Най-добрата платформа за корпоративна документация и база знания

Trupeer AI е слоят за производство на корпоративно съдържание, който запълва платформата за база знания, която компанията вече използва. Специалист записва веднъж обхождане на процес, обяснение на система или обучителен модул, а Trupeer AI генерира едновременно MP4 видео и писмен PDF или Word документ. И двете се изпращат към който и да е инструмент за корпоративна документация, който компанията използва (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 или друга вътрешна платформа) чрез стандартно качване или вграждане на Shared Page. Ограничението при повечето програми за корпоративна документация е скоростта, с която централният екип може да произвежда добре структурирано видео и писмено съдържание в различни отдели, региони и бизнес звена — не къде точно се намират документите.

• Слоят за производство, който захранва Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 и други инструменти за корпоративна документация, които компанията вече използва.

• Едно записване създава както MP4 видео, така и писмен документ, готови за съществуващата база знания.

• Brand kit налага визуална последователност в хиляди вътрешни документи.

• Превежда на 65+ езика за глобални компании с офиси в множество региони.

• Персонализираното клониране на глас означава, че гласът на един обучител се пренася в цялата библиотека със съдържание.

Какво Trupeer AI произвежда за екипите по корпоративна документация

Екип за L&D, екип за вътрешни комуникации, ръководител по IT enablement или специалист по операции отваря инструмента. Те записват обхождане на процес, обяснение на система, обучителен модул или обяснение на политика директно в браузъра. Trupeer AI се заема с постпродукцията. Премахват се пълнежните думи и паузите. Ефектите от Zoom подчертават частите от екрана, където служителите трябва да действат. Черново видео и черново писмен документ пристигат в една и съща задача, със скрийншоти и номерирани стъпки вградени. Там се вписва и статията в базата знания — тя взема обучението, което вече имате, и го превръща в нещо, което можете да споделяте.

Изходът се изпраща като MP4 видео и PDF или Word документ. MP4 се качва в LMS на предприятието, във Vimeo enterprise акаунта, във вътрешния видео портал или директно в платформата за база знания, която поддържа вградено видео. PDF или Word документ се добавя в Confluence, Notion, SharePoint, корпоративната уики страница, служебната наръчник за служители или в съществуващата система за управление на знанията на екипа. Brand kit се прилага в цялата организация: корпоративното лого, корпоративните цветове, слайдовете за увод и заключение и одобрените шрифтове съвпадат с останалата част от библиотеката с документация. Персонализираният глосарий се справя с вътрешните имена на продукти, системните абревиатури, имената на бизнес звената и регулираната терминология в индустрията, които AI иначе не би изписал коректно.

Как работи процесът за корпоративна документация в три стъпки

Три стъпки покриват производствения поток: едно записване, една стъпка за одобрение и едно действие за изпращане към платформата, която предприятието вече използва.

Стъпка 1: Записване или качване

Започнете запис на екрана в браузъра или качете съществуващ видео файл (включително записи от Zoom или Teams, които екипът вече е произвел). Специалистът преминава през който и да е процес, система или политика, които трябва да се превърнат в документация — по същия начин, по който би ги обяснил на новоназначен.

Стъпка 2: Trupeer AI генерира видеото и писмения документ

Пълнежните думи, паузите и моментите „да видя къде е това“ се премахват. Ефектите от Zoom и курсора подчертават частите от екрана, които имат значение. Черново видео и черново писмен документ се появяват заедно в редактора. Персонализираният глосарий се справя с терминологията, специфична за предприятието, вътрешните имена на системи и абревиатурите, които се променят всяко тримесечие.

Стъпка 3: Brand, превод, споделяне

Приложете brand kit, за да съвпадат корпоративното лого, цветовете, слайдовете за увод и заключение с текущите стандарти за документация на организацията. Преведете на езиците, на които служителите реално работят в различните региони. Изпратете чрез директно качване в платформата за база знания, чрез линк към Shared Page или чрез изтегляне на MP4/PDF — екипът обработва това според това как изисква процесът за управление на документацията.

Кой отваря този инструмент за корпоративна документация

Човекът, който отваря този инструмент в голяма организация, обикновено е централен ръководител на L&D, мениджър по вътрешни комуникации, специалист по IT enablement, собственик на управлението на знанията или собственик на бизнес процес, на когото е възложено да документира стандартните оперативни процедури в множество бизнес звена. Те го отварят, когато нова система се внедрява в цялата компания и 5,000 служители трябва да я научат преди края на тримесечието, когато процес се променя в един регион и трябва да се разпространи в останалите 14, когато се появи нова политика и е нужно освежаващо обучение да се изпрати към цялата работна сила, или когато вътрешната база знания има 200 статии в беклог, които стоят от последния финансов период.

