Trupeer Blog
Ringkas
Sebagian besar program otomatisasi dimulai dengan daftar ide dari sebuah lokakarya: "otomatisasi entri faktur", "tambahkan bot untuk proses orientasi", "gunakan AI untuk meja layanan". Beberapa ide tersebut berhasil. Banyak yang terhenti, karena proses di baliknya tidak pernah dipahami dengan benar. Bot tersebut rusak pada pengecualian pertama, penghematan yang diperoleh lebih kecil dari yang dijanjikan, dan tim diam-diam kembali melakukannya secara manual.
Ada titik awal yang lebih baik: proses terdokumentasi Anda. Ketika Anda tahu persis bagaimana pekerjaan dilakukan, langkah demi langkah, kandidat otomatisasi terbaik akan terlihat. Panduan ini menjelaskan identifikasi peluang otomatisasi dari proses terdokumentasi: sinyal yang menandai kandidat yang baik, kerangka penilaian sederhana, cara mencocokkan setiap peluang dengan jenis otomatisasi yang tepat, dan metode langkah demi langkah yang dapat Anda jalankan pada SOP Anda sendiri.
Apa yang dimaksud dengan identifikasi peluang otomatisasi?
Identifikasi peluang otomatisasi adalah proses menemukan tugas dan langkah proses di mana otomatisasi akan memberikan nilai paling besar dengan risiko paling kecil. Proses ini melihat bagaimana pekerjaan dilakukan saat ini, menilai setiap langkah berdasarkan faktor-faktor seperti volume, aturan, dan data, serta menghasilkan daftar kandidat prioritas untuk otomatisasi proses robotik (RPA), alur kerja, integrasi, AI, atau perubahan sistem sederhana.
Ini berbeda dari proses mining, yang menganalisis log aktivitas sistem. Mengidentifikasi peluang otomatisasi dari proses terdokumentasi bekerja pada tingkat langkah individu, termasuk pekerjaan manual yang terjadi di luar sistem: salin-tempel di antara layar, memeriksa spreadsheet, mengirim email.
Mengapa menggunakan proses terdokumentasi untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi?
Anda melihat langkah-langkah yang sebenarnya, bukan versi ideal yang digambarkan orang-orang dalam lokakarya.
Pekerjaan manual menjadi terlihat, termasuk pencarian data, penginputan ulang, dan langkah-langkah spreadsheet yang tidak pernah terekam oleh log sistem.
Pengecualian menjadi jelas, sehingga Anda tahu seberapa sering jalur standar benar-benar diikuti.
Upaya dapat diukur, langkah demi langkah, yang membuat kasus bisnis menjadi kredibel.
Tim otomatisasi mendapatkan spesifikasi, yang siap untuk dibangun.
Anda menghindari otomatisasi proses yang rusak, karena masalah muncul sebelum proses pembangunan dimulai.
Jika proses Anda belum didokumentasikan, mulailah dari sana; lihat proses as-is vs to-be.
Apa yang membuat kandidat otomatisasi menjadi baik?
Cari langkah-langkah dan tugas dengan sinyal-sinyal berikut:
Volume tinggi: dilakukan berkali-kali sehari, seminggu, atau sebulan.
Berdasarkan aturan: aturan yang jelas menentukan apa yang harus dilakukan, dengan sedikit penilaian subjektif.
Input terstruktur atau semi-terstruktur: formulir, bidang, dokumen standar.
Stabil: proses dan layar tidak sering berubah.
Upaya manual yang berulang: penginputan ulang, salin-tempel, memeriksa satu sistem terhadap sistem lainnya.
Tingkat pengecualian rendah: sebagian besar kasus mengikuti jalur standar.
Rentan kesalahan jika dilakukan secara manual: kesalahan memakan biaya besar atau sering terjadi.
Sensitif terhadap waktu: penundaan merugikan pelanggan, pemasok, atau kepatuhan.
Langkah-barang yang memerlukan penilaian subjektif, negosiasi, atau pembangunan hubungan biasanya merupakan kandidat yang buruk untuk otomatisasi penuh, tetapi mungkin masih mendapat manfaat dari bantuan AI.
Bagaimana cara Anda menilai peluang otomatisasi?
Berikan nilai pada setiap langkah atau tugas kandidat dengan skala sederhana, misalnya 1 sampai 5, dan berikan bobot pada faktor-faktor yang paling penting bagi Anda:
Faktor | Apa yang harus ditanyakan | Contoh bobot |
|---|---|---|
Volume dan frekuensi | Seberapa sering ini dilakukan? | Tinggi |
Waktu per transaksi | Berapa lama waktu yang dibutuhkan secara manual? | Tinggi |
Kejelasan aturan | Apakah keputusan dapat ditulis sebagai aturan? | Tinggi |
Struktur input | Apakah inputnya terstruktur dan digital? | Sedang |
Tingkat pengecualian | Seberapa sering hal itu keluar dari jalur standar? | Sedang |
Stabilitas proses | Seberapa sering langkah atau layar berubah? | Sedang |
Dampak kesalahan | Berapa biaya akibat dari suatu kesalahan? | Sedang |
Sistem yang terlibat | Berapa banyak sistem yang disentuh, dan apakah mereka memiliki API? | Rendah |
Kalikan setiap skor dengan bobotnya dan jumlahkan untuk mendapatkan gambaran nilai dan kelayakan. Bobot di sini hanya ilustrasi; sepakati bobot Anda sendiri dengan bisnis dan tim otomatisasi.
