أداة توثيق خطوات مجانية خطوة بخطوة

أداة توثيق العملية خطوة بخطوة من Trupeer تساعدك على إنشاء أدلة إجراءات خطوة بخطوة تلقائيًا باستخدام تسجيل شاشة مدعوم بالذكاء الاصطناعي. باستخدام Trupeer، يمكنك معرفة كيفية إنشاء دليل خطوة بخطوة من سير عمل حقيقية وتوليد توثيق بصري فورًا. الشيء الذي يميز هذا النوع من الأدوات عن كتابة الإجراءات يدويًا في Google Docs. سير العمل القديم: نفّذ الإجراء، ثم اجلس لاحقًا، اكتب الخطوة 1، التقط لقطة شاشة، الصقها، اكتب الخطوة 2، التقط لقطة شاشة أخرى، الصقها، رقّم كل شيء بشكل صحيح، وحافظ على تنسيق ثابت، وتمنى ألا تكون قد نسيت خطوة. يعني 90 دقيقة لكل إجراء لشخص يعرف ما يفعله. سير العمل الجديد: سجّل الإجراء مرة واحدة. يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء الخطوات المرقمة مع لقطات الشاشة المضمنة. راجع وأطلق. تنخفض الـ 90 دقيقة إلى حوالي 10. وعندما تتضاعف عبر الإجراءات الثلاثين التي أغلب الفرق دفنتها في قائمة انتظار توثيقها، تتسارع الحسابات بسرعة.

• سجّل أي سير عمل لإنشاء أدلة إجراءات خطوة بخطوة فورًا.

• أنشئ توثيق إجراءات خطوة بخطوة مع لقطات شاشة تلقائية.

• تعلّم كيفية إنشاء دليل خطوة بخطوة من عملك الفعلي.

• ابنِ توثيق عمليات يوضح بالضبط ما يجب فعله.

• شارك دليل خطوة بخطوةs عبر مؤسستك بالكامل.

ما هي أداة توثيق العملية خطوة بخطوة من Trupeer؟

تقوم أداة إنشاء دليل خطوة بخطوة من Trupeer بالتقاط سير عملك وتحويله إلى أدلة إجراءات واضحة خطوة بخطوة. سجّل أي عملية، وسيقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء تعليمات مرقمة مع لقطات شاشة توضح بالضبط ما يجب فعله. لا مزيد من الشروحات الغامضة أو الخطوات الناقصة.

يجدر التحديد ما الذي يجعل تنسيق خطوة بخطوة مفيدًا فعلاً. إن جدارًا من النصوص على شكل فقرات يفرض على القارئ بناء التسلسل في ذهنه. أما دليل خطوة بخطوة مرقّم بوضوح مع لقطات شاشة في كل نقرة، فينجز هذا البناء نيابةً عنه. لذلك فإن "الخطوة 1: افتح الإعدادات. الخطوة 2: اختر الفوترة. الخطوة 3: انقر على تصدير سجل الفواتير" مع لقطة شاشة في كل خطوة يستغرق حوالي 20 ثانية للمتابعة. بالمقابل، فإن النظير على شكل فقرة ("لتصدير سجل الفواتير، انتقل إلى الإعدادات وابحث عن قسم الفوترة، ثم حدد خيار تصدير سجل الفواتير...") يستغرق حوالي 90 ثانية للمتابعة، وغالبًا ما يتم تجاهله أو قراءته بشكل خاطئ. تنسيق خطوة بخطوة مهم تحديدًا للمحتوى الإجرائي. يقوم الذكاء الاصطناعي من Trupeer بإنشاء التنسيق تلقائيًا بدلًا من مطالبة كاتب الدليل بتنظيم الخطوات يدويًا.

كيف تعمل أداة توثيق العملية خطوة بخطوة؟

تبدأ باستخدام أداة توثيق العملية خطوة بخطوة خلال دقائق قليلة فقط.

الخطوة 1: سجّل أو ارفع

ابدأ تسجيل شاشة مباشرة داخل متصفحك، أو ارفع ملف فيديو موجودًا تريد تحويله.

