Les déploiements de Workday atteignent couramment 40 à 50 % d'adoption six mois après leur lancement. Voici comment concevoir une formation qui fait réellement progresser ces chiffres, et quels outils soutiennent chaque étape.

Pourquoi la formation Workday est difficile

Workday est d'une complexité trompeuse. L'interface utilisateur semble épurée, mais elle cache des centaines de processus métier, de tâches spécifiques à chaque rôle et de configurations personnalisées qui varient selon l'organisation. Les employés n'échouent pas parce que Workday est impossible à maîtriser ; ils échouent parce que la formation générique (vidéos de la communauté Workday, sessions en classe) ne correspond pas à l'organisation réelle qu'ils utilisent. Les problèmes d'adoption dans Workday proviennent presque toujours d'une formation inadaptée à la configuration réelle de l'entreprise.

Les équipes qui réussissent la formation Workday associent des vidéos de démonstration spécifiques à chaque rôle à une documentation consultable sur les flux de travail réels de l'organisation, et utilisent un guidage intégré à l'application pour les transactions à fort enjeu. La formation en salle devient complémentaire, et non l'événement principal. Cette approche sur mesure garantit que les employés reçoivent des informations pertinentes et exploitables pour leurs tâches quotidiennes, renforçant ainsi efficacement leurs compétences et leur confiance.

Les 6 priorités de la formation Workday

1. Libre-service gestionnaire

Les managers doivent être autonomes pour effectuer des tâches essentielles telles que les approbations, les changements d'organisation et les mesures de rémunération. Lorsque les managers ne peuvent pas exécuter ces tâches sans l'intervention des RH, cela devient un goulot d'étranglement pour l'organisation. Une formation efficace doit permettre aux managers de réaliser ces tâches de manière indépendante, réduisant ainsi les délais et améliorant l'efficacité. Un module de formation type peut inclure 3 à 5 tutoriels vidéo, chacun se concentrant sur une tâche spécifique en libre-service, avec un temps de complétion de moins de 30 minutes.

2. Libre-service employé

Des tâches telles que la demande de congés, la gestion des avantages sociaux et la mise à jour des informations personnelles doivent être simples pour les employés. L'objectif est que les employés effectuent ces tâches en moins de 90 secondes, minimisant ainsi la frustration et les erreurs. La formation doit inclure des guides interactifs et de courtes vidéos de démonstration auxquelles les employés peuvent accéder à tout moment, garantissant qu'ils sont équipés pour gérer les fonctions en libre-service en toute simplicité.

3. Flux de travail des partenaires RH (HRBP)

Les partenaires RH gèrent des flux de travail critiques tels que les embauches, les licenciements et la gestion des postes. Des erreurs dans ces domaines peuvent entraîner des problèmes en cascade affectant la paie et la conformité. La formation doit être approfondie et complète, impliquant souvent des procédures opérationnelles standard (SOP) détaillées et des scénarios de jeux de rôles pour simuler des situations réelles. Ces sessions doivent être menées sur plusieurs semaines, avec des évaluations régulières pour garantir la maîtrise des processus complexes.

4. Finance et approvisionnement

Pour les organisations utilisant Workday Financial Management, les flux de travail financiers nécessitent une couverture spécifique. La formation doit se concentrer sur des tâches telles que les approbations de dépenses, les réquisitions et les transferts de budget, qui sont cruciales pour maintenir l'intégrité financière. Un mélange de modules d'apprentissage en ligne et d'ateliers pratiques peut fournir la profondeur nécessaire, garantissant que les équipes financières peuvent naviguer dans Workday avec confiance et précision.

5. Recrutement

Workday Recruiting est complexe et présente ses propres défis. La formation des recruteurs nécessite un contenu dédié qui traite des nuances de la gestion des candidats, des offres d'emploi et de la planification des entretiens. Un programme de formation structuré combinant des tutoriels vidéo, des simulations interactives et l'apprentissage entre pairs peut aider les recruteurs à maîtriser le système et à améliorer leur efficacité en matière de recrutement.

6. Rapports et tableaux de bord

La création et l'interprétation de rapports est souvent un domaine dans lequel on investit trop peu lors des formations. Les managers et les professionnels des RH doivent être compétents pour générer des rapports qui fournissent des informations précieuses sur leurs activités. La formation doit inclure des guides détaillés sur la création et l'analyse de rapports, avec des exercices pratiques qui encouragent les utilisateurs à explorer différentes techniques de visualisation de données. Cette approche peut transformer la façon dont les données sont utilisées au sein de l'organisation, favorisant ainsi une meilleure prise de décision.

