İç Dokümantasyon Platformu

Trupeer AI; şirket güvenlik duvarının arkasında kalan ve müşterilere asla ulaşmayan, yalnızca şirket içi içerikler (süreç belgeleri, Standart İşletme Prosedürleri (SOP'ler), işe alım kılavuzları, sistem çalıştırma kitapları, şirket içi eğitimler, değerlendirme raporları) üreten şirketler için tasarlanmış bağımsız şirket içi dokümantasyon platformudur. Kuruluş genelindeki birden fazla ekip, görsel tutarlılığı zorunlu kılan marka kitleri ve dahili ürün adları ile kısaltmaları yöneten özel sözlük sayesinde, tek bir çalışma alanından asıl içeriği (video ve yazılı kılavuz bir arada) üretir. Çıkışlar MP4 video, PDF veya Word belgesi olarak ya da yalnızca kuruluş içi görünürlük için yapılandırılmış markalı bir Paylaşılan Sayfa bağlantısı şeklinde sunulur. Çoğu şirket içi dokümantasyon çalışmasında tam olarak neyin belgelenmesi gerektiği bilinir; buradaki kısıt, kılavuz başına yarım gün süren ve tek bir operasyon veya L&D (Öğrenme ve Gelişim) uzmanının iş listesinde biriken yazma süresidir.

• Tek bir ekran kaydından veya yapay zeka avatar komut dosyasından şirket içi dokümantasyon (video ve yazılı kılavuz bir arada) üretir.

• Paylaşılan Sayfalar aracılığıyla yerleşik olarak sunulan yalnızca kuruluşa özel görünürlük sayesinde şirket içi belgelerinizin şirket içinde kalmasını sağlar.

• Confluence, Notion, SharePoint ve Slab ile yan yana çalışır. Çıktılar bu platformlara veya Trupeer tarafından barındırılan Paylaşılan Sayfalara aktarılır.

• Marka kitleri ve özel sözlük, ekipler arasında görsel ve terminolojik tutarlılığı zorunlu kılar.

• Çok uluslu iş güçleri için 65'ten fazla dilde çeviri imkanı sunar.

Bu şirket içi dokümantasyon platformu ne üretiyor?

Herhangi bir ekipten bir çalışan (İK işe alım sorumlusu, BT sistem yöneticisi, operasyon yöneticisi, kıdemli mühendis veya finans ekibi eğitmeni) aracı açar ve bir ekran kaydı başlatır. Eğer kayıt almak bir seçenek değilse, bir komut dosyası yazar ve içeriği konuşan bir kafa videosu olarak sunmak için katalogdan bir yapay zeka avatarı seçer. Trupeer AI post-prodüksiyon sürecini üstlenir. Dolgu sözcükler elenir, yakınlaştırma ve imleç efektleri izleyicinin görmesi gereken yerleri vurgular; böylece taslak video ile taslak yazılı şirket içi dokümantasyon sayfası, ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlarla birlikte editöre aynı anda ulaşır.

Video çıktısı MP4 biçimindedir. Belge çıktısı ise Confluence, Notion, SharePoint, Slab, dahili wiki, çalışan el kitabı veya kuruluşun şirket içi dokümantasyonunu sakladığı diğer yerlere yapıştırılmaya hazır şekilde PDF veya Word formatındadır. Paylaşılan Sayfa seçeneği, her iki formatı yalnızca kuruluş içi görünürlüğe sahip tek bir markalı bağlantıda birleştirir. Bu seçenek, kuruluşun halihazırda bir Confluence veya Notion kurulumu bulunmadığında yerel bir şirket içi dokümantasyon sunucusu işlevi görür. Marka kiti her çıktıya otomatik olarak uygulanır (logo, renkler, yazı tipleri, giriş ve çıkış slaytları). Özel sözlük ise dahili ürün adlarını, sistem kısaltmalarını ve yapay zekanın normal şartlarda doğru yazamayacağı şirkete özgü terminolojiyi yakalar. Geleneksel şirket içi dokümantasyon yazılımları veya genel amaçlı herhangi bir şirket içi dokümantasyon aracıyla karşılaştırıldığında, tek bir kaynak kayıttan video ve yazılı kılavuz ikilisini sunabilmesi, çoğu ekibin araç seçerken gözden kaçırdığı en önemli bölümdür.

