Използвайте този шаблон
Заплатното възнаграждение е процесът, който всеки служител забелязва веднага щом се обърка. Пропусната претенция за извънреден труд, служител, на когото е изплатено със закъснение, напуснал служител, който е изплатен два пъти, или неправилно въведен данъчен код — всичко това бързо подкопава доверието, а коригирането след старта на платежния цикъл е бавно и неудобно. Повечето грешки в заплатите не идват от сложни изчисления; те се случват заради късни входящи данни, неясни срокове и стъпки, които зависят от паметта на един човек. Шаблонът за SOP за заплати дава на екипа ви един документиран начин да изпълнява всеки цикъл на заплащане.
Този безплатен шаблон за SOP за заплати обхваща целия цикъл — от събиране на входящи данни и валидиране на промени до изчисляване, преглед, одобрение, изплащане и сверяване, с календар за заплати, таблица за обработка на изключения и контроли, които одиторите очакват. Копирайте структурата по-долу, вижте попълнен пример или я отворете в Trupeer и я персонализирайте за вашата организация.
Какво е шаблон за SOP за заплати?
Шаблонът за SOP за заплати е готов стандартен оперативен процес за изпълнение на заплатите. Той описва кой какво прави, в какъв ред и до кога — от получаване на входящи данни за назначени, напуснали и промени до изчисляване на възнагражденията, преглед на отклоненията, одобряване на заплатите, извършване на плащания, подаване на задължителни отчети и сверяване към главната счетоводна книга. Добър шаблон за SOP за заплати също така обхваща изключения, като късни промени, плащания извън цикъл и надплащания, както и контролите, които защитават служителите и бизнеса.
Заплатите са част от по-широкия жизнен цикъл на служителя, така че този SOP работи заедно с вашия шаблон за SOP „от наемане до пенсиониране“.
Защо заплатите се нуждаят от SOP?
Служителите разчитат на него. Късното или неправилното заплащане засяга живота на хората и доверието им в организацията.
Сроковете са фиксирани. Датите за плащане, банковите cut-off срокове и датите за подаване на задължителни отчети не се променят.
Входящите данни идват от много места. HR, мениджъри, системи за време и доставчици на обезщетения захранват заплатите.
Грешките са скъпи за коригиране. Надплащанията, подплащанията и грешките при подаване отнемат време и добронамереност за поправяне.
Заплатите са цел за измами. Фиктивни служители и променени банкови данни са известни рискове.
Знанието често се държи от един или двама души. Документираната процедура защитава бизнеса, когато те отсъстват.
Кой използва шаблон за SOP за заплати?
Специалисти по заплати и мениджъри, които изпълняват всеки цикъл на заплащане.
Екипи „HR операции“, които изпращат входящи данни за назначени, напуснали и промени.
Финансови екипи, които одобряват финансирането за заплатите и сверяват заплатите към счетоводната книга.
Ръководители на хора, които одобряват извънреден труд, табели и надбавки.
Споделени услуги и външни доставчици на заплати, които изпълняват заплатите за няколко организации или клиенти.
Екипи „HRIS“, които внедряват или надграждат системи за заплати.
Одитори, които преглеждат контролите за заплати.
Преглед на шаблона за SOP за заплати
Шаблонът започва с документен контрол, цел и обхват, след което включва таблица с роли за заплати, HR, мениджъри, финанси и хазна. Календарът за заплати задава сроковете за входящи данни, преглед, одобрение, дати за плащане и подаване. Процедурата обхваща цикъла на заплатите в осем етапа, като всеки има номерирани стъпки, отговорници и очаквани резултати. Таблица за обработка на изключения описва какво да се прави при късни промени, плащания извън цикъл, надплащания и подозрителни промени в банкови данни. Шаблонът завършва с контроли, KPI, записи и история на ревизиите. Всяка секция е редактируема, така че да добавите стъпките на вашата система за заплати, групите за заплащане и изискванията специфични за държавата.
