Uma excelente proposta de projeto transforma uma ideia numa iniciativa financiada. Com a Trupeer, pode poupar horas na elaboração de propostas começando com um modelo de proposta de projeto gratuito, personalizando-o com a sua identidade de marca e transformando a proposta numa apresentação em vídeo que os decisores podem ver em 5 minutos.

O que é um modelo de proposta de projeto e quem o lê?

Uma proposta de projeto define o trabalho que está a pedir a alguém para aprovar ou financiar: qual é o problema, o que propõe fazer para o resolver, como o vai fazer, quem o vai fazer, quanto tempo demora e quanto custa.

A sua característica definidora é que é escrita para alguém com autoridade para dizer que não. Isso distingue-a de um brief, que autoriza um trabalho já decidido, e de um plano, que descreve como o trabalho aprovado será entregue.

O leitor é normalmente uma de três pessoas. Um cliente ou cliente potencial a escolher entre fornecedores. Um financiador ou entidade de concessão a alocar um montante limitado. Ou um aprovador interno a decidir entre chamadas concorrentes com o mesmo orçamento.

As três têm algo em comum que molda tudo o resto nesta página. Não estão a ler a sua proposta isoladamente.

A sua proposta é lida em conjunto, não sozinha

Quase todas as propostas são escritas como se fossem o único documento na secretária do leitor. Introdução, sobre nós, a nossa abordagem, a nossa equipa, estudos de caso, cronograma, preço. Um argumento autónomo, construído até uma conclusão.

Essa não é a experiência de leitura. O leitor tem três ou quatro propostas abertas, um conjunto de critérios que está a avaliar, e uma quantidade limitada de atenção por documento. Não está a avaliar o seu argumento. Está a extrair as mesmas respostas de um pequeno conjunto de cada proposta e a compará-las.

O que significa que a função da proposta não é ser persuasiva em sequência. É ser fácil de extrair.

A consequência prática é desconfortável para qualquer pessoa que tenha orgulho em escrever. Uma proposta bem argumentada com quarenta e sete páginas que enterra a resposta a um critério com grande ponderação na página quarenta e uma vai perder para uma proposta mais simples com trinta páginas que a coloca num título que corresponde ao nome do critério.

Isso não é uma falha dos avaliadores. É o que a comparação exige e é totalmente previsível se souber que vai acontecer.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção Modelos

Vá à secção Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expanda a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de proposta de projeto pode:

• Poupar horas na escrita: Ignore a página em branco com uma estrutura usada por PMs experientes.

• Conseguir aprovações: Secções integradas para problema, ROI e risco criam um argumento forte.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Apresentar com impacto: Converta a proposta numa apresentação em vídeo que os decisores realmente veem.

• Uniformizar entre projetos: Use o mesmo modelo para cada proposta.

• Atingir intervenientes globais: Traduza propostas para 65+ idiomas com um clique.

Reflita os critérios de avaliação, pela ordem deles

A alteração com maior retorno numa proposta é estrutural e não exige escrita nenhuma.

Se os critérios forem publicados, use-os como títulos das suas secções, pela ordem indicada, usando as palavras deles em vez das suas. Uma lista de concurso com seis critérios deve resultar numa proposta com seis secções principais com os nomes deles. O avaliador que pontua o critério quatro deve encontrar uma secção com o nome do critério quatro.

Se os critérios não forem publicados, pergunte. A maioria dos compradores dir-lhe-á, e perguntar indica que pretende responder à questão em vez de falar de si.

Se não puder perguntar, deduza-os e diga-o na primeira página. Um parágrafo curto a explicar o que entende que está em causa na decisão dá ao leitor a oportunidade de o corrigir e demonstra que pensou no problema deles, e não na sua capacidade.

Duas coisas decorrem disso e que as pessoas resistem. O seu conteúdo preferido pode não corresponder a nenhum critério; nesse caso, vai para um anexo ou sai. E a ordem das suas secções pode parecer ilógica como narrativa, o que não importa, porque não está a ser lida como narrativa.

Como verificar a cobertura face às ponderações

Uma verificação de dez minutos antes de submeter que identifica a maior parte dos danos.

Duas formas de falha aparecem nessa tabela e ambas são comuns.

