برنامج مجاني لقاعدة المعرفة الداخلية والويكي

تفشل معظم قواعد البيانات الداخلية للويكي في الشيء نفسه: البحث. يقوم الفريق ببناء الويكي، ويملؤه بـ 80 مقالة، وبعد ستة أشهر ما زال الموظفون يسألون بعضهم على Slack لأن كتابة "expense report" في الويكي تُرجع 14 نتيجة، لا يوجد بينها ما يطابق الإجابة. يتحول الويكي إلى مقبرة. يتوقف الناس عن فتحه. يبني الفريق ويكيًا ثانيًا على أداة مختلفة. وتتكرر الدورة نفسها.

يقلب مركز المعرفة الداخلي لدى Trupeer نقطتين في هذا النمط. أولًا، يتم توليد المقالات من تسجيلات الشاشة (بدلًا من كتابتها يدويًا من الذاكرة)، لذلك تعكس ما يفعله الناس فعليًا، لا ما افترض شخص ما أنه ينبغي أن يحدث. ثانيًا، يجري البحث مطابقة بالكلمات المفتاحية مع استعلامات مدعومة بالذكاء الاصطناعي عبر كل مقالة وكل نص تفريغ للفيديو. لذلك فإن البحث عن "expense report" يعثر على "How to Submit Reimbursement Through Concur" حتى لو لم يتطابق عنوان المقالة حرفيًا. بعد تجاوز عتبة 100 مقالة، يتوقف معظم الويكي الداخلي عن العمل هنا. يحافظ بحث Trupeer على أدائه في هذه المرحلة.

• توليد مقالات الويكي من تسجيلات الشاشة. نفس المصدر ينتج كلًا من دليل فيديوي مكتوب مع لقطات شاشة وخطوات مرقمة داخلية.

• البحث عبر كل مقالة وكل نص تفريغ للفيديو، مع مطابقة الكلمات المفتاحية واستعلامات مدعومة بالذكاء الاصطناعي.

• تقسيمات وفصول تنظّم الويكي بعد مرحلة القائمة المسطّحة للمقالات. تتحكم الرؤية لكل مقالة بمن يراها.

• تعمل التحديثات عبر إعادة تسجيل خطوة واحدة تم تغييرها. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا المقطع. يتم تحديث كل من الفيديو والمقالة المكتوبة في مكانهما.

• الترجمة عبر أكثر من 65 لغة على الخطط المدفوعة للفرق العالمية.

ما هو مركز المعرفة الداخلي لدى Trupeer وبرنامج الويكي؟

يعد مركز المعرفة الداخلي لدى Trupeer وبرنامج الويكي مساحة عمل مستضافة في السحابة، تم بناؤها خصيصًا لتوثيق ما يحتاجه الموظفون فعلًا للعثور عليه. يعمل خط إنتاج المقالات على تسجيلات الشاشة: سجّل سير عمل، يقوم الذكاء الاصطناعي بتوليد دليل فيديوي بالإضافة إلى مقالة مكتوبة مع لقطات شاشة وخطوات مرقمة داخلية، ثم تصل المقالة إلى هيكل الويكي مع أقسام وفصول وبحث مدمج. يفتح الموظفون الويكي، ويبحثون عمّا يحتاجونه، ويجدونه ضمن أول ثلاث نتائج، ثم يعودون إلى العمل. لهذا السبب يتكامل بشكل ممتاز مع برنامج أفضل مركز معرفة الخاص بالتوثيق، حيث يأتي التوثيق والمصدر الذي تم بناؤه منه من نفس المصدر.

