Alternatif Appcues: Alat Onboarding Mana yang Tepat untuk Produk Anda?

Appcues adalah alat onboarding produk yang solid, tetapi cakupannya sempit. Berikut adalah delapan alternatif yang disesuaikan dengan berbagai bentuk produk, lengkap dengan kelebihan dan kekurangannya yang jujur.

Mengapa Tim Mempertimbangkan Alternatif Appcues

Appcues telah menjadi pemain dalam kategori onboarding produk selama lebih dari satu dekade, yang dikenal karena spesialisasinya dalam tooltip dalam aplikasi, panduan interaktif, dan daftar tugas (checklist) khusus untuk produk SaaS. Bagi tim yang berfokus pada produk (product-led) yang sangat terpusat pada aspek-aspek ini, ini adalah pilihan yang andal. Namun, tim sering kali mencari alternatif selain Appcues karena beberapa alasan utama. Salah satu faktor signifikannya adalah struktur harga, yang dapat menjadi sangat mahal bagi produk dengan pengguna aktif bulanan (MAU) yang tinggi. Selain itu, set fitur Appcues cukup sempit: ia tidak memiliki kemampuan video bawaan (native), menawarkan kedalaman analitik yang terbatas, dan tidak menyediakan cakupan untuk aplikasi internal perusahaan (enterprise). Seiring pertumbuhan dan perkembangan tim, kebutuhan mereka sering kali melampaui apa yang dapat ditawarkan oleh Appcues, sehingga memerlukan pencarian alat yang dapat mengakomodasi tahap pengembangan mereka berikutnya. Di bawah ini adalah delapan alternatif yang layak dievaluasi, masing-masing dengan kelebihan, kekurangan, dan manfaatnya sendiri-sendiri.

Untuk pemahaman komprehensif tentang kategori Platform Adopsi Digital (DAP) yang lebih luas, silakan merujuk ke ringkasan dokumentasi untuk wawasan lebih lanjut.

Perbandingan Fitur: Appcues vs. Alternatif

Rincian Alat

1. Trupeer

Terbaik untuk: Tim yang menginginkan onboarding berbasis video terlebih dahulu dengan SOP + dokumen yang disertakan.

Trupeer menonjol dengan menyediakan solusi terintegrasi yang menghasilkan video, SOP, dan dokumentasi dari satu rekaman layar. Hal ini membuatnya sangat cocok untuk tim yang membutuhkan lebih dari sekadar tooltip sederhana dan ingin memperkaya konten onboarding mereka. Model penetapan harganya didasarkan pada sistem per pengguna, yang membantu menghindari biaya tak terduga seiring pertumbuhan MAU produk Anda. Strategi harga yang dapat diprediksi ini dapat menjadi kelegaan bagi tim yang ingin mengelola anggaran mereka secara efektif sambil mengembangkan operasi mereka.

Kelebihan: Pembuatan video bawaan (native), kecepatan pembuatan konten, harga yang dapat diprediksi.

Kekurangan: Meskipun Trupeer menawarkan rangkaian fitur yang komprehensif, pembuat tooltip murninya kurang canggih dibandingkan Appcues dalam hal menangani percabangan alur yang kompleks.

2. Userpilot

Terbaik untuk: Tim SaaS pasar menengah yang menginginkan harga transparan.

Userpilot adalah pesaing langsung Appcues, menawarkan set fitur yang serupa dan model harga yang sebanding. Yang membedakan Userpilot adalah penekanannya pada pengalaman pengguna, dengan antarmuka pengguna yang sedikit berbeda yang mungkin dirasa lebih intuitif oleh beberapa tim. Ini juga mengiklankan model harga yang dipublikasikan yang memberikan kejelasan biaya, yang sangat menarik bagi tim SaaS pasar menengah yang perlu merencanakan anggaran mereka dengan cermat.

