Платформите за дигитално внедряване могат да променят начина, по който потребителите се учат и възприемат софтуера — ако бъдат внедрени добре. С Trupeer можете да спестите часове при планирането на внедряване на DAP, като започнете с безплатен шаблон, персонализирате го с вашите brand guidelines и превърнете плана в видео обиколки, които обединяват заинтересованите страни зад внедряването.

Платформите за дигитално внедряване рядко се провалят технически. Провалът идва от това, че никой не е решил какъв проблем решава платформата, така че насоките са изградени за всичко, остаряват в рамките на тримесечие и потребителите се научават да ги отхвърлят.

Този шаблон обхваща шестте решения, които определят дали внедряването ще проработи, а след това и четирите фази на реалното му изпълнение.

Изтеглете шаблона за внедряване на DAP

Безплатен, редакируем, без воден знак.

Преди да внедрите: наистина ли ви е нужен DAP?

Струва си да го проверите честно, защото DAP-ите са скъпи за закупуване и още по-скъпи за поддръжка, ако се правят лошо.

DAP е правилният отговор, когато имате сложен софтуер, използван от стотици или хиляди хора, висока текучест, което означава постоянно повторно въвеждане, процеси, при които цената на грешката е висока, или системи, които потребителите не могат да избегнат и не са избрали.

DAP вероятно е излишен, когато софтуерът се използва от няколко дузини души, работните потоци са стабилни, потребителите са мотивирани или истинският проблем е, че никой не е записал нищо. В тези случаи документацията и записаните обиколки решават по-голямата част от проблема за част от цената — и без постоянната тежест да поддържате насоки в приложението срещу променящ се интерфейс.

Тестът: проблемът ви ли е, че хората не могат да намерят инструкции, или че няма да ги прочетат дори когато могат да ги намерят? Първото е проблем с документацията. Само второто изисква насоки, вградени в продукта.

Как да персонализирате този шаблон в Trupeer

Стъпка 1: Отворете секцията Templates

Отидете в секцията Templates от основната навигация.

Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон

Кликнете върху всеки шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.

Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона

Ако е нужно, разгънете изгледа на шаблона, за да виждате пълната структура и детайлите ясно.

Стъпка 4: Редактирайте шаблона

Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.

В редактора можете да:

• Добавяте нови секции

• Дефинирате или актуализирате правила за форматиране

• Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки

Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон

След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.

Стъпка 6: Преглед и фина настройка на шаблона

Когато искате да видите как изглежда персонализираният ви шаблон, отворете Preview.

От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е нужно, като гарантирате, че шаблонът изглежда точно както искате.

С шаблон за внедряване на DAP можете да:

• Спестите часове за планиране: Пропуснете празната страница със структура, изградена за DAP внедрявания.

• Осигурите реално възприемане: Вградените полета гарантират, че стратегията за съдържание и управлението са ясни.

• Останете в бранд: Приложете логото, шрифтовете и цветовете си с brand kit-а на Trupeer.

• Комуникирате внедряването: Превърнете плана в видео актуализации за заинтересованите страни.

• Стандартизирайте между приложенията: Използвайте един и същ шаблон за всяко внедряване на DAP.

• Достигнете до глобални потребители: Превеждайте плановете и съдържанието за DAP на 65+ езика с един клик.

Шестте решения, които определят успеха

Направете ги, преди да конфигурирате каквото и да било.

Решение 1: кой проблем

Назовете един. Намаляване на тикетите за поддръжка за конкретен процес, съкращаване на времето до компетентност за новоназначени, подобряване на качеството на данните в конкретна форма или стимулиране на завършването на конкретен работен поток.

Внедряванията, които започват с „подобряване на възприемането на новата система“, създават насоки за всичко и стойност — никъде. Формулировката на проблема трябва да е достатъчно конкретна, за да можете в рамките на тримесечие да разберете дали е подобрено.

Решение 2: кои потоци да насочвате

Най-големият фактор за това дали потребителите ще търпят DAP-а.

Насочвайте потоците с голям обем и много грешки, достатъчно редки, за да забравят хората, или нови и непознати. Оставете на мира всичко, което потребителите правят ежедневно и вече го правят правилно.

Всеки ненужен tooltip обучава хората да отхвърлят насоките, без да ги четат, и след като този навик се формира, той се прилага към насоките, които са имали значение. Започнете с три до пет потока, а не с тридесет.

