برنامج أتمتة التوثيق

حوّل تسجيل عملية إلى توثيق قابل للاستخدام دون كتابة كل خطوة يدويًا. يلتقط Trupeer سير العمل، وينشئ التوثيق، ويمنح فريقك طريقة لتعديله ونشره وتحديثه.

يصبح التوثيق مكلفًا عندما يحتاج كل إجراء إلى شخص لتسجيله، وكتابة الخطوات، والتقاط لقطات الشاشة، وتنسيق الصفحة، ثم تكرار معظم هذا العمل في كل مرة يتغير فيها الإجراء. تستهدف الأتمتة الجزء القابل للتكرار من ذلك.

ما هي أتمتة التوثيق؟

أتمتة إنتاج التوثيق وصيانته بدلًا من تخزينه. يتم التقاط سير العمل مرة واحدة، ثم يتم إنشاء التوثيق من هذا الالتقاط، وتبدأ التحديثات من المصدر بدلًا من صفحة فارغة.

عمليًا، يغطي أربعة أشياء:

• الإنشاء: التقاط سير العمل، وتوليد الخطوات، وتطبيق البنية

• التحويل: لقطات الشاشة، ودليل مكتوب، وفيديو من المصدر نفسه

• النشر: المشاركة عبر رابط، أو النشر في قاعدة معرفة، أو التصدير

• الصيانة: إعادة التسجيل أو تعديل الجزء المتأثر عند تغيّر سير العمل

إنه عمل مختلف عن إدارة مكتبة التوثيق. تقلل الأتمتة من الجهد المطلوب لإنتاج التوثيق وصيانته؛ أما الإدارة فتنظّم وتتحكم وتُحكمه مرة واحدة بعد أن يصبح موجودًا. إذا كانت مشكلتك هي التنظيم والصلاحيات والبحث بدلًا من الإنتاج، فاطّلع على منصة إدارة التوثيق.

كيف تعمل أتمتة التوثيق؟

ثلاث خطوات، من سير عمل مُسجّل إلى توثيق منشور.

الخطوة 1: سجّل سير العمل أو ارفعه

التقط العملية في متصفحك أثناء تنفيذها، أو ارفع تسجيلًا لديك بالفعل. يبدأ التوثيق من سير العمل المُسجّل فعليًا وليس من ذاكرة شخص ما، وهذا ما يلغي خطوة إعادة بنائه لاحقًا.

الخطوة 2: أنشئ التوثيق

يحدد Trupeer الخطوات في التسجيل، ويلتقط لقطة شاشة لكل خطوة، ويُعد نص التعليمات، ثم ينتج نسخة الفيديو من نفس الالتقاط. ما ستحصل عليه هو مسودة منظمة بدلًا من وثيقة مكتملة.

الخطوة 3: عدّل وانشر وحدّث

راجع المخرجات، وأعد ترتيب الخطوات أو أعد كتابتها، واقصّ لقطات الشاشة وأضف عليها تعليقات، وطمّس أي معلومات حساسة، ثم انشر عبر رابط أو صدّر. عندما يتغير سير العمل، يمكنك تعديل التوثيق المتأثر أو إعادة تسجيله بدلًا من إعادة بنائه.

المراجعة ليست أتمتة ولا ينبغي أن تكون كذلك. ما زالت هناك حاجة لإضافة الاستدلالات والموافقات والاستثناءات التي لم تكن مرئية أثناء الالتقاط بواسطة من يملك سير العمل. دقة توثيق الذكاء الاصطناعي تغطي ما يجب التحقق منه.

ما الذي تستبدله أتمتة التوثيق

يدويًا: سجّل → اكتب → التقط لقطة شاشة → نسّق → سجّل فيديو → انشر → كرر كل ذلك في المرة التالية.
بشكل آلي: سجّل → أنشئ → راجع → انشر → حدّث.

ما الذي يمكنك أتمتته باستخدام Trupeer

• التقاط سير العمل: سجّل في المتصفح، أو ارفع تسجيلًا موجودًا يتضمن تسجيلًا من أداة اجتماعات

• التوثيق المُولّد بالذكاء الاصطناعي: خطوات مرتبة مع نص تعليمات مُعد، مُنتجة من الإجراءات الملتقطة

• لقطات الشاشة: تُلتقط لكل خطوة، ثم يمكن قصّها وإضافة تعليقات عليها وطمس البيانات الحساسة فيها

• الفيديو: شرح بصوت من نفس التسجيل، مع إزالة كلمات الحشو والفراغات

• التعديل: أعد ترتيب الخطوات وادمجها وقسمها، وأعد صياغة العبارات وطبّق حزمة علامتك التجارية

• الترجمة: انشر نفس التوثيق بلغات أخرى دون الحاجة إلى الحفاظ على وثائق منفصلة

• النشر: شارك عبر رابط، أو انشر في قاعدة معرفة، أو صدّر إلى PDF أو Word

• التحديثات: حدّث الجزء المتأثر عند تغيّر سير العمل بدلًا من البدء من جديد

مثال: أتمتة سير عمل توثيق متكرر

تقوم فرق الدعم بتوثيق سير عمل استكشاف الأخطاء وإصلاحها. بدلًا من كتابة الدليل، والتقاط لقطات الشاشة، وتسجيل فيديو تدريبي منفصل، يقوم شخص ما بتسجيل سير العمل مرة واحدة.

