SharePoint
Exporter les SOP vers SharePoint
Exporter les SOP vers SharePoint sous forme de guides et vidéos intégrés, de liens directs ou de fichiers Word et PDF, afin que les procédures soient disponibles là où votre organisation travaille déjà.
Intégrez une vidéo Trupeer dans SharePoint
Dans Trupeer, ouvrez la vidéo que vous souhaitez intégrer.
Cliquez sur Partager, puis sélectionnez Intégrer.
Copiez le lien ou le code d’intégration.
Ouvrez votre site SharePoint et modifiez la page.
Ajoutez un module d’intégration ou un Web Part, puis collez le code d’intégration à l’endroit où vous voulez afficher la vidéo.
La vidéo s’affichera directement dans votre contenu SharePoint pour que les visiteurs puissent y accéder.
Pour en savoir plus sur l’activation du partage de vidéos dans Trupeer, consultez Comment publier ma vidéo ?.
Exportez vos SOP vers SharePoint afin que vos procédures vivent là où votre organisation travaille déjà : enregistrez un processus une fois dans Trupeer, puis publiez la SOP sur SharePoint sous forme de guide et de vidéo intégrés, d’un lien ou d’un fichier Word ou PDF.
De nombreuses organisations conservent leurs politiques et procédures dans SharePoint. C’est l’intranet que les équipes connaissent : c’est là que les bibliothèques de documents, les autorisations et la conservation sont déjà configurées, et c’est aussi là que les auditeurs s’attendent à trouver des documents contrôlés. Le problème, c’est d’y faire entrer de bonnes SOP. Rédiger des procédures à la main prend des semaines, les captures d’écran deviennent rapidement obsolètes et les versions mises à jour finissent dispersées entre différents sites et bibliothèques. Trupeer génère la SOP à partir d’un enregistrement et vous propose plusieurs façons de la mettre dans SharePoint : ainsi, la procédure que les équipes trouvent sur l’intranet est claire, visuelle et à jour.
Différentes façons d’exporter des SOP vers SharePoint
Méthode | Ce qui apparaît dans SharePoint | Idéal pour |
|---|---|---|
Intégrer sur une page SharePoint | La vidéo et le guide de la SOP dans une page moderne, via le module d’intégration | Les hubs de processus, les sites d’équipe et les pages d’onboarding |
Lien depuis une page ou une bibliothèque | Un lien vers la SOP en direct dans Trupeer | Les références rapides où la dernière version doit toujours s’afficher |
Exporter en Word ou PDF | Un fichier dans une bibliothèque de documents SharePoint | Les documents contrôlés, les fichiers d’audit et les politiques de conservation |
Beaucoup d’équipes combinent les deux : une visite guidée intégrée sur la page d’équipe pour un usage au quotidien, et un PDF dans la bibliothèque de documents contrôlés pour l’audit.
Comment exporter une SOP vers SharePoint
Créez la SOP dans Trupeer en enregistrant le processus une seule fois, ou en téléversant un enregistrement que vous avez déjà ; découvrez comment convertir un enregistrement d’écran en SOP.
Révisez et validez la SOP, en ajoutant des règles métier, des exceptions et les informations du responsable.
Choisissez comment la publier : copiez le code d’intégration ou le lien, ou exportez la SOP sous forme de fichier Word ou PDF.
Ajoutez-la à SharePoint : collez le code d’intégration dans un module d’intégration sur une page moderne, ajoutez le lien à une page ou à Quick Links, ou téléversez le fichier dans une bibliothèque de documents.
Définissez les autorisations et les métadonnées dans SharePoint comme pour tout document contrôlé.
Exporter une SOP en fichier pour une bibliothèque SharePoint
Dans Trupeer, ouvrez la SOP et exportez-la en fichier Word ou PDF.
Dans SharePoint, ouvrez la bibliothèque de documents où vos procédures sont conservées.
Téléversez le fichier et ajoutez vos métadonnées habituelles, comme le responsable, la version et la date de révision.
