Outil automatisé de création, de mise à jour et de distribution de documentation

L'outil de documentation automatisée de Trupeer AI gère les trois étapes où la documentation échoue généralement : la création, les mises à jour et la distribution. Enregistrez un flux de travail une seule fois. L'IA génère une vidéo soignée ainsi qu'un document écrit. Réenregistrez les parties modifiées lorsque le flux de travail évolue. Partagez le résultat via un lien unique personnalisé aux couleurs de votre marque qui se met à jour instantanément. La plupart des projets de documentation échouent à la deuxième ou troisième étape, et non à la première, c'est pourquoi les logiciels de création automatique de documents traditionnels facilitent la création mais laissent les équipes gérer manuellement la maintenance et la distribution de tout le reste.

• Automatisation de bout en bout des flux de travail documentaires : enregistrez une fois, générez ensemble la vidéo et la documentation écrite.

• Mise à jour par réenregistrement de la seule section modifiée. Le reste du document reste inchangé. Pas besoin de repartir de zéro.

• Distribution via un lien de Page Partagée personnalisée qui s'intègre dans Slack, l'intranet, le LMS, ou partout où l'entreprise partage déjà du contenu.

• Plus de 65 langues pour les équipes mondiales. La traduction s'applique à la fois à la vidéo et au document au cours de la même opération.

• Avatars et voix off IA disponibles lorsque l'enregistreur d'origine n'est pas disponible.

Création : enregistrez une fois, obtenez ensemble une vidéo soignée et un document écrit

La création de documentation signifie généralement que quelqu'un rédige un brouillon, qu'un autre enregistre une capture d'écran séparément, et qu'une troisième personne tente de les aligner. Trupeer AI condense tout cela en une seule tâche. Enregistrez une démonstration d'écran, une explication face caméra ou importez une vidéo existante. L'IA supprime les tics de langage, fluidifie les tremblements du curseur, ajoute des effets de zoom là où ils sont utiles pour le spectateur et génère simultanément un projet de vidéo et un projet de document écrit.

La vidéo générée est au format MP4. Le document généré est au format PDF ou Word, prêt à être transmis à un relecteur ou intégré dans la base de connaissances. Votre charte graphique s'applique automatiquement : le logo de l'entreprise, les couleurs, les polices, ainsi que les diapositives d'introduction et de fin s'alignent sur le reste de la bibliothèque de documentation de l'entreprise, sans avoir besoin d'un designer. Les noms de produits et la terminologie de la marque restent cohérents grâce à un glossaire personnalisé, évitant ainsi que les noms d'outils internes ne soient corrigés automatiquement en termes absurdes, que ce soit dans la voix off de la vidéo ou dans le guide écrit. La couche d'enregistrement d'écran IA gère la mise en surbrillance du curseur, la mise au point sur des zones précises et le zoom automatique sur les interactions de l'interface utilisateur, soit exactement ce que la plupart des outils d'automatisation de documents omettent ou font mal.

Mise à jour : réenregistrez la section modifiée, conservez le reste

La plupart des logiciels d'automatisation de documents traitent les mises à jour comme une réécriture de contenu. Trupeer AI les traite comme une régénération. Lorsque le flux de travail sous-jacent change, l'auteur d'origine enregistre simplement la section qui a changé. L'IA retraite uniquement ce segment. Le document se met à jour sur place. La vidéo se met à jour sur place. Le lien de la Page Partagée que l'équipe a distribué le trimestre dernier pointe désormais vers la version actuelle, de sorte que toute personne ayant enregistré le lien original ou l'ayant intégré dans le wiki de son équipe accède au nouveau contenu sans aucune démarche manuelle.

C'est là que l'automatisation de documents par IA se révèle réellement payante dans le cadre de l'automatisation des documents d'entreprise. Les modifications de flux de travail, les changements d'interface graphique, les mises à jour réglementaires et les lancements de fonctionnalités produit perturbent tous la documentation de la même manière : une étape au milieu d'un processus en 10 étapes change, et l'ancienne documentation devient alors trompeuse plutôt que simplement incomplète. Une documentation trompeuse est pire que pas de documentation. Le flux consistant à réenregistrer uniquement la partie modifiée maintient la documentation à jour sans forcer l'équipe à choisir entre « tout mettre à jour » et « laisser une information erronée ». Ce modèle de mise à jour est ce que la plupart des déploiements d'automatisation de documents en entreprise essaient de concevoir et parviennent rarement à concrétiser.

Distribution : un lien personnalisé aux couleurs de la marque qui se met à jour instantanément

Trupeer AI livre chaque vidéo et document sous la forme d'une Page Partagée : une page de destination personnalisée avec le logo de l'entreprise, une vidéo et un document intégrés, ainsi qu'un lien d'appel à l'action que l'équipe peut personnaliser selon l'audience. Le lien s'intègre partout. Inséré dans la base de connaissances, publié dans Slack, glissé dans un article de centre d'aide, ou envoyé directement à l'équipe ou au client qui a besoin de la documentation. Un seul lien au lieu de cinq endroits différents pour héberger le même contenu.

Pour les équipes mondiales, la traduction de Trupeer AI prend en charge plus de 65 langues, s'appliquant à la fois à la vidéo et au document au cours d'un même traitement. Le bureau de Madrid dispose de la version espagnole. Tokyo de la version japonaise. Berlin de la version allemande. Le tout à partir du même enregistrement source, la même semaine. La traduction importe plus pour la documentation que pour la plupart des autres types de contenu, car des instructions mal comprises créent de réels problèmes en aval : une étape de processus mal exécutée, une fonctionnalité mal configurée ou un constat d'audit qui prend une semaine à résoudre. Les solutions d'automatisation de documents qui font l'impasse sur la brique de traduction finissent par obliger les équipes internationales à travailler en anglais ou à recréer la documentation localement, ce qui va à l'encontre du principe même de centralisation du travail de documentation.