Conteúdo com ponderação insuficiente. Um critério que vale um quinto das pontuações é respondido em dois parágrafos. A contagem de palavras não tem de ser exatamente proporcional à ponderação, mas uma ordem de grandeza fora é um problema de pontuação, e não uma escolha estilística.

Conteúdo não localizável. Material que existe, mas está distribuído pelo documento em vez de ser respondido num único local. O avaliador que pontua o critério cinco não monta a sua resposta a partir de quatro secções. Eles pontuam o que conseguem encontrar.

Execute a tabela. Corrija as linhas marcadas como não. Normalmente, essa é toda a intervenção.

A tabela de comparação que deve escrever para eles

Cada avaliador cria uma grelha de comparação, formalmente ou no verso de uma página. Eles escolhem as dimensões.

Pode escolhê-las em vez disso, e quase ninguém o faz.

Coloque uma tabela curta na primeira ou segunda página a mostrar as dimensões em que acredita que a decisão deve assentar, com a sua resposta para cada uma. Deixe as outras colunas completamente de fora; o leitor vai preenchê-las mentalmente.

Escolha as dimensões com cuidado. Devem ser genuinamente relevantes para o comprador, devem ser coisas que consegue sustentar e, pelo menos uma, deve ser algo em que tem confiança de que as alternativas são mais fracas. Uma tabela de dimensões em que está apenas à altura é pior do que não ter tabela.

Isto não é um truque e não precisa de ser adversarial. Nomear as dimensões que importam é um serviço para um leitor que está prestes a fazê-lo por si, com menos informação do que a que tem.

Quando o comprador publicou critérios, a sua tabela deve usá-los. Quando não o fez, a sua tabela é a sua dedução e funciona também como o parágrafo descrito na secção anterior.

Modelo gratuito de proposta de projeto: a estrutura a copiar

Copie daqui. Adapte os nomes das secções aos critérios do comprador sempre que existam.

Capa. Nome do projeto ou do concurso, a sua organização, data, número de referência, contacto.

Resumo de uma página. O que propõe num parágrafo. A tabela de comparação. O preço. A decisão que está a pedir e até quando.

Compreensão do requisito. O problema reexpresso pelas suas palavras, mostrando que o entendeu em vez de repetir o brief. Inclua o que acredita que a decisão depende se os critérios não forem publicados.

Secções que refletem os critérios. Uma por critério, pela ordem deles, com os nomes pelas palavras deles. Cada uma responde completamente a esse critério, num único local.

Programa. Fases, marcos e datas. O plano em si não é a proposta, e o nosso modelo de plano de projeto cobre o documento de trabalho que constrói depois de vencer.

Equipa. As pessoas nomeadas que vão efetivamente fazer o trabalho, com a sua disponibilidade. Não é uma declaração de competências.

Preço. Claramente, num único local, com o que está incluído e o que não está. As assunções de que o preço depende, numeradas.

Riscos e como os gerimos. Respondidos como uma secção em vez de distribuídos, se for um critério.

O que não estamos a propor. Exclusões explícitas. Isto é lido como confiança e não como cautela, e evita o conflito mais comum após a adjudicação.

Anexos. Estudos de caso, CVs, certificações, políticas. Tudo o que suporta em vez de responder.

Copie até aqui.

A consultora que escreveu 47 páginas e ficou em terceiro

Marlow and Deane, uma consultora de engenharia com cerca de cento e quarenta pessoas, concorreu a um quadro de referência de conceção de autoestradas com duração de quatro anos com uma autoridade local, no valor aproximado de dois milhões e oitocentos mil libras ao longo do período.

A proposta deles tinha quarenta e sete páginas. Estava bem escrita, com CVs fortes da equipa, uma metodologia detalhada e três estudos de caso relevantes. A sua estrutura era introdução, sobre nós, a nossa abordagem, a nossa equipa, estudos de caso, programa, preço.

Ficaram em terceiro de cinco em qualidade.

O debrief foi esclarecedor. O concurso tinha publicado seis critérios de avaliação com ponderações: abordagem técnica vinte e cinco por cento, valor social vinte por cento, gestão do programa quinze por cento, equipa quinze por cento, gestão do risco quinze por cento e inovação dez por cento.

O valor social, conjuntamente o segundo critério com maior ponderação, a um quinto das pontuações disponíveis, foi abordado em dois parágrafos na página quarenta e uma.

