Les guides pratiques font partie des formats de contenu les plus utiles et les plus recherchés sur le web. Avec Trupeer, vous pouvez gagner des heures sur la rédaction de guides pratiques en commençant par un modèle de guide pratique gratuit, en le personnalisant avec vos directives de marque, puis en transformant chaque guide en une vidéo tutorielle captivante.

Rédiger des étapes individuelles, c’est la partie facile d’un guide. La difficulté, c’est de décider ce qui doit y figurer, dans quel ordre, et où s’arrêter.

Si vous vous trompez sur ces trois points, vous obtenez l’échec classique : un document de quarante pages qui couvre tout, mais que personne ne lit, remplacé dans le mois qui suit par quelqu’un qui demande à un collègue.

Télécharger le modèle de guide pratique

Gratuit, modifiable, sans filigrane. Le fichier Excel vaut le coup d’être utilisé en premier, car le cadrage est la partie qui détermine si le guide fonctionne.

Comment personnaliser ce modèle dans Trupeer

Étape 1 : Ouvrir la section Modèles

Accédez à la section Modèles depuis la navigation principale.

Étape 2 : Sélectionner et ouvrir un modèle

Cliquez sur n’importe quel modèle avec lequel vous souhaitez travailler pour l’ouvrir.

Étape 3 : Développer l’affichage du modèle

Si nécessaire, développez l’affichage du modèle pour voir clairement la mise en page complète et les détails.

Étape 4 : Modifier le modèle

Cliquez sur Modifier pour commencer à ajuster le modèle sélectionné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Ajouter de nouvelles sections

• Définir ou mettre à jour des règles de mise en forme

• Ajouter un logo et ajuster sa position ainsi que les paramètres associés

Étape 5 : Enregistrer votre modèle personnalisé

Après avoir effectué toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer pour stocker le modèle mis à jour comme le vôtre.

Étape 6 : Aperçu et ajustements fins du modèle

Lorsque vous souhaitez voir à quoi ressemble votre modèle personnalisé, ouvrez l’Aperçu.

Depuis l’écran d’aperçu, vous pouvez continuer à effectuer des ajustements directement si nécessaire, afin de garantir que le modèle s’affiche exactement comme vous le souhaitez.

Avec un modèle de guide pratique, vous pouvez :

• Gagner du temps sur la rédaction : évitez la page blanche grâce à une structure conçue pour le contenu de type guide pratique.

• Améliorer le SEO : les guides pratiques bien structurés se classent mieux dans les résultats de recherche.

• Rester fidèle à votre marque : appliquez votre logo, vos polices et vos couleurs à l’aide du brand kit de Trupeer.

• Réduire les tickets de support : des guides pratiques clairs aident les utilisateurs à se débrouiller seuls.

• Ajouter des vidéos pas à pas : intégrez une vidéo pour les étapes difficiles à expliquer par écrit.

• Toucher un public international : traduisez vos guides pratiques en 65+ langues en un clic.

Guide ou article ?

Deux documents différents, et se tromper fait perdre du temps.

Si une personne qui cherche une tâche unique tombe sur votre guide, elle doit y trouver sa partie, ce qui est une expérience moins bonne que ce qu’un article lui aurait offert.

L’approche pratique pour la plupart des équipes consiste à faire les deux : un guide pour intégrer quelqu’un à un domaine, et des articles distincts pour chaque tâche, reliés entre eux. Utilisez le modèle d’article pratique pour les éléments individuels.

Définir l’état de départ et l’état final

Avant d’écrire quoi que ce soit, répondez précisément à deux questions.

Par où le lecteur commence-t-il ? Que sait-il déjà, à quels accès a-t-il déjà droit, qu’a-t-il déjà fait ? Un guide rédigé pour quelqu’un qui a plus de contexte que le lecteur réel échoue dès les deux premières pages.

Où s’arrête-t-il ? Pas « il comprend le système », mais quelque chose d’observable. « Il peut traiter un remboursement de bout en bout, y compris les exceptions » est un état final. « Il connaît le module de remboursements » n’en est pas un.

Tout ce qui figure dans le guide fait soit avancer le lecteur de la première à la deuxième étape, soit en sort. Ce test unique élimine environ un tiers du contenu des premières versions dans la plupart des cas.

