Список дел — самый простой инструмент продуктивности, и один из самых эффективных. С Trupeer вы можете сэкономить часы на отслеживании задач: начните с бесплатного шаблона списка дел, настройте его с помощью фирменного стиля и превращайте командные списки дел в удобные для просмотра видеo-обновления, которые помогают всем оставаться на одной волне.

Что такое бесплатный шаблон списка дел?

Бесплатный шаблон списка дел — это повторно используемая структура для записи того, что вы или ваша команда планируете сделать, чтобы ничего не забыть и чтобы следующее, над чем нужно работать, было очевидно.

Это самый простой документ, который кто-либо вообще хранит, и именно он чаще всего перестаёт работать. Шаблон списка дел — это колонка задач и чекбокс, который никому не нужно проектировать. Людям на самом деле нужна помощь не в том, как выглядит список, который работал в первую неделю, а в том, почему его игнорируют к двенадцатой.

Шаблон — это не список. Всё на этой странице — про один конкретный сценарий провала и что с ним делать, и для этого не требуется никакого конкретного файла.

Формат следует за использованием. Бесплатный шаблон списка дел Excel или макет списка дел Excel подходит для любых задач, которые нужно передавать или сортировать. Бесплатная версия шаблона списка дел Google Sheets — это то же самое, только когда несколько людей должны работать с ним одновременно. Бесплатный файл Word с шаблоном списка дел подходит для печатной страницы, а бесплатный шаблон списка дел PDF — для распечатки, которую вы заполняете вручную.

Вы не можете скачать ответ

Стоит сказать прямо, потому что это один из немногих документов, где честный ответ — не тот, который люди ищут.

Почти все, кто ищет шаблон списка дел, ищут файл. Бесплатная загрузка списка дел — что-то оформленное, желательно печатное, желательно бесплатное. Это абсолютно разумное желание, и таких вариантов тысячи — и все они нормальные.

Проблема не в шаблоне. Колонка задач с чекбоксом — не дизайнерская проблема, и ни один макет, цветовая схема или формат планировщика никогда не исправляли список, который люди перестали открывать.

Что идёт не так — это то, что накапливается в списке, и это привычка, а не файл. Структуру ниже можно собрать примерно за пять минут в любом инструменте, который у вас уже есть. Остальная часть этой страницы — про привычку.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»

Перейдите в раздел «Шаблоны» из главной навигации.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полный макет и детали максимально ясно.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Редактировать», чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесёте все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновлённый шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предпросмотр».

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — так шаблон будет выглядеть ровно так, как вы хотите.

С шаблоном списка дел вы можете:

• Экономить время на планировании: пропускайте пустую страницу с структурой, которая подходит для ежедневных, еженедельных и проектных задач.

• Легко расставлять приоритеты: встроенные поля для приоритета, дедлайна и статуса помогают сосредоточиться на главном.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте логотип, цвета и шрифты с помощью бренд-набора Trupeer — отлично для списков задач, которые видят клиенты, или для общих списков.

• Коммуницировать прогресс: объединяйте командные списки дел с короткими видеообновлениями — идеально для управления изменениями и асинхронных стендапов.

• Масштабировать на команды: используйте один и тот же шаблон для каждой команды, проекта или спринта.

• Подключать глобальные команды: переводите видеообновления по задачам на 65+ языков одним кликом.

Всё, что лежит в списке две недели, — не задача

Вот диагностика — и на любой список разумной длины уходит всего десять минут.

Посмотрите на каждый пункт, который находится там дольше двух недель. Не мельком — нормально. Затем для каждого из них выясните, что именно это на самом деле.

Решение, которое вы не приняли. Разберитесь с ценообразованием. Определитесь с поставщиком. Исправьте проблему с графиком. Это не задачи — это решения в одежде задач, и они лежат в списках бесконечно, потому что решение нельзя «сделать», его можно только «принять». Требуемое действие — тридцать минут размышлений, но оно никогда не планируется, потому что пункт не выглядит так, будто ему нужны тридцать минут.

