Um bom manual é um dos ativos com maior impacto que uma empresa pode produzir — escala o conhecimento para quem quer que dele precise. Com a Trupeer, pode poupar horas na criação de manuais começando com modelos de manual gratuitos, personalizando-os com as suas orientações de marca e usando o nosso criador de manuais com IA para transformar qualquer manual num vídeo passo a passo.

O que é um modelo de manual e de que tipo precisa?

Um manual é um documento que alguém consulta para fazer algo corretamente: operar uma máquina, usar software, seguir um processo ou aprender uma função. Um modelo de manual é a estrutura reutilizável por trás disso, cobrindo as secções, o conteúdo introdutório e as convenções que fazem um manual parecer-se com o seguinte.

A questão mais difícil é qual é o manual que está a escrever, porque a palavra abrange pelo menos oito documentos diferentes, com leitores diferentes, durações diferentes e pesos legais diferentes. Um manual do utilizador para uma aplicação web e um manual de operação para equipamento industrial têm quase nada em comum para além do nome.

Fazer isto mal é caro de uma forma específica. Não produz um documento mau. Produz um documento que tenta ser quatro, que é o modo de falha descrito abaixo.

Um manual com dois signatários não é um único manual

Aqui vai o teste, e demora cerca de um minuto.

Liste todas as pessoas que teriam de aprovar uma alteração ao seu manual. Não o revejam. Aprovem-no, no sentido de que o documento não pode ser republicado sem elas.

Se essa lista tiver um nome, tem um manual. Se tiver quatro, tem quatro manuais que alguém juntou, e essa junção é a razão pela qual nenhum deles será mantido atualizado.

O mecanismo é simples e anula completamente as boas intenções. O conteúdo detido por pessoas diferentes muda a ritmos diferentes. As declarações de segurança mudam raramente e exigem conformidade. As instruções de operação mudam em cada versão e exigem produto. A resolução de problemas muda semanalmente e precisa da equipa de serviço. Ao juntá-los num único documento, a alteração mais barata herda o caminho de aprovação mais lento possível, pelo que a correção de nove páginas fica à espera da revisão de duzentas.

Toda a gente envolvida age de forma razoável em cada etapa e o manual continua a ficar desatualizado. É isso que torna esta falha tão comum: ninguém faz nada de errado.

Por isso, a primeira decisão em qualquer projeto de manual não é o modelo. É quantos manuais existem, e a resposta é o número de signatários.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expanda a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com os modelos de manuais da Trupeer, pode:

• Poupar horas na escrita: Ignore a página em branco com estruturas comprovadas para qualquer tipo de manual.

• Cobrir todos os casos de uso: Modelos para manuais do utilizador, formação, operações, instruções e políticas.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Reduzir a carga de suporte: Manuais claros ajudam os utilizadores a resolverem sozinhos — reduzindo tickets e retrabalho.

• Adicionar tutoriais em vídeo: Incorpore vídeo para passos difíceis de explicar por texto.

• Atingir utilizadores globais: Traduza manuais para 65+ idiomas com um clique.

Tipos de manual, quem assina cada um e com que frequência mudam

Leia a coluna de aprovações. Quase todas as organizações que acham que têm um problema com um manual, na verdade têm três ou quatro destes fundidos.

As duas linhas mais frequentemente fundidas de forma errada são o manual de formação e o manual do utilizador. Têm leitores diferentes a fazer coisas diferentes: um é para aprender fora da tarefa, o outro fica no meio dela. Um documento que serve ambos é demasiado longo para consultar e demasiado superficial para aprender com ele.

Modelo de manual gratuito: a estrutura que todos os manuais partilham

Seja qual for o tipo de manual que está a escrever, o conteúdo introdutório é o mesmo e é a parte que a maioria dos rascunhos ignora. Copie daqui.

Título e o que este abrange. O produto, a versão ou o processo a que se aplica, indicado com precisão suficiente para que um leitor com uma versão ligeiramente diferente saiba quando parar.

Para quem é. A função e o conhecimento de base assumido. "Para operadores treinados" e "para um utilizador pela primeira vez" produzem documentos muito diferentes e o leitor deve conseguir perceber em cinco segundos qual deles está a ter em mãos.

Responsável e aprovador. Um nome para cada. Se forem pessoas diferentes, assinale-o, porque essa diferença é o que determina a rapidez com que isto pode ser alterado.

Versão e data. Número da versão, data de emissão e o que mudou desde a última, numa linha.

Segurança e limitações. Apenas quando o trabalho envolve risco e colocado antes das instruções, em vez de num anexo.

Como usar este manual. Duas ou três linhas: é lido do início ao fim ou consultado por partes, onde fica o índice, o que fazer se não cobrir o seu caso.