Şirket içi dokümantasyon platformu üç adımda nasıl çalışır?

Üretim akışı üç adımdan oluşur. Platform, ekibin mevcut dahili wiki'sinin veya bilgi tabanının yerini almaz, buraya eklenecek içerikleri üretir.

Adım 1: Kılavuz kaydı alın veya yapay zeka avatarı kullanın

Şirket tarafından verilen herhangi bir dizüstü bilgisayarda, tarayıcı üzerinden bir ekran kaydı başlatın. Ya da kaydı tamamen atlayın: bir metin yazıp katalogdan bir yapay zeka avatarı seçin (veya HeyGen entegrasyonu ile belirli bir kişinin benzerliği üzerine eğitilmiş özel bir avatar kullanın). Avatar yöntemi, konu uzmanının kayıt yapamadığı veya ekibin tüm şirket içi dokümantasyon kütüphanesinde tutarlı bir sunucu istediği durumlarda idealdir.

2. Adım: Trupeer AI videoyu ve yazılı şirket içi dokümantasyonu oluşturur

Post-prodüksiyon otomatik olarak çalışır. Dolgu sözcükler ve duraklamalar kaldırılır. Yakınlaştırma ve imleç efektleri, ekranın izleyicinin görmesi gereken kısmını vurgular. Taslak video ve taslak yazılı şirket içi dokümantasyon sayfası, ekran görüntüleri ve sıralı adımlarla birlikte editöre eş zamanlı olarak gelir. Özel sözlük; dahili ürün adlarını, sistem kısaltmalarını ve ekibe özgür teknik terimleri, daha yanlış yazıya dökülmeden yakalar.

3. Adım: Markalayın, görünürlüğü sınırlayın ve gönderin

Şirket içi dokümantasyonun kuruluşun diğer dahili içerik kütüphanesiyle eşleşmesi için marka kitini uygulayın. Belgelerin şirket içinde kalmasını sağlamak amacıyla Bilgi Tabanı görünürlüğünü (yalnızca kuruluş, seçilen alan adları veya yalnızca davetli) yapılandırın. Ardından Paylaşılan Sayfa bağlantısı aracılığıyla gönderin, PDF'i Confluence veya Notion'a yapıştırın, MP4'ü bir SharePoint sayfasına ekleyin veya bağlantıyı Slack'te paylaşın.

Bu hacimdeki şirket içi dokümantasyon süreçlerini kim yönetir?

Bir kuruluş içindeki şirket içi dokümantasyon çalışmalarını genellikle operasyon yöneticisi, bilgi yönetimi lideri, L&D (Öğrenme ve Gelişim) uzmanı, genel müdür yardımcısı veya üç aylık hedef (OKR) olarak "her şeyi belgeleme" görevi devredilen herhangi bir operasyon ağırlıklı personel yönetir. Bu kişilerin ellerinde farklı ekiplerden gelen şirket içi dokümantasyon taleplerinin birikmiş listesi bulunur, özel bir teknik yazarları yoktur ve pazartesi günü başlayacak bir sistem lansmanına, uyumluluk dönemine veya işe alım grubuna bağlı katı bir teslim tarihlerine sahiptirler. Mevcut yaklaşım (dokümantasyonun Confluence veya Notion'da manuel olarak yazılması, ekran görüntülerinin tek tek elle alınıp içeriğe eklenmesi) işletmenin talep ettiği şirket içi dokümantasyon hacmini yetiştiremediğinde bu araca başvururlar.