الخطوة 2: معالجة بالذكاء الاصطناعي

يحلل الذكاء الاصطناعي تسجيلك، ويزيل الكلمات الحشو، ويضيف تأثيرات التكبير، ثم ينشئ توثيقًا مكتوبًا تلقائيًا.

الخطوة 3: تخصيص ومشاركة

حرّر المخرجات، وطبّق حزمة العلامة التجارية الخاصة بك، ثم شارك عبر رابط أو تضمينها في موقعك الإلكتروني. تكون التحديثات سهلة بنفس القدر.

أبرز الميزات في أفضل أداة توثيق عملية خطوة بخطوة من Trupeer

• اكتشاف الخطوات تلقائيًا من تسجيلات الشاشة: يراقب الذكاء الاصطناعي تسلسل النقرات في تسجيلك. يتم التقاط كل نقرة على عنصر واجهة مستخدم ذي معنى كخطوة مرقمة. يتم تخطي التمرير أثناء التنقل بين العناصر لأنه ليس خطوة إجرائية. لذلك يعكس الدليل الذي تم إنشاؤه تلقائيًا ما يحتاجه المتدرب فعليًا للقيام به، وليس كل حركة قام بها مسجل الشاشة. غالبًا ما يجد معظم الفرق أن حدود الخطوات التي تم اكتشافها تلقائيًا تقع بشكل صحيح في المراجعة الأولى.

• تعليمات مرقمة مع لقطات شاشة مضمّنة: تحصل كل خطوة في الدليل المكتوب على رقم، مع لقطة شاشة توضح بالضبط أين يجب النقر. تشير الأسهم وتحدد التمييز الزر أو الحقل المحدد الذي تشير إليه الخطوة. لذلك عندما يقرأ المتدرب الخطوة 4، يرى لقطة الشاشة الخاصة بالخطوة 4 مباشرة فوق نص التعليمات. لا توجد عبارة "مرّر للأسفل لمعرفة 4-A" للتنقل داخل الدليل.

• عرض فيديو مطابق من نفس المصدر: ينتج نفس التسجيل الذي أنشأ دليل الخطوات خطوة بخطوة المكتوب نسخة فيديو مصقولة. تتم إزالة الكلمات الحشو. يتم تنعيم تذبذب المؤشر. يتم توقيت تأثيرات التكبير مع لحظات النقر. يتم تطبيق تنسيق حزمة العلامة التجارية تلقائيًا. لذلك يحصل أعضاء الفريق الذين يفضلون المشاهدة وأعضاء الفريق الذين يفضلون القراءة على الإجراء من نفس محتوى المصدر.

• أعد تسجيل خطوة واحدة تم تغييرها بدلًا من إعادة بناء الدليل بالكامل: عندما يتغير الإجراء الأساسي (تحديث واجهة المستخدم، تحسين سير العمل)، أعد تسجيل الخطوة المتأثرة فقط. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا الجزء. يتم تحديث كل من الفيديو ودليل الخطوات خطوة بخطوة المكتوب في مكانهما. لذلك يبقى كلفة صيانة دليل إجرائي موجود منخفضة طوال العام مع تغير الأنظمة الأساسية.

• قوالب لصيغ الأدلة المتكررة: قم بإعداد القالب مرة واحدة: نمط العنوان، تنسيق رقم الخطوة، اصطلاح تسمية لقطة الشاشة، نمط مربع التنبيه للتحذيرات، وتطبيق حزمة العلامة التجارية. بعد ذلك، يستخدم كل دليل خطوة بخطوة يتم إنشاؤه القالب نفسه تلقائيًا. لذلك تبدو 20 دليلًا تم إطلاقها خلال العام وكأنها صدرت من نفس الفريق. الحيلة التي يفوتها معظم الفرق: إعداد القوالب قبل الدفعة الأولى من الأدلة. إعادة تكييف 20 دليلًا منشورًا لقالب جديد تكلف وقتًا كبيرًا.