Corpo. A parte específica do tipo, estruturada de acordo com a linha que escolheu acima.

O que fazer se isto não ajudar. Um caminho identificado, não um endereço geral de suporte.

Copie daqui. A linha da versão e os dois nomes são os campos que distinguem um manual de um documento, e são as primeiras coisas a cortar quando alguém está com pressa.

Como dividir um manual que já foi escrito

A maioria das pessoas chega a esta página com um documento existente em mãos, em vez de uma página em branco, por isso isto importa mais do que o modelo.

Imprima-o, ou abra a página de conteúdos. Para cada secção, escreva um nome: quem tem de aprovar uma alteração a esta. Não quem a escreveu.

Agrupe as secções por esse nome. Esses grupos são os seus manuais. Na prática, vai encontrar normalmente três ou quatro grupos e uma secção órfã que ninguém vai assumir, e a órfã normalmente já está desatualizada.

Divida pela ordem que mais dói, que quase sempre é a que tem o conteúdo que muda com mais frequência enquanto fica preso ao aprovador mais lento. É aí que está o valor e, normalmente, é o conteúdo de operação ou resolução de problemas que fica preso atrás da conformidade.

Não reescreva ao dividir. Mova o texto sem alterações, republice e corrija o conteúdo depois. Dividir e reescrever ao mesmo tempo é como estes projetos ficam parados nos 40% e acabam abandonados.

Deixe uma referência cruzada em cada documento a apontar para os outros, porque o seu leitor ainda o vê como um único manual e sempre o verá.

O manual que demorou onze semanas a alterar nove páginas

A Kilnmore Systems fabrica equipamento comercial de lavandaria para hotéis e hospitais. Cada máquina enviada vinha com um Manual de Operação e Manutenção com 148 páginas.

Incluía instruções de instalação aprovadas pela engenharia, avisos de segurança e declarações de conformidade aprovadas pela conformidade, instruções de operação escritas pelo produto, calendários de limpeza também do produto, resolução de problemas pela equipa de serviço, uma lista de peças sobressalentes da cadeia de fornecimento e condições de garantia do jurídico. Sete colaboradores, quatro aprovadores, um PDF.

Em 2024, uma versão de firmware alterou o menu de operação. Cerca de nove páginas do manual ficaram erradas.

Atualizar essas nove páginas significava republicar o documento, e republicar o documento desencadeou uma revisão completa de conformidade, porque as declarações de conformidade estavam ligadas ao mesmo ficheiro. Essa revisão demorou onze semanas.

Durante essas onze semanas, cerca de trezentas e quarenta máquinas foram enviadas com um manual cuja secção de operação não correspondia à máquina. As chamadas de serviço sobre o menu passaram de aproximadamente quatro por mês para cerca de trinta e mantiveram-se assim durante dois trimestres. Isto corresponde a cerca de cento e sessenta chamadas evitáveis, a cerca de 85 libras cada, ou seja, pouco menos de 14.000 libras, antes de contar o que isso fez ao lançamento.

Nada no manual estava mal escrito. O documento era exato, completo e bem produzido. Simplesmente não podia ser alterado de forma barata, e um documento que não pode ser alterado de forma barata fica errado durante grande parte da sua vida.

A correção foi estrutural. Quatro documentos separados por aprovador: instalação e segurança sob conformidade, o guia de operação sob produto, serviço e resolução de problemas sob a equipa de serviço, peças e garantia sob cadeia de fornecimento e jurídico. Referências cruzadas entre eles e uma única folha de capa com a listagem dos quatro.

Na próxima versão de firmware, o guia de operação foi atualizado e republicado em quatro dias. O documento de conformidade não foi tocado, porque nada nele tinha mudado.

Como escrever um manual que as pessoas vão mesmo abrir

Escreva primeiro a página de conteúdos e mostre-a a alguém que vai usar o manual. Metade dos erros estruturais aparece nessa conversa, antes de qualquer escrita ter sido desperdiçada.

Escreva primeiro a secção de que um leitor tem mais probabilidade de precisar, e não a secção que vem primeiro logicamente. Na maioria dos manuais, essas são coisas diferentes, e a ordem que segue a arquitetura do produto quase nunca é a ordem que segue o problema do leitor.

Use as palavras do leitor para os títulos. As pessoas procuram num manual aquilo que lhes está a acontecer, e não o nome do subsistema responsável.

Numere passos apenas quando a ordem realmente importa. Uma lista numerada implica uma sequência, e os leitores seguem sequências implícitas mesmo quando estão erradas.

Coloque cada aviso imediatamente antes do passo a que se aplica. Um capítulo de avisos no início é um artefacto legal, não uma instrução, e é lido uma vez e nunca mais.