Comment fonctionne la documentation automatisée en trois étapes

Le flux complet d'automatisation de documents nécessite un seul enregistrement et produit un contenu prêt à être diffusé. Pas de monteur vidéo, pas d'étape de documentation distincte, pas de précipitation pour la distribution.

Étape 1 : Enregistrez le flux de travail à l'écran

Lancez l'enregistrement dans le navigateur, capturez le processus tel qu'il est réellement effectué, ou importez une vidéo existante. L'IA travaille sur ce qui est enregistré. Pas de phase d'écriture de script distincte, pas de surcoût de préparation. Plus l'enregistrement est riche (plus de contexte, plus de détails), plus la documentation finale sera complète.

Étape 2 : Trupeer AI génère la vidéo et le document

Les tics de langage sont supprimés. Des effets de zoom et de curseur sont ajoutés là où ils aident le spectateur à suivre le processus. Une version préliminaire de la vidéo et du document écrit s'affichent ensemble dans l'éditeur. Le glossaire personnalisé est appliqué, de sorte que les noms de produits internes sont correctement orthographiés et prononcés dans les deux formats.

Étape 3 : Personnalisez, traduisez et distribuez

Appliquez la charte graphique pour que le logo de l'entreprise, ses couleurs ainsi que les diapositives d'introduction et de fin s'alignent sur le reste de votre bibliothèque documentaire. Traduisez en espagnol, mandarin, hindi, portugais ou dans l'une des plus de 65 langues parlées au sein de l'entreprise. Diffusez ensuite l'ensemble via un lien de Page Partagée que l'équipe peut intégrer dans n'importe quelle base de connaissances, intranet, LMS ou centre d'aide.

Qui utilise réellement un outil d'automatisation documentaire

La personne qui ouvre cet outil est généralement un responsable de la documentation ou un directeur des opérations dans une entreprise où la documentation fait l'objet de réclamations récurrentes depuis au moins un an. Le schéma est classique : l'entreprise a testé deux ou trois plateformes d'automatisation de documents différentes, a choisi un wiki ou un centre d'aide pour le stockage, et s'est retrouvée bloquée face au problème en amont de la production effective de la documentation censée alimenter ces systèmes. Trupeer AI vient combler cette lacune de production.

On retrouve la même tendance pour différents rôles. Les équipes informatiques s'en servent comme d'un outil de documentation informatique couvrant les systèmes internes, les déploiements de logiciels et les procédures d'incident. Les responsables des opérations commerciales l'utilisent pour l'automatisation des documents CRM, en détaillant comment utiliser correctement le CRM selon les régions. Les responsables de l'assistance l'utilisent pour maintenir à jour la documentation d'aide destinée aux clients au fur et à mesure de l'évolution du produit. Les responsables de l'ingénierie s'en servent comme d'un outil de documentation des processus, en saisissant le fonctionnement réel des flux de travail de l'équipe plutôt que la façon dont ils ont été conçus au départ. Certaines équipes l'utilisent comme plateforme principale d'automatisation de documents, tandis que d'autres s'en servent en complément d'outils de documentation automatique déjà en place.

Cas d'usage pour l'automatisation de documents en entreprise

L'automatisation documentaire en entreprise commence généralement par le contenu le plus répétitif. La documentation des processus couvre les flux de travail qui sont expliqués aux nouvelles recrues chaque trimestre. L'automatisation des documents de vente couvre les contenus de connaissances sur les produits dont les équipes commerciales ont besoin après chaque nouvelle version. L'automatisation des documents CRM couvre l'utilisation concrète que l'entreprise fait de son CRM, qui diffère toujours de ce que préconise la documentation du fournisseur. Plus largement, pour l'automatisation des processus documentaires, l'approche la plus fréquente consiste à commencer par la documentation dont l'utilité est avérée mais qui est tout simplement obsolète. L'équipe propriétaire de la documentation sait ce qui ne va pas. Elle n'a pas besoin d'aide pour prioriser, elle a besoin d'aide pour produire.

Les bénéfices de l'automatisation de documents se multiplient dès lors que l'équipe réalise qu'elle peut mettre à jour la documentation existante par simple réenregistrement, au lieu de traiter chaque mise à jour comme une réécriture complète. Dès le troisième ou quatrième cycle de réenregistrement, l'équipe commence à traiter la documentation comme un actif vivant et non plus comme un livrable ponctuel. Cette transition représente le véritable changement structurel que ces outils sont censés permettre. L'automatisation intelligente des documents prend tout son sens lorsque l'équipe peut exécuter l'ensemble du flux sans session de formation préalable. L'apprentissage de bout en bout du processus d'automatisation documentaire de Trupeer AI prend environ quinze minutes. La partie la plus longue reste généralement le premier enregistrement, car l'équipe s'interroge encore sur les éléments à y inclure. Dès le dixième, la documentation cesse d'être perçue comme un projet pour devenir une habitude. Ce changement d'habitude est ce qui distingue un logiciel d'automatisation documentaire intuitif d'un simple enregistreur d'écran enrichi. Associer le générateur avec le générateur de SOP de Trupeer AI permet de couvrir la documentation procédurale sous-jacente aux flux de travail enregistrés.