Krize yönelik iletişimi planlamak için en iyi zaman, kriz ortaya çıkmadan öncedir. Trupeer ile, ücretsiz bir kriz öncesi iletişim planı şablonuyla başlayarak ve bunu marka yönergeleriniz ile özelleştirerek kriz hazırlığında saatler kazanabilir; planı da masa başı tatbikatlar sırasında liderlerin inceleyebileceği video brifinglere dönüştürebilirsiniz.

Kriz öncesi iletişim planı şablonu nedir?

Kriz iletişimi genellikle üç aşamada anlatılır: kriz öncesi, yani hiçbir şey olmadan önce yaptığınız her şey; yanıtın kendisi; ve sonrasında toparlanma.

Kriz öncesi iletişim planı, bu aşamalardan ilkini kapsar. Nasıl yanıt vereceğinizi anlatan bir metin değildir. Herkes sakin olduğunda alınan kararlar bütünüdür; böylece yanıt, onlar beklemek zorunda kalmadan gecikmeden verilebilir.

Bu ayrım önemlidir çünkü iki doküman farklı şekillerde başarısız olur. Bir yanıt planı biraz yanlışsa, yetkin kişiler anlık olarak uyarlayabilir. Kararları eksik bir kriz öncesi plan ise hiç uyarlanamaz; çünkü eksik olan otoritedir ve otorite, pazar akşamı saat dokuzda uydurulamaz.

Değerin neredeyse tamamını üç karar taşır: aktivasyonu ne tetikler, onay aramadan kim konuşabilir ve gerçekler doğrulanmadan önce ne söylenebilir. Kriz planındaki geri kalan her şey bir iletişim listesidir.

Krizde ilk saat neden karar vermeye gider?

Yavaş yanıt veren herhangi bir organizasyonun zaman çizelgesine bakın; kimsenin makul olmayan şekilde davrandığını nadiren görürsünüz. Her birinin tek tek mantıklı bir şey yaptığı, ancak birlikte altı saat süren bir sıra görürsünüz.

Birisi fark eder. Bunun “sayılıp sayılmadığından” emin değildir. Yöneticisine söyler. Yönetici “izlemeye devam edin” der. Büyür. Başka biri bağımsız olarak fark eder. Sonunda birisi, bir açıklamayı onaylayacak kadar kıdemli bulunur; o ana kadar soru “ne söylemeliyiz?”den “neden kimse bir şey demedi?”ye dönüşmüştür.

Dar boğaz yazmak değildir. Bir holding statement taslağı hazırlamak yirmi dakika sürer. Dar boğaz, bir şeyi kriz olarak ele alma kararıdır ve bu karar toplumsal olarak maliyetlidir. Yükseltmek, bunun ciddi olduğunu; anlaşmayabilecek insanların önünde iddia etmektir; sonuçta hiçbir şey çıkmazsa alarmist görünme riski vardır.

Bu yüzden insanlar kesinlik bekler ve kesinlik, pencere kapandıktan sonra gelir.

Kriz öncesi plan, kararı önceden, yazılı olarak ve yargı yerine gözlemlenebilir koşullara karşı alarak ortadan kaldırır.

Bu şablon Trupeer’da nasıl özelleştirilir

Adım 1: Şablonlar Bölümünü Açın

Ana navigasyondan Şablonlar bölümüne gidin.

Adım 2: Bir Şablon Seçin ve Açın

Çalışmak istediğiniz herhangi bir şablona açmak için tıklayın.

Adım 3: Şablon Görünümünü Genişletin

Gerekirse, tam düzeni ve ayrıntıları net şekilde görmek için şablon görünümünü genişletin.

Adım 4: Şablonu Düzenleyin

Seçili şablonda değişiklik yapmaya başlamak için Düzenle’ye tıklayın.

Düzenleyici içinde şunları yapabilirsiniz:

• Yeni bölümler ekleyin

• Biçimlendirme kurallarını tanımlayın veya güncelleyin

• Bir logo ekleyin ve konumunu ile ilgili ayarları düzenleyin

Adım 5: Özelleştirilmiş Şablonunuzu Kaydedin

Gerekli tüm değişiklikleri yaptıktan sonra, güncellenmiş şablonu kendi şablonunuz olarak saklamak için Kaydet’e tıklayın.