Как да персонализирате този шаблон в Trupeer
Стъпка 1: Отворете секцията „Templates“
Отидете до секцията „Templates“ от главната навигация.
Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон
Кликнете върху който и да е шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.
Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона
Ако е необходимо, разгънете изгледа на шаблона, за да видите цялостното оформление и детайлите ясно.
Стъпка 4: Редактирайте шаблона
Кликнете върху „Edit“, за да започнете да променяте избрания шаблон.
В редактора можете да:
Добавяте нови секции
Дефинирате или актуализирате правила за форматиране
Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки
Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон
След като направите всички необходими промени, кликнете върху „Save“, за да запазите актуализирания шаблон като свой.
Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона
Когато искате да видите как изглежда персонализираният ви шаблон, отворете „Preview“.
От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е необходимо, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.
С шаблон за SOP за заплати можете да:
Изпълнявате всеки цикъл на заплащане по един и същи начин: Една процедура, един календар и ясни отговорници.
Получавате входящите данни навреме: Ясни срокове за HR, мениджъри и системи за време.
Откривате грешки преди плащането: Структурирани проверки на отклоненията и прегледи.
Защитавате се срещу измами: Контроли за нови служители и промени в банкови данни.
Минавате одити с по-малко усилия: Показвате одобрения, сверявания и одитна следа.
Какво трябва да съдържа шаблонът за SOP за заплати
Секция | Какво обхваща |
|---|---|
Документен контрол | SOP ID, версия, отговорник, одобряващ, дати на влизане в сила и преглед |
Цел и обхват | Организации, групи за заплащане, честоти на заплащане и системи, които се покриват |
Роли и отговорности | Заплати, HR, мениджъри, финанси, хазна |
Календар за заплати | Срокове за входящи данни, обработка, преглед, одобрение, дати за плащане и подаване |
Входящи данни | Назначени, напуснали, промени, време и присъствие, извънреден труд, обезщетения и удръжки |
Валидиране | Проверка дали входящите данни са пълни, одобрени и правилни |
Изчисляване и преглед | Изпълнение на заплатите, проверки на отклоненията и отчети за изключения |
Одобрение и плащане | Одобряване на заплатите и освобождаване на плащанията |
Задължителни подавания | Данъчни и социалноосигурителни подавания и плащания |
Сверяване | Сверяване на заплатите към главната счетоводна книга и банковата сметка |
Изключения | Късни промени, плащания извън цикъл, надплащания, промени в банкови данни |
Контроли, KPI и записи | Разделяне на задълженията, метрики и запазени записи |
Безплатен шаблон за SOP за заплати: структурата за копиране
Копирайте структурата по-долу във вашия документ или я отворете в Trupeer и я персонализирайте.
1. Документен контрол. SOP ID: [PAY-001]. Версия: [x.x]. Отговорник: [Payroll manager]. Одобряващ: [Finance or HR director]. Дата на влизане в сила: [date]. Следващ преглед: [date].
2. Цел. Този SOP определя как [Company] изпълнява заплатите за всеки цикъл на заплащане, така че служителите да получават точно и навреме, да са изпълнени законовите задължения и контролите за заплатите да се прилагат последователно.
3. Обхват. Приложим е за [pay groups and frequencies] за [entities], обработвани в [payroll system]. Изключва [contractor payments and expenses, covered by separate SOPs].
4. Роли и отговорности.
