Guia de Formação Workday: Como Integrar e Capacitar Colaboradores de Forma Eficaz

As implementações de Workday atingem habitualmente 40-50% de adoção ao fim de seis meses. Eis como criar formação que realmente faça subir esses números e quais as ferramentas que suportam cada fase.

Porque é que a formação Workday é difícil

O Workday é enganadoramente complexo. A interface parece limpa, mas por detrás dela existem centenas de processos de negócio, tarefas específicas por função e configurações personalizadas que variam consoante a organização. Os colaboradores não falham porque o Workday seja impossível; falham porque a formação genérica (vídeos da Workday Community, sessões presenciais) não corresponde à organização específica que utilizam. Os problemas de adoção no Workday quase sempre resultam de formação desalinhada com a configuração real da empresa.

As equipas que acertam na formação Workday combinam vídeos de demonstração específicos por função com documentação pesquisável dos fluxos de trabalho reais da organização e usam orientação na aplicação para transações de alto impacto. A formação presencial torna-se complementar, não o evento principal. Esta abordagem personalizada garante que os colaboradores recebem informações relevantes e acionáveis para as suas tarefas diárias, reforçando de forma eficaz a sua competência e confiança.

As 6 prioridades de formação Workday

1. Autoatendimento dos gestores

Os gestores precisam de ser autónomos na execução de tarefas essenciais como aprovações, alterações organizacionais e ações de compensação. Quando os gestores não conseguem executar estas tarefas sem a intervenção do RH, isso torna-se um estrangulamento para a organização. Uma formação eficaz deve permitir que os gestores concluam estas tarefas de forma independente, reduzindo atrasos e melhorando a eficiência. Um módulo de formação típico pode incluir 3-5 tutoriais em vídeo, cada um focado numa tarefa específica de autoatendimento, com um tempo de conclusão inferior a 30 minutos.

2. Autoatendimento dos colaboradores

Tarefas como pedir férias, gerir benefícios e atualizar informações pessoais devem ser simples para os colaboradores. O objetivo é que os colaboradores consigam tratar destas tarefas em 90 segundos, minimizando frustração e erros. A formação deve incluir guias interativos e pequenos vídeos passo a passo que os colaboradores possam aceder a qualquer momento, garantindo que estão preparados para lidar com as funções de autoatendimento com facilidade.

3. Fluxos de trabalho dos HR Business Partners

Os HR Business Partners tratam fluxos de trabalho críticos como contratação, rescisões e gestão de posições. Erros nestas áreas podem gerar problemas em cascata que afetam salários e conformidade. A formação tem de ser profunda e abrangente, envolvendo frequentemente SOPs detalhados e cenários de role-play para simular situações do mundo real. Estas sessões devem decorrer ao longo de várias semanas, com avaliações regulares para garantir o domínio de processos complexos.

4. Finanças e aprovisionamento

Para organizações que usam o Workday Financial Management, os fluxos de trabalho financeiros precisam de cobertura específica. A formação deve focar-se em tarefas como aprovações de despesas, requisições e transferências orçamentais, que são cruciais para manter a integridade financeira. Uma combinação de módulos de e-learning e workshops práticos pode fornecer a profundidade necessária, garantindo que as equipas financeiras navegam no Workday com confiança e precisão.

5. Recrutamento

O Workday Recruiting é complexo, com o seu próprio conjunto de desafios. A formação de recrutadores requer conteúdo dedicado que aborde as nuances da gestão de candidatos, publicações de vagas e agendamento de entrevistas. Um programa de formação estruturado que combine tutoriais em vídeo, simulações interativas e aprendizagem entre pares pode ajudar os recrutadores a dominar o sistema e melhorar a eficiência do recrutamento.

6. Relatórios e dashboards

Construir e interpretar relatórios é muitas vezes uma área subinvestida na formação. Gestores e profissionais de RH precisam de ter proficiência na geração de relatórios que forneçam informações valiosas sobre as suas operações. A formação deve incluir guias detalhados sobre criação e análise de relatórios, com exercícios práticos que incentivem os utilizadores a explorar diferentes técnicas de visualização de dados. Este foco pode transformar a forma como os dados são usados dentro da organização, impulsionando uma melhor tomada de decisão.

