Der klarste Weg zu einem besseren Unternehmen besteht darin, zu dokumentieren, wie es heute tatsächlich abläuft. Mit Trupeer können Sie sich Stunden bei der Dokumentation von Geschäftsprozessen sparen, indem Sie mit einer kostenlosen Vorlage für Geschäftsprozesse starten, sie mit Ihren Brand Guidelines anpassen und Prozesse in Video-Durchläufe umwandeln, die jeden Schritt für das Team zum Leben erwecken.

Jedes Unternehmen arbeitet mit Prozessen, die niemand aufgeschrieben hat. Das funktioniert, bis die Person, die sie kennt, im Urlaub ist, das Unternehmen verlässt oder befördert wird – und dann werden dieselben Fragen von drei verschiedenen Personen von Grund auf neu beantwortet, die jeweils unterschiedlich raten.

Diese kostenlose Vorlage für Geschäftsprozesse behebt jeweils genau einen Prozess. Das Schwierige ist nicht das Dokument, sondern die Entscheidung, wie viel Detailgrad erfasst werden soll – und genau damit beginnt es.

Vorlage für Geschäftsprozesse herunterladen

Kostenlos, editierbar, ohne Wasserzeichen. Word und Excel decken die meisten Anforderungen ab. PowerPoint ist für den Fall, dass Sie den Prozess eher präsentieren als ihn Schritt für Schritt zu befolgen.

Welche Prozessdokumentation brauchen Sie wirklich?

Der häufigste Fehler ist, das falsche Dokument-„Artefakt“ auszuwählen und dann gegen das Format anzukämpfen. Starten Sie hier.

Wenn Sie unsicher sind, schreiben Sie zuerst das Prozessdokument. Sie können daraus jederzeit die Karte ableiten, und eine Karte für einen Prozess zu zeichnen, den Sie noch nicht beschrieben haben, führt oft zu einer übersichtlichen Darstellung von etwas, das in der Praxis niemand wirklich tut.

So passen Sie diese Vorlage in Trupeer an

Schritt 1: Bereich „Templates“ öffnen

Gehen Sie im Hauptmenü zum Bereich „Templates“.

Schritt 2: Vorlage auswählen und öffnen

Klicken Sie auf eine beliebige Vorlage, mit der Sie arbeiten möchten, um sie zu öffnen.

Schritt 3: Vorlagenansicht erweitern

Wenn nötig, erweitern Sie die Vorlagenansicht, um das vollständige Layout und die Details klar zu sehen.

Schritt 4: Vorlage bearbeiten

Klicken Sie auf „Edit“, um mit der Bearbeitung der ausgewählten Vorlage zu beginnen.

Im Editor können Sie:

• Neue Abschnitte hinzufügen

• Formatierungsregeln definieren oder aktualisieren

• Ein Logo hinzufügen und Position sowie zugehörige Einstellungen anpassen

Schritt 5: Speichern Sie Ihre angepasste Vorlage

Nachdem Sie alle notwendigen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Save“, um die aktualisierte Vorlage als Ihre eigene zu speichern.

Schritt 6: Vorschau ansehen und Vorlage feinjustieren

Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre angepasste Vorlage aussieht, öffnen Sie die Vorschau.

Ausgehend vom Vorschau-Bildschirm können Sie bei Bedarf weiterhin direkt Anpassungen vornehmen und so sicherstellen, dass die Vorlage genau so erscheint, wie Sie es möchten.

Mit einer Vorlage für Geschäftsprozesse können Sie:

• Stunden bei der Dokumentation sparen: Überspringen Sie die leere Seite mit einer Struktur für jeden Geschäftsprozess.

• Erfassen, wie die Arbeit abläuft: Integrierte Abschnitte für Inputs, Schritte, Entscheidungen und Outputs.

• Im Brand bleiben: Nutzen Sie Ihr Logo, Ihre Schriftarten und Farben mit dem Brand Kit von Trupeer.

• Ausführung standardisieren: Verwenden Sie dieselbe Vorlage über Teams und Funktionen hinweg.

