Kurumsal Dokümantasyon Yazılımı

Trupeer AI, aynı iş akışında, aynı ekran kaydından hem bir video anlatımı hem de yazılı bir dokümantasyon makalesi üreten kurumsal bir dokümantasyon yazılımıdır. Bir teknik yazar, L&D uzmanı veya konu uzmanı iş akışını bir kez kaydeder ve Trupeer AI, MP4 videoyu ve PDF ya da Word belgesini birlikte oluşturur. Bu kategorideki çoğu dokümantasyon yazılımı iki formattan yalnızca birini üretir: Scribe ve Tango gibi ekran kaydedici araçlar kaydedilen tıklamalardan yazılı kılavuzlar oluştururken, Loom and Vidyard gibi video araçları ekran kaydı videoları üretir. Trupeer AI ise her iki formatı da aynı kayıttan üretir; bu da çoğu kurumsal dokümantasyon programının aslında ihtiyaç duyduğu ancak nadiren sahip olduğu bir özelliktir.

• Tek bir kayıttan hem video HEM DE yazılı dokümantasyon üreten kurumsal dokümantasyon yazılımı.

• Marka kiti, binlerce şirket içi belgede görsel tutarlılık sağlar.

• Aynı kaynak kayıttan dokümantasyonu 65'ten fazla dile çevirin.

• Çıktı; MP4, PDF veya Word olarak sunulur ve kuruluşun halihazırda kullandığı her türlü dokümantasyon platformuna hazırdır.

• Değişen adımı yeniden kaydederek güncelleyin. Kütüphane, güncellemeyi otomatik olarak yayar.

Bir kurumsal dokümantasyon yazılımı olarak Trupeer AI neler üretir?

Bir teknik yazar, L&D uzmanı, BT etkinleştirme sorumlusu veya operasyonel konu uzmanı dokümantasyon oluşturucuyu açar ve tarayıcıda bir iş akışı kaydeder. Trupeer AI post-prodüksiyonu halleder. Gereksiz dolgu kelimeler kaldırılır. İmleç titremesini yumuşatma özelliği, kaydın bir hata ayıklama oturumundan ziyade şık bir demo gibi görünmesini sağlar. Yakınlaştırma ve imleç efektleri, okuyucunun işlem yapması gereken ekran bölümlerini vurgular. Taslak bir MP4 video ve taslak bir yazılı dokümantasyon makalesi editöre birlikte gelir; yazılı sürümün içinde ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlar yer alır.

İki çıktı aynı kaynaktan geldiği için video ve yazılı dokümantasyon bilgi olarak birbiriyle senkronize kalır. Kayıt dört adımlı bir onay iş akışını gösteriyorsa, hem video hem de yazılı makale aynı dört adımı aynı sırada, özel sözlükten alınan tutarlı bir terminolojiyle tanımlar. Marka kiti kurumsal logoyu, renkleri, yazı tiplerini, giriş ve çıkış slaytlarını uygular. Seslendirme, konuşulan parçadan veya yazılan bir metinden üretilir; dokümantasyon kütüphanesinde tek ve tutarlı bir anlatıcı isteyen kuruluşlar için düzinelerce ses seçeneği ve özel ses klonlama mevcuttur.

Kurumsal dokümantasyon yazılımı üç adımda nasıl çalışır?

Üretim akışı üç adımı kapsar: bir kayıt girişi, bir editör geçişi, bir yayınlama işlemi. İkinci bir yazara, ayrı bir video editörüne veya makaleyi bir araya getirmek için üçüncü bir araca gerek yoktur.

1. Adım: İş akışını kaydedin veya mevcut bir videoyu yükleyin

Tarayıcıda bir ekran kaydı başlatın veya ekibin halihazırda sahip olduğu mevcut bir video dosyasını yükleyin (süreç anlatımlarının Zoom kayıtları, MS Teams demo kayıtları, önceki denemelerden elde edilen ham ekran görüntüleri). Trupeer AI eldeki her türlü video üzerinde çalışır. Tipik bir kurumsal dokümantasyon makalesi 5 ila 12 dakikalık bir kayıttan çıkar; bu da sıfırdan bir dokümantasyon makalesi yazmaktan daha hızlıdır.

2. Adım: Trupeer AI videoyu ve yazılı dokümantasyonu oluşturur

Gereksiz dolgu kelimeler, duraksamalar ve "şu dosyayı bulayım" anları kaldırılır. Yakınlaştırma ve imleç efektleri, okuyucuların odaklanması gereken ekran bölgelerini vurgular. Editörde bir taslak video ve bir taslak yazılı dokümantasyon makalesi birlikte görünür. Özel sözlük, yapay zeka bunları yanlış deşifre etmeden önce şirket içi ürün adlarını, sistem adlarını ve kısaltmaları yakalar.

