Kaizen impulsionou algumas das transformações operacionais mais bem-sucedidas do mundo. Com a Trupeer, pode poupar horas na documentação de Kaizen começando com um modelo gratuito de método Kaizen, personalizando-o com as suas diretrizes de marca e transformando os resultados de Kaizen em atualizações em vídeo que promovem a adoção em toda a equipa.

O que é o método kaizen e o que faz um modelo de kaizen?

Kaizen é a melhoria contínua feita de pequenas mudanças, propostas e realizadas pelas pessoas que fazem o trabalho, e não por uma equipa de projeto. A escala é deliberada: um kaizen é algo que uma pessoa ou um turno consegue alterar esta semana, não um programa com orçamento.

Um modelo de kaizen é o formulário que regista essas mudanças. A sua função é limitada. Tornar uma melhoria visível em cerca de cinco minutos de escrita, para que possa ser copiada para outras linhas, turnos ou locais, e para que a pessoa que a fez receba o crédito.

Se o formulário demorar mais a ser preenchido do que a melhoria demorou a ser feita, não será concluído. Essa restrição explica grande parte do que se segue.

Porque é que a maioria dos programas de kaizen colapsa por volta do sexto mês

O padrão é suficientemente consistente para ser previsto. Um lançamento com cartazes. Uma enxurrada de ideias no primeiro mês. Uma reunião do comité mensal e a análise de um punhado de cada vez. Uma fila de espera a crescer mais depressa do que é eliminada. As submissões diminuem a partir do quarto mês e, até ao nono mês, um programa que existe tecnicamente e não recebe nada.

O diagnóstico habitual é que as pessoas perderam o interesse ou a recompensa era demasiado pequena. Ambos estão errados. As pessoas veem a sua ideia ficar parada, concluem que submeter não faz sentido e param. A restrição nunca foi a geração de ideias. Era o encerramento.

Isto importa para o design do modelo, porque a maioria dos formulários de kaizen é criada para ser avaliada. Pedem poupanças estimadas, uma assinatura do supervisor e uma categoria, tudo antes de acontecer qualquer coisa, e um formulário criado para ser avaliado cria a fila que mata o programa.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de método Kaizen pode:

• Poupar horas na facilitação: Ignore a página em branco com uma estrutura criada para Kaizen.

• Impulsionar pequenas vitórias rapidamente: Campos integrados para capturar e acompanhar cada melhoria.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplicar o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Somar melhorias: Converter os resultados de Kaizen em atualizações em vídeo que partilham aprendizagens.

• Uniformizar entre equipas: Usar o mesmo modelo para cada evento de Kaizen.

• Atingir equipas globais: Traduzir a documentação de Kaizen para 65+ idiomas com um único clique.

A regra do modelo de kaizen: registar uma mudança, não solicitá-la

A única decisão que determina se um programa de kaizen sobrevive é se o formulário é preenchido antes ou depois da mudança.

Preenchido antes, o formulário é um pedido. Cria uma decisão, uma fila, uma espera e uma taxa de rejeição. O que construiu é uma caixa de sugestões.

Preenchido depois, o formulário é um registo. A melhoria já existe, ninguém está à espera e a função do formulário passa a ser copiar uma boa ideia para o lado, em vez de decidir se é permitida.

A maioria das melhorias em qualquer chão de fábrica ou em qualquer escritório é suficientemente pequena, barata e reversível para que a permissão seja uma formalidade que ninguém recusaria. Fazer as pessoas enfileirarem para essa formalidade é onde está a energia.

Por isso, este modelo tem dois formulários. Um cartão de registo para mudanças já feitas, onde deve estar a grande maioria, e um formulário de proposta para a minoria que realmente precisa de uma decisão, mantido deliberadamente pequeno para avançar rapidamente.

Como definir o limite “faça já” no seu modelo de kaizen

O cartão de registo só funciona se as pessoas souberem exatamente quando podem usá-lo. Uma permissão vaga é igual a não haver permissão e, na primeira vez em que alguém é repreendido por agir sem pedir, a via fecha para todos.

Escreva o limite como condições que têm de ser todas verdadeiras, publique-o e faça com que seja assinado pela pessoa que, de outra forma, estaria a aprovar.

Um conjunto inicial viável: custa menos de [50] em materiais, demora menos de [2] horas do tempo de uma pessoa, pode ser desfeito dentro de um turno, afeta apenas a sua própria área e não toca em nada da lista de exclusão abaixo. Os valores exatos importam menos do que o facto de estarem escritos e de os supervisores terem concordado com eles com antecedência.

Qualquer coisa que falhe uma dessas condições vai para o formulário de proposta. Não é uma punição, é apenas uma via diferente a uma velocidade diferente.

O que nunca deve entrar na via “faça já”

Esta lista não é opcional e é a razão pela qual o resto da abordagem é segura.