Cadrer le guide

Le tableau d’inventaire des tâches dans le fichier Excel sert à cela. Listez toutes les tâches du domaine, puis décidez pour chacune.

Trois issues par tâche : l’inclure, y renvoyer via un lien, ou l’exclure. Écrire la raison permet d’éviter que le cadrage ne « revienne » plus tard, car quelqu’un finira par demander.

L’erreur de cadrage la plus courante consiste à tout inclure, y compris ce dont quelqu’un pourrait avoir besoin un jour. Cela produit un guide trop long à lire et, par conséquent, moins efficace sur les tâches essentielles qu’un guide plus court.

Ordonnancement

L’ordre compte plus dans un guide que dans tout autre type de document, car le lecteur le parcourt de manière linéaire.

• Prérequis et accès d’abord. Personne ne peut suivre quoi que ce soit tant qu’il n’a pas réussi à se connecter.

• La tâche complète la plus simple ensuite. Réussir tôt une chose de bout en bout renforce la confiance et apporte le contexte pour tout ce qui suit.

• Puis les variantes courantes, en s’appuyant sur ce qu’ils savent désormais.

• Les exceptions et cas limites en dernier. Ils n’ont de sens que lorsque le chemin normal est compris.

• Le matériel de référence à la fin, sans le disperser.

L’instinct d’expliquer tout avant de laisser quelqu’un faire quoi que ce soit est l’erreur d’ordonnancement la plus fréquente. Les lecteurs retiennent davantage lorsqu’ils ont d’abord fait quelque chose.

La structure du guide

La table des matières n’est pas optionnelle dans un guide. C’est ainsi qu’un lecteur qui l’a déjà lu une fois revient pour retrouver une chose précise.

Anatomie d’une section

Chaque section du guide suit la même forme, ce qui rend l’ensemble du document navigable.

Titre de la section. La tâche, telle que le lecteur la décrirait.

Quand vous feriez cela. Une ligne de contexte. Les guides diffèrent des articles ici : le lecteur apprend, donc un peu de cadrage aide.

Étapes. Numérotées, une action par étape, verbe en premier, libellés exacts de l’interface.

Ce que vous devriez voir. Le résultat attendu.

À surveiller. Tout ce qui est spécifique à cette tâche et qui échoue souvent.

La cohérence entre les sections compte plus que la structure parfaite pour chacune d’elles. Un lecteur qui apprend le modèle dans la section un navigue plus vite dans la section sept.

Un plan détaillé

Guide : Traiter les remboursements. Pour : De nouveaux agents support, les deux premières semaines. État final : Peut traiter tout remboursement standard ou partiel sans aide, et sait quand escalader.

Notez la section 3. Elle ne couvre que ce qui diffère de la section 2, plutôt que de répéter tout le flux. Les guides qui répètent chaque étape pour chaque variante deviennent longs, et la longueur est la principale raison pour laquelle ils ne sont pas lus.

Rédiger les étapes

Les mêmes règles que pour toute rédaction à visée pédagogique, abordées plus en détail dans le modèle d’article pratique.

Une action par étape. Verbe en premier. Libellés exacts de l’interface avec la même capitalisation. Dites où avant quoi. Numérotez-les. Indiquez le résultat attendu à la fin.

La seule différence dans un guide : vous pouvez supposer que le lecteur a lu les sections précédentes. La section 6 n’a pas besoin d’expliquer comment ouvrir l’écran des remboursements si la section 2 l’a déjà fait. Cette hypothèse permet de garder un guide plus court que la somme de ses articles, et c’est aussi pourquoi un guide convient bien aux lecteurs qui le parcourent en ligne et moins bien aux lecteurs qui recherchent une information précise.

Captures d’écran et visuels

• Plus dans un guide que dans un article, car le lecteur apprend plutôt qu’il n’exécute, et il a plus d’attention disponible.

• Recadrez précisément et commentez légèrement, une zone ou une flèche.

• Montrez le résultat, pas seulement le bouton, pour tout ce dont l’issue n’est pas évidente.

• Un schéma pour le flux global, une fois, au début. Les guides bénéficient d’une image de l’ensemble, contrairement aux articles isolés.

