Program transformasi SDM biasanya dimulai dengan sesuatu yang terlihat: sistem HCM baru, pusat layanan bersama SDM, model operasi yang didesain ulang, atau dorongan untuk layanan mandiri karyawan. Berbulan-bulan kemudian, keberhasilan atau kegagalan sering kali ditentukan oleh sesuatu yang jauh kurang terlihat: apakah orang-orang tahu bagaimana proses SDM yang baru tersebut sebenarnya berjalan. Manajer tidak dapat menemukan cara untuk menyetujui transfer. Staf operasional SDM di pusat layanan bersama yang baru mengikuti tiga versi proses keluar karyawan yang berbeda. Karyawan mengirim email ke SDM karena panduan layanan mandiri sudah usang.

Itulah mengapa dokumentasi layak mendapatkan tempat sentral dalam transformasi SDM apa pun. Buku panduan ini menjelaskan apa saja yang terlibat dalam transformasi SDM, mengapa dokumentasi menentukan keberhasilannya, dokumentasi apa yang dibutuhkan dalam transformasi SDM, dan delapan langkah praktis untuk membangun serta memeliharanya, mulai dari merekam proses saat ini hingga menjaga panduan layanan mandiri tetap mutakhir setelah peluncuran.

Apa itu transformasi SDM?

Transformasi SDM adalah desain ulang tentang bagaimana fungsi SDM memberikan layanannya, biasanya untuk membuat SDM lebih efisien, konsisten, dan strategis. Ini biasanya melibatkan beberapa kombinasi dari:

• Model operasi SDM baru, yang sering kali membagi pekerjaan antara mitra bisnis SDM, pusat keahlian, dan layanan bersama SDM.

• Platform HCM atau HRIS baru, seperti Workday, SAP SuccessFactors, atau Oracle HCM.

• Layanan mandiri karyawan dan manajer, sehingga permintaan rutin tidak perlu lagi melalui SDM.

• Proses yang distandarisasi di berbagai negara dan unit bisnis.

• Alih daya atau offshoring pekerjaan SDM transaksional.

• Data dan analisis karyawan yang lebih baik untuk keputusan tenaga kerja.

Pada intinya, transformasi SDM mengubah proses ujung-ke-ujung dari perekrutan hingga pensiun dan siapa yang melakukan setiap bagian dari proses tersebut. Untuk gambaran alur tersebut, lihat alur proses perekrutan hingga pensiun.

Mengapa dokumentasi menentukan keberhasilan transformasi SDM?

• Proses SDM penuh dengan aturan. Kebijakan cuti, batas waktu penggajian, batas persetujuan, dan persyaratan khusus negara semuanya perlu diterapkan secara konsisten.

• Pekerjaan berpindah antar-orang. Dalam transformasi SDM, tugas berpindah dari tim SDM lokal ke layanan bersama, penyedia layanan, atau layanan mandiri, dan pengetahuan harus ikut berpindah bersama mereka.

• Layanan mandiri hanya berfungsi jika orang-orang dapat mengikutinya. Karyawan dan manajer membutuhkan panduan yang jelas dan mutakhir, jika tidak mereka akan kembali mengirim email ke SDM.

• Kepatuhan bergantung padanya. Hukum ketenagakerjaan, perlindungan data, dan persyaratan audit semuanya menuntut proses yang terdokumentasi dan konsisten.

• Pengetahuan SDM sering kali terkonsentrasi. Beberapa spesialis SDM berpengalaman mengetahui cara penanganan kasus-kasus yang tidak biasa, dan pengetahuan tersebut berisiko hilang selama reorganisasi.

Tanpa dokumentasi, transformasi SDM mengubah sistem dan struktur tetapi tidak mengubah cara kerja dilakukan.

Dokumentasi apa yang dibutuhkan dalam transformasi SDM?

Buku panduan dokumentasi transformasi SDM

Langkah 1: Inventarisasi apa yang Anda miliki

Buat daftar kebijakan, prosedur, panduan, dan pelatihan SDM yang ada saat ini, lengkap dengan pemilik dan tanggal pembaruan terakhir. Sebagian besar tim SDM menemukan campuran dokumen mutakhir, versi usang, dan kesenjangan informasi, yang sering kali tersebar di drive bersama, intranet, dan email.

