Descubre 15 plantillas y formatos de SOP gratuitos, como guías paso a paso, listas de verificación, diagramas de flujo y jerarquías para crear procedimientos claros y consistentes.
Las plantillas de SOP no son emocionantes por sí solas. Pero tampoco lo es corregir los mismos errores cada semana porque nadie sigue el mismo proceso. Una buena plantilla establece exactamente los pasos para una tarea, para que se realice de la manera correcta cada vez, sin importar quién la maneje. En esta guía, encontrarás 15 plantillas y formatos de SOP gratuitos que puedes utilizar para finalmente controlar tus flujos de trabajo sin empezar de cero. ✍🏼
¿Qué son las Plantillas y Formatos de SOP?
Las plantillas y formatos de SOP son documentos listos para usar que te ayudan a escribir instrucciones claras paso a paso para una tarea o proceso. Facilitan registrar cómo debe hacerse el trabajo para que todos sigan el mismo método. Puedes encontrarlos en diferentes formatos como Word, Google Docs, hojas de cálculo, listas de verificación o diagramas de flujo.
No importa el formato, el objetivo es el mismo: crear una guía para el usuario que sea fácil de seguir y mantenga tus procesos consistentes. Utilizar plantillas de SOP gratuitas también ahorra tiempo porque puedes comenzar a documentar de inmediato en lugar de construir desde cero.
🚨 Alerta de Hecho: En aviación, los SOP son innegociables. Los pilotos no moverán una aeronave hasta haber revisado sus listas de verificación, una práctica que convirtió los viajes aéreos en una de las formas de transporte más seguras del mundo.
Beneficios de Crear un SOP para tu Negocio
Un SOP puede transformar la manera en que opera tu negocio al hacer que los procesos sean más fáciles de seguir, escalar y mejorar con el tiempo. Otros beneficios incluyen:
Proporciona a los equipos una referencia confiable para manejar situaciones inesperadas sin retrasos
Facilita la delegación mientras se mantiene la calidad y precisión
Reduce la curva de aprendizaje al introducir nuevas herramientas de IA o sistemas
Ayuda a rastrear el rendimiento del proceso y destacar oportunidades de mejora
Crea una línea base para medir la eficiencia y productividad
Minimiza el riesgo de mala comunicación entre departamentos
Proporciona claridad durante proyectos de alta presión o con plazos ajustados
Preserva el conocimiento operativo cuando empleados experimentados se van
Apoya la escalabilidad al hacer que los procesos sean más fáciles de replicar en diferentes ubicaciones o equipos
➡️ Leer Más: Mejores Prácticas de SOP que Debes Conocer
Cómo Elegir el Formato de SOP Adecuado
El formato correcto hace que tus plantillas de SOP sean más fáciles de seguir y más propensas a ser utilizadas regularmente. Considera cuán complejo es tu proceso, con qué es cómodo tu equipo y qué herramientas ya usas.
Aquí tienes un desglose de los principales tipos de formatos de SOP para que elijas el que mejor se ajuste. 🌟
1. Guía SOP paso a paso
Este formato recorre cada paso de un proceso en orden, siendo perfecto para tareas que deben completarse siempre de la misma manera.
Funciona bien para la incorporación de nuevos empleados, configurar equipos o seguir procedimientos de seguridad. Cada paso está claramente numerado, por lo que no hay confusión sobre qué viene después.
Si estás trabajando con plantillas de SOP en Word o Google Docs, este formato es fácil de crear y actualizar.
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2. Formato de checklist de SOP
Una lista de verificación mantiene las cosas simples y prácticas. Puedes marcar cada elemento a medida que se completa, lo que la hace ideal para tareas recurrentes donde la consistencia es clave.
Pensando en aperturas diarias de restaurantes, chequeos de mantenimiento de vehículos o cronogramas de publicación de contenido semanales. Las plantillas de SOP descargables con diseños de listas de verificación son excelentes para equipos que prefieren una confirmación visual rápida de que no se ha pasado nada por alto.
Formato de SOP jerárquico
Este formato organiza los procesos de arriba hacia abajo, comenzando con la tarea principal y dividiéndola en sub-pasos detallados.
