Отличное проектное предложение превращает идею в инициативу, получающую финансирование. С Trupeer вы можете сэкономить часы на подготовке предложений, начав с бесплатного шаблона проектного предложения, настроив его под ваш бренд и превратив предложение в видео-питч, который лица, принимающие решения, смогут посмотреть за 5 минут.

Что такое шаблон проектного предложения и кто его читает?

Проектное предложение описывает работу, которую вы просите кого-то одобрить или профинансировать: в чем проблема, что вы предлагаете сделать, как вы это сделаете, кто это сделает, сколько времени займет и сколько это стоит.

Его определяющая особенность в том, что оно написано для человека, обладающего полномочиями сказать «нет». Этим оно отличается от брифа, который разрешает работу, уже решенную заранее, и от плана, который описывает, как будет выполнена одобренная работа.

Обычно читатель — один из трех типов людей. Клиент или потенциальный клиент, выбирающий между поставщиками. Фандер или грантодатель, распределяющий ограниченный бюджет. Или внутренний утверждающий, принимающий решение между конкурирующими запросами в рамках одного бюджета.

У всех троих есть общее, которое формирует все остальное на этой странице. Они не читают ваше предложение само по себе.

Ваше предложение читают «в стопке», а не в одиночку

Почти каждое предложение пишется так, будто это единственный документ на столе у читателя. Введение, о нас, наш подход, наша команда, кейсы, сроки, цена. Самодостаточный аргумент, ведущий к выводу.

Но так не читают. У читателя открыты три или четыре предложения, есть набор критериев, по которым он выставляет оценки, и ограниченное внимание на каждый документ. Они не оценивают ваш аргумент. Они извлекают из каждого предложения один и тот же набор ответов и сравнивают их.

Это значит, что задача предложения не в том, чтобы убеждать последовательно. Его задача — чтобы его было легко извлечь.

Практическое следствие неприятно для тех, кто гордится умением писать. Хорошо аргументированное предложение на сорок семь страниц, которое «хоронит» ответ на сильно взвешенный критерий на странице сорок один, проиграет более простому предложению на тридцать страниц, где он расположен под заголовком, совпадающим с названием критерия.

Это не ошибка оценщиков. Это то, что требует сравнение, и это вполне предсказуемо, если вы понимаете, что это произойдет.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Templates»

Перейдите в раздел Templates из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы четко увидеть полную структуру и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите Edit, чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите Save, чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте Preview.

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вы хотите.

С шаблоном проектного предложения вы можете:

• Экономить часы на написании: пропускайте пустую страницу — используйте структуру, которую применяют опытные PM.

• Получать одобрения: встроенные разделы по проблеме, ROI и рискам помогают убедительно обосновать предложение.

• Оставаться в рамках бренда: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-набора Trupeer.

• Питчить с эффектом: превращайте предложение в видео-питч, который действительно смотрят лица, принимающие решения.

• Стандартизировать предложения по проектам: используйте один и тот же шаблон для каждого предложения.

• Достигать глобальных стейкхолдеров: переводите предложения на 65+ языков одним кликом.

Отразите критерии оценки в их порядке

Самое большое изменение с точки зрения отдачи для предложения — структурное, и оно не требует никакого «писательства».

Если критерии опубликованы, используйте их как заголовки разделов — в указанном порядке, используя их формулировки, а не свои. Перечень тендера с шестью критериями должен привести к предложению с шестью основными разделами, названными в их честь. Критерий четыре, по которому выставляется оценка, должен найти раздел с названием критерия четыре.

Если критерии не опубликованы, спросите. Большинство покупателей скажут вам, а запрос сигнализирует, что вы намерены ответить на вопрос, а не говорить о себе.

Если спросить нельзя, сделайте выводы и укажите это на первой странице. Короткий абзац о том, что вы понимаете как основу решения, дает читателю возможность поправить вас и показывает, что вы думали о проблеме читателя, а не о своей компетентности.

Из этого следуют две вещи, которые людям сложно принять. Ваш любимый контент может не соответствовать ни одному критерию — тогда он уйдет в приложение или не войдет вовсе. А порядок разделов может выглядеть нелогично как повествование — и это неважно, потому что предложение не читают как повествование.