Adım 6: Şablonu Önizleyin ve İnce Ayar Yapın

Özelleştirilmiş şablonunuzun nasıl göründüğünü görmek istediğinizde Önizleme’yi açın.

Önizleme ekranından, gerekirse doğrudan ayarlamaya devam edebilir; böylece şablonun tam olarak istediğiniz gibi göründüğünden emin olabilirsiniz.

Kriz öncesi iletişim planı ile şunları yapabilirsiniz:

• Önemli olduğunda saat kazanın: Hazır ifadeler, gerçek krizler sırasında yanıt süresini kısaltır.

• Disiplinle yanıt verin: Yerleşik yükseltme yolları, baskı altında panik kararların önüne geçer.

• Markanızla uyumlu kalın: Trupeer’ın marka kitini kullanarak logonuzu, yazı tiplerinizi ve tonunuzu uygulayın.

• Markayı koruyun: Koordineli iletişim, kriz vurduğunda itibarınızı korur.

• Krizlerden önce liderleri eğitin: Planı masa başı tatbikatlar için video brifinglerle eşleştirin.

• Küresel paydaşlara ulaşın: Kriz iletişimini tek tıkla 65+ dile çevirin.

Aktivasyon tetikleyicisi, kriz planı şablonunun

Dolaşımdaki kriz iletişim şablonlarına bakın; size bir paydaş matrisi, bir kanal listesi, bir sözcü listesi, mesaj ilkeleri ve bir yükseltme iletişim ağacı verirler. Hepsi faydalı. Neredeyse hiçbiri ise planın ne zaman başladığını söylemez.

Bunun olmaması, planın en değerli olacağı saatlerde tam olarak hareketsiz kalmasına yol açar; çünkü onu aktive etmek, birinin cesurca vermesi gereken bir yargı kararıdır.

Aktivasyon tetikleyicisi, yargıyı bir koşulla değiştirir. “Önemli bir olay gerçekleştiğinde” değil; farklı kelimelerle aynı yargı olan bu ifade yerine, o anda görevde olan herkesin gözlemleyebileceği bir şey koyar.

Ulusal basından bir medya sorusu. İletişime geçen adı belirtilmiş bir düzenleyici. Belirtilen bir etkileşim eşiğini geçen bir müşteri paylaşımı. Bir perakendeci, dağıtıcı veya büyük müşterinin bir olay hakkında sorması. Belirtilen bir süreyi aşan sistem kesintisi. Sahada bir çalışan güvenliği olayı.

Bu şekilde yazıldığında aktivasyon bir görüş olmaktan çıkar. Görev yöneticisi bunun kriz olup olmadığına karar vermez. Liste üzerindeki bir koşulun sağlandığını gözlemler ve yanındaki talimatı uygular.

Tetikleyiciler nasıl yazılır ve geri çekilme ücretsiz hale nasıl getirilir?

İkinci bölüm, ilk bölüm kadar önemlidir. Aktivasyon pahalıysa ve geri çekilmek utanç vericiyse, kimse aktive etmez.

En düşük kademenin neredeyse hiçbir maliyeti olmadığı kademeler kullanın.

İki kural kademelerin çalışmasını sağlar.

Kademe 1 özellikle ucuzdur. Küçük bir grubu bilgilendirir ve izlemeyi başlatır. Kimseyi toplantıya çağırmaz, bir yöneticiyi gerektirmez ve kimsenin kaydına işlenmez.

Ve geri çekilmek açıkça bir başarısızlık değildir. Bu cümleyi plana yazın. Daha fazla işlem yapılmadan geri çekilen Kademe 1 aktivasyonlarının sayısını kaydedin ve sağlıklı bir sayıyı, yanlış alarmlar değil sistemin çalıştığına dair kanıt olarak değerlendirin. Yılda hiç geri çekilme olmayan bir organizasyon sakin değildir; aktive etmiyordur.