Comparação de funcionalidades: ferramentas de formação Workday

Análise das ferramentas

1. Trupeer

O Trupeer destaca-se como uma ferramenta versátil para criar conteúdos de formação personalizados. Ao gravar qualquer ecrã do Workday, mesmo com configurações personalizadas, o Trupeer gera vídeos de demonstração polidos, SOPs escritos e documentação pesquisável. Isto permite que os administradores de RH produzam, num único dia, o equivalente a uma semana de conteúdo específico por função. A eficiência do Trupeer significa que os conteúdos podem ser atualizados rapidamente para acompanhar o ciclo de lançamentos do Workday, garantindo que os materiais de formação estão sempre atualizados.

Vantagens: Criação rápida de conteúdos, funciona com configurações personalizadas, preços por utilizador.

Desvantagens: Não é uma ferramenta de dicas contextuais em tempo real; combine com WalkMe ou Whatfix para reforço de dicas contextuais.

2. Workday Learning

Como LMS nativo, o Workday Learning destaca-se no controlo de conformidade e certificações. No entanto, as suas capacidades de criação de conteúdos são limitadas. É melhor utilizado para fins de monitorização, onde a sua integração com o Workday proporciona uma experiência fluida. As organizações complementam-no frequentemente com ferramentas de autor mais robustas para criar conteúdos de formação envolventes.

Vantagens: Integração nativa com o Workday.

Desvantagens: A experiência de criação está desatualizada; melhor para monitorizar, não para criar.

3. WalkMe

O WalkMe oferece a orientação na aplicação mais aprofundada disponível para o Workday, fornecendo dicas contextuais, guias passo a passo e imposição de validação. Embora as suas funcionalidades abrangentes tenham um preço premium, a profundidade da orientação que oferece pode melhorar significativamente a adoção e a proficiência dos utilizadores, tornando-o um investimento valioso para grandes empresas com necessidades complexas.

Vantagens: Profundidade, maturidade.

Desvantagens: Custo, muito dependente de serviços.

4. Whatfix

O Whatfix oferece uma forte cobertura Workday a um custo mais acessível do que o WalkMe. As suas ofertas incluem ferramentas de vídeo e conteúdo, tornando-o uma solução equilibrada para organizações que pretendem melhorar os seus programas de formação sem incorrer em grandes despesas. O período de implementação varia entre 1 e 3 meses, durante o qual as organizações podem personalizar a plataforma para satisfazer as suas necessidades específicas.

Vantagens: Preço justo, inclui ferramentas de conteúdo.

Desvantagens: Implementação de 1 a 3 meses.

5. Apty

O Apty fornece uma plataforma de adoção digital económica com boa cobertura Workday. Foi concebido para empresas que procuram uma solução acessível que ainda assim forneça orientação essencial na aplicação. Embora a sua rede de parceiros seja mais pequena em comparação com outras ferramentas, o Apty continua a ser uma opção viável para organizações que priorizam valor e funcionalidade.

Vantagens: Preço justo, preparado para empresas.

Desvantagens: Rede de parceiros mais pequena.

6. Workday Community

A Workday Community oferece vídeo e documentação genéricos diretamente da Workday. Embora seja um ponto de referência útil para dúvidas básicas, fica aquém no fornecimento da formação específica da organização necessária para uma adoção eficaz. As empresas devem utilizá-la como recurso complementar, em conjunto com materiais de formação mais personalizados.

Análise aprofundada: o que faz a formação Workday ficar

Alinhe a formação com a sua configuração

As organizações que usam Workday diferem muito nas suas configurações. Cada empresa tem processos únicos, campos personalizados, cadeias de aprovação e integrações que tornam a sua configuração Workday distinta. A formação genérica foi concebida para uma configuração Workday padrão, não para a sua configuração específica. A lacuna entre estas duas é onde a adoção muitas vezes falha. As equipas bem-sucedidas gravam as suas configurações reais e produzem conteúdos específicos por função, resultando em taxas de adoção 30-50% superiores em comparação com aquelas que dependem de materiais genéricos.

