Техническая документация необходима всем, кто использует, поддерживает или разрабатывает ваш продукт. С Trupeer вы можете сэкономить часы на создании плотного технического контента, начав с готового шаблона технической документации, настроив его с помощью фирменного стиля и превратив в понятные, увлекательные видеоматериалы по технической документации, которые воспринимаются легче, чем стены текста.

Что такое бесплатный шаблон технической документации?

Бесплатный шаблон технической документации — это повторно используемая структура для описания того, как работает техническая система, продукт или компонент, для тех, кому нужно их разрабатывать, обслуживать, интегрировать, эксплуатировать или оценивать.

Он отличается от пользовательской документации в одном отношении, которое меняет всё, как именно её следует писать. Её читатель часто ещё не существует. Руководство пользователя читают те, кто использует продукт сегодня, и могут спросить коллегу, если что-то непонятно. Техническую документацию читают инженер по обслуживанию через четыре года, интегратор в другой компании, аудитор или человек, который возьмёт работу после вашего ухода.

Никто из них не сможет задать вам вопросы.

Шаблон — это не сама документация. Списки разделов для этого широко опубликованы и в основном одинаковы. То, что определяет, стоит ли вашей документации существовать через пять лет, — это категория контента, для которой почти ни один шаблон не предлагает ничего, и она описана ниже.

Формат следует за использованием. Бесплатный шаблон технической документации в формате Word подходит для документов, которые проходят проверку и утверждение, а файл шаблона технической документации DOCX — то же самое, только в полной версии расширения. Бесплатная версия шаблона технической документации Excel подходит для реестров, списков параметров и матриц трассируемости. Бесплатный шаблон технической документации PDF подходит для выпущенных и версионированных материалов, что здесь важнее, чем в большинстве документаций, потому что технические документы часто бывают договорными или нормативными.

Какая именно техническая документация вам нужна?

Этот термин охватывает две довольно разные вещи, и стоит заранее определить, что именно вам нужно, прежде чем принимать любую структуру.

Техническая документация в общем смысле. Описание того, как работает система, продукт или часть программного обеспечения, для инженеров и технических пользователей. Архитектура, спецификации, интерфейсы, конфигурация, результаты тестирования, процедуры обслуживания. Именно это обычно имеют в виду большинство людей, и именно об этом в основном эта страница.

Техническая документация как нормативный артефакт. В нескольких юрисдикциях термин обозначает конкретный обязательный комплект поставки с предписанным содержимым. Продукты, размещаемые на европейском рынке с маркировкой CE, медицинские изделия, машины и различные другие регулируемые категории требуют технический файл или техническую документацию с определённым объёмом, сроками хранения и требованиями к доступности.

Если вы во втором случае, ни один шаблон с любого сайта не удовлетворит требование. Применимое регулирование или стандарт задаёт содержание, органы по оценке соответствия ожидают больше, чем написано в тексте, и ошибка не позволит вам продавать продукт. Работайте от регулирования и берите квалифицированную консультацию. Ничто на этой странице не заменяет ни то, ни другое.

На практике эти два подхода пересекаются, потому что инженерный контент, который входит в технический файл, — это документация, которая у вас должна быть в любом случае. Структура ниже поможет вам создавать качественный технический контент. Но она не подскажет, что именно требует регулятор.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Templates»

Перейдите в раздел Templates из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную раскладку и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите Edit, чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесёте все необходимые изменения, нажмите Save, чтобы сохранить обновлённый шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте Preview.

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости — так шаблон будет выглядеть ровно так, как вы хотите.

С шаблоном технической документации вы можете:

• Экономить часы на написании: пропускайте пустую страницу и используйте структуру, созданную для технического контента.

• Стандартизировать между командами: используйте одну и ту же структуру для продуктов, модулей или функций, чтобы документация была согласованной.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью brand kit от Trupeer — чтобы документация выглядела единообразно с вашим фирменным стилем.