Bugün yazabileceğiniz, önceden onaylı kriz holding statement’leri

İkinci yüksek değerli kriz öncesi varlık, küçük bir holding statement setidir; hiçbir şey olmadan önce taslakları hazırlanır ve onaylanır.

Bunlar için gerekçe basit bir aritmetiktir. İlk bildirimin yaklaşık yüzde sekseni her seferinde aynıdır: haberdarız, araştırıyoruz, işte ne yapıyoruz, güncellemeleri nereden alabilirsiniz, işte kiminle iletişime geçebilirsiniz. Sadece ayrıntılar değişir. Bu yüzde sekseni baskı altında, hukuk odada ve bir yönetici birinin omzunun üzerinden okurken hazırlamak saatler sürer. Sakin bir Salı günü hazırlamak kırk dakika sürer.

Gerçekten öngörebileceğiniz her kriz türü için bir tane yazın. Çoğu organizasyon için bu sayı beş ya da altıdır: ürün veya hizmet arızası, bir güvenlik olayı, veri ihlali, tedarik veya hizmet kesintisi, çalışan davranışıyla ilgili bir konu ve bir saha veya tesis olayı.

Her bildirimin gerçekler için boşlukları olmalı; konum için boşluk olmamalıdır. Bunu ne kadar ciddiye aldığınız, ne yaptığınız ve insanların güncellemeleri nereden alabileceği konusunda ne söylemeye hazır olduğunuz zaten netleşmiş ve onaylanmış olmalıdır.

Bunları, aksi halde canlı onaylamak zorunda kalacak olan kim varsa onaylatın ve onayı bir tarih ile kaydedin. Onaysız bir taslak holding statement değildir; yine de birinin temizlemesi gereken bir dokümandır.

Henüz kimse onaylamadan önce kim konuşabilir?

Bir kişi zinciri belirleyin, bir kişi değil. Gerçek bir olayda en yaygın başarısızlık, adı belirtilen sözcünün uçakta olması, izinde olması ya da ameliyatta olmasıdır.

Üç isim, sırayla; her biri, daha fazla onay gerektirmeden bir Kademe 1 veya Kademe 2 holding statement yayımlama yetkisine sahip olsun. Yazılı olarak, riski elinde tutan kişi(ler) tarafından önceden üzerinde mutabakata varılsın ve zincirdeki herhangi biri rol değiştirdiğinde gözden geçirilsin.

Bir şey söyleme yetkisini, herhangi bir şey söyleme yetkisinden ayırın. Zincir, gerçekler doldurulmuş önceden onaylı holding statement’i yayımlayabilir. Bunun ötesine geçmek, bir taahhüt vermek, sorumluluk kabul etmek veya kamerada konuşmak farklı bir karardır ve yöneticide kalır.

Bu ayrım, bir organizasyonun kendisini riske atmadan saat içinde yanıt verebilmesini sağlar. İlk bildirimin neredeyse hiç “kabul” dışında bir şey söylemesi gerekmez ve ön onay tam olarak bunu kapsar.

Ayrıca kimin kime konuştuğunu da belirtin. Basın, düzenleyici, müşteriler, çalışanlar ve tedarikçiler; her biri farklı hedef kitlelerdir ve her biri için beş farklı ilk mesaj vardır. Hepsi için tek bir sözcü adı veren bir plan hemen darboğaz oluşturur.

Ücretsiz kriz öncesi iletişim planı şablonu: kopyalanacak yapı

Buradan kopyalayın. Dört ya da beş sayfayla sınırlı tutun ve bir sayfalık özet kısmını ayrıca tutun.

Başlık. Sahibi. Sürüm ve tarih. Son test tarihi. Mevcut sürümün bulunduğu yer; çevrimdışı bir kopya dahil.

Aktivasyon tetikleyicileri. Yukarıdaki kademeli tablo; kendi koşullarınız ve eşiklerinizle birlikte.

Otorite zinciri. Sırayla üç isim; her birinin onaysız olarak ne yayımlayabileceği ve yöneticide kalan ne olduğu.

Çekirdek grup. Kademe 2 ve Kademe 3’te kimlerin toplantıya çağrıldığı; mobil numaralar ve mesai dışı saatlerde ne kadar hızlı yanıt beklediğiniz.