ما الذي يجعل هذا مناسبًا تحديدًا لسيناريو استخدام الفريق الداخلي: التحكم في الرؤية لكل مقالة يحافظ على المحتوى الداخلي ليبقى داخليًا فعلًا. التنظيم كخيار افتراضي لمحتوى موجه للموظفين. نطاقات محددة لمحتوى تتم مشاركته مع الشركاء. دعوة فقط للمواد المقيدة مثل إجراءات التوظيف أو العمليات على مستوى الإدارة. يمكن للفريق شحن محتوى موجه للعملاء من نفس مساحة العمل عبر ضبط الرؤية على "عام" لكل مقالة، لكن الوضع الافتراضي يحمي التوثيق الداخلي من أن يصل بالخطأ إلى فهرس ويب عام. لذلك يحتفظ الويكي بالإجراءات الداخلية جنبًا إلى جنب مع محتوى المساعدة الموجه للعملاء، مع تطبيق قواعد الوصول الصحيحة على مستوى المقالة بدلًا من مستوى مساحة العمل.

كيف يعمل مركز المعرفة الداخلي والويكي؟

تبدأ باستخدام مركز المعرفة الداخلي والويكي خلال دقائق قليلة.

الخطوة 1: سجّل أو ارفع

ابدأ تسجيل شاشة مباشرة داخل متصفحك، أو ارفع ملف فيديو موجودًا تريد تحويله.

الخطوة 2: معالجة الذكاء الاصطناعي

يحلل الذكاء الاصطناعي تسجيلك، ويزيل الكلمات الحشو، ويضيف تأثيرات التكبير، ثم يولد التوثيق المكتوب تلقائيًا.

الخطوة 3: تخصيص ومشاركة

حرّر المخرجات، وطبّق حزمة الهوية الخاصة بك، ثم شارك عبر رابط أو تضمين على موقعك الإلكتروني. تكون التحديثات سهلة بنفس القدر.

أهم الميزات في أفضل مركز معرفة داخلي من Trupeer

• مقالات مولدة بالذكاء الاصطناعي من تسجيلات الشاشة: يراقب الذكاء الاصطناعي تسلسل النقرات في التسجيل ويولد مقالة مكتوبة مع لقطات شاشة داخلية وخطوات مرقمة. يتم إزالة الكلمات الحشو تلقائيًا. يتم تطبيق حزمة الهوية. إجمالي وقت الكتابة لكل مقالة: قريب من الصفر تقريبًا، بالإضافة إلى 5 إلى 10 دقائق من المراجعة قبل النشر.

• بحث مدمج يعمل فعلًا بعد 100 مقالة: بحث بالكلمات المفتاحية مع استعلامات مدعومة بالذكاء الاصطناعي عبر كل مقالة وكل نص تفريغ للفيديو. يعرض البحث "How to Onboard a New Vendor in NetSuite" عندما يكتب شخص ما "vendor onboarding" أو "new supplier setup" أو "NetSuite vendor." تتعطل معظم الويكي الداخلية عند مرحلة البحث بعد تجاوز عتبة 50 مقالة. يحافظ بحث Trupeer على عمله.

• أقسام وفصول لتنظيم حقيقي: اجمع المقالات ذات الصلة في أقسام، ثم نظّم الأقسام ضمن فصول. يشعر هيكل الويكي بأنه قابل للتصفح فعلًا مع نمو المكتبة بعد 50 إلى 100 مقالة، بدلًا من أن يتحول إلى قائمة مسطّحة لا يمكن لأحد العثور على أي شيء فيها.

• الرؤية لكل مقالة: "مخصص للمنظمة فقط" للأمور الداخلية (الخيار الافتراضي لمعظم الويكي)، ونطاقات محددة لمحتوى تتم مشاركته مع الشركاء، و"دعوة فقط" للمواد المقيدة، و"عام" للصفحات الموجهة للعملاء. حدده لكل مقالة، وغيّره لاحقًا دون إعادة بناء أي شيء.

• فيديو مع محتوى مكتوب من مصدر واحد: ينتج نفس التسجيل دليل MP4 المكتوب، ومقالة الويكي المكتوبة. يتم تنزيل كلاهما كملفات حقيقية. ويعمل كلاهما خارج Trupeer إذا قرر الفريق استضافة المحتوى في مكان آخر يومًا ما.

