Verwenden Sie diese Vorlage
Wie ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist genauso wichtig wie der Einstieg. Mit Trupeer können Sie Stunden bei der Offboarding-Dokumentation sparen, indem Sie mit einer kostenlosen Vorlage für das Mitarbeiter-Offboarding starten, sie mit Ihren Brand Guidelines anpassen und den Offboarding-Prozess in Video-Durchläufe für HR, IT und Manager verwandeln.
Offboarding scheitert in eine von zwei Richtungen. Entweder wird der Zugriff am ersten Tag entzogen und niemand kann nachvollziehen, wie der Monatsabschluss abläuft, oder die Person behält den vollen Zugriff für sechs Wochen und geht, während noch alles offen ist.
Das Problem: Drei getrennte Deadlines laufen gleichzeitig und ziehen in unterschiedliche Richtungen. Diese Vorlage behandelt sie als drei Spuren statt als eine Liste.
Offboarding-Vorlage herunterladen
Format | Am besten für |
|---|---|
Excel (.xlsx) | Die Checkliste mit Verantwortlichen, Daten und Status sowie das Register zur Entziehung des Zugriffs |
Word (.docx) | Das Übergabedokument, das die ausscheidende Person ausfüllt |
Druckbare Checkliste und das Formular für das Exit Interview | |
Google Sheets | Gemeinsames Tracking über HR, IT und den Manager |
Google Docs | Das Übergabedokument, kollaborativ bearbeitet |
Kostenlos, editierbar, ohne Wasserzeichen. Excel ist die Arbeitsdatei, weil Offboarding ein Koordinationsproblem über drei Teams hinweg ist.
So passen Sie diese Vorlage in Trupeer an
Schritt 1: Öffnen Sie den Bereich Vorlagen
Gehen Sie im Hauptmenü zum Bereich Vorlagen.
Schritt 2: Wählen und öffnen Sie eine Vorlage
Klicken Sie auf eine beliebige Vorlage, mit der Sie arbeiten möchten, um sie zu öffnen.
Schritt 3: Ansicht der Vorlage erweitern
Falls nötig, erweitern Sie die Vorlagenansicht, um das vollständige Layout und die Details klar zu sehen.
Schritt 4: Vorlage bearbeiten
Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um mit der Modifikation der ausgewählten Vorlage zu beginnen.
Im Editor können Sie:
Neue Abschnitte hinzufügen
Formatierungsregeln definieren oder aktualisieren
Ein Logo hinzufügen und Position sowie zugehörige Einstellungen anpassen
Schritt 5: Speichern Sie Ihre angepasste Vorlage
Nachdem Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um die aktualisierte Vorlage als Ihre eigene zu sichern.
Schritt 6: Vorschau ansehen und Vorlage feinjustieren
Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre angepasste Vorlage aussieht, öffnen Sie die Vorschau.
Ausgehend vom Vorschau-Bildschirm können Sie bei Bedarf direkt weitere Anpassungen vornehmen und so sicherstellen, dass die Vorlage genau so erscheint, wie Sie es möchten.
Mit einer Vorlage für das Mitarbeiter-Offboarding können Sie:
Stunden bei der Koordination sparen: Überspringen Sie die leere Seite mit einer Struktur, die für HR-Übergaben entwickelt wurde.
Unternehmenswissen schützen: Integrierte Schritte zum Wissenstransfer verhindern den Verlust, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.
Im Brand bleiben: Nutzen Sie Ihr Logo, Ihre Schriftarten und Farben mit Trupeer's Brand Kit.
Sicherheitsrisiko reduzieren: Klare Verfahren zur Entziehung des Zugriffs schützen Unternehmenssysteme.
Standardisieren über alle Austritte hinweg: Verwenden Sie für jede Art des Ausscheidens dieselbe Vorlage.
Globale Teams erreichen: Übersetzen Sie Offboarding-Dokumentation mit einem Klick in 65+ Sprachen.
Die drei Uhren
Uhr | Deadline | Verantwortlich | Konflikt |
|---|---|---|---|
Zugriff | Entzogen bis zur letzten Stunde oder sofort bei einer Kündigung | IT und Security | Frühes Abschalten blockiert den Wissenstransfer |
Wissen | Benötigt Wochen, nicht den letzten Nachmittag | Manager | Erfordert den Zugriff, den Sie entfernen möchten |
Recht und Payroll | Feste gesetzliche Deadlines | HR und Payroll | Hängt von Daten ab, die die ausscheidende Person möglicherweise bestätigen muss |
Die Uhren für Zugriff und Wissen stehen in direkter Spannung zueinander. Die Lösung ist nicht, bei beidem Kompromisse einzugehen, sondern sie zu sequenzieren: Wissenserfassung in der ersten Hälfte der Kündigungsfrist vorziehen, dann den Zugriff stufenweise reduzieren statt ihn am Ende einfach abzuschalten.