Hedef kitleler ve ilk mesajlar. Basın, düzenleyici, müşteriler, çalışanlar, tedarikçiler ve herhangi bir sektör özel kuruluş. Her biriyle kim iletişime geçer ve ilk mesaj neyi kapsar: her biri için bir satır.

Holding statement’ler. Beş ya da altı; önceden onaylı; her birinde onay tarihi.

Kanallar. Hangi kanalları yönettiğiniz, her birine kimlerin erişimi olduğu ve her biri için yedek. Web siteniz veya e-postanızın kesintiye uğrayan şey olması durumunda ne yapacağınızı ekleyin.

Gerekecek gerçekler. İlk bildirimin her zaman gerektirdiği bilgilerin kısa listesi ve bunları hızlıca nereden alacağınız. Toplu kayıtlar, olay logları, etkilenen müşteri sayıları.

Ne yapmayacağız. Nedeni tahmin etmek, kişileri isimlendirmek, hukuki konularda yorum yapmak, bir tedarikçiyi suçlamak. Bunu önceden kabul etmek, baskı altında gerçekleşmesini engeller.

Geri çekilme. Kim çağırır, ne kaydedilir ve geri çekilmenin bir başarısızlık olmadığına dair açık ifade.

Buraya kadar kopyalayın.

Yanıt vermesi on bir saat süren gıda üreticisi

Rothwell Foods, marketler için soğutulmuş ürünler üretir. Bir Cumartesi sabahı bir müşteri, ürünlerinden birinde bulunan yabancı bir nesnenin fotoğrafını paylaştı.

Rothwell’in bir kriz iletişim planı vardı. Üç yıl önce yazılmış, her yıl gözden geçirilen otuz dört sayfa; bir paydaş matrisi, bir kanal listesi, bir sözcü listesi ve bir yükseltme ağacı içeriyordu.

Aktivasyon tetikleyicisi yoktu, önceden onaylı holding statement yoktu ve genel müdürün altındaki hiç kimse herhangi bir kamu açıklaması yapma yetkisine sahip değildi.

Paylaşım 07:33’te yayınlandı. Görev kalite yöneticisi yaklaşık sekizde bir çeyrek kala gördü ve bunun “sayılıp sayılmadığından” emin değildi. Dokuz buçukta operasyon direktörünü aradı; operasyon direktörü “izlemeye devam edin” dedi. On ikiye yirmi kala ulusal bir gazetenin tüketici masası genel sorular gelen kutusuna e-posta attı. Bir buçukta operasyon direktörü iletişim liderine ulaştı; iletişim lideri yurtdışında izindeydi. Genel müdüre dört kala ulaşıldı ve bir arama toplantısı yapıldı. İlk kamu açıklaması akşam saat altıda on geçe yayıldı.

İlk paylaşımın üzerinden on bir buçuk saat. O zamana kadar yaklaşık üç yüz kırk bin izlenime ulaşmış ve iki perakendeci iletişime geçmişti.

Bir perakendeci, soruşturma beklenirken dokuz gün boyunca siparişleri durdurdu; bu yaklaşık iki yüz on bin sterlin değerindeydi. Nesne daha sonra Rothwell’in prosesinden kaynaklanmadığı şeklinde doğrulandı; bu sonuca toplu kayıtlar üzerinden yaklaşık dört saat içinde de varılabilirdi.

İnceleme kimsenin kusurlu olmadığını buldu. Her bir kişi her noktada makul şekilde hareket etmişti. Gecikmenin tamamı, durumun yükseltmeyi gerektirip gerektirmediğine karar vermek ve konuşmaya izinli birini bulmakta düğümlenmişti.

Değişikliklerin hepsi kriz öncesiydi. Gözlemlenebilir tetikleyicilere sahip üç aktivasyon kademesi. Kademe 1, herhangi bir görev yöneticisi tarafından çağrılabiliyor; maliyeti yok ve kimsenin kaydına açıkça işlenmiyor. Hukuk ve genel müdür tarafından önceden onaylanmış altı holding statement. Ayrıca, daha fazla onay gerektirmeden Kademe 1 veya Kademe 2 bildirimi yayımlamaya izinli, adı belirtilmiş üç kişilik bir zincir.