Jenis otomatisasi apa yang cocok untuk setiap peluang?
Pola peluang | Kemungkinan jenis otomatisasi |
|---|---|
Penginputan ulang data antar sistem tanpa API | Otomatisasi proses robotik (RPA) |
Persetujuan dan serah terima antar orang | Otomatisasi alur kerja |
Sistem yang dapat berbicara secara langsung | Integrasi atau API |
Membaca faktur, formulir, atau email | AI Dokumen atau pemrosesan dokumen cerdas |
Menjawab pertanyaan yang berulang | Basis pengetahuan mandiri atau asisten AI |
Pekerjaan berbasis penilaian yang memiliki pola | Agen AI dengan tinjauan manusia |
Langkah yang ada hanya karena kesenjangan sistem | Perubahan konfigurasi sistem |
Terkadang "otomatisasi" terbaik adalah menghapus langkah tersebut sepenuhnya, atau memperbaiki konfigurasi yang membuatnya perlu dilakukan.
Bagaimana cara Anda mengidentifikasi peluang otomatisasi dari proses terdokumentasi, langkah demi langkah?
Langkah 1: Pilih proses yang akan ditinjau
Mulailah dengan proses menyeluruh (end-to-end) yang memiliki volume tinggi atau biaya tinggi, seperti utang usaha, manajemen pesanan, orientasi, atau pekerjaan meja layanan. Untuk melihat peta kerja dari salah satunya, lihat alur proses procure to pay.
Langkah 2: Dokumentasikan proses di tingkat langkah
Rekam anggota tim berpengalaman yang melakukan pekerjaan tersebut dengan perekam layar AI Trupeer, termasuk pengecualian dan spreadsheet yang mereka gunakan. Trupeer mengubah setiap rekaman menjadi dokumen langkah demi langkah dengan tangkapan layar, sehingga setiap klik, pencarian, dan salin-tempel terlihat jelas.
Langkah 3: Beri label pada setiap langkah
Beri label pada setiap langkah berdasarkan jenisnya: entri data, salin-tempel, pencarian data, pemeriksaan, keputusan, persetujuan, komunikasi, atau penilaian. Catat sistem yang digunakan dan waktu yang dibutuhkan.
Langkah 4: Tangkap volume dan pengecualian
Tambahkan seberapa sering setiap tugas berjalan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan seberapa sering terjadi pengecualian. Gunakan laporan sistem jika memungkinkan, dan perkiraan dari tim jika tidak memungkinkan.
Langkah 5: Beri nilai dan prioritaskan
Beri nilai pada setiap kandidat dengan kerangka kerja Anda dan plotkan pada matriks nilai-versus-kelayakan. Kemenangan cepat (quick wins) berada di sudut bernilai tinggi dan berkelayakan tinggi.
Langkah 6: Cocokkan jenis otomatisasi
Untuk setiap kandidat prioritas, pilih pendekatan yang tepat: RPA, alur kerja, integrasi, AI dokumen, layanan mandiri, atau perubahan konfigurasi.
Langkah 7: Validasi dengan pemilik proses
Periksa setiap kandidat dengan orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut dan pemilik proses. Mereka akan melihat pengecualian dan ketergantungan yang mungkin terlewatkan oleh dokumentasi; daftar periksa penemuan proses membantu menyusun percakapan ini.
Langkah 8: Buat kasus bisnis dan uji coba
Perkirakan jam kerja yang dihemat, pengurangan kesalahan, serta biaya, dan jalankan uji coba pada satu kandidat sebelum melakukan penskalaan. Templat rencana perbaikan proses menyimpan kasus bisnis, pemilik, dan pencapaian penting dalam satu tempat.
Langkah 9: Perbarui dokumentasi setelah otomatisasi
Ketika sebuah langkah diotomatisasi, perbarui SOP agar orang-orang tahu apa yang dilakukan oleh otomatisasi tersebut dan apa yang masih harus mereka lakukan. Lihat kontrol versi SOP.
Contoh: peluang otomatisasi dalam utang usaha (accounts payable)
Berikut adalah bagaimana proses utang usaha yang terdokumentasi mungkin dinilai. Angka-angka tersebut bersifat ilustrasi.
