برنامج مجاني لتوثيق العمليات

يساعد برنامج توثيق العمليات من Trupeer على إنشاء توثيق عمليات دقيق واحترافي تلقائيًا باستخدام تسجيل الشاشة المدعوم بالذكاء الاصطناعي وتوليد المستندات. باستخدام Trupeer، يمكنك تسجيل سير عمل أو رفعه، ثم يتم فورًا إنشاء توثيق مكتوب خطوة بخطوة إلى جانب فيديو شرح مُحكم.
معظم مستندات العمليات تكون موجودة على صفحة Confluence لا يفتحها أحد. ليس لأن الفريق لا يحتاجها. بل لأن المستندات كُتبت من الذاكرة بعد ثلاثة أشهر من حدوث العمل، بواسطة شخص كانت ذاكرته غير واضحة في الجزء الذي تكون فيه الأمور فعلًا مهمة. لذلك تنتهي المستندات إلى أن تكون عامة. متحفظة. وليست دقيقة تمامًا. يقلب Trupeer الترتيب: نفّذ العمل، واضغط على زر التسجيل قبل أن تبدأ، وسيكتب المستند نفسه اعتمادًا على ما فعلته فعليًا. يلتقط الفيديو سير العمل. ويُنشئ الذكاء الاصطناعي الدليل المكتوب بجانبه، مع لقطات شاشة مضمّنة وخطوات مرقمة. يأتي الاثنان من تسجيل واحد، وفي مهمة واحدة. يحصل الفريق على مستندات تطابق الطريقة التي يحدث بها العمل فعليًا. لا الطريقة التي يتذكرها شخص ما بشكل نصف مؤكد بعد ظهر يوم الأربعاء.

• سجّل سير عمل أو ارفعه لإنشاء توثيق العمليات فورًا.

• أنشئ تلقائيًا أدلة مكتوبة خطوة بخطوة من إجراءات حقيقية.

• أنشئ فيديو وتوثيقًا معًا ضمن سير عمل واحد.

• طبّق القوالب وهوية العلامة التجارية للحصول على توثيق متسق.

• شارك أو تضمين أو صدّر توثيق العمليات عبر الفرق.

• ينتج عن التسجيل نفسه فيديو MP4 ومستند PDF أو Word. لقطات الشاشة مضمّنة مسبقًا. خطوات مرقمة مكتوبة.

• تتم إزالة الكلمات الحشو وتذبذب المؤشر تلقائيًا. يتم تطبيق حزمة العلامة التجارية. بدون الحاجة لفتح تطبيق تحرير.

• أعد تسجيل خطوة واحدة تغيّرت فقط عند تغيّر سير العملية. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا الجزء. يبقى كل شيء آخر كما هو.

• الظهور لكل مقالة: عام، للمنظمة فقط، نطاقات محددة، أو دعوة فقط. يبقى المحتوى الداخلي داخليًا.

• الترجمة عبر 65+ لغة. التمثيل الصوتي والدليل المكتوب كلاهما في المهمة نفسها.

ما هو برنامج توثيق العمليات من Trupeer؟

يقوم برنامج توثيق العمليات من Trupeer بالتقاط سير عملك تلقائيًا أثناء عملك. اضغط على زر التسجيل، نفّذ مهمتك، ثم شاهد كيف يحوّل أفعالك إلى أدلة خطوة بخطوة مع لقطات شاشة. لا مزيد من كتابة المستندات من الذاكرة. تتحول تسجيلات الشاشة إلى مخرجات جاهزة لبرنامج توثيق عمليات أعمال احترافي خلال دقائق. إنها نفس الفكرة وراء قالب مستندات العمليات—التقاط التوثيق مرة واحدة وإعادة استخدامه بدلًا من إعادة العمل.