• Pensez à la maintenance. Chaque capture d’écran est une mise à jour future. Un guide avec quarante captures représente un engagement récurrent conséquent, et des captures obsolètes fragilisent tout le document.

Où un guide doit s’arrêter

Trois limites naturelles.

À la limite du rôle. Si la tâche suivante appartient à quelqu’un d’autre, arrêtez-vous et indiquez qui la fait.

À la limite de fréquence. Toute tâche réalisée moins de quelques fois par an doit figurer dans un article distinct plutôt que dans le guide, car elle ne sera de toute façon pas conservée et elle augmente la longueur.

À la limite de référence. Les listes de valeurs, codes, limites et options sont des éléments de consultation, pas d’apprentissage. Mettez-les à la fin ou dans un document de référence séparé.

Un guide qui continue au-delà des trois limites devient un manuel : c’est un document légitime, mais différent, avec un lecteur différent.

Guide, manuel, SOP ou consigne de travail

Le chevauchement entre un guide et un manuel est réel, et la différence pratique tient à la question de savoir s’il est conçu pour être lu en entier. Un guide l’est. Un manuel est une référence qu’on consulte. Si votre document fait les deux, séparez-le, car la structure qui convient à l’un ne convient pas à l’autre.

Pour les autres : modèle de manuel de formation, modèle de SOP, modèles de consignes de travail.

Formats

Word pour rédiger et relire, car un guide fait l’objet de plus de révisions qu’un article et les commentaires comptent.

PDF pour la distribution, en particulier lorsque le guide est remis à quelqu’un pendant l’onboarding ou utilisé loin d’un écran.

PowerPoint lorsque le guide est aussi livré comme formation. Une section par groupe de diapositives, et le document du guide devient le support à conserver.

Votre centre d’aide si le document doit être trouvable via la recherche, même si, dans un centre d’aide, un long guide est généralement mieux scindé en articles avec une table des matières qui renvoie vers chacun.

Excel pour l’inventaire des tâches, avant d’écrire.

Tester le guide

L’étape que les personnes sautent, et la seule qui l’améliore de manière fiable.

Donnez la version brouillon à quelqu’un qui correspond à l’état de départ, c’est-à-dire réellement nouveau dans le domaine plutôt qu’un collègue expérimenté. Demandez-lui de le parcourir sans aide. Restez avec lui et ne dites rien.

Chaque question qu’il pose est un défaut. Chaque hésitation signale une étape peu claire. Chaque fois qu’il fait défiler l’écran en arrière est un problème d’ordonnancement. Notez tout plutôt que de répondre.

Un seul test avec une personne réellement nouvelle améliorera un guide plus que trois cycles de relecture par des personnes qui connaissent déjà la matière, car les relecteurs qui maîtrisent la tâche ne peuvent pas voir ce qui manque.

Assurer la maintenance

Les guides se dégradent plus vite qu’on ne le pense, car ils couvrent plusieurs tâches et tout changement sur l’une d’elles rend une partie du guide incorrecte.

Désignez un responsable. Indiquez la version du produit. Relisez après chaque mise à jour qui impacte le domaine, et sinon selon un cycle fixe.

Version par section lorsque c’est possible, afin qu’un changement sur une tâche ne nécessite pas de rééditer tout le document. Et conservez une note de changement au début, car quelqu’un qui l’a lu il y a trois mois doit savoir ce qui a bougé.

Le signal que le guide est devenu obsolète, c’est lorsque des personnes posent des questions auxquelles il répond. Suivez cela, car cela signifie soit que le contenu est faux, soit que le guide n’est pas remis aux personnes qui en ont besoin.

Bonnes pratiques

• Définir l’état de départ et l’état final avant d’écrire.

• Cadrer à partir d’un inventaire des tâches, en notant pourquoi chaque tâche est incluse ou exclue.

• La tâche complète la plus simple d’abord, les exceptions à la fin.

• Les variantes ne couvrent que ce qui diffère du chemin principal.

• Une table des matières, toujours.

• Une structure cohérente entre les sections.

• Le matériel de référence à la fin, sans dispersion.

• S’arrêter aux limites du rôle, de la fréquence et de la référence.

