Безплатен генератор на бизнес процеси

Генераторът на бизнес процеси на Trupeer AI заснема екранен запис на това как реално се случва работата и го превръща в пълна документация на бизнес процеса: излъскано видео с обиколка плюс писмено ръководство за процеса, готови за споделяне, брандиране и превод на 65+ езика. Ръководители на операции, екипи за подобряване на процесите и бизнес анализатори използват решението, за да уловят как протича процесът днес — това е липсващата първа стъпка в повечето проекти за подобряване на бизнес процеси и бизнес процес автоматизация.

• Записвайте бизнес процеса веднъж. Получете видео плюс писмена документация на процеса в рамките на същата задача.

• Заснема процеса така, както реално протича, а не както някой го помни или както е описан в оригиналната карта на бизнес процеса.

• Актуализирайте, като презапишете променената стъпка. Останалата част от документацията остава на място.

• Превеждайте документацията на 65+ езика за глобални екипи, които изпълняват един и същ бизнес процес в различни региони.

• Споделяйте чрез брандиран линк към Shared Page, който се вгражда във всеки софтуер за управление на бизнес процеси, интранет или база знания.

Какво произвежда Trupeer AI за документация на бизнес процеси

Някой от екипа по операции записва процеса, който се изпълнява: може би финансовият ръководител при месечното приключване, екипът по поддръжка при предаването на ескалации, или екипът по продажби при разпределянето на територии. Trupeer AI се справя с останалото. Пълнежните думи се премахват, трептенето на курсора се изглажда, а ефектите от приближаване подчертават частите на екрана, където реално се случва работата. Затова се съчетава отлично с шаблоните за бизнес планове, от които процесът и документацията идват от един и същ източник.

Резултатът е излъскано видео плюс писмено ръководство за процеса — в рамките на същата задача. Видеото показва процеса в действие. Писменото ръководство го разбива на номерирани стъпки със скрийншоти. Различните аудитории предпочитат различни формати. Визуалните обучаеми гледат видеото. Хората, които изпълняват процеса за първи път, следват писменото ръководство. Одитори и екипи по съответствие получават следа на хартия, която доказва как реално протича процесът — а не как е трябвало да протича според шаблона за оригиналната документация на процеса.

Бранд комплектът се прилага автоматично: корпоративно лого, цветове, шрифтове, слайдове за увод и заключение — всичко съвпада с останалата част от библиотеката с документация на компанията. Имената на продуктите и имената на вътрешните инструменти остават последователни благодарение на персонализиран глосар, което е важно, когато документацията на бизнес процеса препраща към системи, които AI иначе не би знаел как да произнесе или изписва. Слоят за AI екранен запис се грижи за подчертаването на курсора, фокуса върху конкретни области и автоматичното приближаване при взаимодействия с потребителския интерфейс — нещо, което повечето софтуери за бизнес процеси или пропускат, или правят лошо.

Как работи генераторът на бизнес процеси в три стъпки

Пълният процес изисква един запис и генерира документация на процеса, готова за изпращане. Без отделно писане, без софтуер за диаграми, без документационен бэклог. Оттам шаблонът за процесен поток е естествена следваща стъпка, тъй като документацията вече е заснета.

Стъпка 1: Запишете бизнес процеса на екрана

Натиснете „запис“ в браузъра, заснемете работния процес така, както реално се изпълнява, или качете съществуващ видео файл. AI работи върху това, което е записано. Без подготвителен сценарий, без отделна диаграма, без бизнес процес диаграма, която първо да нарисувате. Колкото по-богат е записът, толкова по-богата е документацията, която се получава накрая.

Стъпка 2: Trupeer AI генерира видеото и писменото ръководство за процеса

Пълнежните думи се премахват. Добавят се ефекти от приближаване и курсор, там където помагат на зрителя да следва какво се случва на екрана. В редактора се появяват заедно проект на видео и проект на писмено ръководство за процеса. Персонализираният глосар се прилага, така че имената на вътрешните продукти да се изписват и произнасят правилно и в двата изхода.

Стъпка 3: Брандирайте, преведете и споделете

Приложете бранд комплекта, за да съвпадат корпоративното лого, цветовете и слайдовете за увод/заключение с останалата част от библиотеката с документация. Преведете на испански, мандарин, хинди, португалски или на който и да е от 65+ езика, които компанията използва. След това изпратете чрез Shared Page линк, който екипът може да вгради във всяка платформа за управление на бизнес процеси, база знания, интранет или help center.

Кой реално отваря генератор на бизнес процеси

Човекът, който отваря този инструмент, обикновено е ръководител на операции, бизнес анализатор на бизнес процеси или мениджър по подобряване на процесите в компания, в която документацията на процесите е в бэклога поне шест месеца. Моделът е постоянен: хората на висши позиции знаят процеса, защото са го изградили. По-новите хора — не. Пропускът се вижда в несъответстващо изпълнение, повтарящи се заявки за обучение и констатации от одити, чието отстраняване отнема седмици. Trupeer AI улавя процеса на човека на висша позиция, докато той/тя все още го изпълнява, вместо да се опитва да го извлече от него/нея чрез интервю след това.