Решение 3: кой отговаря за съдържанието

Съдържанието за DAP се „разпада“. Интерфейсите се променят, процесите се променят и насоките, които сочат към бутон, който е преместен, са по-зле от липсата на насоки.

Назовете човек, а не отдел, с отделено време. Най-честата причина DAP да бъде изоставен през втората година е, че човекът, който го е изградил, е продължил напред и никой не го е наследил.

Решение 4: какво означава „възприето“

Дефинирайте го като резултат от задача, а не като взаимодействие с DAP-а.

Изгледите, импресиите на tooltip и стартирането на walkthrough измерват вашите насоки, а не възприемането. Единствената мярка, която има значение, е дали основната задача се изпълнява правилно — без помощ. Решете това преди внедряването и вземете базова стойност, защото ретрофит на базова стойност е невъзможен.

Решение 5: изграждате или документирате

За всеки поток решете дали наистина се нуждае от насоки в приложението или дали документираната обиколка би служила по-добре.

Насоките в приложението печелят там, където потребителят вече е в продукта и действието е на екрана. Документацията и видеото печелят там, където потребителят трябва да разбере нещо, преди да действа, където процесът обхваща множество системи, или където трябва да се върне по-късно. Повечето внедрявания се нуждаят и от двете, а третирането на DAP-а като отговор на всичко е това, което ги прави скъпи.

Решение 6: как го поддържате актуално

Решете тригера и процеса сега. Всяко издание на продукта трябва да подканва преглед на насоките, с посочен отговорник и дефиниран срок за изпълнение. Без това „разпадането“ остава невидимо, докато потребителите не се оплакват, а дотогава те вече са спрели да му вярват.

Шаблонът за внедряване

Фаза 1: откриване и базова стойност

Две до четири седмици.

• Потвърдете формулировката на проблема и накарайте спонсора да се съгласи с нея писмено.

• Вземете базовата стойност. Обем на тикети за поддръжка по категории, проценти на завършване на задачи, време за изпълнение, нива на грешки или повторна работа, време до компетентност за новоназначени.

• Интервюирайте потребители и ги наблюдавайте как работят. Това, което хората казват, че ги затруднява, и това, което реално ги забавя, обикновено са различни неща.

• Изградете инвентара на потоците: всеки кандидат-процес, с обем, процент грешки и кой го изпълнява.

• Приоритизирайте безмилостно до три до пет потока за пилота.

• Потвърдете техническите предпоставки: внедряване на разширение за браузър, single sign-on, достъп до аналитика, всякакъв security review.

• Съгласете модела за собственост на съдържанието, преди да се изгради каквото и да било.

Security и IT прегледът е стъпката, която най-често се подценява. В регулирани среди може да отнеме повече време от цялото останало внедряване.

Фаза 2: пилот

Четири до шест седмици.

• Изградете насоки само за пилотните потоци. Устойчиво се противопоставяйте на разширяване на обхвата, което ще бъде поискано веднага.

• Изберете пилотна група от реални потребители — идеално смес от уверени и затрудняващи се, а не доброволци, които винаги са ентусиастите.

• Проведете пилота достатъчно дълго, за да видите поведение, а не новост. Две седмици не стигат.

• Измервайте спрямо базовата стойност по резултат от задачата.

• Съберете качествена обратна връзка конкретно за натрапчивостта. Потребителите ще търпят насоки, които помагат, и ще се дразнят на насоки, които прекъсват, и рядко ще правят разграничението, освен ако не ги попитате.

• Решете: да продължите, да коригирате или да спрете. Вграждането на опция за спиране е това, което държи пилота честен.

Фаза 3: внедряване

Шест до дванадесет седмици, на етапи.

• Внедрявайте по групи, а не наведнъж, за да можете да коригирате между вълните.

• Комуникирайте преди внедряването. Потребителите, които срещнат неочаквани overlay-и в софтуера си, приемат, че нещо е счупено.

• Кратко информирайте мениджърите първо, за да могат да отговарят на въпроси.

• Разгръщайте насоките по приоритет, а не всичко едновременно.

• Дръжте отворен канал за обратна връзка и действайте видимо по него.

