Créez des guides de processus en quelques secondes

Le créateur de guides de processus de Trupeer AI prend un enregistrement d'écran et produit à la fois une démonstration vidéo soignée et un guide écrit étape par étape à partir de la même tâche. L'équipe enregistre le flux de travail une seule fois, l'intelligence artificielle supprime les mots de remplissage, zoome sur les actions clés et rédige le document en parallèle. La plupart des outils obligent à choisir entre des outils de vidéo qui ne génèrent pas de documents ou des outils de capture d'écran qui ne produisent pas de vidéo. Trupeer AI fait les deux en une seule fois, ce qui est la véritable raison pour laquelle les équipes à la recherche d'un outil de guide de processus ne sont pas satisfaites de ce qui existe déjà sur le marché.

• Enregistrez une fois, obtenez la vidéo ainsi que le guide de processus écrit dans la même tâche.

• L'IA supprime les mots de remplissage, lisse les tremblements du curseur et zoome sur les parties de l'écran où se déroule l'action.

• Le kit de marque s'applique automatiquement : le logo, les couleurs, les polices de caractères et les diapositives d'introduction/fin correspondent au reste de la documentation de l'équipe.

• Traduisez le guide dans plus de 65 langues, appliquées à la fois à la vidéo et au document écrit.

• Mettez à jour en réenregistrant uniquement l'étape modifiée. Les deux formats se mettent à jour instantanément.

Ce que produit Trupeer AI pour un guide de processus

Une personne enregistre une démonstration d'écran du processus qu'elle souhaite documenter. Trupeer AI s'occupe de la postproduction. Les mots de remplissage et les moments du type « laissez-moi juste trouver le bon onglet » sont supprimés. Des effets de zoom mettent en valeur les parties de l'écran où se déroule l'action. Une ébauche de vidéo et une ébauche de guide écrit étape par étape arrivent dans la même tâche, de sorte que l'équipe n'a pas à maintenir deux sources d'information distinctes pour le même flux de travail. Cela couvre également les guides pratiques car les étapes sont capturées au fur et à mesure, vous n'avez pas besoin de les rédiger après coup.

Le format de sortie vidéo est le MP4, prêt pour le centre d'aide, le wiki interne ou le parcours d'intégration. Le format de sortie du document est le PDF ou Word, avec des étapes numérotées et des captures d'écran qui correspondent aux moments de la vidéo. Le kit de marque s'applique automatiquement : le logo, les couleurs, les polices de caractères, les diapositives d'introduction et de fin correspondent au reste de la bibliothèque de documentation de l'équipe. Le glossaire personnalisé gère les noms de produits internes que l'IA ne saurait pas épeler ou prononcer autrement. La mise en surbrillance du curseur, la mise au point sur une zone et le zoom automatique sur les interactions de l'interface utilisateur apparaissent dans le résultat de l'enregistrement d'écran par l'IA sans que personne n'ait à les ajouter manuellement.

Comment créer un guide de processus en trois étapes

Le flux complet nécessite un seul enregistrement et produit un contenu prêt à être diffusé. Pas d'outil de montage vidéo, pas d'étape de rédaction distincte, pas de travail de documentation à réaliser petit à petit au cours du trimestre suivant.

Étape 1 : Enregistrer ou importer le flux de travail

Lancez l'enregistrement dans le navigateur, capturez le flux de travail tel qu'il est réellement exécuté, ou importez un enregistrement d'écran existant à partir d'un autre outil. Un enregistrement de 10 minutes devient une vidéo de 3 à 5 minutes accompagnée d'un guide écrit structuré, car les éléments superflus sont supprimés lors du traitement. Plus l'enregistrement est riche, plus le guide de processus qui en ressort l'est également.

Étape 2 : Trupeer AI génère la vidéo et le guide écrit

Les mots de remplissage sont supprimés. Des effets de zoom et de curseur sont ajoutés là où ils aident le spectateur à suivre le travail. Une ébauche de vidéo et une ébauche de guide étape par étape s'affichent ensemble dans l'éditeur. Le glossaire personnalisé s'applique, de sorte que les noms de produits internes soient correctement orthographiés et prononcés dans les deux versions.

Étape 3 : Personnaliser, traduire et partager

Appliquez le kit de marque pour que le logo, les couleurs et les diapositives d'introduction/fin correspondent au reste des supports de l'équipe. Traduisez en espagnol, mandarin, hindi, portugais ou dans l'une des 65 langues parlées par l'entreprise. Diffusez ensuite via un lien de Page Partagée que l'équipe peut intégrer dans n'importe quelle base de connaissances, intranet, LMS ou centre d'aide.

Qui utilise réellement un créateur de guides de processus

La personne qui ouvre cet outil est généralement quelqu'un à qui l'on a demandé de documenter un flux de travail qu'elle a en tête : un CSM senior qui fait la même démonstration de produit à chaque appel de lancement, un responsable des opérations qui connaît le processus de clôture mieux que quiconque, un responsable du support qui a mémorisé l'arborescence des escalades. Constamment, les connaissances existent, la documentation n'existe pas, et la rédiger à partir de zéro est l'activité que personne ne veut faire. Trupeer AI permet à cette personne d'enregistrer le flux de travail une fois et de diffuser la documentation sous la forme d'un document soigné, au lieu de la placer dans une liste d'attente qui n'est jamais traitée.