Die rechtliche Uhr ist diejenige mit den tatsächlichen rechtlichen Konsequenzen bei Versäumnissen – und die, die am ehesten vergessen wird, wenn der Abschied einvernehmlich ist.
Die Zugriff-Uhr
Der risikoreichste Teil des Offboardings und der Grund, warum ein Security-Unternehmen bei diesem Keyword Platz eins einnimmt.
Was entzogen werden muss. E-Mail und Kalender. Single Sign-on und Verzeichnis-Konto. Jedes SaaS-Tool, einschließlich derer, die IT nicht verwaltet. VPN und Remote Access. Gebäudezugang, Schlüssel und Pässe. Gemeinsame und Service-Account-Passwörter, die die Person kannte. Admin-Rechte in jedem System. Firmen-Devices, Laptop, Telefon, Hardware-Schlüssel. Cloud-Speicher und jede persönliche Laufwerksynchronisierung. Code-Repositories, Deployment-Zugriff und Produktions-Credentials. Zahlungskarten, Spesen-Accounts und Einkaufsberechtigung. Kundensysteme und alle Client-seitigen Accounts. Physische Dokumente und alles, was in einer verschlossenen Schublade liegt.
Die zwei, die oft übersehen werden. Shadow IT – also Tools, für die sich die Person mit einer Firmenkarte angemeldet hat, von denen IT nie etwas wusste. Und geteilte Credentials: Wenn Sie den Zugriff einer Person entziehen, müssen Sie ein Passwort rotieren, das mehrere Personen verwenden – und das will niemand am Freitag machen.
Stufenweise Entziehung. Statt einem einzigen Schalter am Ende: in Etappen entfernen – Admin-Rechte und Produktionszugriff früh, da diese das größte Risiko tragen und für die Übergabe selten benötigt werden. Als Nächstes kundenseitige Systeme. Allgemeine Tools und E-Mail zuletzt, am letzten Tag.
Für einen unfreiwilligen Austritt, passiert all das sofort und meist noch vor dem Gespräch. Das ist keine Paranoia, sondern gängige Praxis – und die Checkliste hat dafür einen separaten Pfad.
Die Wissen-Uhr
Die Uhr, die am meisten Zeit braucht und am wenigsten bekommt.
Wissenstransfer in der letzten Woche der ausscheidenden Person führt zu einem Dokument, das unter Zeitdruck von jemandem erstellt wird, der mental schon gegangen ist. Starten Sie in der ersten Woche der Kündigungsfrist, wenn die Person noch fokussiert ist und sich noch erinnert.
Was tatsächlich erfasst werden muss, in der Reihenfolge, wie stark es weh tut, wenn es verloren geht:
Die undokumentierten Prozesse. Dinge, die nur sie tun – meist monatlich oder quartalsweise –, die aber noch nie jemand aufgeschrieben hat.
Die Beziehungen. Welche Kundenansprechperson wirklich entscheidet, bei welchem Lieferanten man bei einer Deadline eher durchkommt, und wen man bei der Bank anrufen muss.
Die Ausnahmen. Das Konto, das anders abgerechnet wird, der Bericht, der manuell korrigiert werden muss, das System, das am letzten Arbeitstag des Monats ausfällt.
Laufende Arbeit. Was offen ist, in welchem Zustand es sich befindet, was als Nächstes passiert.
Zugriff und Credentials auf alles, was das Team benötigt.
Wo die Dinge sind. Dateien, Ordner, Systeme, die Tabelle auf ihrem Desktop, von der der gesamte Prozess abhängt.
Die letzte Kategorie ist häufiger, als sie sein sollte. Fragen Sie direkt: Gibt es etwas, auf das das Team angewiesen ist, das auf Ihrem Gerät lebt statt irgendwo gemeinsam genutzt zu werden?
Die rechtliche und Payroll-Uhr
Feste Deadlines, echte Konsequenzen – und die Spur, die am ehesten lässig behandelt wird, wenn der Abschied freundlich ist.
Letzte Zahlung, einschließlich ausstehendem Gehalt, angesammeltem und nicht genommenem Urlaub, jeder vertraglichen Bonus- oder Provisionszahlung sowie Abzügen, sofern rechtlich zulässig. Der Zeitpunkt wird gesetzlich festgelegt und variiert je nach Rechtsraum – und in manchen Orten zusätzlich nach Bundesland.