إليك النسخة العملية. شخص ما في الفريق يحتاج إلى توثيق إغلاق نهاية الشهر، وتوفير صلاحيات الإعداد للانضمام، وتسليم الصفقات من المبيعات إلى CS، وإجراء النشر، ومسار اعتماد المورد الجديد. أي شيء يتم إنجازه مرارًا وتكرارًا لكنه موجود فقط في رأس شخص واحد. يضغطون على زر التسجيل. ينفّذون العمل. يتوقفون. فيخرج فيديو لسير العمل إلى جانب مستند عملية مكتوب مع لقطات شاشة وخطوات مرقمة. ينتج عن التسجيل نفسه كلاهما. إجمالي الوقت الإضافي على التوثيق: بضع دقائق لمراجعة المسودة التي تم إنشاؤها تلقائيًا وإرسالها. ربما عشر دقائق إذا كان التسجيل أطول أو كان الفريق دقيقًا بشأن اختيار التمثيل الصوتي.

ما ليس كذلك. لا يحاول Trupeer استبدال Confluence أو Notion أو SharePoint كمكان تعيش فيه كل مستندات العمليات. تبقى ويكي الفريق، ومتابعة OKR، وملاحظات الاجتماعات حيث هي بالفعل. ما يغطيه Trupeer هو الطبقة التي تفتقر إليها معظم قواعد المعرفة: مقالات شرح مع فيديو مطابق، يتم إنشاؤها من تسجيل شاشة واحد بدلًا من كتابتها من الذاكرة بعد أيام. لذلك تقوم معظم الفرق بلصق مستندات Trupeer المُنشأة داخل ويكيها الحالي. وبعضهم يستضيفها كصفحات مستقلة على قاعدة معرفة Trupeer. كلا النمطين يعمل. بصراحة، غالبًا يعتمد الاختيار على ما إذا كان لدى الفريق ويكي يستخدمه الجميع بالفعل، أو ما إذا كانت مستندات العمليات مبعثرة حاليًا عبر رسائل Slack المباشرة وGoogle Doc لشخص ما من عام 2023.

كيف يعمل برنامج توثيق العمليات؟

تستغرق البدء باستخدام برنامج توثيق العمليات بضع دقائق فقط.

الخطوة 1: سجّل أو ارفع

ابدأ بتسجيل شاشة مباشرة داخل متصفحك، أو ارفع ملف فيديو موجودًا تريد تحويله.

الخطوة 2: معالجة بالذكاء الاصطناعي

يحلل الذكاء الاصطناعي تسجيلك، ويزيل الكلمات الحشو، ويضيف تأثيرات التكبير، ثم ينشئ توثيقًا مكتوبًا تلقائيًا.

الخطوة 3: تخصيص ومشاركة

حرّر المخرجات، وطبّق حزمة العلامة التجارية الخاصة بك، ثم شارك عبر رابط أو تضمين على موقعك الإلكتروني. تكون التحديثات سهلة بنفس القدر.

أهم المزايا في أفضل برنامج توثيق عمليات من Trupeer

• تسجيل بنقرة واحدة: اضغط على زر التسجيل قبل أن تبدأ العمل. بدون تثبيت برامج. بدون معالج إعدادات. يلتقط الامتداد أي شاشة تعمل عليها، مع الصوت إذا كنت تشرح. يعمل على Mac وWindows وLinux وChromebook. في أي مكان يعمل فيه Chrome.

• تعليمات مُنشأة بالذكاء الاصطناعي: ما يعنيه ذلك عمليًا: يراقب الذكاء الاصطناعي تسلسل النقرات. يلتقط أنك فتحت الإعدادات، ثم نقرت على Export، ثم اخترت CSV، ثم ضغطت على Download. المستند الناتج يسرد هذه الخطوات الأربع مع الأفعال الصحيحة، ويضع لقطة شاشة عند كل خطوة. ترسل معظم الفرق المسودة المُنشأة تلقائيًا كما هي. وبعضها يمرر مراجعة لمدة 5 دقائق لضبط النبرة أو تقليم خطوة واضحة. وفي كل الأحوال، ينخفض وقت الكتابة من نصف يوم إلى ما يقارب الصفر.