Onların çevresinde, bireysel ekipler aynı çalışma alanında kendi şirket içi dokümantasyonlarını üretirler. İK; yeni işe alınanların uyum modüllerini ve politika kılavuzlarını yönetir. BT; sisteme erişim prosedürlerini, yeni SSO akışını, VPN kurulumunu belgeler. Operasyon; finans, tedarik zinciri ve satın alma için süreç SOP'lerini belgeler. Mühendislik; yayına alma kılavuzlarını ve mimari kararları belgeler. Satış geliştirme; dahili ürün eğitimlerini ve rakip araştırma iş akışlarını belgeler. Müşteri başarısı; müşteriyle doğrudan temas kuran roller için şirket içi araçlar eğitimini belgeler. Yönetici görünümündeki üretim analitiği, her ekibin ne kadar şirket içi dokümantasyon yayınladığını gösterir ve bu da bilgi yönetimi liderinin departman başına gerçek içerik hızını görmesine yardımcı olur.

Bu platformun desteklediği şirket içi dokümantasyon içerik türleri

Şirket içi dokümantasyon çalışmalarında en sık karşılaşılan içerik türleri şunlardır: işe başlangıç eğitimleri (sistem turu, politikalara genel bakış, ilk hafta uyum süreci), sistem lansmanı dokümantasyonu (yeni HRIS, yeni CRM, yeni araç seti), süreç SOP'leri (dönem sonu hesap kapatma, tedarikçi kaydı oluşturma, masraf formu doldurma), mühendislik ve operasyon için iş akışları (yayına alma prosedürü, gece yarısı gelişen olayların üst birime iletilmesi, olağanüstü durum kurtarma akışı) ve uyumluluk dokümantasyonu (yıllık veri gizliliği tazeleyici eğitimi, bilgi güvenliği farkındalık modülü). Trupeer AI, tüm bunları kayıt aşamasından belge oluşturmaya kadar giden tek bir akışta yönetir. Format, hedef kitleye göre uyarlanabilir: bir süreç SOP'si ekran görüntüleriyle desteklenmiş numaralandırılmış adımlara ihtiyaç duyarken, bir mimari tanıtımı yazılı özetle birlikte videoya, bir uyumluluk eğitimi ise her ikisinin yan yana sunulmasına ihtiyaç duyar.

Şirket içi dokümantasyon programlarını aynı anda birçok ekipte yürüten kuruluşlar için platformun değeri departmanlar arasında katlanarak artar. Trupeer ile çalışan tek bir L&D uzmanı veya bilgi yöneticisi, daha önce küçük bir şirket içi yazar ekibini veya bir dokümantasyon yüklenicisiyle sürekli çalışmayı gerektiren doküman başı çıktı miktarını tek başına üretebilir. Eş zamanlı olarak yürütülen 5 ila 10 aktif şirket içi dokümantasyon akışına (mühendislik işe alımı, operasyon SOP'leri, BT sistem lansmanları, satış geliştirme, uyumluluk) sahip 1000 çalışanlı bir kuruluşta, belge başına üretim süresi 1 ila 3 günden 1 ila 2 saate kadar düşer. Şirket dokümantasyonu ve ekip dokümantasyonu çalışmalarının tek seferlik süreç belgeleme çalışmalarından ayrıldığı nokta burasıdır: hacim ve tutarlılık gereksinimleri yön değiştirir ve şirket içi dokümantasyon yönetimi, üretim hızı kadar önem kazanmaya başlar. Aynı kaynak içeriğin hem dışarıya hem de içeriye sunulması gereken ikili kitle senaryolarında, şirket içi ve şirket dışı dokümantasyon platformu her iki alanı da kapsar.

Trupeer; Confluence, Notion, SharePoint ve ekibin mevcut wiki'sinin yanında nerede konumlanır?