Garder les SOP SharePoint à jour
Le plus grand risque avec les SOP sur un intranet, c’est que la copie que les équipes trouvent soit obsolète. Deux habitudes aident :
Préférez les intégrations et les liens pour les procédures opérationnelles, afin que la page affiche toujours la version actuelle depuis Trupeer.
Réeffectuez l’export des fichiers après chaque changement validé, et remplacez l’ancien fichier dans la bibliothèque de documents pour que l’historique des versions reste centralisé.
Pour en savoir plus sur la gestion des versions, consultez les bonnes pratiques de contrôle de version des SOP.
Pour repérer les procédures qui ne correspondent plus à l’application, consultez la détection des SOP obsolètes.
Pourquoi les équipes publient des SOP Trupeer sur SharePoint
Les équipes trouvent les SOP là où elles regardent déjà, sur l’intranet et dans les sites d’équipe.
Chaque SOP est accompagnée d’une courte vidéo, pour que les procédures soient plus faciles à suivre que du texte seul.
Les copies contrôlées s’intègrent à la gouvernance existante, avec les autorisations, les métadonnées et la conservation de SharePoint.
Une source pour chaque langue : traduisez la SOP dans Trupeer et publiez chaque langue sur le bon site ; consultez le traducteur de SOP.
Les mises à jour sont plus rapides, car vous modifiez la SOP dans Trupeer au lieu de réécrire un document.
Qui exporte les SOP vers SharePoint ?
Les opérations et les responsables de processus qui publient des procédures pour leurs équipes.
Les équipes qualité et conformité qui conservent des documents contrôlés dans des bibliothèques de documents.
Les équipes RH et onboarding qui créent des hubs d’onboarding sur l’intranet.
Les équipes IT et services partagés qui gèrent des sites de connaissances pour les employés.
Pour gérer l’ensemble de la bibliothèque de SOP aux côtés de SharePoint, consultez le logiciel de gestion des SOP de Trupeer.
Preuve : procédures et formation à l’échelle de l’entreprise
Genpact a utilisé Trupeer pour un déploiement Workday à l’échelle de l’entreprise, transformant des sessions de processus enregistrées en plus de 500 supports de formation répartis sur 20 flux de travail, dans cinq langues, pour 140 000 employés dans 40 pays, en 3 mois au lieu de 12. Lisez l’histoire client Genpact.
FAQ
Puis-je exporter des SOP vers SharePoint ?
Oui. Vous pouvez intégrer la vidéo et le guide d’une SOP Trupeer sur une page SharePoint, créer un lien vers la SOP en direct, ou exporter la SOP en fichier Word ou PDF et la téléverser dans une bibliothèque de documents.
Qu’est-ce qui est le mieux : intégrer ou téléverser un fichier ?
L’intégration ou la création de liens permet de conserver la page affichant automatiquement la version actuelle. Le téléversement d’un fichier Word ou PDF convient aux documents contrôlés, aux fichiers d’audit et aux politiques de conservation. De nombreuses équipes utilisent les deux.
Comment intégrer une SOP Trupeer dans SharePoint ?
Copiez le code d’intégration depuis le menu Partager de Trupeer, modifiez votre page SharePoint, ajoutez un module d’intégration, puis collez le code.
Les autorisations SharePoint s’appliquent-elles aux SOP Trupeer ?
Les fichiers que vous téléversez suivent les autorisations de votre bibliothèque SharePoint. Pour les SOP intégrées ou liées, définissez également le partage et la visibilité dans Trupeer, afin que seules les bonnes personnes puissent les ouvrir.
Puis-je publier des SOP dans plusieurs langues sur SharePoint ?
Oui. Traduisez la SOP dans Trupeer et publiez chaque version linguistique sur le site ou la bibliothèque SharePoint concerné.
Trupeer fonctionne-t-il aussi avec Microsoft Teams ?
Oui. SharePoint et Teams partagent les mêmes fichiers, et vous pouvez aussi transformer des enregistrements Teams en SOP ; consultez Teams recording to SOP.
Découvrez-le avec votre propre SharePoint
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