• ترجمة لأكثر من 65 لغة في الخطط المدفوعة: ترجم دليل خطوة بخطوة إلى الإسبانية أو الألمانية أو البرتغالية أو اليابانية، أو أي مجموعة من اللغات المدعومة التي تتجاوز 65 لغة، ضمن مهمة واحدة. تنطبق الترجمة على الدليل المكتوب، وتعليق الفيديو الصوتي، والنص الظاهر على الشاشة داخل لقطات الشاشة. لذلك تستطيع الفرق العالمية التي تنفذ نفس الإجراء عبر مناطق متعددة إطلاق أدلة خطوة بخطوة مترجمة دون تشغيل 4 دورات إنتاج منفصلة.

لماذا تختار أداة توثيق العملية خطوة بخطوة من Trupeer؟

• السرعة: أنشئ التوثيق في الوقت الذي يستغرقه تنفيذ المهمة مرة واحدة. لا مزيد من قضاء ساعات في كتابة ما يمكنك عرضه خلال دقائق. مثال محدد. مهندس دعم أول في شركة SaaS يقضي 90 دقيقة لإنتاج دليل خطوة بخطوة مصقّل لمشكلة عميل متكررة. تستغرق العملية نفسها 6 دقائق للتنفيذ. لذلك فإن 84 دقيقة من أصل الـ 90 هي للكتابة والالتقاط بالصور وتنسيق المحتوى. يقلب تدفق Trupeer هذا النمط: تولّد 6 دقائق من وقت التنفيذ دليلًا إجرائيًا، بينما يتولى الذكاء الاصطناعي الكتابة والالتقاط بالصور. إجمالي وقت المهندس الأول لكل دليل: حوالي 15 دقيقة تشمل المراجعة. وعندما يتكرر ذلك عبر 30 إلى 50 إجراء يحتاج فريق الدعم المعتاد إلى توثيقها خلال ربع سنة، تتحول وفورات وقت المهندس الأول إلى أيام بدلًا من ساعات.

• الدقة: سجّل سير عمل حقيقية بحيث يعكس التوثيق بالضبط طريقة تنفيذ الأمور، وليس ما يتذكره شخص ما. النمط الذي يعالج هذه المشكلة تحديدًا. يقوم الكاتب بتوثيق الإجراء من الذاكرة بعد ثلاثة أسابيع من تنفيذه. يتذكر الفكرة العامة. لكنه يفوّت رسالة التأكيد التي تظهر بين الخطوتين 3 و4. يخلط ترتيب نقرتين. بعد ثلاثة أشهر، يتعثر العملاء الذين يتبعون الدليل عند الخطوة 4 لأن الإجراء الموثق لا يطابق ما يرونه على الشاشة. إن التسجيل أثناء تنفيذ الإجراء فعليًا يلتقط السلوك الحي، بما في ذلك التفاصيل الصغيرة التي تفقدها الذاكرة. لذلك يتطابق دليل الإجراء مع الواقع، وليس مع تذكر الكاتب له قبل ثلاثة أسابيع.

• الاعتماد: يستخدم الناس فعليًا الأدلة البصرية. يتابع الموظفون الجدد أمثلة حقيقية بدلًا من الاكتفاء بتصفح جدران النصوص. نمط سلوكي يستحق معرفته. عندما يقوم المتدربون بمسح دليل خطوة بخطوة، يصلون إلى الخطوة 4 ويتعثرون في أي زر يجب النقر عليه. الطريقة القديمة: أوقف الدليل، وانظر عن قرب إلى لقطة الشاشة، وتمنى. الطريقة الجديدة: انتقل إلى نسخة الفيديو لنفس الإجراء، شاهد 30 ثانية التي تغطي الخطوة 4، ثم ارجع إلى الدليل للخطوة 5. التنسيق المزدوج ليس خيارًا إما/أو. ينتقل المتدربون بين التنسيقات طوال القراءة. إن إنتاج كلا التنسيقين من مصدر واحد يغطي العادتين دون تشغيل خطي إنتاج منفصلين.