Gesetzliche Dokumente. Im Vereinigten Königreich umfasst das z. B. ein P45. In den USA umfasst es finale Gehaltsabrechnungen und COBRA-Benachrichtigungen, sofern anwendbar. Anderswo unterscheiden sich die Anforderungen erneut – deshalb muss dieser Abschnitt lokal geprüft werden, statt eine Vorlagenantwort zu verwenden.
Beendigung von Leistungen und alle Fortsetzungsrechte. Rentenbenachrichtigungen. Rückgabe etwaiger Kosten für Umzug oder Training, wenn eine Rückzahlungsklausel gilt und durchsetzbar ist. Schriftlich bestätigte Wettbewerbsverbote, sofern vorhanden. Erläuterung der Referenzrichtlinie.
Holen Sie die Deadline der Payroll schriftlich zu Beginn ein. Payroll-Cut-offs sind unnachgiebig, und wenn man eine verpasst, wird aus einem sauberen Austritt eine Beschwerde.
Freiwillig oder unfreiwillig
Der größte einzelne Abzweig im Prozess – und die meisten Vorlagen ignorieren ihn.
Kündigung | Kündigung durch den Arbeitgeber oder Entlassung | |
|---|---|---|
Zugriff | Über die Kündigungsfrist stufenweise reduziert | Sofort entzogen, meist vor dem Gespräch |
Wissenstransfer | Wochen verfügbar, nutzen Sie sie | Oft keiner. Planen Sie das im Voraus, nicht am Tag |
Ankündigung | Mit der ausscheidenden Person abgestimmt | Vorbereitet, am selben Tag übergeben |
Exit Interview | Meist wertvoll | Meist nicht und möglicherweise unangemessen |
Ton | Kooperativ | Formal, dokumentiert, HR-geführt |
Rechtliches Risiko | Niedrig | Erheblich. Gehen Sie Ihren Prozess exakt durch |
Übergabe | Mit der ausscheidenden Person | Aus Dokumentation und Kolleginnen/Kollegen rekonstruiert |
Die Erkenntnis aus der rechten Spalte: Bei unfreiwilligen Austritten gibt es überhaupt kein Zeitfenster für Wissenstransfer. Der einzige Schutz ist Dokumentation, die bereits existiert – ein Argument dafür, kritische Prozesse kontinuierlich zu erfassen statt erst beim Austritt.
Die Offboarding-Checkliste
Bei Erhalt der Kündigungsfrist
# | Aufgabe | Verantwortlich | Wann |
|---|---|---|---|
1 | Kündigung schriftlich bestätigen, letzten Arbeitstag bestätigen | HR | Am selben Tag |
2 | Kündigungsfrist, Freistellung und alle Erwartungen an die Übergabe bestätigen | HR und Manager | Tag 1 |
3 | IT, Payroll, Facilities und das Team der ausscheidenden Person informieren | HR | Tag 1 |
4 | Ankündigungstext und Timing mit der ausscheidenden Person abstimmen | Manager | Tag 1 bis 2 |
5 | Payroll-Cut-off und Datum der letzten Zahlung bestätigen | Payroll | Tag 1 |
6 | Mit dem Übergabedokument beginnen | Manager und ausscheidende Person | Woche 1 |
7 | Nachfolger oder interim Verantwortlichen für jede Verantwortung identifizieren | Manager | Woche 1 |
Während der Kündigungsfrist
# | Aufgabe | Verantwortlich | Wann |
|---|---|---|---|
8 | Undokumentierte Prozesse erfassen | Ausscheidende Person | Wochen 1 bis 2, nicht die letzte Woche |
9 | Nachfolger bei wichtigen Kontakten einführen, intern und extern | Ausscheidende Person und Manager | Wochen 1 bis 3 |
10 | Eigentum an Dateien, Ordnern, Boards und Tickets übertragen | Ausscheidende Person | Laufend |
11 | Laufende Arbeit mit Statusnotizen neu zuweisen | Manager | Laufend |
12 | Admin-Rechte und Produktionszugriff entfernen | IT | Sobald die Übergabe dieser Bereiche abgeschlossen ist |
13 | Geteilte Credentials rotieren, die die ausscheidende Person kannte | IT | Vor der letzten Woche |
14 | Wiederkehrende Meetings und Kalender-Eigentümerschaft stornieren oder neu zuweisen | Ausscheidende Person | Letzte zwei Wochen |
15 | Kunden- und Lieferantenbenachrichtigungen, sofern relevant | Manager | Letzte zwei Wochen |