A gestão do risco, mais quinze por cento, foi distribuída pela metodologia em vez de ser respondida como uma secção. A nota do avaliador dizia que não tinham conseguido localizar uma resposta clara.

Assim, trinta e cinco por cento das pontuações disponíveis foram pontuadas baixo em conteúdo que ou mal existia ou não podia ser encontrado nas quarenta e sete páginas.

A proposta vencedora tinha trinta e uma páginas. As suas seis secções principais eram os seis critérios de avaliação, pela ordem do concurso, usando a redação do concurso.

A proposta custou à Marlow and Deane cerca de vinte e quatro mil libras em tempo de equipa.

Eles mudaram o processo em vez da escrita. Os títulos das secções agora refletem os critérios publicados pela ordem e pelas palavras deles. Uma verificação de cobertura é feita antes de submeter, listando cada critério, a sua ponderação, onde é respondido e quantas palavras recebe, com qualquer coisa desproporcionada sinalizada. Uma tabela de comparação fica na página dois. E a equipa de entrega lê a proposta antes de ser enviada.

Na primeira proposta apresentada com o novo processo, a equipa de entrega removeu quatro compromissos que disseram não poderem ser entregues como estavam escritos.

Nos dezoito meses seguintes, submeteram onze propostas e venceram seis, face a três em onze no período anterior comparável. Duas das cinco derrotas vieram com feedback de que tinham ficado em segundo em qualidade e perderam no preço, que é um problema diferente e melhor do que ter outro.

O que incluir numa proposta de projeto e onde

A estrutura acima, com três decisões de posicionamento que importam mais do que o conteúdo.

O preço vai na frente, no resumo, e novamente na sua própria secção. Os leitores procuram-no primeiro, independentemente de onde o coloque, e uma proposta que o omite é lida como evasiva. Construir até uma revelação funciona numa apresentação e não num documento que está a ser comparado com outros dois.

Cada critério é respondido exatamente num local. Distribuir uma resposta para dar fluidez narrativa custa pontos, porque o avaliador pontua o que está sob o título relevante.

As assunções são numeradas e associadas ao preço. Todas as propostas contêm assunções, e as associadas ao preço são as que determinam se o contrato final corresponde ao que apresentou na proposta. Numerá-las significa que uma variação pode apontar para uma.

O que deixar de fora: o seu histórico, a menos que seja um critério. Declarações genéricas de competências. Metodologias que descrevem o que qualquer fornecedor competente faria. Qualquer coisa que não gostaria que lhe fosse citada no sexto mês, que é o tema da próxima secção.

Faça com que a equipa de entrega leia antes de a enviar

Uma proposta é uma promessa, e cada frase nela se torna uma expectativa que outra pessoa tem de cumprir.

Na maioria das organizações, a proposta é escrita por uma função de propostas ou de desenvolvimento de negócio sob pressão de tempo, e as pessoas que vão efetivamente entregar o trabalho lêem-na pela primeira vez após a vitória. Nessa altura, os compromissos já são contratuais.

A correção custa uma hora. Quem quer que vá liderar a entrega lê a proposta antes de submeter, com uma instrução: marque tudo o que não conseguiria entregar como está escrito, ou que não conseguiria entregar pelo preço indicado.

A lista é normalmente curta e específica. Um tempo de resposta que assume disponibilidade que ninguém tem. Um entregável descrito de uma forma que implica mais do que foi orçamentado. Uma pessoa nomeada que está comprometida noutro lado. Um passo de metodologia que soa impressionante e não acontece.

Cada um desses itens é mais barato remover agora do que renegociar no terceiro mês, e removê-los raramente enfraquece a proposta, porque os compromissos removidos são geralmente genéricos em vez de distinguirem.

Quando a proposta vence, essa mesma revisão torna-se o ponto de partida para o plano de entrega, uma vez que o responsável pela entrega já leu e contestou o âmbito.

Variantes de proposta de projeto: subsídio, consultoria e construção

A estrutura mantém-se e a ênfase muda substancialmente consoante o tipo.

Propostas de subsídio e financiamento. O formato do financiador é obrigatório e, normalmente, prescritivo, incluindo limites de palavras por secção. Responda às perguntas pela ordem deles e trate os limites de palavras como o sinal de ponderação. Os resultados e a medição têm mais peso aqui do que o método.

