Ferramenta de documentação de produto com IA: crie guias do produto a partir de gravações do ecrã

Uma ferramenta de documentação de produtos com IA que transforma uma gravação de uma funcionalidade do produto numa documentação que os seus clientes e a sua equipa conseguem, de facto, utilizar. A Trupeer captura o fluxo de trabalho, gera o guia com um screenshot para cada passo e deixa-o editável para que o possa publicar. Quando o produto muda, volte a gravar o fluxo de trabalho afetado e atualize a documentação.

O que é uma ferramenta de documentação de produtos com IA?

Software que ajuda as equipas de produto a criar e manter documentação que explica como um produto funciona e como os utilizadores concluem tarefas nele. Guias de funcionalidades, guias de utilizador, artigos do centro de ajuda, formação interna de produto.

Não é uma ferramenta de requisitos. A documentação do produto descreve um produto que já existe; um PRD descreve um que ainda não existe. Se estiver a escrever especificações antes de uma implementação, esta é a categoria errada.

A parte da IA é importante porque a alternativa é reconstruir uma funcionalidade a partir da memória depois de ser lançada — e é nessa altura que a documentação fica para trás em relação ao produto.

O que pode uma ferramenta de documentação de produtos com IA criar?

Como funciona a ferramenta de documentação de produtos com IA

Passo 1: Grave uma funcionalidade ou fluxo de trabalho do produto

Capture a funcionalidade no seu browser enquanto a utiliza, ou carregue uma gravação que já tenha. Gravar durante o desenvolvimento ou testes funciona bem, porque a versão está fresca e a documentação pode ser enviada com o lançamento, em vez de ser depois.

Passo 2: Gere o guia do produto

A Trupeer identifica os passos na gravação e produz documentação com um screenshot capturado para cada um, juntamente com uma versão em vídeo a partir da mesma captura.

Passo 3: Revise, personalize a marca e publique

Edite o texto, altere a formatação, insira ou substitua imagens, aplique localizar e substituir em todo o documento e, em seguida, partilhe-o ou exporte para PDF ou Word. Adicione as regras de preços, limites e casos-limite que a gravação não pôde mostrar antes de ser publicado.

Porque usar uma ferramenta de documentação de produtos com IA?

Porque o trabalho de produção é a parte que se repete. Uma única captura do produto dá-lhe:

• Passos escritos gerados a partir das ações executadas, não recordados depois

• Um screenshot capturado para cada passo, em vez de ser tirado e recortado um a um

• Uma versão em vídeo a partir da mesma fonte, em vez de uma sessão de gravação separada

• Um rascunho editável, para que a revisão substitua a tarefa humana de escrever

• Versões traduzidas a partir de uma única fonte, quando os mercados precisam delas

• Um caminho para atualizar: volte a gravar o fluxo de trabalho que mudou, em vez de reescrever a página

O que pode fazer com a Trupeer

• Crie guias de funcionalidades a partir de walkthroughs do produto:
  grave a funcionalidade em utilização e o walkthrough transforma-se num guia passo a passo.

• Gere screenshots passo a passo:
  é capturado um screenshot para cada passo a partir da gravação, em vez de ser tirado e recortado individualmente depois.

• Transforme a mesma gravação num vídeo de walkthrough:
  o vídeo é gerado a partir da captura que já fez, pelo que descreve o mesmo fluxo de trabalho do guia escrito.

• Edite e personalize a documentação gerada:
  altere o texto e a formatação, insira ou substitua imagens e use localizar e substituir em todo o documento antes de este ser publicado.

• Traduza para diferentes mercados:
  publique a mesma documentação em outras línguas a partir de uma única fonte, em vez de manter um documento por mercado.

• Exporte ou partilhe o guia finalizado:
  partilhe-o diretamente ou exporte para PDF ou Word quando for necessário um ficheiro.

Antes e Depois: Documentar uma nova funcionalidade

Antes: um gestor de produto grava um walkthrough de sete minutos de uma nova funcionalidade de analytics.

Depois: um guia escrito passo a passo, um screenshot para cada ação, um walkthrough em vídeo a partir da mesma captura, um rascunho editável que a equipa revê, versões traduzidas quando os mercados precisam delas e um resultado que pode ser partilhado ou exportado.

O guia não é escrito como uma tarefa separada, e o vídeo de formação não é gravado duas vezes. Quando o ecrã de analytics muda, a equipa volta a gravar a secção afetada.

O que deve constar num guia do produto

A gravação dá-lhe os passos. Estas são as partes que ela não consegue fornecer — e é isso que separa um guia de produto utilizável de um registo de alguém a clicar.

• Para quem é e o que assume:
  o plano, função ou permissão necessária antes do primeiro passo

• Para que serve a funcionalidade:
  a tarefa que executa, nos termos do leitor e não no nome da funcionalidade

• Os limites:
  tamanhos de ficheiro, contagens de linhas, limites de taxa e restrições do plano, que ficam invisíveis até alguém os atingir

• O que acontece depois da ação:
  se a alteração é imediata, fica em fila ou aguarda que alguém a aprove

• A falha mais comum:
  o erro que a maioria dos leitores vai encontrar, o que o causa e o que fazer

• Para onde seguir:
  a tarefa relacionada que a maioria das pessoas faz imediatamente a seguir

Onde as equipas de produto usam isto

• Documentar novas funcionalidades do produto: para que o guia seja enviado com o lançamento, em vez de ficar para trás

• Criar guias de funcionalidades para clientes: o mesmo fluxo de trabalho escrito para utilizadores, e não para a equipa

• Transformar walkthroughs do produto em artigos do centro de ajuda: conteúdo de apoio produzido a partir da própria funcionalidade

• Criar formação interna de produto: capacitação para suporte e vendas antes do lançamento

• Atualizar a documentação após mudanças no produto: volte a capturar a parte que mudou, em vez de reescrever a página

Porque a documentação do produto fica para trás

Duas razões estruturais, e ambas se reforçam.

• Envelhece com cada lançamento: um redesenho invalida o texto e todos os screenshots de uma só vez

• Concorrre com o lançamento: a documentação final do produto normalmente tem de esperar até a funcionalidade estar a funcionar — o que é na mesma semana em que toda a gente está ocupada a lançá-la

Gravar durante os testes, em vez de depois do lançamento, antecipa o trabalho para um momento em que alguém já está a navegar pela funcionalidade de forma deliberada. A captura de uma passagem de QA é muitas vezes suficiente para gerar o primeiro rascunho, pelo que a tarefa de documentação no lançamento passa a ser rever um rascunho, em vez de escrever do zero.

Um único fluxo de trabalho do produto também pode dar origem a documentação diferente para clientes, suporte, vendas ou equipas internas, o que elimina a necessidade de recriar o mesmo walkthrough para cada público.

Documentação manual vs documentação com apoio de IA

Documentação do produto vs outra documentação

O que isto não faz

Não escreve requisitos nem especificações, não decide o que deve ser documentado e não fornece nada que não estivesse visível na gravação. As regras de preços, limites do plano, condições de aprovação e a justificação por trás de uma escolha de design têm de ser adicionadas por uma pessoa que as conheça.

Para verificar um rascunho gerado antes de ser publicado, veja AI documentation accuracy. Se a sua documentação cobre ferramentas internas e ecrãs de administração tanto quanto funcionalidades voltadas para o cliente, the AI software documentation generator é a opção mais adequada.

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