Teste-o observando uma pessoa a usá-lo sem ajudar. Qualquer hesitação é um defeito. Isto demora 40 minutos e encontra mais do que três rondas de revisão.

O que deve ser incluído num modelo de manual?

No mínimo: o que este abrange, para quem é, um responsável e um aprovador, uma versão com data, um corpo estruturado para a situação do leitor e um caminho identificado para quando o manual não responde à pergunta.

Tudo o resto é específico do tipo. Um manual do utilizador de software precisa de capturas de ecrã e de uma estrutura fácil de pesquisar. Um manual de operação precisa de avisos colocados no próprio passo, de um calendário de manutenção e de informações de conformidade. Um manual de formação precisa de objetivos e de uma forma de verificar se o leitor compreendeu, algo que nenhum dos outros precisa de todo.

O campo que as pessoas deixam de fora e que não deviam deixar de fora é o nome do aprovador, pelo motivo de que toda esta página é sobre isso.

Modelos de manuais do utilizador para software e aplicações web

Os manuais de software têm uma propriedade que os outros não têm: o produto muda por baixo do documento de forma contínua, pelo que tudo o que escreve vai ficando desatualizado desde o dia em que é publicado.

Isso aponta para três coisas. Estruture por tarefa em vez de por menu, porque os menus são reorganizados e as tarefas não. Mantenha cada tema suficientemente curto para ser atualizado sozinho, o que significa um conjunto pesquisável de artigos em vez de um documento fechado. E não faça capturas de ecrã de nada que mude frequentemente, nomeando o controlo em vez de mostrar onde fica.

Para uma aplicação web, em particular, o manual foi em grande parte substituído por ajuda dentro do produto e por um centro de ajuda pesquisável, e tratá-lo como um PDF descarregável é normalmente um erro. As estruturas para isso vivem nos nossos modelos de artigos da base de conhecimento, que resolvem melhor o problema de versões do que um modelo de manual.

Quando precisa mesmo de um único documento, para compras, conformidade de acessibilidade ou um cliente empresarial que pede um, gere-o a partir dos artigos em vez de o manter separadamente.

Modelos de manuais de formação e como diferem dos manuais do utilizador

Um manual de formação é lido uma vez, por ordem, fora do trabalho, por alguém que ainda não consegue fazer a função. Um manual do utilizador é consultado no local de trabalho, por alguém que na maior parte das vezes já consegue.

Essa diferença única muda quase tudo. Os manuais de formação precisam de contexto, exemplos trabalhados e de uma forma de verificar a compreensão. Os manuais do utilizador precisam de ser fáceis de encontrar e de serem breves, e o contexto neles é ruído.

A consequência prática é que não pode criar um manual de formação adicionando uma introdução a um manual do utilizador, que é o que a maioria das tentativas acaba por fazer. Escreva primeiro o manual do utilizador e, depois, escreva o manual de formação à volta dele, referindo para fora em vez de repetir.

O nosso modelo de manual de formação para apoio ao cliente cobre a parte de formação em detalhe para uma função, e a mesma estrutura adapta-se a outras.

Modelos de manuais de operação para equipamento e trabalho regulamentado

Os manuais de operação têm um peso que os outros não têm. Quando o equipamento está coberto por regulamentação de maquinaria, pressão, elétrica ou dispositivos médicos, o manual faz parte da conformidade do produto, e não é documentação sobre ele. O conteúdo, a linguagem, a retenção e as informações de conformidade que transporta podem ser definidos.

Consequências práticas que vale a pena conhecer antes de começar. O manual tem normalmente de ser fornecido na língua do país de utilização, o que torna a tradução uma questão de conformidade e não um extra. Os avisos têm de estar junto ao passo, e a sua redação pode ser prescrita. Os registos de qual versão foi enviada com cada número de série podem ter de ser mantidos durante anos. E qualquer modificação ao equipamento pode exigir que o manual seja republicado e reavaliado.

Nada disto é aconselhamento jurídico e os requisitos variam consoante a jurisdição e a classe do produto. Peça à sua função de conformidade ou a um especialista externo que confirme o que se aplica antes de publicar e mantenha o conteúdo aprovado pela conformidade no seu próprio documento, para que uma alteração rotineira de operação não o arraste de volta para a revisão.

Posso obter um modelo de manual em Word, Canva ou Google Docs?

O Word é adequado para manuais longos que serão impressos ou enviados como PDF, porque lida com secções numeradas, referências cruzadas e uma página de conteúdos gerada, que são as três coisas que se tornam dolorosas a partir de cerca de trinta páginas.