Comparatif des fonctionnalités : outils de formation Workday

Analyse détaillée des outils

1. Trupeer

Trupeer se distingue comme un outil polyvalent pour créer du contenu de formation sur mesure. En enregistrant n'importe quel écran Workday, même avec des configurations personnalisées, Trupeer génère des vidéos de démonstration soignées, des SOP écrites et une documentation consultable. Cela permet aux administrateurs RH de produire une semaine de contenu spécifique à un rôle en seulement une journée. L'efficacité de Trupeer permet de rafraîchir rapidement le contenu pour suivre le rythme des mises à jour de Workday, garantissant ainsi que le matériel de formation est toujours à jour.

Avantages : Création rapide de contenu, fonctionne sur les configurations personnalisées, tarification par utilisateur.

Inconvénients : Ce n'est pas un outil d'infobulles en temps réel ; à associer à WalkMe ou Whatfix pour l'application d'infobulles.

2. Workday Learning

En tant que LMS natif, Workday Learning excelle dans le suivi de la conformité et des certifications. Cependant, ses capacités de création de contenu sont limitées. Il est idéal pour des objectifs de suivi, où son intégration avec Workday offre une expérience fluide. Les organisations le complètent souvent avec des outils d'auteur plus robustes pour créer du contenu de formation attrayant.

Avantages : Intégration native avec Workday.

Inconvénients : Expérience utilisateur de création datée ; idéal pour le suivi, pas pour la création.

3. WalkMe

WalkMe offre le guidage intégré à l'application le plus avancé pour Workday, proposant des infobulles, des parcours guidés et la validation des actions. Bien que ses fonctionnalités complètes représentent un coût élevé, la pertinence de son guidage peut améliorer considérablement l'adoption et la compétence des utilisateurs, ce qui en fait un investissement précieux pour les grandes entreprises ayant des besoins complexes.

Avantages : Profondeur, maturité.

Inconvénients : Coût, forte dépendance aux services.

4. Whatfix

Whatfix offre une excellente couverture de Workday à un coût plus abordable que WalkMe. Ses solutions incluent des outils vidéo et de contenu, ce qui en fait une option équilibrée pour les organisations qui cherchent à améliorer leurs programmes de formation sans engager de dépenses excessives. La période de mise en œuvre varie de 1 à 3 mois, durant laquelle les organisations peuvent personnaliser la plateforme selon leurs besoins spécifiques.

Avantages : Tarification équitable, inclut des outils de contenu.

Inconvénients : Mise en œuvre de 1 à 3 mois.

5. Apty

Apty fournit une plateforme d'adoption numérique rentable avec une bonne couverture de Workday. Elle est conçue pour les entreprises à la recherche d'une solution abordable qui délivre tout de même un guidage intégré essentiel. Bien que son réseau de partenaires soit plus restreint comparé à d'autres outils, Apty reste une option viable pour les organisations qui privilégient le rapport qualité-prix et la fonctionnalité.

Avantages : Tarification équitable, prêt pour l'entreprise.

Inconvénients : Réseau de partenaires plus restreint.

6. Communauté Workday

La communauté Workday propose des vidéos et de la documentation génériques provenant directement de Workday. Bien qu'il s'agisse d'un point de référence utile pour les questions de base, elle ne permet pas de fournir la formation spécifique à l'organisation indispensable à une adoption réussie. Les entreprises devraient l'utiliser comme une ressource complémentaire aux côtés de supports de formation plus personnalisés.

Analyse approfondie : comment rendre la formation Workday efficace

Adaptez la formation à votre configuration

Les organisations Workday diffèrent considérablement dans leurs configurations. Chaque entreprise possède des processus uniques, des champs personnalisés, des chaînes d'approbation et des intégrations qui rendent leur installation Workday distincte. Les formations génériques sont conçues pour une configuration Workday standard, pas pour votre environnement spécifique. C'est dans cet écart que l'adoption échoue souvent. Les équipes qui réussissent enregistrent leurs configurations réelles et produisent du contenu spécifique à chaque rôle, ce qui permet d'obtenir des taux d'adoption de 30 à 50 % supérieurs à ceux des équipes qui s'appuient sur des supports génériques.