• تحديثات سهلة: عندما تتغير العمليات، أعد تسجيل الأجزاء المحدثة فقط. لا حاجة لإعادة كتابة المستندات كاملة من الصفر. السيناريو المحدد الذي تعالجه هذه الميزة. يتم إطلاق تحديث كبير لواجهة المنتج في الربع الثالث. تشير كل أدلة خطوة بخطوة موجودة الآن إلى شاشات لم تعد موجودة. الطريقة القديمة: إعادة كتابة كاملة لكل دليل متأثر. 90 دقيقة لكل دليل. 30 دليلًا للتحديث. من 6 إلى 8 أسابيع من العمل. غالبًا ما تترك معظم الفرق نصف الأدلة تصبح قديمة. طريقة Trupeer: أعد تسجيل سير العمل المتأثر. يقوم الذكاء الاصطناعي بتحديث لقطات الشاشة والخطوات المكتوبة. تصل التحديثات خلال أيام، لا أسابيع. يتم إطلاق تحديثات المنتج والدليل في نفس السباق.

أداة توثيق العملية خطوة بخطوة للفرق الداخلية

1. التقط المعرفة المؤسسية قبل مغادرة الموظفين ذوي الخبرة. عندما ينتقل أفضل الأشخاص لديك، تنتقل خبرتهم معهم ما لم تكن موثقة. حوّل سنوات الخبرة إلى أدلة قابلة للبحث يمكن لأي شخص اتباعها.

2. اختصر وقت تأهيل الموظفين الجدد بشكل كبير. بدلًا من مرافقة الزملاء لأسابيع، يحصل أعضاء الفريق الجدد على شروحات بصرية واضحة منذ اليوم الأول. يتعلمون عبر مشاهدة أمثلة حقيقية، وليس عبر قراءة أدلة قديمة.

3. حافظ على توافق كل مكتب وقسم. عندما تتعامل مواقع مختلفة مع نفس العملية بطرق مختلفة، تظهر الأخطاء. يضمن التوثيق أن الجميع يتبعون نفس النهج المثبت.

4. أنشئ مكتبة توثيق يستخدمها الناس فعليًا. عندما يصبح العثور على الإجابات أسرع من سؤال زميل، يتوقف الناس عن مقاطعة بعضهم، وتتحسن الإنتاجية في كل الاتجاهات.

أداة توثيق العملية خطوة بخطوة لفرق SaaS

1. وثّق سير عمل المنتج في مركز المساعدة لديك. عندما يتمكن العملاء من العثور على الإجابات بأنفسهم، يتوقفون عن إرسال تذاكر للأسئلة الأساسية. يركز فريق الدعم لديك على القضايا المعقدة بدلًا من المتكررة.

2. حافظ على توافق الهندسة والمنتج والدعم. يبقى التوثيق المشترك محدثًا مع تطور منتجك، لذلك يعرف الجميع كيف تعمل الميزات بعد كل إصدار يتم إطلاقه.

3. أنشئ أدلة موجهة للعملاء تقلل عبء الدعم. يحسن التوثيق الذاتي درجات الرضا لأن العملاء يحصلون على الإجابات فورًا بدلًا من انتظار الردود.

4. تتبع تغييرات العملية بسهولة عبر الإصدارات. عندما يتم تحديث منتجك بشكل متكرر، يجب أن يواكب التوثيق ذلك. سجّل التغييرات مرة واحدة ووزعها في كل مكان تلقائيًا.

أداة توثيق العملية خطوة بخطوة للشركات الناشئة

1. وثّق العمليات قبل أن تتحول إلى كوابيس معرفة غير مكتوبة. غالبًا ما تمتلك الشركات في المراحل المبكرة عمليات حرجة يفهمها شخص أو شخصان فقط. التقط هذه المعرفة الآن بينما ما زال بإمكانك.

2. عرّف الموظفين الجدد بسرعة خلال أيام بدلًا من أسابيع. تتيح الأدلة الواضحة للناس أن يصبحوا منتجين بسرعة دون الحاجة إلى إشراف مستمر من المؤسسين أو أعضاء الفريق ذوي الخبرة الذين لديهم أولويات أخرى.