• Verbesserungen erkennen: Das Abbilden eines Prozesses ist der erste Schritt, um ihn zu verbessern.

• Globale Teams erreichen: Übersetzen Sie Prozessdokumente mit einem Klick in 65+ Sprachen.

Die drei Ebenen der Prozessdokumentation

Die meisten Dokumentationsprojekte kommen ins Stocken, weil jemand versucht, alles mit maximalem Detailgrad zu erfassen. Prozesse lassen sich sauber in drei Ebenen dokumentieren, und Sie brauchen nur die Ebene, die die Frage beantwortet, die vor Ihnen liegt.

Ebene 1: die Prozesskarte. Das Ganze auf einer Seite. Phasen, Übergaben, Entscheidungspunkte sowie wo es beginnt und endet. Zielgruppe sind Manager und alle, die neu in dem Bereich sind. Antwortet auf „Wie funktioniert das?“

Ebene 2: das Prozessdokument. Jede Phase wird beschrieben: Inputs, Schritte, Outputs, Verantwortlicher, Systeme, Timing. Zielgruppe ist die Person, die den Prozess ausführt. Antwortet auf „Was passiert, in welcher Reihenfolge, und wer macht das?“ Genau das erzeugt die Vorlage auf dieser Seite.

Ebene 3: die Arbeitsanweisung. Eine Aufgabe, vollständig im Detail, einschließlich Spezifikationen und Screenshots. Zielgruppe ist die Person, die diese konkrete Aufgabe ausführt – möglicherweise am ersten Tag. Antwortet auf „Wie genau mache ich das?“

Direkt für einen kompletten Prozess auf Ebene 3 zu gehen, ist der Grund, warum Dokumentationsprojekte aufgegeben werden. Machen Sie Ebene 1 für alles, Ebene 2 für die Prozesse, die wirklich zählen, und Ebene 3 nur dort, wo Fehler teuer sind oder die Fluktuation hoch ist.

Die Vorlage für Geschäftsprozesse

Header-Block

Schritt-Block, wiederholt pro Schritt:

Footer-Block: Ausnahmen und Eskalation, zugehörige Dokumente, Revisionshistorie.

Ausgefülltes Beispiel für ein Geschäftsprozessdokument

PR-014 · Genehmigung von Spesenabrechnungen · v1.3 · Owner: Finance Manager
Zweck: Erstattung gültiger Mitarbeiterspesen innerhalb eines Payroll-Zyklus.
Geltungsbereich: Beginnt, wenn ein Mitarbeitender einen Antrag einreicht, und endet, wenn die Zahlung freigegeben wird. Ausgeschlossen ist die Abstimmung der Firmenkarte.
Trigger: Antrag wird im Spesen-System eingereicht.
Ziel-Durchlaufzeit: 10 Arbeitstage.

Eskalation: Jeder offene Antrag, der länger als 15 Arbeitstage besteht, wird im wöchentlichen Review dem Finance Manager gemeldet.
Zugehörige Dokumente: Spesenrichtlinie, Leitfaden zur VAT-Kodierung, Matrix der delegierten Befugnisse.

Beachten Sie, dass jeder Schritt einen Owner, ein System und einen Ausnahmepfad hat. Die Ausnahme-Spalte ist die, die die meisten Vorlagen auslassen – und genau dort brechen undokumentierte Prozesse in der Praxis tatsächlich, weil Menschen improvisieren, wenn der normale Pfad nicht funktioniert.

Was in einem Geschäftsprozessdokument enthalten sein sollte

• Zweck und Geltungsbereich, mit explizit genannten Start- und Endpunkten. Unklarheiten im Geltungsbereich sind die häufigste Ursache für Streitigkeiten über Prozesse.

• Der Trigger. Ein Prozess ohne definierten Trigger startet nie zuverlässig.

• Inputs und Outputs, damit Übergaben zwischen Prozessen zusammenpassen.

• Schritte in der Reihenfolge, jeweils eine Aktion, im Aktivsatz mit angehängter Rolle.