L'approche pratique consiste à créer des vidéos de 3 à 7 minutes associées à des SOP écrites pour chaque flux de travail de processus métier. Ces ressources sont organisées par rôle et par tâche plutôt que par module Workday, ce qui permet aux employés de trouver plus facilement la formation correspondante. En stockant ces documents dans une bibliothèque consultable accessible directement depuis Workday, les organisations peuvent déployer cette approche auprès de milliers d'employés sans saturer leurs ressources de formation.

Habilitation des managers avant le déploiement auprès des employés

Les managers sont essentiels au succès de l'adoption. Si les partenaires RH (HRBP) et les managers de ligne ne sont pas à l'aise avec Workday, leurs équipes ne le seront pas non plus. Une stratégie éprouvée consiste à former les RH deux semaines avant les managers, puis à former les managers deux semaines avant les employés. Cette approche progressive permet à chaque groupe d'assimiler les connaissances nécessaires pour accompagner le suivant. Les lancements précipités qui ignorent cette séquence entraînent souvent des mois de confusion et une augmentation des appels au support RH, annulant ainsi les gains d'efficacité promis par Workday.

Mise à jour du contenu à chaque cycle de version

Workday publie des mises à jour deux fois par an, ce qui peut modifier les écrans, ajuster les flux de travail et introduire de nouvelles fonctionnalités. Les supports de formation datant de plus de six mois risquent d'être obsolètes. Les programmes de formation efficaces synchronisent la mise à jour du contenu avec le cycle de publication de Workday, garantissant que les mises à jour ne se limitent pas à des modifications de code mais incluent également une mise à niveau des formations. Des outils comme Trupeer, capables de générer du contenu à partir d'enregistrements d'écran assez rapidement pour suivre la cadence des versions de Workday, sont indispensables pour maintenir les formations à jour et pertinentes.

Les défis rencontrés par les équipes de formation Workday

La formation en salle de classe domine. Les sessions traditionnelles d'une demi-journée laissent souvent les employés dépassés et désengagés. Pour améliorer la mémorisation, privilégiez les tutoriels vidéo asynchrones et les SOP auxquels les employés peuvent accéder à la demande.

Pas de contenu spécifique pour les managers. Lorsque les managers reçoivent la même formation générique que les employés, elle ne répond pas à leurs besoins spécifiques. Développez un parcours dédié aux managers pour leur donner les compétences nécessaires afin de diriger efficacement leurs équipes.

La création de rapports ignorée.

De nombreuses organisations négligent la création de rapports dans leurs formations, laissant les managers utiliser par défaut des feuilles de calcul. Intégrez des tutoriels de création de rapports qui apprennent aux managers à exploiter les outils de reporting de Workday pour obtenir de meilleures analyses.

L'expérience sur mobile négligée. Alors que de plus en plus d'employés utilisent l'application mobile de Workday, la formation part souvent du principe d'une utilisation sur ordinateur. Assurez-vous que vos formations couvrent explicitement les flux de travail mobiles pour s'adapter aux préférences de chaque utilisateur et améliorer l'adoption.

Les processus métier personnalisés non documentés. Les processus métier personnalisés de votre organisation ne sont pas couverts par les ressources génériques de la communauté Workday. Documentez et formez sur ces processus spécifiques pour garantir que les employés puissent les exécuter avec précision et efficacité.

Fonctionnalités indispensables pour la formation Workday

• Contenu spécifique à l'organisation correspondant à votre configuration Workday : Une formation sur mesure qui reflète la configuration unique de votre entreprise améliore la pertinence et l'adoption.

• Parcours d'apprentissage basés sur les rôles (manager, HRBP, employé, recruteur) : Des parcours personnalisés garantissent que chaque rôle reçoit la formation appropriée, renforçant la compétence et la confiance.

• Vidéo + SOP pour chaque flux de travail clé : Combiner des instructions visuelles et écrites s'adresse aux différents styles d'apprentissage et renforce la compréhension.

• Bibliothèque consultable accessible depuis l'intérieur de Workday : Un centre de ressources centralisé permet aux employés de trouver rapidement la formation dont ils ont besoin, réduisant ainsi les temps d'arrêt.

• Capacité de mise à jour au rythme des versions : Maintenir les supports de formation à jour avec les deux versions annuelles de Workday garantit leur exactitude et leur pertinence.

• Guidage dans l'application pour les transactions à fort enjeu : Une assistance en temps réel lors des tâches critiques prévient les erreurs et renforce la confiance des utilisateurs.