3. Adım: Markalayın, çevirin, yayınlayın

Dokümantasyonun kurumun mevcut görsel standartlarıyla eşleşmesi için marka kitini uygulayın. Personelin çalıştığı dillere çevirin (İspanyolca, Portekizce, Hintçe, Mandarin, Fransızca, Almanca, Japonca veya 65'ten fazla dilin herhangi biri). MP4'ü şirket içi video portalına, PDF veya Word belgesini bilgi tabanına gönderin veya her ikisini de ekibin Slack'e, şirket wikisine veya yardım merkezine bırakabileceği bir Paylaşılan Sayfa bağlantısıyla paylaşın.

Bu kurumsal dokümantasyon yazılımını gerçekte kimler kullanır?

Büyük bir kuruluşta bu aracı açan kişi genellikle bir teknik yazar, bir dokümantasyon ekip lideri, bir L&D uzmanı, bir iç iletişim yöneticisi, bir BT etkinleştirme uzmanı veya dokümantasyon sorumluluğu olan bir konu uzmanıdır. Bu aracı; yeni bir sistem devreye alınırken ürün dokümantasyonunun üretilmesi gerektiğinde, bir sonraki uyumluluk döngüsü için eğitim materyallerinin yayınlanması gerektiğinde, bir süreç değişikliğinin bölge ofislerine yayılması gerektiğinde veya dokümantasyon ekibinin iki çeyrektir biriken makale birikimini eritmesi gerektiğinde açarlar.

Farklı departmanlar bu aracı farklı içerik kategorileri için kullanır. Teknik yazarlık ekipleri ürün dokümantasyonu, yazılım dokümantasyonu, sistem dokümantasyonu ve entegrasyon anlatımları üretir (Trupeer AI koddan otomatik olarak API referansı üretmediği için bunlar ekibin gerçek API referans belgeleriyle eşleştirilir). L&D ekipleri eğitim dokümantasyonu ve bunlarla eşleşen modüller üretir. BT etkinleştirme ekipleri sistem devreye alma dokümantasyonu ve yönetici kılavuzları hazırlar. İç iletişim departmanı politika açıklayıcıları ve değişim yönetimi dokümantasyonu üretir. İK departmanı işe alım ve oryantasyon dokümantasyonu ile politika kılavuzları oluşturur. Operasyon departmanı standart uygulama prosedürü (SOP) dokümantasyonu ve süreç kılavuzları hazırlar. Aynı dokümantasyon araçları her fonksiyona hizmet ederek merkezi içerik üretim altyapısını basit tutar.

Bu kurumsal dokümantasyon yazılımının desteklediği dokümantasyon kategorileri

Kurumsal dokümantasyon tipik olarak birkaç kategoriye ayrılır ve bunların tümü aynı kayıttan belgeye dönüştürme akışıyla çalışır. Şirketin kendi araçlarını kullanan şirket içi ekipler için ürün dokümantasyonu. Sistem mühendisleri, geliştiriciler ve BT personeli için teknik dokümantasyon yazılımı çıktısı. Operasyon, finans ve İK genelindeki standart uygulama prosedürleri için süreç dokümantasyon yazılımı çıktısı. Çalışan eğitim videolarıyla eşleştirilmiş L&D modülleri için eğitim dokümantasyonu. Çalışanları belirli politikalar konusunda eğittiklerini kanıtlamak zorunda olan denetime tabi sektörler için uyumluluk dokümantasyonu. Sistem geçişleri, organizasyonel değişiklikler ve süreç güncellemeleri için değişim yönetimi dokümantasyonu. Yönetici kılavuzları, şirket içi platform anlatımları ve araç dağıtımları için BT dokümantasyon yazılımı çıktısı.

Daha kapsamlı kurumsal teknik dokümantasyon çalışmaları için Trupeer AI üretim katmanını üstlenir. Ekibin mevcut dokümantasyon altyapısı (bilgi tabanı platformu, LMS, şirket içi wiki, geliştirici portalı) olduğu gibi kalır. Trupeer AI, burayı ekibin manuel yazma ve ekran görüntüsü alma iş akışından 10 kat daha hızlı üretebileceği multimedya içerikleriyle doldurur. Eskiden haftada iki makale yayınlayabilen bir teknik yazar, bu yaklaşımla genellikle sekiz veya on makale yayınlayabilir; çünkü zaman alan kısımlar (ekran görüntüsü alma, metni yazma, eşleşen bir video kaydetme) tek bir kayıt ve inceleme adımına indirgenir.