16 | Exit Interview buchen | HR | Letzte zwei Wochen |
Letzte Woche
# | Aufgabe | Verantwortlich | Wann |
|---|---|---|---|
17 | Exit Interview durchführen | HR | Letzte Woche |
18 | Übergabedokument abschließen und freigeben | Ausscheidende Person und Manager | Letzte Woche |
19 | Letzte Zahlungsgröße bestätigen, einschließlich angesammeltem Urlaub | Payroll | Letzte Woche |
20 | Rückgabe von Equipment, Schlüsseln, Pässen, Karten bestätigen | Facilities und IT | Letzter Tag |
21 | E-Mail-Weiterleitung oder automatische Antwort einrichten und Dauer abstimmen | IT | Letzter Tag |
22 | Verbleibenden Systemzugriff entziehen | IT | Letzter Tag, am Ende des Tages |
23 | Aus Verteilerlisten, freigegebenen Laufwerken, Gruppen-Chats entfernen | IT | Letzter Tag |
24 | Organigramm, Telefonlisten, Website, Signaturen aktualisieren | HR | Letzter Tag |
25 | Wettbewerbsverbote und Referenzrichtlinie schriftlich bestätigen | HR | Letzter Tag |
Nach dem Austritt
# | Aufgabe | Verantwortlich | Wann |
|---|---|---|---|
26 | Prüfen, dass alle Zugriffe entzogen wurden – mithilfe des Registers | IT | Innerhalb von 24 Stunden |
27 | Gesetzliche Dokumente und letzte Gehaltsabrechnung ausstellen | Payroll | Je nach gesetzlicher Deadline |
28 | Leistungen beenden, Rentenversicherungsträger benachrichtigen | HR | Je nach Regelwerk |
29 | Personalakte gemäß Aufbewahrungsrichtlinie archivieren | HR | Innerhalb von 30 Tagen |
30 | E-Mail deaktivieren oder archivieren nach der vereinbarten Weiterleitungsdauer | IT | Gemäß Richtlinie |
31 | Exit Interview-Themen mit dem Manager überprüfen | HR | Innerhalb von 30 Tagen |
32 | Falls passend, zur Alumni-Liste hinzufügen | HR | Innerhalb von 30 Tagen |
Eine ausgearbeitete Timeline
Szenario. Operations Analyst kündigt mit vier Wochen Kündigungsfrist. Alleinverantwortlich für den monatlichen Abgleich und Hauptansprechpartner für zwei Lieferanten.
Woche | Zugriffs-Spur | Wissens-Spur | Payroll-Spur |
|---|---|---|---|
1 | Admin-Rechte im Finanzsystem nach der Übergabesitzung entfernt | Monatlichen Abgleich Ende-zu-Ende erfassen. Übergabedokumententwurf erstellen | Cut-off bestätigen, angesammelten Urlaub berechnen |
2 | Zugriff auf die Produktionsdatenbank entfernt | Abgleich mit Nachfolger durchführen, der zuschaut. Beide Lieferanten einführen | Letzte Zahlungsgröße bestätigen |
3 | Zugriff auf das Lieferantenportal an den Nachfolger übertragen | Nachfolger führt den Abgleich durch, während der Ausscheidende zuschaut. Die zwei Ausnahmen dokumentieren | Beendigung von Leistungen geplant |
4 | E-Mail und allgemeine Tools bleiben bis zum letzten Tag | Übergabe unterschrieben freigegeben. Exit Interview durchgeführt | Letzte Gehaltsabrechnung vorbereitet |
Letzter Tag | Alle verbleibenden Zugriffe um 17:00 Uhr entzogen. Equipment zurückgegeben | Weiterleitung für 30 Tage an den Manager eingerichtet | Gesetzliche Dokumente ausgestellt |
Woche 5 | Zugriffsregister verifiziert. Geteilte Credentials rotiert | Nachfolger führt den Abgleich allein durch | Zahlung im normalen Zyklus ausgeführt |
Hinweis Woche drei: Der Nachfolger führt den Prozess aus, während der Ausscheidende zuschaut – nicht umgekehrt. Jemanden dabei zuzuschauen, wie er eine Aufgabe erledigt, bringt deutlich weniger als es gemeinsam zu tun, sodass Sie bei Bedarf korrigieren können. Und es ist die letzte Woche, in der diese Korrektur noch möglich ist.
Das Übergabedokument
Was die ausscheidende Person erstellt – und das Artefakt, das am ehesten unter Zeitdruck geraten wird.
