Les déploiements Workday atteignent régulièrement 40 à 50 % d’adoption au bout de six mois. Voici comment concevoir une formation qui fait réellement bouger ces chiffres, ainsi que les outils qui prennent en charge chaque étape.

Pourquoi la formation Workday est difficile

Workday est trompeusement complexe. L’interface paraît épurée, mais derrière se cachent des centaines de processus métier, des tâches spécifiques à chaque rôle et des configurations personnalisées qui varient selon les organisations. Les employés n’échouent pas parce que Workday est impossible ; ils échouent parce qu’une formation générique (vidéos de Workday Community, sessions en classe) ne correspond pas à l’organisation précise qu’ils utilisent. Les problèmes d’adoption dans Workday viennent presque toujours d’une formation qui ne correspond pas à la configuration réelle de l’entreprise.

Les équipes qui réussissent leur formation Workday associent des vidéos de démonstration spécifiques à chaque rôle à une documentation consultable des workflows réels de l’organisation, et s’appuient sur des conseils intégrés à l’application pour les transactions à fort enjeu. La formation en classe devient un complément, et non l’événement principal. Cette approche sur mesure garantit que les employés reçoivent des informations pertinentes et directement actionnables sur leurs tâches quotidiennes, ce qui améliore concrètement leur niveau de compétence et leur confiance.

Les 6 priorités de la formation Workday

1. Autonomie des managers

Les managers doivent être autonomes pour réaliser des tâches essentielles comme les validations, les changements d’organisation et les actions liées à la rémunération. Lorsque les managers ne peuvent pas exécuter ces tâches sans l’intervention des RH, l’organisation se retrouve avec un goulot d’étranglement. Une formation efficace doit permettre aux managers de terminer ces tâches de manière indépendante, réduisant les délais et améliorant l’efficacité. Un module de formation typique peut inclure 3 à 5 tutoriels vidéo, chacun axé sur une tâche spécifique en libre-service, avec un temps de complétion inférieur à 30 minutes.

2. Autonomie des employés

Des tâches comme demander un congé, gérer les avantages et mettre à jour les informations personnelles doivent être simples pour les employés. L’objectif est que les employés puissent gérer ces tâches en 90 secondes, afin de limiter la frustration et les erreurs. La formation doit inclure des guides interactifs et de courtes vidéos de démonstration que les employés peuvent consulter à tout moment, pour s’assurer qu’ils sont équipés pour utiliser facilement les fonctions en libre-service.

3. Workflows des HR Business Partners

Les HR Business Partners gèrent des workflows critiques comme le recrutement, les fins de contrat et la gestion des postes. Les erreurs dans ces domaines peuvent entraîner des problèmes en cascade qui affectent la paie et la conformité. La formation doit être approfondie et complète, impliquant souvent des SOP détaillées et des mises en situation jouées pour simuler des cas réels. Ces sessions doivent être menées sur plusieurs semaines, avec des évaluations régulières pour garantir la maîtrise des processus complexes.

4. Finance et achats

Pour les organisations qui utilisent Workday Financial Management, les workflows finance nécessitent une couverture spécifique. La formation doit se concentrer sur des tâches telles que les validations de notes de frais, les demandes et les transferts de budget, essentielles pour préserver l’intégrité financière. Un mix de modules d’e-learning et d’ateliers pratiques peut apporter la profondeur nécessaire, afin de permettre aux équipes finance de naviguer dans Workday avec confiance et précision.

5. Recrutement

Workday Recruiting est complexe, avec ses propres défis. La formation des recruteurs nécessite un contenu dédié qui aborde les subtilités de la gestion des candidats, des offres d’emploi et de la planification des entretiens. Un programme structuré combinant des tutoriels vidéo, des simulations interactives et un apprentissage entre pairs peut aider les recruteurs à maîtriser le système et à améliorer l’efficacité de leurs recrutements.

6. Rapports et tableaux de bord

La création et l’interprétation des rapports sont souvent un domaine insuffisamment investi dans la formation. Les managers et les professionnels RH doivent être capables de générer des rapports qui apportent des informations précieuses sur leurs opérations. La formation doit inclure des guides détaillés sur la création et l’analyse des rapports, avec des exercices pratiques qui encouragent les utilisateurs à explorer différentes techniques de visualisation des données. Cette approche peut transformer la façon dont les données sont utilisées au sein de l’organisation, en améliorant la prise de décision.