Nada que mexa em proteção de máquinas, isolamento e bloqueio, equipamento de proteção individual, paragens de emergência ou qualquer controlo mencionado numa avaliação de risco. Nada que altere uma especificação de produto, um processo validado, uma calibração ou qualquer coisa abrangida por uma aprovação do cliente ou regulamentar. Nada que afete sistemas de incêndio, elétricos ou de pressão. Nada que altere o que outra equipa recebe de si.

As melhorias nestas áreas continuam a ser bem-vindas. Passam pelo formulário de proposta e pelo seu controlo de alterações existente, porque o objetivo de uma via “faça já” é abranger mudanças em que estar errado é barato.

Se o seu local operar sob um sistema de qualidade regulamentado, peça ao seu gestor da qualidade e ao seu responsável de segurança para aprovarem por escrito tanto o limite como esta lista de exclusão antes de o programa arrancar. Um esquema de kaizen que contorne silenciosamente o controlo de alterações será detetado na sua próxima auditoria.

Modelo de kaizen gratuito: o cartão de registo com quatro campos para copiar

Para mudanças já feitas ao abrigo do limite. Quatro campos, preenchidos de pé, em menos de cinco minutos.

O que era. Uma frase sobre como o trabalho era feito antes. Uma fotografia é melhor do que uma frase e demora menos tempo.

O que é agora. Uma frase sobre o que mudou. Mais uma vez, uma fotografia.

Porque é melhor. Escolha uma: mais seguro, mais rápido, menos deslocações, menos espera, menos erros, menos material, mais fácil de aprender. Não peça um valor de poupança. Os operadores não conseguem calculá-lo, números inventados são piores do que nenhum, e o campo existe para classificar uma fila que está a tentar não criar.

Quem e quando. Nome e data. Este é o crédito e importa mais do que qualquer esquema de recompensa.

É esse o cartão todo. Adicione uma linha para a área ou número da linha se tiver várias, e depois pare. Cada campo adicionado reduz as submissões, e o valor do cartão é o volume e a visibilidade, mais do que a completude de qualquer entrada individual.

O formulário de proposta de kaizen para mudanças acima do limite

Para qualquer coisa que falhe o limite ou caia na lista de exclusão. Seis campos.

O problema, como observação. O que acontece, com que frequência e como sabe. Não é uma solução vestida com a roupa de um problema.

Condição atual. Como o trabalho se apresenta hoje, com um número se existir.

Mudança proposta. O que pretende fazer.

Condição-alvo. Como o trabalho ficaria depois e como saberia se funcionou.

O que precisa. Custo, tempo, paragem, quem mais é afetado e quais aprovações é que isso desencadeia.

Responsável e data da decisão. Uma pessoa identificada e a data até à qual responderá, acordada na submissão.

Esse último campo é aquele que as pessoas deixam de fora e aquele que mantém a via honesta. Uma proposta sem data de decisão volta para a fila de espera que matou o último programa.

Formatos de modelo de kaizen em comparação: cartão de registo, A3 e quadro de kaizen

O erro comum é recorrer ao A3 por defeito. O A3 é uma ferramenta de pensamento para problemas em que a causa é contestada. A maioria dos kaizens não é isso e forçar uma melhoria de quatro campos através de um A3 é como transformar um registo de cinco minutos num projeto de duas semanas que ninguém conclui.

Um exemplo de kaizen: o programa que parou após 214 ideias

Arclow Components, um fornecedor automóvel de nível dois com duas fábricas e quatrocentos e vinte colaboradores, lançou um programa de kaizen em janeiro.

O formulário tinha onze campos, exigia assinatura do supervisor e poupança anual estimada antes da submissão, e alimentava um Comité de Kaizen que se reunia mensalmente. Chegaram duzentas e catorze submissões no primeiro mês.

O comité conseguiu analisar cerca de quinze por reunião. Em abril, a fila de espera estava em pouco mais de cento e oitenta e o tempo mediano entre a submissão e qualquer resposta era de setenta e um dias. As submissões desceram para dezanove em junho e quatro em setembro.

O relatório pós-mortem encontrou duas coisas. A primeira foi a espera. Quando perguntaram porque é que tinham parado, os operadores não mencionaram a recompensa de forma alguma. Descreveram ver o cartão deles ficar no quadro durante dois meses e tirar a conclusão óbvia.

A segunda foi o campo de poupança. Cerca de sessenta por cento dos formulários estavam em branco ou preenchidos com um valor inventado, porque um operador de máquina não tem forma de calcular o valor anual de mover um contentor três metros. O comité usou esse campo para definir prioridades, pelo que as ideias sem número afundaram e eram desproporcionadamente as pequenas correções ergonómicas e de distância a pé que não custavam nada e que teriam levado uma tarde.