• Tester avec quelqu’un qui correspond réellement à l’état de départ.

• Un responsable, un cycle de relecture, version indiquée.

Erreurs courantes

• Pas d’état final défini : le guide n’a donc pas de point d’arrêt naturel.

• Tout est inclus, ce qui produit un document que personne ne lit.

• La théorie avant toute mise en pratique.

• Toutes les variantes sont rédigées en entier, ce qui triple la longueur.

• Pas de table des matières : il ne peut pas être utilisé comme référence ensuite.

• Des tableaux de référence dispersés dans les sections.

• Rédigé pour quelqu’un qui a plus de contexte que le lecteur réel.

• Testé uniquement par des personnes qui connaissent déjà la tâche.

• Des captures d’écran partout, puis jamais mises à jour.

• Un guide utilisé là où un article était nécessaire : les personnes qui cherchent atterrissent dans un document de quarante pages.

• Pas de responsable nommé : le guide devient obsolète en silence.

Enregistrer le travail une fois et obtenir le guide à partir de celui-ci

Ouvrez le modèle dans Trupeer AI, appliquez votre brand kit pour que les guides correspondent à votre autre documentation, puis modifiez directement n’importe quelle section. La configuration se trouve dans le guide de configuration du modèle.

Les deux parties les plus coûteuses d’un guide sont les captures d’écran et le fait qu’il soit rédigé à partir de la mémoire. Rédiger à partir de la mémoire fait sauter les étapes que l’auteur effectue automatiquement, c’est précisément là que s’arrête un nouveau lecteur. Et un guide qui couvre six tâches a besoin de suffisamment de captures d’écran pour que les mettre à jour après un changement d’interface devienne un projet.

En enregistrant chaque tâche une seule fois, Trupeer AI génère les étapes rédigées avec des captures d’écran capturées automatiquement, ainsi qu’une vidéo pas à pas commentée à partir du même enregistrement. Vous obtenez ainsi la matière brute pour chaque section, dans l’ordre réel dans lequel le travail se déroule, et refaire l’enregistrement après un changement est plus rapide que de refaire toutes les captures d’écran.

Traduisez-le en 65+ langues, et conservez l’ensemble dans votre base de connaissances pour que le guide et les vidéos pas à pas individuelles vivent ensemble. Utile pour l’onboarding et la formation, là où la plupart des guides sont utilisés.

Enregistrez-le. Mettez-le à votre marque. Traduisez-le. Trupeer it.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle de guide pratique gratuit dans Word ?

Oui. Word est le format principal, avec la table des matières, la structure des sections et la mise en forme des étapes déjà configurées. Téléchargement gratuit, sans inscription, sans filigrane.

Existe-t-il un modèle de guide pas à pas gratuit dans Word ?

Oui, c’est le même modèle. Il inclut le format d’étapes numérotées avec un espace pour les captures d’écran, les résultats attendus et une note « à surveiller » par section.

Existe-t-il un modèle de guide pas à pas gratuit ?

Oui, dans Word, PDF, PowerPoint et Excel. Si vous n’avez besoin que d’une seule tâche plutôt que d’un guide complet, le modèle d’article pratique est la solution la plus adaptée.

Existe-t-il un modèle de guide utilisateur pas à pas gratuit dans Word ?

Oui. Un guide utilisateur est un guide pratique destiné à l’utilisateur final d’un produit : la même structure s’applique donc. Ajoutez une section de présentation du produit près du début et conservez le matériel de référence, c’est-à-dire les paramètres, limites et options, à la fin plutôt que de le mélanger aux tâches.

Existe-t-il un modèle de guide pratique gratuit en PDF ?

Oui, à la fois comme format de distribution et comme exemple finalisé, afin que vous puissiez voir un guide terminé avant d’écrire le vôtre.

Existe-t-il un modèle de guide pratique gratuit en PPT ou PowerPoint ?

Oui. La version PowerPoint sert à livrer le guide sous forme de formation, avec un groupe de diapositives par section. La plupart des équipes ont besoin de la version Word en complément, car un deck est un support de référence médiocre une fois la présentation terminée.

Existe-t-il un modèle de guide pratique gratuit dans Excel ?