Comparaison des fonctionnalités : outils de formation Workday

Détails des outils

1. Trupeer

Trupeer se distingue comme un outil polyvalent pour créer du contenu de formation sur mesure. En enregistrant n’importe quel écran Workday, même avec des configurations personnalisées, Trupeer génère des vidéos de démonstration soignées, des SOP écrites et une documentation consultable. Cela permet aux administrateurs RH de produire en une journée une semaine de contenu spécifique à chaque rôle. L’efficacité de Trupeer signifie que le contenu peut être actualisé rapidement pour suivre le cycle de publication de Workday, garantissant ainsi que les supports de formation sont toujours à jour.

Avantages : Création de contenu rapide, fonctionne sur des configurations personnalisées, tarification par utilisateur.

Inconvénients : Ce n’est pas un outil de type tooltip en temps réel ; associez-le à WalkMe ou Whatfix pour imposer les tooltips.

2. Workday Learning

En tant que LMS natif, Workday Learning excelle dans le suivi de la conformité et des certifications. En revanche, ses capacités de création de contenu sont limitées. Il est préférable de l’utiliser à des fins de suivi, là où son intégration à Workday offre une expérience fluide. Les organisations le complètent souvent avec des outils d’authoring plus solides pour créer des contenus de formation engageants.

Avantages : Intégration native Workday.

Inconvénients : Expérience d’authoring datée ; idéal pour le suivi, pas pour la création.

3. WalkMe

WalkMe propose les conseils dans l’application les plus approfondis disponibles pour Workday, avec des tooltips, des parcours guidés et l’application de validations. Bien que ses fonctionnalités complètes aient un coût, la profondeur des conseils qu’il offre peut améliorer de manière significative l’adoption et la maîtrise des utilisateurs, ce qui en fait un investissement précieux pour les grandes entreprises aux besoins complexes.

Avantages : Profondeur, maturité.

Inconvénients : Coût, services très présents.

4. Whatfix

Whatfix offre une couverture Workday solide à un coût plus abordable que WalkMe. Ses offres incluent des outils vidéo et de contenu, ce qui en fait une solution complète pour les organisations qui souhaitent améliorer leurs programmes de formation sans engager de dépenses élevées. La période de déploiement varie de 1 à 3 mois, durant laquelle les organisations peuvent personnaliser la plateforme pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Avantages : Tarification équitable, inclut des outils de contenu.

Inconvénients : Déploiement de 1 à 3 mois.

5. Apty

Apty fournit une plateforme d’adoption digitale rentable avec une bonne couverture Workday. Elle est conçue pour les entreprises qui recherchent une solution abordable tout en offrant des conseils essentiels dans l’application. Bien que son réseau de partenaires soit plus petit que celui d’autres outils, Apty reste une option viable pour les organisations qui privilégient la valeur et la fonctionnalité.

Avantages : Tarification équitable, prête pour l’entreprise.

Inconvénients : Réseau de partenaires plus restreint.

6. Workday Community

Workday Community propose des vidéos et de la documentation génériques directement depuis Workday. Bien qu’il s’agisse d’un point de référence utile pour des demandes de base, il ne répond pas aux besoins de formation spécifiques à l’organisation nécessaires à une adoption efficace. Les entreprises devraient l’utiliser comme ressource complémentaire aux supports de formation plus personnalisés.

Analyse approfondie : ce qui fait tenir la formation Workday

Faire correspondre la formation à votre configuration

Les organisations Workday diffèrent considérablement dans leurs configurations. Chaque entreprise possède des processus uniques, des champs personnalisés, des chaînes d’approbation et des intégrations qui rendent leur configuration Workday distincte. Une formation générique est conçue pour une configuration Workday standard, et non pour votre configuration spécifique. L’écart entre les deux est souvent là que l’adoption échoue. Les équipes qui réussissent enregistrent leurs configurations réelles et produisent du contenu spécifique à chaque rôle, ce qui se traduit par des taux d’adoption 30 à 50 % plus élevés que ceux qui s’appuient sur des supports génériques.

L’approche pratique consiste à créer des vidéos de 3 à 7 minutes associées à des SOP écrites pour chaque workflow de processus métier. Ces ressources sont organisées par rôle et par tâche plutôt que par module Workday, ce qui facilite la recherche de la formation pertinente par les employés. En les stockant dans une bibliothèque consultable accessible aux côtés de Workday, les organisations peuvent déployer cette approche à grande échelle auprès de milliers d’employés sans surcharger leurs ressources de formation.