Роля | Отговорност |
|---|---|
Специалист по заплати | Събира и валидира входящите данни, изпълнява заплатите, подготвя отчети |
Мениджър заплати | Преглежда отклоненията и изключенията, подписва заплатите |
HR операции | Изпраща одобрените входящи данни за назначени, напуснали и промени до срока |
Ръководители на хора | Одобряват табели, извънреден труд и надбавки до срока |
Финанси | Одобряват финансирането за заплатите и сверяват заплатите към счетоводната книга |
Хазна | Освобождава плащанията за заплатите |
Директор „Заплати“ или „HR“ | Отговаря за контролите за заплатите и одобрява този SOP |
5. Календар за заплати. За всеки цикъл на заплащане: срок за входящи данни [дата и час], обработка на заплатите [дати], преглед и одобрение [дата], платежен файл към банката [дата и час], дата на плащане [дата], краен срок за задължителни подавания [дата].
6. Процедура.
Етап 1: Събиране на входящи данни. Получавате формуляри за назначени, напуснали и промени от HR, одобрено време и извънреден труд от мениджъри или от системата за време, както и промени в обезщетения и удръжки — всичко това през [approved channels] до срока.
Етап 2: Валидиране на входящите данни. Проверете дали всяка входяща информация е пълна, одобрена от правилния човек и подкрепена с документи. За назначени потвърдете служебния запис, правото на работа, данъчните данни и банковите данни. За напуснали потвърдете датата на напускане и крайните елементи на заплащането.
Етап 3: Актуализиране на системата за заплати. Въведете валидираните промени в [payroll system]. Втори човек проверява извадка и всяка промяна в банковите данни, преди обработката.
Етап 4: Изпълнение и преглед на заплатите. Стартирайте изчислението на заплатите и прегледайте отчета за отклонения спрямо предходния период. Разследвайте промени над [threshold or percentage], нови назначени, напуснали и необичайни плащания.
Етап 5: Одобряване на заплатите. Мениджърът по заплатите подписва заплатите и обобщените отчети. Финанси одобряват финансирането.
Етап 6: Изплащане на служителите. Изпратете платежния файл до банката до банковия cut-off. Хазна одобрява и освобождава плащанията. Публикувайте фишовете за заплати на датата на плащане.
Етап 7: Подаване и плащане на задължителни удръжки. Подайте данъчните и социалноосигурителните отчети и плащанията до техните крайни срокове и запазете потвържденията/разписките.
Етап 8: Сверяване и приключване. Сверете заплатите към главната счетоводна книга и банката, публикувайте/осчетоводете дневниците за заплатите, подайте отчети и архивирайте записите за цикъла на заплащане.
7. Обработка на изключения.
Изключение | Как да го разпознаете | Действие | Отговорник за решение | Срок | Ескалирайте към |
|---|---|---|---|---|---|
Късна промяна | Входящите данни са получени след срока | Обработете следващия цикъл или като плащане извън цикъл, ако иначе служителят би останал без заплащане или би получил значително по-малко | Мениджър заплати | Същия ден | Директор „Заплати“ или „HR“ |
Неодобрен вход | Промяна без необходимото одобрение | Не обработвайте; върнете за одобрение | Специалист по заплати | Преди обработката | Мениджър заплати |
Заявка за плащане извън цикъл | Плащане, необходимо извън нормалното изпълнение | Следвайте процедурата за плащане извън цикъл с допълнително одобрение | Мениджър заплати | [Per policy] | Финанси |
Открито надплащане | Служителят е получил повече от дължимото | Потвърдете сумата; договорете възстановяване със служителя в съответствие с политиката и закона | Мениджър заплати | [5 работни дни] | HR |
Открито подплащане | Служителят е получил по-малко от дължимото | Коригирайте възможно най-скоро, с плащане извън цикъл, ако е значително | Мениджър заплати | [Per policy] | Директор „Заплати“ или „HR“ |
Променени банкови данни по имейл | Заявка за промяна извън одобрения канал | Не променяйте; проверете чрез известен контакт или чрез самообслужване на служителя | Специалист по заплати | Преди обработката | Мениджър заплати |
Голяма разлика | Заплащането се различава от предходния период над прага | Разследвайте и документирайте преди одобрение | Специалист по заплати | Преди одобрение | Мениджър заплати |
Не е покрито по-горе | Случаят не съответства на нито един ред | Спрете и ескалирайте; не импровизирайте | Мениджър заплати | [4 часа] | Директор „Заплати“ или „HR“ |
8. Контроли. Хората, които добавят служители или променят банкови данни, не могат да одобряват заплатите. Всеки запис за назначен, напуснал и всяка промяна в банкови данни се проверява от втори човек. Отчетите за отклонения се преглеждат във всеки цикъл. Заплатите се сверяват към счетоводната книга и банката във всеки цикъл. Достъпът до системата за заплати се преглежда [quarterly].