• Снижать нагрузку на поддержку: понятные видео и документы помогают пользователям решать вопросы самостоятельно, уменьшая количество обращений и время поддержки.

• Локализовать для глобальных пользователей: переводите технический контент на 65+ языков одним кликом.

• Обновлять без лишних усилий: отредактируйте один раз — и Trupeer автоматически сгенерирует видео.

Всё, кроме причин, можно восстановить

Вот аргумент, который должен определять, как вы тратите усилия на документацию.

Почти всё в технической документации описывает состояние. Что такое архитектура, какие заданы параметры, как определены интерфейсы, что делает последовательность. Всё это действительно полезно, и всё это можно восстановить, если кто-то достаточно целеустремлён, потому что сама система — источник истины. Читайте код, проверяйте конфигурацию, прослеживайте связи, запускайте тест.

Восстановление состояния — дорого и долго. Но это не невозможно.

Логика устроена иначе по своей природе. Почему выбран именно такой подход, а не очевидный. Почему это значение, а не значение по умолчанию. Почему выбран этот компонент, когда есть более дешёвый. Почему в наличии шаг, который выглядит избыточным.

Ничего из этого нет в системе. Это существовало в разговоре, в чьей-то голове, и если это не было записано, то исчезает в тот момент, когда человек уходит — и никакая целеустремлённость не поможет восстановить это.

Практическое следствие конкретное и дорогое. Компетентный человек смотрит на систему, видит что-то, что кажется бесполезным или ненужным, не имеет способа выяснить, почему это там есть, и удаляет. Он действует разумно. Документация описывала состояние, которое они уже могли видеть, и не говорила о причине, которую они не могли узнать.

Поэтому самая ценная часть технической документации — это то, о чём почти ни один шаблон не просит.

Запись о решении

Механизм короткий и старый, и он работает.

Когда принимается решение, которое будущий читатель не сможет угадать, запишите короткую запись. Пять полей, не больше половины страницы.

Что было решено. В одном предложении.

Почему. Обоснование, включая то, что было отклонено, и на каких основаниях. Это поле самое важное, и оно должно быть самым длинным.

Что произойдёт, если это изменить в обратную сторону. Последствие, с которым столкнётся человек, если отменит решение, не зная причин. Это поле превращает историческую заметку в предупреждение.

Кто принял решение и когда. Чтобы будущий читатель мог оценить, актуально ли обоснование до сих пор.

Статус. Текущий, устаревший или неизвестный. Третье значение обсуждается ниже и оказывается полезнее, чем звучит.

Запишите по одной записи для каждого отклонения от стандартного подхода, для каждого неочевидного параметра, для каждого отклонённого варианта, который кто-то снова предложит, и для каждого обходного решения.

Не пишите записи для решений, которые компетентный читатель принял бы так же. Запись для каждого выбора создаёт объём, который никто не читает, а смысл в том, что это именно те записи, которые стоит находить.

Если обоснование действительно неизвестно, потому что человек, который принял решение, уже ушёл, запишите это явно. Заметка о том, что это значение намеренное, причина неизвестна и менять его без тестирования нельзя, гораздо полезнее, чем молчание. Она говорит следующему человеку, что он нашёл реальный вопрос, а не упущение.

Что должен содержать шаблон технической документации

Девять компонентов. Записи о решениях — это дополнение.

Строка с известными ограничениями — вторая по частоте пропуска и вторая по ценности. Документация, которая описывает только то, что работает, подразумевает, что всё работает, и следующий человек обнаруживает ограничения, сталкиваясь с ними.

Бесплатный шаблон технической документации: структура, которую нужно копировать

Заполнено реальным примером, а не плейсхолдерами. Система — это система управления дозированием и взвешиванием, установленная на производственной площадке пищевой продукции.

Скопируйте отсюда.