• Entscheidungspunkte mit beiden benannten Zweigen. „Wenn genehmigt“ braucht daneben ein „wenn nicht“.

• Systeme, damit der Prozess bei einem Tool-Wechsel überlebt – mit dokumentierter Anpassung statt kompletter Neuschreibung.

• Timing pro Schritt und eine Ziel-Durchlaufzeit. Andernfalls können Sie keinen langsamen Prozess von einem defekten unterscheiden.

• Ausnahmen und Eskalation. Der wertvollste Abschnitt und der am häufigsten fehlende.

• Rollen, nicht Namen. Menschen wechseln Jobs.

• Version, Owner und Review-Datum. Ein Prozessdokument ohne Datum gilt als veraltet.

So dokumentieren Sie einen Geschäftsprozess

1. Wählen Sie einen Prozess und definieren Sie zuerst seine Grenzen. Wo er beginnt, wo er endet. Machen Sie das, bevor Sie einen einzigen Schritt oder Geltungsbereich schreiben – sonst driftet alles mit der Zeit.

2. Beobachten Sie, wie er ausgeführt wird, idealerweise von zwei verschiedenen Personen. Die Unterschiede zwischen ihnen sind die Entscheidungen, die niemand dokumentiert hat – und genau das ist das Wertvollste, das Sie erfassen werden.

3. Rekordieren Sie den Bildschirm, während Sie zuschauen. Sie werden sich nicht merken können, welches Feld sie aktualisiert oder welchen Bericht sie geprüft haben.

4. Erstellen Sie den Ist-Zustand, nicht den Idealzustand. Dokumentieren Sie zuerst die Realität. Die Verbesserung ist eine separate Aufgabe, und das Vermischen beider führt dazu, dass am Ende ein Dokument entsteht, das niemand wiedererkennt.

5. Schreiben Sie pro Schritt genau eine Aktion, Aktivsatz, benannte Rolle.

6. Finden Sie die Entscheidungspunkte und benennen Sie beide Zweige.

7. Fragen Sie, was schiefgeht. Schreiben Sie dann für jede Antwort den Ausnahmepfad auf. Genau dort steckt das echte Wissen.

8. Fügen Sie Timings hinzu. Schon grobe Angaben machen die Engstelle sofort sichtbar.

9. Lassen Sie jemanden folgen, der damit nicht vertraut ist. Jede Frage, die sie stellen, markiert eine Lücke.

10. Weisen Sie einen Owner und ein Review-Datum zu und veröffentlichen Sie es dort, wo die Arbeit stattfindet.

Ist- und Soll-Zustand

Zwei Versionen desselben Prozesses – und sie zu verwechseln kostet viel Aufwand.

Ist-Zustand ist, wie der Prozess heute abläuft, einschließlich der Workarounds und des Schritts, den jeder überspringt. Sein Zweck ist ein gemeinsames, ehrliches Bild. Den Ist-Zustand zu dokumentieren ist genau deshalb unangenehm, weil es Dinge sichtbar macht, die Menschen lieber nicht aufschreiben würden – und das ist auch der Grund, warum es nützlich ist.

Soll-Zustand ist, wie der Prozess nach einer Änderung ablaufen sollte. Sein Zweck ist die Einigung auf das Ziel und die Grundlage, um Verbesserungen zu messen.

Dokumentieren Sie zuerst den Ist-Zustand – immer. Soll-Zustand-Karten, die ohne einen ehrlichen Ist-Zustand gezeichnet werden, lösen Probleme, die das Unternehmen gar nicht hat, während die tatsächliche Engstelle unangetastet bleibt. Sobald Sie beides haben, ist die Lücke zwischen ihnen Ihr Plan zur Prozessverbesserung.

Prozesskarten, Flussdiagramme und Swimlanes

Das geschriebene Dokument und das Diagramm erfüllen unterschiedliche Aufgaben, und die meisten Prozesse profitieren von beidem.