9. KPI. Точност на заплатите, плащане навреме, късни входящи данни, плащания извън цикъл, надплащания и подплащания, както и задължителни подавания в срок.
10. Записи. Входящи данни и одобрения, отчети за отклонения, подписвания, платежни файлове, подавания и сверявания, съхранявани за [period, per local requirements].
11. История на ревизиите. Версия, дата, обобщение на промяната, автор и одобряващ.
Пример за SOP за заплати: месечен календар за заплати
Ето как може да изглежда месечен календар за заплати за компания, която плаща в последния работен ден от месеца. Времевите рамки са примерни; задайте свои според датата на плащане, банковите и законовите крайни срокове.
Работен ден преди датата на плащане | Задача | Отговорник |
|---|---|---|
Ден -10 | Срок за входящи данни за назначени, напуснали и промени | HR операции |
Ден -9 | Срок за одобрено време, извънреден труд и надбавки | Ръководители на хора |
Ден -8 до -7 | Валидиране на входящите данни и актуализиране на системата за заплати | Специалист по заплати |
Ден -6 | Първо изпълнение на заплатите и преглед на отклоненията | Специалист по заплати |
Ден -5 | Корекции и финално изпълнение | Специалист по заплати |
Ден -4 | Подписване на заплатите и одобрение на финансирането | Мениджър заплати и финанси |
Ден -3 | Платежен файл към банката | Хазна |
Дата на плащане | Плащане към служителите; фишовете са публикувани | Заплати |
След датата на плащане | Задължителни подавания, дневници и сверяване | Заплати и финанси |
Изпълнение на заплати в повече от една държава
Ако плащате служители в няколко държави, поддържайте един шаблон за SOP за заплати за общата структура и добавете секция за всяка държава. Всяка секция за държава трябва да обхваща:
Доставчика на заплати или системата, която се използва, и кой отговаря за отношенията.
Локален календар за заплати и срокове за cut-off, включително официални празници, които преместват датата на плащане.
Задължителни удръжки и подавания, със срокове и органа, към който се подават.
Локални правила за данни и водене на записи, включително колко дълго трябва да се съхраняват записите за заплатите.
Изключения специфични за държавата, като правила за възстановяване на надплащания.
Запазете общите контроли, като разделяне на задълженията, преглед на отклоненията и сверяване, еднакви навсякъде, така че груповият финансов екип да може да преглежда всяка заплата по един и същи начин.
Контроли за заплати, които да включите в SOP
Контрол | Защо е важен |
|---|---|
Разделяне на задълженията | Предотвратява един човек да добавя служител и да му изплаща заплата |
Втори преглед на назначени, напуснали и промени в банкови данни | Открива грешки и измамни промени |
Срокове за входящи данни и одобрения | Гарантира, че се обработват само одобрени, пълни промени |
Преглед на отклоненията във всеки цикъл | Открива грешки преди плащането |
Двойно одобрение на освобождаването на плащания | Защитава срещу неоторизирани плащания |
Сверяване към счетоводната книга и банката | Потвърждава, че заплатите са пълни и точни |
Редовни прегледи на достъпа | Ограничават кой може да променя данни за заплатите |
KPI за SOP за заплати
Точност на заплатите: фишове без грешки като дял от всички фишове.
Плащане навреме: цикли на заплащане, изплатени на датата на плащане.