On dört ay sonra benzer bir durum ortaya çıktı; sosyal medyada ivme kazanan bir alerjen etiketleme sorusu. Kademe 1, ilk paylaşımın yirmi iki dakika sonrasında bir görev yöneticisi tarafından çağrıldı. Kademe 2, sektör yayını e-posta gönderdiğinde çağrıldı. Holding statement, ilk paylaşımın iki saat yedi dakika sonrasında yayımlandı. Hiçbir perakendeci hiçbir şeyi askıya almadı ve orijinal paylaşım, üç yüz kırk bin yerine yaklaşık on bir bin etkileşime ulaştı.

Aynı süre içinde dokuz Kademe 1 aktivasyonu oldu; bunların yedisi iki saat içinde daha fazla işlem yapılmadan geri çekildi. Bu oran, bir sorun olmaktan ziyade asıl noktayı gösteriyordu.

Kriz iletişim planı nasıl yazılır: adım adım

Kendi risk listenizden, olay geçmişinizden ve sektörünüzün yakın tarihli haberlerinden yola çıkarak gerçekten öngörebileceğiniz krizleri listeleyin. Beş ya da altı tür çoğu organizasyon için yeterlidir.

Önce tetikleyicileri yazın; yargılar yerine gözlemlenebilir koşullar olarak yazın ve her birini, sabah iki’de bir görev yöneticisinin bunun sağlanıp sağlanmadığını anlayıp anlayamayacağını sorarak test edin.

Kademeleri belirleyin ve en düşük kademeyi gerçekten ucuz hale getirin.

Holding statement’leri taslaklayın ve tarihleriyle birlikte onaylatın.

Otorite zincirini adlandırın; üç kişi derinliğinde ve holding statement yayımlama ile bunun ötesinde herhangi bir şey söyleme arasındaki ayrımı netleştirip onaylayın.

İletişim ve kanal bilgilerini en sona bırakın. Her şablonun başında yer alan ve en hızlı eskimeye giden kısım burasıdır; bu nedenle planı yeniden onaylamadan güncellenebilecek bir ek bölümünde olmalıdır.

Ardından test edin; bu konu aşağıda daha ayrıntılı anlatılır ve neredeyse kimsenin tamamlamadığı adım da budur.

Sektöre göre kriz iletişim planı örnekleri

Yapı tüm sektörlerde aynıdır ve tetikleyiciler önemli ölçüde değişir.

Okullar ve üniversiteler. Tetikleyiciler genellikle güvenlik, koruma (safeguarding) veya kampüs olayıdır; ilk hedef kitle ise basın değil, ebeveynler ya da öğrencilerdir. Dahili bildirim hızının, harici açıklamadan daha önemli olması gerekir ve kanal planının, site ağı çalışmadığında da işleyebilmesi gerekir.

Sağlık hizmeti sağlayıcıları. Düzenleyici bildirim yükümlülükleri çoğu zaman iletişimden bağımsız çalışan kendi saatlerine sahiptir ve bu saatler de kendi başına tetikleyici olarak görünmelidir.

Gıda ve tüketici ürünleri. Geri çağırma prosedürleri ve perakendeci bildirimi öne çıkar; sektör hedef kitlesi çoğu zaman ticari açıdan tüketici hedef kitlesinden daha önemlidir.

Konaklama ve restoranlar. Olaylar çok yereldir ve çok görseldir; sosyal medyadaki etkileşim için tetikleyici eşiği, çoğu organizasyonun belirlediğinden daha düşük olmalıdır.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar. Bağışçı ve yönetici (trustee) bildirimi, ticari şablonların tamamen atladığı hedef kitlelerdir ve ikisi de genellikle kamu açıklamasından önce iletişime geçilmesini gerektirir.

Teknoloji ve hizmetler. Kesinti süresi doğal tetikleyicidir ve durum sayfası, kesintiye uğrayan sistemlerden bağımsız çalışması gereken bir kanaldır.

