Uma excelente proposta de serviço é o que fecha negócios. Com a Trupeer, pode poupar horas na elaboração de propostas começando com um modelo de proposta de serviço gratuito, personalizando-o com a sua identidade de marca e transformando a proposta num vídeo passo a passo que ajuda os potenciais clientes a compreenderem o seu valor à primeira vista.

O que é um modelo de proposta de serviço gratuito?

Um modelo de proposta de serviço gratuito é uma estrutura reutilizável para o documento que oferece um serviço contínuo a um cliente potencial: o que vai fazer, quanto disso, a que preço e em que condições.

A palavra contínuo pesa. Uma proposta para um projeto oferece um resultado definido com um fim. Uma proposta para um serviço oferece uma relação contínua, e o comprador não está a escolher um entregável tanto quanto está a escolher quanta atenção vai receber todos os meses nos próximos anos.

Essa diferença produz uma falha específica, que é sobre o resto desta página. É muito mais fácil escrever de forma convincente sobre os primeiros noventa dias do que sobre o mês catorze, por isso a maioria das propostas de serviço faz exatamente isso, e a entrega frequentemente segue o documento.

O modelo não é a proposta. Ele dá-lhe secções, o que leva vinte minutos a reproduzir. O que determina se a proposta é boa é se o estado estável está especificado em quantidades, em vez de descrito com adjetivos.

A forma segue o uso. Um ficheiro Word de modelo de proposta de serviço gratuito é onde estas são rascunhadas e revistas, já que as propostas passam por várias rondas, e um ficheiro doc de modelo de proposta de serviço gratuito é a mesma coisa numa extensão mais antiga. Um modelo de proposta de serviço gratuito em PDF é o que é enviado, porque o layout não deve reformatar no computador de outra pessoa. Uma versão Excel de modelo de proposta de serviço gratuito serve o modelo de preços por trás dele, em vez do próprio documento.

Uma proposta de serviço é relida na renovação

Aqui está a diferença entre este documento e todas as outras propostas.

Uma proposta de projeto é lida uma vez, por um avaliador, antes de uma decisão. Depois de o trabalho ser ganho, é arquivada e raramente é aberta novamente. A sua função é inteiramente ganhar.

Uma proposta de serviço é lida pelo menos duas vezes. Uma antes da assinatura e outra quando o cliente está a decidir se continua, normalmente por alguém que compara o que foi prometido com o que aconteceu. Às vezes é lida por uma pessoa que não estava presente quando foi assinada e que não tem ligação à decisão.

Essa segunda leitura muda o que uma boa proposta parece.

Qualquer coisa vaga é lida como evasiva na segunda passagem. A monitorização proativa e as revisões regulares soam tranquilizadoras numa reunião de vendas e são lidas de forma muito diferente por um diretor financeiro no mês catorze, tentando perceber pelo que têm estado a pagar.

Qualquer coisa sobreprometida torna-se evidência. Uma promessa que parecia uma ambição na assinatura é um compromisso quebrado na renovação, e a pessoa que lê não sabe nem se importa se era para ser uma ambição ou um compromisso.

E tudo o que não é dito fica por conta da suposição do cliente, que será mais generosa do que a sua. Todas as ambiguidades numa proposta de serviço se resolvem a favor da memória do comprador, porque é ele que decide se renova.

Por isso, escreva-a para a segunda leitura. Se uma frase o envergonharia quando lida em voz alta numa reunião de renovação, altere-a agora.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção Modelos

Vá à secção Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expanda a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de proposta de serviço pode:

• Poupar horas na escrita: Ignore a página em branco com uma estrutura de proposta comprovada.

• Fechar mais negócios: Propostas claras e alinhadas com a marca destacam-se das genéricas.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Apresentar com impacto: Transforme propostas em vídeos passo a passo que os potenciais clientes realmente veem.

• Uniformizar entre negócios: Use o mesmo modelo para cada proposta.

• Atingir clientes globais: Traduza propostas para 65+ idiomas com um clique.