Късни входящи данни: промени, получени след срока.
Плащания извън цикъл: брой и причини — като сигнал за проблеми с входящите данни.
Надплащания и подплащания: брой и стойност.
Задължителни подавания в срок: подавания, изпратени до крайния им срок.
Задайте свои цели и ги използвайте като базова линия, преди да промените процеса.
Как да създадете SOP за заплати от записи
Изберете задача, като обработка на назначен, изпълнение на отчета за отклонения или създаване на платежния файл.
Запишете кой специалист по заплати го прави най-добре във вашата система за заплати, като разказвате за всяка проверка и решение.
Генерирайте SOP и видео с Trupeer, след което добавете вашите срокове, прагове и правила за одобрение.
Попълнете таблицата за изключения от реални случаи и резултати от одити.
Вземете одобрение от мениджъра по заплатите и директора по заплати или HR.
Публикувайте и обучете, и актуализирайте SOP винаги когато се променят вашата система за заплати, правилата за заплащане или законодателството; вижте контрол на версиите на SOP.
Ако изпълнявате заплати в Workday, вижте как екипите изграждат видеа за обучение по заплати в Workday за финансови екипи.
Формати за SOP за заплати
Стъпка по стъпка с таблица за изключения е подходящо за изпълнението на заплатите и за повечето задачи по заплати. Това е форматът, който използва шаблонът по-горе.
Календар е подходящ за срокове и крайни дати за всеки цикъл на заплащане.
Чеклист е подходящ за подписване на цикъла на заплащане, така че всеки преглед и одобрение да е завършен преди плащането.
Таблица (spreadsheet) е подходяща за лог на отклоненията, лог на плащания извън цикъл и KPI, които се поддържат заедно със SOP.
Най-добри практики за SOP за заплати
Публикувайте календара за заплати за цялата година, за да знаят HR и мениджърите всеки cut-off.
Приемайте входящи данни само през одобрени канали, никога не през неформални имейли.
Преглеждайте отклоненията във всеки цикъл, с ясни прагове за разследване.
Третирайте промените в банкови данни като висок риск, с верификация и втори преглед.
Дръжте правилата специфични за държавата в отделни секции, когато изпълнявате заплати в няколко държави.
Преглеждайте SOP след всяка промяна в законодателството, надграждане на системата и одит.
Чести грешки, които да избягвате
Приемане на промени след срока без ясна правила за изключения.
Един човек добавя служители и одобрява заплатите.
Пропускане на прегледа на отклоненията, когато заплатите „изглеждат нормално“.
Промяна на банкови данни от имейл без верификация.
Никога не актуализирайте SOP, когато се променя законодателството или системите.
Чеклист за SOP за заплати
Документният контрол е завършен, с отговорник и дата на преглед.
Ролите обхващат заплати, HR, мениджъри, финанси и хазна.
Календарът за заплати задава всеки срок и крайна дата.
Всяка стъпка от входящите данни до сверяването има номерирани стъпки.
Таблицата за изключения обхваща късни промени, плащания извън цикъл, надплащания, подплащания и промени в банкови данни.
Разделянето на задълженията, вторите проверки и одобренията са дефинирани.
Посочени са KPI и записи.
Свързани са видеа за ключови задачи по заплати.
Как Trupeer ви помага да изградите и поддържате SOP за заплати
Предизвикателство със SOP за заплати | Как Trupeer помага |
|---|---|
Стъпките по заплатите са известни на един или двама души | Запишете ги по време на реален цикъл на заплащане и Trupeer's SOP creator превръща всеки запис в SOP стъпка по стъпка и видео |
Покриването по време на празници и отсъствие е рисковано | Всеки може да следва записаните стъпки за преглед на отклоненията или платежния файл |
Екипите по заплати работят в различни държави | Превеждайте SOP и видеа от един източник на 65+ езика |
Системата за заплати или законодателството се променят | Актуализирайте видеата чрез редактиране на скрипта и заменете една стъпка вместо да записвате наново |
HR и мениджърите изпращат входящи данни неправилно | Кратки видеа показват точно как да изпратите назначен, промяна или табел |
Genpact използва този подход „първо записи“ за внедряване в цялата компания на Workday, превръщайки записаните сесии на процесите в над 500 обучителни материала в 20 работни направления на пет езика, за 140 000 служители в 40 държави, за 3 месеца вместо 12. Прочетете историята на Genpact за клиент.