Es útil para procesos lineales que tienen múltiples capas, como flujos de trabajo de fabricación o aprobaciones en múltiples etapas en recursos humanos o finanzas. El formato jerárquico de SOP proporciona una estructura clara, haciendo que sea más fácil navegar por procedimientos complejos sin perder de vista el panorama general.
🎥 Perspectiva de Trupeer: Actualizar los SOP no debería significar reescribir todo. Trupeer te permite editar el guion o los pasos directamente, luego re-exportar la guía. Tu documentación se mantiene precisa sin la molestia de empezar de nuevo.
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Formato de SOP de diagrama de flujo
Los diagramas de flujo mapean los procesos visualmente, mostrando diferentes caminos dependiendo de decisiones o condiciones específicas. Son ideales para situaciones donde una elección cambia lo que ocurre a continuación, como la solución de problemas de TI, escalaciones de soporte al cliente o protocolos de respuesta a emergencias.
Las plantillas de SOP visuales funcionan mejor aquí, especialmente si tu equipo prefiere diagramas a textos largos. Muchas plantillas de documentación de procesos vienen con herramientas de diagrama de flujo integradas que facilitan las actualizaciones.
🚨 Alerta de Hecho: El campo médico ha tenido su propia ruptura en SOP. En 2008, la OMS introdujo listas de verificación de seguridad quirúrgica que rápidamente se convirtieron en estándares globales, reduciendo drásticamente las complicaciones durante las operaciones.
15 Plantillas y Formatos de SOP Gratuitos para Descargar
Veamos 15 plantillas de SOP sólidas que funcionan en diferentes industrias para que no tengas que reinventar la rueda. 🛞
1. Plantilla de SOP de TI
Descargar Plantilla de SOP de TI
La genialidad de esta Plantilla de SOP de TI radica en su estructura jerárquica. Los procedimientos complejos se descomponen en partes digeribles que incluso tu miembro más nuevo del equipo puede seguir.
Encontrarás secciones dedicadas para capturas de pantalla (porque nada supera la prueba visual), fragmentos de código, y esos cruciales procedimientos de escalación de 'qué hacer cuando todo sale mal'.
2. Plantilla de SOP de Ventas
Descargar Plantilla de SOP de Ventas
Los representantes de ventas son notorios por hacer lo que les plazca y a veces ese es exactamente el problema. Cuando tu mejor empleado se va, su conocimiento se va con él. Esta Plantilla de SOP de Ventas en Google Docs captura eso antes de que desaparezca. Construida alrededor del embudo de ventas, cubre todo, desde la calificación de leads hasta las técnicas de cierre. También incluye elementos de seguimiento para que puedas medir qué procesos están funcionando.
3. Plantilla de SOP de Recursos Humanos
Plantilla de SOP de Recursos Humanos
Esta Plantilla de SOP de Recursos Humanos te ayuda a documentar las partes móviles de tu departamento. El verdadero valor aquí está en las salvaguardias de cumplimiento. Cada procedimiento incluye puntos de control integrados y consideraciones legales, lo cual es crucial cuando tratas con derechos de empleados, beneficios y regulaciones laborales.
Los usuarios encuentran útiles los flujos de trabajo de aprobación y los procedimientos de escalación; siempre sabrás quién necesita aprobar qué y cuándo hay que escalar las cosas.
4. Generador de SOP Potenciado por IA de Notion
Descargar Plantilla de SOP de Notion
A continuación, la Plantilla Generadora de SOP Potenciada por IA de Notion te interview acerca de tu proceso y te construye una plantilla de SOP personalizada.
La IA hace preguntas específicas sobre tu flujo de trabajo, luego estructura automáticamente todo en el formato más apropiado. También señala pasos que faltan o sugiere mejoras que quizás no hayas considerado. Perfecto para equipos que quieren consistencia sin el tedioso trabajo de formateo.
💡 Consejo Profesional: Agrega tus detalles. Comienza con un 'SOP rápido' de alto nivel que alguien pueda hojear en menos de un minuto, luego vincula a la versión completa y detallada para aquellos que necesitan orientación paso a paso. De esta manera, tanto los expertos como los principiantes pueden usar el mismo documento.