• تحديثات لا تُعطّل مكتبة المقالات: عندما يتغير سير العمل الأساسي، أعد تسجيل خطوة واحدة تم تغييرها. يعيد الذكاء الاصطناعي معالجة هذا المقطع فقط. يتم تحديث كل من الفيديو والمقالة المكتوبة في مكانهما. لذلك تنخفض تكلفة صيانة مقالة ويكي موجودة من "مشروع بعد الظهر" إلى "10 دقائق بين الاجتماعات."

لماذا تختار Trupeer لمركز المعرفة الداخلي؟

• السرعة: أنشئ التوثيق في الوقت الذي يستغرقه تنفيذ المهمة مرة واحدة. لا مزيد من قضاء ساعات في كتابة ما يمكنك عرضه خلال دقائق. نمط واضح. يقضي مهندس أول في شركة SaaS تضم 80 شخصًا 30 دقيقة كل أسبوعين بالتناوب في شرح إجراء الإطلاق لموظف جديد. نفس الإجراء، 10 موظفين جدد خلال السنة، هذا يعني 300 دقيقة سنويًا. تسجيل دليل الإطلاق مرة واحدة يعني أنه يستعيد هذا الوقت. يحصل الموظفون الجدد على مقالة ويكي يمكنهم إيقافها وإرجاعها. جودة المقالة أعلى لأن التسجيل يلتقط الشرح الذي كان الأفضل، لا أي نسخة ظهرت في يوم ثلاثاء عشوائي.

• الدقة: سجّل سير عمل حقيقيًا بحيث يعكس التوثيق بالضبط طريقة تنفيذ الأمور، لا ما يتذكره شخص ما. النمط الذي يُسقط معظم الويكي الداخلية. يقوم الكاتب بتوثيق الإجراء من الذاكرة بعد حدوث العمل. بعد ثلاثة أشهر، يفتح موظف المقالة، ويتبع الخطوة 4، ويكتشف أن الخطوة 4 تشير إلى زر تم نقله في تحديث واجهة المستخدم في السباق الأخير. يسأل الموظف على Slack بدلًا من الوثوق بالويكي. يرى الموظفون الآخرون سلسلة رسائل Slack ويتبعون نفس النمط في المرة القادمة. ينتقل الويكي من كونه مفيدًا إلى تجاهله خلال 90 يومًا. التسجيل أثناء تنفيذ الإجراء فعليًا يلتقط ما يحدث فعليًا. تتطابق المقالة مع السلوك المباشر لأنها تم توليدها من السلوك المباشر.

• الاعتماد: يستخدم الناس أدلة مرئية فعلًا. يشاهد الموظفون الجدد أمثلة حقيقية بدلًا من الاكتفاء بتصفح جدران النصوص. نمط السلوك الذي يحدد ما إذا كان الويكي الداخلي سيُستخدم فعلًا. يقوم الموظفون بمسح مقالة الويكي بحثًا عن خطوة واحدة مرقمة تطابق سؤالهم الحالي. إذا اضطروا لقراءة 8 فقرات للعثور عليها، يسألون على Slack بدلًا من ذلك. إذا بدأت المقالة بلقطات شاشة وخطوات مرقمة، يحصلون على الإجابة خلال 30 ثانية ولا يزعجون أحدًا. يغطي التنسيق المزدوج الذي ينتجه Trupeer من تسجيل واحد العادتين معًا: من يكتفي بالتصفح يحصل على الخطوات، ومن يشاهد يحصل على الفيديو، ولا يحتاج أي منهما إلى تبديل الأدوات للعثور على التنسيق الذي يناسبه.

• تحديثات سهلة: عندما تتغير العمليات، أعد تسجيل الأجزاء المحدثة فقط. لا حاجة لإعادة كتابة المستندات كاملة من الصفر. كيف يبدو ذلك عبر سنة. يتم ترقية أنظمة الموارد البشرية في الشركة. تتغير واجهة أداة المصروفات. ينتقل مساحة عمل Slack الداخلية إلى نسخة جديدة. كل حدث من هذه الأحداث كان سيؤدي إلى كسر 15 إلى 30 مقالة ويكي موجودة في سير العمل القديم. الطريقة القديمة: جدولة "أسبوع تحديث الويكي" كل ربع سنة والذي يتأخر دائمًا، مع قبول أن نصف المقالات ستكون قديمة بحلول الربع الرابع. طريقة Trupeer: عند حدوث التغيير، يقوم الشخص الذي يلاحظ ذلك بإعادة تسجيل الخطوة المتأثرة في نفس فترة بعد الظهر. يبقى الويكي محدثًا كأثر جانبي للعمليات اليومية. يصبح "أسبوع تحديث الويكي" غير ضروري.

