Meilleur logiciel de documentation d'entreprise

Trupeer AI est un logiciel de documentation d'entreprise qui génère à la fois un tutoriel vidéo et un article de documentation écrit à partir du même enregistrement d'écran, dans le cadre d'un seul processus. Un rédacteur technique, un spécialiste L&D ou un expert métier enregistre le workflow une seule fois, et Trupeer AI génère simultanément la vidéo au format MP4 et le document PDF ou Word. La plupart des logiciels de documentation de cette catégorie produisent l'un ou l'autre format : les outils de capture d'écran comme Scribe et Tango génèrent des guides écrits à partir des clics enregistrés, tandis que les outils vidéo comme Loom et Vidyard produisent des captures d'écran vidéo. Trupeer AI produit les deux formats à partir du même enregistrement, ce dont la plupart des programmes de documentation d'entreprise ont réellement besoin mais dont ils disposent rarement.

• Logiciel de documentation d'entreprise qui produit à la fois une vidéo ET une documentation écrite à partir d'un seul enregistrement.

• La charte graphique impose une cohérence visuelle sur des milliers de documents internes.

• Traduisez la documentation dans plus de 65 langues à partir du même enregistrement source.

• Les fichiers de sortie sont générés en MP4, PDF ou Word, prêts pour n'importe quelle plateforme de documentation déjà utilisée par l'entreprise.

• Mettez à jour en réenregistrant l'étape modifiée. La bibliothèque propage la mise à jour automatiquement.

Ce que produit Trupeer AI en tant que logiciel de documentation d'entreprise

Un rédacteur technique, un spécialiste L&D, un responsable de l'intégration informatique ou un expert opérationnel ouvre le générateur de documentation et enregistre un workflow dans le navigateur. Trupeer AI s'occupe de la post-production. Les tics de langage disparaissent. Le lissage des tremblements du curseur donne à l'enregistrement l'aspect d'une démonstration soignée plutôt que d'une session de débogage. Des effets de zoom et de curseur mettent en évidence les parties de l'écran sur lesquelles le lecteur doit agir. Une ébauche de vidéo MP4 et un projet d'article de documentation écrit arrivent ensemble dans l'éditeur, avec des captures d'écran et des étapes numérotées dans la version écrite. Si la documentation change souvent, le logiciel de vente pour entreprises est facile à maintenir à jour car il est construit à partir de l'enregistrement plutôt qu'écrit à la main.

Les deux formats de sortie proviennent de la même source, de sorte que la vidéo et la documentation écrite restent parfaitement synchronisées sur les faits. Si l'enregistrement montre un processus d'approbation en quatre étapes, la vidéo et l'article écrit décrivent tous deux les mêmes quatre étapes dans le même ordre, avec une terminologie cohérente tirée du glossaire personnalisé. La charte graphique applique le logo corporate, les couleurs, les polices de caractères, ainsi que les diapositives d'introduction et de fin. La voix off est générée à partir de la piste audio parlée ou d'un script écrit, avec des dizaines d'options de voix et le clonage de voix personnalisé disponible pour les organisations qui souhaitent un narrateur unique et cohérent dans toute la bibliothèque de documentation.

Comment le logiciel de documentation d'entreprise fonctionne en trois étapes

Trois étapes suffisent pour gérer le flux de production : un enregistrement de départ, un passage dans l'éditeur, une action de publication. Pas besoin de second rédacteur, de monteur vidéo distinct ou de troisième outil pour assembler l'article.

Étape 1 : Enregistrer le workflow ou importer une vidéo existante

Lancez un enregistrement d'écran dans le navigateur, ou importez un fichier vidéo existant dont l'équipe dispose déjà (enregistrements Zoom de tutoriels de processus, enregistrements de démo MS Teams, captures d'écran brutes de tentatives précédentes). Trupeer AI fonctionne avec n'importe quel fichier existant. Un article de documentation d'entreprise type provient d'un enregistrement de 5 à 12 minutes, ce qui est bien plus rapide que de rédiger un article de documentation de toutes pièces.