• Следете процента на отхвърляне. Висок процент на отхвърляне за конкретна насока означава, че тази насока е грешна, а не че потребителите са устойчиви.

• Докладвайте спрямо базовата стойност във всяка вълна.

Фаза 4: поддръжка

Непрекъснато, и това е фазата, която повечето внедрявания пропускат.

• Преглеждайте насоките при всяко издание на продукта, с посочен отговорник.

• Премахвайте насоките за потоци, които вече не се нуждаят от тях. Насоките не са постоянни и оставянето им след като потребителите са научили задачата е начинът да ги обучите да игнорират всичко.

• Добавяйте нови потоци целенасочено, един по един, според същите критерии за приоритизация.

• Докладвайте за възприемането на тримесечие спрямо първоначалната формулировка на проблема.

• Вземайте отново базова стойност ежегодно, тъй като сравнението се влошава, когато всичко останало се променя.

Пример за попълнен шаблон за внедряване

Формулировка на проблема. Подаването на разходни отчети изисква повторна работа 31% от времето, генерира 40 тикета за поддръжка на месец и забавя възстановяването средно с девет дни.

Мярка за успех. Процент повторна работа под 10% и тикети, свързани с разходи, под 15 на месец, в рамките на едно тримесечие от пълното внедряване.

Обхват. Само разходната система. Подаване на заявка, качване на разписка и одобряване на потоци. Всички 340 служители. Извън обхват: отчетност, администраторска конфигурация, собствените процеси на екипа по финанси.

Инвентар на потоците, обхват на пилота.

Обърнете внимание на втория поток: нисък обем, много висок процент грешки. Това са най-добрите кандидати, защото болката при всяка инстанция е висока и потребителите нямат шанс да се научат чрез повторение.

Контролен списък за внедряване

Преди да купите

• Проблемът е формулиран конкретно, с число

• Базовата стойност е измерима и измерена

• Отговорник за съдържанието е идентифициран с отделено време

• Security и IT прегледът е в обхват

• Мярката за успех е дефинирана като резултат от задача

Преди пилота

• Три до пет потока са избрани според обема и процента грешки

• Пилотната група е избрана, смесени нива на умения, не доброволци

• Методът за внедряване е тестван

• Достъпът до аналитика е потвърден

• Критериите за спиране са договорени

Преди внедряване

• Резултатите от пилота са измерени спрямо базовата стойност

• Събрана е обратна връзка за натрапчивостта и е приложена

• Договорен е планът за комуникация, първо мениджърите

• Дефиниран е планът за вълните

• Каналът за обратна връзка е активен

Преди да го считате за готово

• Тригерът за поддръжка и отговорникът са потвърдени

• Критериите за прекратяване на насоките са договорени за всяка насока

• Планирана е тримесечна отчетност

• Зададена е дата за нова базова стойност

Измерване на дигиталното възприемане

Докладвайте спрямо формулировката на проблема, а не спрямо платформата. Тримесечен отчет, който показва 40,000 прегледа на насоки и липса на промяна в процента повторна работа, е провалено внедряване, описано благоприятно.

Чести сценарии за използване на DAP

• Внедряване на нова система. Насочване на потребителите през непознати работни потоци по време на миграция, а след това оттегляне на насоките, когато компетентността се изгражда.

• Въвеждане на нови служители. Намаляване на времето до компетентност в системите, особено когато текучестта е висока.

• Намаляване на обема на поддръжката при конкретни, повтарящи се задачи, които могат да се решават самостоятелно.

• Подобряване на качеството на данните чрез насочване при попълване на формуляри в момента на въвеждане.

• Процеси, критични за съответствието, при които цената на грешка е висока и стъпките са редки.

• Възприемане на функции във вашия собствен продукт, когато DAP е насочен към клиенти, а не към вътрешни екипи.

• Промяна на процес, когато системата остана същата, но правилният начин на използването ѝ се промени.

Избор на платформа

Съобразете се със сценария, а не с списъка с функции.

Попитайте дали работи с вашите реални приложения, тъй като покритието на desktop, legacy и силно персонализирани системи варира в огромни граници. Попитайте как насоките се запазват при промяна на интерфейса, защото това определя тежестта по поддръжката ви повече от всичко в демото. Попитайте каква аналитика получавате за резултатите от задачи, а не за ангажираността с насоките. Попитайте за внедряването, тъй като разширенията за браузър имат реални последици за IT и сигурността. И попитайте кой изгражда съдържанието, защото ако изисква време на разработчици, съдържанието ви няма да остане актуално.