Как проверить покрытие относительно весов

Проверка на десять минут перед отправкой, которая находит большую часть проблем.

В этой таблице проявляются два сценария провала, и оба встречаются часто.

Контент с недостаточным весом. Критерий, который стоит пятую часть баллов, раскрыт в двух абзацах. Количество слов не обязательно должно быть строго пропорционально весу, но порядок величины «не дотягивает» — это проблема с оценкой, а не вопрос стиля.

Контент, который невозможно найти. Материал существует, но он распределен по документу, а не раскрыт в одном месте. Оценщик, выставляющий оценку по критерию пять, не собирает ваш ответ из четырех разделов. Они оценивают то, что могут найти.

Пройдитесь по таблице. Исправьте строки, отмеченные «нет». Обычно это и есть вся необходимая корректировка.

Таблица сравнения, которую вам следует написать для них

Каждый оценщик формирует сетку сравнения — формально или «на обратной стороне страницы». Они выбирают измерения.

Вы можете выбрать их вместо этого, и почти никто так не делает.

Разместите короткую таблицу на первой или второй странице, где будут измерения, на которых, по вашему мнению, должно строиться решение, и ваш ответ по каждому из них. Остальные колонки уберите полностью; читатель заполнит их мысленно.

Выбирайте измерения внимательно. Они должны быть действительно важны для покупателя, их должно быть возможно обосновать, и хотя бы одно должно быть таким, где вы уверены, что альтернативы слабее. Таблица измерений, где вы просто «достаточно хороши», хуже, чем отсутствие таблицы.

Это не трюк, и это не обязательно должно быть конфронтацией. Назвать измерения, которые действительно важны, — это услуга читателю, который вот-вот сделает это сам, имея меньше информации, чем у вас.

Если покупатель опубликовал критерии, ваша таблица должна использовать их. Если нет — ваша таблица является вашими выводами и дублирует абзац, описанный в предыдущем разделе.

Бесплатный шаблон проектного предложения: структура для копирования

Скопируйте отсюда. Адаптируйте названия разделов под критерии покупателя там, где они существуют.

Обложка. Название проекта или тендера, ваша организация, дата, номер ссылки, контакт.

Краткое резюме на одну страницу. Что вы предлагаете в одном абзаце. Таблица сравнения. Цена. Решение, которое вы запрашиваете, и к какому сроку.

Понимание требований. Проблема переформулирована вашими словами — так, чтобы было видно, что вы ее поняли, а не просто пересказали бриф. Укажите, на чем, по вашему мнению, будет основано решение, если критерии не опубликованы.

Разделы, отражающие критерии. По одному на каждый критерий — в их порядке, с названиями в их формулировках. Каждый раздел полностью отвечает на соответствующий критерий — в одном месте.

Программа. Этапы, вехи и даты. Сам план — это не предложение, и наш шаблон плана проекта описывает рабочий документ, который вы создаете после победы.

Команда. Названные люди, которые реально будут выполнять работу, с указанием их доступности. Не «описание компетенций».

Цена. Четко, в одном месте: что включено и что не включено. Допущения, от которых зависит цена, пронумерованы.

Риски и как мы с ними справляемся. Если это критерий — отвечайте как отдельным разделом, а не распределяя по документу.

Что мы не предлагаем. Явные исключения. Это читается как уверенность, а не как «страховка», и предотвращает самый частый спор после присуждения.

Приложения. Кейс-стади, CV, сертификаты, политики. Все, что поддерживает, а не отвечает.

Скопируйте отсюда.

Консалтинговая компания, которая написала 47 страниц и заняла третье место

Marlow and Deane — инженерный консалтинг примерно со ста сорока сотрудниками — подали заявку на четырехлетнюю рамочную программу по проектированию дорог вместе с местным органом власти, стоимостью около 2,8 млн фунтов стерлингов за весь срок.

Их предложение заняло сорок семь страниц. Оно было хорошо написано: сильные CV команды, детальная методология и три релевантных кейса. Структура включала введение, о нас, наш подход, наша команда, кейсы, программа, цена.

Они заняли третье место из пяти по качеству.