Объём и аудитория. Система управления линией дозирования на площадке заказчика. Написано для инженеров по управлению, которые обслуживают или модифицируют систему, и для инженерной команды заказчика. Не включает механическую установку, которая находится в механическом файле, или данные рецептуры, которые принадлежат заказчику.

Обзор системы. Два абзаца о том, что делает линия, о последовательности партий и о том, как система управления, измерительные приборы взвешивания и системы предприятия связаны между собой.

Архитектура и интерфейсы. Модель контроллера и версия прошивки. Приборы взвешивания и их адреса. Интерфейс с производственной системой заказчика, протокол и обмениваемые данные. Интерфейс с системой сигнализации площадки.

Конфигурация и параметры. Полный список параметров со значениями. Любой параметр, содержащий запись о решении, помечен, поэтому читатель, который меняет значение, знает, что нужно искать.

Записи о решениях. Один пример формата.

DR-014. Что было решено: применяется задержка в три секунды перед открытием клапана V3, и последовательность разгрузки выполняется 2, 1, 3 вместо 1, 2, 3.

Почему: во время ввода в эксплуатацию на шестом году исходной установки было замечено перенесение продукта между последовательными партиями разных рецептур. В ходе расследования выяснилось, что остаточное давление в линии 1 не было полностью выровнено, когда открывался V3, и это переносило материал из предыдущей партии. Задержка позволяет выровнять, а изменение последовательности гарантирует, что линия 1 разгружается до открытия V3. Рассмотренный и отклонённый альтернативный вариант: механический обратный клапан, который был отклонён по основаниям очистки и осмотра в условиях пищевого производства.

Что произойдёт, если это изменить в обратную сторону: перенесение продукта между партиями. На предприятии, которое работает с аллергенами, это риск загрязнения, а не вопрос эффективности. Это не воспроизводится на стенде в мастерской, потому что условие зависит от длины линии и вязкости продукта.

Принято двумя инженерами с указанными именами, с датой. Статус: текущий.

Эксплуатация и обслуживание. Интервал и процедура калибровки. Процесс обновления прошивки. Что нужно проверить после любого изменения рецептуры.

Тестирование и верификация. Результаты заводских приёмочных испытаний, результаты приёмочных испытаний на площадке — с датами и подписями. Сертификаты калибровки.

Известные ограничения. Система не поддерживает рецептуры более чем с восемью ингредиентами. Интерфейс с производственной системой заказчика однонаправленный и не получает подтверждения. История партий хранится только девяносто дней.

Версия, владелец, последняя проверка. Версия 7. Владелец — ведущий инженер по управлению. Контент последний раз проверялся по установленной системе в марте, по результатам выезда на площадку.

Скопируйте отсюда.

Пример технической документации: три секунды, которые никто не записал

Trenholm Systems — компания примерно из ста пятидесяти человек — проектирует и устанавливает системы взвешивания и дозирования для предприятий пищевого производства.

Её техническая документация была обширной: более четырёхсот документов по чертежам, спецификациям, спискам конфигурации и отчётам по тестированию. Она точно описывала состояние каждой системы.

В одной из установленных систем была задержка в три секунды перед открытием клапана и последовательность разгрузки, которая выполнялась в порядке, выглядевшем неверно.

Обе эти настройки были указаны шестью годами ранее двумя инженерами после проблемы при вводе в эксплуатацию — по причине, которая полностью имела смысл и не встречалась ни в одном документе. Список параметров фиксировал значение. Ничего не было записано о том, почему.

Оба инженера с тех пор ушли из компании.

Более новый инженер, анализируя циклы для поиска эффективности, определил задержку в три секунды как три секунды, когда на каждой партии ничего не происходит. Это было верное наблюдение. Он проверил изменение на стенде в мастерской, и оно не дало разницы ни в чём, потому что условие, которое породило исходную проблему, зависит от длины участка трубопровода и вязкости продукта и не возникает на стенде. Он внедрил изменение.

