Süreç Rehberlerini Saniyeler İçinde Oluşturun

Trupeer AI’nin süreç rehberi oluşturucusu bir ekran kaydı alır ve aynı işten hem özenle hazırlanmış bir video anlatımı hem de yazılı, adım adım bir rehber üretir. Ekip akışı bir kez kaydeder; yapay zekâ dolgu kelimeleri kaldırır, önemli aksiyonlarda yakınlaştırma ekler ve dokümanı eş zamanlı olarak yazar. Çoğu araç, doküman üretemeyen video araçları ile video üretemeyen ekran görüntüsü araçları arasında seçim yapmaya zorlar. Trupeer AI ise bunu tek bir akışta yapar; süreç rehberi arayan ekiplerin piyasadaki mevcut çözümlerden memnun olmamasının asıl nedeni budur.

• Tek sefer kaydet, aynı işte video artı yazılı süreç rehberi al.

• Yapay zekâ dolgu kelimeleri kaldırır, imleç titremesini yumuşatır, çalışmanın gerçekleştiği ekran bölümlerine yakınlaştırma uygular.

• Marka seti otomatik uygulanır: logo, renkler, yazı tipleri, giriş/bitiş slaytları ekibin diğer dokümantasyonlarıyla uyumlu olur.

• Rehberi 65+ dile çevirin; hem video hem de yazılı doküman birlikte uygulanır.

• Değişen adımı yeniden kaydederek güncelleyin. Her iki format da yerinde güncellenir.

Trupeer AI’nin süreç rehberi için ürettikleri

Birisi, dokümante etmek istediği sürecin ekran üzerinden anlatımını kaydeder. Trupeer AI, post-prodüksiyonu yönetir. Dolgu kelimeler ve “şimdi doğru sekmeyi bulayım” gibi anlar kaldırılır. Yakınlaştırma efektleri, aksiyonun gerçekleştiği ekran bölümlerini vurgular. Taslak video ve taslak yazılı adım adım rehber aynı işte teslim edilir; böylece ekip, aynı iş akışı için iki ayrı doğruluk kaynağını sürdürmek zorunda kalmaz. Bu aynı zamanda kılavuzları da kapsar; adımlar ilerledikçe yakalandığı için sonradan yazmak zorunda kalmazsınız.

Video çıktısı MP4’tür; yardım merkezi, dahili wiki veya onboarding (kurulum) akışı için hazırdır. Doküman çıktısı PDF veya Word’dür; numaralı adımlar ve videodaki anlarla eşleşen ekran görüntüleri içerir. Marka seti otomatik uygulanır: logo, renkler, yazı tipleri, giriş ve bitiş slaytları ekibin dokümantasyon kütüphanesinin geri kalanıyla uyumludur. Özel sözlük, yapay zekânın aksi halde nasıl yazacağını ya da nasıl telaffuz edeceğini bilemeyebileceği dahili ürün adlarını yönetir. İmleç vurgulama, bölge odağı ve kullanıcı arayüzü etkileşimlerinde otomatik yakınlaştırma, kimse manuel olarak eklemek zorunda kalmadan AI ekran kaydı çıktısında görünür.

Üç adımda süreç rehberi nasıl oluşturulur

Tüm akış tek bir kayıtla başlar ve sevk edilebilir (yayına hazır) içerik üretir. Video düzenleme aracı yok, ayrı bir yazma turu yok, gelecek çeyrekte yavaş yavaş azaltılacak dokümantasyon işi yok.

Adım 1: Akışı kaydedin veya yükleyin

Tarayıcıda kayda basın, akışı gerçekten nasıl yapılıyorsa öyle yakalayın ya da başka bir araçtan mevcut bir ekran kaydını yükleyin. 10 dakikalık bir kayıt, işleme sırasında dolgu materyali kaldırıldığı için 3-5 dakikalık bir videoya ve yapılandırılmış bir yazılı rehbere dönüşür. Kaydınız ne kadar zenginse, diğer taraftan çıkan süreç rehberi de o kadar zengin olur.