Propostas de consultoria. A equipa e a abordagem dominam, e o comprador avalia em grande medida se estas pessoas específicas serão boas para trabalhar. Pessoas nomeadas com disponibilidade real superam declarações de competências.

Construção e engenharia. O programa, a declaração de método, o risco e a conformidade têm o peso, e os requisitos de documentação são frequentemente especificados. As credenciais de saúde e segurança são muitas vezes uma porta de aprovação ou reprovação, em vez de um critério pontuado.

Concursos do setor público. Os critérios e ponderações são publicados, a avaliação é formalizada e as perguntas de esclarecimento são normalmente permitidas e pouco usadas. Do outro lado da mesa, o nosso modelo de plano de gestão de compras cobre como os compradores definem o tipo de contrato em função de quão bem conseguem especificar o que querem, o que é um contexto útil para interpretar um concurso.

Propostas internas. Concorrer ao orçamento em vez de concorrer contra fornecedores. A comparação é feita com outras iniciativas internas, pelo que as dimensões que vale a pena nomear são normalmente o retorno, o risco e o que não será feito em vez disso.

Propostas freelance e de pequenos projetos. Duas a quatro páginas. Âmbito, preço, cronograma, exclusões e o que acontece se o âmbito mudar. A duração não sinaliza nada útil neste nível.

As desvantagens de usar um modelo de proposta

Vale a pena ser honesto sobre isto, já que quase nada do que é escrito sobre este tema o é.

Os modelos incentivam a responder à estrutura errada. A ordem das secções de um modelo é genérica e os critérios do comprador são específicos. Seguir o modelo em vez dos critérios é precisamente a falha no exemplo trabalhado acima.

Produzem conteúdo genérico. Metodologias e secções de competências em formato “pronto a usar” são lidas como “pronto a usar” e os avaliadores leem muitas propostas.

Tentam-no a preencher todas as secções. Uma secção sem nada distintivo para dizer é peso morto num documento que está a ser folheado e dilui as secções que importam.

Escondem o preço. A maioria dos modelos coloca os comerciais no fim, que é onde os leitores olham primeiro, de qualquer forma.

Não são o formato do comprador. Quando um comprador especifica um formato, o dele substitui tudo o que está nesta página.

Use um modelo para a lista de verificação do que não se pode esquecer e deixe os critérios do comprador determinarem a estrutura.

Proposta de projeto, brief ou business case?

Três documentos que ficam próximos e que se confundem.

Um proposal é escrito para alguém que vai decidir se deve avançar, normalmente de forma competitiva, e inclui um preço. A sua função é vencer.

Um brief é escrito uma vez tomada a decisão de fazer algo, indicando o problema e autorizando o trabalho. É interno e não tem preço. O nosso modelo de brief de projeto cobre isso, incluindo por que razão os briefs que indicam uma solução em vez de um problema causam tanto desperdício.

Um business case justifica um investimento com opções, custos e benefícios, e é o que uma função de finanças ou o conselho aprova. Uma proposta que cresceu e está cheia de modelação financeira é, normalmente, um business case com o nome errado.

Para trabalho interno, a sequência é brief, business case, plano. Para trabalho externo, é concurso ou pedido de informação, proposta, contrato, plano. As propostas só aparecem na segunda parte, por isso tanta orientação sobre propostas fica estranhamente desalinhada com a prática de projetos internos.

Posso obter um modelo de proposta de projeto em Word ou PDF?

Word ou Google Docs para escrever, porque as propostas passam por várias rondas de revisão e comentários, e porque um comprador ocasionalmente exige um ficheiro editável.

PDF para submissão, sempre, a menos que o comprador especifique o contrário. Fixa o layout, evita edições acidentais e impede que o seu documento seja reformatado para algo que não desenhou.

Dois detalhes de produção que importam mais do que deveriam. Marque ou crie ligações para as secções no PDF, porque um avaliador que salta entre critérios vai agradecer. E verifique o tamanho do ficheiro face a qualquer limite do portal antes do prazo, em vez de no próprio dia, o que é uma causa genuinamente comum de submissões tardias.

