Използвайте този шаблон
Преди да можете да подобрите, автоматизирате, възложите на външни изпълнители или да замените даден процес, трябва да знаете как той наистина протича днес. Не как политиката казва, че трябва да протича, или как хората го описват в семинар, а реалните стъпки, системите, електронните таблици отстрани и изключенията, които знаят само опитните хора. Шаблонът за документация на процес „както е“ (as-is) ви дава последователен начин да уловите всичко това, така че всяко по-късно решение да започва от една и съща точна картина.
Този безплатен шаблон за документация на процес „както е“ (as-is) обхваща обхват на процеса, роли, системи, дейности стъпка по стъпка, входящи и изходящи данни, контроли, изключения, обеми, времена и проблемни точки, с попълнен пример. Проектиран е да бъде попълван на база запис на реалната работа: запишете човека, който изпълнява процеса, и превърнете записа в документация „както е“. Копирайте структурата по-долу или я отворете в Trupeer и я персонализирайте.
Какво е шаблон за документация на процес „както е“ (as-is)?
Шаблонът за документация на процес „както е“ (as-is) е структуриран документ за записване на това как в момента функционира даден бизнес процес. Той улавя кой какво прави, в какъв ред, в кои системи, с какви входящи данни, изходящи данни и контроли, плюс изключенията, заобикалящите решения, обемите и проблемните точки, които влияят на изпълнението. Резултатът е базова линия за подобрение, автоматизация, внедряване на системи, възлагане на външни изпълнители или обучение.
„Както е“ описва текущото състояние; „както трябва да бъде“ (to-be) описва бъдещия дизайн. За разликата между тях вижте процес „както е“ срещу „както трябва да бъде“.
Защо да документирате процеса „както е“ (as-is)?
Разкрива какво се случва реално, включително заобикалящи решения и ръчни стъпки, които политиките не показват.
Осигурява основа за подобрение на база доказателства, така че промените да решават реални проблеми.
Това е отправната точка за проекти по системи, от изискванията до fit-gap анализа.
Защитава знанията, държани от малцина опитни хора.
Подпомага преходи и възлагане на външни изпълнители, когато работата се премества между екипи.
Предоставя базова линия, спрямо която да измервате подобрението.
Кой използва шаблон за документация на процес „както е“ (as-is)?
Бизнес анализатори и екипи за процесно съвършенство при картографиране на текущите процеси.
Екипи за внедряване на ERP и системи при подготовка на изисквания и fit-gap анализ.
Екипи за споделени услуги, GBS и BPO при документиране на работата преди преход.
Ръководители на операции, които търсят възможности за подобрение и автоматизация.
Одитори и екипи по риск при проверка как контролните механизми функционират на практика.
Екипи за обучение, които трябва да обяснят какво се променя спрямо днешния процес.
Преглед на шаблона за документация на процес „както е“ (as-is)
Шаблонът започва с резюме на процеса: име, собственик, обхват, тригер, резултат и записът, от който е събран. Следват ролите и системите. Ядрото е таблица с дейности стъпка по стъпка с ролята, системата, действието, входящите данни, изходящите данни и времето за всяка стъпка. Отделни секции покриват контроли, изключения и заобикалящи решения, обеми и времена, проблемни точки и идеи за подобрение. Всяка секция е редактируема, така че можете да добавяте колони за вашия собствен анализ.
Как да персонализирате този шаблон в Trupeer
Стъпка 1: Отворете секцията „Templates“ (Шаблони)
Отидете в секцията „Templates“ от главната навигация.
Стъпка 2: Изберете и отворете шаблон
Кликнете върху всеки шаблон, с който искате да работите, за да го отворите.
Стъпка 3: Разгънете изгледа на шаблона
Ако е необходимо, разгънете изгледа на шаблона, за да видите пълната структура и детайлите ясно.
Стъпка 4: Редактирайте шаблона
Кликнете върху Edit, за да започнете да променяте избрания шаблон.