O Google Docs é adequado para manuais escritos em colaboração e consumidos online, e os comentários em threads são genuinamente úteis durante a revisão. A certa altura fica pouco prático a longo, por isso funciona melhor para manuais de formação e guias curtos do que para um manual de operação com duzentas páginas.

O Canva é adequado para manuais em que a aparência tem algum significado: guias de arranque rápido, instruções de operação numa única folha, qualquer coisa que vá para uma parede. É a ferramenta errada para um documento com cem referências cruzadas.

Escolha com base no tamanho e no destino, e não na preferência. E, independentemente do que escolher, mantenha o conteúdo aprovado pela conformidade onde o seu aprovador o possa assinar, que normalmente não é o mesmo sítio do resto.

Como manter um manual atualizado sem um projeto de reescrita

Dividir o documento resolve o problema de aprovação. Não resolve o problema de escrita, que é que atualizar um manual significa alguém fazer capturas de ecrã, recortar e reescrever passos que já conhece, e esse trabalho nunca vence contra qualquer coisa urgente.

A Trupeer AI remove grande parte desse custo. Quem conhece o processo atual grava-se a fazê-lo uma vez, e o resultado é uma secção de manual formatada com os passos e as imagens já no lugar, pronta para editar em vez de escrever. Uma alteração de operação de nove páginas passa a ser uma tarde.

Registe. Marque com a marca. Traduza. Trupeer.

O criador de manuais foi construído exatamente para isto, e a mesma gravação produz um vídeo para formação e um documento para a sua base de conhecimento com branding consistente. A tradução importa aqui mais do que na maioria dos documentos, porque para equipamento vendido através de fronteiras, a versão na língua local é muitas vezes um requisito e não um favor. As instruções de configuração estão no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo de guia do utilizador passo a passo no Word, gratuito?

A estrutura do conteúdo introdutório acima é colada no Word e funciona como uma estrutura base para qualquer tipo de manual. Para o corpo de um guia passo a passo, mantenha cada passo com uma única ação e o respetivo resultado esperado, e pare por volta de nove passos antes de dividir para um segundo tema. Não há download bloqueado e não há formulário.

Existe um modelo de manual de formação gratuito no Word?

Use o mesmo conteúdo introdutório e, depois, estruture o corpo em torno do que o leitor vai conseguir fazer, e não em torno das funcionalidades do produto. Objetivos, depois um exemplo trabalhado, depois prática, depois uma verificação. O Word é adequado para isto porque os manuais de formação são normalmente lidos por ordem e muitas vezes impressos.

Existe um modelo de manual do utilizador para o Canva?

O Canva funciona bem para manuais visuais curtos: folhas de arranque rápido, instruções de operação numa única página, qualquer coisa que possa ser afixada. Pegue nos campos do conteúdo introdutório desta página e organize-os lá. Para qualquer coisa suficientemente longa para precisar de uma página de conteúdos ou de referências cruzadas, use Word ou Google Docs em vez disso.

Existe um modelo de manual do utilizador para o Google Docs?

Copie a estrutura acima para um documento Google e guarde-o na unidade de equipa como um modelo. Funciona bem para rascunhos em colaboração e leitura online, e os comentários de revisão são uma vantagem real. Tenha atenção ao tamanho, porque o Docs fica lento e pouco prático em manuais muito longos.

Qual é a diferença entre um manual, um guia e um SOP?

Um manual é completo e cobre um produto ou uma função na totalidade. Um guia cobre uma tarefa do início ao fim. Um SOP é o procedimento autoritativo de como a sua organização faz algo, escrito para conformidade interna em vez de para um leitor aprender. Os manuais muitas vezes contêm guias. Os SOPs ficam ao lado, e não dentro, porque têm um aprovador diferente.

Quanto tempo deve ter um manual?

Tanto quanto o seu tipo exigir, o que não é uma resposta útil, por isso aqui vai um teste melhor. Qualquer manual que não consiga atualizar em menos de uma semana é demasiado longo, porque não será atualizado. Isso normalmente é um sinal para o dividir em vez de cortar conteúdo.

Quem deve escrever o manual?

Quem faz o trabalho, editado por quem é responsável pelo documento. Os manuais escritos inteiramente por uma função de documentação a partir de entrevistas tendem a ficar bem estruturados e subtilmente errados nos detalhes, e os manuais escritos inteiramente por profissionais tendem a ser exatos e inutilizáveis. A combinação é o que funciona.

Com que frequência deve ser revisto um manual?

Por gatilhos e não por calendário. Quando a coisa que descreve muda, quando um padrão de suporte ou serviço sugere que o manual está a falhar, quando uma regulamentação muda e quando o seu responsável sai. Uma revisão por calendário chega quando nada mudou e falha o momento em que algo mudou.