5. Plantilla de Documentación Todo en Uno de Notion
La mayoría de las plantillas de SOP viven en aislamiento, como islas solitarias de información. La Plantilla de Documentación Todo en Uno de Notion crea un continente entero de documentación. Conecta tus procedimientos operativos estándar con bases de conocimiento, documentos de proyectos y directrices de equipo en un sistema unificado.
Las múltiples opciones de visualización son increíbles para los diferentes estilos de aprendizaje. Algunos miembros del equipo prefieren listas paso a paso, otros quieren diagramas de flujo. Esta plantilla sirve la información de la manera que cada persona procesa mejor, facilitando mucho la adopción.
6. Plantilla de Tablero del Cliente de Notion
El trabajo con clientes se vuelve desordenado rápidamente: los procedimientos internos chocan con las expectativas del cliente, la comunicación se pierde, y de repente todos están confundidos sobre quién se supone que debe hacer qué. La Plantilla del Tablero del Cliente de Notion soluciona eso creando transparencia para ambas partes.
Tu equipo obtiene procedimientos internos claros mientras que los clientes ven exactamente cómo fluyen sus proyectos a través de tu sistema. La perspectiva dual asegura que los clientes se sientan involucrados sin quedar enterrados en detalles operativos que no necesitan.
7. Plantilla de Procedimiento de Asociación de Desarrollo Empresarial de Canva
La mayoría de los SOP parecen tan emocionantes como formularios de impuestos. La gente evita leerlos, lo cual derrota todo el propósito. La Plantilla de Procedimiento de Asociación de Desarrollo Empresarial de Canva cambia ese guion con SOP visualmente atractivos.
La plantilla transforma la documentación de procesos seca en guías estilo infografía utilizando un codificado por colores inteligente, íconos e indicadores de flujo visual. Los procedimientos complejos de repente se vuelven intuitivos cuando puedes ver el flujo de trabajo en lugar de solo leer sobre él.
🎥 Perspectiva de Trupeer: Los equipos globales también necesitan SOP. Este software para crear SOP puede traducir tu video, subtítulos y pasos escritos en más de 30 idiomas para que tus procesos sean consistentes en cada región.
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8. Plantilla de Procedimiento Operativo Estándar de Canva
Esta segunda Plantilla de SOP de Canva toma un enfoque completamente diferente: piensa en el minimalismo escandinavo limpio en comparación con el estilo infográfico de la plantilla anterior. La énfasis aquí está en el espacio para respirar y secciones clarísimas que guían a los lectores naturalmente a través de procedimientos complejos.
Comienza con una sección de referencia rápida para lo básico, mientras que la tabla principal desglosa las cosas en secciones claras para el objetivo, departamento responsable, recursos necesarios, la frecuencia con la que se debe realizar la tarea y los pasos procedimentales.
9. Plantilla de SOP Estándar de ClickUp
La Plantilla de SOP de ClickUp crea tareas y asignaciones accionables directamente desde tus procedimientos. Documenta un proceso una vez, luego configura listas de verificación recurrentes que aseguren que se siga de manera consistente.
También obtienes un buen nivel de flexibilidad de formato dentro de un solo documento. Las tareas diarias rápidas reciben un tratamiento de lista de verificación simple, mientras que los procedimientos complejos obtienen la descomposición completa paso a paso.
🚨 Alerta de Hecho: La consistencia en la comida rápida también debe mucho a los SOP. McDonald's se expandió a nivel mundial documentando cada paso de cómo se debe hacer una hamburguesa, asegurándose de que sabe igual en Tokio que en Nueva York.
10. Plantilla de SOP de Marketing de ClickUp
La Plantilla de SOP de Marketing de ClickUp sistematiza el trabajo recurrente para que puedas centrarte en el lado creativo. Cubre el espectro completo de marketing: flujos de trabajo de creación de contenido, secuencias de lanzamiento de campañas, aplicación de las pautas de marca y esos procesos de aprobación críticos que pueden hacer o deshacer fechas de lanzamiento.
Las características de colaboración están construidas para cómo trabajan los equipos de marketing; muchas piezas en movimiento, muchas personas diferentes contribuyendo.