• Couverture mobile si les employés utilisent Workday sur mobile : Traiter les flux de travail sur mobile garantit une expérience de formation cohérente sur tous les appareils.

• Intégration LMS (Workday Learning ou externe) : Une intégration fluide avec les systèmes de gestion de l'apprentissage facilite le suivi et la gestion de la progression de la formation.

Cas d'utilisation et profils types

Déploiement RH mondial : Yasmin, VP des opérations RH, entreprise de biens de consommation de 22 000 salariés

Yasmin a piloté le lancement de Workday HCM dans 14 pays, une tâche nécessitant une coordination minutieuse. Elle a utilisé Trupeer pour produire du contenu vidéo spécifique à chaque rôle en 6 langues, rendant la formation inclusive et accessible à une main-d'œuvre diversifiée. En déployant Whatfix sur 15 transactions critiques, telles que les embauches, les licenciements et les mesures de rémunération, elle a veillé à ce que les employés puissent naviguer dans ces processus en toute confiance. Le déploiement stratégique de Yasmin, qui a consisté à programmer la formation des partenaires RH et des managers avant celle des employés, a permis d'atteindre un taux d'adoption du libre-service de 76 % en six mois, une augmentation significative par rapport aux 43 % du précédent déploiement de SIRH. C'est précisément là que les vidéos de formation pour le lancement de Workday s'avèrent utiles, et c'est le type de contenu que Trupeer peut générer directement à partir d'un simple enregistrement d'écran.

Libre-service gestionnaire : Clarissa, Directrice SIRH, fintech de 5 000 salariés

Clarissa a été confrontée à un défi classique : les managers s'en remettaient trop aux partenaires RH pour les approbations, faute de comprendre les fonctionnalités en libre-service de Workday. Pour y remédier, elle a développé pour les managers une bibliothèque de SOP couvrant 12 actions courantes. En intégrant des vidéos dans les annonces de Workday, Clarissa a facilité l'accès des managers aux ressources de formation dont ils avaient besoin. Résultat : le taux d'utilisation du libre-service par les managers a augmenté de 58 % sur deux trimestres, libérant du temps pour que les partenaires RH se concentrent sur des initiatives plus stratégiques.

Déploiement financier : Karim, Directeur des systèmes financiers, cabinet de services de 3 500 salariés

Karim avait pour mission de mettre en œuvre Workday Financial Management, un projet critique pour les opérations financières de l'entreprise. Plutôt que de s'appuyer sur des vidéos Workday génériques, Karim a créé du contenu adapté au plan comptable et aux circuits d'approbation de l'entreprise. Cette approche a permis de garantir que l'équipe financière reçoive une formation adaptée à ses flux de travail spécifiques. En l'espace de 90 jours, l'adoption par l'équipe financière a atteint 85 %, prouvant ainsi l'efficacité d'une formation personnalisée. Pour élargir vos perspectives, découvrez notre guide de gestion du changement, qui propose des conseils supplémentaires pour réussir le déploiement de vos logiciels.

Bonnes pratiques

Le contenu spécifique à la configuration l'emporte sur le générique. Adapter la formation à la configuration Workday unique de votre organisation renforce la pertinence et favorise de meilleurs taux d'adoption. En vous concentrant sur vos flux de travail et vos processus spécifiques, les employés s'identifient plus facilement aux supports de formation, ce qui améliore la mémorisation et l'application pratique.

Formez les managers avant les employés. Donner la priorité à la formation des managers leur apporte la confiance et les connaissances requises pour guider efficacement leurs équipes. Cette approche structurée crée un effet de cascade où les managers peuvent soutenir leurs collaborateurs, ce qui facilite la transition et réduit les blocages durant le déploiement.

Mettez à jour les supports à chaque version de Workday. Il est crucial de maintenir les supports de formation à jour avec les deux lancements annuels de Workday. Des mises à jour régulières garantissent que les employés apprennent toujours à partir d'informations exactes et récentes, évitant ainsi la confusion et les erreurs liées à des formations obsolètes.

Traitez explicitement les flux de travail sur mobile. De plus en plus d'employés utilisant Workday sur des appareils mobiles, il est indispensable d'inclure une formation spécifique au mobile. En tenant compte des spécificités de l'utilisation sur mobile, vous garantissez une expérience utilisateur cohérente sur toutes les plateformes, ce qui stimule l'engagement global et la satisfaction.