Especifique o estado estável, não o onboarding

Abra qualquer proposta de serviço e conte as páginas dedicadas aos primeiros noventa dias em comparação com as páginas dedicadas ao serviço contínuo.

A proporção está quase sempre errada, por uma razão compreensível. A transição tem estrutura: uma auditoria, uma fase de descoberta, uma migração, um conjunto de vitórias rápidas, um plano de noventa dias com marcos. É fácil escrever sobre isso porque parece um projeto.

O estado estável não tem estrutura para “emprestar”. É o mesmo mês a repetir-se, o que é genuinamente mais difícil de tornar interessante, por isso recebe três parágrafos de linguagem de capacidade e uma lista de tópicos.

Mas o estado estável é o que o cliente está a comprar. Noventa dias de transição versus trinta e seis meses de serviço significa que a secção que achou mais difícil de escrever cobre 92% do contrato.

A correção é especificar quantidades em vez de adjetivos.

Todos os elementos contínuos precisam de um número associado. Quantas horas. Quantas visitas. Quantas revisões, de que duração, produzindo que documento. Quantas pessoas nomeadas e quanto do tempo delas. O que está incluído sem limite e o que é limitado.

Um teste útil em qualquer rascunho. Pegue na secção de serviços contínuos e pergunte se um cliente conseguiria dizer, no fim de um mês específico, se recebeu o que pagou. Se não conseguisse, então nem você consegue, e na renovação essa ambiguidade não será resolvida a seu favor.

O que um modelo de proposta de serviço tem de conter

Nove componentes, numa ordem que coloca o serviço contínuo antes da transição.

A linha de medição é a que a maioria das propostas de serviço não tem completamente. Nomear o que será observado, antes de alguém ter razão para discutir, significa que a conversa da renovação tem uma base acordada. Sem isso, a renovação é julgada pela impressão geral do cliente, que pesa fortemente sobre o que correu mal mais recentemente.

Modelo de proposta de serviço gratuito: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. O serviço é um contrato de TI gerido para uma empresa de serviços profissionais.

Copie daqui.

Resumo e preço. Um parágrafo, o preço e a decisão solicitada.

Serviço de TI gerido para uma empresa com cento e oitenta utilizadores em dois escritórios. Cento e oitenta e cinco mil libras por ano, duração de três anos com revisão anual. Estamos a solicitar uma decisão até 30 de junho para iniciar a transição a 1 de agosto.

Compreensão do requisito. Pelas suas palavras, não pelas deles.

Cresceu de noventa para cento e oitenta utilizadores em quatro anos, numa infraestrutura dimensionada para o número menor. A sua pressão imediata é a atualização do software de gestão da prática prevista para o próximo ano, que o seu ambiente atual não suporta. A sua prioridade declarada é que os profissionais faturadores não percam tempo faturável durante qualquer mudança.

O serviço contínuo. Especificado em quantidades. A secção mais longa.

O que não está incluído. Explícito.

Custos de hardware e licenças, que são repassados ao custo sem margem. Trabalho de projeto para além das quarenta horas mensais, orçamentado separadamente. Suporte a aplicações de terceiros para além da triagem de primeira linha. Suporte para dispositivos detidos pessoalmente. Qualquer coisa nas instalações dos seus clientes.

Como é medida a performance. Acordado agora, em vez de discutido mais tarde.

Quatro indicadores, reportados mensalmente e revistos trimestralmente. Cumprimento dos níveis de serviço face aos níveis anexos. Tickets abertos por utilizador por mês, que devem diminuir ao longo da duração. Percentagem das horas de melhoria efetivamente utilizadas. Tempo perdido pelos profissionais faturadores devido a incidentes de TI, reportado por autoavaliação, que é o número que disse ser o mais importante.

Transição. Os primeiros noventa dias, mais curto do que a secção do serviço contínuo.

Semanas um a quatro: auditoria e documentação, sem alterações. Semanas cinco a oito: transição do service desk, a decorrer em paralelo com o seu acordo atual durante duas semanas. Semanas nove a doze: remediação da infraestrutura dos itens identificados na auditoria, agendada fora do horário de trabalho.