• Flussdiagramm. Schritte und Entscheidungen als Kästchen und Rauten. Am besten, um die Verzweigungslogik auf einen Blick zu zeigen.

• Swimlane-Diagramm. Gleicher Ablauf, aufgeteilt in Zeilen nach Rolle oder Team. Am besten, wenn das Problem Übergaben sind – was in der Regel der Fall ist.

• Prozesskarte. Die höherstufige Sicht, eher Phasen als Schritte, auf einer Seite.

• BPMN. Eine formale Notation mit definierten Symbolen, die dort eingesetzt wird, wo Prozesse automatisiert oder auditiert werden. Für die meisten internen Dokumentationen ist das Overkill.

Wenn Sie lieber das Diagramm statt der schriftlichen Vorgehensweise möchten, nutzen Sie die Vorlage für Prozessabläufe oder die Workflow-Vorlage. Für ein Flussdiagramm in Word speziell bauen Sie es mit SmartArt oder Formen und halten Sie es auf eine Seite: Word kann einfache lineare Abläufe gut, komplexe Verzweigungen jedoch schlecht. Ab etwa fünfzehn Kästchen ist ein dediziertes Diagramm-Tool schneller, und das geschriebene Dokument plus eine einfache Karte dient den meisten Menschen besser als ein kompliziertes Diagramm.

Die praktische Reihenfolge ist: zuerst das Dokument schreiben und daraus ableiten. Diagramme, die zuerst erstellt werden, sind oft übersichtlicher als der Prozess, den sie beschreiben.

Best Practices

• Ein Prozess pro Dokument. Kombinierte Dokumente werden überflogen und dann ignoriert.

• Jedes Mal die gleiche Struktur. Vertrautheit macht Dokumente schneller nutzbar – und das ist der größte Teil davon, ob sie tatsächlich verwendet werden.

• Den Praktiker den Entwurf schreiben lassen. Dokumente, die von Managern erstellt werden, die die Arbeit nicht selbst machen, beschreiben den Prozess so, wie er sich vorgestellt anfühlt.

• Die Ausnahmen dokumentieren. Sie sind 20% des Inhalts und 80% des Werts.

• Speichern Sie es dort, wo die Arbeit stattfindet. Im System, das die Menschen ohnehin nutzen – nicht in einem separaten Wiki.

• Alles versionieren und datieren.

• Nach jeder Systemänderung überprüfen. Eine Tool-Migration macht mehr Prozessdokumentation ungültig als alles andere.

• Auf zwei Seiten beschränken. Länger bedeutet meist, dass Sie mehrere Prozesse zusammengeführt haben.

Häufige Fehler

• Das Ideale statt des tatsächlichen Prozesses dokumentieren. Das Ergebnis ist ein Dokument, dem niemand folgt, weil niemand es wiedererkennt.

• Kein definierter Start und kein definiertes Ende. Der Geltungsbereich wächst, und das Dokument endet nie.

• Fehlende Ausnahmepfade. Menschen improvisieren – und genau dort kommen Variation und Fehler hinein.

• Entscheidungspunkte mit nur einem Zweig. Lässt den Leser im „Nein“-Pfad feststecken.

• Namen statt Rollen. Beim ersten Reorganisationsschritt veraltet.

• Alles bis ins Detail einer Arbeitsanweisung. Der häufigste Grund, warum Dokumentationsprojekte aufgegeben werden.

• Kein Owner. Niemand merkt, wenn sich der Prozess ändert und das Dokument nicht.

• Diagramm ohne Dokument. Sieht vollständig aus, beantwortet aber fast nichts darüber, wie man es tatsächlich macht.

Prozesse dokumentieren, indem Sie sie aufzeichnen

Öffnen Sie die Vorlage in Trupeer AI, wenden Sie Ihr Brand Kit an, damit jedes Prozessdokument Ihren internen Standards entspricht, und bearbeiten Sie jeden Abschnitt direkt. Die Einrichtung finden Sie in der Vorlagenanleitung.