Kelebihan: Harga yang dipublikasikan, pemicu peristiwa (event triggers) efektif yang dapat meningkatkan interaksi dan keterlibatan pengguna.

Kekurangan: Model penetapan harga didasarkan pada MAU, yang dapat menjadi mahal seiring dengan bertambahnya basis pengguna Anda.

3. Pendo

Terbaik untuk: Tim yang mengutamakan analitik dan memprioritaskan panduan sebagai kebutuhan sekunder.

Pendo unggul dalam menyediakan analitik yang mendalam, menjadikannya pilihan utama bagi tim yang memprioritaskan wawasan mendalam tentang perilaku pengguna dan keterlibatan produk. Meskipun mungkin tidak seintuitif alat lain untuk membuat alur panduan, kemampuan analitiknya tidak tertandingi. Paket gratis Pendo juga merupakan nilai tambah, memungkinkan tim kecil untuk mengakses fitur-fitur utamanya tanpa biaya awal.

Kelebihan: Kedalaman analitik yang luar biasa yang mendukung analisis corong (funnel) yang komprehensif dan pelacakan pengguna.

Kekurangan: Platform ini bisa rumit untuk dikonfigurasi, yang memerlukan kurva pembelajaran yang lebih curam bagi pengguna baru.

4. Chameleon

Terbaik untuk: Tim yang berfokus pada desain.

Chameleon menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dalam menyesuaikan tampilan tooltip dan pesan dalam aplikasi lainnya, menjadikannya pilihan yang sangat baik untuk tim yang mengutamakan desain. Alat ini memungkinkan kontrol desain tingkat tinggi, yang memungkinkan tim untuk memastikan alur onboarding mereka secara estetika selaras dengan identitas merek mereka.

Kelebihan: Kontrol desain yang luas yang cocok untuk tim yang ingin mempertahankan kehadiran merek visual yang kuat.

Kekurangan: Fleksibilitas tambahan tersebut harus dibayar dengan harga yang mahal, karena Chameleon merupakan salah satu pilihan yang lebih mahal di pasar.

5. UserGuiding

Terbaik untuk: Tim SMB yang sadar anggaran.

UserGuiding disesuaikan untuk bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan solusi hemat biaya untuk onboarding produk. Layanan ini menawarkan model mandiri (self-service) yang mencakup dasar-dasar panduan pengguna tanpa menguras kantong, menjadikannya pilihan menarik bagi tim dengan anggaran terbatas.

Kelebihan: Harga yang sangat terjangkau yang memungkinkan tim kecil untuk menerapkan solusi onboarding tanpa investasi keuangan yang signifikan.

Kekurangan: Kumpulan fiturnya terbatas dan mungkin tidak dapat diskalakan dengan baik seiring pertumbuhan bisnis Anda dan saat membutuhkan kemampuan yang lebih canggih.

6. HelpHero

Terbaik untuk: Produk SaaS sederhana.

HelpHero adalah pilihan berbiaya rendah yang ideal untuk produk SaaS dengan kebutuhan onboarding minimal. Ini menyediakan set fitur langsung yang mudah digunakan dan diterapkan, sehingga cocok untuk tim yang tidak memerlukan fungsionalitas tingkat lanjut.

Kelebihan: Solusi murah yang memberikan fitur onboarding dasar secara efisien.

Kekurangan: Cakupannya sangat terbatas, tidak memiliki fitur-fitur canggih yang diperlukan untuk strategi onboarding pengguna yang lebih kompleks.

7. Whatfix

Terbaik untuk: Tim enterprise melampaui onboarding produk biasa.

Whatfix membedakan dirinya dengan menawarkan dukungan komprehensif untuk aplikasi perusahaan, termasuk aplikasi yang tidak dapat dicakup oleh Appcues, seperti SAP, Salesforce, dan Workday. Hal ini menjadikannya sangat bernilai bagi organisasi besar yang perlu meng-onboard pelanggan sekaligus karyawan di berbagai platform yang kompleks.