• لقطات شاشة ذكية: يتحول كل لحظة نقر إلى لقطة شاشة داخل المستند المكتوب. تشير الأسهم أو التمييز إلى الزر أو الحقل الذي كان مهمًا. لذلك يرى القارئ بالضبط أين ينقر. ليست لقطة شاشة عامة لواجهة المستخدم كاملة مع الهدف الحقيقي مدفونًا في الزاوية.

• مزيج فيديو + نص: يوقف بعض الأشخاص الفيديو لمدة 30 ثانية ويفهمون سير العمل. بينما يكتفي آخرون بتصفح الخطوات المرقمة في مستند مكتوب ولا يشاهدون الفيديو إطلاقًا. يغطي التسجيل نفسه الجمهورين معًا. لذلك لا يحتاج الفريق إلى اختيار أي تنسيق يستثمر فيه، ولا إلى الحفاظ على خطي إنتاج منفصلين لنفس العملية.

• تحديثات سهلة: عند تغيّر واجهة المستخدم (وسيتغير كل ربع سنة)، أعد تسجيل الخطوة المتغيرة فقط. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا الجزء. يتم تحديث كل من الفيديو والمستند المكتوب في مكانهما. يبقى الباقي كما هو. لذلك فإن تحديث واجهة المستخدم الذي كان يكسر مكتبة المستندات بالكامل، يصبح الآن 10 دقائق لكل مستند متأثر. يستحق ذلك شركات SaaS التي تُصدر تحديثات المنتج كل سباق وتحاول الحفاظ على أكثر من 20 مستند عملية محدثة.

• مشاركة الفريق: شارك عبر رابط صفحة مشتركة مع ضبط مستوى الظهور على عام، أو للمنظمة فقط، أو نطاقات محددة، أو دعوة فقط. تضمين داخل Notion أو Confluence كمشغل مضمن. أو نزّل MP4 مع PDF وارفعه في أي مكان يشارك فيه الفريق الملفات بالفعل. عمليات التصدير عبارة عن ملفات حقيقية. تعمل خارج Trupeer إذا قرر الفريق يومًا نقل المستندات إلى مكان آخر.

لماذا تختار برنامج توثيق العمليات من Trupeer؟

• السرعة: أنشئ التوثيق في الوقت الذي يستغرقه تنفيذ المهمة مرة واحدة. لا مزيد من قضاء ساعات في كتابة ما كان بإمكانك إظهاره خلال دقائق.

• الدقة: سجّل سير عمل حقيقيًا ليعكس التوثيق بالضبط طريقة تنفيذ الأمور، وليس كيف يتذكرها شخص ما.

• الاعتماد: يستخدم الناس بالفعل الأدلة المرئية. يتابع الموظفون الجدد أمثلة حقيقية بدلًا من الاكتفاء بتصفح جدران النص.

• تحديثات سهلة: عند تغيّر العمليات، أعد تسجيل الأجزاء المحدثة فقط. لا حاجة لإعادة كتابة مستندات كاملة من الصفر.

• لا مزيد من "سأوثقه لاحقًا": تحتوي مستندات العمليات على مشكلة أن "لاحقًا" لا يأتي أبدًا. تم إغلاق الصفقة، واكتمل الإغلاق، وانتهى الإعداد للانضمام. لم يُكتب المستند. بعد ثلاثة أشهر، يسأل الموظف الجديد كيف يعمل سير العمل، والإجابة تكون "اسأل سارة". سارة في إجازة. يتصرف الفريق بشكل ارتجالي. يحدث التسجيل أثناء تنفيذ العمل فعليًا، لذلك يصل التوثيق في الوقت نفسه الذي يحدث فيه العمل. يتوقف "لاحقًا" عن كونه شيئًا.

