Guide de formation Workday : comment intégrer et autonomiser efficacement les employés

Les déploiements de Workday atteignent régulièrement un taux d’adoption de 40 à 50 % six mois après le lancement. Voici comment concevoir une formation qui fait réellement évoluer ces chiffres, et quels outils soutiennent chaque étape.

Pourquoi la formation Workday est difficile

Workday est d’une complexité trompeuse. L’interface paraît épurée, mais derrière elle se cachent des centaines de processus métier, de tâches propres aux rôles et de configurations personnalisées qui varient selon chaque organisation. Les employés n’échouent pas parce que Workday est impossible ; ils échouent parce qu’une formation générique (vidéos Workday Community, sessions en salle) ne correspond pas à la configuration spécifique de leur organisation. Les problèmes d’adoption dans Workday sont presque toujours liés à une formation inadéquate par rapport à la configuration réelle de l’entreprise.

Les équipes qui réussissent leur formation Workday associent des vidéos de démonstration propres aux rôles à une documentation consultable des workflows réels de l’organisation, et utilisent des guidages intégrés à l’application pour les transactions à fort enjeu. La formation en salle devient complémentaire, et non l’élément principal. Cette approche sur mesure garantit que les employés reçoivent des informations pertinentes et exploitables pour leurs tâches quotidiennes, renforçant efficacement leurs compétences et leur confiance.

Les 6 priorités de formation Workday

1. Libre-service des managers

Les managers doivent être autonomes pour accomplir des tâches essentielles comme les validations, les changements organisationnels et les actions de rémunération. Lorsque les managers ne peuvent pas exécuter ces tâches sans l’intervention des RH, cela devient un goulot d’étranglement pour l’organisation. Une formation efficace doit permettre aux managers de réaliser ces tâches de manière indépendante, en réduisant les délais et en améliorant l’efficacité. Un module de formation type peut inclure 3 à 5 tutoriels vidéo, chacun centré sur une tâche de libre-service spécifique, avec un temps de réalisation inférieur à 30 minutes.

2. Libre-service des employés

Les tâches telles que la demande de congés, la gestion des avantages et la mise à jour des informations personnelles doivent être simples pour les employés. L’objectif est que les employés puissent effectuer ces tâches en moins de 90 secondes, en réduisant la frustration et les erreurs. La formation doit inclure des guides interactifs et de courtes démonstrations vidéo auxquelles les employés peuvent accéder à tout moment, afin qu’ils soient équipés pour gérer les fonctions de libre-service en toute simplicité.

3. Flux de travail des HR Business Partners

Les HR Business Partners gèrent des workflows critiques comme les embauches, les départs et la gestion des postes. Les erreurs dans ces domaines peuvent entraîner des problèmes en cascade affectant la paie et la conformité. La formation doit être approfondie et exhaustive, impliquant souvent des SOP détaillées et des scénarios de jeu de rôle pour simuler des situations réelles. Ces sessions doivent se dérouler sur plusieurs semaines, avec des évaluations régulières pour garantir la maîtrise de processus complexes.

4. Finance et achats

Pour les organisations utilisant Workday Financial Management, les workflows financiers nécessitent une couverture spécifique. La formation doit porter sur des tâches telles que les validations de dépenses, les demandes d’achat et les transferts de budget, qui sont essentielles au maintien de l’intégrité financière. Un mélange de modules d’e-learning et d’ateliers pratiques peut fournir la profondeur nécessaire, en garantissant que les équipes financières naviguent dans Workday avec confiance et précision.

5. Recrutement

Workday Recruiting est complexe, avec son propre ensemble de défis. La formation des recruteurs nécessite un contenu dédié qui traite les subtilités de la gestion des candidats, des offres d’emploi et de la planification des entretiens. Un programme de formation structuré combinant tutoriels vidéo, simulations interactives et apprentissage entre pairs peut aider les recruteurs à maîtriser le système et à améliorer leur efficacité de recrutement.

6. Rapports et tableaux de bord

La création et l’interprétation des rapports sont souvent un domaine sous-investi dans la formation. Les managers et les professionnels RH doivent être capables de générer des rapports fournissant des informations précieuses sur leurs opérations. La formation doit inclure des guides détaillés sur la création et l’analyse de rapports, avec des exercices pratiques encourageant les utilisateurs à explorer différentes techniques de visualisation des données. Cet axe peut transformer la manière dont les données sont utilisées au sein de l’organisation, en favorisant une meilleure prise de décision.