💡 Consejo Profesional: Trata los SOP como productos. Lanza con un número de versión claro, un registro de cambios y un ciclo de retroalimentación. Esto genera confianza y hace que las actualizaciones sean transparentes, por lo que nadie se pregunta si está mirando el proceso más reciente.
11. Plantilla de Procedimientos Operativos Estándar de ClickUp
La Plantilla de Procedimientos Operativos Estándar de ClickUp se adapta virtualmente a cualquier tipo de procedimiento en todos los departamentos. La estructura estandarizada asegura consistencia, pero hay suficiente flexibilidad para que tu proceso de incorporación de recursos humanos no se vea idéntico a tu guía de solución de problemas de TI.
Los flujos de trabajo de revisión y aprobación incorporados son donde esta plantilla de SOP se destaca. Mantiene tus procedimientos actualizados con ciclos automáticos de revisión y responsabilidades de actualización claras.
12. Plantilla de SOP sin fines de lucro de ClickUp
La Plantilla de SOP sin fines de lucro de ClickUp aborda los puntos de dolor específicos que mantienen despiertos a los líderes de organizaciones sin fines de lucro.
Los procedimientos de gestión de voluntarios son particularmente reflexivos. Esta plantilla reconoce que los voluntarios a menudo tienen diferentes niveles de compromiso y experiencia. Los procedimientos están escritos en un lenguaje accesible con flexibilidad incorporada para diferentes niveles de habilidad y disponibilidad.
Además, incluye secciones estructuradas para cumplir con los requisitos del financiador y mantener los registros detallados que a los auditores les encanta ver.
💡 Consejo Profesional: Rastrea la duración de las tareas dentro de tu SOP. Agrega una nota sobre cuánto tiempo debe tomar típicamente cada paso. Esto ayuda a los gerentes a detectar ineficiencias y brinda a los empleados un punto de referencia cuando no están seguros de si van demasiado lentos.
13. Plantilla de Documentos de Procesos de la Empresa de ClickUp
La Plantilla de Documentos de Procesos de la Empresa de ClickUp crea una única fuente de verdad sobre cómo opera tu negocio.
El enfoque interconectado es lo que hace que esta plantilla sea especial. Obtienes una red de procesos conectados que se refieren entre sí lógicamente. Esto significa que tu SOP de incorporación puede vincularse a procedimientos de configuración de TI, que se conectan a protocolos de seguridad, creando una experiencia de empleado sin fisuras.
Protocolos de emergencia, actualizaciones de políticas, flujos de trabajo de múltiples departamentos: todo encaja en la misma estructura organizada sin volverse abrumador.
14. Plantilla de Procedimiento Operativo Estándar del Help Desk de SmartSheet
La Plantilla de SOP del Help Desk de SmartSheet está diseñada para equipos de soporte que necesitan resolver problemas rápidamente manteniendo una calidad constante entre diferentes agentes y niveles de habilidad.
El enfoque sistemático de solución de problemas es el verdadero valor aquí. La plantilla proporciona árboles de decisiones que guían metódicamente a los agentes hacia soluciones. Sus elementos de garantía de calidad son particularmente inteligentes. Los puntos de control incorporados aseguran que la satisfacción del cliente se mantenga alta incluso durante períodos ocupados cuando es tentador apresurarse a través de tickets.
🚨 Alerta de Hecho: El ejército es una de las principales razones por las que los SOP se formalizaron. Los ejércitos necesitaban procedimientos consistentes para que los soldados pudieran actuar de la misma manera bajo presión, sin importar quién los liderara.
15. Plantilla de Procedimiento Operativo Estándar de Restaurante de SmartSheet
Esta Plantilla de Procedimiento Operativo Estándar de Restaurante de SmartSheet ofrece un enfoque específico para los roles en los SOP. Los camareros reciben diferentes procedimientos que el personal de cocina, quienes obtienen diferentes a los de los gerentes. Todos saben exactamente cuál es su función sin caer en responsabilidades que no son suyas.