В редактора можете да:
Добавяте нови секции
Дефинирате или актуализирате правила за форматиране
Добавяте лого и настройвате позицията му и свързаните настройки
Стъпка 5: Запазете персонализирания си шаблон
След като направите всички необходими промени, кликнете върху Save, за да запазите актуализирания шаблон като свой.
Стъпка 6: Прегледайте и фино настройте шаблона
Когато искате да видите как изглежда вашият персонализиран шаблон, отворете Preview.
От екрана за преглед можете да продължите да правите корекции директно, ако е необходимо, като гарантирате, че шаблонът се показва точно както искате.
С шаблон за документация на процес „както е“ (as-is) можете да:
Уловите реалния процес, а не идеализирания.
Документирате всеки процес по един и същи начин, за да можете да ги сравнявате.
Направите изключенията и заобикалящите решения видими.
Започнете проекти за подобрение, автоматизация и системи на база доказателства.
Запазите експертните знания, когато хората преминат към други задачи.
Какво трябва да съдържа шаблонът за документация на процес „както е“ (as-is)
Секция | Какво обхваща |
|---|---|
Резюме на процеса | Име, ID, собственик, обхват, тригер и резултат |
Източник | Записът, интервюто или наблюдението, на които се базира документът, с дата |
Роли | Кой изпълнява, одобрява и с кого се консултира във всяка стъпка |
Системи и инструменти | ERP, CRM, електронни таблици, имейл и други използвани инструменти |
Стъпки на дейностите | Всяка стъпка с роля, система, действие, входящи данни, изходящи данни и време |
Точки за вземане на решения | Къде процесът се разклонява и по какво правило |
Контроли | Одобрения, проверки и съгласувания |
Изключения и заобикалящи решения | Какво се случва, когато стандартният път не се прилага |
Обеми и времена | Колко често, колко и колко дълго |
Проблемни точки | Какво е бавно, податливо на грешки или разочароващо |
Идеи за подобрение | Възможности, отбелязани по време на събирането |
Валидация | Кой е потвърдил, че документът отразява реалността, и кога |
Безплатен шаблон за документация на процес „както е“ (as-is): структурата за копиране
Копирайте структурата по-долу във вашия собствен документ или я отворете в Trupeer и я персонализирайте.
1. Резюме на процеса. Име на процеса: [name]. ID на процеса: [ID]. Собственик: [role]. Обхват: [започва когато … завършва когато …]. Тригер: [event]. Резултат: [result].
2. Източник. Събрано от: [recording link, interview or observation]. Изпълнител: [role]. Дата: [date].
3. Роли.
Роля | Отговорности в този процес |
|---|---|
[Role] | [What they do] |
4. Системи и инструменти. [ERP, електронни таблици, имейл, споделени дискове, други инструменти.]
5. Стъпки на дейностите.
Стъпка | Роля | Система | Действие | Входящи данни | Изходящи данни | Време |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
2 | [Role] | [System] | [Action] | [Input] | [Output] | [minutes] |
6. Точки за вземане на решения. [На стъпка X, ако условие A тогава …, иначе …]
7. Контроли. [Одобрения, проверки, съгласувания и кой ги изпълнява.]
8. Изключения и заобикалящи решения.
Изключение или заобикалящо решение | Кога се случва | Какво правят хората | Колко често |
|---|---|---|---|
[Exception] | [Trigger] | [Workaround] | [Frequency] |
9. Обеми и времена. Обем: [на ден, седмица или месец]. Циклично време: [от начало до край]. Пикове: [край на период, сезонни].
10. Проблемни точки. [Какво е бавно, ръчно, податливо на грешки или разочароващо.]
11. Идеи за подобрение. [Възможности, отбелязани, като премахване на стъпки, автоматизиране или стандартизиране.]
12. Валидация. Прегледано от: [process owner]. Дата: [date].
Пример за документация „както е“ (as-is): обработка на фактури от доставчици
Ето как може да изглежда част от документ „както е“ (as-is) за обработка на фактури от доставчици. Детайлите са илюстративни.