A abordagem prática envolve criar vídeos de 3-7 minutos, acompanhados de SOPs escritos para cada fluxo de trabalho de processo de negócio. Estes recursos são organizados por função e tarefa, e não por módulo do Workday, tornando mais fácil para os colaboradores encontrar a formação relevante. Ao armazená-los numa biblioteca pesquisável acessível juntamente com o Workday, as organizações podem escalar esta abordagem para milhares de colaboradores sem sobrecarregar os seus recursos de formação.

Capacitação dos gestores antes da implementação para colaboradores

Os gestores são cruciais para uma adoção bem-sucedida. Se os HRBPs e os gestores de linha não tiverem confiança no Workday, as suas equipas também não terão. Uma estratégia comprovada é formar os HRBPs duas semanas antes dos gestores, seguindo-se a formação dos gestores duas semanas antes dos colaboradores. Esta abordagem faseada garante que cada grupo aprende em profundidade suficiente para orientar o seguinte. Implementações apressadas que ignoram esta sequência muitas vezes resultam em meses de confusão e aumento de chamadas de apoio ao RH, minando os ganhos de eficiência que o Workday promete.

Atualização de conteúdos no ciclo de lançamentos

O Workday lança atualizações duas vezes por ano, o que pode alterar ecrãs, ajustar fluxos de trabalho e introduzir novas funcionalidades. Materiais de formação com mais de seis meses estão provavelmente desatualizados. Programas de formação eficazes alinham a atualização de conteúdos com o ciclo de lançamentos do Workday, garantindo que as atualizações não envolvem apenas alterações de código, mas também formação atualizada. Ferramentas como o Trupeer, que conseguem gerar conteúdos a partir de gravações de ecrã suficientemente depressa para acompanhar o ritmo de lançamentos do Workday, são essenciais para manter a formação atual e relevante.

Desafios que as equipas de formação Workday enfrentam

A formação presencial domina. As sessões tradicionais de meio dia deixam frequentemente os colaboradores sobrecarregados e desmotivados. Para melhorar a retenção, mude para tutoriais em vídeo assíncronos e SOPs a que os colaboradores possam aceder quando precisarem.

Não há conteúdo específico para gestores. Quando os gestores recebem a mesma formação genérica que os colaboradores, isso não responde às suas necessidades específicas. Desenvolva um percurso dedicado para gestores, para os capacitar com as competências necessárias para liderar as suas equipas de forma eficaz.

A criação de relatórios é ignorada. Muitas organizações negligenciam a criação de relatórios na formação, levando os gestores a recorrerem a folhas de cálculo. Integre tutoriais sobre criação de relatórios que ensinem os gestores a usar as ferramentas de relatório do Workday para obter melhores insights.

A experiência móvel não é treinada. À medida que mais colaboradores dependem da aplicação móvel do Workday, a formação assume frequentemente uma experiência de desktop. Certifique-se de que a sua formação cobre explicitamente os fluxos de trabalho móveis para acomodar diferentes preferências dos utilizadores e melhorar a adoção.

Os BPs personalizados não estão documentados. Os processos de negócio personalizados da sua organização não são abrangidos pelos recursos genéricos da Workday Community. Documente e forme estes processos específicos para garantir que os colaboradores os conseguem executar com precisão e eficiência.

Funcionalidades essenciais para a formação Workday

• Conteúdo específico da organização que corresponda à sua configuração Workday: formação personalizada que espelha a configuração única da sua organização melhora a relevância e a adoção.

• Percursos de aprendizagem baseados em funções (gestor, HRBP, colaborador, recrutador): percursos personalizados garantem que cada função recebe a formação pertinente, aumentando a proficiência e a confiança.

• Vídeo + POP para cada fluxo de trabalho crítico: combinar instruções visuais e escritas adapta-se a diferentes estilos de aprendizagem e reforça a compreensão.

• Biblioteca pesquisável acessível a partir do interior do Workday: um centro de recursos centralizado permite que os colaboradores encontrem rapidamente a formação de que precisam, reduzindo o tempo de inatividade.

• Capacidade de atualização por ciclo de lançamentos: manter os materiais de formação atualizados com os lançamentos semestrais do Workday garante precisão e relevância.

• Orientação na aplicação em transações críticas: assistência em tempo real durante tarefas importantes evita erros e aumenta a confiança dos utilizadores.

