Платформа за корпоративна документация и база от знания

Trupeer AI е слоят за производство на корпоративно съдържание, който допълва платформата за база знания, която компанията вече използва. Специалист записва веднъж демонстрация на процес, системно ръководство или уеб обучение, а Trupeer AI генерира едновременно MP4 видео и писмен PDF или Word документ. И двата формата се изпращат към съответния инструмент за корпоративна документация, използван от компанията (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 или друга вътрешна платформа), чрез стандартно качване или вграждане на Споделена страница. Основното ограничение за повечето корпоративни програми за документация е темпът, с който централният екип може да създава добре структурирано видео и писмено съдържание в различните отдели, региони и бизнес звена, а не къде се съхраняват документите под формата на крайни файлове.

• Слой за производство на съдържание, който захранва Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 и други инструменти за корпоративна документация, които компанията вече използва.

• Един-единствен запис създава както MP4 видео, така и писмен документ, готов за съществуващата база знания.

• Марковият пакет (Brand kit) гарантира визуално съответствие и последователност в хиляди вътрешни документи.

• Превод на над 65 езика за глобални компании с офиси в множество региони.

• Персонализираното клониране на глас позволява гласът на един обучител да звучи в цялата библиотека със съдържание.

Какво произвежда Trupeer AI за екипите за корпоративна документация

Някой от екипа по обучение и развитие (L&D), екипа по вътрешни комуникации, ръководителя по ИТ софтуер или специалистът по операции отваря инструмента. Те записват в браузъра демонстрация на процес, системно ръководство, модул за обучение или разяснение на фирмени политики. Trupeer AI се грижи за постпродукцията. Пълнежните думи и паузите се премахват автоматично. Ефектите на приближение (zoom) подчертават частите от екрана, на които служителите трябва да кликнат или да предприемат действие. В рамките на една и съща задача се получават проект на видеоклип и проект на документ, допълнен със съответните екранни снимки и номерирани стъпки.

Крайният продукт се предоставя под формата на MP4 видео и PDF или Word документ. MP4 файлът се качва в корпоративната система за управление на обучението (LMS), корпоративен акаунт във Vimeo, вътрешен видео портал или директно в платформата за база знания, която поддържа вградено видео. Документът в PDF или Word се прехвърля в Confluence, Notion, SharePoint, фирменото уики, наръчника на служителя или съществуващата система за управление на знанието на екипа. Марковият пакет се прилага за цялата организация: логото на компанията, корпоративните цветове, началните и финалните слайдове, както и одобрените шрифтове съответстват на останалата част от библиотеката с документация. Персонализираният речник (glossary) обработва вътрешни имена на продукти, системни акроними, наименования на бизнес звена и специфична регулирана терминология на индустрията, която изкуственият интелект иначе не би изписал правилно.

Как работи работният процес за корпоративна документация в три стъпки

Производственият процес се състои от три стъпки: въвеждане на един запис, одобрение и изпращане към платформата, която компанията вече използва.

Стъпка 1: Запис или качване

Стартирайте запис на екрана в браузъра или качете съществуващ видео файл (включително записи от Zoom или Teams, които екипът вече е създал). Специалистът преминава през съответния процес, система или политика, които трябва да се документират, по същия начин, по който би го обяснил на нов колега.

Стъпка 2: Trupeer AI генерира видеото и писмения документ

Пълнежните думи, паузите и моментите от типа „нека намеря това“ се премахват автоматично. Ефектите за приближение и движение на курсора подчертават важните части от екрана. В редактора се визуализират едновременно проект за видеоклип и проект за писмен документ. Персонализираният речник обработва специфичната за предприятието терминология, имена на вътрешни системи и акронимите, които се променят всяко тримесечие.

Стъпка 3: Брандиране, превод, споделяне

Приложете марковия пакет, така че фирменото лого, цветове, начални и финални слайдове да съвпадат със съществуващите стандарти за документация в организацията. Преведете съдържанието на езиците, на които служителите действително работят в отделните региони. Изпратете го чрез директно качване в платформата за база знания, линк към Споделена страница или изтегляне на MP4/PDF файл, който екипът управлява съобразно изискванията на процесите за контрол на документацията.

Кой използва този инструмент за корпоративна документация

Лицето, което използва този инструмент в голяма организация, обикновено е ръководител на централния отдел за обучение и развитие (L&D), мениджър по вътрешни комуникации, специалист по ИТ софтуер, собственик на процесите по управление на знанието или собственик на бизнес процеси, който е натоварен със задачата да документира стандартните оперативни процедури в множество бизнес звена. Те отварят инструмента, когато в компанията се внедрява нова система и 5000 служители трябва да я научат преди края на тримесечието, когато даден процес се променя в един регион и трябва да се разпространи в останалите 14, когато влиза в сила нова политика и на целия персонал трябва да се изпрати опреснително обучение, или когато вътрешната база знания има изоставане от 200 статии, които чакат още от миналата финансова година.