• مستندات تطابق الطريقة التي يحدث بها العمل فعليًا: الكتابة من الذاكرة بعد أسابيع تعني أن المستندات تعكس ما يعتقده شخص ما أنه يجب أن يحدث، وليس ما يحدث فعليًا. يلتقط التسجيل أثناء العمل الإجراء الحقيقي. ويتضمن ذلك حتى الحل البديل الغريب في الخطوة 4 الذي لم يتذكر أحد تدوينه مسبقًا، لكن الجميع في الفريق يستخدمه لأن النظام لديه خللًا لم يُصلح بعد.

• الخطة المجانية تغطي الأساسيات: سجّل، وأنشئ المستند مع الفيديو، وشارك عبر رابط. بدون بطاقة ائتمان. بدون مؤقت تجربة لمدة 14 يومًا يقفل الفريق في أسوأ لحظة ممكنة. تضيف الخطط المدفوعة حزم العلامة التجارية، واستنساخ الصوت المخصص، وavatars بالذكاء الاصطناعي، والترجمة، ومساحات عمل الفريق عندما يتوسع الفريق بعد الأساسيات. تبقى معظم الفرق الصغيرة على الخطة المجانية إلى أجل غير محدد.

برنامج توثيق العمليات للفرق الداخلية

1. التقط المعرفة المؤسسية قبل مغادرة الموظفين ذوي الخبرة. عندما ينتقل أفضل الأشخاص لديك، تنتقل خبراتهم معهم ما لم تكن موثقة. حوّل سنوات الخبرة إلى أدلة قابلة للبحث يمكن لأي شخص اتباعها.

2. قلّل وقت تأهيل الموظفين الجدد بشكل كبير. بدلًا من المرافقة مع الزملاء لأسابيع، يحصل أعضاء الفريق الجدد على أدلة شرح مرئية واضحة منذ اليوم الأول. يتعلمون عبر مشاهدة أمثلة حقيقية، وليس عبر قراءة أدلة قديمة.

3. حافظ على توافق كل مكتب وقسم. عندما تتعامل مواقع مختلفة مع نفس العملية بطرق مختلفة، تظهر الأخطاء. يضمن التوثيق أن الجميع يتبعون نفس النهج المثبت.

4. أنشئ مكتبة توثيق يستخدمها الناس فعلًا. عندما يصبح العثور على الإجابات أسرع من سؤال زميل، يتوقف الناس عن مقاطعة بعضهم باستمرار، وتتحسن الإنتاجية في كل الاتجاهات.

برنامج توثيق العمليات لفرق SaaS

1. وثّق سير عمل المنتج في مركز المساعدة لديك. عندما يتمكن العملاء من العثور على الإجابات بأنفسهم، يتوقفون عن إرسال تذاكر للأسئلة الأساسية. يركز فريق الدعم لديك على القضايا المعقدة بدلًا من المتكررة.

2. حافظ على توافق الهندسة والمنتج والدعم. يبقى التوثيق المشترك محدثًا مع تطور منتجك، لذلك يعرف الجميع كيف تعمل الميزات بعد كل إصدار يتم إطلاقه.

3. أنشئ أدلة موجهة للعملاء تقلل عبء الدعم. يحسن التوثيق الذاتي درجات الرضا لأن العملاء يحصلون على الإجابات فورًا بدلًا من الانتظار للردود.

4. تتبع تغييرات العمليات بسهولة عبر الإصدارات. عندما يتم تحديث منتجك بشكل متكرر، يجب أن يواكب التوثيق ذلك. سجّل التغييرات مرة واحدة ووزعها في كل مكان تلقائيًا.

برنامج توثيق العمليات للشركات الناشئة

1. وثّق العمليات قبل أن تتحول إلى كوابيس معرفة قبلية. غالبًا ما تمتلك الشركات في المراحل المبكرة عمليات حرجة يفهمها شخص أو شخصان فقط. التقط هذه المعرفة الآن بينما ما زال بإمكانك.

2. عرّف الموظفين الجدد بسرعة خلال أيام بدلًا من أسابيع. تتيح الأدلة الواضحة للناس أن يصبحوا منتجين بسرعة دون الحاجة المستمرة إلى دعم يدوي من المؤسسين أو كبار أعضاء الفريق الذين لديهم أولويات أخرى.