Что-то заблокировано кем-то другим. Ожидание коммерческого предложения. Ожидание арендодателя. Ожидание юристов. Это ощущается как задачи — но это не они. Единственное, что вы можете сделать, — догонять, а догоняние — это другое действие, которому нужна дата, а не чекбокс.

Что-то, что вы решили не делать. Это самая большая категория, и никто в этом не признаётся. Пункт, который вы сознательно не делали шесть недель, был решён «не делать», и все это знают — кроме списка.

Для каждого из этих случаев нужен разный ответ, и ни один из трёх — «сделать». Поэтому они и продолжают существовать. Каждый раз, когда вы смотрите на список, вы видите что-то, что выглядит выполнимым, на секунду чувствуете вину и переходите к чему-то другому — а это маленький налог, который платится несколько раз в день.

Правило простое. Всё, что не трогали две недели, нужно распределить по одному из трёх мест — а не оставлять там, где оно лежит.

Три списка

Разделение на три — это и есть всё вмешательство, и у каждого списка есть своё правило.

Делаем на этой неделе. То, к чему вы действительно обязались. Это должно быть достаточно небольшим, чтобы звучать правдоподобно — это будет раскрыто ниже. Это единственный список, который вы смотрите в течение дня.

Ожидает. Всё, что заблокировано кем-то другим, с именем этого человека и датой догоняния. Здесь нет ваших задач, и достаточно просматривать этот список раз в неделю. Без него заблокированные пункты остаются в активном списке и создают чувство вины за работу, которую вы не можете сделать.

Не делаем. Список, который почти никто не ведёт, и который приносит больше всего облегчения. Пункты, от которых вы отказались, с одной строкой причины. Хранить их, а не удалять, означает, что решение зафиксировано — и та же идея не вернётся через три месяца и не будет добавлена кем-то, кто не знает, что её уже рассматривали.

За этими тремя стоит четвёртая вещь — бэклог или инвентарь всего остального. Для него нормально быть длинным. Ненормально, если это список, откуда вы работаете, и почти в каждой системе, которую я видел, эти две вещи объединяют.

Разница — в этом. Список того, что вы должны, — это инвентарь. Список того, что вы сделаете, — это план. Работа от инвентаря порождает избегание, потому что честный ответ на список из двухсот пунктов — отвести взгляд.

Что должен содержать шаблон списка дел

Шесть полей. У большинства шаблонов их два.

Дата добавления — это поле, за которое стоит спорить. Без него пункт, который лежит уже четыре месяца, выглядит ровно так же, как пункт, добавленный вчера, — а это как раз то условие, при котором списки «гниют».

Бесплатный шаблон списка дел: структура, которую нужно скопировать

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. Это общий список для филиала агентства по аренде жилья.

Скопируйте отсюда.

Список один, делаем на этой неделе. Максимум двенадцать пунктов на человека.

Список два, ожидает. Просматривается раз в неделю, а не ежедневно.

Список три, не делаем. С причинами, хранится, а не удаляется.

Правило. Всё, что в списке один не трогали четырнадцать дней, перемещается в список два с датой догоняния, затем — в список три с причиной или получает слот на тридцать минут, чтобы принять то решение, которым оно на самом деле является.

Скопируйте сюда.

Пример списка дел: триста восемьдесят пунктов и тридцать шесть задач

Ashfold Lettings управляет четырьмя филиалами с примерно тридцатью сотрудниками. Работы по обслуживанию недвижимости отслеживались в общей таблице, и все согласились, что это правильное решение.

За восемнадцать месяцев там накопилось триста восемьдесят открытых пунктов.

К тому моменту почти никто её уже не открывал. Реальная работа отслеживалась в индивидуальных блокнотах и в групповом чате филиала, а таблица стала тем, что люди обновляли время от времени из чувства обязанности.

В конце концов кто-то прошёл все триста восемьдесят пунктов и классифицировал их.