Comparaison des fonctionnalités : outils de formation Workday

Analyse des outils

1. Trupeer

Trupeer se distingue comme un outil polyvalent pour créer du contenu de formation sur mesure. En enregistrant n’importe quel écran Workday, même avec des configurations personnalisées, Trupeer génère des vidéos de démonstration soignées, des SOP écrites et une documentation consultable. Cela permet aux administrateurs RH de produire en une seule journée l’équivalent d’une semaine de contenu spécifique à un rôle. L’efficacité de Trupeer signifie que le contenu peut être actualisé rapidement pour suivre le cycle de publication de Workday, garantissant que les supports de formation restent toujours à jour.

Avantages : Création rapide de contenu, fonctionne avec des configurations personnalisées, tarification par utilisateur.

Inconvénients : Pas un outil de bulles d’aide en temps réel ; à combiner avec WalkMe ou Whatfix pour l’application des infobulles.

2. Workday Learning

En tant que LMS natif, Workday Learning excelle dans le suivi de la conformité et des certifications. Cependant, ses capacités de création de contenu sont limitées. Il est préférable de l’utiliser pour le suivi, où son intégration à Workday offre une expérience fluide. Les organisations le complètent souvent avec des outils de création plus robustes pour produire des contenus de formation engageants.

Avantages : Intégration native à Workday.

Inconvénients : UX de création datée ; mieux pour le suivi que pour la création.

3. WalkMe

WalkMe offre le guidage intégré à l’application le plus poussé pour Workday, en fournissant des infobulles, des démonstrations pas à pas et des contrôles de validation. Bien que ses fonctionnalités complètes aient un coût élevé, la profondeur du guidage qu’il propose peut améliorer considérablement l’adoption et la maîtrise par les utilisateurs, ce qui en fait un investissement précieux pour les grandes entreprises aux besoins complexes.

Avantages : Profondeur, maturité.

Inconvénients : Coût, forte dépendance aux services.

4. Whatfix

Whatfix offre une bonne couverture de Workday à un coût plus abordable que WalkMe. Ses offres incluent des outils vidéo et de contenu, ce qui en fait une solution équilibrée pour les organisations souhaitant améliorer leurs programmes de formation sans engager de dépenses élevées. La période de mise en œuvre varie de 1 à 3 mois, durant lesquels les organisations peuvent personnaliser la plateforme pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Avantages : Tarification équitable, inclut des outils de contenu.

Inconvénients : Mise en œuvre de 1 à 3 mois.

5. Apty

Apty propose une plateforme d’adoption numérique rentable avec une bonne couverture de Workday. Elle est conçue pour les entreprises recherchant une solution abordable qui fournit néanmoins un guidage intégré essentiel. Bien que son réseau de partenaires soit plus restreint que celui d’autres outils, Apty reste une option viable pour les organisations privilégiant le rapport valeur/fonctionnalité.

Avantages : Tarification équitable, prête pour l’entreprise.

Inconvénients : Réseau de partenaires plus petit.

6. Workday Community

Workday Community propose des vidéos et de la documentation génériques directement depuis Workday. Bien que ce soit un point de référence utile pour les demandes de base, cela reste insuffisant pour fournir la formation spécifique à l’organisation nécessaire à une adoption efficace. Les entreprises devraient l’utiliser comme ressource complémentaire aux côtés de supports de formation plus personnalisés.

Analyse approfondie : ce qui fait que la formation Workday s’ancre durablement

Adapter la formation à votre configuration

Les organisations utilisant Workday diffèrent fortement dans leurs configurations. Chaque entreprise a des processus uniques, des champs personnalisés, des chaînes de validation et des intégrations qui rendent son paramétrage Workday distinct. Une formation générique est conçue pour une configuration Workday standard, pas pour votre configuration spécifique. L’écart entre les deux est souvent l’endroit où l’adoption échoue. Les équipes qui réussissent enregistrent leur configuration réelle et produisent du contenu spécifique aux rôles, ce qui se traduit par des taux d’adoption supérieurs de 30 à 50 % par rapport à celles qui s’appuient sur des supports génériques.

