منصة توثيق مجانية للتوثيق الداخلي والخارجي

يتولى نظام توثيق Trupeer AI التعامل مع الوثائق الداخلية والوثائق الخارجية من التسجيل نفسه، ومن حزمة العلامة التجارية نفسها، ومن المحرر نفسه. يقوم مهندس كبير بتسجيل شرح لعملية النشر مرة واحدة. يتم إرسال المحتوى نفسه كصفحة مشتركة خاصة لمكتبة أدلة التشغيل الداخلية، وكصفحة مشتركة عامة لمقال المساعدة الموجه للعملاء، مع إعدادات الخصوصية التي يتحكم بها الفريق لكل حالة استخدام. تعمل معظم الفرق حاليًا على تشغيل نظامين متوازيين للتوثيق: ويكي للمحتوى الداخلي (Confluence وNotion وSharePoint الداخلي) ومركز مساعدة للمحتوى الخارجي (Intercom Guide وZendesk وHelpScout Docs). عنق الزجاجة لدى معظم الفرق التي تعمل بنظامين متوازيين هو سرعة الإنتاج، وليس اختيار النظام.

• ينتج عن تسجيل واحد فيديو بالإضافة إلى توثيق مكتوب، ويمكن استخدامه كوثائق داخلية أو كوثائق خارجية.

• تحدد إعدادات رؤية الصفحات المشتركة (عام، خاص، بوابة) الجمهور الداخلي مقابل الجمهور الخارجي لكل جزء.

• تُطبق حزمة العلامة التجارية تلقائيًا على محتوى التدريب الداخلي وعلى مقالات المساعدة الموجهة للعملاء.

• ترجمة إلى 65+ لغة للفرق العالمية (داخليًا) أو العملاء العالميين (خارجيًا) من المصدر نفسه.

• يتم التحديث عبر إعادة تسجيل الخطوة التي تم تغييرها. تبقى النسختان الداخلية والخارجية محدثتين على الرابط نفسه.

كيف يتعامل Trupeer AI مع التوثيق الداخلي والخارجي على منصة واحدة

تحافظ معظم الفرق على قاعدة معرفتها الداخلية ومركز المساعدة الخارجي على أدوات مختلفة، مع محررين مختلفين، وأنماط علامة تجارية مختلفة، ودورات تحديث مختلفة. يتولى Trupeer AI كلا مساري الإنتاج في مكان واحد. يقوم مدير الدعم بتسجيل شرح حل موجه للعملاء؛ ويتم نشره كصفحة مشتركة عامة في مركز المساعدة. يقوم المدير نفسه بتسجيل إجراء التصعيد الداخلي مع كل سياق من جهة الوكيل؛ ويتم نشره كصفحة مشتركة خاصة في مكتبة أدلة التشغيل الخاصة بالفريق. نفس المحرر، ونفس البنية التحتية لحزمة العلامة التجارية، ونفس التدفق.

ما يجعل الأداة نفسها تعمل لكلا الجانبين هو نموذج رؤية الصفحة المشتركة. يتم نشر كل جزء مُنشأ على عنوان URL مستضاف يتحكم به الفريق: عام للمحتوى الذي يجب أن يعثر عليه العميل عبر البحث، وخاص للمحتوى الذي يجب أن يصل إليه فقط أعضاء الفريق المسجلون، ومقيد (بوابة) للمحتوى المخصص لجمهور مسجل محدد. يعمل مشغل الفيديو، والنص المنقول، وخيارات التضمين بالطريقة نفسها في كلا الوضعين. يحصل التوثيق الداخلي على نفس درجة الإتقان التي يحصل عليها التوثيق الخارجي، لأنهما ينطلقان من خط إنتاج المحتوى نفسه.

كيف تعمل منصة التوثيق في ثلاث خطوات

تستغرق العملية الكاملة تسجيلًا واحدًا وتنتج قطعة توثيق مستضافة وجاهزة للنشر. لا توجد مرحلة كتابة منفصلة، ولا محرر فيديو، ولا خيار بين أدوات إنتاج داخلية مقابل أدوات إنتاج خارجية.

الخطوة 1: سجّل سير العمل

اضغط على زر التسجيل في المتصفح، والتقط سير العمل كما يتم تنفيذه فعليًا، أو ارفع تسجيل شاشة موجودًا. يعمل الذكاء الاصطناعي على ما تم تسجيله. بالنسبة للوثائق الداخلية، غالبًا ما يكون ذلك نشرًا فعليًا، أو شرحًا لعملية الإعداد، أو برنامجًا تعليميًا لأداة خاصة بالفريق. بالنسبة للوثائق الخارجية، غالبًا ما يكون ذلك شرحًا لميزة موجهة للعملاء أو حلًا للمشكلات (استكشاف الأخطاء وإصلاحها).