Девяносто один пункт уже был сделан и никогда не закрывался.

Сто сорок семь пунктов ожидали, пока кто-то другой сделает своё — в основном решение арендодателя или коммерческое предложение подрядчика. Никто не мог продвинуть ни один из них.

Шестьдесят два пункта — это то, что никто не собирался делать. Предложенные улучшения, идеи, которые заменили, и «неплохо бы» от предыдущего менеджера.

Сорок четыре пункта были дубликатами других.

Тридцать шесть — это реальные, выполнимые задачи, которые так и не были сделаны.

Тридцать шесть реальных задач в списке из трёхсот восьмидесяти пунктов. Примерно девять процентов того, что людям предлагали просматривать, было работой, которую кто-то мог реально сделать.

Два из этих тридцати шести были действительно важными и при этом невидимыми. Сервис газового котла был просрочен на семь месяцев. Дефект противопожарной двери был зафиксирован и так и не выполнен, а обнаружился при проверке соответствия, что привело к уведомлению об улучшениях.

Ни один из этих пунктов не игнорировали намеренно. Оба лежали в списке, где девяносто один процент вокруг них составлял шум, а человеческое внимание не выдерживает такого соотношения.

Пересборка использовала три списка и одно правило. Делаем на этой неделе — с ограничением до двенадцати пунктов на человека. Ожидает — с указанным человеком и датой догоняния. Не делаем — с причиной. Всё, что не трогали четырнадцать дней, должно было переместиться.

Активный список по всей компании стабилизировался на уровне от сорока до шестидесяти пунктов и остался таким.

Просроченные обязательные пункты ушли с одиннадцати до нуля в течение трёх месяцев, и то, что их исправило, — не новая процедура для обязательных пунктов. Просто они стали видимыми.

Четыре привычки, которые поддерживают работоспособность списка

Всё, что написано выше, сводится к небольшому числу привычек, и их стоит проговорить прямо, потому что именно они реально отличают список, которым пользуются, от списка, который бросают.

Разбирайте (триаж) раз в две недели, а не постоянно. Всё, что не трогали четырнадцать дней, перемещается в «ожидает», в «не делаем» или получает время, чтобы принять то решение, которым оно на самом деле является.

Ведите список «не делаем». Это тот список, который никто не ведёт, и именно он не даёт той же отклонённой идее возвращаться каждый квартал.

Пишите задачи, начиная с глагола. Пункт, который начинается с существительного, — это тема, а темы не заканчиваются.

Честно оценивайте размер дня — это тема следующего раздела.

Оценка ежедневного списка дел

Вторая привычка — и именно она решает, будет ли список использоваться завтра.

Ежедневный список должен содержать то, что вы реально можете сделать, а для большинства людей это заметно меньше, чем они записывают. Надёжный способ найти свою цифру — посмотреть назад на последние две недели и посчитать, что вы действительно завершили в среднем за день. Большинство людей обнаруживает, что это три-пять существенных пунктов плюс всё, что день подкинет дополнительно.

Запишите столько. Не то количество, которым вы хотели бы управлять.

Почему это важно — не потому что это мотивирует. Список, который вы завершаете, — это список, которому вы доверяете, а список, которому вы доверяете, открывают завтра. Список, который вы никогда не заканчиваете, за две недели учит вас тому, что завершение — не цель, и как только этот урок усвоен, список превращается в декорацию.

Два практичных дополнения. Ставьте первым самый сложный или самый избегаемый пункт — потому что к четырём часам дня он не станет легче. И держите отдельную строку для того, что вы сделаете, если день пойдёт плохо — обычно это один пункт, чтобы даже сбитый день всё равно заканчивался чем-то закрытым.

Список дел, чеклист или трекер задач?

Три документа, которые выглядят похоже, но ведут себя по-разному.

Список дел — это меняющийся набор разовых пунктов. Пункты постоянно добавляются и удаляются, и список никогда не бывает одинаковым дважды.