Hangi sektör olursa olsun, kriz öncesi kararlar aynıdır. Sadece tetikleyici koşullar ve hedef kitle sırası değişir.

Kriz yanıtı ve toparlanma aşamalarının ihtiyaç duyduğu şeyler

Bu sayfa hazırlığı kapsar. Bunun iki yanındaki aşamalarla ilgili olarak söylenmeye değer iki şey var.

Yanıt sırasında planın görevi bulunabilir ve kısa olmaktır. Onu devralan kişi planı yazmamış olabilir, evde olabilir ve ağa erişimi olmayabilir. Kademeleri, otorite zincirini ve holding statement’lerin konumunu içeren bir sayfalık özet; basılı ve ayrıca çevrimdışı saklanmış halde olmasıyla birlikte, tam dokümandan daha değerlidir.

Sonrasında, zaman çizelgesi hâlâ toparlanabilir durumdayken iki hafta içinde bir gözden geçirme yapın. Faydalı bulgu neredeyse her zaman iki olay arasındaki bir boşluk olduğu için, bunu hafızadan değil mesajlar ve loglardan dakika dakika yeniden oluşturun. Ardından tetikleyicileri güncelleyin; çünkü gerçek bir olay, eşiklerinizin doğru ayarlanıp ayarlanmadığına dair alacağınız en iyi kanıttır.

Krizden sonra devam eden iletişim için; yani müşteriler ve pazarla mesajı yeniden kurma süreci için, bu çalışmanın planlanan tarafını brand campaign communication plan ve marketing communication plan template kapsar.

Kriz iletişim planı şablonunu Word veya Excel’de alabilir miyim?

Plan için Word ve yazdırın. Kağıt kopyanın duygusal bir tarafı olmayan nadir dokümanlardan biridir: olayınız ağınızı, binanızı veya e-postanızı içeriyorsa, tam ihtiyacınız olduğu anda bir intranet sayfasına erişilemez. Nöbet çizelgesiyle birlikte basılı bir kopya tutun ve kişisel cihazlarda bir kopya bulundurun.

Excel iki şey için uygundur. İletişim matrisi; yani hedef kitleler, sahipler, kanallar ve mesai dışı numaralar; sürekli değişir ve düzenlenmesi gerekir. Bir de aktivasyon kaydı; her Kademe 1 ve üzerini, tetikleyicinin sağlandığı, kimin aradığı ve sonucun ne olduğu ile birlikte kaydeder. Bu kayıt, eşiklerinizin doğru olup olmadığını size söyleyen şeydir.

Onaylı sürüm ve bir sayfalık özet için PDF; bu özetin de insanların gerçekten taşıdığı şey olması gerekir.

Kimse okumadığında kriz planı nasıl kullanılabilir kalır?

Her kriz planının aynı temel sorunu vardır. Bir kez yazılır, dosyalanır ve ilk kez, onu hiç açmamış biri tarafından bir olay sırasında okunur.

Bunu düzelten iki alışkanlık vardır ve ikisi de ucuzdur.

Yılda iki kez, tam bir tatbikat yerine otuz dakikalık bir masa başı olarak test edin. Bir senaryo okuyun, görev yöneticisine hangi kademenin geçerli olduğunu sorun ve holding statement’i bulup bulamadıklarını görün. Çoğu başarısızlık ilk on dakikada ortaya çıkar ve neredeyse tamamı içerik sorunlarından değil, konum ve otorite sorunlarından kaynaklanır.

Ve planı, ihtiyaç duymadan önce insanların görmüş olduğu bir şey haline getirin. Her kademede ne olduğu, kimin aranacağı ve statement’lerin nerede yaşadığına dair kısa, kaydedilmiş bir anlatım; insanların otuz dört sayfayı okumalarını istemekten çok daha iyi çalışır. Trupeer AI, bu anlatımı tek bir kayıttan yazılı bir kılavuza ve bir videoya dönüştürür; böylece nöbet çizelgesi, planı sonradan okumayı vaat etmek yerine dört dakika izleyebilir.

Kaydedin. Markalayın. Çevirin. Trupeer’layın.