Autonomiser les managers avant le déploiement auprès des employés

Les managers sont essentiels à une adoption réussie. Si les HRBP et les managers de ligne ne sont pas à l’aise avec Workday, leurs équipes ne le seront pas non plus. Une stratégie éprouvée consiste à former les HRBP deux semaines avant les managers, puis à former les managers deux semaines avant les employés. Cette approche échelonnée garantit que chaque groupe apprend suffisamment en profondeur pour encadrer le suivant. Les déploiements précipités qui sautent cette séquence entraînent souvent des mois de confusion et davantage d’appels au support RH, ce qui compromet les gains d’efficacité promis par Workday.

Actualisation du contenu selon le cycle de publication

Workday publie des mises à jour deux fois par an, ce qui peut modifier les écrans, ajuster les workflows et introduire de nouvelles fonctionnalités. Les supports de formation datant de plus de six mois sont probablement obsolètes. Les programmes de formation efficaces alignent l’actualisation du contenu sur le cycle de publication de Workday, afin de garantir que les mises à jour ne se limitent pas à des changements de code, mais incluent aussi une formation actualisée. Des outils comme Trupeer, capables de générer du contenu à partir d’enregistrements d’écran suffisamment rapidement pour suivre le rythme des publications de Workday, sont essentiels pour maintenir la formation à jour et pertinente.

Les difficultés rencontrées par les équipes de formation Workday

La formation en classe domine. Les sessions traditionnelles d’une demi-journée laissent souvent les employés dépassés et peu engagés. Pour améliorer la rétention, passez à des tutoriels vidéo asynchrones et à des SOP que les employés peuvent consulter à la demande.

Pas de contenu spécifique aux managers. Lorsque les managers reçoivent la même formation générique que les employés, elle ne répond pas à leurs besoins spécifiques. Mettez en place une filière dédiée aux managers pour leur donner les compétences nécessaires afin de diriger leurs équipes efficacement.

La création de rapports est ignorée. De nombreuses organisations négligent la création de rapports dans la formation, laissant les managers se rabattre sur des tableurs. Intégrez des tutoriels de création de rapports qui apprennent aux managers à utiliser les outils de reporting de Workday pour obtenir de meilleures informations.

Expérience mobile non formée. Comme davantage d’employés s’appuient sur l’application mobile de Workday, la formation suppose souvent une expérience sur ordinateur. Assurez-vous que votre formation couvre explicitement les workflows mobiles afin de s’adapter aux préférences des utilisateurs et d’améliorer l’adoption.

Des BPs personnalisés non documentés. Les processus métier personnalisés de votre organisation ne sont pas couverts par les ressources génériques de Workday Community. Documentez et formez ces processus spécifiques pour garantir que les employés puissent les exécuter correctement et efficacement.

Fonctionnalités indispensables pour la formation Workday

• Contenu spécifique à l’organisation correspondant à votre configuration Workday : une formation sur mesure qui reflète la configuration unique de votre organisation améliore la pertinence et l’adoption.

• Parcours d’apprentissage par rôle (manager, HRBP, employé, recruteur) : des parcours personnalisés garantissent que chaque rôle reçoit une formation pertinente, renforçant la maîtrise et la confiance.

• Vidéo + SOP pour chaque workflow clé : la combinaison d’instructions visuelles et écrites s’adapte à différents styles d’apprentissage et consolide la compréhension.

• Bibliothèque consultable depuis l’intérieur de Workday : un hub centralisé permet aux employés de trouver rapidement la formation dont ils ont besoin, réduisant les temps d’arrêt.

• Actualisation selon le cycle de publication : maintenir les supports de formation à jour avec les sorties semestrielles de Workday garantit exactitude et pertinence.

• Conseils dans l’application pour les transactions à fort enjeu : une assistance en temps réel pendant les tâches critiques évite les erreurs et renforce la confiance des utilisateurs.

• Couverture mobile si les employés utilisent Workday sur mobile : traiter les workflows mobiles garantit une expérience de formation cohérente sur tous les appareils.

• Intégration LMS (Workday Learning ou externe) : une intégration fluide avec les systèmes de gestion de l’apprentissage facilite le suivi et la gestion de l’avancement de la formation.