O relançamento dividiu as vias. Menos de cinquenta dólares em materiais, menos de duas horas, reversível, apenas área própria, nada na lista de exclusão: fazer a mudança e depois preencher o cartão com quatro campos. O resto foi para o formulário de proposta, com a fila aberta do comité limitada a doze itens, o que significava que nada de novo era aceite até que algo fosse encerrado.

No segundo ano, registaram trezentos e quarenta kaizens. Desses, trezentos e seis foram feitos e depois registados, sem sequer passar pelo comité. Os restantes trinta e quatro passaram pela via de proposta, com uma mediana de nove dias até à decisão, e esse limite sozinho já conseguiu isso. As submissões mensais mantiveram-se mais ou menos estáveis, em vez de colapsarem.

Nada sobre as ideias mudou. O que mudou foi que a maioria deixou de precisar da permissão de alguém.

Quais são os 5 principais princípios de kaizen?

Normalmente são apresentados como conheça o seu cliente, deixe fluir, vá ao gemba, capacite as pessoas e seja transparente. Ditos dessa forma, são slogans, por isso aqui está o que cada um pede a um modelo. Conheça o seu cliente significa que o cartão de registo identifica quem beneficia. Deixe fluir significa que as melhorias visam a espera e as deslocações antes de visarem a velocidade. Vá ao gemba significa que o formulário é preenchido onde o trabalho acontece, e não numa secretária. Capacite as pessoas é o limite “faça já”. Seja transparente é o quadro na parede a mostrar o que foi registado e o que foi encerrado.

Se o seu modelo não suportar nenhum destes pontos, tem um formulário de sugestões.

Como executar um evento de kaizen usando este modelo

Um evento de kaizen é um impulso concentrado num processo, normalmente de dois a cinco dias, com um grupo multifuncional e a autoridade para mudar as coisas durante a semana, e não depois.

Use o formulário de proposta uma vez no início para definir a condição-alvo para o processo como um todo e, em seguida, execute o evento propriamente dito nos cartões de registo, porque dentro do evento o limite é efetivamente levantado. Vá recolhendo os cartões no quadro à medida que avança.

O modo de falha é tratar os eventos como o programa, e não como um acelerador. Um local que faz quatro eventos por ano e nada entre eles está a fazer trabalho de projeto com um rótulo de kaizen. Se a taxa diária voltar ao nível anterior dentro de um mês, o evento mudou o processo, mas não o hábito.

Taxa de encerramento: o único número que lhe diz que o kaizen está vivo

Conte duas coisas mensalmente. Registado, ou seja, cartões submetidos para mudanças já feitas. Encerrado, ou seja, propostas decididas de qualquer forma.

Um programa saudável tem um número elevado de registos e uma fila de propostas pequena e rápida. Um programa pouco saudável tem uma fila a crescer e um número de registos a cair, e esse padrão mostra-se dois a três meses antes de as submissões colapsarem visivelmente, o que o torna o primeiro aviso que vai receber.

Não meça poupanças. Os valores de pequenas melhorias são estimativas sobre estimativas; demoram mais a produzir do que as melhorias em si e, ao recolhê-los, reintroduz o campo que suprimiu as submissões. Meça a participação e o encerramento e audite uma amostra de mudanças quanto à durabilidade, em vez disso.

Posso obter um modelo de kaizen em Excel, Word ou PDF?

O Excel é a ferramenta certa para o registo, ou seja, a lista em execução de cada kaizen registado e proposto com datas, responsáveis e estado, que é o que torna a taxa de encerramento calculável. O Word ou um cartão impresso é a ferramenta certa para o próprio cartão de registo, porque é preenchido à mão na máquina.

O PDF é o formato certo para a versão fixada no quadro e o errado para qualquer coisa que espere que seja concluída digitalmente. O erro estrutural mais comum é executar todo o programa dentro de uma única folha de cálculo, o que empurra silenciosamente a submissão para uma secretária e para longe do local onde o trabalho é feito.

Como uniformizar uma melhoria de kaizen para que se mantenha

Uma melhoria não escrita no padrão reverte, normalmente em cerca de seis semanas e sempre quando a pessoa que a fez vai de férias. Este é o passo que a maioria dos programas ignora e é a diferença entre trezentos kaizens registados e trezentas melhorias.

Uniformizar significa que o novo método substitui o antigo em qualquer documento contra o qual as pessoas são efetivamente treinadas: a instrução de trabalho, o SOP ou o job aid na estação. Se a melhoria alterar a forma como uma tarefa é feita e nenhum documento for alterado, o kaizen não está concluído.