Изтеглете безплатния шаблон за SOP за заплати
Отворете шаблона в Trupeer, приложете вашия brand kit, добавете календара за заплати, стъпките на системата и правилата за одобрение и го споделете с екипите по заплати, HR и финанси. Вземете безплатния шаблон за SOP за заплати.
Свързани шаблони
Шаблон за чеклист за приключване в края на месеца
Често задавани въпроси
Какво е шаблон за SOP за заплати?
Това е готов стандартен оперативен процес за изпълнение на заплатите, който обхваща роли, календар за заплати, входящи данни, валидиране, изчисляване и преглед, одобрение, плащане, задължителни подавания, сверяване, изключения и контроли.
Какво трябва да включва SOP за заплати?
Документен контрол, цел и обхват, роли, календар за заплати, стъпки за всеки етап от цикъла на заплащане, таблица за обработка на изключения, контроли, KPI, записи и история на ревизиите.
Какви са стъпките в процеса по заплатите?
Събиране на входящи данни, валидиране, актуализиране на системата за заплати, изпълнение и преглед на заплатите, одобряване, изплащане на служителите, подаване и плащане на задължителни удръжки, както и сверяване и приключване.
Как се обработват късните промени в заплатите?
Задайте ясен cut-off и правило за изключения: късните промени се включват в следващия цикъл, освен ако служителят иначе няма да остане без заплащане или ще получи значително по-малко, в който случай се извършва одобрено плащане извън цикъл.
Какви контроли трябва да включва SOP за заплати?
Разделяне на задълженията, втори проверки на назначени, напуснали и промени в банкови данни, одобрения на входящи данни и срокове, преглед на отклоненията, двойно одобрение на плащанията, сверявания и прегледи на достъпа.
Как предотвратявате измами при заплатите?
Разделете кой добавя служители от кой одобрява заплатите, верифицирайте всяка промяна в банковите данни, преглеждайте новите назначени и отклоненията във всеки цикъл и сверявайте заплатите към банката и счетоводната книга.
Има ли шаблон за SOP за заплати в Word?
Да. Word е подходящ за SOP за заплати, защото комбинира таблици, като роли, календар и изключения, със стъпка по стъпка процедури. Отворете шаблона в Trupeer, персонализирайте го и го експортирайте във формата, от който се нуждаете.
Има ли шаблон за SOP за заплати в Excel?
SOP работи най-добре като документ, но много екипи поддържат календара за заплати, лог на отклоненията и KPI в Excel заедно с него.
Има ли шаблон за SOP за заплати PDF?
Да. Експортирайте персонализирания SOP като PDF за разпространение само за четене и запазете редактируемата версия като основна.
Безплатен ли е шаблонът за SOP за заплати?
Да. Регистрирайте се безплатно, за да отворите шаблона в Trupeer, да го персонализирате и да го експортирате.
Колко често трябва да се преглежда SOP за заплати?
Поне веднъж годишно и винаги когато се променят законодателството, данъчните правила, вашата система за заплати или политиките за заплащане, или след констатация от одит.
Мога ли да създам SOP за заплати от екранен запис?
Да. Запишете как вашият екип по заплатите изпълнява всяка стъпка в системата за заплати, а Trupeer превръща записите в SOP стъпка по стъпка и видеа, които можете да преглеждате, одобрявате и публикувате.