След това поискайте референтен клиент с подобна инфраструктура и ги попитайте конкретно за втората година.

Когато DAP не е отговорът

Струва си да бъдете директни, защото точно тук внедряванията губят най-много пари.

Ако потребителите ви не могат да намерят инструкции, имате проблем с документацията и откриваемостта, а насоките в приложението са скъп начин да го решите. Ако процесът ви наистина е объркващ, насоките правят лош процес „оцеляващ“, вместо да го поправят. Ако софтуерът се използва от време на време от малка група, документираните обиколки струват част от цената и никога не се „чупят“, когато интерфейсът се промени. И ако проблемът ви е, че хората трябва да разберат нещо, а не просто да кликнат нещо, насоки, наслагвани върху екран, са напълно неподходящият носител.

Trupeer AI не е платформа за дигитално внедряване и не наслагва насоки в приложението. Това, което прави, е да създава документация и разказани видео обиколки от едно екранно записване, което покрива значителна част от това, за което организациите купуват DAP-и, с цел да постигнат резултати — без внедряване, без разширение и без тежестта по поддръжката. За много екипи честната последователност е първо да документирате правилно, да измерите какво решава това, и да купите DAP само за това, което остава.

Добри практики

• Една формулировка на проблема, с число.

• Базова стойност преди да изградите каквото и да било.

• Три до пет потока за начало.

• Приоритизирайте по процент грешки, а не само по обем.

• Назовете отговорник за съдържанието с отделено време.

• Дефинирайте възприемането като резултат от задача.

• Комуникирайте преди внедряване.

• Третирайте високите проценти на отхвърляне като обратна връзка за вашите насоки.

• Оттеглете насоките, след като задачата е научена.

• Преглеждайте при всяко издание.

Чести грешки

• Купуване, преди да сте дефинирали проблема.

• Насочване на всичко, така че потребителите да отхвърлят всичко.

• Измерване на прегледи на насоки и наричане това възприемане.

• Липса на базова стойност, така че подобрението не може да се демонстрира.

• Неназначена собственост върху съдържанието, което води до „разпад“ в рамките на два тримесечия.

• Насоките остават завинаги, обучавайки потребителите да ги игнорират.

• Пилотната група е от доброволци, които никога не са представителни.

• Внедряване наведнъж, така че проблемът да удари всички едновременно.

• Подценяване на IT и security прегледа.

• Използване на DAP, за да се „покрие“ счупен процес.

• Липса на план какво се случва, когато интерфейсът се промени.

Документирайте първо, след това решете какво трябва да се насочва

Отворете шаблона в Trupeer AI, приложете вашия brand kit, за да съответстват документите за внедряване на вашите стандарти, и редактирайте директно всяка секция. Настройката е в template guide.

Всяко внедряване на DAP изисква потоците да бъдат документирани, преди да могат да бъдат насочвани, и повечето екипи откриват по време на откриването, че документацията е реалната липса. Запишете всеки поток веднъж и Trupeer AI генерира писмената обиколка и разказана video walkthrough от същото преминаване, което ви дава инвентара на съдържанието, от който се нуждава внедряването, и често решава няколко потока без изобщо да са нужни насоки.

Преведете го на 65+ езика — обикновено това е по-евтино от многоезични насоки в приложението. Дръжте набора в knowledge base като референтния слой под DAP, и го използвайте за onboarding и обучение. Вижте как екипите подхождат към внедряванията на системи в change management.

Запишете. Брандирайте. Преведете. Trupeer-нете.

Често задавани въпроси

Има ли безплатен шаблон за внедряване на платформа за дигитално внедряване?

Да, на тази страница, в Excel, Word, PowerPoint и PDF. Той обхваща шестте решения преди внедряване, четирите фази с критерии за изход, инвентара на потоците, RACI, тракера за възприемане и контролния списък за внедряване. Безплатен, без регистрация, без воден знак.

Какво е платформа за дигитално внедряване?

Софтуер, който „стои“ върху останалите ви приложения и насочва потребителите през задачи в тях, използвайки walkthrough-и, tooltips, чеклисти и помощ „в контекст“. Целта е хората да се учат на софтуера, докато го използват, вместо да бъдат обучавани отделно предварително.