Aynı materyal, tutarlı bir markalama ile bilgi bankanızda yaşar ve olay müşterilere doğrudan ulaştığında, help desk response template holding statement’in söylediği her şeye uyması gereken ön hat ifadelerini kapsar. Bunun yönetişimi için policy and procedure templates onay ve gözden geçirmeyi kapsar. Kurulum talimatları document template setup guide içinde yer alır.

Sıkça Sorulan Sorular

Word’de ücretsiz bir kriz iletişim planı şablonu var mı?

Yukarıdaki yapı, tetikleyici kademeler ve standart şablonların atladığı otorite zinciri dahil olmak üzere doğrudan Word veya Google Docs’a yapıştırılır. Kilitli bir indirme yoktur ve form yoktur. Bitmiş sürümü yazdırın ve bir sayfalık özeti nöbet çizelgenizle birlikte saklayın; intranet’e erişemediğiniz senaryo gerçek bir senaryodur.

PDF’de ücretsiz bir kriz iletişim planı şablonu var mı?

Onaylı planı ve bir sayfalık özeti PDF’ye aktarın ve ikisini de kurumsal ağınıza bağlı olmayan, erişilebilen bir yerde saklayın. Çalışan sürümü düzenlenebilir tutun; çünkü iletişim bilgileri ve eşikler yılda birkaç kez değişir ve güncel olmayan bir iletişim listesi en yaygın pratik hatadır.

Excel’de ücretsiz bir kriz iletişim planı şablonu var mı?

Excel, plan yerine iletişim matrisi ve aktivasyon kaydı için uygundur. Kayıt, insanların beklediğinden daha önemlidir: tetikleyicinin sağlandığı, kimin aradığı, kademesi ve sonucuyla birlikte her aktivasyon için bir satır. Yılda bir kez gözden geçirmek, eşiklerinizin çok yüksek ayarlanıp ayarlanmadığını görmenizi sağlar; bu da genellikle doğru yöndür.

PDF’de kriz iletişim planı örneğini nerede bulabilirim?

Birçok kamu kurumu, altyapı hizmetleri ve üniversite sistemleri kendi örneklerini yayımlar ve yapı açısından okunmaya değerdir. İçerik için değil, hedef kitle sıralaması ve tetikleyici ifadeleri için okuyun; çünkü yayımlanmış herhangi bir örnekteki eşikler, sizin değil o organizasyonun risk profilindendir.

Kriz öncesi ve kriz iletişimi arasındaki fark nedir?

Kriz öncesi hazırlıktır: tetikleyiciler, otorite, holding statement’ler, kanallar ve test. Kriz iletişimi ise yanıtın kendisidir. Ayrımı korumaya değer; çünkü yapılabilir iyileştirmenin neredeyse tamamı hazırlık aşamasında yer alır ve bu kısım sakin ve düşük maliyetle yapılabilir.

Kriz iletişim planı kimin sorumluluğunda olmalı?

İletişim dokümanın sahibidir ve dokümanın içindeki otorite kararlarının sahibi bir yöneticidir. Bu ayrım önemlidir; çünkü planı çalışır hale getiren parçalar, yani kimlerin konuşabileceği ve ne söyleyebilecekleri, iletişim fonksiyonuna devredilemez. Eğer hiçbir yönetici otorite zincirini imzalamazsa plan işlev görmez.

Kriz planı ne sıklıkla test edilmeli?

Yılda iki kez kısa bir masa başı olarak; ayrıca herhangi bir gerçek aktivasyondan sonra gözden geçirme. Tam ölçekli tatbikatlar değerlidir ama nadirdir; otuz dakikalık senaryo anlatımları aynı sorunların çoğunu bulur ve gerçekten planlanır. İletişim ekini çeyreklik güncelleyin; çünkü tarihler en hızlı bu kısımda eskir.

Kriz iletişim planı ne kadar uzun olmalı?

Ekler dahil dört ya da beş sayfa; kademeleri, otorite zincirini ve holding statement’lerin nerede olduğunu taşıyan bir sayfalık özetle birlikte. Otuz sayfalık planlar yaygındır ve bir olay sırasında kimse tarafından okunmaz. Sadece bir sayfa kalacaksa, onu özet yapın.