Langkah 2: Rekam bagaimana pekerjaan SDM dilakukan saat ini

Sebelum mendesain ulang apa pun, dokumentasikan proses SDM saat ini, termasuk variasi negara dan pengecualian. Rekam spesialis SDM yang melakukan setiap tugas di sistem saat ini dengan perekam layar AI Trupeer, sambil menarasikan aturan yang mereka terapkan. Rekaman ini menjadi tolok ukur kondisi saat ini (as-is) untuk desain, dan melindungi pengetahuan jika ada staf yang pindah selama program berjalan.

Langkah 3: Tentukan proses target dan siapa melakukan apa

Desain proses perekrutan hingga pensiun di masa depan, putuskan pekerjaan mana yang berada di bawah mitra bisnis, pusat keahlian, layanan bersama, penyedia layanan, dan layanan mandiri, serta dokumentasikan serah terima di antara mereka. Gunakan satu definisi yang konsisten untuk setiap proses; lihat perekrutan hingga pensiun (H2R).

Langkah 4: Tulis SOP untuk operasional SDM

Buat SOP langkah demi langkah untuk setiap transaksi SDM yang ditangani oleh tim operasional atau layanan bersama, mulai dari penyiapan karyawan baru hingga proses keluar karyawan. Rekam setiap tugas sekali di HCM baru, ubah menjadi panduan dan video, serta gunakan templat SOP SDM yang konsisten agar setiap prosedur memiliki struktur yang sama.

Langkah 5: Perbarui kebijakan bersamaan dengan proses

Tinjau kebijakan SDM seiring perubahan proses, sehingga aturan yang dibaca orang sesuai dengan langkah-langkah yang mereka ikuti. Kebijakan juga dapat dibuat dan dipelihara dari rekaman panduan langsung; lihat alur kerja dokumentasi SDM untuk pembuatan kebijakan otomatis dari rekaman.

Langkah 6: Bangun panduan layanan mandiri untuk karyawan dan manajer

Buat panduan dan video singkat berbasis tugas untuk tugas-tugas layanan mandiri karyawan dan manajer yang paling sering digunakan, yang dibuat berdasarkan sistem terkonfigurasi Anda sendiri. Untuk apa saja yang perlu dicakup dan cara penerapannya, lihat pelatihan layanan mandiri SDM untuk karyawan dan supervisor.

Langkah 7: Publikasikan dalam satu basis pengetahuan SDM yang dapat dicari

Kumpulkan SOP, kebijakan, dan panduan ke dalam satu tempat, yang diatur berdasarkan audiens dan topik, serta tautkan ke tempat tersebut dari HCM, intranet, dan balasan meja bantuan SDM. Model berjenjang berfungsi dengan baik: jawaban layanan mandiri untuk karyawan, bantuan terpandu untuk manajer, dan SOP mendalam untuk operasional SDM.

Langkah 8: Jaga dokumentasi tetap mutakhir setelah peluncuran

Platform HCM diperbarui secara berkala, dan kebijakan SDM berubah mengikuti hukum dan bisnis. Berikan pemilik untuk setiap dokumen, tinjau konten setelah setiap rilis dan perubahan kebijakan, dan perbarui panduan dengan mengeditnya alih-alih memulainya dari awal; lihat cara menjaga dokumentasi pelatihan tetap mutakhir setelah peluncuran.

Bagaimana perbedaan dokumentasi berdasarkan jenis transformasi SDM?

Implementasi HCM

Saat menerapkan Workday, SAP SuccessFactors, atau Oracle HCM, dokumentasi berfokus pada proses bisnis yang dikonfigurasi, keamanan, integrasi, dan panduan berbasis peran untuk SDM, manajer, dan karyawan. Untuk melihat tampilan modul demi modul dari Workday, lihat video pelatihan Workday untuk manajer SDM.

Layanan bersama SDM dan GBS

Memindahkan pekerjaan ke pusat layanan bersama berarti mentransfer pengetahuan dari tim SDM lokal ke tim baru, yang sering kali berada di negara lain. Dokumentasi berfokus pada SOP tingkat transaksi, katalog layanan, jalur eskalasi, dan paket transfer pengetahuan. Pendekatan praktisnya adalah meminta setiap spesialis SDM lokal merekam transaksi yang mereka tangani, termasuk langkah-langkah khusus negara, sebelum pekerjaan tersebut dipindahkan. Tim penerima kemudian melakukan tugas yang sama sementara spesialis asli meninjau pekerjaan mereka, menggunakan rekaman tersebut sebagai referensi, hingga tim baru dapat bekerja secara akurat secara mandiri.