Чеклист, который иногда ищут как to do list checklist, — это фиксированный набор шагов, который выполняется снова и снова, где смысл в том, что ничего не пропускается. Шаблон чеклиста покрывает это, включая различие между чтением чеклиста во время работы и использованием его для подтверждения после.

Трекер задач — это список дел с прикреплённой отчётностью: статус, ответственный, даты и представление для того, кто не выполняет работу. Бесплатная загрузка шаблона трекера задач Excel — это то, что в итоге хотят большинство команд, когда вовлечены больше чем примерно три человека.

Самая частая ошибка — использовать список дел там, где нужен чеклист. Если одни и те же семь действий происходят каждый раз, когда вы подключаете арендатора, клиента или сотрудника, это чеклист. А если каждый раз добавлять эти семь пунктов в список дел, то в итоге кто-то будет печатать шесть.

Варианты

Та же структура из трёх списков, но в разном ритме.

Ежедневный список дел. Три-пять существенных пунктов. Рабочий список — и единственный, который вы смотрите в течение дня. Ежедневный список дел, который регулярно заканчивается незавершённым, слишком длинный, а не слишком амбициозный.

Еженедельный список. То, к чему вы обязались на этой неделе, из чего каждое утро формируется ежедневный список. На этом уровне планировать должны большинство людей, потому что неделя достаточно длинная, чтобы «переварить» плохой день.

Планировщик ежемесячного списка дел. Лучше использовать для обязательств с датами, а не для задач, потому что задачи на месяц вперёд обычно являются решениями в маскировке. Месячный вид лучше всего работает как календарь фиксированных точек, где под ним выполняется недельный список.

Список задач команды. Ответственный становится обязательным, а статус — общим фактом, а не частным. Именно здесь трекер задач начинает быть правильным ответом.

Шаблон Excel для списка задач сотрудника. Обычно это взгляд менеджера на то, кто что делает. Стоит быть осторожным, потому что список, который ведёт менеджер, а не человек, выполняющий работу, станет неверным уже через две недели. Пусть ответственный ведёт свою строку самостоятельно.

Печатные и бумажные списки. Бесплатная редактируемая версия шаблона списка дел обычно означает, что вы можете менять поля, а не только печатать. Бумага действительно эффективна для ежедневного использования — и причина в трении. Запись вручную требует достаточно усилий, поэтому добавляется меньше пунктов — это прямо противоположно тому, как работают цифровые списки.

Форматы

Шесть способов, которыми люди это ведут, и каждый подходит для чего-то своего.

Excel или Google Sheets. Правильный выбор для всего, что нужно передавать, сортировать или по которому ведётся отчёт. Бесплатная загрузка шаблона Excel для ежедневного, еженедельного и ежемесячного списка задач обычно даёт вам три вкладки — это аккуратно соответствует ритму выше.

Word. Файл Word с шаблоном списка дел подходит для печатной страницы, которую вы заполняете вручную и почти ничего больше. Он не умеет сортировать, а для списка любого размера это ограничение.

PDF и печатные версии. Для бумаги — и бумага действительно хороша для ежедневных списков. Храните мастер-версию где-то в цифровом виде и печатайте день.

Приложения для заметок и отдельные приложения для задач. Тоже подойдут, и действуют те же правила. В этих инструментах легко делать записи, поэтому правило двух недель становится ещё важнее, а не менее.

Бумажные блокноты. Недооценены из-за трения, о котором говорилось выше, и плохи для всего, что нужно разделять между людьми.

Формат важнее гораздо меньше, чем то, триажит ли кто-то список. Безупречная таблица на триста пунктов хуже, чем клочок бумаги с четырьмя.

Что бесплатный шаблон списка дел не может исправить

Список, который на самом деле является инвентарём. Ни одна бесплатная загрузка шаблона списка дел не отделяет то, что вы должны, от того, что вы сделаете. Разделение списков это делает.

Решения, замаскированные под задачи. Они будут лежать в любом инструменте бесконечно. Их можно сдвинуть только распознав и запланировав время, чтобы принять решение.