• Cobertura mobile se os colaboradores usarem o Workday mobile: abordar os fluxos de trabalho móveis garante uma experiência de formação consistente em todos os dispositivos.

• Integração com LMS (Workday Learning ou externo): integração fluida com sistemas de gestão de aprendizagem facilita o acompanhamento e a gestão do progresso da formação.

Casos de uso e personas

Implementação global de RH: Yasmin, VP de Operações de Pessoas, empresa de bens de consumo com 22.000 colaboradores

A Yasmin liderou a entrada em produção do Workday HCM em 14 países, uma tarefa que exigia coordenação meticulosa. Utilizou o Trupeer para produzir conteúdo em vídeo específico por função em 6 idiomas, tornando a formação inclusiva e acessível para uma força de trabalho diversa. Ao implementar o Whatfix em 15 transações críticas, como admissões, rescisões e ações de compensação, garantiu que os colaboradores pudessem navegar por estes processos com confiança. A implementação estratégica da formação, que envolveu sequenciar a formação dos HRBPs e dos gestores antes da entrada em produção para os colaboradores, resultou numa taxa de adoção de autoatendimento de 76% ao fim de seis meses, um aumento significativo face aos 43% da implementação anterior do SIRH.

Autoatendimento dos gestores: Clarissa, Diretora de SIRH, fintech com 5.000 colaboradores

A Clarissa enfrentava um desafio comum: os gestores estavam a depender demasiado dos HRBPs para aprovações devido a uma falta de compreensão das capacidades de autoatendimento do Workday. Para resolver isto, desenvolveu uma biblioteca de SOPs específica para gestores, cobrindo 12 ações comuns. Ao incorporar vídeos nos comunicados do Workday, Clarissa proporcionou aos gestores acesso fácil aos recursos de formação de que precisavam. Como resultado, as taxas de autoatendimento dos gestores aumentaram 58% ao longo de dois trimestres, libertando os HRBPs para se concentrarem em iniciativas mais estratégicas.

Implementação financeira: Karim, Diretor de Sistemas Financeiros, empresa de serviços com 3.500 colaboradores

O Karim foi incumbido de implementar o Workday Financial Management, um projeto crítico para as operações financeiras da empresa. Em vez de depender de vídeos genéricos do Workday, Karim criou conteúdos adaptados ao plano de contas e às cadeias de aprovação da empresa. Esta abordagem garantiu que a equipa financeira recebesse formação relevante para os seus fluxos de trabalho específicos. Em 90 dias, a adoção pela equipa financeira atingiu 85%, demonstrando a eficácia da formação personalizada. Para uma perspetiva mais abrangente, explore o nosso guia de gestão da mudança, que fornece mais informações sobre implementações de software bem-sucedidas.

Melhores práticas

Conteúdo específico da configuração supera o genérico. Adaptar a formação para corresponder à configuração Workday única da sua organização aumenta a relevância e impulsiona taxas de adoção mais elevadas. Ao focar-se nos seus fluxos de trabalho e processos específicos, os colaboradores conseguem relacionar-se mais diretamente com o material de formação, o que conduz a melhor retenção e aplicação.

Forme os gestores antes dos colaboradores. Dar prioridade à formação dos gestores garante que estes têm a confiança e o conhecimento necessários para orientar as suas equipas de forma eficaz. Esta abordagem estruturada cria um efeito de cascata, em que os gestores podem apoiar as suas equipas, conduzindo a transições mais suaves e a menos estrangulamentos durante a implementação.

Atualize a cada lançamento do Workday. Manter os materiais de formação atualizados com as atualizações semestrais do Workday é crucial. Atualizações regulares garantem que os colaboradores estão sempre a aprender com a informação mais precisa e atualizada, evitando confusão e erros que podem surgir de formação desatualizada.

Cubra explicitamente os fluxos de trabalho móveis. À medida que mais colaboradores usam o Workday em dispositivos móveis, é essencial incluir formação específica para mobile. Ao abordar as nuances dos fluxos de trabalho móveis, garante uma experiência de utilizador coesa em todas as plataformas, o que aumenta o envolvimento global e a satisfação.

