ابدأ تجربة مجانية

كيفية حماية مستند جوجل بكلمة مرور - نصائح للخصوصية والمشاركة

يوفر هذا الدليل شرحًا مفصلًا حول كيفية حماية مستندات جوجل بكلمة مرور.

لا تقدم جوجل دوكس خيار حماية المستندات بكلمة مرور بشكل مدمج، ولكن لا تزال هناك بعض الطرق الفعالة للحفاظ على أمان الملفات الخاصة بك:

1. إضافة كلمة مرور قبل التحميل (موصى بها)

باستخدام Microsoft Word:
يمكنك تحميل مستند جوجل الخاص بك كملف ورد. بعد التحميل، افتحه في Microsoft Word، انتقل إلى قائمة الملفات، انقر على المعلومات، ثم اختر حماية المستند > تشفير بكلمة مرور. قم بتعيين كلمة مرور قوية، واحفظ الملف، ثم قم بتحميل مستند الوورد المحمي مرة أخرى إلى جوجل درايف.

باستخدام Acrobat Pro:
إذا كنت تفضل استخدام ملف PDF، قم بتحميل مستند جوجل الخاص بك كملف PDF. افتحه في Adobe Acrobat Pro، انتقل إلى قائمة الملفات، اختر حماية بكلمة مرور، وقم بتعيين كلمة مرور. بعد الحفظ، قم بتحميل ملف PDF المحمي إلى جوجل درايف أو مشاركته بأمان.

2. استخدام ملحقات جوجل ورك سبيس

هناك العديد من الملحقات المتاحة، مثل "حماية كلمة المرور لمستندات جوجل"، التي يمكن أن تساعدك في تأمين ملفاتك. عادةً ما تسمح لك هذه الأدوات بتشفير المستند وحفظه كملف PDF محمي بكلمة مرور، والذي يمكنك مشاركته بأمان.

3. تقييد الوصول للمشاركة (أمان أساسي)

للحصول على مستوى بسيط من الحماية، يمكنك التحكم في من لديه حق الوصول. انقر على زر المشاركة في مستندك واضبط الوصول العام على "مقيد". بهذه الطريقة، يمكن فقط للأشخاص الذين أضفتهم تحديدًا رؤية أو تعديل المستند.

الخطوة 1

لبدء قفل ملف جوجل دوكس، انتقل أولاً إلى الملف داخل جوجل درايف الخاص بك الذي ترغب في قفله.

To begin locking a Google Docs file, first navigate to the file within your Google Drive that you wish to lock.

الخطوة 2

انقر على النقاط الثلاث الرأسية للوصول إلى المزيد من الإجراءات للملف المحدد.

Click on the three vertical dots to access more actions for the selected file.

الخطوة 3

حدد "معلومات الملف" من القائمة المنسدلة التي تظهر.

Select "File Information" from the dropdown menu that appears.

الخطوة 4

اختر خيار "قفل". ستظهر نافذة تأكيد تطلب منك المتابعة مع قفل الملف. أكد ذلك بالنقر على "قفل".

Choose the "Lock" option. A confirmation dialog will prompt you to proceed with locking the file. Confirm by clicking "Lock."

الخطوة 5

الملف الآن مقفل بنجاح. تابع لفتح الملف للتحقق من الحالة.

The file is now successfully locked. Proceed to open the file to verify the status.

الخطوة 6

عند الفتح، ستلاحظ أن الملف مقفل وقد تم تعطيل ميزات التحرير.

Upon opening, you will notice that the file is locked and editing capabilities have been disabled.

نصائح احترافية حول كيفية حماية مستند جوجل بكلمة مرور

تعيين أذونات الملف: انتقل إلى ملف > مشاركة واضبط الأذونات على مشاهد أو معلق لأولئك الذين تريد تقييد الوصول إليهم.
استخدام وضع "عرض فقط": قم بتعيين المستند ليكون وضع عرض فقط لمنع التحرير، مما يضمن عدم إجراء تغييرات غير مصرح بها.
تعطيل التنزيل والطباعة والنسخ: في إعدادات المشاركة، انقر على متقدم، ثم تحقق من الخيارات لتعطيل التنزيل والطباعة والنسخ لمزيد من الأمان.
استخدام إعدادات مشرف جوجل ورك سبيس: إذا كنت جزءًا من منظمة، قم بإعداد تحكمات وصول ملفات أكثر صرامة عبر وحدة التحكم الخاصة بمشرف جوجل ورك سبيس.
مشاركة مع أشخاص محددين: قم بتقييد الوصول بإرسال الرابط فقط إلى الأشخاص المحددين مع أذونات عرض أو تعليق.

المزالق الشائعة وكيفية تجنبها حول كيفية حماية مستند جوجل بكلمة مرور

تعيين أذونات غير صحيحة: منح أذونات تعديل عند الرغبة في قفل الملف يمكن أن يسمح بالتغييرات غير المرغوب فيها.
الإصلاح: تحقق دائمًا من أن الأذونات مضبوطة على مشاهد أو معلق قبل المشاركة.
نسيان تعطيل التنزيل/الطباعة/النسخ: حتى لو كان المستند مقفلاً على التحرير، لا يزال بإمكان المستخدمين نسخه أو طباعته.
الإصلاح: استخدم إعدادات المتقدم في المشاركة لتعطيل تحميل وطباعة ونسخ الملف.
مشاركة الرابط عن طريق الخطأ علنًا: مشاركة رابط مع مجموعة غير صحيحة يمكن أن تعرض الملف لمستخدمين غير مصرح لهم.
الإصلاح: تأكد من أن الرابط مشترك فقط مع الأفراد المستهدفين وأن الأذونات مضبوطة بشكل مناسب.
عدم قفل مستند قبل المشاركة: مشاركة مستند قبل قفله يمكن أن تؤدي إلى وصول غير مصرح به.
الإصلاح: قم دائمًا بقفل المستند قبل مشاركته لضمان عدم تمكن أي شخص من إجراء تغييرات أو الوصول إلى المحتوى الحساس.
عدم التحقق بانتظام من الأذونات: قد تتغير الأذونات بطريق الخطأ بواسطة المتعاونين.
الإصلاح: راجع بانتظام إعدادات المشاركة وأذونات الوصول للتأكد من أنها تبقى مقفلة كما هو مطلوب.