3. وسّع العمليات دون أن يكرر كبار الموظفين أنفسهم باستمرار. عندما تتكرر نفس الأسئلة، يوفر التوثيق الوقت والجهد للجميع ويقلل الإحباط.

4. ابنِ أساس التوثيق قبل أن تمنعك الزيادة السريعة في النمو من القيام بذلك. الشركات التي تنتظر حتى يصبح لديها 50 موظفًا لبدء التوثيق نادرًا ما تلحق بالركب.

أداة توثيق العملية خطوة بخطوة للشركات الكبرى

1. وحّد العمليات عبر الأقسام والمناطق ووحدات الأعمال. عندما يحتاج آلاف الموظفين إلى اتباع نفس الإجراءات، يصبح التوثيق الطريقة الوحيدة لضمان الاتساق.

2. استوفِ متطلبات الامتثال والتدقيق بكفاءة. تثبت الإجراءات الموثقة كيف تعمل مؤسستك. يمكن للمدققين رؤية الإجراءات الموجودة بالضبط وكيف يتم اتباعها.

3. قلل تكاليف التدريب باستخدام توثيق قابل لإعادة الاستخدام. يؤدي إنشاء المحتوى مرة واحدة ونشره عبر المواقع إلى توفير كبير مقارنة بتشغيل جلسات تدريب مباشرة بشكل متكرر.

4. ادعم التحول الرقمي بتوثيق تغييرات واضح. عندما يحتاج الموظفون إلى تعلم أنظمة جديدة، تساعدهم الأدلة البصرية على التكيف بشكل أسرع من أي أدلة مكتوبة مليئة بالنصوص.

أداة توثيق العملية خطوة بخطوة للفرق عن بُعد

1. سد فجوات المناطق الزمنية عبر توثيق غير متزامن. يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى الإجابات عندما يحتاجون إليها، دون انتظار زملائهم في مناطق زمنية مختلفة ليصبحوا متاحين.

2. قدم سياقًا يضيع في التواصل النصي. تفوت رسائل الدردشة والبريد الإلكتروني التفاصيل الدقيقة التي تلتقطها الشروحات البصرية. يفهم الناس العمليات بشكل أفضل عندما يرون بالضبط كيف تعمل الأمور.

3. قلل إرهاق الاجتماعات عبر التوثيق مرة واحدة. بدلًا من جدولة مكالمات لشرح الشيء نفسه لأشخاص مختلفين، سجّله مرة واحدة وشاركه في كل مكان.

4. حافظ على توافق الفرق الموزعة بغض النظر عن الموقع. عندما يشير الجميع إلى نفس التوثيق، لا يؤدي العمل عن بُعد إلى ظهور جزر معرفة أو ممارسات غير متسقة.

أداة توثيق العملية خطوة بخطوة للمطورين

1. وثّق عمليات النشر وتصحيح الأخطاء وإجراءات مراجعة الكود بشكل صحيح. غالبًا ما تعيش المعرفة الحرجة في سلاسل Slack أو في أذهان الأشخاص. ضعها في مكان قابل للبحث.

2. أنشئ توثيقًا تقنيًا دون تعطيل تدفقك في البرمجة. سجّل شاشتك أثناء تنفيذ العملية، ويتولى الذكاء الاصطناعي الكتابة حتى تظل مركزًا على الكود.

3. عرّف المطورين الجدد بسرعة أكبر عبر أمثلة حقيقية. بدلًا من التوثيق النظري، اعرض سير عمل فعليًا من قاعدة الكود وبيئة التطوير لديك.

4. حافظ على تحديث runbooks لمهندسي الاستجابة للحوادث. عندما تقع الحوادث عند الساعة 3 صباحًا، يساعد التوثيق الواضح الناس على حل المشكلات دون تصعيدها إلى زملاء كبار.