الخطوة 2: يقوم Trupeer AI بإنشاء فيديو وتوثيق مكتوب

تتم إزالة الكلمات الحشوية. تتم إضافة تأثيرات التكبير والمؤشر عندما تساعد المشاهد على متابعة سير العمل. يظهر مسودة فيديو ومسودة مستند مكتوب في المحرر معًا. يتولى القاموس المخصص التعامل مع أسماء المنتجات الداخلية وأسماء الميزات التي قد لا يكتبها الذكاء الاصطناعي أو ينطقها بشكل صحيح.

الخطوة 3: حدد العلامة التجارية واضبط الرؤية ثم انشر

طبّق حزمة العلامة التجارية بحيث تتطابق الشعار والألوان وشرائح المقدمة/الخاتمة مع بقية توثيق الفريق. ترجم إلى الإسبانية أو البرتغالية أو الماندارين أو الهندية أو أي من 65+ لغة للمستخدمين حول العالم. اضبط رؤية الصفحة المشتركة المناسبة للجمهور: خاص للويكي الداخلي، وعام لمركز المساعدة، ومقيد للتسليمات المخصصة للعملاء. بعد ذلك، قم بتضمين رابط الصفحة المشتركة في أي منصة موجودة يستخدمها الفريق.

أنواع التوثيق الداخلي التي يتولى Trupeer AI التعامل معها

عادةً ما تعني الوثائق الداخلية المحتوى الذي يحتاجه الفريق لكن العميل لا يراه: أدلة تشغيل النشر، وإجراءات المناوبة، وشروحات الأدوات الداخلية، وتسلسلات الإعداد للموظفين الجدد، وSOPs الخاصة بالفريق، وأدلة التصعيد لوكلاء الدعم، وفيديوهات التدريب الداخلية. يتولى Trupeer AI التعامل مع كل ذلك عبر تدفق التسجيل إلى توثيق واحد. يتم نشر المخرجات كصفحة مشتركة خاصة يمكن الوصول إليها فقط من قبل أعضاء الفريق المسجلين، مع نفس درجة الإتقان للمحتوى الموجه للعملاء، ولكن مع إعدادات الرؤية التي تحافظ على بقاء المحتوى في مكانه الصحيح.

تبدأ معظم الفرق التي تبني قاعدة معرفية داخلية بالبدء بأفضل ثلاث أو أربع سير عمل يتم شرحها مرارًا وتكرارًا: كيفية إعداد بيئة تطوير جديدة، وكيفية التعامل مع نوع حادثة محدد، وكيفية استخدام أداة داخلية بعينها، وكيفية إجراء نوع اجتماع متكرر. إن إنتاج هذه الأدلة الأربعة كفيديو بالإضافة إلى مرافق مكتوب في كل مهمة على حدة، واستضافتها على عناوين صفحات مشتركة خاصة، يتيح إطلاق قاعدة المعرفة الداخلية بسرعة أكبر من البدء بملء أي برنامج ويكي داخلي أو برنامج ويكي داخلي للشركة أو برنامج ويكي مؤسسي بإدخالات مكتوبة يدويًا. ومن ثم يضيف الفريق المزيد من المحتوى كلما ظهرت فجوات، وهو أسرع من محاولة بناء هيكل كامل لقاعدة المعرفة الداخلية للشركة من البداية. ما كان في السابق طرحًا لويكي داخلي على مدار عدة أرباع يصبح الآن وتيرة ثابتة من دليل واحد أو دليلين جديدين في الأسبوع. عادةً ما يجيب سؤال ما إذا كان محتوى قاعدة المعرفة الداخلية أم ما يبقى في ذهن شخص ما عن نفسه بمجرد توقف الإنتاج عن كونه القيد. الفرق التي تسأل عن كيفية إنشاء قاعدة معرفية داخلية، أو تقارن أفضل برامج قاعدة معرفية داخلية، أو تقيم برامج قاعدة معرفية داخلية مجانية، غالبًا ما تصل إلى هذا النهج في الشهر الثاني، بعد أن ترى أمثلة فعلية لقاعدة معرفية داخلية لا تتطلب ربعًا كاملًا لبنائها.

أنواع التوثيق الخارجي التي يتولى Trupeer AI التعامل معها

عادةً ما تعني الوثائق الخارجية المحتوى الموجه للعملاء والذي يعيش في مركز مساعدة أو بوابة مطورين أو قاعدة معرفية عامة: أدلة إرشادية لسير عمل المنتج الشائعة، وشروحات استكشاف الأخطاء وإصلاحها للمشكلات المعروفة، ودروس البدء السريع للمستخدمين الجدد، وتعمقات خاصة بالميزات، وأدلة إعداد التكاملات، وتفسيرات السياسات. يتولى Trupeer AI التعامل مع هذه المحتويات بالطريقة نفسها التي يتعامل بها مع المحتوى الداخلي، مع ضمان حزمة العلامة التجارية أن يطابق الناتج بقية الأصول الموجهة للعملاء. تستضيف الصفحة المشتركة عنوان URL العام، ويقوم كود التضمين بإضافته إلى Intercom Guide أو Zendesk أو HelpScout Docs أو أي مركز مساعدة يستخدمه الفريق.