Los procedimientos están diseñados para referencia rápida durante el servicio cuando no hay tiempo para manuales extensos. La seguridad alimentaria y el cumplimiento del departamento de salud están integrados, no añadidos como un remiendo.
💡 Consejo Profesional: Escribe SOPs con caminos ramificados. Si un proceso tiene dos o tres variaciones dependiendo del contexto (como versión de herramienta, tipo de cliente o departamento), muestra esas bifurcaciones claramente en el mismo documento en lugar de crear múltiples SOPs por separado. Previene confusiones y duplicaciones.
Cómo Crear un SOP con Trupeer
La mayoría de los SOP se quedan cortos porque abrumar a los lectores con texto o falta de contexto que hace que un proceso sea claro.
Trupeer cambia eso permitiéndote construir SOPs que combinan video, capturas de pantalla y guías escritas en un solo flujo de trabajo. El objetivo no es solo hacer que los SOP se vean mejor, sino hacerlos más prácticos para el uso diario.
Veamos más de cerca. 👀
Convierte SOPs en atractivas guías en video
Comienza grabando tu pantalla mientras pasas por el proceso con el Grabador de Pantalla AI de Trupeer.
Graba tu pantalla con el Grabador de Pantalla AI de Trupeer para crear un SOP en video guiado en minutos
El editor de video AI toma esa grabación en bruto y la convierte en un tutorial pulido, completo con una voz en off AI sincronizada. El resultado se siente como un colega guiándote paso a paso.
Por ejemplo, cuando un gerente de TI crea un SOP para restablecer contraseñas, el video muestra la navegación real a través de la consola de administración, mientras la narración explica cada paso. Los empleados pueden seguir en tiempo real y completar la tarea correctamente la primera vez.
Elige una voz generada por IA en Trupeer para explicar cada paso del SOP claramente
🎥 Perspectiva de Trupeer: La consistencia es lo que hace que los SOP sean confiables. Trupeer guarda tus colores de marca, logotipos y diseños para que cada SOP se vea pulido y uniforme sin trabajo extra de formateo.
Mantén la Consistencia Visual Fácilmente Con Trupeer
Crea documentación escrita a partir de tu video
Una sola grabación también puede generar un SOP escrito completo.
Trupeer captura capturas de pantalla de cada paso clave y las empareja con instrucciones concisas, dándote un documento estructurado sin esfuerzo adicional.
Genera SOPs escritos detallados a partir de tus videos de proceso en Trupeer
Toma el ejemplo de un gerente de restaurante que documenta el cierre de caja al final del día. La grabación produce automáticamente una lista de verificación escrita que incluye capturas de pantalla de contar el efectivo, reconciliar recibos y cerrar la terminal.
El personal que trabaja tarde puede hojear el documento, mientras que los nuevos contratados aún tienen el video completo para apoyo adicional.
🚨 Alerta de Hecho: Incluso la industria de la hospitalidad se basa en SOPs. Los hoteles de lujo documentan todo, desde cómo debe hacerse una cama o cómo se debe saludar a un huésped, para que la experiencia se sienta fluida cada vez.
Incrusta videos en documentos de SOP o bases de conocimiento
El video y el texto se vuelven aún más útiles cuando viven en el mismo lugar.
Incrusta los videos de Trupeer en tus plantillas de SOP para una adopción más rápida
Trupeer te permite incrustar grabaciones directamente en plantillas de SOP, bases de conocimiento o wikis internos para que los empleados tengan todo lo que necesitan en una sola vista.
Por ejemplo, un equipo de recursos humanos preparando un SOP de incorporación puede colocar un video de Trupeer sobre la configuración de cuentas de nómina justo al lado de la lista de verificación escrita. Los nuevos empleados pueden ver el proceso, pausar en cada paso y confirmar su progreso usando la guía de texto.
Esta combinación acelera la incorporación y reduce el número de solicitudes de soporte repetidas.
🎥 Perspectiva de Trupeer: Saber cómo utilizan los empleados tus SOPs te ayuda a mejorarlos. Las analíticas de Trupeer muestran dónde los espectadores dejan de ver, vuelven a ver ciertos pasos o se adelantan. De ese modo, puedes identificar partes confusas y aclarar tu proceso la próxima vez.