Der Grund, warum Prozessdokumentation oft nicht fertiggestellt wird, ist, dass das Schreiben pro Prozess einen Nachmittag dauert und es davon vierzig gibt. Zeichnen Sie den Prozess stattdessen einmal auf, und Trupeer AI erstellt das schriftliche Dokument mit den Schritten in der Reihenfolge, in der sie tatsächlich passiert sind, mit automatisch erfassten Screenshots und einem gesprochenen Video-Durchlauf aus demselben Durchgang. Dieser letzte Punkt ist wichtig, denn ein schriftlicher Schritt, der eine Systemaktion beschreibt, ist immer mehrdeutiger als das Zuschauen.

Zeichnen Sie es auf. Dokumentieren Sie es. Übersetzen Sie es in 65+ Sprachen. Speichern Sie es in Ihrer Knowledge Base und nutzen Sie es für Team-Schulungen. Trupeer it.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine kostenlose Vorlage für Geschäftsprozesse in Word?

Ja. Word ist das Format, in dem die meisten Teams Prozessdokumente schreiben, da Vorgehensweisen häufig überarbeitet werden. Kostenloser Download, keine Anmeldung, kein Wasserzeichen.

Kann ich eine Vorlage für Geschäftsprozesse in Word kostenlos herunterladen?

Ja. Jedes Format ist ein kostenloser Download ohne Konto und ohne Wasserzeichen, und Sie können sie intern so oft nutzen, wie Sie möchten.

Gibt es eine kostenlose Vorlage für Geschäftsprozesse in PowerPoint oder PPT?

Ja. Die PowerPoint-Version ist darauf ausgelegt, einen Prozess zu präsentieren statt ihn zu befolgen – mit einer „Phase pro Folie“-Anordnung und einer Folie für den Vergleich „Ist-gegen-Soll“. Nutzen Sie sie für Reviews mit Stakeholdern und für Change-Vorschläge, und verwenden Sie die Word-Version als Dokument, von dem die Menschen tatsächlich arbeiten.

Gibt es eine kostenlose Vorlage für Geschäftsprozesse in Excel?

Ja. Excel eignet sich für das Schrittregister, die RACI-Matrix und ein Prozessinventar, das jeden Prozess mit seinem Owner und dem Review-Datum auflistet. Dieses Inventar ist in der Regel das nützlichste einzelne Artefakt, wenn Sie mit der Dokumentation bei null starten.

Gibt es eine Schritt-für-Schritt-Vorlage für Prozesse in Word, kostenlos zum Download?

Ja, das ist die wichtigste Word-Vorlage auf dieser Seite. Nummerierte Schritte mit Owner, System, Output, Timing und Ausnahmepfad für jeden Schritt – plus Header-Felder für Geltungsbereich, Trigger und Prozessverantwortlichen.

Gibt es eine kostenlose Word-Vorlage für Flussdiagramme?

Für Diagramme speziell nutzen Sie die Vorlage für Prozessabläufe, die für Flussdiagramme und Swimlanes entwickelt wurde – statt für schriftliche Vorgehensweisen. Wenn Sie sie direkt in Word erstellen möchten, erledigt SmartArt einfache lineare Abläufe gut. Ab etwa fünfzehn Kästchen oder bei echter Verzweigung wird Word langsamer als ein dediziertes Diagramm-Tool, und das schriftliche Dokument plus eine einfache Karte dient den meisten Menschen besser als ein kompliziertes Diagramm.

Was ist eine Vorlage für Geschäftsprozesse?

Ein vorstrukturiertes Dokument, um festzuhalten, wie ein Prozess abläuft: sein Zweck, Geltungsbereich, Trigger, Inputs, geordnete Schritte mit Verantwortlichen, Entscheidungspunkte, Outputs und Ausnahmepfade. Es liefert Ihnen die Felder, sodass Sie den Prozess beschreiben – statt ein Format zu entwerfen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Geschäftsprozessdokument und einer SOP?