L’approche pratique consiste à créer des vidéos de 3 à 7 minutes accompagnées de SOP écrites pour chaque workflow métier. Ces ressources sont organisées par rôle et par tâche plutôt que par module Workday, ce qui permet aux employés de trouver plus facilement la formation pertinente. En les stockant dans une bibliothèque consultable accessible depuis Workday, les organisations peuvent déployer cette approche à des milliers d’employés sans submerger leurs ressources de formation.

Autonomiser les managers avant le déploiement auprès des employés

Les managers sont essentiels à une adoption réussie. Si les HRBP et les managers de proximité ne maîtrisent pas Workday, leurs équipes non plus. Une stratégie éprouvée consiste à former les HRBP deux semaines avant les managers, puis à former les managers deux semaines avant les employés. Cette approche échelonnée garantit que chaque groupe apprend suffisamment en profondeur pour former le suivant. Les déploiements précipités qui sautent cette séquence entraînent souvent des mois de confusion et une augmentation des appels au support RH, sapant les gains d’efficacité promis par Workday.

Actualisation du contenu à chaque cycle de publication

Workday publie des mises à jour deux fois par an, ce qui peut modifier des écrans, ajuster des workflows et introduire de nouvelles fonctionnalités. Les supports de formation datant de plus de six mois sont probablement obsolètes. Les programmes de formation efficaces alignent l’actualisation du contenu sur le cycle de publication de Workday, afin que les mises à jour ne se limitent pas aux changements de code mais incluent aussi une formation actualisée. Des outils comme Trupeer, capables de générer rapidement du contenu à partir d’enregistrements d’écran pour suivre le rythme de publication de Workday, sont essentiels pour maintenir une formation à jour et pertinente.

Les défis que rencontrent les équipes de formation Workday

La formation en salle domine. Les sessions traditionnelles d’une demi-journée laissent souvent les employés submergés et peu engagés. Pour améliorer la rétention, privilégiez des tutoriels vidéo asynchrones et des SOP accessibles à la demande.

Aucun contenu spécifique aux managers. Lorsque les managers reçoivent la même formation générique que les employés, cela ne répond pas à leurs besoins spécifiques. Développez un parcours dédié aux managers pour leur donner les compétences nécessaires afin de diriger efficacement leurs équipes.

La création de rapports est ignorée. De nombreuses organisations négligent la création de rapports dans la formation, laissant les managers se rabattre sur des feuilles de calcul. Intégrez des tutoriels de création de rapports qui leur apprennent à utiliser les outils de reporting de Workday pour obtenir de meilleures analyses.

L’expérience mobile n’est pas formée. À mesure que de plus en plus d’employés utilisent l’application mobile Workday, la formation suppose souvent une expérience sur ordinateur. Assurez-vous que votre formation couvre explicitement les workflows mobiles afin de répondre aux différentes préférences des utilisateurs et d’améliorer l’adoption.

Les processus métier personnalisés ne sont pas documentés. Les processus métier personnalisés de votre organisation ne sont pas couverts par les ressources génériques de Workday Community. Documentez et formez ces processus spécifiques pour garantir que les employés puissent les exécuter avec précision et efficacité.

Fonctionnalités indispensables pour la formation Workday

• Contenu spécifique à l’organisation correspondant à votre configuration Workday : une formation adaptée qui reflète le paramétrage unique de votre organisation améliore la pertinence et l’adoption.

• Parcours d’apprentissage basés sur les rôles (manager, HRBP, employé, recruteur) : des parcours personnalisés garantissent que chaque rôle reçoit une formation pertinente, renforçant la maîtrise et la confiance.

• Vidéo + SOP pour chaque workflow clé : combiner des instructions visuelles et écrites répond à différents styles d’apprentissage et renforce la compréhension.

• Bibliothèque consultable accessible depuis Workday : un centre de ressources centralisé permet aux employés de trouver rapidement la formation dont ils ont besoin, réduisant les temps d’arrêt.

• Capacité d’actualisation à chaque cycle de publication : maintenir les supports de formation à jour avec les mises à jour semestrielles de Workday garantit exactitude et pertinence.

• Guidage intégré à l’application pour les transactions à fort enjeu : une assistance en temps réel lors des tâches critiques évite les erreurs et renforce la confiance des utilisateurs.