Различните отдели в организацията го използват за различни типове съдържание. Централният L&D отдел създава обучителни видеоклипове и съответстващи писмени ръководства за LMS платформата. Отделът по вътрешни комуникации създава видеоклипове с обръщения от ръководството и писмената версия, която се публикува като статия в интранет мрежата. ИТ отделът създава ръководства за внедряване на системи и писменото администраторско ръководство. Човешките ресурси създават видео модули за въвеждащо обучение и съдържание за наръчника на новоназначените служители. Търговските операции създават обучения и писмени тактически наръчници за продажби. Отделът по клиентски успех (Customer Success) създава библиотеки с видео материали за клиенти и писмени помощни статии. Един и същ работен процес — от запис до готов документ — обслужва всички тези нужди, без да е необходимо да се купува различен инструмент за всеки отдел.

Категории корпоративна документация, които този генератор поддържа

Корпоративната документация обикновено попада в няколко категории, като всички те са съвместими с един и същ процес на преобразуване на запис в документ. Стандартни оперативни процедури за ежедневната работа, която изпълнява всяка роля. Системна документация за вътрешните платформи, които служителите използват. Обучителни модули за въвеждане в работата на нови служители и развитие на умения. Съдържание за опреснителни обучения за спазване на съответствие (compliance) за политиките и процедурите, за които компанията трябва да докаже, че провежда обучения. Комуникации за управление на промените при миграции на системи, актуализации на процеси и организационни промени. Клиентско ориентирано помощно съдържание за външната база знания. Trupeer AI генерира видеоклипа и писмения документ едновременно за всяка от тези нужди, като марковият пакет и речникът се прилагат последователно и еднакво в цялата библиотека.

За по-широка дейност по управление на корпоративното знание Trupeer AI се позиционира на нивото за производство на съдържание. Използваната от компанията платформа за база знания управлява нивата на съхранение, таксономия, права за достъп, търсене и анализи. Trupeer AI произвежда мултимедийното съдържание (видео презентации плюс писмена документация), което запълва платформата със структурирани материали, които корпоративните служители действително консумират. Двата слоя работят заедно: платформата за база знания отговаря на въпроса „къде се намира съдържанието и кой има достъп до него“, а Trupeer AI отговаря на въпроса „кой ще произведе 200 видеоклипа и съответстващите им писмени документи тази година, без да се наема специален екип за продукция“.

Къде се позиционира Trupeer спрямо Confluence, Notion, SharePoint и друг корпоративен софтуер за база знания

Trupeer AI сам по себе си не представлява платформа за база знания, нито е платформа за корпоративна документация в традиционния смисъл. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice и ServiceNow Knowledge управляват системното ниво: къде живее съдържанието, кой има достъп, как е организирано по пространства и категории, как работи търсенето и как се отчитат анализите. Корпоративните организации почти винаги вече използват някое от тези решения (понякога дори няколко в различните отдели), а Trupeer AI работи съвместно с уики софтуера, софтуера за корпоративна база знания или софтуера за документация, на който компанията е заложила като стандарт.

Trupeer AI поема работата по производство на съдържание, с която инструментите на платформите не се справят добре. Писането от нулата на статия с документация от 12 стъпки и екранни снимки отнема на специалиста по документация почти цял ден. Създаването на съответстващ видеоклип отнема на видео редактора още два дни. С Trupeer AI един специалист записва процеса веднъж и изпраща двата формата за около един час, включително прилагането на марковия пакет и превода. Спецификата на по-нататъшния процес в платформата остава абсолютно непроменена. Промяната настъпва в обема на висококачествено мултимедийно съдържание, което предприятието може да произведе на тримесечие, като обикновено то нараства от десетки до стотици статии без увеличаване на числеността на персонала.

Маркова идентичност, превод и актуализации за глобални компании

Корпоративните програми за документация се сблъскват с три предизвикателства, които не се срещат в по-малките компании: маркова идентичност сред хиляди вътрешни документи, които трябва да изглеждат така, сякаш са създадени от една и съща компания, езиково покритие за служители в над 12 държави и разпространение на актуализации, когато промяна в процес в централата трябва да достигне до всички регионални офиси, без това да се превръща в шестмесечен проект. Trupeer AI разрешава и трите проблема на ниво производство на съдържание. Марковите пакети налагат еднакво лого, цвят, шрифт и начален/краен слайд за всяко видео и документ, които екипът произвежда. Преводът обхваща над 65 езика и се прилага както за видео озвучаването, така и за писмения документ в рамките на една и съща задача. Актуализациите се извършват чрез презаписване само на променената стъпка, така че актуализираната политика се внедрява в съществуващата библиотека със съдържание, без да се налага нейното повторно създаване от нулата.

За организации с изисквания за преглед на сигурността или съответствието, Центърът за сигурност на Trupeer AI (Trust Center) документира мерките за сигурност на платформата, практиките за обработка на данни и текущия статус на сертифициране. Екипите по корпоративни доставки и покупки обикновено изискват тези документи по време на етапа на оценка. Персонализираното клониране на глас за корпоративни клиенти означава, че гласът на един корпоративен диктор може да бъде използван за цялата библиотека със съдържание, така че преживяването за служителите да бъде еднородно и последователно, независимо от това кой отдел е подготвил обучението. Комбинирането на това решение с генератора на стандартни оперативни процедури (SOP) на Trupeer AI обхваща както мултимедийното съдържание за обучение, така и подлежащата документация за стандартните оперативни процедури.