Equipa. Pessoas nomeadas com tempo comprometido.

Gestor de conta, nomeado, dois dias por mês na sua conta. Engenheiro líder, nomeado, dois dias por mês no local, além de disponibilidade remota. Diretor técnico, nomeado, revisões trimestrais e escalonamento. O service desk é uma bolsa partilhada de onze engenheiros.

Condições comerciais. Cento e oitenta e cinco mil por ano, faturado mensalmente com antecedência. Duração de três anos. Aviso prévio de noventa dias após o primeiro ano. Ajuste anual limitado ao CPI ou a três por cento, consoante o que for mais baixo. Horas de melhoria revistas anualmente face ao uso real.

Suposições, numeradas.

1. O número de utilizadores mantém-se entre cento e sessenta e duzentos. Fora desse intervalo, o preço é revisto.

2. Duas localizações de escritório. Locais adicionais com preços separados.

3. O hardware existente está coberto pela garantia do fabricante no primeiro ano.

4. O seu fornecedor de software de gestão da prática fornece suporte de segunda linha ao abrigo do seu acordo atual com eles.

Copie para aqui.

Exemplo de proposta de serviço: catorze páginas nos primeiros noventa dias

A Larkhill IT Services, um fornecedor de serviços geridos com cerca de sessenta pessoas, ganhou um contrato de três anos com uma firma de advogados por cento e oitenta e cinco mil libras por ano.

A proposta tinha vinte e quatro páginas e foi uma boa proposta pelos padrões do seu setor. Catorze dessas páginas cobriam a transição: a auditoria, o exercício de documentação, o plano de migração, as vitórias rápidas, um roteiro de noventa dias com marcos e responsáveis nomeados.

Duas páginas cobriam o serviço gerido contínuo. Descreviam a monitorização proativa, o suporte responsivo do helpdesk e as revisões estratégicas regulares.

Os primeiros três meses foram excelentes, exatamente como estava escrito. O cliente ficou satisfeito e disse-o.

No oitavo mês, o cliente perguntou o que estava realmente a acontecer. Nada estava errado. O service desk respondia aos tickets, os sistemas mantinham-se em funcionamento e a aplicação de patches acontecia. Mas as revisões estratégicas regulares tinham ocorrido duas vezes, porque “regular” nunca foi definido, e a monitorização proativa é, por natureza, invisível quando funciona.

A Larkhill não tinha uma resposta que não fosse uma lista de coisas que não tinham corrido mal.

Na renovação, o cliente foi ao mercado. O concorrente vencedor especificou quarenta horas por mês de trabalho de melhoria agendado, um engenheiro nomeado no local dois dias por mês, revisões trimestrais que produziam um relatório escrito e um relatório mensal sobre aplicação de patches, backups e disponibilidade, quer algo tivesse falhado ou não.

Não era um serviço melhor. Em qualquer medida técnica, a Larkhill entregou bem. Era uma proposta melhor especificada, e a especificação é aquilo que o cliente consegue ver.

A revisão depois foi a parte útil. Entre vinte e dois clientes, nove tinham propostas a especificar quantidades mensais e treze descreviam o serviço em termos gerais. Os nove renovaram a 89%. Os treze renovaram a 54%.

A Larkhill reescreveu o seu modelo para que a secção do serviço contínuo venha antes da secção da transição e não possa ser submetida sem quantidades. Nas onze propostas seguintes, a taxa de vitória manteve-se largamente inalterada. A renovação nos novos contratos decorreu a 82%.

O documento nunca tinha sido o problema na entrega. Tinha sido o problema em demonstrar a entrega, que na renovação é a mesma coisa.

Como escrever uma proposta de serviço em seis passos

1. Escreva primeiro a secção do serviço contínuo, antes da transição e antes da introdução. Tudo o que escrever primeiro recebe mais reflexão, e é esta a secção que determina a renovação.