Trupeer; Scribe, Tango, Loom ve diğer dokümantasyon yazılımlarının yanında nerede konumlanıyor?

Bu kategorideki dokümantasyon yazılımları genellikle tek bir format üretir. Scribe ve Tango, otomatik olarak oluşturulan ekran görüntüleri ve numaralandırılmış adımlarla kaydedilen tıklamalardan yazılı kılavuzlar üretir. Loom ve Vidyard, düzenleme araçlarıyla ekran kaydı videoları üretir ancak bunlarla eşleşen yazılı bir belge sunmaz. Guidde, bu ikisinin ortasında yer alarak video ve tıklanabilir etkileşimli bir kılavuz üretir. MadCap Flare, Paligo, Heretto ve Adobe FrameMaker ise çoğunlukla karmaşık ürün kılavuzları üreten daha büyük dokümantasyon ekipleri tarafından kullanılan yapılandırılmış dokümantasyona yönelik geleneksel teknik yazarlık iş akışlarını yönetir.

Trupeer AI, aynı kayıttan hem video hem de yazılı dokümantasyon üreten bir yapay zeka dokümantasyon yazılımıdır ve bu, çoğu kurumsal dokümantasyon programının aslında ihtiyaç duyduğu format kombinasyonudur. Video, LMS veya video portalında yer alırken, yazılı dokümantasyon bilgi tabanına veya wikiye gider ve her ikisi de aynı kaynaktan geldiği için senkronize kalır. Yazılı kılavuzlar için halihazırda Scribe veya Tango kullanan ekiplere Trupeer AI, eşleşen video çıktısını ekler. Video için halihazırda Loom veya Vidyard kullanan ekiplere ise Trupeer AI, eşleşen yazılı dokümantasyonu ekler. Ürün kılavuzları için MadCap veya Paligo gibi geleneksel yapılandırılmış bir yazım dokümantasyon aracı kullanmaya devam etmesi gereken ekipler, Trupeer AI'yi genellikle bir kurumsal dokümantasyon kütüphanesinin büyük kısmını oluşturan günlük süreç ve eğitim dokümantasyonları için kullanır.

Kurumsal dokümantasyon programları için marka tutarlılığı, çeviri ve güncellemeler

Kurumsal dokümantasyon programları, geleneksel dokümantasyon yazılımlarının yetersiz kaldığı üç üretim zorluğuyla karşılaşır. Binlerce şirket içi belgede marka tutarlılığı sağlamak (her video ve belgenin aynı şirketten çıkmış gibi görünmesi gerekir). Birden fazla ülkedeki çalışanlar için dil desteği sunmak (Meksika ofisi için İspanyolca, Bangalore için Hintçe, São Paulo için Portekizce, Berlin için Almanca). Bir süreç değiştiğinde güncellemeleri yaymak (arka plandaki sistemde yapılan küçük bir kullanıcı arayüzü değişikliği, yazılması haftalar süren dokümantasyonu geçersiz kılabilir). Trupeer AI, üretim katmanında bu üç zorluğa da çözüm getirir. Marka kitleri görsel tutarlılığı zorunlu kılar. Çeviri özelliği, aynı iş akışında hem videoya hem de yazılı dokümantasyona uygulanan 65'ten fazla dili kapsar. Sadece değişen adımın yeniden kaydedilmesiyle güncellemeler kolayca yapılır, böylece tüm makaleyi yeniden oluşturmaya gerek kalmadan küçük bir değişiklik sisteme yayılır.

Güvenlik ve tedarik inceleme gereksinimleri olan kuruluşlar için, Trupeer AI Güven Merkezi platformun güvenlik duruşunu, veri işleme uygulamalarını ve mevcut sertifikasyon durumunu belgeler. Kurumsal düzeydeki özel ses klonlama özelliği, içeriği hangi departmanın ürettiğine bakılmaksızın tek bir kurumsal anlatıcı sesinin tüm dokümantasyon kütüphanesinde kullanılabilmesi anlamına gelir. Bu kurumsal dokümantasyon yazılımının Trupeer AI SOP oluşturucu ile birlikte kullanılması, hem günlük dokümantasyon üretimini hem de bunun altında yatan standart uygulama prosedürü katmanını kapsar.