أداة توثيق العملية خطوة بخطوة للتأهيل والدعم & الفرق

1. ابنِ أدلة تأهيل يمكن للموظفين الجدد اتباعها بشكل مستقل. عندما يكون محتوى التدريب واضحًا وبصريًا، يحتاج الناس إلى إشراف أقل من المديرين ويصبحون منتجين أسرع.

2. وثّق عمليات التصعيد بحيث يعرف فريق الدعم بالضبط ماذا يفعل. يجب أن تتضمن كل حالة خطوات واضحة، حتى لا يضطر الوكلاء إلى التخمين أو سؤال المشرفين باستمرار.

3. قلل حجم التذاكر عبر التوثيق الذاتي. عندما يتمكن العملاء من الإجابة عن أسئلتهم بأنفسهم، يتعامل فريقك مع تذاكر متكررة أقل ويركز على القضايا المعقدة.

4. درّب أعضاء الفريق الجدد دون سحب كبار الموظفين بعيدًا. يبقى الموظفون ذوو الخبرة منتجين بينما يتعلم الموظفون الجدد من التوثيق الذي يلتقط المعرفة المؤسسية.

أين يناسب Trupeer بجانب Scribe وTango وأدوات أدلة خطوة بخطوة أخرى

مساحة أدوات أدلة خطوة بخطوة تنقسم إلى عدة مجموعات غير متجانسة. Scribe وTango هما أقرب مقارنة: كلاهما يلتقط النقرات أثناء سير عمل ويُنتج أدلة مكتوبة خطوة بخطوة تلقائيًا. هما سريعين وخفيفين، وتعمل عملية "النقر إلى دليل مكتوب" بشكل جيد. لكن المفاجأة: لا ينتجان فيديو مطابقًا. لذلك، تستخدم الفرق التي تحتاج إلى كلا التنسيقين أداة ثانية لإصدار الفيديو. تتمثل ميزة Trupeer المميزة في هذه المجموعة في إنتاج كلا التنسيقين (فيديو + دليل خطوة بخطوة مكتوب) من تسجيل واحد، بالإضافة إلى حزمة العلامة التجارية وخط أنابيب الترجمة المطبقة تلقائيًا على كلا المخرجات.

مجموعة مختلفة: محررات تسجيل الشاشة كاملة مثل Camtasia وScreenPal. فهي تلتقط التسجيل لكنها لا تُنشئ تلقائيًا دليل خطوة بخطوة المكتوب. تستخدم الفرق هذه لإنتاج نسخة الفيديو، ثم تكتب بشكل منفصل مستند دليل خطوة بخطوة المطابق. لذلك يعمل خط الإنتاج على مسارين منفصلين. يقوم Trupeer بدمج المسارين في تمريرة معالجة بالذكاء الاصطناعي واحدة من نفس تسجيل المصدر. المجموعة الثالثة: منصات استضافة التوثيق مثل Notion وConfluence وDocument360 وGitBook. فهي تستضيف أدلة خطوة بخطوة لكنها لا تساعد في إنتاجها. يندمج Trupeer معها: أنشئ الدليل في Trupeer، ثم قم بتضمين رابط الصفحة المشتركة أو الصق الدليل المكتوب داخل النظام الحالي.

التوصيف الصريح. تناسب أداة توثيق العملية خطوة بخطوة من Trupeer عندما يحتاج الفريق إلى أدلة مكتوبة وإصدارات فيديو مطابقة من تسجيل واحد، وعندما يقدّر الفريق مخرجات متسقة مع العلامة التجارية عبر المساهمين، وعندما ستحتاج الإجراءات في النهاية إلى الترجمة إلى لغات متعددة. أما الفرق التي تحتاج فقط إلى أدلة مكتوبة بنقرة-بنقرة بدون فيديو، فإن Scribe أو Tango خيارات أخف وزنًا تستحق النظر. وبالنسبة للفرق التي تستخدم Camtasia بالفعل للفيديو وتكتب أدلة خطوة بخطوة بشكل منفصل في Google Docs، فإن Trupeer هو المسار الذي يدمج سير العملين.