2. Coloque um número em cada elemento contínuo. Horas, visitas, relatórios, revisões, pessoas nomeadas e o tempo comprometido delas. Qualquer coisa sem número será lida por eles de forma generosa e por si de forma restrita.

3. Escreva as exclusões. Os serviços contínuos acumulam âmbito continuamente, por isso esta lista faz mais trabalho aqui do que numa proposta pontual. Aplica-se o mesmo argumento que na delimitação do projeto.

4. Acorde como a performance será avaliada. Proponha as medidas você mesmo. Um cliente sem medidas acordadas avalia-o com base na sua experiência negativa mais recente.

5. Coloque o preço na primeira página e novamente na sua própria secção. Os leitores procuram-no primeiro, independentemente disso, e omiti-lo é lido como evasivo.

6. Leia-o como o cliente vai ler na renovação. Todas as frases que seriam desconfortáveis de ter citadas de volta no mês catorze são reescritas agora.

O passo um é todo o método. A ordem determina o esforço, o esforço determina a qualidade, por isso a secção que escreve primeiro é a secção que vai ficar boa.

Preços de um serviço contínuo

Três modelos cobrem a maioria das propostas de serviço, e a escolha interage com tudo o que está acima.

Taxa mensal fixa. Previsível para ambos os lados e a preferência clara do cliente. O risco está inteiramente consigo, o que faz das exclusões e das suposições a sua única proteção. Faça o preço com base no seu pior mês plausível, em vez do seu mês médio.

Taxa fixa mais uma verba limitada. O modelo do exemplo acima. Uma taxa mensal que cobre serviços definidos, mais uma quantidade declarada de trabalho flexível. Resolve a principal fraqueza do preço fixo puro, que é que os clientes deixam de pedir coisas quando suspeitam que vão custar extra.

Tempo e materiais com um mínimo. O mais simples de precificar e o mais difícil de vender, porque o cliente não consegue orçamentar. Comum em compromissos mais pequenos e em trabalho genuinamente imprevisível.

Duas decisões importam independentemente do modelo. Se a verba não utilizada transita, o que soa generoso e cria uma responsabilidade que se acumula até alguém a “ativar”. E como funciona o ajuste, que deve ser indicado na proposta em vez de ser levantado no ano dois, já que um aumento não anunciado custa mais goodwill do que um limite declarado alguma vez custaria em receita.

Proposta de serviço, proposta de projeto ou proposta comercial?

Três documentos sobrepostos, e as diferenças são mais do que apenas o nome.

Uma proposta de projeto oferece trabalho definido com um fim. Quando o comprador publicou critérios de avaliação, a estrutura deve seguir esses critérios pela ordem deles, que o modelo de proposta de projeto cobre em detalhe. A sua função é ganhar e, depois de ganhar, vai para uma gaveta.

Uma proposta de serviço oferece uma relação contínua. Muitas vezes não há concurso formal, o comprador frequentemente não especificou o que quer e o documento é relido na renovação. A sua função é ganhar e depois manter-se defensável.

Uma proposta comercial é o termo mais abrangente e geralmente significa uma oferta não solicitada ou semi solicitada a um cliente potencial, com mais peso no porquê de si do que no como. Estruturalmente, é uma proposta de serviço ou de projeto com mais ênfase na credibilidade.

Se estiver a responder a um concurso com critérios publicados, siga esses critérios. Se estiver a propor um serviço contínuo a um cliente que o contactou, a estrutura desta página serve melhor, porque ninguém lhe disse o que estão a pontuar.

Variantes do modelo de proposta de serviço

A estrutura mantém-se e a especificação muda com o serviço.

Serviços de TI e serviços geridos. As quantidades são essenciais e os níveis de serviço são normalmente anexados separadamente. Os objetivos de resposta e resolução pertencem ao acordo de nível de serviço, em vez de estarem no corpo da proposta.

Limpeza, segurança, instalações e manutenção. Frequência e cobertura são toda a especificação. Quantas horas, em que dias, cobrindo que áreas, com que supervisão e qual a cobertura para ausências.