Abschnitt | Inhalte |
|---|---|
Rollenübersicht | Worum sich die Arbeit tatsächlich dreht – im Unterschied zur Stellenbeschreibung |
Verantwortlichkeiten und Nachfolger | Jeder Bereich, wer ihn übernimmt, ob sie eingewiesen wurden |
Wiederkehrende Aufgaben | Täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich – mit Timing und Auslösern |
Undokumentierte Prozesse | Alles, was nur sie tun – mit Link zur Aufzeichnung oder zur schriftlichen Vorgehensweise |
Laufende Arbeit | Punkt, Status, nächste Aktion, Deadline, wer es übernimmt |
Wichtige Kontakte | Intern und extern, wofür jede Beziehung ist, und ggf. Kontext |
Systeme und Zugriff | Was sie nutzen, welches Zugriffsniveau, wer es als Nächstes braucht |
Dateien und Speicherorte | Wo die Dinge liegen – einschließlich allem, was lokal statt gemeinsam genutzt gespeichert ist |
Bekannte Probleme und Ausnahmen | Workarounds, „unangenehme“ Accounts, Dinge, die kaputtgehen |
Offene Fragen | Dinge, die sie nie gelöst haben – damit der Nachfolger nicht überrascht wird |
Der Abschnitt „Ausnahmen“ ist der wertvollste und der, der am häufigsten weggelassen wird, weil er sich wie ein Eingeständnis anfühlt, dass die Dinge unordentlich sind. Fragen Sie direkt danach.
Das Exit Interview
Es lohnt sich – und es lohnt sich, es richtig zu machen, nicht nur als Formular.
Führen Sie es in der letzten Woche durch, nicht am letzten Tag, wenn die Person darauf fokussiert ist, zu gehen.
Lassen Sie HR es durchführen, nicht den Manager. Menschen sagen ihrem Manager nicht, dass der Manager der Grund ist.
Fragen Sie nach der Entscheidung, nicht nur nach dem Ziel. Wann haben Sie zum ersten Mal angefangen, über das Gehen nachzudenken – und was ist in dem Zeitraum passiert.
Fragen Sie, was sie hätte aufhalten können. Die Antwort ist oft kleiner, als Menschen erwarten.
Fragen Sie, was die nächste Person wissen sollte. Oft die nützlichste Frage im gesamten Gespräch.
Keine Verteidigung. Zweck ist Information, nicht Lösung.
Themen quartalsweise aggregieren. Ein Exit Interview ist eine Anekdote. Fünf mit demselben Thema sind ein Befund.
Überspringen Sie es bei Entlassungen, wo es meist unangemessen und gelegentlich rechtlich unklug ist.
Offboarding-E-Mails
Vier, die die meisten Prozesse brauchen.
Die Kündigung bestätigen. Bestätigt den letzten Arbeitstag, die Kündigungsfrist, was als Nächstes passiert und an wen sich die Person wegen Gehalt und Benefits wenden soll. Warm und sachlich.
Interne Ankündigung. Zuerst mit der ausscheidenden Person abgestimmt. Stellt klar, dass sie gehen, wann, wer ihre Verantwortlichkeiten übernimmt, und dankt ihnen. Nennt den Grund nicht, außer sie möchten, dass er genannt wird.
Benachrichtigung an Kunden oder Lieferanten. Stellt den neuen Kontakt namentlich vor, bestätigt die Kontinuität und nennt das Übergabedatum. Wird gesendet, bevor die ausscheidende Person geht – nicht danach.
Notiz am letzten Tag an die ausscheidende Person. Bestätigt das Datum der letzten Zahlung, welche Dokumente sie erhalten und wann, die Rückgabe von Equipment, die Referenzrichtlinie sowie wie man HR danach kontaktieren kann. Diese letzte Nachricht verhindert die meisten Anfragen nach dem Austritt.
Das Vorlagenpaket enthält alle vier mit Platzhaltern.
Register zur Entziehung des Zugriffs
Das wichtigste Artefakt überhaupt, weil die Checkliste Ihnen sagt, was zu tun ist – und das Register beweist, dass Sie es getan haben.
Eine Zeile pro System: Systemname, gehaltenes Zugriffsniveau, Verantwortlich, entzogen durch, Datum, verifiziert durch. Jedes System – einschließlich derer, die IT nicht verwaltet.
Erstellen Sie die Masterliste einmal aus Ihrem Tool-Inventar und verwenden Sie sie wieder. Wenn Sie sie pro Austritt neu aufbauen, garantieren Sie Auslassungen – und die Auslassungen sind immer dieselben: das SaaS-Tool, das mit einer Karte gekauft wurde, der geteilte Login, das eigene System des Kunden.
Verifizieren Sie innerhalb von 24 Stunden nach dem Austritt durch eine andere Person als die, die den Zugriff entzogen hat. Nicht verifizierte Entziehungen sind der zweithäufigste Befund in Access Audits – nach Entziehungen, die überhaupt nie passiert sind.
Onboarding und Offboarding zusammen
Es lohnt sich, sie als einen Prozess aufzubauen, weil sie dasselbe Inventar von beiden Seiten her nutzen.