3. وسّع العمليات دون أن يكرر كبار الموظفين أنفسهم باستمرار. عندما تتكرر نفس الأسئلة، يوفر التوثيق الوقت والاحتكاك للجميع.

4. ابنِ أساس التوثيق قبل أن يجعل النمو السريع من المستحيل البدء. الشركات التي تنتظر حتى يصبح لديها 50 موظفًا لبدء التوثيق نادرًا ما تلحق بالركب.

برنامج توثيق العمليات للمؤسسات

1. وحّد العمليات عبر الأقسام والمناطق ووحدات الأعمال. عندما يحتاج آلاف الموظفين إلى اتباع نفس الإجراءات، يصبح التوثيق الطريقة الوحيدة لضمان الاتساق.

2. استوفِ متطلبات الامتثال والتدقيق بكفاءة. تثبت الإجراءات الموثقة كيف تعمل منظمتك. يمكن للمراجعين رؤية العمليات الموجودة بالضبط وكيف يتم اتباعها.

3. قلّل تكاليف التدريب باستخدام توثيق قابل لإعادة الاستخدام. إنشاء المحتوى مرة واحدة ونشره عبر المواقع يوفر مبلغًا كبيرًا مقارنة بتشغيل جلسات تدريب مباشرة بشكل متكرر.

4. ادعم التحول الرقمي بتوثيق تغييرات واضح. عندما يحتاج الموظفون إلى تعلم أنظمة جديدة، تساعد الأدلة المرئية على التكيف بشكل أسرع من أي أدلة مليئة بالنصوص.

برنامج توثيق العمليات للفرق عن بُعد

1. سد فجوات المناطق الزمنية عبر توثيق غير متزامن. يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى الإجابات عندما يحتاجون إليها، دون انتظار زملاء في مناطق زمنية مختلفة ليصبحوا متاحين.

2. اعرض السياق الذي يضيع في التواصل النصي. تفوت رسائل الدردشة والبريد الإلكتروني التفاصيل الدقيقة التي تلتقطها الشروحات المرئية. يفهم الناس العمليات بشكل أفضل عندما يرون بالضبط كيف تعمل الأمور.

3. قلّل إرهاق الاجتماعات عبر التوثيق مرة واحدة. بدلًا من جدولة مكالمات لشرح الشيء نفسه لأشخاص مختلفين، سجّله مرة واحدة وشاركه في كل مكان.

4. حافظ على توافق الفرق الموزعة بغض النظر عن الموقع. عندما يشير الجميع إلى نفس التوثيق، لا يؤدي العمل عن بُعد إلى ظهور جزر معرفة أو ممارسات غير متسقة.

برنامج توثيق العمليات للمطورين

1. وثّق عمليات النشر وإجراءات تصحيح الأخطاء وإجراءات مراجعة الكود بشكل صحيح. غالبًا ما تعيش المعرفة الحرجة في سلاسل Slack أو في أذهان الأشخاص. ضعها في مكان قابل للبحث.

2. أنشئ توثيقًا تقنيًا دون تعطيل تدفقك في البرمجة. سجّل شاشتك أثناء تنفيذ العملية، ويتولى الذكاء الاصطناعي كتابة المحتوى حتى تبقى مركزًا على الكود.

3. عرّف المطورين الجدد بسرعة أكبر عبر أمثلة حقيقية. بدلًا من توثيق نظري، اعرض سير عمل فعليًا من قاعدة الكود وبيئة التطوير لديك.

4. حافظ على runbooks محدثة لمهندسي الاستجابة للحوادث. عندما تقع الحوادث عند الساعة 3 صباحًا، يساعد التوثيق الواضح الناس على حل المشكلات دون تصعيدها إلى زملاء كبار.