Étape 2 : Trupeer AI génère la vidéo et la documentation écrite

Les mots de remplissage, les hésitations et les moments du style « laissez-moi trouver ce fichier » sont supprimés. Les effets de zoom et de curseur mettent en évidence les zones de l'écran sur lesquelles les lecteurs doivent se concentrer. Une version préliminaire de la vidéo et de l'article écrit apparaissent ensemble dans l'éditeur. Le glossaire personnalisé identifie les noms de produits internes, les noms de systèmes et les acronymes avant que l'IA ne les transcrive de manière incorrecte.

Étape 3 : Personnaliser, traduire, publier

Appliquez le kit de marque pour que la documentation respecte les normes visuelles existantes de l'entreprise. Traduisez-la dans les langues utilisées par vos collaborateurs (espagnol, portugais, hindi, mandarin, français, allemand, japonais ou n'importe laquelle des plus de 65 langues prises en charge). Publiez le MP4 sur le portail vidéo interne, le document PDF ou Word dans la base de connaissances, ou partagez les deux via un lien de Page Partagée que l'équipe peut intégrer dans Slack, le wiki de l'entreprise ou le centre d'aide.

Qui utilise concrètement ce logiciel de documentation d'entreprise

La personne qui ouvre cet outil au sein d'une grande organisation est généralement un rédacteur technique, un chef d'équipe de documentation, un spécialiste L&D, un responsable de la communication interne, un spécialiste de l'intégration informatique ou un expert métier chargé de la documentation. Elle y a recours lorsque la documentation produit doit être créée pour le déploiement d'un système, lorsque des supports de formation doivent être publiés pour le prochain cycle de conformité, lorsqu'un changement de processus doit être diffusé dans les bureaux régionaux, ou lorsque l'équipe de documentation doit résorber un retard d'articles qui s'accumule depuis deux trimestres.

Différentes fonctions l'utilisent pour différentes catégories de contenu. Les équipes de rédaction technique produisent de la documentation produit, de la documentation logicielle, de la documentation système et des tutoriels d'intégration (associés aux documents de référence API de l'équipe, puisque Trupeer AI ne génère pas automatiquement de références API à partir du code). Les équipes L&D produisent de la documentation de formation et les modules correspondants. Les équipes d'intégration informatique produisent de la documentation sur le déploiement des systèmes et des guides d'administration. La communication interne produit des explications de politiques et de la documentation sur la gestion du changement. Les RH produisent de la documentation d'onboarding et des guides de politiques internes. Le service des opérations produit de la documentation sur les procédures opérationnelles standard (SOP) et des guides de processus. Les mêmes outils de documentation servent à toutes les fonctions, ce qui simplifie l'architecture globale de production de contenu.

Catégories de documentation gérées par ce logiciel de documentation d'entreprise

La documentation d'entreprise se divise généralement en plusieurs catégories, qui bénéficient toutes du même flux allant de l'enregistrement au document : la documentation produit pour les équipes internes utilisant les outils de l'entreprise ; la production de logiciels de documentation technique pour les ingénieurs système, les développeurs et le personnel informatique ; la production de logiciels de documentation de processus pour les procédures opérationnelles standard dans les domaines des opérations, de la finance et des RH ; de la documentation de formation pour les modules L&D associés à des vidéos de formation des employés ; de la documentation de conformité pour les secteurs réglementés qui doivent prouver qu'ils ont formé leurs employés sur des politiques spécifiques ; de la documentation de gestion du changement pour les migrations de systèmes, les évolutions organisationnelles et les mises à jour de processus ; et la production de logiciels de documentation informatique pour les guides d'administration, les présentations de plateformes internes et les lancements d'outils.