На площадке заказчика это привело к перенесению продукта между последовательными партиями. Поскольку предприятие работает с аллергенами, это не было вопросом эффективности. Одиннадцать тонн продукта изолировали и уничтожили, производство остановили на четыре дня, пока находили причину, и заказчик провёл собственное расследование. Общая стоимость, включая претензию заказчика, составила около трёхсот сорока тысяч фунтов.

Никто не действовал небрежно. Инженер изучил документацию, которая сообщала ему, какое значение установлено, и протестировал изменение — а это больше, чем делают многие. Но он не мог выяснить, почему это значение существует, потому что это было разговором в комнате шесть лет назад.

После этого Trenholm пересмотрела шестьдесят отклонений конфигурации от своего стандартного подхода по всей установленной базе. Девять из них имели записанную причину.

Они ввели требование к записи о решении. Любое отклонение от стандарта получает пять полей: что, почему, что произойдёт при обратном изменении, кто принял решение и когда.

Задним числом они восстановили сорок одну из шестидесяти записей, найдя людей, которые помнили. Девятнадцать восстановить не удалось, и их записали как причину неизвестна, не менять без тестирования на площадке — это действительно полезная запись.

Через три года больше не было инцидентов с обратным изменением, а список неизвестных причин сократился до шести, потому что отклонения тестируются во время плановых работ и либо подтверждаются, либо убираются.

Четыреста документов описывали всё о системе, кроме единственного, что действительно имело значение.

Как писать техническую документацию за шесть шагов

1. Назовите читателя и то, чего у него не будет. Инженер по обслуживанию через четыре года будет иметь систему и не будет коллег, которые помнят её. Это отсутствие — ограничение дизайна.

2. Сначала пишите обзор, затем детали. Разделы с деталями невозможно читать без мысленной модели, а человек, у которого есть модель, — это вы.

3. Описывайте состояние один раз и точно. Параметры, интерфейсы, архитектура. Это основная масса, и это самая простая часть.

4. Запишите запись о решении для всего, что компетентный читатель будет оспаривать. Отклонения, неочевидные значения, отклонённые альтернативы, обходные решения.

5. Запишите ограничения. Что не работает и что было отложено. Документация, описывающая только успехи, подразумевает, что не было никаких сбоев.

6. Фиксируйте, когда в последний раз это проверяли по реальности, а не когда в последний раз редактировали.

Четвёртый шаг — это тот, который предотвратил бы пример выше, и тот, который пропускают, потому что он кажется дополнительной работой в тот момент, когда решение очевидно всем присутствующим.

Виды технической документации

Четыре широкие категории — полезно, потому что у них разные читатели и, следовательно, разные правила.

Документация по продукту и системе. Архитектура, спецификации, интерфейсы, конфигурация. Написано для людей, которые будут на неё опираться или обслуживать её. Именно здесь должны быть записи о решениях.

Процессная и эксплуатационная документация. Как работает система, как её обслуживают и как восстанавливают. Пересекается с runbooks и процедурами, а runbook template описывает исполняемую форму.

Техническая документация для пользователей. Справочники по API, руководства по интеграции, руководства для технических пользователей. Написано для людей вне вашей организации, что существенно повышает планку по ясности.

Документация по соответствию и доказательствам. Отчёты по тестированию, сертификаты, трассируемость, материалы по оценке соответствия. Часто это часть с требованиями к хранению, а также часть, которая должна пережить аудиты спустя годы.

Большинство организаций делают первую и третью часть достаточно хорошо, а вторую и четвёртую — плохо, обычно потому что у первой и третьей есть очевидные читатели, которые жалуются, а у второй и четвёртой читатели появляются через годы. Поэтому лучший бесплатный шаблон технической документации для вас — тот, который соответствует категории, в которой вы слабее, а не тот, который вы уже делаете хорошо.

Техническая документация, документация по ПО или IT-документация?

Три пересекающихся термина, и границы стоит определить, потому что одна и та же организация часто нуждается во всех трёх.