Adım 2: Trupeer AI video ve yazılı rehberi üretir

Dolgu kelimeler kaldırılır. Yakınlaştırma ve imleç efektleri, izleyicinin işi takip etmesine yardımcı olduğu yerlerde eklenir. Taslak video ve taslak adım adım rehber editörde birlikte görünür. Özel sözlük uygulanır; böylece dahili ürün adları her iki çıktıda da doğru şekilde yazılır ve doğru telaffuz edilir.

Adım 3: Marka, çevir ve paylaş

Logo, renkler ve giriş/bitiş slaytlarının ekibin diğer materyalleriyle uyumlu olması için marka setini uygulayın. İspanyolca, Mandarin, Hintçe, Portekizce veya şirketin konuştuğu 65+ dilin herhangi birine çevirin. Ardından, ekibin herhangi bir bilgi bankasına, intranete, LMS’e veya yardım merkezine gömebildiği bir Shared Page (Paylaşılan Sayfa) bağlantısı üzerinden gönderin.

Süreç rehberi oluşturucuyu kim gerçekten açar

Bu aracı açan kişi genellikle, aklında yaşayan bir iş akışını dokümante etmesi istenmiş olan kişidir: her kickoff (başlangıç) görüşmesinde aynı ürün ekran anlatımını yapan kıdemli bir CSM, süreci herkesten daha iyi bilen bir operasyon lideri, yükseltme (eskalasyon) ağacını ezbere bilen bir destek yöneticisi. Tutarlı şekilde bilgi vardır ama dokümantasyon yoktur ve sıfırdan yazmak kimsenin yapmak istemediği bir iştir. Trupeer AI, bu kişinin akışı bir kez kaydedip dokümantasyonu özenle hazırlanmış bir varlık olarak yayınlamasını sağlar; asla temizlenmeyen bir backlog’a eklemek yerine.

Aynı iş akışı farklı birimlerde görünür. Operasyonlar ve ops (operasyon) mühendisleri, bunu dahili süreç dokümantasyonu için kullanır. Müşteri başarı ekipleri, onboarding ekran anlatımları ve özellik derinlemesine incelemeleri için kullanır. Destek ekipleri, sorun giderme kılavuzları ve olay müdahale prosedürleri için kullanır. İK ekipleri, çalışan onboarding iş akışları, yan haklar (benefits) kaydı ve politika ekran anlatımları için kullanır. Pazarlama ve ürün ekipleri, özellik açıklamaları ve müşteriye dönük nasıl yapılır içerikleri için kullanır. Eğitimciler ve eğitim liderleri, eğitim programlarının altında yer alan prosedürel içeriği oluşturmak için kullanır.

Süreç rehberi içerik türleri Trupeer AI tarafından yönetilir

Süreç rehberi, bir görevi nasıl yerine getireceğinize dair yapılandırılmış herhangi bir açıklamadır; adımlar, birinin onları uygulaması gereken sırayla düzenlenir. Format bağlama göre değişir: bir yardım merkezi makalesi ekran görüntüleriyle birlikte yazılı adım adım rehber isteyebilir; yeni işe başlayanların onboarding akışı video ekran anlatımı artı yazılı eşlik eden bir rehber isteyebilir; müşteri başarı ekran anlatımı ise e-postaya gömülü 3 dakikalık bir video isteyebilir. Trupeer AI, aynı kayıttan bunların hepsini yönetir; çünkü aynı kaynak materyal, hedef kitleye göre farklı şekillerde dışa aktarılabilir.