Kelebihan: Kemampuan integrasi perusahaan yang mendalam yang memenuhi kebutuhan onboarding eksternal dan internal.

Kekurangan: Biaya yang tinggi dan proses implementasi yang lama dapat menjadi hambatan bagi tim yang lebih kecil atau mereka yang memiliki kebutuhan yang tidak terlalu kompleks.

8. Intercom Product Tours

Terbaik untuk: Pelanggan Intercom.

Intercom Product Tours terintegrasi secara langsung dengan platform Intercom, memberikan pengalaman yang lancar bagi tim yang telah berinvestasi dalam rangkaian alat bantu Intercom. Integrasi ini sangat berguna bagi tim yang ingin menggabungkan alat komunikasi dan onboarding mereka ke dalam satu platform.

Kelebihan: Integrasi yang nyaman dengan alat dukungan dan perpesanan Intercom, meningkatkan pengalaman dukungan pelanggan secara keseluruhan.

Kekurangan: Sebagai produk mandiri, ia kekurangan kedalaman dan keluasan fitur yang ditawarkan oleh alat onboarding khusus.

Analisis Mendalam: Alternatif Mana yang Cocok untuk Pekerjaan Apa

Jika Anda Membutuhkan Video Secara Bawaan (Native)

Appcues mendukung video tersemat (embed), tetapi tidak menghasilkan konten video itu sendiri. Untuk tim yang ingin menyertakan klip penjelasan berdurasi 30 hingga 60 detik secara langsung di dalam tooltip tanpa bergantung pada alat pembuat video eksternal, platform yang menawarkan produksi video native sangat penting. Trupeer diposisikan secara unik untuk memenuhi kebutuhan ini, menggunakan alur kerja rekaman layar ke video untuk menghasilkan konten video dengan cepat dan efisien. Tim yang mengadopsi kemampuan ini sering kali mengalami peningkatan aktivasi sebesar 15 hingga 25 persen pada alur pengguna yang lebih kompleks, secara signifikan meningkatkan keterlibatan dan pemahaman pengguna.

Jika Anda Membutuhkan Cakupan Aplikasi Perusahaan (Enterprise)

Untuk tim yang memerlukan alat onboarding yang mencakup berbagai aplikasi perusahaan, Appcues dirasa kurang, karena tidak mendukung platform seperti SAP, Salesforce, atau Workday. Alternatif seperti Whatfix, WalkMe, Apty, dan Trupeer (melalui rekaman layar) memperluas cakupan ke aplikasi perusahaan yang penting ini. Untuk tim yang menghadapi tantangan adopsi yang mencakup aplikasi yang menghadap pelanggan dan menghadap karyawan, kombinasi alat sering kali merupakan pendekatan terbaik. Menggunakan Appcues untuk onboarding produk sambil menggunakan Trupeer atau Whatfix untuk pelatihan aplikasi internal dapat menciptakan strategi onboarding menyeluruh yang memenuhi semua kebutuhan pengguna.

Jika Anda Membutuhkan Analitik yang Lebih Mendalam

Meskipun Appcues menyediakan analitik yang memadai untuk onboarding produk, tim yang membutuhkan analisis corong (funnel) dan retensi yang mendalam sering kali beralih ke alat seperti Pendo, Amplitude, atau Heap. Tim-tim ini umumnya lebih memilih untuk mempertahankan Appcues untuk kemampuan panduannya sambil mengintegrasikan alat analitik khusus untuk wawasan data yang lebih rinci. Pendekatan ganda ini memungkinkan mereka untuk mendapatkan manfaat dari kekuatan onboarding pengguna Appcues serta menggunakan platform analitik yang solid untuk mendapatkan wawasan yang lebih mendalam tentang perilaku pengguna dan kinerja produk.