Техническая документация — самая широкая. Она охватывает любые технические системы: оборудование, программное обеспечение, предприятие, приборы, интегрированные продукты. Если речь идёт о физическом или регулируемом продукте, это правильный термин и правильная структура.

Документация по ПО охватывает программный продукт как таковой и делится на разделы «с чего начать», справочные материалы, руководства, архитектуру, эксплуатационную документацию и release notes. Шаблон документации по ПО охватывает эти разделы и проверяет, работают ли они.

IT-документация охватывает собственную инфраструктуру и ИТ-активы организации: что работает, где находится, кому принадлежит и как настроено. Её характерная проблема — устаревание, а не отсутствие.

Если вы документируете продукт, который продаёте, вам нужна техническая или документация по ПО. Если вы документируете системы, на которых работает ваша организация, вам нужна IT-документация. Аргумент о записи о решении на этой странице применим ко всем трём случаям и сильнее всего — там, где существует неочевидная конфигурация.

Что бесплатный шаблон технической документации не может исправить

Обоснование, которое никогда не фиксировали. Когда люди, которые принимали решения, уходят, никакой шаблон это не восстановит. Единственное решение — записать это, пока они ещё на месте, и зафиксировать, что это неизвестно, когда их уже нет.

Документация, написанная человеком, который не выполнял работу. Он может точно описать состояние, но не может предоставить причины — а это половина, которая действительно важна.

Контент, который никогда не проверяли. Ни один бесплатный шаблон технической документации с бесплатной загрузкой не скажет вам, верно ли то, что там написано, по-прежнему. Дата последней проверки и то, что кто-то это проверяет, — единственный механизм.

Нормативная достаточность. Если техническая документация является юридическим требованием, регулирование определяет содержание, и общий шаблон не подойдёт.

Зафиксируйте обоснование, пока оно не ушло

Самый сложный контент для фиксации — это обоснование, и причина не в том, что люди не хотят. Дело в том, что объяснение — это разговор, а документирование — это задача, и разговор легко вести, пока задача не началась.

Попросите инженера записать, почему система настроена именно так — и вы получите три строки. Попросите провести вас через это — и он объяснит проблему при вводе в эксплуатацию, альтернативу, которую отклонили, и два других места, где та же проблема могла бы возникнуть. Знание появляется, когда они говорят, и не появляется, когда они печатают.

Trupeer AI фиксирует это в таком виде. Кто-то проходит по системе, записывает и объясняет, а результат — письменный walkthrough с уже сделанными и размещёнными скриншотами, рядом с видео, в вашем фирменном стиле. Обоснование приходит как речь — так оно и существует — и превращается в документ без необходимости кому-то садиться и писать его.

Зафиксируйте это. Оформите в фирменном стиле. Переведите. Trupeer it.

Момент сделать это — до того, как кто-то уйдёт, и это самое очевидное применение с наименее очевидным триггером. Уходящий инженер с уведомлением за две недели может записать свои необычные системы за несколько часов — это гораздо лучшее передача знаний, чем письменное резюме, сделанное под давлением времени. Два инженера Trenholm ушли с шестью годами контекста, и никто не попросил их объяснить эти три секунды.

Там, где команды работают на разных площадках или языках, та же запись даёт одинаковый материал в каждом месте, поэтому систему, поддерживаемую в одной стране и собранную в другой, понимают одинаково.

Материал хранится в вашей базе знаний и одновременно служит обучением для тех, кто унаследует систему. Процедуры уровня задач должны быть в инструкциях по работе. Согласованность между вашими документами — это вопрос один раз настроить brand kit, а настройка описана в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон технической документации в версии Word?

Word подходит для технических документов, которые проходят проверку, утверждение и выпуск — это описывает большинство документов вне чисто программных контекстов. Файл шаблона технической документации Word — правильный формат для спецификаций, проектных документов и любых договорных материалов.