Резюме на процеса. Обработка на фактури от доставчици. Собственик: мениджър „AP“ (задължения към доставчици). Започва, когато пристигне фактура; приключва, когато е осчетоводена или отхвърлена. Събрано от запис на счетоводител „AP“, който обработва фактурите за един ден.
Стъпка | Роля | Система | Действие | Време |
|---|---|---|---|---|
1 | Счетоводител „AP“ | Имейл | Изтегляне на фактури от споделения пощенски адрес и запазване в папка | 2 мин |
2 | Счетоводител „AP“ | Електронна таблица | Регистриране на всяка фактура в таблицата за проследяване | 1 мин |
3 | Счетоводител „AP“ | ERP | Ръчно въвеждане на детайлите по фактурата | 4 мин |
4 | Счетоводител „AP“ | ERP | Съотнасяне към PO и приемо-предавателен протокол за стоки | 2 мин |
5 | Счетоводител „AP“ | Имейл | Ако има разлика в цената, изпращане на имейл до купувача и изчакване на отговор | Варира |
6 | Счетоводител „AP“ | ERP | Осчетоводяване на фактурата, след като купувачът потвърди | 1 мин |
Изключения и заобикалящи решения. Фактури без PO се препращат по имейл към заявителя. Разликите в цените се проследяват в отделна колона на електронна таблица. Някои доставчици изпращат фактури към конкретни купувачи, които ги препращат дни по-късно.
Проблемни точки. Ръчно въвеждане на данни, търсене по имейл за одобрения, липса на видимост за фактури, които чакат купувачи.
Идеи за подобрение. Автоматично улавяне на данните по фактурите, маршрутизиране на отклоненията през работния процес в ERP, публикуване на един пощенски адрес за фактури за всички доставчици.
Как да уловите „както е“ чрез запис
Интервютата и семинарите разчитат на паметта и хората пропускат изключения, електронни таблици отстрани и стъпките, които изпълняват на автопилот. Записът на реалната работа е по-бърз и по-точен:
Изберете човека, който изпълнява процеса най-често, а не мениджъра, който го наблюдава.
Запишете го как изпълнява реалната задача, в реалните системи, като разказва какво прави и защо.
Помолете го да покаже изключенията и електронните таблици или имейлите, които използва извън системата.
Превърнете записа в документ стъпка по стъпка с AI screen recorder на Trupeer, след което попълнете останалите секции на шаблона.
Добавете обеми, времена и проблемни точки от системни отчети и кратък разговор.
Валидирайте документа със собственика на процеса и втори човек, който изпълнява работата.
За въпросите, които да зададете заедно със записа, използвайте checklist за process discovery.
Колко детайлна трябва да бъде документацията „както е“ (as-is)?
Ниво | Какво описва | Кога да го използвате |
|---|---|---|
Процес от край до край | Целият процес от тригер до резултат, в няколко етапа | Определяне на обхват и приоритизиране |
Процес | Основните стъпки и роли | Повечето проекти за подобрение и системи |
Ниво задача и екран | Всяко кликване, поле и решение | Задачи с висок обем, висок риск или много изключения, автоматизация и обучение |
Отидете само до ниво задача, където има значение. За повечето процеси нивото на процеса с отбелязани изключения е достатъчно.
Как се използва документацията „както е“ (as-is)
Използване | Как помага документацията „както е“ |
|---|---|
Внедряване на ERP и системи | Базова линия за изисквания и fit-gap анализ; използвайте шаблон за fit-gap analysis |
Подобряване на процеси | Показва откъде идват времето, грешките и преработката |
Автоматизация | Разкрива ръчни, базирани на правила стъпки, които могат да се автоматизират |
Преходи и възлагане на външни изпълнители | Дава на приемащия екип пълна картина на работата |
Одит и контроли | Показва как контролните механизми функционират на практика |
Обучение | Обяснява какво се променя спрямо днешния процес в новия процес |
За автоматизацията конкретно вижте как да идентифицирате възможности за автоматизация в документирани процеси.