ينشئ Trupeer دليلًا خطوة بخطوة مع لقطات الشاشة ونسخة الفيديو من هذا الالتقاط الواحد، ثم يراجع الفريق المسودة قبل النشر. عند تغيّر الواجهة، يعيدون تسجيل الخطوات المتأثرة بدلًا من إعادة بناء الدليل ولقطات الشاشة والفيديو بشكل منفصل.

أين تساعد أتمتة التوثيق؟

• توثيق البرامج وسير العمل: سير عمل قابل للتكرار يتم تنفيذه على الشاشة، حيث يحتوي الالتقاط على شيء يمكن ملاحظته

• التأهيل والتدريب: حيث يشاهد الأشخاص أولًا ثم يرجعون إلى النسخة المكتوبة لاحقًا

• توثيق العملاء والدعم: مقالات المساعدة وأدلة استكشاف الأخطاء وإصلاحها التي تتغير مع المنتج

• نقل المعرفة: التقاط كيفية تنفيذ شيء ما قبل أن ينتقل الشخص الذي يعرفه

بالنسبة لسير العمل الخاص بالإجراء، راجع تحويل تسجيل شاشة إلى SOP. لإنتاج عدة صيغ من مصدر واحد، راجع مولّد التوثيق متعدد الصيغ.

أين توفر الأتمتة الجهد فعليًا؟

يجدر أن نكون محددين، لأن التوفير لا يتوزع بالتساوي عبر مهمة التوثيق.

• الإنتاج، بشكل كبير:
  كتابة الخطوات، والتقاط لقطات الشاشة، وتنسيقها هي المهام التي يزيلها الالتقاط تقريبًا بالكامل. في سير عمل متعدد الخطوات، قد يزيل ذلك قدرًا كبيرًا من أعمال الإنتاج المتكررة

• الاتساق، من ناحية البنية:
  يصل التوثيق المُنتج من نفس سير العمل بنفس الشكل بغض النظر عن من قام بالتسجيل، وهذه مشكلة لا يحلها التأليف اليدوي على نطاق واسع

• التحديثات، بشكل كبير:
  تكلفة متكررة. إجراء يُعدّ تحديثه بتكلفة منخفضة يتم تحديثه فعلًا، وهذا ما يحدد ما إذا كانت المكتبة ستكون موثوقة بعد عام

• المراجعة، ليس على الإطلاق:
  التحقق من المسودة، وإضافة الاستدلالات والموافقة عليها يبقى عملًا بشريًا، وفي سير عمل معقد قد تكون هذه هي النصف الأطول

• تحديد ما يجب توثيقه، ليس على الإطلاق:
  تجعل الأتمتة الإنتاج رخيصًا، وهذا يجعل من السهل توثيق أشياء لم تكن هناك حاجة إليها

أتمتة التوثيق مقابل إدارة التوثيق

يجدر فصل الأمرين، لأن الفرق غالبًا تحتاج إلى كليهما، ولكل منهما حل لمشكلة مختلفة.

• الأتمتة تقلل العمل اليدوي لإنشاء التوثيق وصيانته: التقاط، إنشاء، تحديث، نشر

• الإدارة تنظّم وتُحكم التوثيق بمجرد أن يصبح موجودًا: البنية، الصلاحيات، البحث، الملكية، دورات المراجعة

الأتمتة دون إدارة تنتج الكثير من التوثيق الذي لا يمكن العثور عليه. الإدارة دون أتمتة تنتج مكتبة منظّمة جيدًا لكنها تصبح قديمة. راجع منصة إدارة التوثيق لهذا الجزء.

ما الذي تبحث عنه في برنامج أتمتة التوثيق؟

ست نقاط تستحق تقييمها في قائمة مختصرة، تقريبًا بالترتيب حسب أهميتها:

• التقاط سير العمل: هل يمكنه تسجيل العملية، وهل يمكنه قبول تسجيل لديك بالفعل؟

• خطوات مُولدة بالذكاء الاصطناعي: هل ينتج تعليمات مرتبة وقابلة للقراءة بدلًا من مجرد سجلّ نصي؟

• لقطات الشاشة: تُلتقط لكل خطوة من سير العمل، بدلًا من لصقها لاحقًا

• التعديل والمراجعة: ما مدى سهولة أن يصحح شخص ما المسودة ويضيف ما لم يكن الالتقاط قادرًا على رؤيته؟

• النشر: هل تصل المخرجات إلى المكان الذي يوجد فيه قراؤك، وهل يمكن التصدير إلى ملف إذا احتجت ذلك؟

• تحديث سير العمل: عند تغيّر العملية، ما الذي يتضمنه التحديث فعليًا؟ هذه هي النقطة التي يتخطاها معظم التقييمات، وهي التي تحدد ما إذا كان التوثيق سيظل دقيقًا

ما الذي لا تفعله الأتمتة

لا تحدد ما الذي يجب توثيقه، ولا تتحقق مما إذا كانت العملية التي سجلتها هي الصحيحة، ولا توفر سياقًا لم يكن ظاهرًا على الشاشة. كما أنها لا تجعل صيانة التوثيق تختفي: التحديث أرخص من إعادة البناء، لكن ما زال هناك شخص يجب أن يلاحظ تغيّر العملية.

بالنسبة للتوثيق الخاضع للرقابة، تدعم الأتمتة ملكية واضحة وإجراءات مراجعة ونشر بدلًا من استبدالها. تختلف المتطلبات حسب النظام، لذا تأكد من التفاصيل مقابل التزاماتك الخاصة.