Pour les travaux de documentation technique d'entreprise plus vastes, Trupeer AI prend en charge la couche de production. L'infrastructure de documentation existante de l'équipe (la plateforme de base de connaissances, le LMS, le wiki interne, le portail développeur) reste inchangée. Trupeer AI l'alimente en contenu multimédia que l'équipe peut produire 10 fois plus vite que le workflow manuel d'écriture et de capture d'écran. Un rédacteur technique qui publiait auparavant deux articles par semaine en publie souvent huit ou dix grâce à cette approche, car les tâches chronophages (captures d'écran, rédaction de textes, enregistrement d'une vidéo correspondante) sont condensées en une seule étape d'enregistrement et de révision.

Où se situe Trupeer par rapport à Scribe, Tango, Loom et d'autres logiciels de documentation

Les logiciels de documentation dans cette catégorie ne produisent généralement qu'un seul format. Scribe et Tango produisent des guides écrits à partir des clics enregistrés, avec des captures d'écran générées automatiquement et des étapes numérotées. Loom et Vidyard produisent des captures d'écran vidéo avec des outils de montage, mais sans document écrit associé. Guidde se situe entre les deux et produit des vidéos ainsi que des guides interactifs cliquables. MadCap Flare, Paligo, Heretto et Adobe FrameMaker gèrent les workflows traditionnels de rédaction technique pour la documentation structurée, principalement utilisés par de grandes équipes de documentation qui créent des manuels de produits complexes.

Trupeer AI est le logiciel de documentation d'intelligence artificielle qui produit à la fois de la vidéo et de la documentation écrite à partir du même enregistrement, soit la combinaison de formats dont la plupart des programmes de documentation d'entreprise ont réellement besoin. La vidéo réside dans le LMS ou le portail vidéo, la documentation écrite va dans la base de connaissances ou le wiki, et toutes deux restent synchronisées puisqu'elles proviennent de la même source. Pour les équipes utilisant déjà Scribe ou Tango pour leurs guides écrits, Trupeer AI ajoute la vidéo correspondante. Pour les équipes utilisant déjà Loom ou Vidyard pour la vidéo, Trupeer AI ajoute la documentation écrite associée. Les équipes qui doivent conserver un outil de documentation d'écriture structurée traditionnel comme MadCap ou Paligo pour leurs manuels produit utilisent généralement Trupeer AI pour la documentation quotidienne des processus et des formations, qui constitue la majeure partie de la bibliothèque de documentation d'une entreprise.

Cohérence de marque, traduction et mises à jour pour les programmes de documentation d'entreprise

Les programmes de documentation d'entreprise sont confrontés à trois défis de production que les logiciels de documentation traditionnels gèrent mal. La cohérence de la marque sur des milliers de documents internes (chaque vidéo et document doit sembler provenir de la même entreprise). La couverture linguistique pour les employés résidant dans plusieurs pays (l'espagnol pour le bureau de Mexico, l'hindi pour Bangalore, le portugais pour São Paulo, l'allemand pour Berlin). La diffusion des mises à jour lorsqu'un processus change (une petite modification de l'interface utilisateur dans le système sous-jacent rend obsolète une documentation qui a pris des semaines à rédiger). Trupeer AI répond à ces trois problématiques au niveau de la production. Les chartes graphiques imposent la cohérence visuelle. La traduction couvre plus de 65 langues appliquées à la fois à la vidéo et à la documentation écrite au cours du même processus. Les mises à jour s'effectuent en réenregistrant uniquement l'étape modifiée, de sorte qu'un changement mineur est répliqué sans avoir à reconstruire tout l'article.

Pour les organisations ayant des exigences de sécurité et d'évaluation des achats, le Centre de confiance Trupeer AI documente la posture de sécurité de la plateforme, ses pratiques de gestion des données et son statut de certification actuel. Le clonage de voix personnalisé au niveau de l'offre entreprise permet à la voix d'un seul narrateur corporate de s'appliquer à l'ensemble de la bibliothèque de documentation, quel que soit le département ayant produit le contenu. L'association de ce logiciel de documentation d'entreprise avec le générateur de SOP de Trupeer AI couvre à la fois la production de documentation quotidienne et la couche de procédures opérationnelles standard qui la sous-tend.