Alih daya SDM (HR outsourcing)

Ketika penyedia layanan mengambil alih transaksi SDM, dokumentasi menjadi bagian dari kontrak: penyedia membutuhkan prosedur yang lengkap dan mutakhir, dan klien perlu mempertahankan pengawasan. Rekam pengetahuan sebelum transisi alih-alih hanya mengandalkan rapat serah terima.

Desain ulang model operasi

Ketika peran berubah di antara mitra bisnis, pusat keahlian, dan layanan bersama, dokumentasi memperjelas siapa melakukan apa, dengan peta proses, bagan RACI, dan deskripsi peran yang diperbarui.

Contoh peta jalan dokumentasi transformasi SDM

Waktu di atas bersifat ilustratif dan bergantung pada ruang lingkup, negara, dan sistem.

Siapa yang harus memiliki dokumentasi transformasi SDM?

Dokumentasi membutuhkan kepemilikan yang jelas, selama program berjalan dan setelahnya:

• Pimpinan transformasi SDM memiliki rencana, standar, dan kemajuan dokumentasi.

• Pemilik proses di setiap bidang, seperti orientasi, penggajian, ketidakhadiran, dan talenta, memiliki tanggung jawab atas keakuratan proses dan kebijakan mereka.

• Tim HRIS memiliki dokumentasi konfigurasi dan menjaga panduan sistem tetap selaras dengan setiap rilis.

• Pimpinan operasional SDM atau layanan bersama memiliki SOP untuk transaksi yang dilakukan oleh tim mereka.

• Meja bantuan SDM memberikan umpan balik tentang pertanyaan-pertanyaan yang menunjukkan di mana panduan yang hilang atau tidak jelas.

Sepakati peran-peran ini di awal, dan konfirmasikan kembali sebelum peluncuran, agar kepemilikan tidak hilang bersama selesainya tim proyek.

Bagaimana dengan perlindungan data dalam dokumentasi SDM?

Dokumentasi SDM sering kali menampilkan catatan karyawan, rincian gaji, dan data pribadi lainnya. Rekam dan dokumentasikan proses di lingkungan pengujian atau pelatihan dengan data yang realistis tetapi bukan data pribadi asli, samarkan atau ganti apa pun yang sensitif sebelum diterbitkan, dan batasi akses ke SOP operasional SDM yang mendalam hanya kepada orang-orang yang membutuhkannya. Libatkan tim perlindungan data dan hukum Anda saat Anda menetapkan standar dokumentasi, sehingga privasi sudah tertanam sejak awal, bukan diperbaiki kemudian.

Bagaimana cara melindungi pengetahuan SDM selama transformasi?

Reorganisasi sering kali menjadi momen di mana orang-orang SDM yang berpengalaman keluar atau berganti peran. Banyak dari apa yang mereka ketahui, seperti bagaimana kasus cuti yang tidak biasa ditangani, koreksi penggajian mana yang memerlukan persetujuan tertentu, atau bagaimana aturan negara tertentu diterapkan, tidak tertulis. Rekam para spesialis tersebut sejak dini, ubah rekaman mereka menjadi panduan yang dapat dicari, dan jadikan perekaman pengetahuan sebagai bagian dari setiap perubahan peran. Audit pengetahuan kolektif (tribal knowledge audit) menunjukkan di mana pengetahuan terkonsentrasi hanya pada satu atau dua orang saja.

Apa yang harus diukur dari dokumentasi transformasi SDM?

• Cakupan (Coverage): persentase proses SDM yang memiliki SOP atau panduan mutakhir.

• Kesegaran (Freshness): persentase dokumen yang ditinjau sejak perubahan relevan terakhir.

• Adopsi layanan mandiri: persentase transaksi SDM yang diselesaikan melalui layanan mandiri.

• Volume tiket SDM untuk topik-topik yang sudah dicakup oleh panduan.

• Waktu untuk mencapai kemahiran (Time to proficiency) bagi staf operasional SDM baru.

• Temuan kepatuhan yang terkait dengan proses yang tidak konsisten.

Kesalahan umum dalam dokumentasi transformasi SDM

• Menyisakan dokumentasi di akhir program.

• Menyalin prosedur lama ke dalam model baru tanpa memeriksanya terhadap sistem baru.

• Menulis untuk SDM, bukan untuk karyawan, sehingga panduan layanan mandiri penuh dengan jargon teknis.

• Mengabaikan variasi negara sampai akhirnya menyebabkan kesalahan.