Was beim Onboarding bereitgestellt wird, muss beim Offboarding entzogen werden. Wenn Ihre Onboarding-Checkliste und Ihr Register zur Entziehung des Zugriffs nicht übereinstimmen, ist in der Regel eine davon falsch – meistens die Offboarding-Variante, weil Bereitstellung erinnert wird und Entziehung nicht.
Pflegen Sie eine einzige Liste der Systeme – mit der Information, wer bereitstellt und wer jeweils entzieht. Dann sind Onboarding und Offboarding zwei Ansichten desselben Dokuments, und ein neues Tool, das beim Onboarding hinzugefügt wird, wird automatisch auch beim Offboarding ergänzt. Die Onboarding-Checkliste und Plans-Vorlage ist die andere Hälfte.
Vertragskräfte und Freelancer
Werden häufig komplett übersehen – und sind oft risikoreicher als Mitarbeitende, weil der Zugriff informell gewährt wird und kein HR-Prozess das Ende des Datums überwacht.
Legen Sie eine Zugriffsablaufzeit direkt bei der Gewährung fest, gekoppelt an das Vertragsende, statt darauf zu vertrauen, dass sich jemand daran erinnert. Nehmen Sie Vertragskräfte in das Zugriffsregister auf. Bestätigen Sie die IP-Ownership und die Rückgabe von Materialien beim Austritt. Und prüfen Sie, ob ihnen Zugriff auf etwas unter einem geteilten Account gegeben wurde – das ist bei kurzen Einsätzen häufiger.
Alumni und Wiedereinstellung
Wenn es gut gemacht wird, ist ein Austritt eine zukünftige Einstellung oder eine Quelle für Empfehlungen.
Lassen Sie die Tür ausdrücklich offen, wenn Sie sie wieder einstellen würden, denn Menschen nehmen das selten an. Führen Sie eine Alumni-Liste, wenn es angemessen und nach Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie zulässig ist. Halten Sie die Wiedereinstellungsfähigkeit in der Personalakte fest – inklusive Begründung. Und bedenken Sie: Wie Sie die letzten zwei Wochen handhaben, ist das, was die Person über Ihre Organisation noch jahrelang anderen erzählt.
So bauen Sie Ihren Offboarding-Prozess
Erstellen Sie zuerst das System-Inventar, aus dem Onboarding. Es ist dieselbe Liste.
Teilen Sie die Checkliste in die drei Spuren, damit die Konflikte sichtbar sind.
Schreiben Sie den unfreiwilligen Pfad separat. Es ist nicht derselbe Prozess mit anderer Timing.
Verschieben Sie die Wissenserfassung in die erste Hälfte der Kündigungsfrist.
Weisen Sie jede Aufgabe einer benannten Rolle zu, über HR, IT, Payroll, Facilities und den Manager hinweg.
Holen Sie die Deadlines der Payroll schriftlich ein und tragen Sie sie in die Checkliste ein.
Erstellen Sie das Zugriffsregister und machen Sie die Verifizierung zur Aufgabe einer bestimmten Person.
Entwerfen Sie die vier E-Mails, damit sie nicht unter Zeitdruck geschrieben werden.
Führen Sie es durch und machen Sie dann ein Debriefing. Die ersten drei Austritte finden jede Lücke.
Überprüfen Sie jährlich und immer dann, wenn Sie ein System hinzufügen.
Best Practices
Wissenserfassung in den Wochen eins und zwei, niemals in der letzten Woche.
Der Nachfolger erledigt die Aufgabe, während der Ausscheidende zuschaut – nicht umgekehrt.
Zugriff stufenweise reduzieren, zuerst Admin und Produktion.
Zugriffsregister durch eine zweite Person innerhalb von 24 Stunden verifiziert.
Unfreiwillige Austritte als separater Pfad dokumentiert.
Exit Interviews durch HR, nicht durch den Manager.
Themen quartalsweise aggregieren statt einzeln zu lesen.
Onboarding und Offboarding aus einem einzigen System-Inventar aufgebaut.
Vertragskräfte einbeziehen, mit festgelegtem Ablauf bei der Gewährung.
Ankündigungstext mit der ausscheidenden Person abgestimmt.
Häufige Fehler
Alle Zugriffe am ersten Tag entziehen, sodass eine Übergabe unmöglich wird.
Alle Zugriffe bis zum letzten Tag offen lassen – einschließlich Produktion und Admin.
Wissenstransfer in der letzten Woche versuchen.
Übergabedokument erstellt, aber nie vom Nachfolger gelesen.
Geteilte Credentials nie rotiert.
Shadow IT vergessen, weil IT nie wusste, dass es existiert.