Rastrea el Compromiso con los SOPs Fàcilmente Con Trupeer
Claridad y Acción en Trupeer
Los procesos solo funcionan si la gente realmente los sigue. Una plantilla de SOP de diez páginas en una carpeta compartida no hará mucho si nadie quiere leerla. El objetivo es la claridad: darle a tu equipo instrucciones que puedan entender rápidamente y usar sin dudar.
Trupeer facilita alcanzar ese punto óptimo.
Graba un proceso una vez, y te irás con una guía en video profesional, un SOP escrito lleno de capturas de pantalla y un recurso que se encaja perfectamente en la base de conocimiento de tu equipo.
Si quieres que tus SOPs se sientan claros, útiles y escalables, prueba Trupeer gratis hoy! ✅
Preguntas Frecuentes
1. ¿Cuál es la diferencia entre un SOP y un documento de política?
Un SOP (Procedimiento Operativo Estándar) es una guía paso a paso que explica cómo completar una tarea. Un documento de política, por otro lado, establece las reglas o principios detrás de esas tareas.
Por ejemplo, la política de recursos humanos de una empresa podría decir que los empleados deben completar formación en cumplimiento, mientras que una plantilla de SOP en Word o Google Docs mostraría el proceso exacto para inscribirse y completar esa formación. Ambos son importantes, pero los ejemplos y plantillas de SOP hacen que la ejecución sea práctica.
2. ¿Cuáles son las mejores prácticas para crear un SOP?
Los mejores SOP son claros, accionables y fáciles de seguir. Usa un formato que coincida con la tarea, como estructuras paso a paso, listas de verificación, diagramas de flujo o jerárquicas. Comenzar con plantillas de SOP gratuitas puede ahorrar tiempo y ayudar con la consistencia entre equipos.
Al escribir, usa un lenguaje simple, mantiene los pasos en orden y añade visuales donde sea necesario. Revisar ejemplos de SOP + plantillas antes de crear el tuyo puede ayudarte a elegir la estructura correcta.
3. ¿Con qué frecuencia deben revisarse o actualizarse los SOPs?
Las plantillas de procedimiento operativo estándar deben revisarse al menos una vez al año o cada vez que haya un cambio importante en los procesos, herramientas o regulaciones. Los procedimientos desactualizados pueden causar errores y riesgos de cumplimiento, por lo que las actualizaciones regulares son clave.
Muchas empresas mantienen plantillas de SOP descargables organizadas en Word o Google Docs para que las ediciones se puedan realizar rápidamente y compartirse de inmediato.
4. ¿Pueden herramientas de IA como Trupeer ayudar a crear SOPs?
Sí. Herramientas de documentación y capacitación de IA como Trupeer pueden convertir flujos de trabajo complejos en contenido instructivo paso a paso en minutos. Puedes capturar un proceso una vez, y la IA crea tanto plantillas de SOP como recursos de capacitación a partir de ello. Esto facilita escalar la creación de SOP en diferentes equipos, ahorrando tiempo mientras se mantiene la consistencia.
5. ¿Cómo aseguras que los empleados realmente sigan los SOPs?
Incluso las mejores plantillas de SOP solo funcionan si la gente las usa. Mantén los documentos cortos y prácticos, elige los tipos correctos de formatos de SOP (como listas de verificación para tareas rápidas o diagramas de flujo para procesos con decisiones), y hazlos fácilmente accesibles.
Usar plantillas de SOP descargables almacenadas en una unidad compartida o en una intranet ayuda. La capacitación regular y las demostraciones de productos también refuerzan el uso, especialmente para los nuevos empleados.
6. ¿Existen requisitos legales para los SOP en ciertas industrias?
Sí. En industrias altamente reguladas como la salud, el servicio de alimentos, las finanzas y la fabricación, los SOP son legalmente requeridos. Por ejemplo, un restaurante puede depender de plantillas de SOP para la seguridad alimentaria, mientras que una empresa farmacéutica debe documentar los procesos para cumplir con los estándares de la FDA.
En estos casos, utilizar las mejores plantillas de SOP 2025 diseñadas para tu industria ahorra tiempo y asegura el cumplimiento.