Construa formação sobre relatórios. Os gestores precisam de perceber como criar e interpretar relatórios no Workday para tomarem decisões informadas. Fornecer formação dedicada à criação de relatórios não só melhora as suas competências analíticas como também lhes permite usar os dados de forma eficaz, impulsionando melhores resultados de negócio.

Torne a formação pesquisável a partir do interior do Workday. Integrar uma biblioteca de formação pesquisável dentro do Workday permite que os colaboradores acedam aos recursos de forma rápida e fácil. Esta conveniência reduz o tempo de inatividade e melhora a produtividade, uma vez que os utilizadores conseguem encontrar as respostas de que precisam sem interromper o seu fluxo de trabalho.

Perguntas frequentes

A Workday Community é suficiente?

Para referência genérica, a Workday Community pode ser um ponto de partida útil. No entanto, para as configurações e fluxos de trabalho específicos da sua organização, frequentemente fica aquém. A natureza genérica dos recursos da Workday Community significa que não conseguem abordar os aspetos únicos da sua configuração, que são cruciais para uma formação e adoção eficazes. Para colmatar esta lacuna, considere combinar os recursos da Workday Community com materiais de formação personalizados que reflitam as necessidades específicas da sua organização.

Preciso do Workday Learning?

O Workday Learning é muitas vezes incluído para controlo de conformidade e pode ser uma ferramenta valiosa para monitorizar certificações e o progresso da formação. No entanto, quando se trata de criação de conteúdos, as capacidades do Workday Learning são limitadas. A maioria das organizações considera que precisa de o complementar com uma ferramenta de autor mais robusta para criar conteúdos de formação envolventes e eficazes. Ao combinar o Workday Learning com ferramentas adicionais, pode obter uma solução de formação abrangente que responde tanto às necessidades de monitorização como de criação de conteúdos.

Qual é a abordagem de formação Workday mais económica?

Uma abordagem económica à formação Workday envolve construir uma biblioteca de vídeos e SOPs utilizando uma ferramenta como o Trupeer. Este método permite criar conteúdo de formação personalizado que aborda os fluxos de trabalho específicos da sua organização sem incorrer em custos elevados. Embora uma camada de Digital Adoption Platform (DAP) possa acrescentar despesas, ela é útil para fluxos de trabalho críticos, onde é necessária orientação em tempo real. Ao focar-se nos aspetos essenciais da formação e investir seletivamente em ferramentas adicionais, pode maximizar o valor enquanto minimiza os custos.

Quanto tempo deve durar a formação Workday?

Para a maioria dos colaboradores, a formação Workday deve ser concisa e focada, tipicamente inferior a 4 horas de aprendizagem assíncrona. Este período permite que os colaboradores adquiram as competências necessárias sem ficarem sobrecarregados. Para os HRBPs e gestores, a formação pode precisar de ser mais longa, uma vez que as suas funções envolvem frequentemente fluxos de trabalho e responsabilidades mais complexos. Ao adaptar a duração da formação às necessidades de cada função, garante que todos os colaboradores recebem o nível adequado de instrução.

A formação deve acontecer antes ou depois da entrada em produção?

Idealmente, a formação deve ocorrer antes da data de entrada em produção, com oportunidades de prática em sandbox para reforçar a aprendizagem. A formação pré-lançamento permite que os colaboradores se familiarizem com o sistema e pratiquem a sua utilização num ambiente controlado, minimizando perturbações durante a implementação efetiva. A formação pós-lançamento deve focar-se no reforço e na resolução de quaisquer lacunas identificadas após a entrada em produção. Ao planear o calendário de formação de forma estratégica, pode garantir que os colaboradores estão preparados e confiantes quando o Workday entrar em produção.

Palavra final

A formação Workday tem sucesso quando corresponde à sua configuração específica, sequencia a capacitação dos gestores antes da implementação para colaboradores e é atualizada a cada lançamento. A pilha de ferramentas importa menos do que a abordagem ao conteúdo. As empresas que investem em bibliotecas de conteúdo específicas por função veem números de adoção que justificam o investimento no Workday; as que não o fazem entregam o Workday e chamam-lhe formação. Ao focar-se em formação personalizada e específica por função e manter os materiais atualizados, pode alcançar taxas de adoção mais elevadas e maximizar o valor do seu investimento no Workday.