A Trupeer AI torna esse passo rápido o suficiente para acontecer de verdade. Registe o novo método uma vez e obtém um guia passo a passo, um vídeo para a reunião de briefing do turno e um documento para a sua base de conhecimento, tudo com a sua própria identidade, para que atualizar um padrão leve minutos em vez de se tornar o trabalho para o qual ninguém tem tempo.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Para sites multilingues, isto é mais importante do que parece. A tradução significa que o padrão atualizado chega a cada turno no idioma que as pessoas leem, que é muitas vezes onde uma boa melhoria deixa de se espalhar. Guias e vídeos de formação cobrem o lado do briefing. As instruções de configuração estão no guia de configuração do modelo de documento.

O que deixar de fora de um modelo de kaizen

Poupanças estimadas, pelas razões acima. Se a área financeira precisar de números, peça à área financeira que calcule o valor com base numa amostra trimestral, em vez de pedir a cada operador que adivinhe.

Categorias e códigos de classificação. Ajudam alguém a analisar o programa mais tarde e custam submissões agora. Adicione-os na fase do registo em vez disso.

Assinaturas de aprovação no cartão de registo. Uma assinatura transforma um registo num pedido, que é exatamente o que este modelo existe para evitar.

Campos de análise de causa raiz. Se um problema precisa de trabalho de causa raiz, não é um kaizen; é um A3 ou uma ação corretiva, e misturá-los significa que ambos são feitos mal.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de método kaizen em Excel?

O Excel serve melhor para o registo do que para o cartão. Crie uma folha com colunas para data, nome, área, via, descrição de uma linha, estado e data de encerramento. Essa folha é o que produz a sua taxa de encerramento. Mantenha o cartão de registo em papel no posto de trabalho, porque um cartão que exige deslocação até um computador é um cartão que não é preenchido.

O que é um formato de kaizen e existe um formato de kaizen em Excel para descarregamento gratuito?

O formato de kaizen é o nome comum no chão de fábrica para o próprio formulário de uma página, especialmente na indústria transformadora. O que as pessoas normalmente querem é o cartão de registo e a versão acima com quatro campos é tudo o que precisa. Construa-o no Excel ou no Word no tamanho que fique bem para o seu quadro e imprima-o, em vez de distribuir um ficheiro.

Existe um modelo gratuito de método kaizen em Word?

O cartão de registo e o formulário de proposta acima foram escritos para serem colados diretamente no Word e impressos. Não há descarregamento condicionado, o que também significa que não existe um formulário entre si e a estrutura. Mantenha o cartão de um lado do A5, se conseguir, porque o tamanho indica quanto tempo deve demorar a concluir.

Existe um descarregamento gratuito de formato PDF de kaizen?

Exporte o seu próprio uma vez que tenha definido os números do seu limite e a lista de exclusão, porque são específicos do local e um PDF genérico não os consegue incluir. O PDF é o formato certo para a cópia fixada no quadro de kaizen e o errado para qualquer coisa que ainda esteja a ser ajustada.

Posso descarregar modelos de kaizen gratuitamente?

O cartão de registo, o formulário de proposta, as condições do limite e a lista de exclusão são gratuitos e sem restrições. Use-os, altere os números e coloque-os no seu próprio sistema com o seu nome, sem necessidade de atribuição.

Qual é a diferença entre kaizen e 5S?

5S é um método específico para organizar um espaço de trabalho: separar, definir em ordem, limpar, normalizar e manter, e é normalmente onde um local começa. Kaizen é o hábito mais amplo de melhoria contínua e pequena, do qual o trabalho de 5S é um tipo. Muitos locais fazem auditorias de 5S e chamam às correções resultantes kaizens, o que está bem desde que o registo de melhorias continue a ser uma única lista. O nosso modelo de melhoria de processo de 5S cobre esse método especificamente.

Como é que um kaizen é diferente de uma ação corretiva?

Uma ação corretiva responde a algo que correu mal e é normalmente obrigatória, rastreável e encerrada formalmente. Um kaizen melhora algo que está a funcionar de forma adequada e é voluntário. Mantenha-os em sistemas separados. Registar ações corretivas como kaizens aumenta os números e, mais seriamente, significa que uma correção necessária pode ser despriorizada silenciosamente.

Quantos kaizens deve uma equipa submeter?

Um objetivo comum é um por pessoa por mês, o que é alcançável quando a via “faça já” existe e é irrealista antes disso. Trate a taxa de participação, ou seja, a proporção de pessoas que submeteu qualquer coisa neste trimestre, como a melhor medida. Dez pessoas a submeter uma cada é um programa mais saudável do que uma pessoa a submeter dez.

Quem aprova um kaizen neste modelo?

Abaixo do limite, ninguém. Esse é o ponto. Acima disso, o responsável identificado no formulário de proposta, a trabalhar até à data de decisão acordada na submissão. Se a sua organização não conseguir aceitar uma via sem aprovador, comece o limite muito baixo, execute-o durante um trimestre e apresente os resultados antes de o aumentar.