Как да анализирате процес „както е“ (as-is)
След като „както е“ е документирано, потърсете модели, които сочат към подобрение:
Какво да търсите | Какво обикновено означава |
|---|---|
Стъпки, изпълнявани извън основната система | Пробуски в системата или в нейната конфигурация |
Данни, въвеждани повече от веднъж | Кандидати за интеграция или автоматизация |
Време за изчакване между стъпките | Тесни места при предаване или одобрение |
Чести изключения | Неясни правила, лоши данни от предходния процес или процес, който не отговаря на реалността |
Стъпки, които може да изпълнява само един човек | Риск за знанията и нужда от обучение |
Проверки, които улавят една и съща грешка многократно | Проблем, който трябва да се реши в източника |
Запишете какво откривате в секциите „проблемни точки“ и „идеи за подобрение“, като използвате доказателствата от записа.
Документация „както е“ (as-is) за преходи и възлагане на външни изпълнители
Когато работата се премества между екипи, локации или доставчици, документът „както е“ става основата за прехвърляне на знания. Приемащият екип се нуждае от всяка стъпка, изключение, контакт и достъп до системи, а не от резюме. Запишете текущия екип как изпълнява всеки процес, включително задачите в края на месеца и редките задачи, и използвайте документите като референция по време на shadowing и reverse shadowing. knowledge transfer gap analysis помага да се потвърди, че нищо не липсва, преди приемащият екип да поеме работата.
Документация „както е“ (as-is) за проекти по ERP
При внедряване на ERP „както е“ се събира в началото, преди дизайнерските семинари, и се превръща в доказателството зад всяко изискване. Показва кои текущи стъпки, отчети и заобикалящи решения новата система трябва да обработва и колко ще се променя работата на всяка роля. За пълна методика вижте SAP S/4HANA transformation: документирайте първо процесите „както е“.
Формати за документация на процес „както е“ (as-is)
Документиране с таблици със стъпки подхожда на повечето процеси и това е форматът, който използва този шаблон.
Карта на процеса или flowchart подхожда за изгледа от край до край, особено при няколко роли и предавания.
Електронна таблица подхожда за големи инвентаризации на процеси, с обеми, времена и собственици.
Запис и видео подхожда за улавяне на реалната работа и показването ѝ на други.
Най-добри практики за документация на процес „както е“ (as-is)
Записвайте реалната работа, а не описание на нея.
Улавяйте изключенията и заобикалящите решения, където се крият повечето проблеми.
Отбелязвайте инструментите извън основната система, като електронни таблици и имейл.
Измервайте, а не гадайте, обеми и времена, когато можете.
Валидирайте с хората, които изпълняват работата.
Не поправяйте процеса, докато го документирате. Запишете го такъв, какъвто е, и след това го подобрете.
Чести грешки, които да избягвате
Документиране на политиката вместо практиката.
Интервюиране на мениджъри вместо хората, които изпълняват работата.
Пропускане на изключения и заобикалящи решения.
Преминаване към ниво екран навсякъде, така че документацията никога да не приключи.
Оставяне на документа „както е“ без използване вместо да го използвате за подобрение, дизайн и обучение.
Checklist за документация на процес „както е“ (as-is)
Обхватът, тригерът, резултатът и собственикът са дефинирани.
Документът се базира на запис или наблюдение, като източникът е отбелязан.
Ролите и системите, включително инструментите отстрани, са изброени.
Всяка стъпка има роля, система, действие, входящи данни, изходящи данни и време.
Точките за вземане на решения и контролите са документирани.
Изключенията и заобикалящите решения са уловени с честота.
Обемите, времената и проблемните точки са записани.
Собственикът на процеса е валидирал документа.