En sık karşılaşılan kategoriler şunlardır: yazılım ekran anlatımları (belirli bir özelliği nasıl kullanacağınız), operasyonel prosedürler (belirli bir iş akışını nasıl yürüteceğiniz), eğitim içeriği (ekibin tekrar eden bir görevi nasıl ele aldığı), müşteriye dönük nasıl yapılır içeriği (müşterinin üründe hedefini nasıl gerçekleştirdiği) ve uyumluluk dokümantasyonu (bir sürecin doğru şekilde uygulandığına dair kanıt). Aynı temel kayıt, marka seti, dil ve uzunluğun hangi hedef kitle için ayarlandığına göre değişerek hepsini üretir. Bu, Google aramasından indirilen bir süreç rehberi şablonunu kullanmak ile içeriği gerçek işten üreten bir süreç rehberi oluşturucuyu kullanmak arasındaki yapısal farktır. Adım adım rehber şablonu ekibe bir çerçeve verebilir; yapay zekâ tarafından doldurulan adım adım rehber şablonu ise ekibe sevk edilebilir (yayına hazır) içerik sağlar. Süreç rehberi şablonuyla başlayan ekipler genellikle, şablonun kolay kısmı olduğunu fark ettiklerinde Trupeer AI’ye geçer.

Loom, Scribe ve manuel dokümantasyonun yanında Trupeer AI nerede konumlanır

Mevcut araçların çoğu bir ödün vermeye zorlar. Loom, Vidyard ve ScreenPal videoyu iyi kaydeder ancak yapılandırılmış yazılı rehber üretmez. Scribe, Tango ve Guidde ekran görüntüleriyle birlikte yazılı adım adım rehberler üretir ama yanında özenle hazırlanmış bir video oluşturmaz. Manuel dokümantasyon ikisini de sonunda üretir; ancak her rehber için yazma süresi olarak saatler harcatır. Trupeer AI ise bunu tek bir akışta yapar; çünkü aynı kayıt iki çıktıyı da besler: video, kaydın temizlenmiş sürümüdür; yazılı rehber ise aynı kaynaktan gömülü ekran görüntüleriyle birlikte yapılandırılmış dökümdür.

Çift çıktı yaklaşımı önemlidir; çünkü farklı hedef kitleler farklı formatlar ister. Belirli bir prosedürü tarayan kıdemli bir mühendis yazılı rehberi hızlıca gözden geçirmek ister; aynı prosedürü ilk kez izleyen yeni katılan biri videoyu görmek ister; global bir ekip içeriği beş dilde aynı anda ihtiyaç duyar; bir yardım merkezi ise aynı makale için gömülebilir bir video artı kopyala-yapıştır yapılabilir yazılı ekran anlatımı ister. Tüm bu kullanım senaryarlarını kapsayan tek bir kayıt, her birini ayrı ayrı üretmekten daha hızlıdır ve video ile doküman arasında seçim yapma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Güncellemeler ve çeviri: iş akışları değiştikçe süreç rehberlerini güncel tutun

Süreç rehberleri hızlıca eskir; çünkü alttaki yazılım değişir. Bir arayüz güncellemesi ekran anlatımını bozar, yeni bir özellik prosedürü bozar, bir iş akışı değişikliği tüm rehberi bozar. Çoğu ekip bunu, dokümantasyonun sessizce kaymasına izin verip biri fark ettiğinde özür dileyerek yönetir. Trupeer AI bunu, yalnızca değişen adımı yeniden kaydederek çözer. Yapay zekâ yalnızca o bölümü yeniden işler ve hem video hem de yazılı rehber yerinde güncellenir. Ekip geçen çeyrekte dağıttığı herhangi bir Shared Page bağlantısı artık otomatik olarak güncel sürüme işaret eder.

Global ekipler için çeviri dil farkını kapatır. Aynı süreç rehberi, aynı kaynak kayıt üzerinden aynı hafta içinde Madrid’de İspanyolca olarak, Tokyo’da Japonca olarak, Berlin’de Almanca olarak ekibe ulaşır. Çeviri, marka seti, sözlük ve ekrandaki metinle birlikte hem video seslendirmesine hem de yazılı dokümantasyona uygulanır. Süreç rehberi oluşturucuyu Trupeer AI SOP builder ile eşleştirmek, kaydedilen iş akışlarının altında yer alan standart işletim prosedürlerini kapsar.