Trupeer AI bir wiki veya bilgi yönetim sistemi değildir. Confluence, Notion, SharePoint, Slab, GitBook, Coda ve Tettra gibi platformların tümü barındırma katmanını yönetir: sayfalar, alanlar, hiyerarşik yapı, arama, izinler, yorumlar, diff karşılaştırmalı revizyon geçmişi ve şirket içi dokümantasyon kitaplıklarının bağımlı olduğu yapılandırılmış taksonomi. Trupeer AI ise bu sistemlerin arkasındaki içerik üretim katmanında yer alır. Kuruluşun operasyon ekibi, L&D lideri veya bilgi yöneticisi, Trupeer'da şirket içi dokümantasyon üretir ve çıktıyı şirketin halihazırda kullandığı wiki'ye yapıştırır. MP4 ve PDF formatları her wiki ile çalıştığı için wiki seçimi bu aracı sınırlamaz.

Trupeer'ın kendi Bilgi Tabanı özelliği, halihazırda Confluence veya Notion kullanmayan (ya da bazı şirket içi dokümantasyonlarını tamamen Trupeer alan adı altında tutmak isteyen) kuruluşlar için yerel bir dahili bilgi tabanı barındırma seçeneği sunar. Görünürlük ayarları tüm yelpazeyi kapsar: web üzerinde dizine eklenebilmesi gereken içerikler için genel, gerçek şirket içi dokümantasyon için yalnızca kuruluşa özel, ortak ve tedarikçi erişimi için seçilen alan adları, sınırlı içerikler için ise yalnızca davetle erişim. Çoğu kuruluş her iki kurulumu birlikte kullanır: şirket içi dokümantasyonun büyük kısmı mevcut wiki'de yer alır ve Trupeer tarafından üretilen içerik oraya aktarılır. Daha küçük bir grup (eğitim videoları, rehber kayıtları, oryantasyon turları) ise Trupeer tarafından barındırılan Paylaşılan Sayfalarda kalır; çünkü zengin video deneyimi, wiki sayfasına gömmek yerine yerel bir oynatıcıda daha iyi sonuç verir. Sıfırdan bir şirket içi dokümantasyon sistemi seçen ekipler için Trupeer tarafından barındırılan seçenek, wiki tedarik adımını tamamen ortadan kaldırır.

Çeviri, güncellemeler ve çok uluslu iş gücü

Şirket içi dokümantasyonlar hızla eskir, çünkü belgeledikleri sistemler ve süreçler her çeyrekte değişir. Arayüz güncellemesi sistem kılavuzunu bozar, bir süreç değişikliği SOP'yi yanıltıcı hale getirir, bir yeniden yapılanma iş akışında açıklanan ilerleme aşamalarını değiştirir. Çoğu şirket içi dokümantasyon ekibi bu durumla başa çıkmak için wiki'nin güncelliğini yitirmesine sessizce izin verir ve her seferinde eski sayfaya denk gelen birinin sorularını Slack üzerinden yanıtlar. Trupeer AI ise güncellemeleri yalnızca değişen adımı yeniden kaydederek çözer. Yapay zeka yalnızca o bölümü yeniden işler; hem video hem de yazılı belge oldukları yerde güncellenir ve wiki sayfasına bakan bir sonraki kişi güncel sürümü görür.

Çok uluslu iş güçleri için, çeviri özelliği şirket içi dokümantasyonun gerçekte ne kadar yaygın kullanılacağını sınırlayan dil engelini ortadan kaldırır. Aynı SOP, iş akışı veya işe uyum kılavuzu; Mumbai'deki çalışanlara Hintçe, Berlin'dekilere Almanca, Mexico City'dekilere İspanyolca ve Tokyo'dakilere Japonca olarak aynı kaynak kayıttan, aynı sürüm döngüsünde ulaşır. Çeviri, marka kiti, sözlük ve ekran üzerindeki metinler korunarak hem video seslendirmesine hem de yazılı belgeye uygulanır. Bu şirket içi dokümantasyon platformunu Trupeer AI SOP oluşturucu ile eşleştirmek, şirket içi dokümantasyon kitaplıklarının temelini oluşturan standart işletme prosedürlerini eksiksiz kapsar.