Когато един и същ процес протича по различен начин във всеки екип, обект или придобит бизнес, всичко става по-трудно. Резултатите не могат да се сравняват, обучението трябва да се повтаря за всяка вариация, автоматизацията работи само на едно място, а всяка нова имплементация на система се превръща в преговори. Стандартизацията на процесите решава това, като се договаря един най-добър начин на работа и се внедрява навсякъде, където се прилага. Шаблонът за стандартизация на процеси дава ясна, повтаряема структура за тази работа.

Този безплатен шаблон за стандартизация на процеси обхваща обхват, анализ на вариациите между обектите, договорения стандартен процес, разрешените локални вариации, плана за внедряване, обучението и контролите, които поддържат стандарта на място. Включва попълнен пример и насоки за многообектови сценарии, споделени услуги и стандартизация след сливания. Копирайте структурата по-долу или я отворете в Trupeer и я персонализирайте.

Какво е шаблон за стандартизация на процеси?

Шаблонът за стандартизация на процеси е структуриран документ за проектиране и внедряване на един стандартен начин за изпълнение на процес в различни екипи, обекти, региони или бизнес звена. Той описва как всяко местоположение изпълнява процеса днес, разликите между тях, договорения стандарт, всички одобрени локални вариации и причините за тях, плана за внедряване и обучение, както и как ще се измерва и поддържа съответствието със стандарта.

Стандартизацията се намира между документирането на текущия процес и изпълнението на новия. За документиране на самия договорен стандарт използвайте шаблона за standard work.

Защо да стандартизирате процесите?

• Последователно качество и клиентско преживяване, независимо къде се извършва работата.

• Сравнима ефективност, за да видите кои екипи се нуждаят от подкрепа.

• По-бързо обучение, с един процес и еднакъв набор от материали.

• По-лесна автоматизация и внедряване на системи, защото има един процес за автоматизиране или конфигуриране.

• По-нисък риск, с контроли, прилагани по един и същи начин навсякъде.

• По-лесни преходи и споделени услуги, защото работата може да се прехвърля между екипи.

Кой използва шаблон за стандартизация на процеси?

• Екипи за процесно и оперативно съвършенство, които водят стандартизацията.

• Глобални процесни отговорници, които носят отговорност за процес в цялата организация.

• Екипи за споделени услуги и лидери на GBS, които консолидират работа от много обекти.

• Екипи по интеграции, които хармонизират процесите след сливания и придобивания.

• Екипи по ERP програми, които проектират глобален шаблон.

• Операции и мениджъри на обекти, които внедряват стандарта локално.

Преглед на шаблона за стандартизация на процеси

Шаблонът започва с резюме: процес, отговорник, обхват, обекти и цели. Анализът на вариациите сравнява как всеки обект изпълнява всяка стъпка днес. Разделът за стандартния процес описва договорените стъпки, роли, системи и контроли, с таблица на разрешените локални вариации и тяхната обосновка. Следват планове за внедряване, обучение и комуникация, а после мерки за съответствие и раздел за управление, който поддържа стандарта актуален. Всеки раздел е редакируем, така че можете да добавяте обекти, стъпки или мерки.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията Templates

Отидете в секцията Templates от главната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е необходимо, разгънете изгледа на шаблона, за да видите пълното оформление и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете:

• Да добавяте нови секции

• Да дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Да добавите лого и да коригирате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.

Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона

Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е необходимо, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.

С шаблон за стандартизация на процеси можете да:

• Видите как наистина работи всеки обект, преди да изберете стандарта.

• Изберете най-добрия начин, а не най-шумния глас, използвайки доказателства и мерки.

• Разрешите само вариациите, от които се нуждаете, с записани причини.

• Внедрите стандарта с обучение и подкрепа.

• Поддържате стандарта на място с мерки за съответствие и управление.

Какво трябва да съдържа шаблонът за стандартизация на процеси

Безплатен шаблон за стандартизация на процеси: структурата за копиране

Копирайте структурата по-долу във вашия собствен документ или я отворете в Trupeer и я персонализирайте.

1. Резюме. Процес: [name]. Глобален процесен отговорник: [name]. Обхват: [започва когато … приключва когато …]. Обекти: [list]. Цели: [например последователност, цикъл, качество]. Времева рамка: [dates].

2. Текущо състояние по обект. За всеки обект: линк към документация „as-is“ или запис и отбележете обеми и ключови мерки.

3. Анализ на вариациите.

4. Стандартен процес.

5. Разрешени локални вариации.

6. Мерки. Ефективност: [цикъл, процент грешки, разход]. Съответствие: [дял от работата, следваща стандарта, брой на неразрешени вариации].