Tantangan Saat Beralih dari Appcues

Membangun kembali alur. Salah satu tantangan utama saat beralih dari Appcues adalah kebutuhan untuk membangun kembali alur onboarding Anda yang sudah ada. Alur Appcues tidak dapat ditransfer dengan mudah ke sistem alternatif, mengharuskan tim untuk membuat ulang proses onboarding mereka dari awal.

Migrasi segmen. Segmen pengguna yang telah dibuat dengan cermat di dalam Appcues perlu dibangun kembali di platform baru. Ini merupakan proses yang memakan waktu dan membutuhkan pemahaman mendalam tentang kemampuan segmentasi alat baru tersebut.

Pelatihan ulang tim. Manajer produk dan anggota tim lainnya yang telah terbiasa dengan Appcues perlu dilatih di platform baru. Proses pelatihan ulang ini dapat memperlambat produktivitas untuk sementara waktu selagi tim beradaptasi dengan alat dan alur kerja baru.

Kelangsungan analitik. Jika tim Anda sangat bergantung pada Appcues untuk analitik, pertimbangkan untuk mempertahankan langganan tingkat yang lebih rendah ke Appcues guna menjaga data analitik historis. Kelangsungan ini akan memastikan bahwa Anda tidak kehilangan wawasan berharga dan dapat membuat keputusan yang matang selama masa transisi.

Fitur Wajib

• Pembuat tanpa kode (no-code builder): Sangat penting untuk memungkinkan anggota tim non-teknis membuat dan mengelola alur onboarding tanpa pengetahuan pengodean yang mendalam.

• Pemicu berbasis peristiwa (event-based triggers): Ini memungkinkan pengalaman onboarding yang lebih dinamis dan responsif, bereaksi terhadap tindakan pengguna secara real-time.

• Penargetan berbasis peran: Menyesuaikan pengalaman onboarding berdasarkan peran pengguna memastikan bahwa panduan yang tepat diberikan kepada pengguna yang tepat, meningkatkan relevansi dan keterlibatan.

• Dukungan video bawaan atau penyematan mudah: Konten video adalah alat yang ampuh untuk menjelaskan konsep-kompleks dan harus diintegrasikan dengan mudah ke dalam alur onboarding.

• Pengujian A/B (A/B testing): Sangat penting untuk mengoptimalkan strategi onboarding dengan menguji berbagai pendekatan dan mengidentifikasi metode yang paling efektif.

• Analitik yang berkaitan dengan aktivasi: Menghubungkan analitik secara langsung ke metrik aktivasi pengguna membantu tim mengukur efektivitas upaya onboarding mereka.

• Integrasi dengan CRM dan analitik produk: integrasi yang mulus dengan CRM dan alat analitik yang ada memastikan bahwa upaya onboarding selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas.

• Dukungan seluler (mobile): Seiring dengan terus meningkatnya penggunaan seluler, mendukung alur onboarding seluler sangat penting untuk menjangkau pengguna di semua perangkat.

Kasus Penggunaan dan Persona

SaaS Tahap Pertumbuhan: Keiko, Kepala Produk, B2B SaaS dengan 70 Karyawan

Keiko, sebagai Kepala Produk di perusahaan B2B SaaS beranggotakan 70 orang, menemukan bahwa model harga Appcues menjadi tidak berkelanjutan karena pengguna aktif bulanan mereka melonjak tiga kali lipat. Untuk mengatasi masalah ini, ia memutuskan untuk beralih ke Userpilot, yang menawarkan fungsionalitas serupa dengan biaya 40% lebih rendah. Dalam waktu tiga minggu, timnya dapat mereplikasi alur onboarding mereka yang sudah ada, memastikan transisi yang lancar tanpa mengganggu pengalaman pengguna. Langkah ini tidak hanya menghemat biaya tetapi juga memberikan fleksibilitas yang dibutuhkan untuk mendukung lintasan pertumbuhan mereka.