الميزة الفريدة على الجانب الخارجي هي طبقة الترجمة. يمكن للمحتوى الموجه للعملاء أن يصل إلى العملاء في مدريد بالإسبانية، وإلى العملاء في طوكيو باليابانية، وإلى العملاء في برلين بالألمانية، من تسجيل المصدر نفسه، وفي الأسبوع نفسه. تنطبق الترجمة على التعليق الصوتي للفيديو وعلى التوثيق المكتوب، مع نقل حزمة العلامة التجارية والقاموس والنص الظاهر على الشاشة. تتعامل معظم مراكز المساعدة مع الترجمة كمشروع ربع سنوي أو تتخطاها بالكامل. يجعل تدفق Trupeer الترجمة خيارًا لكل تسجيل دون تكلفة دورة إنتاج إضافية.

من يفتح فعليًا منصة التوثيق هذه

الشخص الذي يفتح هذه الأداة عادةً ما يكون مسؤول توثيق، أو مالك قاعدة معرفية، أو مدير عمليات في شركة تكون فيها الويكي الداخلية ومركز المساعدة الخارجي ضمن قائمة OKR ربع سنوية لدى شخص ما، ولم يتم تحديث أي منهما منذ أشهر. وبشكل متسق، يعرف الفريق ما هي فجوات المحتوى الموجودة على الجانبين. ما ينقصهم هو أداة تتولى مساري الإنتاج معًا دون مضاعفة العمل. يقوم Trupeer AI بتجميع مساري العمل في محرر واحد، وحزمة علامة تجارية واحدة، وخط محتوى واحد، مع إعدادات رؤية تحدد مكان وصول كل جزء.

يظهر سير العمل نفسه عبر الوظائف. يستخدم مديرو الهندسة ذلك لإنتاج أدلة تشغيل داخلية للمناوبة، ولإعداد شروحات سجل التغييرات الخارجية للعملاء. يستخدم قادة نجاح العملاء ذلك للتدريب الداخلي على CSM ولبرامج الإعداد الخارجية. يستخدم مديرو الدعم ذلك لإجراءات التصعيد الداخلية ومقالات المساعدة الخارجية. يستخدم مديرو المنتج ذلك لملخصات الميزات الداخلية ولتوثيق الميزات الخارجية. الانقسام بين الداخلي والخارجي جزء بنيوي في معظم أعمال التوثيق، وليس حالة خاصة. إن وجود أداة واحدة تتولى كلا الجانبين هو التحسين البنيوي الحقيقي الذي يبحث عنه معظم الفرق عند محاولة العثور على منصة موحدة.

أين يقع Trupeer AI بجانب Confluence وNotion وIntercom Guide وغيرها من منصات الويكي ومراكز المساعدة

تُعد Confluence وNotion وSharePoint وSlab أدوات ويكي مُحسّنة للتوثيق الداخلي: هياكل تسلسل هرمي متعددة الصفحات، بحث داخلي، أذونات الفريق، وقوالب الصفحات. تُعد Intercom Guide وZendesk Guide وHelpScout Docs وDocument360 أدوات مركز مساعدة مُحسّنة للمحتوى الموجه للعملاء خارجيًا: مقالات عامة محسّنة لمحركات البحث، وبحث العملاء، وأدوات تعليقات. لم يتم بناء Trupeer AI ليحل محل أي من الفئتين. فهو ينشئ الفيديو والمحتوى المكتوب الذي يدخل في كليهما، ويوفر استضافة الصفحة المشتركة لأجزاء فردية يمكن أيضًا تضمينها في الويكي أو مركز المساعدة الحاليين لدى الفريق.

النمط العملي الذي تستقر عليه معظم الفرق: احتفظ بـ Confluence أو Notion كمركز داخلي يعيش فيه ويكي الفريق. احتفظ بـ Intercom Guide أو Zendesk كمركز مساعدة خارجي يعيش فيه محتوى العملاء. استخدم Trupeer AI كطبقة إنتاج محتوى تغذي كلا الجانبين، لأن تدفق التسجيل متطابق لكلا الجمهورين، ويتولى المحرر التعامل معهما في مكان واحد. يصبح كل جزء يتم إنشاؤه بواسطة Trupeer إما فيديوًا مضمنًا في صفحة Confluence (داخليًا) أو فيديوًا مضمنًا في مقال بمركز المساعدة (خارجيًا)، حيث يعمل عنوان URL للصفحة المشتركة نفسه كرابط مستقل يمكن للفريق لصقه في أي مكان. تبقى الويكي ومركز المساعدة طبقات الاكتشاف والتنقل؛ ويتولى Trupeer الإنتاج من المنبع. إن إقران هذا التدفق مع منشئ SOP في Trupeer AI يغطي إجراءات التشغيل القياسية التي تقع تحت سير العمل المُسجل.