Retainers de marketing e criativos. Os mais difíceis de especificar e os mais propensos à falha descrita acima. O número de entregáveis, o número de rondas de revisão e os tempos de resposta são as quantidades que vale a pena indicar.

Serviços profissionais e de consultoria. Pessoas nomeadas e os dias comprometidos importam mais do que qualquer outra coisa, porque o cliente está a comprar pessoas específicas. Indique o que acontece se uma pessoa nomeada ficar indisponível.

Catering, transporte, estafetas e logística. As suposições de volume determinam o preço, por isso a secção de suposições tem um peso invulgar. Indique a faixa de volume dentro da qual o preço se mantém. Um exemplo de PDF de proposta de serviço de um contrato de catering ou transporte do setor público é o local mais fácil para ver isto feito corretamente.

Serviços de formação. Número de sessões, tamanhos de grupo, materiais e se a entrega de atualização está incluída. O último destes é uma fonte comum de disputa no ano dois.

Em todos eles aplica-se o mesmo teste. O cliente consegue dizer, no fim de um mês, se recebeu o que pagou.

O que um modelo de proposta de serviço gratuito não consegue resolver

Um serviço que não consegue especificar. Se não consegue dizer o que acontece num mês típico, isso é normalmente um problema do modelo de entrega, e não um problema de escrita, e os clientes experienciam-no como inconsistência.

Secções herdadas de um download. Um download gratuito em Word de modelo de proposta de serviço vai começar com a introdução e “enterrar” o serviço contínuo, e adotar a sua ordem em silêncio determina para onde vai o seu esforço.

Sobrecomprometer para ganhar. Qualquer coisa prometida para fechar um negócio é lida na renovação por alguém que não tem memória da conversa de vendas.

Sem exclusões. Os serviços contínuos acumulam pedidos continuamente. Uma proposta sem limites declarados cria uma relação em que cada recusa parece uma retirada.

Conteúdo genérico. Nenhum download gratuito em Word de modelo de proposta de serviço contém as suas quantidades, as suas pessoas nomeadas ou a sua compreensão da situação deste cliente, e esses três são as únicas partes que distinguem o seu documento dos outros dois na secretária.

Mostre o serviço em vez de o descrever

O problema no exemplo trabalhado não era a entrega. Era que a maior parte do que um bom fornecedor de serviços faz é invisível, e o trabalho invisível não é renovável.

Isso aplica-se também antes da assinatura. Uma proposta descreve como trabalha, e a proposta de cada concorrente descreve-o com linguagem semelhante, por isso a secção que deveria diferenciá-lo é a que é lida de forma mais intercambiável.

A Trupeer AI dá-lhe algo concreto em vez disso. Alguém regista como faz realmente a tarefa uma vez, e o resultado é um walkthrough escrito com capturas de ecrã já capturadas e colocadas, juntamente com um vídeo, na sua própria marca. Ligue-o a partir da secção relevante da proposta. Um registo curto da sua auditoria de onboarding ou do seu processo de revisão mensal é difícil de pôr em causa de uma forma que três parágrafos de descrição não conseguem.

Registe. Dê marca. Traduza. Faça com a Trupeer.

Ganha o seu lugar duas vezes, o que é especialmente importante numa proposta de serviço. O material produzido para ganhar o trabalho torna-se documentação voltada para o cliente assim que começa, por isso a forma como descreveu o serviço e a forma como o cliente o experiencia são a mesma coisa. E quando um cliente opera em várias línguas, o mesmo registo produz o mesmo walkthrough em cada uma.

O material fica na sua base de conhecimento e funciona também como formação para a equipa que o entrega. O que foi dito ao cliente durante a venda pertence ao handoff de vendas para serviço, e os mesmos registos servem para ambos. A consistência entre os seus documentos é uma questão de definir o kit de marca uma vez, e a configuração é coberta no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão Word gratuita do modelo de proposta de serviço?