Kein Register zur Entziehung, sodass niemand beweisen kann, dass der Zugriff entfernt wurde.
Vertragskräfte komplett ausgeschlossen.
Payroll-Deadline bei einem einvernehmlichen Austritt verpasst, weil niemand darauf geachtet hat.
Exit Interview durch den Manager durchgeführt, wegen dessen die Person geht.
Ein Prozess für Kündigungen und Entlassungen.
Nachfolger nie bei wichtigen Kontakten eingeführt, sodass Beziehungen bei Null neu starten.
Erfassen Sie, was sie wissen, bevor die Kündigungsfrist endet
Öffnen Sie die Vorlage in Trupeer AI, wenden Sie Ihr Brand Kit an, damit Offboarding-Dokumente zu Ihren anderen HR-Materialien passen, und bearbeiten Sie jeden Abschnitt direkt. Das Setup finden Sie in der Vorlagenanleitung.
Das Übergabedokument ist der Ort, an dem Offboarding normalerweise scheitert. Jemand mit noch vier Wochen wird gebeten, einen Prozess aufzuschreiben, den er seit drei Jahren monatlich durchführt – und zurück kommt ein Dokument mit sechs Stichpunkten, die nur für diese Person Sinn ergeben. Dann geht sie, und das erste Mal, dass jemand den Prozess ausführt, ist das erste Mal, dass er scheitert.
Lassen Sie es stattdessen aufzeichnen. Trupeer AI macht aus einer einzigen Bildschirmaufzeichnung die schriftliche Vorgehensweise und einen kommentierten Video-Durchlauf, der in der Reihenfolge erfasst wird, in der die Arbeit tatsächlich passiert – nicht in der Reihenfolge, an die sie sich erinnern. Das kostet weniger Zeit als das Schreiben, was wichtig ist, wenn sie bereits zur Hälfte raus sind. Und der Nachfolger kann es in Monat drei erneut ansehen, wenn die quartalsweise Version ansteht.
Übersetzen Sie es in 65+ Sprachen für verteilte Teams und halten Sie das Set in Ihrer Knowledge Base, damit es auch beim nächsten Austritt erhalten bleibt. Die Knowledge-Transfer-SOP-Vorlage deckt den breiteren Prozess ab.
Erfassen. Gebrandet. Übersetzt. Trupeer.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es eine kostenlose Offboarding-Checklisten-Vorlage in Excel?
Ja, und Excel ist die Version, die die meisten Teams verwenden, weil Offboarding ein Koordinationsproblem über HR, IT, Payroll und den Manager hinweg ist. Sie enthält die vollständige Checkliste mit Verantwortlichen und Daten sowie das Register zur Entziehung des Zugriffs in einem separaten Tab.
Gibt es eine kostenlose Offboarding-Checklisten-Vorlage in Excel, kostenlos zum Download?
Ja. Jedes Format ist ein kostenloser Download ohne Konto und ohne Wasserzeichen.
Gibt es eine Offboarding-Checklisten-Vorlage in Word?
Ja. Word eignet sich für das Übergabedokument, das die ausscheidende Person ausfüllt, und für die druckbare Checkliste. Die Excel-Version ist besser fürs Tracking, die Word-Version für alles, was jemand hineinschreibt.
Gibt es eine kostenlose Offboarding-Checklisten-Vorlage?
Ja, alles auf dieser Seite ist kostenlos – einschließlich der Checkliste, des Übergabedokuments, des Formulars für das Exit Interview, des Zugriffsregisters und der vier E-Mail-Vorlagen.
Gibt es eine Offboarding-Checkliste in PDF?
Ja, als druckbare Checkliste und als Formular für das Exit Interview. Die ausgearbeitete Timeline ist ebenfalls als PDF enthalten, damit Sie sehen können, wie die drei Spuren parallel laufen.
Gibt es eine Onboarding- und Offboarding-Checklisten-Vorlage?
Ja, und sie sollten gemeinsam aufgebaut werden. Beide nutzen dasselbe System-Inventar von beiden Seiten, sodass alles, was beim Onboarding bereitgestellt wird, beim Offboarding entzogen werden muss. Wenn die beiden Listen nicht übereinstimmen, ist die Offboarding-Liste in der Regel die unvollständige. Sehen Sie sich die Onboarding-Checkliste und Plans-Vorlage für die andere Hälfte an.
Gibt es eine Offboarding-Übergabevorlage?
Ja. Sie deckt Rollenübersicht, Verantwortlichkeiten und Nachfolger ab, wiederkehrende Aufgaben mit ihren Auslösern, undokumentierte Prozesse, laufende Arbeit, wichtige Kontakte, Systeme und Zugriff, wo Dateien liegen, sowie bekannte Ausnahmen. Dieser letzte Abschnitt ist der wertvollste und wird am häufigsten leer gelassen.
