自动化文档创建、更新和分发工具

Trupeer AI 的自动文档生成工具解决了文档通常会失效的三个阶段：创建、更新和分发。只需录制一次工作流程，AI 就能生成精美的视频以及对应的书面文档。当工作流程发生变化时，只需重新录制更改的部分。通过一个可就地更新的专属品牌链接即可分享结果。大多数文档项目都是在第二或第三阶段失败，而不是第一阶段，这就是为什么传统的文档自动化软件虽能帮您完成创建，却只能留下团队去手动维护和分发一切。

• 端到端文档工作流自动化：录制一次，同时生成视频和书面文档。

• 通过仅重新录制更改的部分来进行更新。文档的其余部分保持不变，无需从头开始。

• 通过专属品牌共享页面链接进行分发，该链接可嵌入到 Slack、企业内网、LMS（学习管理系统）或公司已在分享内容的任何地方。

• 支持 65+ 种语言，适用于全球团队。同一次任务中可同时翻译视频和文档。

• 当原录制者不在时，可提供 AI 数字人和配音。

创建：录制一次，同时获得精美视频和书面文档

创建文档通常意味着一个人撰写草稿，另一个人单独录制屏幕截图，然后第三个人试图让它们保持一致。Trupeer AI 将这些压缩为一项工作。录制屏幕演示、网络摄像头讲解，或上传现有素材。AI 会去除语气词、平滑指针抖动、在有助于观众理解的地方添加缩放效果，并同时生成视频草稿和书面文档草稿。

视频输出格式为 MP4。文档输出格式为 PDF 或 Word，可直接交给审核人员或放入知识库。品牌套件会自动应用：企业 Logo、颜色、字体、片头和片尾幻灯片都会与公司其余的文档库相匹配，无需设计师参与。通过自定义词汇表，产品名称和品牌术语可保持一致，因此内部工具名称不会在视频配音或书面指南中被自动纠正为无关的字词。AI 屏幕录制层负责处理指针高亮、区域聚焦以及对 UI 交互的自动缩放，而这正是大多数文档自动化工具要么忽略、要么做得不好的地方。

更新：重新录制更改的部分，保留其余部分

大多数文档自动化软件将更新视为内容重写。Trupeer AI 则将它们视为重新生成。当底层工作流程发生变化时，原录制者只需录制更改的部分。AI 仅重新处理该片段。文档会就地更新。视频会就地更新。团队在上个季度分发的共享页面链接现在将指向当前版本，因此任何将原始链接加入书签或将其嵌入到团队维基系统中的人都能获得新内容，无需任何手动催办。

这就是 AI 文档自动化在商业文档自动化工作中真正发挥作用的地方。工作流的微调、UI 的更改、监管法规的更新以及产品功能的发布都会以同样的方式破坏文档：10 个步骤的过程中的某一步发生了变化，旧文档现在就变得具有误导性，而不仅仅是不完整。具有误导性的文档比没有文档更糟糕。“仅重新录制更改部分”的流程使文档保持最新，而无需迫使团队在“更新所有内容”和“任其错误”之间做出选择。这种更新模式正是大多数企业文档自动化部署试图设计却很少能成功交付的。

分发：一个可就地更新的专属品牌链接

Trupeer AI 将每个视频和文档作为一个共享页面发布：这是一个带有公司 Logo 的品牌落地页、一个嵌入式视频和文档，以及一个团队可以针对不同受众进行自定义的动作召唤（CTA）链接。该链接可以发送到任何地方。嵌入到知识库中、发布在 Slack 中、放入帮助中心文章中，或者直接发送给需要该文档的团队或客户。一个链接，而不是在五个地方托管相同的内容。

对于全球化团队，Trupeer AI 的翻译功能支持 65+ 种语言，且可在同一次任务中应用于视频和文档。马德里办公室获得西班牙语版本。东京获得日语版本。柏林获得德语版本。所有版本均在同一周内源自同一次录制。翻译对于文档而言比对大多数内容类型更重要，因为误读指令会导致真正的下游问题：操作步骤出错、功能配置不正确，或者需要花一周时间去排查审计发现的问题。忽略翻译层面的文档自动化解决方案最终会迫使全球团队要么使用英语工作，要么在当地重新构建文档，这两者都违背了集中文档工作的初衷。