Същият модел се наблюдава във всички функции. Екипите по финанси го използват за месечно приключване, onboarding на доставчици и процеси за разходи. Екипите по човешки ресурси го използват за onboarding на служители, записване за обезщетения и процеси при прекратяване на трудови правоотношения. Екипите по ИТ го използват за маршрутизиране на тикети, осигуряване на достъп до системи и реакция при инциденти. Екипите по съответствие го използват за събиране на доказателства по време на одити, тъй като записът на реалния процес е това, което повечето одитори търсят. Консултанти по операции и специалисти по BPM го отварят, когато трябва да уловят как реално работи клиентът, преди да препоръчат подобрения.

Сценарии за използване при документация на бизнес процеси

Документацията на бизнес процеси обикновено започва с работните потоци, които се обясняват на новоназначени служители всяко тримесечие. Месечно приключване, одобрение от доставчици, преназначаване на територии, ескалация при инциденти, възстановяване на средства на клиент: всеки екип има списък с процеси, които съществуват в нечия глава и трябва да живеят в споделена документация. Trupeer AI съкращава разликата между това да знаете процеса и да го имате документиран. Резултатът работи като шаблон за документация на процеса, който екипът може да адаптира за свързани работни потоци, вместо всеки път да започва от нулата.

За работа по подобряване на бизнес процеси, Trupeer AI е слойът за документация, който стои пред слоя за подобрение. Картиране на текущото състояние е предпоставка за промяната му. Екипите по анализ на бизнес процеси използват записите като доказателство за това как реално протича процесът днес — което рядко е същото като това, което казва оригиналната карта на бизнес процеса. Консултанти по подобряване на процеси и специалисти по BPM използват Trupeer AI като софтуер за картиране на бизнес процеси за фазата на улавяне на текущото състояние, след което преминават към фазите на анализ и преработка с документация, с която всички са съгласни, че описва реалността. Някои екипи го комбинират с формални инструменти за моделиране на бизнес процеси; други използват директно изхода от Trupeer като своя работна диаграма на бизнес процеса.

За управление на бизнес процеси и работни потоци в софтуер за управление на бизнес процеси, Trupeer AI запълва пропуска в документацията, който традиционните BPM инструменти обикновено оставят на клиента да попълни. Платформа за управление на бизнес процеси или система за управление на бизнес процеси се грижи за моделирането и изпълнението. Най-добрите стеки за софтуер за управление на бизнес процеси обикновено комбинират инструмент за работни потоци, слой за софтуерна документация на процеси и база знания. Trupeer AI стои в слоя за документация на процесите. Софтуерът за документация на процеси като Trupeer AI подава към нагоре по веригата съдържанието, от което останалата част от BPM стека зависи.

Къде генераторът на бизнес процеси се вписва до бизнес процес автоматизацията

Инструментите за бизнес процес автоматизация и софтуерът за бизнес процес автоматизация вземат документиран процес и изпълняват части от него без човешка намеса. Документацията е предпоставка. Повечето внедрявания на AI бизнес процес автоматизация и интелигентна бизнес процес автоматизация спират във втората седмица, защото никой не може да произведе достатъчно чисто описание на „както е“ процеса, за да може инструментът за автоматизация да го моделира. Trupeer AI е това, което затваря тази разлика. Запишете реалния работен процес, предайте документацията на екипа по автоматизация и преминете към фазата на изграждане.

Същата логика важи и за по-широката работа по трансформация на бизнес процеси. Независимо дали екипът преминава от ръчен процес към такъв, който иска да автоматизира, мигрира системи или изпълнява структурно преработване, първата доставка винаги е една и съща: точно, актуално описание на това как процесът протича днес. Работата по бизнес процес интелигентност зависи от това. Договорите за бизнес процес услуги се дефинират спрямо него, а повечето бизнес процес решения на по-широкия пазар се оценяват по същия критерий. Потокът от запис към документация, който Trupeer AI обработва, е входът, от който се нуждае всяка последваща инициатива за бизнес процеси.

Актуализации: презапишете променената стъпка, запазете останалата част от процеса непокътната

Бизнес процесите се променят постоянно, но документацията рядко наваксва. Когато финансовият екип добави нов праг за одобрение, процесът по приключване се измества. HR добавя нов доставчик за проверки на фона и onboarding потокът се променя. След миграция на ИТ система, работният поток за осигуряване на достъп се измества. Повечето инструменти за документация решават това, като помолят екипа да пренапише засегнатите секции от нулата. Trupeer AI го решава, като презаписва само променената стъпка.

Презаписването е по-бързо от пренаписването. Оригиналният записващ заснема новата версия на стъпката, която се е променила. AI обработва повторно само този сегмент. И видеото, и документът се актуализират на място. Всеки Shared Page линк, който екипът по операции е разпространил миналото тримесечие, вече сочи към текущата версия, като обновената стъпка е вградена в останалата част от документацията. Всеки, който е запазил оригиналния линк в отметки или го е вградил в wiki на екипа, получава новото съдържание без никакво ръчно издирване. Този модел на обновяване е разликата между документация на бизнес процеси, която остарява добре, и документация на бизнес процеси, която се превръща в проблем в момента, в който процесът се промени. Сдвояването на генератора с Trupeer AI SOP builder покрива стандартните оперативни процедури, които стоят под записания процес.