Gibt es eine Offboarding-E-Mail-Vorlage an Mitarbeitende als Beispiel?
Ja, vier sind enthalten: die Kündigung bestätigen, die interne Ankündigung, die Benachrichtigung an Kunden und Lieferanten sowie die Notiz am letzten Tag zur Bestätigung des Zahlungsdatums, der Dokumente, der Rückgabe von Equipment und der Referenzrichtlinie. Diese letzte Nachricht verhindert die meisten Anfragen nach dem Austritt.
Was ist Mitarbeiter-Offboarding?
Der Prozess, um den Austritt eines Mitarbeiters zu managen: Wissen und Verantwortlichkeiten übertragen, den Zugriff entziehen, Firmenvermögen zurückgeben, die letzte Zahlung und gesetzliche Dokumente abschließen und die Beschäftigungsbeziehung korrekt beenden.
Was sollte eine Offboarding-Checkliste enthalten?
Aufgaben über drei Spuren. Entziehung des Zugriffs für jedes System, jedes Device und jede Credential. Wissenstransfer inklusive Übergabedokument und Einweisung des Nachfolgers. Rechtliches und Payroll inklusive letzter Zahlung, gesetzlicher Dokumente, Benefits und Wettbewerbsverbote. Plus Exit Interview, Ankündigungen und Verifizierung nach dem Austritt.
Wie lange sollte Offboarding dauern?
Starten Sie am Tag, an dem die Kündigungsfrist eingeht, und führen Sie es über die gesamte Kündigungsfrist hinweg durch. Wissenserfassung gehört in die ersten zwei Wochen, nicht in die letzte. Aufgaben nach dem Austritt – einschließlich Zugriff-Verifizierung, gesetzliche Dokumente und Archivierung von Dateien – laufen bis zu 30 Tage danach weiter.
Was ist der Unterschied zwischen Offboarding bei einer Kündigung und bei einer Entlassung?
Fast alles außer der Papierkram. Eine Entlassung bedeutet in der Regel sofortige Entziehung des Zugriffs, oft noch vor dem Gespräch, kein Zeitfenster für Wissenstransfer, eine vorab vorbereitete Ankündigung, kein Exit Interview und deutlich mehr rechtliches Risiko. Sie als einen Prozess zu behandeln, ist in beide Richtungen ein Fehler.
Wann sollten Sie Systemzugriff entziehen?
In Etappen statt auf einmal. Admin-Rechte und Produktionszugriff früh entziehen, sobald diese Bereiche übergeben wurden. Als Nächstes kundenseitige Systeme. E-Mail und allgemeine Tools am letzten Tag am Ende des Tages. Bei unfreiwilligen Austritten: alles sofort. Danach innerhalb von 24 Stunden gegen ein Register verifizieren – durch eine andere Person als die, die den Zugriff entzogen hat.
Was sollte in einem Übergabedokument stehen?
Rollenübersicht, jede Verantwortung mit ihrem Nachfolger, wiederkehrende Aufgaben und was sie auslöst, undokumentierte Prozesse, laufende Arbeit mit Status und nächsten Aktionen, wichtige Kontakte mit Kontext, Systeme und Zugriffsniveaus, wo Dateien liegen – einschließlich lokal gespeicherter Inhalte – sowie bekannte Ausnahmen und Workarounds.
Sollten Sie ein Exit Interview durchführen?
Bei Kündigungen: ja, in der letzten Woche und durch HR statt durch den Manager. Fragen Sie, wann sie zum ersten Mal angefangen haben, über das Gehen nachzudenken, und was sie hätte aufhalten können. Aggregieren Sie Themen quartalsweise, da ein Interview nur eine Anekdote ist. Überspringen Sie es bei Entlassungen, wo es meist unangemessen ist.
Brauchen Vertragskräfte Offboarding?
Ja, und sie sind oft risikoreicher, weil der Zugriff informell gewährt wird und kein HR-Prozess das Ende des Datums überwacht. Legen Sie die Zugriffsablaufzeit direkt bei der Gewährung fest, gekoppelt an das Vertragsende, und nehmen Sie Vertragskräfte in das Zugriffsregister auf.
Kann ich diese Offboarding-Vorlage anpassen?
Ja, jede Version ist vollständig editierbar. Der System-Inventar-Teil muss Ihrer sein, und ihn aus Ihrer Onboarding-Checkliste aufzubauen, ist der schnellste Weg. In Trupeer AI können Sie außerdem Ihr Brand Kit anwenden, damit Offboarding-Dokumente zu Ihren anderen HR-Materialien passen.
