SharePoint
Exportar SOPs para o SharePoint
Enriqueça facilmente as suas páginas da intranet com demonstrações de produtos.
Incorporar um vídeo da Trupeer no SharePoint
Na Trupeer, abra o vídeo que pretende incorporar.
Clique em Partilhar e, em seguida, selecione Incorporar.
Copie a ligação ou o código de incorporação.
Abra o seu site do SharePoint e edite a página.
Adicione um Incorporar ou um Web Part e, em seguida, cole o código de incorporação onde pretende o vídeo.
O vídeo será apresentado diretamente no conteúdo do seu SharePoint para os utilizadores acederem.
Consulte Como é que publico o meu vídeo? para obter detalhes sobre como ativar a partilha de vídeos na Trupeer.
Exporte SOPs para o SharePoint para que os seus procedimentos estejam onde a sua organização já trabalha: grave um processo uma vez na Trupeer e, em seguida, publique a SOP no SharePoint como um guia incorporado e vídeo, uma ligação ou um ficheiro Word ou PDF.
Muitas organizações mantêm as suas políticas e procedimentos no SharePoint. É a intranet que as pessoas conhecem; é onde as bibliotecas de documentos, permissões e retenção já estão configuradas; e é onde os auditores esperam encontrar documentos controlados. O problema é colocar boas SOPs lá dentro. Escrever procedimentos à mão demora semanas, os screenshots ficam desatualizados e as versões atualizadas acabam dispersas por sites e bibliotecas. A Trupeer cria a SOP a partir de uma gravação e dá-lhe várias formas de a colocar no SharePoint, para que o procedimento que as pessoas encontram na intranet seja claro, visual e atual.
Formas de exportar SOPs para o SharePoint
Método | O que aparece no SharePoint | Melhor para |
|---|---|---|
Incorporar numa página do SharePoint | O vídeo e o guia da SOP dentro de uma página moderna, utilizando o web part de Incorporar | Centros de processos, sites de equipa e páginas de onboarding |
Ligação a partir de uma página ou biblioteca | Uma ligação para a SOP em direto na Trupeer | Referência rápida em que a versão mais recente tem de ser sempre apresentada |
Exportar como Word ou PDF | Um ficheiro numa biblioteca de documentos do SharePoint | Documentos controlados, ficheiros de auditoria e políticas de retenção |
Muitas equipas combinam-nas: uma visita guiada incorporada na página da equipa para uso diário e um PDF na biblioteca de documentos controlados para auditoria.
Como exportar uma SOP para o SharePoint
Crie a SOP na Trupeer gravando o processo uma vez ou carregando uma gravação que já tenha; veja como converter uma gravação de ecrã numa SOP.
Revise e aprove a SOP, adicionando regras de negócio, exceções e detalhes do responsável.
Escolha como publicar: copie o código de incorporação ou a ligação, ou exporte a SOP como um ficheiro Word ou PDF.
Adicione-a ao SharePoint: cole o código de incorporação num web part de Incorporar numa página moderna, adicione a ligação a uma página ou a Ligações rápidas, ou carregue o ficheiro para uma biblioteca de documentos.
Defina permissões e metadados no SharePoint como faria para qualquer documento controlado.
Exportar uma SOP como ficheiro para uma biblioteca do SharePoint
Na Trupeer, abra a SOP e exporte-a como um ficheiro Word ou PDF.
No SharePoint, abra a biblioteca de documentos onde são guardados os seus procedimentos.
Carregue o ficheiro e adicione os seus metadados habituais, como responsável, versão e data de revisão.
Manter as SOPs do SharePoint atualizadas
O maior risco das SOPs numa intranet é que a cópia que as pessoas encontram esteja desatualizada. Há dois hábitos que ajudam:
Prefira incorporações e ligações para procedimentos em funcionamento, para que a página apresente sempre a versão atual a partir da Trupeer.
Reexporte os ficheiros após cada alteração aprovada e substitua o ficheiro antigo na biblioteca de documentos para que o histórico de versões fique num único local.
Para saber mais sobre a gestão de versões, consulte boas práticas de controlo de versões de SOP.
Para identificar procedimentos que já não correspondem à aplicação, consulte deteção de SOPs desatualizadas.
Porque é que as equipas publicam SOPs da Trupeer no SharePoint
As pessoas encontram as SOPs onde já procuram, na intranet e nos sites de equipa.
Cada SOP inclui um vídeo curto, para que os procedimentos sejam mais fáceis de seguir do que apenas texto.
As cópias controladas encaixam na governação existente, com permissões, metadados e retenção do SharePoint.
Uma fonte para todos os idiomas: traduza a SOP na Trupeer e publique cada idioma no site certo; veja o tradutor de SOP.
As atualizações são mais rápidas, porque edita a SOP na Trupeer em vez de reescrever um documento.
Quem exporta SOPs para o SharePoint?
Equipas de operações e responsáveis de processos que publicam procedimentos para as suas equipas.
Equipas de qualidade e conformidade que mantêm documentos controlados em bibliotecas de documentos.
Equipas de RH e onboarding que criam centros de onboarding na intranet.
Equipas de TI e serviços partilhados que executam sites de conhecimento para os colaboradores.
Para gerir toda a biblioteca de SOPs em conjunto com o SharePoint, consulte o software de gestão de SOP da Trupeer.
Prova: procedimentos e formação à escala empresarial
A Genpact usou a Trupeer para um rollout Workday a nível de empresa, transformando sessões de processos gravados em mais de 500 materiais de formação em 20 fluxos de trabalho, em cinco idiomas, para 140.000 colaboradores em 40 países, em 3 meses em vez de 12. Leia a história do cliente da Genpact.
Perguntas frequentes
Posso exportar SOPs para o SharePoint?
Sim. Pode incorporar o vídeo e o guia de uma SOP da Trupeer numa página do SharePoint, ligar à SOP em direto ou exportar a SOP como um ficheiro Word ou PDF e carregá-lo para uma biblioteca de documentos.
O que é melhor: incorporar ou carregar um ficheiro?
Incorporar ou ligar mantém a página a apresentar automaticamente a versão atual. Carregar um ficheiro Word ou PDF é adequado para documentos controlados, ficheiros de auditoria e políticas de retenção. Muitas equipas usam ambos.
Como é que incorporo uma SOP da Trupeer no SharePoint?
Copie o código de incorporação no menu Partilhar do SharePoint da Trupeer, edite a sua página do SharePoint, adicione um web part de Incorporar e cole o código.
As permissões do SharePoint aplicam-se às SOPs da Trupeer?
Os ficheiros que carrega seguem as permissões da biblioteca do SharePoint. Para SOPs incorporadas ou ligadas, defina também a partilha e a visibilidade na Trupeer, para que apenas as pessoas certas as possam abrir.
Posso publicar SOPs em vários idiomas no SharePoint?
Sim. Traduza a SOP na Trupeer e publique cada versão de idioma no site ou biblioteca do SharePoint relevante.
A Trupeer funciona também com o Microsoft Teams?
Sim. O SharePoint e o Teams partilham os mesmos ficheiros e também pode transformar gravações do Teams em SOPs; veja gravação do Teams para SOP.
Veja com o seu próprio SharePoint
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