مركز المعرفة الداخلي للفرق الداخلية

1. التقط المعرفة المؤسسية قبل أن يغادر الموظفون ذوو الخبرة. عندما ينتقل أفضل الأشخاص لديك، تنتقل خبرتهم معهم ما لم تكن موثقة. حوّل سنوات الخبرة إلى أدلة قابلة للبحث يمكن لأي شخص اتباعها.

2. اختصر وقت تأهيل الموظفين الجدد بشكل كبير. بدلًا من مرافقة الزملاء لأسابيع، يحصل أعضاء الفريق الجدد على أدلة مرئية واضحة منذ اليوم الأول. يتعلمون عبر مشاهدة أمثلة حقيقية، لا عبر قراءة أدلة قديمة.

3. حافظ على توافق كل مكتب وقسم. عندما تتعامل مواقع مختلفة مع نفس العملية بطرق مختلفة، تظهر الأخطاء. يضمن التوثيق أن الجميع يتبعون نفس النهج المثبت.

4. ابنِ مكتبة توثيق يستخدمها الناس فعلًا. عندما يصبح العثور على الإجابات أسرع من سؤال زميل، يتوقف الناس عن مقاطعة بعضهم، وتتحسن الإنتاجية على مستوى المؤسسة.

مركز المعرفة الداخلي لفرق SaaS

1. وثّق سير عمل المنتج في مركز المساعدة. عندما يتمكن العملاء من العثور على الإجابات بأنفسهم، يتوقفون عن إرسال تذاكر للأسئلة الأساسية. يركز فريق الدعم على القضايا المعقدة بدلًا من المتكررة.

2. حافظ على توافق الهندسة والمنتج والدعم. يبقى التوثيق المشترك محدثًا مع تطور منتجك، لذلك يعرف الجميع كيف تعمل الميزات بعد كل إصدار يتم إطلاقه.

3. أنشئ أدلة موجهة للعملاء تقلل عبء الدعم. يحسن التوثيق الذاتي درجات الرضا لأن العملاء يحصلون على الإجابات فورًا بدلًا من انتظار الردود.

4. تتبع تغييرات العمليات بسهولة عبر الإصدارات. عندما يتغير منتجك بشكل متكرر، يحتاج التوثيق إلى مواكبة ذلك. سجّل التغييرات مرة واحدة ووزعها في كل مكان تلقائيًا.

مركز المعرفة الداخلي للشركات الناشئة

1. وثّق العمليات قبل أن تتحول إلى كوابيس معرفة قبلية. غالبًا ما تمتلك الشركات في المراحل المبكرة عمليات حرجة يفهمها شخص أو شخصان فقط. التقط هذه المعرفة الآن بينما ما زال بإمكانك.

2. عرّف الموظفين الجدد بسرعة خلال أيام بدلًا من أسابيع. تتيح الأدلة الواضحة للناس أن يصبحوا منتجين بسرعة دون الحاجة المستمرة إلى دعم من المؤسسين أو أعضاء الفريق ذوي الخبرة الذين لديهم أولويات أخرى.

3. وسّع العمليات دون أن يكرر كبار الموظفين أنفسهم باستمرار. عندما تستمر نفس الأسئلة في الظهور، يوفر التوثيق الوقت والجهد للجميع ويقلل الإحباط.

4. ابنِ أساس التوثيق قبل أن تمنعك الزيادة السريعة في النمو من القيام بذلك. الشركات التي تنتظر حتى يصبح لديها 50 موظفًا لبدء التوثيق نادرًا ما تلحق بالركب.