Cas d’usage et personas

Déploiement RH mondial : Yasmin, VP of People Operations, entreprise de biens de consommation (22 000 employés)

Yasmin a piloté le go-live Workday HCM dans 14 pays, une mission qui exige une coordination méticuleuse. Elle a utilisé Trupeer pour produire du contenu vidéo spécifique à chaque rôle en 6 langues, rendant la formation inclusive et accessible à une main-d’œuvre diversifiée. En déployant Whatfix sur 15 transactions critiques, comme les embauches, les fins de contrat et les actions de rémunération, elle a veillé à ce que les employés puissent naviguer dans ces processus avec confiance. Le déploiement stratégique de la formation de Yasmin, qui a consisté à séquencer la formation des HRBP et des managers avant le déploiement auprès des employés, a abouti à un taux d’adoption en libre-service de 76% au bout de six mois, soit une hausse significative par rapport au déploiement précédent de l’HRIS (43%). C’est exactement là que les vidéos de formation pour le go-live Workday deviennent utiles, et c’est le type de contenu que Trupeer peut générer directement à partir d’un simple enregistrement d’écran.

Autonomie des managers : Clarissa, directrice HRIS, fintech (5 000 employés)

Clarissa a rencontré un défi courant : les managers s’appuyaient trop sur les HRBP pour les validations, faute de compréhension des capacités en libre-service de Workday. Pour y remédier, elle a développé une bibliothèque de SOP dédiée aux managers couvrant 12 actions courantes. En intégrant des vidéos dans les annonces Workday, Clarissa a fourni aux managers un accès facile aux ressources de formation dont ils avaient besoin. Résultat : les taux d’autonomie des managers ont augmenté de 58% sur deux trimestres, libérant ainsi les HRBP pour se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.

Déploiement finance : Karim, directeur des systèmes finance, cabinet de services (3 500 employés)

Karim a été chargé de mettre en œuvre Workday Financial Management, un projet essentiel pour les opérations financières du cabinet. Au lieu de s’appuyer sur des vidéos Workday génériques, Karim a créé du contenu adapté au plan comptable et aux chaînes d’approbation de l’entreprise. Cette approche a permis de s’assurer que l’équipe finance recevait une formation pertinente pour ses workflows spécifiques. En l’espace de 90 jours, l’adoption par l’équipe finance a atteint 85%, démontrant l’efficacité d’une formation personnalisée. Pour une perspective plus large, découvrez notre guide de conduite du changement, qui fournit des informations supplémentaires sur les déploiements logiciels réussis.

Bonnes pratiques

Le contenu spécifique à la configuration vaut mieux que le générique. Adapter la formation pour qu’elle corresponde à la configuration Workday unique de votre organisation améliore la pertinence et stimule des taux d’adoption plus élevés. En vous concentrant sur vos workflows et processus spécifiques, les employés peuvent relier plus directement la formation au quotidien, ce qui améliore la rétention et l’application.

Former les managers avant les employés. Donner la priorité à la formation des managers garantit qu’ils disposent de la confiance et des connaissances nécessaires pour encadrer efficacement leurs équipes. Cette approche structurée crée un effet d’entraînement : les managers peuvent soutenir leurs équipes, ce qui facilite les transitions et réduit les goulots d’étranglement pendant le déploiement.

Actualiser à chaque sortie Workday. Maintenir les supports de formation à jour avec les mises à jour semestrielles de Workday est crucial. Des actualisations régulières garantissent que les employés apprennent toujours à partir des informations les plus exactes et les plus récentes, évitant ainsi la confusion et les erreurs pouvant résulter d’une formation obsolète.

Couvrir explicitement les workflows mobiles. Comme davantage d’employés utilisent Workday sur des appareils mobiles, il est essentiel d’inclure une formation spécifique au mobile. En traitant les subtilités des workflows mobiles, vous assurez une expérience utilisateur cohérente sur toutes les plateformes, ce qui renforce l’engagement et la satisfaction globaux.

Construire une formation aux rapports. Les managers doivent comprendre comment créer et interpréter des rapports dans Workday pour prendre des décisions éclairées. En proposant une formation dédiée à la création de rapports, vous améliorez non seulement leurs compétences analytiques, mais vous leur permettez aussi d’exploiter efficacement les données, pour de meilleurs résultats pour l’entreprise.