7. План за внедряване. Обект, дата на стартиране, ръководител на обекта, критерии за готовност и подкрепа.

8. Обучение и комуникация. Материали: [SOP, видео, помощни материали за работа]. Сесии: [по обект]. Послания: [защо, какво се променя, кога, къде да получите помощ].

9. Управление. Отговорник: [глобален процесен отговорник]. Заявки за промени: [как се подават и одобряват]. Преглед: [честота].

10. Одобрение. Глобален процесен отговорник и ръководители на обекти, с дати.

Пример за стандартизация на процес: обработка на фактури в три обекта

Ето как може да изглежда част от анализа на вариациите и стандартът за обработка на фактури при консолидация на споделени услуги. Детайлите са илюстративни.

Разрешена локална вариация. Обект B запазва локална проверка на данъци, изисквана от регулациите на неговата държава, документирана в стандарта като стъпка за държава.

Внедряване. Обект C първо, защото вече е най-близо до стандарта; след това Обект A; и накрая Обект B, след като сканирането му бъде заменено.

Как да стандартизирате стъпка от процеса стъпка по стъпка

1. Изберете процеса с най-много вариации, обем или риск.

2. Назначете глобален процесен отговорник с правомощия да взема решения за стандарта.

3. Запишете как работи всеки обект днес, идеално чрез записване на реалната работа; вижте шаблона за документация на процеси.

4. Анализирайте вариациите и причините зад тях: правни, системни, свързани с клиента или навик.

5. Проектирайте стандарта на база най-добрата практика, с вход от всеки обект.

6. Съгласувайте разрешените вариации само там, където има реална причина, и я запишете.

7. Документирайте стандарта като SOP и кратки видеа за всяка роля.

8. Внедрявайте по обект, с обучение, подкрепа и проверки за готовност.

9. Измервайте съответствието и ефективността, и отстранявайте причините за отклонения.

10. Управлявайте стандарта, с един отговорник и процес за промени.

Как да различите необходимата вариация от навик

Поддържайте списъка с разрешени вариации кратък. Всяка вариация добавя усилия за обучение, документация и контрол.

Стандартизация на процеси след сливания и придобивания

След придобиване, едни и същи процеси често се изпълняват по два или повече начина, в различни системи, с различни контроли и култури. Стандартизацията е част от интеграцията, но също така изисква хората да се откажат от познатите начини на работа. Започнете с процеси, при които разликите създават риск или блокират отчетността, като финансово приключване, procure-to-pay и заплати. Запишете текущите процеси и на двете компании, за да може дебатът да се базира на доказателства, а не на лоялност към стария начин. За това как видеото помага на хората да приемат промяната, вижте процесната хармонизация след M&A.

Стандартизация на процеси за споделени услуги и ERP

Центровете за споделени услуги и глобалните ERP шаблони и двете зависят от стандартизирани процеси. При консолидация на споделени услуги стандартизирайте преди или по време на прехода, така че центърът да изпълнява един процес вместо да наследява вариациите на всеки обект. В ERP програма глобалният шаблон е упражнение по стандартизация: анализът на вариациите подава информация към fit-gap анализа, а разрешените локални вариации стават локализации по държави. За решенията по gap използвайте шаблона за fit-gap analysis.

Кой носи отговорност за стандартизацията на процеси?

Без глобален отговорник с реални правомощия, стандартизацията обикновено спира на етапа на проектиране, защото всеки обект може да защитава своя собствен начин.

KPI за стандартизация на процеси

• Съответствие: дял от транзакциите, следващи стандартния процес.

• Одобрени вариации: брой на въведените и всички, които са изтекли без преглед.

• Време за цикъл и разход на транзакция, сравнявани между обектите.

• Процент грешки и повторна работа, сравнявани между обектите.

• Време до пълна компетентност за хората, които се присъединяват към който и да е обект.

• Повторно използване на обучение: дял от материалите, използвани във всички обекти, вместо по обект.

Измервайте преди и след внедряването и сравнявайте обектите помежду им, а не само спрямо стария процес.

Как да поддържате стандарта на място

• Измервайте съответствието, не само ефективността, например дялът от транзакциите, следващи стандартния workflow.

• Направете стандарта лесен за следване, с кратки видеа и помощни материали на мястото на работа.

• Дайте на един отговорник правомощия да одобрява промени.

• Преглеждайте стандарта редовно, и когато системите, регулациите или резултатите се променят.

• Разследвайте отклоненията, защото локалните решения заобикаляне често сигнализират за реален проблем със стандарта.

За документа, който държи всички на една и съща версия, вижте SOP version control.