Работа без ответственного. В общем списке пункт без имени напротив — это не выполняется никем, и все предполагают, что это сделает кто-то другой.

Слишком много работы. Список — это измерительный инструмент, а не решение. Если всё в нём действительно необходимо и времени не хватает, честный ответ — сказать об этом, а не перестраивать список более привлекательным образом.

Когда повторяющуюся задачу пора перестать считать задачей

Один паттерн, который стоит замечать в любых долгоживущих списках.

Некоторые пункты возвращаются каждый месяц с той же формулировкой, и обычно они там потому, что один человек знает, как это делать, а никто другой — нет. Сверьте учёт. Запустите отчёт. Подготовьте нового сотрудника. Эта задача на самом деле не «невыполненная работа», а постоянная зависимость от конкретного человека.

Эти пункты должны быть в письменной процедуре, а не в списке, и причина, почему их там нет, в том, что документировать дольше, чем сделать, поэтому это никогда не происходит.

Trupeer AI убирает это препятствие. Кто бы ни делал это, он фиксирует процесс один раз, а результат — это письменное пошаговое руководство со скриншотами, которые уже собраны и размещены, рядом с видео, в вашем фирменном стиле. Тогда повторяющийся пункт становится тем, что может подхватить любой, и это навсегда убирает его из списка одного человека, а не только на месяц.

Запишите это. Оформите в фирменном стиле. Переведите. Сделайте Trupeer.

Материал лежит в вашем knowledge base и одновременно служит обучением для того, кто возьмёт это на себя. Если задача выполняется каждый раз по фиксированной последовательности, она относится к шаблону чеклиста, а если в процессе участвуют несколько людей — к шаблону SOP. Единообразие во всех ваших документах — это вопрос один раз настроить brand kit, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон списка дел Excel или версия шаблона списка дел Excel?

Excel — лучший общий выбор, потому что он сортирует, фильтрует и его можно совместно использовать. Бесплатный файл шаблона списка дел Excel с шестью полями выше собирается примерно за пять минут, а загрузка шаблона списка дел Excel даст вам что-то похожее за считанные секунды.

Единственное поле, которое нужно добавить к тому, что вы используете, — это дата добавления. Почти ни один опубликованный шаблон не включает её, и без неё вы не сможете отличить пункт, которому четыре месяца, от пункта, добавленного вчера, — а это то условие, при котором списки «гниют».

Есть ли бесплатная версия шаблона списка дел Google Sheets?

Google Sheets — правильный ответ для любого общего списка, потому что несколько людей могут держать его открытым одновременно, и существует только одна версия. Бесплатный файл шаблона списка дел Google Sheets работает так же, как структура Excel.

Используйте три вкладки вместо трёх файлов: «делаем», «ожидает» и «не делаем». Хранить их в одном месте — это то, что делает перемещение пункта между ними действием на две секунды, а не тем, чего люди избегают.

Где можно бесплатно получить шаблон трекера задач Excel?

Трекер задач добавляет в список дел статус, ответственного и отчётность — и именно это вы хотите, когда вовлечены больше чем примерно три человека. Бесплатная загрузка шаблона трекера задач Excel обычно даёт вам эти колонки.

На что стоит обратить внимание: трекеры обычно создаются для человека, который читает отчёт, а не для того, кто выполняет работу. Если люди, которые делают задачи, считают это медленнее, чем их собственные заметки, они будут вести свои заметки, и трекер окажется неверным.

Есть ли версия шаблона Excel для списка задач сотрудника?

Да, и есть важное дизайнерское решение, которое стоит принять до того, как вы начнёте использовать. Файл шаблона Excel для списка задач сотрудника часто строится как взгляд менеджера: он перечисляет, кто что должен делать.

Пусть каждый человек ведёт свои строки самостоятельно, а не менеджер — все сразу. Список, который ведёт тот, кто не выполняет работу, устаревает уже через две недели, и тогда еженедельный разговор будет не о работе, а о том, как исправить список.