• Couverture mobile si les employés utilisent Workday sur mobile : prendre en compte les workflows mobiles garantit une expérience de formation cohérente sur tous les appareils.

• Intégration LMS (Workday Learning ou externe) : une intégration fluide avec les systèmes de gestion de l’apprentissage facilite le suivi et la gestion de la progression de la formation.

Cas d’usage et personas

Déploiement RH mondial : Yasmin, VP People Operations, entreprise de biens de consommation de 22 000 employés

Yasmin a piloté le lancement de Workday HCM dans 14 pays, une tâche nécessitant une coordination minutieuse. Elle a utilisé Trupeer pour produire du contenu vidéo spécifique aux rôles en 6 langues, rendant la formation inclusive et accessible à une main-d’œuvre diversifiée. En déployant Whatfix sur 15 transactions critiques, telles que les embauches, les départs et les actions de rémunération, elle a veillé à ce que les employés puissent naviguer dans ces प्रक्रيس avec confiance. Le déploiement stratégique de Yasmin, qui consistait à séquencer la formation des HRBP et des managers avant le déploiement auprès des employés, a abouti à un taux d’adoption du libre-service de 76 % après six mois, soit une augmentation significative par rapport aux 43 % du précédent déploiement de SIRH.

Libre-service des managers : Clarissa, directrice HRIS, fintech de 5 000 employés

Clarissa a été confrontée à un défi courant : les managers dépendaient trop des HRBP pour les validations en raison d’une mauvaise compréhension des capacités de libre-service de Workday. Pour y remédier, elle a développé une bibliothèque de SOP dédiée aux managers couvrant 12 actions courantes. En intégrant des vidéos dans les annonces Workday, Clarissa a offert aux managers un accès facile aux ressources de formation dont ils avaient besoin. En conséquence, le taux de libre-service des managers a augmenté de 58 % en deux trimestres, libérant les HRBP pour qu’ils se concentrent sur des initiatives plus stratégiques.

Déploiement Finance : Karim, directeur des systèmes financiers, société de services de 3 500 employés

Karim avait pour mission de mettre en œuvre Workday Financial Management, un projet crucial pour les opérations financières de l’entreprise. Au lieu de s’appuyer sur des vidéos génériques Workday, Karim a créé du contenu adapté au plan de comptes et aux chaînes de validation de l’entreprise. Cette approche a garanti que l’équipe finance reçoive une formation pertinente pour ses workflows spécifiques. En 90 jours, l’adoption par l’équipe finance a atteint 85 %, démontrant l’efficacité d’une formation personnalisée. Pour une perspective plus large, consultez notre guide de gestion du changement, qui fournit des informations supplémentaires sur les déploiements logiciels réussis.

Bonnes pratiques

Un contenu spécifique à la configuration vaut mieux qu’un contenu générique. Adapter la formation pour correspondre à la configuration Workday unique de votre organisation améliore la pertinence et favorise des taux d’adoption plus élevés. En vous concentrant sur vos workflows et processus spécifiques, les employés peuvent mieux relier le contenu à leur réalité, ce qui améliore la rétention et l’application.

Former les managers avant les employés. Donner la priorité à la formation des managers leur permet d’acquérir la confiance et les connaissances nécessaires pour guider efficacement leurs équipes. Cette approche structurée crée un effet de diffusion, où les managers peuvent soutenir leurs équipes, favorisant des transitions plus fluides et moins de goulots d’étranglement lors du déploiement.

Actualiser à chaque version de Workday. Maintenir les supports de formation à jour avec les mises à jour semestrielles de Workday est essentiel. Des actualisations régulières garantissent que les employés apprennent toujours à partir des informations les plus exactes et les plus récentes, évitant ainsi la confusion et les erreurs liées à une formation obsolète.

Couvrir explicitement les workflows mobiles. Comme de plus en plus d’employés utilisent Workday sur des appareils mobiles, il est essentiel d’inclure une formation spécifique au mobile. En traitant les subtilités des workflows mobiles, vous garantissez une expérience utilisateur cohérente sur toutes les plateformes, ce qui augmente l’engagement global et la satisfaction.