مركز المعرفة الداخلي للمؤسسات

1. وحّد العمليات عبر الأقسام والمناطق ووحدات الأعمال. عندما يحتاج آلاف الموظفين إلى اتباع نفس الإجراءات، يصبح التوثيق الطريقة الوحيدة لضمان الاتساق.

2. استوفِ متطلبات الامتثال والتدقيق بكفاءة. تثبت الإجراءات الموثقة كيف تعمل منظمتك. يمكن للمدققين رؤية الإجراءات الموجودة بالضبط وكيف يتم اتباعها.

3. قلل تكاليف التدريب باستخدام توثيق قابل لإعادة الاستخدام. إنشاء المحتوى مرة واحدة ونشره عبر المواقع يوفر مبلغًا كبيرًا مقارنة بتشغيل جلسات تدريب مباشرة بشكل متكرر.

4. ادعم التحول الرقمي بتوثيق تغييرات واضح. عندما يحتاج الموظفون إلى تعلم أنظمة جديدة، تساعد الأدلة المرئية على التكيف بشكل أسرع من الكتيبات الثقيلة بالنصوص.

مركز المعرفة الداخلي للفرق عن بُعد

1. سد فجوات المناطق الزمنية عبر توثيق غير متزامن. يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى الإجابات عندما يحتاجون إليها، دون انتظار زملاء في مناطق زمنية مختلفة ليصبحوا متاحين.

2. اعرض السياق الذي يضيع في التواصل النصي. تفشل رسائل الدردشة والبريد الإلكتروني في التقاط التفاصيل الدقيقة التي توفرها الأدلة المرئية. يفهم الناس العمليات بشكل أفضل عندما يرون بالضبط كيف تعمل الأشياء.

3. قلل إرهاق الاجتماعات عبر التوثيق مرة واحدة. بدلًا من جدولة مكالمات لشرح الشيء نفسه لأشخاص مختلفين، سجله مرة واحدة وشاركه في كل مكان.

4. حافظ على توافق الفرق الموزعة بغض النظر عن الموقع. عندما يشير الجميع إلى نفس التوثيق، لا يؤدي العمل عن بُعد إلى إنشاء جزر معرفة أو ممارسات غير متسقة.

مركز المعرفة الداخلي للمطورين

1. وثّق عمليات النشر وإجراءات تصحيح الأخطاء وإجراءات مراجعة الكود بشكل صحيح. غالبًا ما تعيش المعرفة الحرجة في سلاسل رسائل Slack أو في أذهان الأشخاص. ضعها في مكان يمكن البحث فيه.

2. أنشئ توثيقًا تقنيًا دون تعطيل تدفقك في البرمجة. سجّل شاشتك أثناء تنفيذ العملية، ويتولى الذكاء الاصطناعي كتابة المحتوى حتى تظل مركزًا على الكود.

3. عرّف المطورين الجدد بسرعة أكبر عبر أمثلة حقيقية. بدلًا من توثيق نظري، اعرض سير عمل فعليًا من قاعدة الكود وبيئة التطوير لديك.

4. حافظ على تحديث أدلة التشغيل لمهندسي الاستجابة للحوادث. عندما تقع الحوادث في الثالثة صباحًا، يساعد التوثيق الواضح الناس على حل المشكلات دون تصعيدها إلى زملاء كبار.

مركز المعرفة الداخلي لفرق الإعداد والدعم

1. ابنِ أدلة إعداد يمكن للموظفين الجدد اتباعها بشكل مستقل. عندما يكون محتوى التدريب واضحًا ومرئيًا، يحتاج الناس إلى دعم أقل من المديرين ويصبحون منتجين أسرع.

2. وثّق إجراءات التصعيد حتى يعرف فريق الدعم بالضبط ماذا يفعل. يجب أن تتضمن كل حالة خطوات واضحة، حتى لا يضطر الوكلاء إلى التخمين أو سؤال المشرفين باستمرار.