Как внедрявате платформа за дигитално внедряване?

Дефинирайте един конкретен проблем с базова стойност, изберете три до пет потока с висока честота на грешки, назовете отговорник за съдържанието с отделено време, направете пилот с смесена група от реални потребители, измервайте спрямо базовата стойност по резултати от задачи и след това внедрете на вълни с комуникация преди всяка. После го поддържайте при всяко издание на продукта — това е фазата, която повечето внедрявания пропускат.

Колко време отнема внедряването на DAP?

Обикновено три до шест месеца от решението до пълното внедряване: две до четири седмици откриване, четири до шест седмици пилот и шест до дванадесет седмици на етапи внедряване. Enterprise среди с security review и сложна инфраструктура работят по-дълго, а security review-ът е стъпката, която най-често се подценява.

Какво трябва да включва планът за внедряване на DAP?

Конкретна формулировка на проблема с базова стойност, мярка за успех, дефинирана като резултат от задача, обхват и изрични изключения, назован спонсор и отговорник за съдържанието, инвентар на потоците с обеми и нива на грешки, дати по фази с критерии за изход, рискове, план за поддръжка и планирани точки за преглед.

Как измервате дигиталното възприемане?

По резултати от задачи: процент завършване, процент грешки или повторна работа, време за завършване, тикети за поддръжка по категория и време до компетентност за новоназначени. Прегледите на насоки и импресиите на tooltip измерват вашите насоки, а не възприемането, и отчитането им като успех е най-честият начин провалено внедряване да бъде описано благоприятно.

Кои процеси трябва да насочвате с DAP?

Потоци с голям обем и много грешки, редки задачи, които хората забравят, и наистина нови работни потоци. Оставете на мира всичко, което потребителите правят ежедневно и вече го правят правилно, защото ненужните насоки обучават хората да отхвърлят всички насоки — включително частите, които имат значение.

Защо внедряванията на DAP се провалят?

Почти винаги заради решения, взети преди конфигурацията. Няма конкретен проблем, така че насоките се изграждат за всичко. Няма отговорник за съдържанието, така че то се „разпада“ в рамките на два тримесечия. Възприемането се измерва като ангажираност с насоките, така че никой не забелязва, че не работи. И няма план за промени в интерфейса, така че насоките тихо започват да сочат към бутони, които са преместени.

Колко струва платформа за дигитално внедряване?

Ценообразуването варира значително според доставчика, броя потребители и покритието на приложения, а публикуваните цени рядко са налични в тази категория. По-голямата част от разходите за повечето организации е постоянната поддръжка на съдържанието, която рутинно се подценява в бизнес казуса — и това е причината внедряванията да спират през втората година.

Трябва ли ми DAP или по-добра документация?

Попитайте дали потребителите ви не могат да намерят инструкции или няма да ги прочетат. Ако не могат да ги намерят, това е проблем с документацията и откриваемостта, а насоките в приложението са скъпото решение. Ако няма да ги прочетат дори когато са налични, насоките в приложението са наистина правилният отговор. Повечето организации имат и от двете, а документирането първо ви казва кои потоци реално се нуждаят от насочване.

Trupeer AI платформа за дигитално внедряване ли е?

Не. Trupeer AI не наслагва насоки вътре във вашите приложения. То създава документация и разказани видео обиколки от екранно записване, което покрива голяма част от това, за което екипите купуват DAP-и, за да постигнат — без внедряване или поддръжка срещу променящ се интерфейс. За пълен DAP с наслагвания в приложението и поведенческа аналитика ви е нужна специализирана платформа, а тази страница ще ви помогне да я внедрите правилно.

Мога ли да персонализирам този шаблон за внедряване на DAP?

Да, всяка версия е напълно редакируема. Настройте фазите според вашето управление, добавете етапни „stage gates“ и променете показателите, за да съответстват на формулировката на проблема ви. В Trupeer AI можете също да приложите вашия brand kit, така че документите за внедряване да съответстват на другата ви проектна документация.

Свързани шаблони

• Change management plan template

• Project management plan template

• Training plan template

• Business requirements document template

• Business process template

• SOP template

• Knowledge base template

• Communication plan template