Разбор по итогам был поучительным. В тендере были опубликованы шесть критериев оценки с весами: технический подход — 25%, социальная ценность — 20%, управление программой — 15%, команда — 15%, управление рисками — 15% и инновации — 10%.

Социальная ценность — совместно второй по весу критерий (пятая часть доступных баллов) — была раскрыта в двух абзацах на странице сорок один.

Управление рисками — еще 15% — было распределено по методологии, а не раскрыто отдельным разделом. В заметке оценщика говорилось, что они не смогли найти четкий ответ.

Таким образом, 35% доступных баллов были выставлены низко за контент, который либо едва существовал, либо не находился в сорока семи страницах.

Победившая заявка заняла тридцать одну страницу. Ее шесть основных разделов соответствовали шести критериям оценки — в порядке тендера — с использованием формулировок тендера.

На подготовку заявки Marlow and Deane потратили около двадцати четырех тысяч фунтов стерлингов рабочего времени сотрудников.

Они изменили процесс, а не написание. Заголовки разделов теперь отражают опубликованные критерии в их порядке и их формулировки. Проверка покрытия выполняется перед отправкой: перечисляет каждый критерий, его вес, где он раскрыт и сколько слов получает, а все несоответствия помечаются. Таблица сравнения находится на странице два. И команда, которая будет выполнять работы, читает предложение до того, как оно уйдет.

В первой заявке по новому процессу команда убрала четыре обязательства, которые, по их словам, нельзя было выполнить так, как они были написаны.

В течение следующих восемнадцати месяцев они подали одиннадцать заявок и выиграли шесть — против трех побед из одиннадцати в сопоставимом предыдущем периоде. Два из пяти проигрышей сопровождались обратной связью, что они были вторыми по качеству и проиграли по цене — это другая проблема и, как правило, более удачная.

Что включить в проектное предложение и где

Структура выше, с тремя решениями по размещению, которые важнее содержания.

Цена находится в начале — в резюме — и снова в отдельном разделе. Читатели ищут ее в первую очередь независимо от того, где вы ее разместили, а предложение, которое ее скрывает, читается как уклончивое. Построение к «раскрытию» работает в питче, но не в документе, который сравнивают с двумя другими.

Каждый критерий раскрывается ровно в одном месте. Распределение ответа ради связности повествования стоит баллов, потому что оценщик выставляет оценку по тому, что находится под соответствующим заголовком.

Допущения пронумерованы и привязаны к цене. В каждом предложении есть допущения, и именно те, что привязаны к цене, определяют, будет ли итоговый контракт соответствовать тому, что вы заявили. Нумерация позволяет указать на конкретное допущение при вариациях.

Что исключить: вашу историю, если только это не критерий. Общие заявления о компетенциях. Методология, которая описывает то, что сделал бы любой компетентный поставщик. Любое то, чего вы не хотели бы видеть процитированным вам в шестом месяце — теме следующего раздела.

Пусть команда, которая будет выполнять работы, прочитает его до отправки

Предложение — это обещание, и каждое предложение в нем становится ожиданием, которое должен выполнить кто-то другой.

В большинстве организаций предложение пишут функция тендеров или бизнес-развития под давлением сроков, а люди, которые реально будут выполнять работу, читают его впервые после победы. К тому моменту обязательства уже становятся договорными.

Исправления стоят час. Кто бы ни возглавлял выполнение работ, он должен прочитать предложение до отправки с одной инструкцией: отметьте все, что вы не сможете выполнить так, как написано, или что вы не сможете выполнить по указанной цене.

Список обычно короткий и конкретный. Время ответа, которое предполагает доступность, которой никто не имеет. Результат, описанный так, будто он больше того, что было оценено в цене. Названный конкретный человек, который занят в другом месте. Шаг методологии, который звучит впечатляюще, но не происходит.

Каждый из этих пунктов дешевле убрать сейчас, чем заново согласовывать в третьем месяце, и удаление редко ослабляет заявку, потому что обычно убираемые обязательства — общие, а не отличающие.

Там, где предложение выигрывает, этот же обзор становится отправной точкой для плана выполнения, поскольку руководитель выполнения уже прочитал и оспорил объем работ.

