مُنشئ توثيق بالذكاء الاصطناعي مع المراجعة

المسودة المُنشأة تلقائيًا والوثائق القابلة للنشر ليستا الشيء نفسه، والفجوة بينهما هي المكان الذي تقع فيه معظم أخطاء التوثيق.

Trupeer هو مُولّد توثيق بالذكاء الاصطناعي يمنح الفرق مسودة قابلة للتعديل للمراجعة والتصحيح قبل النشر: سجّل العملية، أنشئ المسودة، ثم تحقق منها قبل أن يراها أي شخص آخر.

المسودة المُنشأة بالذكاء الاصطناعي مقابل الوثائق المُراجَعة

يُسرّع الذكاء الاصطناعي الإنتاج. توفر المراجعة التحكم. التعامل مع المسودة على أنها منتهية هو الاختصار الذي يكلف أكثر مما يوفر.

كيف تعمل عملية الإنشاء والمراجعة

يوفر Trupeer المسودة القابلة للتعديل، بالإضافة إلى أدوات التحكم للتحرير وإدارة الوصول. يبقى قرار المراجعة والموافقة جزءًا من عملية فريقك.

الخطوة 1: سجّل سير العمل أو ارفعه

التقط العملية داخل متصفحك، أو ارفع تسجيلًا لديك بالفعل. التسجيل هو المصدر الذي تأتي منه المسودة.

الخطوة 2: أنشئ مسودة التوثيق

يحوّل الذكاء الاصطناعي الإجراءات المُسجّلة إلى خطوات مُهيكلة مع لقطة شاشة لكل خطوة، ما ينتج مسودة قابلة للتعديل بدلًا من وثيقة نهائية.

الخطوة 3: راجع وصحّح ثم انشر

اعمل عبر المسودة وفق قائمة التحقق أدناه، وصحّح ما يحتاج إلى تصحيح، ثم شاركها أو انشرها. تتحكم أدوار مساحة العمل وصلاحيات صفحة المشاركة في من يمكنه التعديل ومن يمكنه رؤيتها.

ما الذي تتم مراجعته

الفجوات في المسودة المُنشأة تلقائيًا تكون متسقة، وهذا يجعلها قابلة للتحقق بدلًا من كونها مسألة قراءة متأنية.

• دقة الخطوات: هل كل تعليمات تطابق ما يحدث فعليًا، بالترتيب الذي يحدث فيه؟

• لقطات الشاشة: هل تُظهر كل صورة حالة الواجهة التي تصفها الخطوة، مع قصّ لما يهم فقط؟

• المصطلحات: هل أسماء المنتج والفريق صحيحة ومتسقة مع بقية وثائقك؟

• المعلومات الحساسة: أسماء العملاء وأرقام الحسابات والمعرّفات الداخلية التي ظهرت أثناء الالتقاط

• حالات الحافة الناقصة: الفروع التي لم يمر بها التسجيل، وهي المكان الذي تحدث فيه معظم الأخطاء

• الجمهور والسياق: المنطق والمتطلبات المسبقة والموافقات التي لا يمكن للتسجيل إظهارها

• الهوية البصرية: التنسيق والعرض بما يتسق مع بقية وثائقك المنشورة

• الروابط وتفاصيل النشر: الوجهات والعناوين وأي شيء يحتاجه القارئ للعثور عليها

• التحقق من المصدر والإصدار: هل تعكس الوثائق الإصدار الحالي للمنتج أو سير العمل، أم الإصدار الذي تم تسجيله؟

للاطلاع على الإطار الكامل للتحقق من المخرجات المُنشأة، راجع دقة توثيق الذكاء الاصطناعي.

قائمة التحقق لمراجعة توثيق الذكاء الاصطناعي

قبل النشر، تحقّق من:

• كل خطوة تطابق سير العمل الحالي

• لقطات الشاشة تُظهر حالة الواجهة الصحيحة

• المصطلحات صحيحة ومتسقة مع بقية وثائقك

• تمت إزالة المعلومات الحساسة من التسجيل أو تم طمسها

• تم إدراج المتطلبات المسبقة والوصول والأدوات قبل الخطوة الأولى

• تمت تغطية حالات الحافة والحدود، وليس فقط المسار الذي تم تسجيله

• الروابط والوجهات تعمل

• الوثيقة مناسبة للجمهور الذي ستُقدَّم له

ما الذي يجده المُراجعون عادةً

التصحيحات في المسودة المُنشأة تتجمع في عدة أنواع يمكن توقعها، ولهذا تتفوق قائمة التحقق على قراءتها كاملة.

• حدود الخطوات في المكان الخطأ:
  ثلاث نقرات داخل مربع حوار واحد موثقة كأنها ثلاث خطوات، أو نقرة تغيّر السياق تم دمجها في الخطوة السابقة لها. سهل إصلاحها، لكن من السهل تفويتها عند القراءة بدلًا من التحقق

• الإشارات المكانية:
  "انقر على التبويب الثالث" بدلًا من اسم التبويب. دقيقة في اليوم الذي تم إنشاؤها فيه، لكنها تصبح خاطئة بعد تغيير الواجهة التالي

• الخطأ المصحَّح:
  إذا احتوى التسجيل على منعطف خاطئ وتصحيح، فقد يظهر كلاهما كخطوات، فيؤدي ذلك إلى أن ينفّذ القارئ إجراءً يُلغي نفسه

• صياغة واثقة لمحتوى غير مؤكد:
  خطوة استنتجها النموذج نصف استنتاج تُقرأ تمامًا مثل خطوة لاحظها، لذلك لا تقدم المسودة أي إشارة إلى أين يجب أن يبحث القارئ بجدية أكبر

• كل ما لم يكن على الشاشة أبدًا:
  المنطق والعتبات والموافقات وما يجب فعله عند الفشل. هذه هي الفئة الأكبر، والتي لا يستطيع القارئ معرفة أنها غائبة

من يجب أن يراجع مسودة مُنشأة

أي شخص يملك العملية، وليس أي شخص قام بالتسجيل. قد يتمكن الشخص الذي سجّل سير العمل من مراجعتها، لكن مُراجعًا ثانيًا يملك العملية أو الجمهور يمكنه التقاط الافتراضات التي يعرفها المُسجّل بالفعل ولا يعود يلاحظها.