Langkah | Jenis langkah | Volume | Kejelasan aturan | Pengecualian | Kandidat? |
|---|---|---|---|---|---|
Mengunduh faktur dari email dan menyimpannya ke folder | Penanganan data | Tinggi | Tinggi | Rendah | Ya: AI dokumen dan alur kerja |
Memasukkan data faktur ke dalam ERP | Entri data | Tinggi | Tinggi | Sedang | Ya: AI dokumen |
Memeriksa rincian bank vendor terhadap data induk | Memeriksa | Sedang | Tinggi | Rendah | Ya: integrasi atau aturan |
Menyelesaikan perbedaan harga dengan pembeli | Penilaian | Sedang | Rendah | Tinggi | Tidak: tetap lakukan secara manual, tingkatkan panduan |
Mengejar persetujuan yang terlewat melalui email | Komunikasi | Tinggi | Tinggi | Sedang | Ya: pengingat alur kerja |
Menjawab pertanyaan status pembayaran pemasok | Komunikasi | Tinggi | Tinggi | Rendah | Ya: layanan mandiri pemasok |
Langkah yang membutuhkan banyak penilaian subjektif tetap dilakukan oleh manusia, tetapi masih mendapat manfaat dari SOP yang jelas. Untuk gambaran lengkap tentang utang usaha (AP), lihat dokumentasi proses utang usaha.
Kesalahan umum dalam identifikasi peluang otomatisasi
Memulai dengan alat, lalu mencari proses yang cocok dengannya.
Mengotomatisasi proses yang rusak, alih-alih menyederhanakannya terlebih dahulu.
Mengabaikan pengecualian, sehingga otomatisasi gagal pada kasus-kasus penting.
Mengandalkan ingatan lokakarya alih-alih langkah-langkah yang terdokumentasi dan terobservasi.
Hanya menghitung penghematan tenaga kerja, dan melewatkan manfaat kualitas, kecepatan, dan kepatuhan.
Melupakan sisi manusia, seperti pembaruan SOP dan pelatihan untuk cara kerja baru.
Daftar periksa identifikasi peluang otomatisasi
Proses didokumentasikan di tingkat langkah, termasuk pengecualian.
Setiap langkah diberi label berdasarkan jenis, sistem, dan waktu.
Volume dan tingkat pengecualian ditangkap.
Kandidat diberi nilai dengan kerangka kerja yang disepakati.
Setiap kandidat prioritas memiliki jenis otomatisasi yang cocok.
Pemilik proses telah memvalidasi daftar pendek.
Uji coba dan kasus bisnis disepakati.
SOP dan pelatihan diperbarui setelah otomatisasi.
Temukan peluang otomatisasi dengan Trupeer
Trupeer mengubah rekaman pekerjaan nyata menjadi dokumen proses langkah demi langkah, sehingga setiap langkah manual, pencarian, dan solusi sementara terlihat dan siap untuk identifikasi peluang otomatisasi. Gunakan perangkat lunak dokumentasi proses Trupeer atau mulai gratis dengan Trupeer.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang dimaksud dengan identifikasi peluang otomatisasi?
Ini adalah proses menemukan tugas dan langkah di mana otomatisasi akan memberikan nilai paling besar dengan risiko paling kecil, dengan menganalisis bagaimana pekerjaan dilakukan dan menilai kandidat berdasarkan faktor-faktor seperti volume, aturan, data, dan pengecualian.
Bagaimana cara Anda mengidentifikasi peluang otomatisasi dalam suatu proses?
Dokumentasikan proses di tingkat langkah, beri label pada setiap langkah berdasarkan jenisnya, tangkap volume dan pengecualian, beri nilai pada kandidat dengan sebuah kerangka kerja, cocokkan masing-masing dengan jenis otomatisasi, dan lakukan validasi dengan pemilik proses.
Apa yang membuat suatu proses menjadi kandidat yang baik untuk otomatisasi?
Volume tinggi, aturan yang jelas, input terstruktur, langkah-langkah stabil, upaya manual yang berulang, tingkat pengecualian yang rendah, dan biaya kesalahan yang tinggi.
Apa perbedaan antara proses mining dan analisis proses terdokumentasi?
Proses mining menganalisis log aktivitas sistem untuk menunjukkan bagaimana alur proses berjalan. Analisis proses terdokumentasi melihat langkah nyata yang diambil orang-orang, termasuk pekerjaan manual di luar sistem, yang tidak terekam oleh log.
Proses mana yang harus Anda otomatisasi terlebih dahulu?
Proses-proses dengan nilai tinggi dan kelayakan tinggi: tugas yang sering dilakukan, berdasarkan aturan, dengan pengecualian rendah, serta menawarkan penghematan waktu atau pengurangan kesalahan yang jelas.
Haruskah Anda mengotomatisasi proses apa adanya?
Tidak selalu. Sederhanakan atau perbaiki proses terlebih dahulu, karena mengotomatisasi proses yang rusak hanya akan membuat masalah terjadi lebih cepat, bukan menyelesaikannya.
Apa saja jenis otomatisasi yang ada?
RPA, otomatisasi alur kerja, integrasi, AI dokumen, basis pengetahuan layanan mandiri, agen AI dengan tinjauan manusia, dan perubahan konfigurasi sistem.
Apa yang terjadi pada dokumentasi setelah otomatisasi dilakukan?
Perbarui SOP untuk menunjukkan apa yang dilakukan otomatisasi, apa yang masih dilakukan manusia, dan bagaimana menangani pengecualian, lalu lakukan kontrol versi pada perubahan tersebut.