SaaS Berorientasi Video: Matthew, PM Senior, Perusahaan Alat Pengembang dengan 150 Karyawan

Matthew, seorang Manajer Produk Senior di perusahaan beranggotakan 150 orang yang berspesialisasi dalam alat pengembang, menghadapi tantangan dengan alur kerja API kompleks yang memerlukan penjelasan yang jelas dan ringkas. Ia memutuskan untuk beralih dari Appcues ke Trupeer guna memanfaatkan kemampuan pembuatan video bawaannya. Dengan menyematkan klip video berdurasi 45 detik di 12 tooltip utama, tim Matthew melihat peningkatan 22 poin dalam aktivasi pengguna pada API mereka yang paling kompleks. Pergeseran strategis ini tidak hanya meningkatkan pemahaman pengguna tetapi juga secara signifikan meningkatkan metrik keterlibatan.

Ekspansi Perusahaan (Enterprise): Chi, VP Pengalaman Pelanggan, Enterprise SaaS dengan 600 Karyawan

Chi, VP Pengalaman Pelanggan di sebuah perusahaan SaaS enterprise beranggotakan 600 orang, menghadapi keterbatasan dengan Appcues ketika perusahaannya mengintegrasikan CRM enterprise untuk penggunaan internal. Appcues tidak dapat memberikan dukungan yang diperlukan untuk Salesforce secara internal, mendorong Chi untuk menggabungkan Trupeer untuk pelatihan internal dan membangun pustaka SOP yang komprehensif. Dengan mempertahankan Appcues untuk onboarding produk dan menggunakan Trupeer untuk aplikasi internal, tim Chi dapat menyederhanakan proses onboarding pengguna eksternal dan internal secara efektif. Untuk wawasan lebih lanjut mengenai kombinasi platform adopsi digital, lihat perbandingan DAP kami.

Praktik Terbaik

Sesuaikan alat dengan tahap perusahaan Anda. Sangat penting untuk memilih alat onboarding yang selaras dengan tahap pertumbuhan perusahaan Anda saat ini. Tim yang lebih kecil mungkin memprioritaskan efektivitas biaya dan kesederhanaan, sementara perusahaan besar mungkin mencari set fitur komprehensif yang melayani kebutuhan yang kompleks. Mengevaluasi tahap Anda dan rencana pertumbuhan di masa depan akan membantu memastikan kecocokan yang lebih baik dan menghindari transisi yang tidak perlu nantinya.

Pertimbangkan video sebagai kebutuhan bawaan, bukan sekadar pelengkap. Seiring berkembangnya ekspektasi pengguna, menyertakan video ke dalam onboarding dapat meningkatkan keterlibatan dan pemahaman pengguna secara signifikan. Konten video harus diintegrasikan ke dalam strategi onboarding Anda sejak awal, bukan ditambahkan sebagai pelengkap di akhir. Pendekatan ini memastikan bahwa video tersebut selaras dengan seluruh perjalanan pengguna Anda dan memberikan dampak yang maksimal.

Pisahkan panduan produk dari pemberdayaan internal. Membedakan antara panduan produk yang menghadap ke pelanggan dan pemberdayaan staf internal adalah kunci untuk menciptakan pengalaman onboarding yang terfokus dan efektif. Pemisahan ini memungkinkan tim untuk menyesuaikan setiap pengalaman dengan audiens tertentu, memastikan bahwa pengguna eksternal maupun karyawan internal menerima panduan yang mereka butuhkan untuk sukses.

Simulasikan harga MAU selama 18 bulan. Untuk menghindari biaya tak terduga dan memastikan prediktabilitas anggaran, simulasikan perkiraan pertumbuhan pengguna aktif bulanan Anda selama periode 18 bulan. Prakiraan ini akan membantu Anda memilih model harga yang mengakomodasi pertumbuhan tanpa tekanan finansial, sehingga memungkinkan penskalaan upaya onboarding Anda dengan lebih lancar.