Варианты проектного предложения: грант, консалтинг и строительство

Структура сохраняется, а акценты существенно меняются в зависимости от типа.

Грантовые и финансирующие предложения. Формат фандера обязателен и обычно предписывает, включая лимиты слов на каждый раздел. Отвечайте на их вопросы в их порядке и относитесь к лимитам слов как к сигналу веса. Здесь исходы и измерение имеют больший вес, чем метод.

Консалтинговые предложения. Доминируют команда и подход, а покупатель в основном оценивает, будут ли эти конкретные люди хороши в совместной работе. Названные люди с реальной доступностью выигрывают у «заявлений о компетенциях».

Строительство и инжиниринг. Вес несут программа, описание метода, управление рисками и соответствие требованиям, а требования к документации часто прописаны. Сертификаты по охране труда и технике безопасности часто являются «проход/не проход», а не оцениваемым критерием.

Тендеры для государственного сектора. Критерии и веса публикуются, оценка формализована, а уточняющие вопросы обычно разрешены и используются недостаточно. С другой стороны таблицы наш шаблон плана управления закупками описывает, как покупатели сопоставляют тип контракта с тем, насколько хорошо они могут сформулировать то, что им нужно — это полезный контекст для интерпретации тендера.

Внутренние предложения. Конкуренция за бюджет, а не против поставщиков. Сравнение идет с другими внутренними инициативами, поэтому измерения, которые обычно стоит называть, — это окупаемость, риски и то, что не будет сделано вместо этого.

Фриланс и небольшие проектные предложения. От двух до четырех страниц. Объем работ, цена, сроки, исключения и что произойдет, если объем изменится. Длина здесь не дает полезного сигнала.

Недостатки использования шаблона предложения

Стоит быть честным об этом, потому что почти никто не пишет на эту тему.

Шаблоны подталкивают отвечать на неправильную структуру. Порядок разделов в шаблоне общий, а критерии покупателя — конкретные. Следовать шаблону вместо критериев — это ровно та ошибка из примера выше.

Они создают общий контент. Типовая методология и разделы о компетенциях читаются как типовые, а оценщики читают много предложений.

Они провоцируют вас заполнить каждый раздел. Раздел, в котором нечего сказать по существу, — это «мертвый вес» в документе, который просматривают, и он размывает те разделы, которые действительно важны.

Они скрывают цену. Большинство шаблонов размещают коммерческие условия в конце, а именно туда читатели и смотрят в первую очередь.

Они не соответствуют формату покупателя. Если покупатель задает формат, он отменяет все на этой странице.

Используйте шаблон как чек-лист того, что нельзя забыть, а критерии покупателя пусть определяют структуру.

Проектное предложение, бриф или бизнес-кейс?

Три документа, которые находятся рядом и из-за этого их часто путают.

«Предложение» пишется для человека, который решит, продолжать ли — обычно в конкурентном процессе — и в нем есть цена. Его задача — победить.

«Бриф» составляют после того, как решение сделать что-то уже принято: он описывает проблему и разрешает работу. Это внутренний документ, в нем нет цены. Наш шаблон брифа проекта включает это, включая то, почему брифы, которые описывают решение, а не проблему, приводят к такому большому количеству потерь.

«Бизнес-кейс» обосновывает инвестиции с вариантами, затратами и выгодами, и именно его утверждает функция финансов или совет. Предложение, которое разрослось и наполнено финансовым моделированием, обычно является бизнес-кейсом с неправильным названием.

Для внутренней работы последовательность такая: бриф, бизнес-кейс, план. Для внешней работы: тендер или запрос, предложение, контракт, план. Предложения появляются только во второй части, поэтому так много советов по предложениям странно сочетаются с внутренней практикой проектной работы.

Могу ли я получить шаблон проектного предложения в Word или PDF?

Word или Google Docs — для написания, потому что предложения проходят несколько раундов проверки и комментариев, и потому что иногда покупателю нужен редактируемый файл.

PDF — для отправки, всегда, если покупатель не указал иное. Он фиксирует макет, предотвращает случайные правки и не дает документу «перетечь» в формат, который вы не проектировали.