Стоит правильно настроить два параметра. Укажите версию, владельца и дату последней проверки в нижнем колонтитуле страницы, а не только на обложке, и используйте реальные стили заголовков, чтобы оглавление генерировалось и документ оставался навигируемым на сотне страниц.

Есть ли бесплатная версия шаблона технической документации в формате Word doc?

Да, и бесплатный файл шаблона технической документации Word doc — это то же самое, что и файл Word, только с более старым расширением.

Более полезный вопрос, чем формат, — что вы добавляете к любому шаблону, который используете. Раздел с записью о решении и раздел с известными ограничениями. Ни один из них не появляется в любом общем шаблоне, который я видел, и оба — там, где со временем находится ценность технической документации.

Есть ли версия шаблона технической документации DOCX?

DOCX — это просто текущий формат Word, поэтому файл шаблона технической документации DOCX и файл Word — это один и тот же документ.

Там, где различие иногда действительно важно, — это цепочки инструментов, которые автоматически генерируют документы, поскольку DOCX — структурированный формат, который можно создавать программно. Если ваша техническая документация генерируется из источника истины, а не пишется вручную, это стоит изучить, потому что сгенерированный контент не может расходиться с системой, которую он описывает.

Есть ли бесплатный шаблон технической документации в формате PDF?

PDF — это выпущенная версия, и здесь это важнее, чем для большинства документаций, потому что технические документы часто являются договорными материалами, нормативными доказательствами или тем и другим одновременно. Экспортируйте бесплатный шаблон технической документации PDF при каждом выпуске, указывая версию и дату на каждой странице.

Сохраняйте редактируемый исходник и сохраняйте устаревшие выпуски, а не перезаписывайте их. Возможность показать, какая версия технического документа действовала на конкретную дату, часто и является причиной его наличия.

Есть ли бесплатная версия шаблона технической документации в формате Excel?

Excel подходит для реестров, а не для прозы. Бесплатный файл шаблона технической документации Excel хорошо работает для списков параметров, реестров интерфейсов, матриц трассируемости, связывающих требования с тестами, а также для реестра документов, где фиксируется, что существует, и когда это в последний раз проверяли.

Последний вариант стоит создать даже если вы не создаёте ничего другого. Одна строка на документ с владельцем, версией и датой последней проверки расскажет о состоянии вашей документации больше, чем чтение любого из разделов.

Есть ли бесплатная загрузка шаблона технической документации, которую стоит использовать?

Список разделов хорошо устоялся, и в каждой опубликованной версии предлагается примерно одно и то же, поэтому бесплатная загрузка шаблона технической документации экономит вам максимум полдня.

Оцените любой из них по одному вопросу. Есть ли где-то возможность записать, почему что-то было сделано именно так? По сути, почти ни у одного это не предусмотрено, потому что шаблоны строятся вокруг описания состояния, а состояние — это та часть, которую можно восстановить и без них.

Какой лучший бесплатный шаблон технической документации?

Лучший бесплатный шаблон технической документации — тот, который вы сможете поддерживать в актуальном состоянии, что обычно означает самый простой.

Если вы сравниваете варианты, то два раздела, на которые стоит обратить внимание, — это записи о решениях и известные ограничения. Шаблон с обоими, даже если он максимально простой, будет давать документацию, которая всё ещё полезна через пять лет. Отполированный шаблон без обоих будет давать точное описание системы, которую никто не решится менять.

Что должна включать техническая документация, но большинство шаблонов оставляют за рамками?

Три вещи. Обоснование неочевидных решений, включая то, что отклонили, и почему. Что сломается, если решение изменить в обратную сторону — это превращает историческую заметку в предупреждение. И что не работает — то есть известные ограничения и отложенные элементы.

У всех трёх есть общее свойство: их нельзя восстановить, просто изучив систему. Всё остальное в технической документации можно восстановить, если дать достаточно времени — поэтому именно эти разделы стоит защищать, когда усилия на документацию сокращают.