Software de apresentação serve para uma apresentação que acompanha uma proposta, e não para a própria proposta. Quando um comprador pede também uma apresentação, trate-a como um artefacto separado que responde aos mesmos critérios pela mesma ordem.

Como uma proposta é muitas vezes a primeira coisa que um cliente vê, os brand kits mantêm-na consistente com tudo o que se segue, o que é importante quando o comprador está a avaliar parcialmente se tem um aspeto organizado.

Como mostrar o método em vez de o descrever

Cada proposta afirma ter uma metodologia e os avaliadores leem dezenas delas. As descrições do método são quase intercambiáveis, por isso o critério é frequentemente pontuado pela apresentação e não pelo conteúdo.

Algo concreto corta isso. Um registo curto de como faz realmente a tarefa, ligado a partir da proposta, é difícil de pôr em causa de uma forma que três páginas de descrição não conseguem.

A Trupeer AI torna a produção disso simples. Alguém na sua equipa grava o processo uma vez e o resultado é um guia escrito passo a passo e um vídeo, com a sua marca, que pode ser ligado a partir da secção relevante da proposta ou fornecido como anexo.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Tem um segundo uso após a vitória. O material que produziu para demonstrar o método torna-se a documentação de onboarding e de entrega, pelo que o esforço não é gasto apenas na proposta. O resultado fica na sua knowledge base e, quando a proposta leva a que o trabalho seja entregue mais tarde, o nosso modelo de handover de projeto cobre o que o lado que recebe precisa. As instruções de configuração estão no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de proposta de projeto em Word?

A estrutura acima é colada diretamente no Word ou no Google Docs. Não há download bloqueado e não há formulário. A alteração que vale a pena fazer antes de escrever qualquer coisa é renomear as secções de acordo com os critérios de avaliação do comprador, pela ordem deles, o que vale mais do que qualquer modelo.

Existe um modelo gratuito de proposta de projeto em PDF?

Escreva num editor de documentos e submeta como PDF, a menos que o comprador especifique o contrário. Marque as secções para que um avaliador possa saltar entre critérios e verifique o limite de tamanho do ficheiro do portal antes do prazo, em vez de o fazer no próprio dia.

Existe um modelo simples de proposta de projeto?

Para pequenos projetos e trabalho freelance, quatro secções são suficientes: o que vai fazer, quanto custa, quando estará concluído e o que está excluído. Duas a quatro páginas. O comprimento não sinaliza nada útil neste nível e as exclusões evitam a maioria dos conflitos.

Onde posso encontrar um modelo gratuito de proposta de negócio em Word?

A proposta de negócio, a proposta de projeto e a proposta de serviço são, em grande medida, o mesmo documento com ênfases diferentes. A estrutura acima funciona para as três; a diferença é quais critérios o comprador está a pontuar. Uma proposta de negócio para um novo cliente normalmente precisa de mais sobre por que razão do que sobre como, o que é uma decisão de ponderação e não uma decisão estrutural.

Quanto tempo deve ter uma proposta de projeto?

Tanto quanto os critérios exigirem e não mais. O exemplo trabalhado acima perdeu um quadro de referência de dois milhões e oitocentos mil libras com quarenta e sete páginas para um vencedor com trinta e uma. O comprimento não é a variável; a questão é a localizabilidade face aos critérios.

Quem deve escrever a proposta de projeto?

Quem vai liderar a entrega deve ou escrevê-la ou revisá-la antes de submeter. As propostas escritas inteiramente por uma função de propostas contêm compromissos que a equipa de entrega nunca viu e esses compromissos tornam-se contratuais no dia em que vence.

O preço deve ir na frente ou no fim?

Na frente, no resumo, e novamente na sua própria secção. Os leitores procuram-no primeiro, independentemente disso, e omiti-lo é lido como evasivo num documento que está a ser comparado com outros. Construir até uma revelação funciona numa apresentação ao vivo e não num documento.

Qual é a diferença entre uma proposta e um orçamento?

Um orçamento é um preço para um trabalho definido. Uma proposta defende também uma abordagem, além de incluir o preço, e é usada quando o comprador não especificou totalmente o que quer. Se o requisito estiver completamente especificado, pode apenas precisar de um orçamento e, ao submeter uma proposta em vez disso, acrescenta-se extensão sem acrescentar pontuações.