Outil automatisé de création, de mise à jour et de distribution de documentation

L'outil de documentation automatisu00e9 de Trupeer AI gu00e8re les trois u00e9tapes ou00f9 la documentation pu00eache habituellement : la cru00e9ation, les mises u00e0 jour et la distribution. Enregistrez un flux de travail une seule fois. L'IA gu00e9nu00e8re une vidu00e9o soignu00e9e ainsi qu'un document u00e9crit. Ru00e9enregistrez les parties modifiu00e9es lorsque le flux de travail u00e9volue. Partagez le ru00e9sultat via un lien unique personnalisu00e9 aux couleurs de votre marque qui se met u00e0 jour automatiquement. La plupart des projets de documentation u00e9chouent u00e0 la deuxiu00e8me ou troisiu00e8me u00e9tape, pas u00e0 la premiu00e8re, c'est pourquoi les logiciels d'automatisation de documents traditionnels facilitent la cru00e9ation mais laissent aux u00e9quipes le soin de tout maintenir et distribuer manuellement.

• Automatisation de bout en bout du flux de travail documentaire : enregistrez une fois, gu00e9nu00e9rez ensemble la vidu00e9o et la documentation u00e9crite.

• Mise u00e0 jour par ru00e9enregistrement de la seule section modifiu00e9e. Le reste du document reste inchangu00e9. Pas besoin de repartir de zu00e9ro.

• Distribuez via un lien de Page Partagu00e9e personnalisu00e9 qui s'intu00e8gre dans Slack, l'intranet, le LMS ou tout autre endroit ou00f9 l'entreprise partage du00e9ju00e0 du contenu.

• Plus de 65 langues pour les u00e9quipes mondiales. La traduction s'applique u00e0 la fois u00e0 la vidu00e9o et au document au cours de la mu00eame opu00e9ration.

• Avatars IA et voix off disponibles lorsque la personne ayant ru00e9alisu00e9 l'enregistrement d'origine n'est pas disponible.

Cru00e9ation : enregistrez une fois, obtenez une vidu00e9o soignu00e9e et un document u00e9crit associu00e9

La cru00e9ation de documentation signifie gu00e9nu00e9ralement que quelqu'un ru00e9dige un brouillon, qu'une autre personne enregistre une capture d'u00e9cran su00e9paru00e9ment et qu'une troisiu00e8me tente de les harmoniser. Trupeer AI condense tout cela en une seule tu00e2che. Enregistrez une du00e9monstration d'u00e9cran, une explication face camu00e9ra ou importez une su00e9quence existante. L'IA supprime les tics de langage, fluidifie les saccades de la souris, ajoute des effets de zoom lu00e0 ou00f9 ils aident le spectateur et gu00e9nu00e8re simultanu00e9ment un projet de vidu00e9o et un projet de document u00e9crit.

Le rendu vidu00e9o est au format MP4. Le document est au format PDF ou Word, pru00eat u00e0 u00eatre transmis u00e0 un relecteur ou intu00e9gru00e9 dans la base de connaissances. La charte graphique s'applique automatiquement : le logo de l'entreprise, les couleurs, les polices, les diapositives d'introduction et de fin correspondent tous au reste de la bibliothu00e8que de documentation de l'entreprise, sans l'intervention d'un graphiste. Les noms de produits et la terminologie de la marque restent cohu00e9rents gru00e2ce u00e0 un glossaire personnalisu00e9, u00e9vitant ainsi que les noms d'outils internes ne soient corrigu00e9s automatiquement de maniu00e8re aberrante, que ce soit dans la voix off de la vidu00e9o ou dans le guide u00e9crit. La couche d'enregistrement d'u00e9cran IA gu00e8re la mise en surbrillance du curseur, la mise au point sur une zone et le zoom automatique lors des interactions avec l'interface utilisateur, ce que la plupart des outils d'automatisation documentaire ignorent ou font mal.

Mise u00e0 jour : ru00e9enregistrez la section modifiu00e9e, conservez le reste

La plupart des logiciels d'automatisation de documents traitent les mises u00e0 jour comme une ru00e9u00e9criture de contenu. Trupeer AI les traite comme une ru00e9gu00e9nu00e9ration. Lorsque le flux de travail sous-jacent change, l'auteur initial enregistre uniquement la section qui a u00e9tu00e9 modifiu00e9e. L'IA ne traite u00e0 nouveau que ce segment. Le document se met u00e0 jour directement. La vidu00e9o se met u00e0 jour directement. Le lien de la Page Partagu00e9e distribuu00e9 par l'u00e9quipe au trimestre dernier renvoie du00e9sormais vers la version actuelle, de sorte que toute personne ayant mis le lien d'origine en favori ou l'ayant intu00e9gru00e9 dans le wiki de son u00e9quipe accu00e8de au nouveau contenu sans aucune du00e9marche manuelle.