عمليًا، يكون ذلك مالك العملية للتوثيق الداخلي، ومالك المنتج لتوثيق الميزات، وقائد الدعم لأي شيء يواجه العملاء. المهم أن يستطيع المُراجع التحقق من الجوهر بدلًا من التحقق من الصياغة فقط.

جعل المراجعة سريعة بما يكفي لتحدث فعليًا

خطوة مراجعة تستغرق وقتًا مثل كتابة الوثيقة من الصفر سيتم تخطيها، ثم تُنشر المسودة دون تحقق. هناك أشياء قليلة تجعلها قصيرة.

• حسّن التسجيل بدلًا من المسودة:
  التقاط نظيف دون الرجوع للخلف، وسير عمل واحد لكل تسجيل، ينتج مسودة تحتاج إلى تصحيح أقل بكثير. معظم وقت المراجعة يُصرف في إصلاح المشكلات التي أنشأها الالتقاط

• تحقق من البنية قبل الصياغة:
  أصلح حدود الخطوات وترتيبها أولًا. تلميع الجمل التي على وشك دمجها أو حذفها هو جهد ضائع

• طابق العمق مع مستوى المخاطر:
  دليل موجّه للعملاء لعملية خاضعة للتنظيم يحتاج إلى قائمة التحقق الكاملة. ملاحظة داخلية حول تصدير تقرير لا

• راجع بينما العملية ما زالت حديثة:
  يمكن لمالكها إضافة العتبات والاستثناءات من الذاكرة خلال دقائق، أو قضاء ساعة في إعادة بنائها بعد شهر

• تابع ما الذي يستمر تصحيحه:
  إذا تكرر نفس التصحيح عبر المسودات، فغيّر عادة التسجيل بدلًا من تحريره خارج كل مرة

أين تهم خطوة المراجعة أكثر ما يمكن

• التوثيق الموجه للعملاء: حيث يحتاج الدعم إلى التحقق قبل وصول أي شيء إلى المستخدمين

• توثيق المنتج: حيث يؤكد مالك المنتج السلوك والحدود قبل النشر

• إجراءات التشغيل القياسية (SOPs): حيث يتحقق مالك العملية من أن الإجراء هو ما يجب على الفريق اتباعه، بما في ذلك عند تحديث صفحة موجودة

• التوثيق الخاضع للتنظيم أو المراقبة: حيث يجب على شخص مسؤول التحقق قبل أن ينتشر

ماذا يحدث بدون خطوة مراجعة

المسودة غير المُتحقق منها لا تفشل بصوت عالٍ. تُنشر، وتبدو جيدة للقراءة، ثم يتبعها شخص ما.

التكاليف الظاهرة هي تذاكر الدعم والأسئلة المتكررة. أما التكلفة الأقل وضوحًا فهي الثقة: بمجرد أن يكتشف فريق ما أن إجراءين كانا خاطئين، يتوقف عن الاعتماد على التوثيق ويعود إلى سؤال زميل، وهي المشكلة التي كان التوثيق موجودًا لحلها. استعادة ذلك أصعب من الحصول عليه صحيحًا من المرة الأولى، لأن الناس يتوقفون عن التحقق مما إذا كان قد تحسن.

الميزات الأساسية لمُولّد توثيق الذكاء الاصطناعي من Trupeer

• إنشاء مسودة من تسجيل: خطوات ولقطات شاشة يتم إنتاجها من سير العمل بدلًا من كتابتها من الذاكرة

• مخرجات قابلة للتعديل: تغيير النص والتنسيق، وإدراج الصور أو استبدالها، واستخدام البحث والاستبدال عبر الوثيقة

• التحكم في لقطة الشاشة: قصّ، وتعليق، وطمس أي معلومات حساسة قبل مشاركتها

• التصدير: PDF أو Word حيث يجب أن توجد النسخة المُراجَعة كملف

• ضوابط الوصول: تساعد أدوار مساحة العمل وصلاحيات صفحة المشاركة في إدارة من يمكنه التعديل ومن يمكنه الوصول إلى الوثيقة المُراجَعة. وهي ليست سير عمل للمراجعة

ما الذي لا يفعله هذا

لا يقوم Trupeer بتوجيه الوثائق للموافقة، أو تعيين مُراجعين، أو الاحتفاظ بمسودة في حالة معلّقة حتى يقوم شخص ما بتوقيعها. لا توجد سلسلة موافقات. ما يقدمه هو مسودة قابلة للتعديل، بالإضافة إلى أدوات التحكم بالأدوار والصلاحيات، بحيث تتم المراجعة ضمن عملية شركتك أنت بدلًا من أن تتم داخل محرك سير عمل.

كما أنه لا يتحقق من مخرجاته بنفسه. ما إذا كانت المسودة صحيحة هو حكم لا يمكن أن يصدره إلا شخص يعرف العملية. ولأتمتة إنتاج التوثيق بشكل أوسع، راجع برامج أتمتة التوثيق.

أنشئ المسودة، ثم تحقق منها

حوّل تسجيل شاشة إلى مسودة توثيق قابلة للتعديل، راجعها من حيث الدقة، وانشرها عندما تكون جاهزة. جرّب Trupeer مجانًا.