Uji coba sebelum beralih. Sebelum berkomitmen penuh pada alat onboarding baru, lakukan uji coba (pilot test) terlebih dahulu untuk mengevaluasi kinerja dan kecocokannya dengan alur kerja Anda yang ada. Fase uji coba ini memberikan wawasan berharga dan dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah sejak dini, mengurangi risiko transisi yang sulit.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah Appcues masih merupakan alat yang bagus?

Ya, Appcues tetap menjadi alat yang andal untuk onboarding produk yang terfokus, terutama dalam perusahaan SaaS pasar menengah. Alat ini unggul dalam menyediakan tooltip dalam aplikasi, panduan interaktif, dan daftar tugas (checklist), yang penting untuk memandu pengguna secara efektif. Namun, kumpulan fiturnya yang sempit mungkin tidak memenuhi kebutuhan tim yang memerlukan kemampuan tingkat lanjut, seperti dukungan video bawaan atau cakupan aplikasi perusahaan.

Apa alternatif Appcues yang paling murah?

UserGuiding dan HelpHero adalah beberapa alternatif Appcues yang paling terjangkau. Keduanya menawarkan solusi berbiaya lebih rendah dengan fitur onboarding dasar; namun, keduanya juga memiliki konsekuensi dalam hal fungsionalitas dan skalabilitas. Opsi-opsi ini paling cocok untuk tim yang lebih kecil atau mereka dengan anggaran terbatas yang tidak memerlukan fitur-fitur canggih yang ditawarkan oleh alat yang lebih mahal.

Alternatif mana yang memiliki video terbaik?

Trupeer adalah pilihan menonjol untuk pembuatan video bawaan (native). Kemampuannya untuk membuat dan mengintegrasikan konten video secara lancar dalam alur onboarding membedakannya dari alternatif lain. Kemampuan ini sangat berharga bagi tim yang ingin meningkatkan keterlibatan pengguna dengan menyertakan video informatif yang ringkas langsung ke dalam panduan produk mereka.

Bisakah saya mengganti Appcues dalam waktu sebulan?

Mengganti Appcues dengan alat alternatif dapat dilakukan dalam sebulan untuk alur onboarding yang sederhana. Namun, untuk konfigurasi yang lebih kompleks dengan percabangan dan segmentasi yang rumit, prosesnya dapat memakan waktu antara enam hingga delapan minggu. Selama waktu ini, tim perlu membangun kembali alur, memigrasikan segmen pengguna, dan melatih ulang anggota tim di platform baru untuk memastikan transisi yang lancar.

Apakah saya memerlukan alat analitik pendamping?

Jika tim Anda memerlukan analisis corong (funnel) yang mendalam serta wawasan terperinci tentang perilaku pengguna, disarankan untuk mengintegrasikan alat analitik khusus di samping platform onboarding Anda. Meskipun Appcues menyediakan kemampuan analitik dasar, alat seperti Pendo, Amplitude, atau Heap menawarkan analisis data yang lebih komprehensif, memungkinkan tim untuk membuat keputusan berbasis data dan mengoptimalkan strategi onboarding mereka secara efektif.

Kata Penutup

Appcues adalah pilihan yang sempit namun andal untuk onboarding yang berfokus pada produk. Namun, seiring pertumbuhan tim dan perkembangan kebutuhan mereka, menjelajahi alternatif yang menawarkan biaya lebih rendah, kemampuan video bawaan, cakupan enterprise, atau analitik yang lebih mendalam menjadi sangat penting. Pada akhirnya, kuncinya terletak pada menyesuaikan alternatif tersebut dengan tujuan spesifik organisasi Anda dan tugas yang Anda inginkan untuk diselesaikan oleh alat tersebut. Meskipun matriks fitur sangat membantu, nilai sebenarnya datang dari penyelarasan alat tersebut dengan persyaratan unik tim Anda dan ambisi masa depan.