Ferramenta Automatizada de Criação, Atualização e Distribuição de Documentação

A ferramenta de documentação automatizada da Trupeer AI lida com as três fases onde a documentação normalmente falha: criação, atualizações e distribuição. Grave um fluxo de trabalho uma vez. A IA gera um vídeo polido e um documento escrito. Volte a gravar as partes alteradas quando o fluxo de trabalho mudar. Partilhe o resultado através de um único link de marca que é atualizado no local. A maioria dos projetos de documentação falha na fase dois ou três, não na fase um, razão pela qual o software de automação de documentos tradicional ajuda na criação, mas deixa as equipas a manter e a distribuir tudo manualmente.

• Automação do fluxo de trabalho de ponta a ponta: grave uma vez, gere o vídeo e a documentação escrita em conjunto.

• Atualize voltando a gravar apenas a secção alterada. O resto do documento permanece inalterado. Sem recomeçar do zero.

• Distribua através de um link de Página Partilhada de marca que se integra no Slack, intranet, LMS ou em qualquer local onde a empresa já partilhe conteúdo.

• Mais de 65 idiomas para equipas globais. A tradução aplica-se tanto ao vídeo como ao documento no mesmo processo.

• Avatares de IA e locuções disponíveis quando o gravador original não estiver disponível.

Criação: grave uma vez, obtenha um vídeo polido e um documento escrito em conjunto

A criação de documentação normalmente significa que alguém escreve um rascunho, outra pessoa grava uma captura de ecrã separadamente e uma terceira pessoa tenta mantê-los alinhados. A Trupeer AI condensa tudo isso numa única tarefa. Grave uma demonstração do ecrã, uma explicação por webcam ou carregue filmagens existentes. A IA remove palavras de preenchimento, suaviza a oscilação do cursor, adiciona efeitos de zoom onde estes ajudam o espectador e gera um rascunho do vídeo e um rascunho de um documento escrito ao mesmo tempo.

O formato do vídeo gerado é MP4. O formato do documento é PDF ou Word, pronto para ser entregue a um revisor ou colocado na base de conhecimento. O kit de marca é aplicado automaticamente: o logótipo corporativo, as cores, os tipos de letra e os diapositivos de introdução e encerramento correspondem à restante biblioteca de documentação da empresa, sem necessidade de recorrer a um designer. Os nomes dos produtos e a terminologia corporativa mantêm-se consistentes através de um glossário personalizado, para que os nomes das ferramentas internas não sejam corrigidos automaticamente para algo sem nexo, quer na locução do vídeo, quer no guia escrito. A camada de gravação de ecrã com IA trata do destaque do cursor, focagem de área e zoom automático nas interações da interface, que é o que a maioria das ferramentas de automação de documentos ignora ou faz de forma insatisfatória.

Atualização: grave novamente a secção alterada, mantenha o resto

A maioria dos softwares de automação de documentos trata as atualizações como uma reescrita do conteúdo. A Trupeer AI trata-as como uma regeneração. Quando o fluxo de trabalho subjacente é alterado, o utilizador original grava apenas a secção que sofreu alterações. A IA reprocessa apenas esse segmento. O documento é atualizado no local. O vídeo é atualizado no local. O link da Página Partilhada que a equipa distribuiu no trimestre passado aponta agora para a versão atual, de modo a que qualquer pessoa que tenha guardado o link original ou o tenha incorporado no wiki da sua equipa receba o novo conteúdo sem qualquer esforço de busca manual.

É aqui que a automação de documentos com IA realmente compensa no trabalho de automação de documentos empresariais. Ajustes nos fluxos de trabalho, alterações na interface, atualizações regulamentares e lançamentos de novas funcionalidades do produto quebram a documentação da mesma forma: um passo no meio de um processo de 10 etapas altera-se, e a documentação antiga passa a ser enganosa em vez de meramente incompleta. Documentação enganosa é pior do que nenhuma documentação. O fluxo de gravar apenas a parte alterada mantém a documentação atualizada sem obrigar a equipa a escolher entre "atualizar tudo" ou "deixar incorreto". Esse modelo de atualização é o que a maioria das implementações de automação de documentos empresariais tenta conceber e raramente consegue entregar.

Distribuição: um link de marca que é atualizado no local

A Trupeer AI envia cada vídeo e documento como uma Página Partilhada: uma página de destino personalizada com o logótipo da empresa, um vídeo e documento integrados, e um link de apelo à ação que a equipa pode personalizar para cada público. O link pode ser colocado em qualquer lugar: integrado na base de conhecimento, publicado no Slack, adicionado a um artigo da central de ajuda ou enviado diretamente para a equipa ou cliente que precisa da documentação. Um link em vez de cinco locais para alojar o mesmo conteúdo.

Para equipas globais, a tradução da Trupeer AI suporta mais de 65 idiomas, aplicada tanto ao vídeo como ao documento na mesma tarefa. O escritório de Madrid recebe a versão em espanhol. Tóquio recebe-a em japonês. Berlim recebe-a em alemão. Tudo a partir da mesma gravação de origem, na mesma semana. A tradução é mais importante para a documentação do que para a maioria dos tipos de conteúdo, porque instruções mal compreendidas criam problemas reais no fluxo de trabalho: um passo do processo executado incorretamente, uma funcionalidade configurada de forma errada ou uma inconformidade de auditoria que demora uma semana a resolver. As soluções de automação de documentos que ignoram a camada de tradução acabam por obrigar as equipas globais a trabalhar em inglês ou a recriar a documentação localmente, o que contraria o objetivo de centralizar o trabalho de documentação.