Im Wesentlichen geht es um Geltungsbereich und Detailgrad. Ein Prozessdokument beschreibt, wie die Arbeit Ende-zu-Ende über Rollen hinweg fließt – oft über mehrere Teams hinweg. Eine SOP dokumentiert eine einzelne Vorgehensweise in genug Detailgrad, um sie exakt befolgen zu können. In der Praxis überschneiden sich die Begriffe stark, und entscheidend ist, dass das Dokument die Frage beantwortet, die der Leser hat.

Was ist der Unterschied zwischen einem Prozessdokument und einer Arbeitsanweisung?

Detailgrad. Ein Prozessdokument deckt einen ganzen Prozess auf der Ebene „Wer macht was, in welcher Reihenfolge“ ab. Eine Arbeitsanweisung deckt eine Aufgabe im vollen Detailgrad ab – einschließlich Spezifikationen und Screenshots – für die Person, die sie ausführt. Ein Prozessdokument kann einen Schritt enthalten, der „die Einheit zusammenbauen“ lautet, während die Arbeitsanweisung für diesen Schritt bis zu elf eigene Schritte umfasst.

Was sollte ein Geschäftsprozessdokument enthalten?

Prozessname, Version und Owner, Zweck, Geltungsbereich mit expliziten Start- und Endpunkten, Trigger, Inputs und Outputs, Systeme, nummerierte Schritte mit Rolle, Timing und Ausnahme pro Schritt, Entscheidungspunkte mit beiden Zweigen, Eskalation, zugehörige Dokumente und eine Revisionshistorie.

Wie dokumentiere ich einen Geschäftsprozess?

Definieren Sie zuerst die Grenzen, dann beobachten Sie, wie ihn zwei verschiedene Personen ausführen, und zeichnen Sie den Bildschirm auf. Entwerfen Sie das, was tatsächlich passiert, statt das Ideale: eine Aktion pro Schritt mit angehängter Rolle. Benennen Sie bei jeder Entscheidung beide Zweige. Fragen Sie, was schiefgeht, und schreiben Sie die Ausnahmepfade auf. Fügen Sie Timings hinzu, lassen Sie dann jemanden folgen, der damit nicht vertraut ist, und schließen Sie jede Lücke, die Sie finden.

Wie lang sollte ein Geschäftsprozessdokument sein?

Für die meisten Prozesse: eine bis zwei Seiten. Wenn es länger ist, haben Sie wahrscheinlich mehrere Prozesse zusammengeführt – oder Sie sind auf Detailgrad einer Arbeitsanweisung heruntergegangen, obwohl die Prozessebene gereicht hätte.

Welche Prozesse sollte ich zuerst dokumentieren?

Die, bei denen nur eine Person weiß, wie es geht, und die, die am häufigsten schiefgehen. Diese beiden Listen überschneiden sich in der Regel. Den Prozess zu dokumentieren, bei dem es keine Probleme gibt, fühlt sich produktiv an und ändert nichts.

Wie oft sollte Prozessdokumentation überprüft werden?

Mindestens jährlich und sofort nach jeder Systemänderung, Reorganisation oder Prozessverbesserung. Systemmigrationen machen mehr Dokumentation ungültig als alles andere, daher sollten Sie jede Dokumentationsüberprüfung an jede dieser Änderungen koppeln.

Kann ich diese Vorlage für Geschäftsprozesse anpassen?

Ja, jede Version ist vollständig editierbar. Fügen Sie Felder hinzu oder entfernen Sie sie, um sie an Ihre Arbeitsweise anzupassen. In Trupeer AI können Sie außerdem Ihr Brand Kit anwenden, sodass alle Prozessdokumente Ihre Standards automatisch übernehmen.

Zugehörige Vorlagen

• Vorlage für Prozessdokumentation

• Vorlage für Prozessabläufe

• Workflow-Vorlage

• SOP-Vorlage

• Vorlagen für Arbeitsanweisungen

• Vorlage für den Plan zur Prozessverbesserung

• Vorlage für den Prozess-Kontrollplan

• Vorlage für Job Aids

• Vorlage für technische Dokumentation