O Word é onde as propostas são escritas, porque passam por várias rondas de revisão interna e comentários antes de alguém as enviar. Um ficheiro Word de modelo de proposta de serviço é o formato de trabalho certo.

Defina a secção do serviço contínuo antes da secção da transição quando a construir. Essa única escolha de ordem faz mais pela qualidade da proposta final do que qualquer decisão de formatação, porque a secção que fica primeiro recebe mais atenção.

Existe um download gratuito em Word do modelo de proposta de serviço?

Há muitos, e o que um download gratuito em Word de modelo de proposta de serviço lhe dá é uma lista de secções. Isso é genuinamente útil como checklist do que não se deve esquecer.

O que não consegue dar-lhe são quantidades. Todo o modelo publicado descreve o serviço contínuo com adjetivos, porque um modelo não consegue saber quantas horas pretende comprometer. Adicionar esses números é o trabalho, e é a parte que determina se a proposta chega à renovação.

Existe uma versão doc gratuita do modelo de proposta de serviço?

Sim, e um ficheiro doc de modelo de proposta de serviço gratuito é a mesma coisa que um ficheiro Word numa extensão mais antiga. O formato importa muito menos do que a estrutura.

Um aviso prático. Se um cliente pedir um ficheiro editável, envie o documento em vez de um PDF bloqueado, mas mantenha a sua própria versão. As propostas ocasionalmente voltam alteradas, e comparar com o seu original é mais fácil do que reconstruir o que enviou.

Existe um modelo de proposta de serviço gratuito em PDF?

O PDF é o formato de envio. Rascunhe num documento e, depois, exporte um modelo de proposta de serviço gratuito em PDF para que o layout fique fixo e nada reconfigure no computador do cliente.

Dois detalhes de produção que valem o minuto que custam. Marque as secções para que um leitor possa saltar entre elas e verifique o tamanho do ficheiro antes do prazo, em vez de verificar no próprio prazo, o que é uma causa comum de submissões tardias através de portais de procurement.

Onde posso encontrar um exemplo de PDF de proposta de serviço?

Os compradores do setor público e os maiores compradores institucionais publicam propostas adjudicadas, e uma de um contrato real é mais instrutiva do que um modelo comercial, porque foi escrita por alguém com dinheiro em jogo.

Leia um exemplo de PDF de proposta de serviço para a especificação do serviço contínuo, e não para o layout. O layout pode ser transferido de qualquer lugar. A parte que vale a pena estudar é como um fornecedor se compromete com uma quantidade de atenção mensal e o que excluiu.

Existe uma versão Excel gratuita do modelo de proposta de serviço?

O Excel serve o modelo de preços, e não a proposta. Um ficheiro Excel de modelo de proposta de serviço gratuito é o local certo para calcular o que uma taxa mensal precisa de ser, tendo em conta horas comprometidas, pessoas nomeadas, volume esperado de tickets e a sua margem.

Faça essa modelação numa folha de cálculo e coloque apenas os resultados no documento. Uma proposta que inclua um cálculo de preços visível convida o cliente a negociar as entradas.

Quanto tempo deve ter uma proposta de serviço?

Tempo suficiente para especificar corretamente o serviço contínuo, que para a maioria dos serviços retidos são oito a dezasseis páginas.

A proporção importa mais do que o comprimento. Se a sua secção de transição for mais longa do que a secção dos serviços contínuos, a proposta está a descrever noventa dias de um contrato de trinta e seis meses com a maioria dos detalhes. O exemplo acima perdeu uma renovação exatamente por esse desequilíbrio.

Qual é a diferença entre uma proposta de serviço e um orçamento?

Um orçamento é um preço para trabalho definido. Uma proposta defende uma abordagem, além de apresentar o preço, e é usada quando o comprador não especificou totalmente o que quer.

Para serviços contínuos, a proposta é quase sempre o documento certo, porque o comprador normalmente não consegue especificar como é um bom mês. Especificar isso por eles, em quantidades, é o maior valor que acrescenta antes de qualquer trabalho começar.