Le même besoin se retrouve dans toutes les fonctions. Les opérations et les ingénieurs d'exploitation l'utilisent pour la documentation des processus internes. Les équipes de Customer Success l'utilisent pour les démonstrations d'intégration et les présentations détaillées des fonctionnalités. Les équipes de support l'utilisent pour les guides de dépannage et les procédures de gestion des incidents. Les équipes RH l'utilisent pour les flux d'intégration des employés, l'inscription aux avantages sociaux et les explications de politiques. Les équipes marketing et produit l'utilisent pour expliquer les fonctionnalités et pour les contenus pratiques destinés aux clients. Les formateurs et responsables de formation l'utilisent pour élaborer le contenu procédural qui sous-tend leurs programmes de formation.

Types de contenu de guide de processus gérés par Trupeer AI

Un guide de processus est toute explication structurée de la manière de réaliser une tâche, avec les étapes présentées dans l'ordre où elles doivent être exécutées. Le format varie selon le contexte : un article de centre d'aide peut nécessiter un guide écrit étape par étape avec des captures d'écran, un parcours d'intégration d'un nouvel employé peut exiger une démonstration vidéo accompagnée d'un guide écrit, et une présentation de Customer Success peut avoir besoin d'une vidéo de 3 minutes intégrée dans un e-mail. Trupeer AI gère tous ces cas à partir du même enregistrement, car le même matériel source peut être exporté sous plusieurs formats en fonction du public visé.

Les catégories qui reviennent le plus souvent : les démonstrations de logiciels (comment utiliser une fonctionnalité spécifique), les procédures opérationnelles (comment exécuter un flux de travail spécifique), le contenu de formation (comment l'équipe gère une tâche récurrente), le contenu pratique destiné aux clients (comment le client atteint son objectif dans le produit) et la documentation de conformité (preuve qu'un processus a été correctement exécuté). Le même enregistrement de base produit tous ces éléments, la seule différence résidant dans le public pour lequel le kit de marque, la langue et la longueur sont ajustés. C'est la différence structurelle entre l'utilisation d'un modèle de guide de processus téléchargé sur Google et l'utilisation d'un créateur de guide de processus qui génère le contenu à partir du travail réel. Un modèle de guide étape par étape peut donner un cadre à l'équipe ; un modèle de guide étape par étape rempli par l'IA lui donne du contenu prêt à l'emploi. Les équipes qui ont commencé par un modèle de guide de processus migrent généralement vers Trupeer AI dès qu'elles réalisent que le modèle était la partie la plus facile.

Où se situe Trupeer AI par rapport à Loom, Scribe et la documentation manuelle

La plupart des outils existants imposent un compromis. Loom, Vidyard et ScreenPal enregistrent très bien la vidéo mais ne produisent pas de guide écrit structuré. Scribe, Tango et Guidde produisent des guides écrits étape par étape avec des captures d'écran mais ne génèrent pas de vidéo soignée en parallèle. La documentation manuelle produit les deux à terme, mais coûte des heures de rédaction par guide. Trupeer AI fait les deux en une seule fois, car le même enregistrement alimente les deux rendus : la vidéo est la version nettoyée de l'enregistrement, le guide écrit est la transcription structurée intégrant des captures d'écran de la même source.

Cette approche à double rendu est importante car des publics différents souhaitent des formats différents. Un ingénieur senior recherchant une procédure spécifique veut parcourir rapidement un guide écrit ; une nouvelle recrue découvrant cette même procédure pour la première fois veut voir la vidéo ; une équipe mondiale a besoin du même contenu en cinq langues ; et un centre d'aide a besoin d'une vidéo à intégrer ainsi que d'une version écrite à copier-coller pour le même article. Un seul enregistrement couvrant tous ces cas d'usage est plus rapide que de produire chacun d'eux séparément, et la question du format n'impose plus de choisir entre la vidéo et le document.

Mises à jour et traduction : gardez vos guides de processus à jour au fil des évolutions

Les guides de processus se périment rapidement car les logiciels évoluent. Une mise à jour de l'interface utilisateur rend la démonstration obsolète, une nouvelle fonctionnalité perturbe la procédure, un changement de flux de travail casse l'ensemble du guide. La plupart des équipes gèrent cela en laissant discrètement la documentation dériver et en s'excusant quand quelqu'un s'en aperçoit. Trupeer AI résout ce problème en vous permettant de réenregistrer uniquement l'étape qui a changé. L'IA ne traite à nouveau que ce segment, et la vidéo ainsi que le guide écrit se mettent à jour instantanément. Tout lien de Page Partagée que l'équipe a partagé le trimestre dernier affiche désormais automatiquement la version actuelle.

Pour les équipes internationales, la traduction supprime la barrière de la langue. Le même guide de processus est accessible à l'équipe de Madrid en espagnol, à celle de Tokyo en japonais et à celle de Berlin en allemand, à partir du même enregistrement source, au cours de la même semaine. La traduction s'applique à la fois à la voix off de la vidéo et à la documentation écrite, en intégrant le kit de marque, le glossaire et le texte à l'écran. Associer le créateur de guides de processus au générateur de SOP par IA de Trupeer permet de couvrir les procédures opérationnelles standard qui sous-tendent les flux de travail enregistrés.