• Menyebarkan konten di terlalu banyak tempat, sehingga tidak ada yang tahu versi mana yang mutakhir.

• Tidak ada pemilik setelah peluncuran, sehingga dokumentasi menjadi usang dalam hitungan bulan.

Daftar periksa dokumentasi transformasi SDM

• Dokumentasi SDM yang ada telah diinventarisasi, lengkap dengan pemiliknya.

• Proses SDM saat ini telah direkam, termasuk variasi negara.

• Proses target dan peran telah didokumentasikan.

• Setiap transaksi operasional SDM memiliki SOP yang mutakhir.

• Kebijakan telah selaras dengan proses baru.

• Panduan layanan mandiri karyawan dan manajer mencakup tugas-tugas yang paling umum.

• Semuanya dipublikasikan dalam satu basis pengetahuan SDM yang dapat dicari.

• Setiap dokumen memiliki pemilik dan siklus peninjauan.

Bagaimana Trupeer mendukung dokumentasi transformasi SDM

Sebagian besar dokumentasi transformasi SDM terhambat karena lambat untuk ditulis, sulit untuk dijaga tetap mutakhir, dan tersebar di berbagai alat. Trupeer dibuat untuk menghilangkan setiap hambatan tersebut:

Genpact menggunakan pendekatan ini untuk peluncuran Workday di seluruh perusahaan, mengubah sesi rekaman menjadi lebih dari 500 materi pelatihan di 20 aliran kerja dalam lima bahasa, dalam waktu 3 bulan, bukan 12 bulan. Baca kisah pelanggan Genpact.

Jika transformasi SDM Anda membutuhkan SOP, panduan layanan mandiri, dan pelatihan yang dapat mengimbangi program tersebut, Trupeer memberi tim SDM satu tempat untuk merekam, memublikasikan, dan memperbaruinya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu transformasi SDM?

Transformasi SDM adalah desain ulang tentang bagaimana SDM memberikan layanannya, biasanya melalui model operasi baru, sistem HCM baru, layanan mandiri, standarisasi proses, dan terkadang layanan bersama atau alih daya.

Mengapa dokumentasi penting dalam transformasi SDM?

Karena proses SDM bergantung pada aturan, berpindah antar-orang dan tim selama transformasi, serta harus diikuti secara konsisten agar layanan mandiri dan kepatuhan dapat berjalan.

Dokumentasi apa yang dibutuhkan dalam transformasi SDM?

Peta proses, SOP operasional SDM, kebijakan SDM, panduan layanan mandiri untuk karyawan dan manajer, dokumentasi konfigurasi HCM, catatan kontrol, paket transfer pengetahuan, dan artikel basis pengetahuan.

Bagaimana cara mendokumentasikan proses SDM dengan cepat?

Rekam spesialis SDM yang melakukan setiap tugas di sistem dan gunakan alat seperti Trupeer untuk mengubah rekaman tersebut menjadi SOP langkah demi langkah, panduan, dan video.

Bagaimana dokumentasi mendukung layanan bersama SDM?

Ini memberi tim layanan bersama prosedur yang jelas dan konsisten untuk setiap transaksi serta merekam pengetahuan dari tim SDM lokal sebelum pekerjaan dipindahkan.

Bagaimana cara menjaga dokumentasi SDM tetap mutakhir?

Berikan pemilik untuk setiap dokumen, tinjau konten setelah setiap rilis HCM dan perubahan kebijakan, dan perbarui panduan dengan mengeditnya alih-alih membuatnya kembali.

Siapa yang harus memiliki dokumentasi transformasi SDM?

Pimpinan transformasi SDM memiliki rencana keseluruhan, pemilik proses memiliki konten di bidangnya, dan tim operasional SDM atau HRIS memeliharanya setelah peluncuran.

Bagaimana Trupeer membantu transformasi SDM?

Trupeer mengubah rekaman proses SDM menjadi SOP, panduan layanan mandiri, video pelatihan, dan basis pengetahuan yang dapat dicari, yang mendukung perekaman, peluncuran, dan pembaruan berkelanjutan.

Jadikan dokumentasi sebagai fondasi transformasi SDM Anda

Transformasi SDM berhasil ketika orang-orang tahu bagaimana proses baru tersebut berjalan. Rekam apa yang diketahui SDM hari ini, dokumentasikan cara kerja baru saat Anda membangunnya, dan jaga agar tetap mutakhir setelahnya. Jelajahi Trupeer untuk tim SDM atau pelajari lebih lanjut tentang Trupeer AI.