Développez la formation sur la création de rapports. Les managers doivent comprendre comment concevoir et interpréter des rapports dans Workday pour prendre des décisions éclairées. Proposer des formations dédiées à la création de rapports améliore non seulement leurs compétences analytiques, mais leur permet également d'exploiter efficacement les données pour obtenir de meilleurs résultats opérationnels.

Rendez les formations consultables depuis Workday. Intégrer une bibliothèque de formation consultable à l'intérieur de Workday permet aux employés d'accéder aux ressources rapidement et facilement. Cette simplicité réduit les temps d'arrêt et améliore la productivité, car les utilisateurs trouvent les réponses qu'ils recherchent sans interrompre leur flux de travail.

Questions fréquemment posées

La communauté Workday est-elle suffisante ?

Pour des références rapides et globales, la communauté Workday est un bon point de départ. Cependant, elle est souvent insuffisante pour les configurations et flux de travail spécifiques de votre organisation. De par leur nature générique, les ressources de la communauté ne traitent pas des spécificités de votre environnement, qui sont pourtant cruciales pour une formation et une adoption réussies. Pour combler ce manque, pensez à combiner les ressources de la communauté Workday avec des supports de formation personnalisés reflétant les besoins réels de votre entreprise.

Ai-je besoin de Workday Learning ?

Workday Learning est souvent inclus pour le suivi de la conformité et s'avère utile pour piloter les certifications et l'avancement des formations. En revanche, pour ce qui est de la création de contenu, ses fonctionnalités restent limitées. La plupart des organisations se rendent compte qu'elles doivent le compléter par des outils d'auteur plus robustes pour concevoir des formations stimulantes et efficaces. En associant Workday Learning à des outils externes, vous obtiendrez une solution de formation complète couvrant à la fois le suivi et la production de contenus.

Quelle est l'approche de formation Workday la plus économique ?

Une approche économique consiste à créer une bibliothèque de vidéos et de SOP à l'aide d'un outil comme Trupeer. Cette méthode vous permet de concevoir des parcours de formation sur mesure, adaptés aux processus propres à votre entreprise, sans engendrer de coûts importants. Bien qu'une couche de plateforme d'adoption numérique (DAP) puisse générer des frais supplémentaires, elle est bénéfique pour les tâches complexes où un guidage en temps réel est indispensable. En ciblant les aspects essentiels de la formation et en choisissant d'investir de façon sélective dans des outils complémentaires, vous maximisez la valeur tout en limitant les coûts.

Combien de temps doit durer la formation Workday ?

Pour la plupart des collaborateurs, la formation Workday doit être concise et ciblée, représentant généralement moins de 4 heures d'apprentissage asynchrone. Ce format permet d'acquérir les compétences nécessaires sans surcharger l'employé. Pour les partenaires RH et les gestionnaires, la formation requiert généralement plus de temps, car leurs rôles englobent des processus et des responsabilités plus complexes. Ajuster la durée en fonction des besoins de chaque rôle permet de s'assurer que chaque collaborateur bénéficie du niveau d'accompagnement adapté.

La formation doit-elle avoir lieu avant ou après le lancement ?

Dans l'idéal, la formation doit se dérouler avant la date de mise en service, en prévoyant des temps de pratique dans un bac à sable (sandbox) pour ancrer les apprentissages. Une formation préalable au lancement permet aux utilisateurs de se familiariser avec l'environnement et de s'exercer en toute sécurité, réduisant ainsi les perturbations le jour du déploiement. Les sessions post-lancement devront quant à elles se concentrer sur le renforcement des acquis et l'ajustement des lacunes identifiées après la mise en service. En planifiant stratégiquement votre calendrier de formation, vous vous assurez que vos équipes sont prêtes et confiantes pour le jour J.

Le mot de la fin

La formation Workday est un succès lorsqu'elle est alignée sur votre configuration spécifique, qu'elle prépare les managers avant de l'étendre aux employés et qu'elle se renouvelle à chaque mise à jour système. Le choix des outils techniques importe moins que la pertinence de l'approche éditoriale. Les organisations qui investissent dans des bibliothèques de contenus adaptées à chaque rôle enregistrent des taux d'adoption qui justifient pleinement leur investissement dans Workday ; celles qui s'en abstiennent se contentent de livrer le logiciel en l'appelant formation. En misant sur un accompagnement sur mesure et à jour, vous favoriserez une meilleure adoption tout en optimisant le retour sur investissement de votre solution Workday.