自动化文档如何通过三个步骤工作

完整的文档工作流自动化流程只需一次录制，就能生成可发布的内容。无需视频剪辑师，无需单独编写文档，也无需为分发而奔波。

步骤 1：录制屏幕上的工作流程

在浏览器中点击录制，捕捉实际操作的工作流程，或者上传现有视频。AI 会根据录制的内容进行工作。无需单独编写脚本，没有准备开销。录制的内容越丰富（背景信息越充分、细节越详尽），生成的文档就越丰富。

步骤 2：Trupeer AI 生成视频和文档

语气词会被去除。在有助于观众理解工作流程的地方会添加缩放和指针效果。编辑器中会同时出现视频草稿和书面文档草稿。应用自定义词汇表后，内部产品名称在两种输出中的拼写和发音都会是正确的。

步骤 3：品牌化、翻译和分发

应用品牌套件，使企业 Logo、颜色和片头/片尾幻灯片与文档库的其余部分相匹配。翻译成西班牙语、中文、印地语、葡萄牙语或公司使用的 65+ 种语言中的任何一种。然后通过共享页面链接进行发布，团队可以将该链接嵌入到任何知识库、企业内网、LMS 或帮助中心。

谁实际在使用自动化文档工具

打开这个工具的人通常是某家公司的文档负责人或运营主管，在该公司，文档记录问题至少已成为一年来大家反复抱怨的问题。这种模式是一致的：公司尝试了两到三种不同的文档自动化平台，确定将维基系统或帮助中心作为存储层，但在如何实际生成应存放在这些系统中的文档这一上游问题上卡住了。Trupeer AI 填补了这一生产空白。

不同角色中也呈现出相同的模式。IT 团队将其作为涵盖内部系统、软件部署和事件运行手册的 IT 文档工具。销售运营主管将其用于 CRM 文档自动化工作，涵盖如何在不同区域正确使用 CRM。支持经理用它在产品发生变化时保持面向客户的帮助文档为最新状态。工程经理将其用作流程文档工具，捕捉团队实际的工作流程是如何运作的，而不是最初是如何设计的。一些团队将其作为其主要的文档自动化平台；另一些团队则将其与他们已经投资的现有自动化文档工具配合使用。

企业文档自动化的应用场景

企业文档自动化通常从最重复的内容开始。流程文档涵盖每个季度向新员工解释的工作流程。销售文档自动化涵盖销售团队在每次发布后需要更新的产品知识内容。CRM 文档自动化涵盖公司实际使用其 CRM 的方式，这总是与供应商文档中所说应该如何使用的方式不同。对于更广泛的商业文档自动化，最常见的模式是从已经证明有价值但陈旧的文档开始。拥有文档的团队知道哪里出了问题。他们不需要别人帮他们排优先级，他们需要别人帮他们进行生产。

一旦团队意识到他们可以通过重新录制来更新现有文档，而不是将每次更新都视为完整的重写，文档自动化的好处就会呈指数级增长。到了第三或第四个重新录像循环，团队就会开始将文档视为动态资产，而不是一次性的交付物。这种转变才是这些工具应该促成的实际结构性变化。当团队无需培训课程就能运行完整流程时，智能文档自动化就体现了它的价值。Trupeer AI 的文档自动化流程端到端大约需要 15 分钟来学习。最长的部分通常是第一次录制，因为团队仍在思考要包含哪些内容。到了第十次，录制文档已经不再是一个项目，而开始成为一种习惯。这种习惯的转变正是直观的文档自动化软件与带有额外步骤的屏幕录像机的区别所在。将生成器与 Trupeer AI 标操（SOP）构建器结合使用，可涵盖录制的工作流程底层的程序性文档。