C'est lu00e0 que l'automatisation de documents par l'IA ru00e9vu00e8le sa valeur dans l'automatisation des documents d'entreprise. Les ajustements de flux de travail, les modifications d'interface utilisateur, les mises u00e0 jour ru00e9glementaires et les lancements de nouvelles fonctionnalitu00e9s brisent tous la documentation de la mu00eame maniu00e8re : une u00e9tape au milieu d'un processus qui en compte dix est modifiu00e9e, et l'ancienne documentation devient alors trompeuse au lieu d'u00eatre simplement incomplu00e8te. Une documentation trompeuse est pire que pas de documentation du tout. Le processus de ru00e9enregistrement de la seule partie modifiu00e9e maintient la documentation u00e0 jour sans obliger l'u00e9quipe u00e0 choisir entre "tout mettre u00e0 jour" et "laisser des erreurs". Ce modu00e8le de mise u00e0 jour est ce que la plupart des du00e9ploiements d'automatisation de documents en entreprise essaient de concevoir et parviennent rarement u00e0 ru00e9aliser.

Distribution : un lien personnalisu00e9 unique qui se met u00e0 jour automatiquement

Trupeer AI livre chaque vidu00e9o et document sous forme de Page Partagu00e9e : une page d'atterrissage personnalisu00e9e avec le logo de l'entreprise, une vidu00e9o et un document intu00e9gru00e9s, ainsi qu'un lien d'appel u00e0 l'action que l'u00e9quipe peut personnaliser selon son public. Le lien s'intu00e8gre partout. Il peut u00eatre insu00e9ru00e9 dans la base de connaissances, publiu00e9 dans Slack, placu00e9 dans un article de centre d'aide ou envoyu00e9 directement u00e0 l'u00e9quipe ou au client qui a besoin de la documentation. Un seul lien au lieu de cinq endroits diffu00e9rents pour hu00e9berger le mu00eame contenu.

Pour les u00e9quipes du00e9ployu00e9es u00e0 l'international, la traduction de Trupeer AI prend en charge plus de 65 langues, appliquu00e9e u00e0 la fois u00e0 la vidu00e9o et au document lors de la mu00eame opu00e9ration. Le bureau de Madrid dispose de la version espagnole. Tokyo l'obtient en japonais. Berlin l'obtient en allemand. Le tout u00e0 partir du mu00eame enregistrement source, au cours de la mu00eame semaine. La traduction importe plus pour la documentation que pour la plupart des autres types de contenus, car des instructions mal comprises gu00e9nu00e8rent de ru00e9els problu00e8mes en cascade : une u00e9tape de processus mal exu00e9cutu00e9e, une fonctionnalitu00e9 mal configuru00e9e ou un ru00e9sultat d'audit qui nu00e9cessite une semaine de recherches. Les solutions d'automatisation de documents qui font l'impasse sur la dimension de traduction finissent par obliger les u00e9quipes internationales u00e0 travailler en anglais ou u00e0 recru00e9er localement la documentation, ce qui va u00e0 l'encontre de l'objectif mu00eame de centralisation de la documentation.

Comment fonctionne l'automatisation de la documentation en trois u00e9tapes

Le flux complet d'automatisation du processus documentaire s'appuie sur un seul enregistrement pour produire un contenu pru00eat u00e0 l'emploi. Pas de monteur vidu00e9o, pas d'u00e9tape de ru00e9daction su00e9paru00e9e, pas de difficultu00e9s de distribution.

u00c9tape 1 : Enregistrez le flux de travail u00e0 l'u00e9cran

Lancez l'enregistrement dans le navigateur, capturez la tu00e2che telle qu'elle est ru00e9ellement effectuu00e9e ou importez une vidu00e9o existante. L'IA travaille u00e0 partir de ce qui est enregistru00e9. Pas d'u00e9tape de ru00e9daction de script distincte, pas de pru00e9paratifs contraignants. Plus l'enregistrement est riche (avec plus de contexte, plus de du00e9tails), plus la documentation ru00e9sultante sera complu00e8te.

u00c9tape 2 : Trupeer AI gu00e9nu00e8re la vidu00e9o et le document

Les tics de langage sont supprimu00e9s. Des effets de zoom et de curseur sont ajoutu00e9s lu00e0 ou00f9 ils aident l'utilisateur u00e0 suivre la du00e9monstration. Un projet de vidu00e9o et un projet de document u00e9crit apparaissent simultanu00e9ment dans l'u00e9diteur. Le glossaire personnalisu00e9 est appliquu00e9, ce qui garantit que les noms de produits internes soient correctement u00e9crits et prononcu00e9s dans les deux formats de sortie.

u00c9tape 3 : Personnalisez aux couleurs de la marque, traduisez et distribuez

Appliquez le kit de marque afin que le logo de l'entreprise, les couleurs et les diapositives d'introduction et de fin correspondent au reste de la bibliothu00e8que de documentation. Traduisez en espagnol, mandarin, hindi, portugais ou dans l'une des 65+ langues parlu00e9es au sein de l'entreprise. Envoyez ensuite le tout via un lien de Page Partagu00e9e que l'u00e9quipe peut intu00e9grer dans n'importe quelle base de connaissances, intranet, LMS ou centre d'aide.