Rendre la formation consultable depuis l’intérieur de Workday. En intégrant une bibliothèque de formation consultable dans Workday, les employés peuvent accéder rapidement et facilement aux ressources. Cette commodité réduit les temps d’arrêt et améliore la productivité, car les utilisateurs peuvent trouver les réponses dont ils ont besoin sans interrompre leur workflow.

Questions fréquentes

Workday Community suffit-il ?

Pour une référence générique, Workday Community peut être un bon point de départ. En revanche, pour les configurations et workflows spécifiques de votre organisation, il est souvent insuffisant. Le caractère générique des ressources de Workday Community signifie qu’elles ne peuvent pas traiter les aspects uniques de votre configuration, qui sont essentiels pour une formation et une adoption efficaces. Pour combler cet écart, envisagez d’associer les ressources de Workday Community à des supports de formation personnalisés qui reflètent les besoins spécifiques de votre organisation.

Ai-je besoin de Workday Learning ?

Workday Learning est souvent inclus pour le suivi de la conformité et peut être un outil précieux pour surveiller les certifications et l’avancement de la formation. Toutefois, en matière de création de contenu, les capacités de Workday Learning sont limitées. La plupart des organisations constatent qu’elles doivent le compléter avec un outil d’authoring plus solide pour créer des contenus de formation engageants et efficaces. En combinant Workday Learning avec des outils supplémentaires, vous pouvez obtenir une solution de formation complète qui répond à la fois aux besoins de suivi et de création de contenu.

Quelle est l’approche de formation Workday la moins coûteuse ?

Une approche rentable de la formation Workday consiste à construire une bibliothèque vidéo et SOP à l’aide d’un outil comme Trupeer. Cette méthode vous permet de créer du contenu de formation sur mesure qui répond aux workflows spécifiques de votre organisation sans engager de coûts élevés. Bien qu’une couche Digital Adoption Platform (DAP) puisse ajouter des dépenses, elle est utile pour les workflows à fort enjeu où une assistance en temps réel est nécessaire. En vous concentrant sur les aspects essentiels de la formation et en investissant de manière sélective dans des outils supplémentaires, vous pouvez maximiser la valeur tout en minimisant les coûts.

Combien de temps la formation Workday doit-elle durer ?

Pour la plupart des employés, la formation Workday doit être concise et ciblée, généralement moins de 4 heures d’apprentissage asynchrone. Ce délai permet aux employés d’acquérir les compétences nécessaires sans les submerger. Pour les HRBP et les managers, la formation peut devoir être plus longue, car leurs rôles impliquent souvent des workflows et des responsabilités plus complexes. En adaptant la durée de la formation aux besoins de chaque rôle, vous vous assurez que tous les employés reçoivent le niveau d’instruction approprié.

La formation doit-elle avoir lieu avant ou après le go-live ?

Idéalement, la formation doit avoir lieu avant la date de go-live, avec des opportunités de pratique dans un environnement sandbox pour consolider l’apprentissage. La formation avant lancement permet aux employés de se familiariser avec le système et de s’entraîner à l’utiliser dans un environnement contrôlé, ce qui réduit les perturbations pendant le déploiement réel. Après le lancement, la formation doit se concentrer sur le renforcement et la prise en charge des lacunes identifiées après le go-live. En planifiant votre calendrier de formation de manière stratégique, vous pouvez vous assurer que les employés sont prêts et confiants lorsque Workday passe en production.

Comment créez-vous un programme de formation pour les nouveaux employés ?

Commencez par un plan basé sur les rôles, associez un guide ou une vidéo à chaque étape clé, puis suivez l’avancement. Avec le modèle d’onboarding des nouveaux employés de Trupeer, chaque processus est capturé une seule fois et publié pour chaque nouvel embauché afin qu’il puisse le suivre.

Dernier mot

La formation Workday réussit lorsqu’elle correspond à votre configuration spécifique, qu’elle séquence l’autonomisation des managers avant le déploiement auprès des employés, et qu’elle est actualisée à chaque nouvelle version. La stack d’outils compte moins que l’approche de contenu. Les entreprises qui investissent dans des bibliothèques de contenu spécifiques à chaque rôle constatent des chiffres d’adoption qui justifient l’investissement Workday ; celles qui n’investissent pas livrent Workday et l’appellent « formation ». En vous concentrant sur une formation sur mesure, spécifique à chaque rôle, et en gardant les supports à jour, vous pouvez obtenir des taux d’adoption plus élevés et maximiser la valeur de votre investissement Workday.