Чести грешки, които да избягвате

• Избиране на стандарта по процеса от централата, без да се гледа какво работи най-добре.

• Разрешаване на всеки обект свои изключения, така че нищо да не е наистина стандарт.

• Стандартизиране на документа, а не на практиката, без обучение или подкрепа.

• Липса на глобален отговорник, така че стандартът да се разминава.

• Пренебрегване на човешкия фактор, особено след сливания.

Контролен списък за стандартизация на процеси

• Назначен е глобален процесен отговорник.

• Текущият процес на всеки обект е заснет с доказателства.

• Вариациите са анализирани с причините им.

• Стандартът е проектиран на база най-добрата практика, с вход от обектите.

• Разрешените вариации са кратки, обосновани и одобрени.

• Стандартът е документиран като SOP и видеа за всяка роля.

• Внедряването, обучението и комуникацията са планирани по обект.

• Съответствието и ефективността се измерват.

• Управлението и прегледът са въведени.

Как Trupeer ви помага да стандартизирате процеси

Genpact използва този подход „записване първо“ за внедряване на Workday в цялата компания, превръщайки записани сесии на процеса и walkthroughs от SME в над 500 обучителни материала в 20 workstreams на пет езика, за 140,000 служители в 40 държави, за 3 месеца вместо 12. Прочетете customer story за Genpact.

Изтеглете безплатния шаблон за стандартизация на процеси

Отворете шаблона в Trupeer, добавете вашите обекти, запишете текущия процес на всеки и проектирайте стандарта заедно. Вземете безплатния шаблон за стандартизация на процеси.

Свързани шаблони

• Шаблон за документация на процес „as-is“

• Шаблон за процесен flow

• Шаблон за SOP с изключения

• Шаблон за план за контрол на процес

• Шаблон за Transition SOP

Често задавани въпроси

Какво е шаблон за стандартизация на процеси?

Това е структуриран документ за проектиране и внедряване на един стандартен начин за изпълнение на процес в различни екипи, обекти или бизнес звена, който включва сравнение на текущото състояние, анализ на вариациите, стандарта, разрешените вариации, внедряване, обучение, мерки и управление.

Какви са стъпките при стандартизация на процеси?

Изберете процеса, назначете глобален отговорник, заснемете текущия процес на всеки обект, анализирайте вариациите, проектирайте стандарта, съгласувайте разрешените вариации, документирайте го, внедрете го с обучение, измерете съответствието и управлявайте промените.

Как решавате кой процес да стане стандарт?

Сравнете процеса на всеки обект с доказателства като записи, обеми и мерки за ефективност, и изградете стандарта на база най-добрата практика с вход от всеки обект.

Каква е разликата между стандартизация и хармонизация на процеси?

Термините често се използват заедно. Стандартизацията обикновено означава един идентичен процес навсякъде; хармонизацията често позволява повече локални вариации, като същевременно се изравняват основните стъпки, контроли и данни.

Кои локални вариации трябва да се разрешат?

Само тези с реална причина, като правни или регулаторни изисквания или договори с клиенти. Запишете всяка от тях с причината, одобряващия и датата на преглед.

Как поддържате стандарта на процеса на място?

Измервайте съответствието, направете стандарта лесен за следване с видеа и помощни материали, дайте на един отговорник правомощия над промените, преглеждайте го редовно и разследвайте всякакви отклонения.

Как стандартизацията на процеси помага при ERP проекти?

Тя намалява броя на вариантите на процеса за конфигуриране и тестване, подава информация към fit-gap анализа и дизайна на глобалния шаблон и прави обучението и подкрепата по-лесни.

Има ли шаблон за стандартизация на процеси в Word?

Да. Word е подходящ за секциите резюме, стандартен процес и управление. Отворете шаблона в Trupeer, персонализирайте го и го експортирайте във формата, от който се нуждаете.

Има ли шаблон за стандартизация на процеси в Excel?

Да. Excel е подходящ за анализа на вариациите и мерките за съответствие в много обекти. Персонализирайте шаблона в Trupeer и го експортирайте, или копирайте структурата в Excel.

Има ли шаблон за стандартизация на процеси PDF?

Да. Експортирайте одобрения стандарт като PDF за одобрение и споделяне и запазете редакируемата версия като master.

Безплатен ли е шаблонът за стандартизация на процеси?

Да. Регистрирайте се безплатно, за да отворите шаблона в Trupeer, персонализирате го и го експортирате.

Мога ли да сравнявам процесите по обекти с екранни записи?

Да. Запишете процеса във всеки обект и Trupeer превръща всеки запис в документ стъпка по стъпка, така че да можете да сравнявате стъпките рамо до рамо и да изграждате стандарта на база доказателства.