Различни функции в предприятието го използват за различни типове съдържание. Централният L&D създава обучителни видеа и съответстващи писмени ръководства за LMS. Вътрешните комуникации създават видеа с новини за ръководството и писмената версия, която отива в статията в интранета. IT enablement създава обхождания при внедряване на системи и писменото администраторско ръководство. HR създава обучителни видео модули за въвеждане и съдържание за наръчника на новоназначените. Sales operations създава enablement обучение и писменото playbook съдържание. Customer success създава библиотеки с обхождания, насочени към клиентите, и писмените help статии. Същият работен процес „запис към документ“ се справя с всички тези случаи, без да се купува различен инструмент за всяка функция.

Категории за корпоративна документация, които този генератор обработва

Корпоративната документация обикновено попада в няколко категории, като всички те се вписват в същия поток „запис към документ“. Стандартни оперативни процедури за ежедневната работа, която върши всяка роля. Документация за системите за вътрешните платформи, които служителите използват. Обучителни модули за въвеждане на нови служители и развитие на умения. Освежаващо съдържание за съответствие за политиките и процедурите, които компанията трябва да демонстрира, че обучава. Комуникации за управление на промени при миграции на системи, актуализации на процеси и организационни промени. Помощно съдържание, насочено към клиентите, за външната база знания. Trupeer AI генерира видеото и писмения документ за всяка от тези категории заедно, като прилага brand kit и глосарий последователно в цялата библиотека.

За по-широка работа по управление на знанията в предприятието, Trupeer AI стои на слоя за производство на съдържание. Платформата за база знания, която компанията използва, обработва слоевете за съхранение, таксономия, разрешения, търсене и аналитика. Trupeer AI произвежда мултимедийното съдържание (видео обхождания плюс писмена документация), което запълва платформата с типа структурирани активи, които служителите в предприятието реално консумират. Двата слоя работят заедно: платформата за KB отговаря „къде се намира съдържанието и кой може да го вижда“, а Trupeer AI отговаря „кой ще произведе 200 видеа и съответстващи писмени документи тази година, без да наемаме специализиран екип за производство“.

Къде Trupeer се вписва до Confluence, Notion, SharePoint и други софтуери за корпоративна база знания

Trupeer AI не е платформа за база знания сама по себе си и не е платформа за корпоративна документация в традиционния смисъл. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice и ServiceNow Knowledge обработват платформения слой: къде живее съдържанието, кой има достъп, как се организира в пространства и категории, как работи търсенето и как се отчита аналитиката. Почти винаги организациите в предприятията вече използват една от тези платформи (понякога няколко в различни отдели) и Trupeer AI работи съвместно с която и да е корпоративна уики страница, софтуер за корпоративна база знания или софтуер за корпоративна документация, който компанията е стандартизирала.

Trupeer AI поема работата по производство на съдържание, която платформените инструменти не правят добре. Писането на статия за документация на процес в 12 стъпки със скрийншоти от нулата отнема на специалиста по документация най-малко цял ден. Създаването на съответстващо видео обхождане отнема на видео редактора още два дни. С Trupeer AI един специалист записва процеса веднъж и изпраща и двата формата за приблизително един час, включително прилагане на brand kit и превод. Платформеният слой отдолу остава точно както е. Там, където се измества работата, е обемът от висококачествено мултимедийно съдържание, което предприятието може да произведе на тримесечие — което обикновено се увеличава от десетки статии до стотици, без да се добавя персонал.

Последователност на бранда, превод и актуализации за глобални предприятия

Програмите за корпоративна документация срещат три предизвикателства, които не се появяват в по-малки компании: последователност на бранда в хиляди вътрешни документи, които трябва да изглеждат сякаш са от една и съща компания, покритие на езиците за служители в 12+ държави и разпространение на актуализации, когато промяна на процеса в централата трябва да достигне всички регионални офиси, без да се превръща в проект за шест месеца. Trupeer AI адресира и трите на слоя за производство на съдържание. Brand kits налагат последователност на логото, цветовете, шрифта и увод/заключение във всяко видео и документ, които екипът произвежда. Преводът покрива 65+ езика и се прилага както за аудио гласа във видеото, така и за писмения документ в същата задача. Актуализациите работят чрез повторно записване само на променената стъпка, така че актуализация на политика да се разпространи в съществуващата библиотека със съдържание, без да се изгражда от нулата.

За организации с изисквания за преглед по сигурност или съответствие, Trupeer AI Trust Center документира позицията по сигурността на платформата, практиките за обработка на данни и текущото състояние на сертификациите. Екипите по закупуване в предприятията обикновено изискват тези документи по време на оценка. Персонализираното клониране на глас на ниво предприятие означава, че гласът на един корпоративен разказвач може да се пренесе в цялата библиотека със съдържание, така че преживяването да се усеща последователно за служителите независимо от това кой отдел е произвел обучението. Комбинирайте това с Trupeer AI SOP builder, за да покриете както мултимедийното обучително съдържание, така и документацията за стандартните оперативни процедури, която стои под него.