Construire une formation au reporting. Les managers doivent comprendre comment créer et interpréter des rapports dans Workday pour prendre des décisions éclairées. Proposer une formation dédiée à la création de rapports renforce non seulement leurs compétences analytiques, mais leur permet aussi d’utiliser les données efficacement, en favorisant de meilleurs résultats métier.

Rendre la formation consultable depuis Workday. Intégrer une bibliothèque de formation consultable dans Workday permet aux employés d’accéder rapidement et facilement aux ressources. Cette simplicité réduit les temps d’arrêt et améliore la productivité, car les utilisateurs peuvent trouver les réponses dont ils ont besoin sans interrompre leur travail.

Questions fréquentes

Workday Community suffit-il ?

Pour une référence générique, Workday Community peut être un point de départ utile. Cependant, pour les configurations et workflows spécifiques de votre organisation, cela reste souvent insuffisant. Le caractère générique des ressources Workday Community signifie qu’elles ne peuvent pas traiter les aspects uniques de votre environnement, pourtant essentiels à une formation et une adoption efficaces. Pour combler cet écart, envisagez d’associer les ressources Workday Community à des supports de formation personnalisés reflétant les besoins spécifiques de votre organisation.

Ai-je besoin de Workday Learning ?

Workday Learning est souvent inclus pour le suivi de la conformité et peut être un outil précieux pour surveiller les certifications et la progression de la formation. Cependant, en matière de création de contenu, les capacités de Workday Learning sont limitées. La plupart des organisations constatent qu’elles doivent le compléter par un outil de création plus robuste pour produire des contenus de formation engageants et efficaces. En combinant Workday Learning avec des outils supplémentaires, vous pouvez obtenir une solution de formation complète répondant à la fois aux besoins de suivi et de création de contenu.

Quelle est l’approche de formation Workday la moins chère ?

Une approche rentable de la formation Workday consiste à constituer une bibliothèque de vidéos et de SOP à l’aide d’un outil comme Trupeer. Cette méthode vous permet de créer du contenu de formation sur mesure répondant aux workflows spécifiques de votre organisation sans engager de coûts élevés. Bien qu’une couche de Digital Adoption Platform (DAP) puisse ajouter des dépenses, elle est utile pour les workflows à fort enjeu où un guidage en temps réel est nécessaire. En vous concentrant sur les aspects essentiels de la formation et en investissant sélectivement dans des outils supplémentaires, vous pouvez maximiser la valeur tout en minimisant les coûts.

Combien de temps la formation Workday devrait-elle durer ?

Pour la plupart des employés, la formation Workday doit être concise et ciblée, généralement inférieure à 4 heures d’apprentissage asynchrone. Ce format permet aux employés d’acquérir les compétences nécessaires sans être submergés. Pour les HRBP et les managers, la formation peut devoir être plus longue, car leurs rôles impliquent souvent des workflows et des responsabilités plus complexes. En adaptant la durée de formation aux besoins de chaque rôle, vous garantissez que tous les employés reçoivent un niveau d’instruction approprié.

La formation doit-elle avoir lieu avant ou après le go-live ?

La formation doit idéalement avoir lieu avant la date de mise en production, avec des possibilités de pratique en sandbox pour renforcer l’apprentissage. La formation avant lancement permet aux employés de se familiariser avec le système et de le pratiquer dans un environnement contrôlé, minimisant les perturbations lors du déploiement réel. La formation après lancement doit se concentrer sur le renforcement et sur la correction des éventuelles lacunes identifiées après le go-live. En planifiant stratégiquement votre calendrier de formation, vous pouvez vous assurer que les employés sont prêts et confiants lorsque Workday est mis en service.

Mot de la fin

La formation Workday réussit lorsqu’elle correspond à votre configuration spécifique, qu’elle séquence l’autonomisation des managers avant le déploiement auprès des employés, et qu’elle est actualisée à chaque version. La pile d’outils importe moins que l’approche du contenu. Les entreprises qui investissent dans des bibliothèques de contenu spécifiques aux rôles voient des chiffres d’adoption qui justifient l’investissement Workday ; celles qui ne le font pas livrent Workday et appellent cela de la formation. En vous concentrant sur une formation adaptée et propre à chaque rôle, tout en gardant les supports à jour, vous pouvez obtenir de meilleurs taux d’adoption et maximiser la valeur de votre investissement Workday.