3. قلل حجم التذاكر عبر التوثيق الذاتي. عندما يتمكن العملاء من الإجابة عن أسئلتهم بأنفسهم، يتعامل فريقك مع تذاكر متكررة أقل ويركز على القضايا المعقدة.

4. درّب أعضاء الفريق الجدد دون سحب كبار الموظفين بعيدًا. يبقى الموظفون ذوو الخبرة منتجين بينما يتعلم الموظفون الجدد من التوثيق الذي يلتقط المعرفة المؤسسية.

النمط المشترك عبر هذه الفئات: لا يثق أحد بويكي يكون خاطئًا في نصف الوقت. يموت الثقة في المرة الثالثة التي يتبع فيها شخص ما مقالة ويكتشف أنها لا تطابق الواقع. بمجرد أن تموت الثقة، يصبح الويكي مسرحًا للمقالات: توجد مقالات، لكن لا يفتحها أحد، ويبدأ الموظفون في سؤال بعضهم على Slack بدلًا من ذلك. يؤدي التسجيل أثناء العمل الفعلي إلى إبقاء المقالات متزامنة مع الواقع، وهذا يحافظ على الثقة، وهذا يحافظ على استخدام الويكي. هذا هو الاختبار الوحيد الذي يهم لمركز معرفة داخلي. يمكن للفريق بناء الويكي الأكثر تنظيمًا في العالم. لكن إذا ابتعد المحتوى عن التزامن مع الواقع خلال 6 أشهر، فلن يهم أي شيء آخر.

مكان مركز المعرفة الداخلي لدى Trupeer بجانب Notion وConfluence وSlab وGuru

يعد Notion وConfluence ويكيّات عامة الاستخدام. يتعاملان مع سطح التوثيق الداخلي الواسع: ملاحظات الاجتماعات، مواصفات المشاريع، متتبعات OKR، مستندات العصف الذهني، والويكي الحر الذي ينمو تلقائيًا مع نمو الشركة. تم تصميمهما للكتابة. كما أنهما أقل تحسينًا للبحث المتكرر عن محتوى "كيف تفعل X". غالبًا ما يكون لدى معظم الفرق التي تستخدم Notion أو Confluence ويكي يحتوي على 30% فقط من مقالات أدلة إرشادية مفيدة و70% من بقايا مشاريع لا يفتحها أحد مرتين. يغطي Trupeer طبقة مقالات الأدلة الإرشادية تحديدًا: منظمة، قابلة للبحث، ومولدة من التسجيلات، وسهلة التحديث. عادةً ما تحتفظ الفرق التي تستخدم Notion أو Confluence بالأداتين معًا كويكي عام للمحتوى الحر، بينما يستخدمون Trupeer للمحتوى الإجرائي الذي يحتاج إلى البقاء أطول في الاستخدام وأن يظل دقيقًا.

مجموعة مختلفة: أدوات مركز معرفة مخصصة مثل Slab وTettra وGuru وDocument360. هذه أكثر تركيزًا من Notion أو Confluence، ومصممة لمحتوى ويكي منظم مع بحث أقوى، ونماذج صلاحيات أفضل، وتكامل مع Slack أو Microsoft Teams. تستضيف المعرفة بشكل جيد لكنها لا تساعد في إنتاج المحتوى. لذلك تقترن معظم الفرق التي تستخدمها بأداة إنتاج. يناسب Trupeer هذا النمط: أنتج مقالة الويكي داخل Trupeer، ثم الصق المقالة المكتوبة في Slab أو Guru، وضمّن رابط الفيديو كمشغل داخل الصفحة. أو استخدم مركز المعرفة لدى Trupeer كحل مستقل عندما يكون معظم المحتوى قائمًا على الأدلة الإرشادية ولا يحتاج الفريق إلى الميزات الأوسع في Slab أو Tettra. غالبًا ما يعتمد الاختيار على ما إذا كان الفريق يحتاج ميزات صلاحيات وتكامل على مستوى Slab، أم أن هيكل مركز المعرفة الأخف لدى Trupeer يكفي.