Qui utilise ru00e9ellement un outil de documentation automatisu00e9 ?

L'utilisateur type de cet outil est gu00e9nu00e9ralement un responsable de la documentation ou un directeur des opu00e9rations dans une entreprise ou00f9 la documentation fait l'objet de ru00e9clamations ru00e9currentes depuis au moins un an. Le schu00e9ma est classique : l'entreprise a essayu00e9 deux ou trois plateformes d'automatisation de documents diffu00e9rentes, a optu00e9 pour un wiki ou un centre d'aide pour le stockage, et s'est retrouvu00e9e bloquu00e9e sur le problu00e8me initial de la production effective de la documentation censu00e9e alimenter ces systu00e8mes. Trupeer AI comble cette lacune de production.

Ce mu00eame schu00e9ma se retrouve dans diffu00e9rents rôles. Les u00e9quipes informatiques l'adoptent comme outil de documentation informatique couvrant les systu00e8mes internes, les du00e9ploiements de logiciels et les guides de ru00e9solution d'incidents. Les responsables des opu00e9rations de vente l'utilisent pour l'automatisation des documents liu00e9s au CRM, afin de du00e9tailler l'utilisation correcte du CRM dans diffu00e9rentes ru00e9gions. Les responsables du support l'utilisent pour maintenir u00e0 jour les documentations d'aide destinu00e9es aux clients u00e0 mesure que le produit u00e9volue. Les responsables de l'ingu00e9nierie s'en servent comme d'un outil de documentation des processus, illustrant le fonctionnement ru00e9el des flux de travail de l'u00e9quipe plutu00f4t que la maniu00e8re dont ils avaient u00e9tu00e9 initialement conu00e7us. Certaines u00e9quipes le considu00e8rent comme leur plateforme principale d'automatisation de documents, tandis que d'autres l'utilisent en complu00e9ment d'outils d'automatisation de documents existants dans lesquels elles ont du00e9ju00e0 investi.

Cas d'usage pour l'automatisation de documents en entreprise

L'automatisation documentaire en entreprise commence gu00e9nu00e9ralement par le contenu le plus ru00e9pu00e9titif. La documentation des processus couvre les flux de travail qui sont expliquu00e9s aux nouvelles recrues u00e0 chaque trimestre. L'automatisation des documents commerciaux couvre les connaissances sur les produits dont les u00e9quipes commerciales ont besoin u00e0 chaque nouvelle version. L'automatisation des documents CRM du00e9crit la fau00e7on dont l'entreprise exploite ru00e9ellement son CRM, ce qui diffu00e8re toujours de l'utilisation thu00e9orique pru00e9conisu00e9e par le fournisseur. Plus largement, pour l'automatisation des documents professionnels, la pratique la plus courante consiste u00e0 commencer par la documentation qui a du00e9ju00e0 fait ses preuves mais qui est tout simplement obsolu00e8te. L'u00e9quipe propriu00e9taire de la documentation sait ce qui ne va pas. Elle n'a pas besoin d'aide pour hiu00e9rarchiser ses prioritu00e9s. Elle a besoin d'aide pour produire.

Les bu00e9nu00e9fices de l'automatisation documentaire se multiplient du00e8s lors que l'u00e9quipe ru00e9alise qu'elle peut actualiser la documentation existante par simple ru00e9enregistrement, au lieu de devoir ru00e9u00e9crire complu00e8tement le contenu u00e0 chaque mise u00e0 jour. Au bout du troisiu00e8me ou quatriu00e8me cycle de ru00e9enregistrement, l'u00e9quipe commence u00e0 considu00e9rer la documentation comme un actif vivant et non plus comme un livrable ponctuel. Cette u00e9volution constitue le vu00e9ritable changement structurel que ces outils sont censu00e9s encourager. L'automatisation intelligente des documents prouve sa valeur lorsque l'u00e9quipe est capable de mau00eetriser le flux de travail complet sans session de formation pru00e9alable. Le processus d'automatisation des documents de Trupeer AI s'apprend en une quinzaine de minutes de bout en bout. L'u00e9tape la plus longue est gu00e9nu00e9ralement le premier enregistrement, car l'u00e9quipe du00e9termine encore ce qu'elle doit inclure. Au dixiu00e8me enregistrement, la documentation n'est plus peru00e7ue comme une contrainte mais devient une habitude de travail. Ce changement d'habitude est ce qui distingue un logiciel d'automatisation documentaire intuitif d'un simple enregistreur d'u00e9cran classique. L'association de l'outil de gu00e9nu00e9ration au gu00e9nu00e9rateur de SOP de Trupeer AI permet de couvrir la documentation de procu00e9dures associu00e9e aux flux de travail enregistru00e9s.