuk transfer pengetahuan sebanyak yang diasumsikan dalam rencana. Alih-alih menunggu kalender mereka kosong, ubahlah modelnya: biarkan mereka merekam pekerjaan nyata dalam panduan singkat dan asinkron, buat dokumentasi dari rekaman tersebut, dan simpan waktu mereka untuk meninjau serta menjawab pertanyaan-pertanyaan yang penting.

Dengan pendekatan tersebut, dua jam seminggu sudah cukup untuk menjaga KT tetap berjalan. Mulai gratis dengan Trupeer dan ubah menit luang SME Anda menjadi SOP dan video yang dapat dipelajari oleh tim Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana cara melakukan transfer pengetahuan saat SME sibuk?

Beralihlah ke pendekatan asinkron yang mengutamakan perekaman. SME merekam panduan singkat tentang pekerjaan nyata sesuai jadwal mereka sendiri, dokumentasi dibuat dari rekaman tersebut, dan SME hanya meninjau draf serta menjawab pertanyaan yang dikelompokkan.

Apa itu transfer pengetahuan asinkron?

Transfer pengetahuan asinkron adalah pendekatan KT di mana SME merekam demonstrasi dan penjelasan di waktu mereka sendiri, dan tim penerima belajar dari rekaman, SOP, dan video tersebut kapan saja yang sesuai bagi mereka, alih-alih semua orang menghadiri sesi langsung.

Berapa banyak waktu SME yang dibutuhkan untuk transfer pengetahuan?

Itu tergantung pada cakupannya, tetapi dengan pendekatan asinkron, anggaran waktu mingguan yang kecil, seperti dua jam, dapat menghasilkan beberapa SOP dan video yang ditinjau setiap minggu, karena SME merekam dan meninjau daripada mengajar langsung dan menulis.

Bagaimana seharusnya SME menghabiskan waktu KT yang terbatas?

Sebagian besar untuk merekam panduan pekerjaan nyata, lalu meninjau draf yang dihasilkan AI dan menjawab pertanyaan yang dikelompokkan. Administrasi, unggahan, dan peninjauan tahap pertama harus ditangani oleh koordinator KT dan tim penerima.

Apa yang harus dimasukkan oleh SME dalam rekaman KT?

Tugas yang dilakukan dari awal hingga selesai di sistem nyata, apa yang mereka lakukan dan mengapa di setiap langkah, pengecualian umum dan bagaimana mereka menanganinya, serta pemeriksaan apa pun yang mereka lakukan sebelum melanjutkan.

Kapan transfer pengetahuan langsung masih diperlukan?

Untuk pengambilan keputusan yang kompleks, pemanduan (shadowing) dan pemanduan terbalik (reverse shadowing), proses yang jarang dijalankan seperti tugas akhir tahun, dan persetujuan akhir pada SOP penting. Merekam hal-hal mendasar terlebih dahulu berarti waktu langsung dapat difokuskan pada hal-hal tersebut.

Siapa yang harus mengoordinasikan transfer pengetahuan?

Koordinator KT khusus, bukan SME. Koordinator menjadwalkan perekaman, melacak cakupan, mengunggah rekaman, mengumpulkan pertanyaan, dan mengejar peninjauan.

Bagaimana AI dapat membantu transfer pengetahuan?

Alat dokumentasi AI seperti Trupeer mengubah rekaman SME menjadi SOP langkah-demi-langkah dan video bernarasi, sehingga para ahli tidak perlu menulis dokumentasi, dan mempublikasikannya dalam basis pengetahuan yang dapat dicari yang dapat digunakan oleh tim penerima sendiri.