Как Trupeer ви помага да уловите „както е“ чрез запис
Предизвикателство „както е“ | Как Trupeer помага |
|---|---|
Интервютата пропускат стъпки и изключения | Записвайте реалната работа и Trupeer я превръща в документ стъпка по стъпка със скрийншоти и видео |
Документирането отнема седмици време на анализатори | Един запис се превръща в проект на документ „както е“ за минути |
Знанията са при няколко експерта | Записите запазват знанията си, когато хората преминат към други задачи |
Екипи в няколко държави изпълняват един и същи процес по различен начин | Запишете всяка локация и сравнете документите рамо до рамо |
„Както е“ и обучението са отделни проекти | Същият подход за запис създава обучение за новия процес |
Genpact използва този подход „запис първо“ за внедряване на Workday в цялата компания, като превърна записаните сесии на процеса и walkthrough-ите от SME в над 500 обучителни материала в 20 работни направления на пет езика, за 140 000 служители в 40 държави, за 3 месеца вместо 12. Прочетете customer story за Genpact.
За общ формат за документация на процеси извън „както е“ вижте шаблона за документация на процеси.
Изтеглете безплатния шаблон за документация на процес „както е“ (as-is)
Отворете шаблона в Trupeer, запишете първия си процес и го превърнете в документ „както е“, който можете да споделяте и валидирате. Вземете безплатния шаблон за документация на процес „както е“ (as-is).
Свързани шаблони
Шаблон за матрица за проследимост на изискванията
Често задавани въпроси
Какво е шаблон за документация на процес „както е“ (as-is)?
Това е структуриран документ за записване на това как работи даден процес днес, който обхваща обхват, роли, системи, стъпки, входящи и изходящи данни, точки за вземане на решения, контроли, изключения, обеми, времена, проблемни точки и валидация.
Каква е разликата между документация „както е“ и „както трябва да бъде“ (to-be)?
Документацията „както е“ записва как функционира процесът днес. Документацията „както трябва да бъде“ описва как ще функционира след промяната. „Както е“ е базовата линия, от която се проектира „както трябва да бъде“.
Как документирате процес „както е“ (as-is)?
Дефинирайте обхвата, запишете човека, който изпълнява процеса, докато върши реалната работа, превърнете записа в документация стъпка по стъпка, добавете контроли, изключения, обеми и проблемни точки и го валидирайте със собственика на процеса.
Защо да записвате „както е“, вместо да интервюирате?
Записите показват какво хората реално правят, включително изключения, заобикалящи решения и инструменти отстрани, които често се пропускат в интервютата. Интервютата все пак са полезни за контекст и обеми.
Колко детайлна трябва да бъде документацията „както е“ (as-is)?
Обикновено на ниво процес с отбелязани изключения. Отидете до ниво задача и екран само за задачи с висок обем, висок риск или много изключения, или когато планирате да автоматизирате или обучавате.
Кой трябва да документира процеса „както е“ (as-is)?
Бизнес анализатори или екипи за процесно съвършенство, работещи с хората, които изпълняват процеса, и валидирани от собственика на процеса.
Има ли шаблон за документация на процес „както е“ (as-is) в Word?
Да. Word е подходящ за таблиците със стъпки и наративните секции. Отворете шаблона в Trupeer, персонализирайте го и го експортирайте във формата, от който се нуждаете.
Има ли шаблон за документация на процес „както е“ (as-is) в Excel?
Да. Excel е подходящ за инвентаризации на процеси и таблици със стъпки с обеми и времена. Персонализирайте шаблона в Trupeer и го експортирайте или копирайте структурата в Excel.
Има ли шаблон за документация на процес „както е“ (as-is) PDF?
Да. Експортирайте валидирания документ като PDF за одобрение и споделяне и запазете редактируемата версия като основна.
Безплатен ли е шаблонът за документация на процес „както е“ (as-is)?
Да. Регистрирайте се безплатно, за да отворите шаблона в Trupeer, да го персонализирате и да го експортирате.
Какво трябва да направите след като документирате „както е“?
Анализирайте го за проблемни точки и възможности, проектирайте процеса „както трябва да бъде“ и го използвайте като базова линия за изисквания, автоматизация, обучение и измерване на подобрението.
Мога ли да създам документация „както е“ от запис на екран?
Да. Запишете човека, който изпълнява процеса, и Trupeer превръща записа в документ „както е“ стъпка по стъпка със скрийншоти и видео.