برنامج توثيق العمليات لفرق الإعداد & الدعم

1. ابنِ أدلة إعداد يمكن للموظفين الجدد اتباعها بشكل مستقل. عندما تكون مواد التدريب واضحة ومرئية، يحتاج الناس إلى دعم أقل من المديرين ويصبحون منتجين أسرع.

2. وثّق إجراءات التصعيد حتى يعرف فريق الدعم بالضبط ماذا يفعل. يجب أن تكون كل حالة لها خطوات واضحة، حتى لا يضطر الوكلاء إلى التخمين أو سؤال المشرفين باستمرار.

3. قلّل حجم التذاكر عبر توثيق ذاتي الخدمة. عندما يتمكن العملاء من الإجابة عن أسئلتهم بأنفسهم، يتعامل فريقك مع تذاكر متكررة أقل ويركز على القضايا المعقدة.

4. درّب أعضاء الفريق الجدد دون سحب كبار الموظفين بعيدًا. يبقى الموظفون ذوو الخبرة منتجين بينما يتعلم الموظفون الجدد من توثيق يلتقط المعرفة المؤسسية.

النمط عبر كل واحدة من تلك الفئات: لا يملك أحد وقتًا لكتابة مستندات العمليات بعد انتهاء العمل. العمل يحدث. يتم تأجيل التوثيق. ينضم الموظف الجديد ولا تزال المستندات غير موجودة. يؤدي التسجيل أثناء تنفيذ العمل نفسه إلى دمج الخطوتين في خطوة واحدة. يصبح المستند موجودًا بحلول وقت انتهاء العمل. معظم الفرق التي تعتمد هذا النمط تنتج المزيد من مستندات العمليات في الشهر الأول أكثر مما أنتجته في الأشهر الستة السابقة. ليس لأنها بذلت مجهودًا أكبر. بل لأن تكلفة الإنتاج انخفضت إلى ما يقارب الصفر.

مكان Trupeer بجانب Scribe وTango وGuidde والويكي الحالي للفريق

مساحة أدوات توثيق العمليات لها عدة أشكال مميزة. يقوم Scribe وTango بالتقاط النقرات وإنشاء أدلة مكتوبة خطوة بخطوة تلقائيًا. سريع. خفيف الوزن. يقومان بشيء واحد بشكل ممتاز. لكنهما لا ينشئان فيديو مطابقًا، لذلك إذا احتاج الفريق إلى التنسيقين (مركز المساعدة يريد الاثنين، وLMS يريد الفيديو، والويكي يريد المقال المكتوب)، سيتعين على الفريق استخدام أداة ثانية لعمل الفيديو. يقع Guidde أقرب إلى Trupeer: كلا الفيديو والدلائل المكتوبة من تسجيل مصدر واحد. تختلف تجربة التحرير ومعالجة حزمة العلامة التجارية والتعامل مع الترجمة بين الأدوات، لذلك يستحق تشغيلهما على نفس سير العمل قبل الالتزام.

تجمع مختلف: Confluence وNotion وSharePoint وSlab. هذه هي الويكيات. تستضيف مستندات العمليات لكنها لا تساعد في إنتاجها. لذلك تنتهي معظم الفرق التي تستخدم ويكي إلى إقرانه بأداة إنتاج. ينطبق الشيء نفسه على Process Street وPipefy وTallyfy. هذه منصات تنفيذ سير عمل تشغّل عمليات مباشرة لكنها لا تنشئ محتوى الشرح الذي يوضح كيفية تنفيذ كل خطوة. يغذي Trupeer كل هذه الأدوات. مخرجات MP4 وPDF ترفع في أي مكان. رابط الصفحة المشتركة يضمّن داخل أي مقالة في الويكي كمشغل مضمن. لذلك اختيار Trupeer لا يعني استبدال مجموعة الأدوات الحالية للفريق. يعني إضافة طبقة إنتاج أمامها. يجدر التحقق من صيغ التصدير ودعم التضمين المحددة لأي ويكي يستخدمه الفريق بالفعل.