Есть ли бесплатная загрузка шаблона Excel для ежедневного, еженедельного и ежемесячного списка задач?

Да, и три вкладки — естественная структура. Бесплатная загрузка шаблона Excel для ежедневного, еженедельного и ежемесячного списка задач обычно даёт вам ровно это.

Используйте их в правильном направлении. Месячный вид хранит обязательства с датами. Еженедельный список — это то, к чему вы обязались. Ежедневный список формируется из еженедельного каждое утро и содержит три-пять существенных пунктов. Если заполнять все три независимо, получатся три списка, которые не совпадают.

Есть ли бесплатная версия шаблона списка дел Word или шаблона списка дел Word?

Word подходит для печатной страницы. Бесплатный файл шаблона списка дел Word с простой таблицей подойдёт, если вы планируете заполнять её вручную и повесить на стену, а загрузка шаблона списка дел Word даст вам ровно это за несколько секунд.

Для всего, что вы будете сортировать, передавать или хранить дольше недели, используйте таблицу. Word не умеет сортировать, а переставлять список из тридцати пунктов, перетаскивая строки, настолько неприятно, что люди перестают это делать.

Есть ли бесплатный шаблон списка дел PDF, печатная версия или бесплатная загрузка шаблона списка дел?

PDF подходит для печатных версий, а бумага действительно эффективна для ежедневных списков. Бесплатный шаблон списка дел PDF, который вы печатаете каждое утро, имеет одно реальное преимущество перед любым приложением: запись вручную требует достаточно усилий, чтобы вы добавляли меньше пунктов.

Любая бесплатная загрузка шаблона списка дел подойдёт для этого. Храните мастер-список в цифровом виде и печатайте день. Бумажный мастер-список нельзя искать, и выяснить, было ли что-то уже записано, — это большая часть того, для чего нужен общий список.

Есть ли бесплатная редактируемая версия шаблона списка дел?

Почти все из них. Бесплатная редактируемая версия шаблона списка дел означает просто то, что вы можете менять поля, а не только печатать — это даёт любой файл таблицы или документа.

Единственное редактирование, которое стоит сделать в любом выбранном варианте, — добавить колонку «дата добавления» и сократить значения статуса до четырёх: делаем, ждём, сделано, не делаем. Больше значений статуса — это споры о том, какое из них подходит.

Где можно найти бесплатную загрузку списка дел?

Где угодно — и в основном они взаимозаменяемы, что стоит знать до того, как вы потратите час на сравнение. Бесплатная загрузка списка дел с любого из крупных сайтов с шаблонами подойдёт.

Бесплатная загрузка списка дел доступна на любом из них. На этой странице нет «закрытого» файла. Структуру выше можно вставить в любой инструмент примерно за пять минут, а часть, которая определяет, будет ли ваш список работать, — это триаж раз в две недели, а не макет.

Чеклист списка дел — это то же самое, что список дел?

Чеклист списка дел — это гибрид, к которому люди тянутся, и эти два документа ведут себя по-разному. Список дел хранит меняющиеся разовые пункты. Чеклист хранит фиксированную последовательность шагов, выполняемую снова и снова, где ценность в том, что ничего не пропускается.

Практический тест — будете ли вы записывать те же пункты снова в следующем месяце. Если да — это чеклист, и ему место где-то постоянно. Перепечатывать каждый раз одни и те же семь шагов онбординга в список дел — это то, как шесть из них в итоге делаются.

Полезен ли планировщик ежемесячного списка дел?

Для обязательств с датами — да. Для задач — не очень, потому что большинство вещей на месяц вперёд — это решения, а не действия, и они будут лежать нетронутыми, пока не станут срочными.

Используйте планировщик ежемесячного списка дел как календарь фиксированных точек, а реальную работу пусть делает еженедельный список. Если пункт появляется в ежемесячном планировщике три месяца подряд, примените правило двух недель, потому что почти наверняка это решение, которое никто ещё не принял.