Две детали производства, которые важнее, чем должны быть. Закладки или ссылки на разделы в PDF — потому что оценщик, который прыгает между критериями, скажет вам спасибо. И проверьте размер файла относительно лимита портала до дедлайна, а не в день дедлайна — это действительно частая причина поздних отправок.

Презентационное ПО подходит для питча, который сопровождает предложение, а не для самого предложения. Если покупатель просит презентацию, тоже относитесь к ней как к отдельному артефакту, который отвечает на те же критерии в том же порядке.

Поскольку предложение часто первое, что видит клиент, бренд-наборы помогают сохранить единообразие со всем, что идет дальше, что важно, когда покупатель частично оценивает, выглядите ли вы организованно.

Как показать метод, а не просто описать его

Каждое предложение заявляет методологию, и оценщики читают десятки таких. Описания метода почти взаимозаменяемы, поэтому критерий часто оценивают по подаче, а не по сути.

Нужна конкретика. Короткая запись того, как вы реально делаете задачу, связанная с предложением, вызывает меньше скепсиса, чем три страницы описания.

Trupeer AI делает это производство простым. Один человек в вашей команде записывает процесс один раз, а результат — письменный walkthrough и видео в вашем брендинге. Его можно связать с соответствующим разделом предложения или приложить как приложение.

Запишите. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer it.

У этого есть второе применение после победы. Материалы, которые вы подготовили, чтобы продемонстрировать метод, становятся материалами для онбординга и документацией по выполнению, поэтому усилия не тратятся только на заявку. Результат хранится в вашем knowledge base, а когда предложение приводит к передаче работ позже, наш шаблон передачи проекта описывает, что нужно стороне, которая принимает. Инструкции по настройке находятся в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон проектного предложения в Word?

Структура выше вставляется прямо в Word или Google Docs. Нет ограниченной загрузки и нет формы. Самое полезное изменение перед тем, как вы начнете писать, — переименовать разделы по критериям оценки покупателя в их порядке. Это стоит больше, чем любой шаблон.

Есть ли бесплатный шаблон проектного предложения в PDF?

Пишите в редакторе документов и отправляйте как PDF, если покупатель не указал иное. Добавьте закладки в разделы, чтобы оценщик мог переходить между критериями, и проверьте лимит размера файла на портале до дедлайна, а не в день дедлайна.

Есть ли простой шаблон проектного предложения?

Для небольших проектов и фриланс-работ достаточно четырех разделов: что вы сделаете, сколько это стоит, когда будет готово и что исключено. От двух до четырех страниц. Длина здесь не несет полезного сигнала, а исключения предотвращают большинство споров.

Где я могу найти бесплатный шаблон бизнес-предложения в Word?

Бизнес-предложение, проектное предложение и предложение услуг — в основном один и тот же документ с разными акцентами. Структура выше подходит для всех трех; различие в том, какие критерии покупатель оценивает. Бизнес-предложение новому клиенту обычно требует больше объяснений «почему вы», а не «как», и это решение по весам, а не по структуре.

Какой должна быть длина проектного предложения?

Столько, сколько требуют критерии, и не больше. Пример выше проиграл рамочную программу на 2,8 млн фунтов стерлингов предложению-победителю на 31 странице, хотя у проигравшего было 47 страниц. Длина — не переменная; важна «находимость» относительно критериев.

Кто должен писать проектное предложение?

Тот, кто будет руководить выполнением работ: либо он должен написать предложение, либо проверить его до отправки. Предложения, написанные полностью функцией тендеров, содержат обязательства, которые команда выполнения никогда не видела, и эти обязательства становятся договорными в день, когда вы выигрываете.

Цена должна быть в начале или в конце?

В начале — в резюме — и снова в отдельном разделе. Читатели ищут ее в первую очередь независимо от этого, а если вы ее скрываете, документ читается как уклончивый по сравнению с другими. Построение к «раскрытию» работает в живом питче, а не в документе.

В чем разница между предложением и коммерческим предложением (котировкой)?

Коммерческое предложение — это цена за определенные работы. Предложение обосновывает не только цену, но и подход, и его используют там, где покупатель не полностью указал, что именно ему нужно. Если требования полностью определены, возможно, вам нужна только котировка, а подача предложения вместо нее добавляет длину без добавления баллов.