Como funciona a documentação automatizada em três passos

O fluxo completo de automação do fluxo de trabalho de documentos utiliza uma única gravação para produzir conteúdo pronto a partilhar. Sem editor de vídeo, sem fase de documentação separada, sem a típica correria na distribuição.

Passo 1: Grave o fluxo de trabalho no ecrã

Clique em gravar no navegador, capture o fluxo de trabalho à medida que este é realmente executado ou carregue um vídeo existente. A IA trabalha sobre o que é gravado. Sem fase de guião separada, sem custos adicionais de preparação. Quanto mais rica for a gravação (mais contexto, mais detalhes), mais rica será a documentação que resulta do outro lado.

Passo 2: A Trupeer AI gera o vídeo e o documento

As palavras de preenchimento são removidas. São adicionados efeitos de zoom e cursor onde estes ajudam o espectador a acompanhar o fluxo de trabalho. Um rascunho de vídeo e um rascunho de documento escrito aparecem juntos no editor. O glossário personalizado é aplicado, para que os nomes dos produtos internos sejam escritos e pronunciados corretamente em ambos os formatos.

Passo 3: Aplicar a marca, traduzir e distribuir

Aplique o kit de marca para que o logótipo corporativo, as cores e os diapositivos de introdução/encerramento correspondam à restante biblioteca de documentação. Traduza para espanhol, mandarim, híndi, português ou qualquer um dos mais de 65 idiomas que a empresa utiliza. Depois, envie através de um link de Página Partilhada que a equipa pode incorporar em qualquer base de conhecimento, intranet, LMS ou central de ajuda.

Quem utiliza realmente uma ferramenta de documentação automatizada

A pessoa que recorre a esta ferramenta é normalmente o gestor de documentação ou o responsável de operações numa empresa onde a documentação tem sido uma queixa recorrente há pelo menos um ano. O padrão é consistente: a empresa testou duas ou três plataformas diferentes de automação de documentos, optou por um wiki ou uma central de ajuda como repositório, e ficou bloqueada no problema a montante de produzir realmente a documentação que se supõe viver nesses sistemas. A Trupeer AI preenche essa lacuna de produção.

O mesmo padrão repete-se em várias funções. As equipas de TI utilizam-na como ferramenta de documentação de TI para abranger sistemas internos, implementações de software e manuais de incidentes (runbooks). Os líderes de operações de vendas utilizam-na para trabalho de automação de documentos de CRM, detalhando como utilizar o CRM corretamente nas diferentes regiões. Os gestores de suporte utilizam-na para manter atualizada a documentação de ajuda ao cliente à medida que o produto muda. Os gestores de engenharia utilizam-na como ferramenta de documentação de processos, capturando o funcionamento real dos fluxos de trabalho da equipa em vez de como foram originalmente desenhados. Algumas equipas utilizam-na como a sua principal plataforma de automação de documentos; outras utilizam-na em conjunto com ferramentas de documentação automatizada já existentes nas quais já investiram.

Casos de uso para a automação de documentos empresariais

A automação de documentos empresariais começa normalmente pelo conteúdo mais repetitivo. A documentação de processos abrange os fluxos de trabalho que são explicados aos novos colaboradores todos os trimestres. A automação de documentos de vendas abrange o conhecimento do produto que as equipas de vendas necessitam atualizado após cada lançamento. A automação de documentos de CRM abrange o modo como a empresa utiliza realmente o seu CRM, que é sempre diferente da forma como a documentação do fornecedor diz que deve ser utilizado. Para a automação de documentos de negócio em geral, o padrão mais comum é começar com documentação que já demonstrou ser valiosa, mas que está simplesmente desatualizada. A equipa detentora da documentação sabe o que está falhado. Não precisam de ajuda a priorizar. Precisam de ajuda a produzir.

Os benefícios da automação de documentos multiplicam-se assim que a equipa percebe que pode atualizar a documentação existente voltando a gravar, em vez de tratar cada atualização como uma reescrita completa. No terceiro ou quarto ciclo de regravação, a equipa começa a tratar a documentação como um ativo vivo em vez de uma entrega única. Essa mudança é a verdadeira alteração estrutural que estas ferramentas devem permitir. A automação inteligente de documentos justifica o investimento quando a equipa consegue executar todo o fluxo sem necessidade de uma sessão de formação. O fluxo de trabalho de automação de documentos da Trupeer AI demora cerca de quinze minutos a aprender de ponta a ponta. A parte mais demorada é normalmente a primeira gravação, porque a equipa ainda está a planear o que incluir. À décima gravação, a documentação deixa de ser um projeto e passa a ser um hábito. Essa mudança de hábito é o que distingue o software intuitivo de automação de documentos de um mero gravador de ecrã com passos extra. Associar o gerador ao construtor de SOP da Trupeer AI abrange a documentação de procedimentos que sustenta os fluxos de trabalho gravados.