Oui, bien que dans Excel, l’inventaire des tâches soit conservé plutôt que le guide. Vous listez chaque tâche du domaine, vous marquez chacune comme incluse, liée ou exclue, puis vous notez pourquoi. Le cadrage est la partie qui détermine si le guide fonctionne, et le faire dans un tableur avant d’écrire permet d’éviter de devoir tout réécrire plus tard.

Puis-je télécharger un modèle de guide pratique gratuit ?

Oui, chaque format est un téléchargement gratuit, sans compte requis et sans attribution.

Qu’est-ce qu’un guide pratique ?

Un document qui fait passer un lecteur de « ne pas savoir faire » à « savoir le faire », en couvrant plusieurs tâches liées dans un ordre séquentiel. Il se distingue d’un article, qui couvre une seule tâche pour quelqu’un qui est déjà en plein milieu de son travail, et d’un manuel, qui est un document de référence plutôt qu’un contenu lu en entier.

Que doit inclure un guide pratique ?

Un titre indiquant ce que le lecteur pourra faire, pour qui il est destiné et quelles connaissances sont supposées, l’état final formulé en capacités, les prérequis, une table des matières, des sections couvrant chacune une tâche, un dépannage consolidé, du matériel de référence à la fin, une source d’aide nommée, ainsi que les détails de version et de responsable.

Comment rédiger un guide pas à pas ?

Définissez où le lecteur commence et où il s’arrête, construisez un inventaire des tâches et décidez ce qui est inclus ou non, ordonnez depuis la tâche complète la plus simple jusqu’aux exceptions, rédigez une action par étape avec des libellés exacts de l’interface, ajoutez les résultats attendus, puis testez-le avec quelqu’un qui correspond réellement à l’état de départ et corrigez tout ce qui le bloque.

Quelle doit être la longueur d’un guide pratique ?

Aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’état final, et pas plus. La discipline, c’est le cadrage plutôt que le nombre de mots : chaque section doit faire progresser le lecteur vers la capacité de fin définie, et tout ce qui n’y contribue pas doit être retiré. Dans la plupart des cas, les premières versions perdent environ un tiers grâce à ce test.

Quelle est la différence entre un guide et un manuel ?

Un guide est conçu pour être lu en entier et rend quelqu’un compétent. Un manuel est un document de référence qui couvre tout sur un produit : on y plonge plutôt qu’on ne le lit. Si votre document essaie de faire les deux, séparez-le, car la structure qui convient à la lecture en entier n’est pas adaptée à la recherche d’informations.

Quelle est la différence entre un guide pratique et une SOP ?

Un guide apprend à quelqu’un un domaine de travail et inclut un peu de raisonnement. Une SOP standardise la manière dont une procédure spécifique est réalisée : elle est suivie plutôt qu’apprise, et elle comporte généralement des responsables, une validation et un cycle de relecture. Un guide peut faire référence à plusieurs SOP.

Comment tester un guide pratique ?

Donnez-le à quelqu’un qui correspond réellement aux connaissances de départ supposées, demandez-lui de le parcourir sans aide, puis observez sans intervenir. Chaque question est un défaut et chaque hésitation signale une étape peu claire. Les relecteurs qui connaissent déjà la tâche ne peuvent pas voir ce qui manque, c’est pourquoi un seul test avec un nouvel arrivant vaut mieux que plusieurs cycles de relecture par des experts.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour un guide pratique ?

Après tout changement qui impacte les tâches couvertes, et sinon selon un cycle fixe : généralement tous les six à douze mois. Version par section lorsque c’est possible, afin qu’un changement sur une tâche ne nécessite pas de rééditer tout le guide.

Puis-je personnaliser ce modèle de guide pratique ?

Oui, chaque version est entièrement modifiable. La structure des sections vaut la peine d’être conservée cohérente même si vous changez ce qu’elle contient, car une forme prévisible rend un guide multi-sections navigable.

Modèles associés

• Modèle d’article pratique

• Modèle de manuel de formation

• Modèle de SOP

• Modèles de consignes de travail

• Modèle de fiche mémo

• Modèle de documentation technique

• Modèle de base de connaissances

• Modèle de documentation de processus

• Modèle de guide d’onboarding pour nouvel arrivant