Os rollouts do Workday atingem rotineiramente 40-50% de adoção ao fim de seis meses. Veja como criar uma formação que realmente faça esses números avançar, e quais as ferramentas que suportam cada fase.

Porque é que a formação do Workday é difícil

O Workday é complexamente enganador. A interface parece limpa, mas por trás existem centenas de processos de negócio, tarefas específicas por função e configurações personalizadas que variam de organização para organização. Os colaboradores não falham porque o Workday é impossível; falham porque a formação genérica (vídeos da Workday Community, sessões em sala de aula) não corresponde à organização específica que utilizam. Os problemas de adoção no Workday quase sempre resultam de uma formação que não está alinhada com a configuração real da empresa.

As equipas que acertam na formação do Workday combinam vídeos de walkthrough específicos por função com documentação pesquisável dos fluxos de trabalho reais da organização, e utilizam orientação no próprio aplicativo para transações de alto risco. A formação em sala de aula passa a ser complementar, e não o evento principal. Esta abordagem personalizada garante que os colaboradores recebem informações relevantes e acionáveis para as suas tarefas diárias, aumentando efetivamente a sua competência e confiança.

As 6 prioridades da formação do Workday

1. Autonomia do gestor

Os gestores precisam de ser autónomos na execução de tarefas essenciais como aprovações, alterações na organização e ações de compensação. Quando os gestores não conseguem executar estas tarefas sem a intervenção do RH, isso torna-se um gargalo para a organização. Uma formação eficaz deve permitir que os gestores concluam estas tarefas de forma independente, reduzindo atrasos e melhorando a eficiência. Um módulo de formação típico pode incluir 3-5 tutoriais em vídeo, cada um focado numa tarefa específica de autoatendimento, com um tempo de conclusão inferior a 30 minutos.

2. Autonomia do colaborador

Tarefas como solicitar folgas, gerir benefícios e atualizar informações pessoais devem ser simples para os colaboradores. O objetivo é que os colaboradores tratem destas tarefas em 90 segundos, minimizando frustração e erros. A formação deve incluir guias interativos e walkthroughs em vídeo curtos que os colaboradores possam aceder a qualquer momento, garantindo que estão preparados para lidar com as funções de autoatendimento com facilidade.

3. Fluxos de trabalho dos HR Business Partners

Os HR Business Partners gerem fluxos de trabalho críticos como recrutamento, rescisões e gestão de posições. Erros nestas áreas podem levar a problemas em cascata que afetam o processamento salarial e a conformidade. A formação tem de ser profunda e abrangente, muitas vezes envolvendo SOPs detalhados e cenários de role-playing para simular situações do mundo real. Estas sessões devem ser conduzidas ao longo de várias semanas, com avaliações regulares para garantir domínio de processos complexos.

4. Finanças e procurement

Para organizações que utilizam o Workday Financial Management, os fluxos de trabalho de finanças precisam de cobertura específica. A formação deve focar tarefas como aprovações de despesas, requisições e transferências de orçamento, que são cruciais para manter a integridade financeira. Uma combinação de módulos de e-learning e workshops práticos pode fornecer a profundidade necessária, garantindo que as equipas de finanças navegam no Workday com confiança e precisão.

5. Recrutamento

O Workday Recruiting é intrincado, com o seu próprio conjunto de desafios. A formação de recrutadores requer conteúdos dedicados que abordem as nuances da gestão de candidatos, publicações de vagas e agendamento de entrevistas. Um programa de formação estruturado que combine tutoriais em vídeo, simulações interativas e aprendizagem entre pares pode ajudar os recrutadores a dominar o sistema e a melhorar a eficiência do recrutamento.

6. Relatórios e dashboards

Construir e interpretar relatórios é frequentemente uma área subinvestida na formação. Gestores e profissionais de RH precisam de ser proficientes na geração de relatórios que forneçam informações valiosas sobre as suas operações. A formação deve incluir guias detalhados sobre criação e análise de relatórios, com exercícios práticos que incentivem os utilizadores a explorar diferentes técnicas de visualização de dados. Este foco pode transformar a forma como os dados são usados na organização, impulsionando uma melhor tomada de decisão.

Comparação de funcionalidades: ferramentas de formação do Workday

Detalhe das ferramentas

1. Trupeer

A Trupeer destaca-se como uma ferramenta versátil para criar conteúdos de formação personalizados. Ao gravar qualquer ecrã do Workday, mesmo com configurações personalizadas, a Trupeer gera vídeos de walkthrough polidos, SOPs escritos e documentação pesquisável. Isto permite que administradores de RH produzam uma semana de conteúdos específicos por função em apenas um dia. A eficiência da Trupeer significa que os conteúdos podem ser atualizados rapidamente para acompanhar o ciclo de lançamentos do Workday, garantindo que os materiais de formação estão sempre atualizados.

Prós: Criação rápida de conteúdos, funciona com configurações personalizadas, preços por utilizador.

Contras: Não é uma ferramenta de tooltip em tempo real; combine com WalkMe ou Whatfix para impor tooltips.

2. Workday Learning

Como LMS nativo, o Workday Learning destaca-se no rastreio de conformidade e certificações. No entanto, as suas capacidades de criação de conteúdos são limitadas. É melhor usado para fins de rastreio, onde a sua integração com o Workday proporciona uma experiência fluida. As organizações muitas vezes complementam-no com ferramentas de autoria mais robustas para criar conteúdos de formação envolventes.

Prós: Integração nativa com o Workday.

Contras: UX de autoria desatualizada; melhor para rastrear, não para criar.

3. WalkMe

O WalkMe oferece a orientação no próprio aplicativo mais aprofundada disponível para o Workday, disponibilizando tooltips, walkthroughs e imposição de validação. Embora as suas funcionalidades abrangentes tenham um custo premium, a profundidade da orientação que oferece pode melhorar significativamente a adoção e a proficiência dos utilizadores, tornando-o um investimento valioso para grandes empresas com necessidades complexas.

Prós: Profundidade, maturidade.

Contras: Custo, serviços pesados.

4. Whatfix

O Whatfix oferece uma boa cobertura do Workday a um custo mais acessível do que o WalkMe. As suas ofertas incluem ferramentas de vídeo e de conteúdos, tornando-o uma solução completa para organizações que querem melhorar os seus programas de formação sem incorrer em despesas elevadas. O período de implementação varia entre 1-3 meses, durante os quais as organizações podem personalizar a plataforma para responder às suas necessidades específicas.

Prós: Preços justos, inclui ferramentas de conteúdos.

Contras: Implementação de 1-3 meses.

5. Apty

A Apty disponibiliza uma plataforma de adoção digital com boa relação custo-benefício e com boa cobertura do Workday. Foi concebida para empresas que procuram uma solução acessível que ainda assim disponibiliza orientação essencial no próprio aplicativo. Embora a sua rede de parceiros seja menor do que a de outras ferramentas, a Apty continua a ser uma opção viável para organizações que priorizam valor e funcionalidade.

Prós: Preços justos, pronta para empresas.

Contras: Rede de parceiros menor.

6. Workday Community

A Workday Community oferece vídeo genérico e documentação diretamente do Workday. Embora seja um ponto de referência útil para questões básicas, fica aquém no fornecimento da formação específica da organização necessária para uma adoção eficaz. As empresas devem usá-la como recurso complementar, juntamente com materiais de formação mais personalizados.

Análise aprofundada: o que faz a formação do Workday resultar

Alinhe a formação com a sua configuração

As organizações do Workday diferem drasticamente nas suas configurações. Cada empresa tem processos únicos, campos personalizados, cadeias de aprovação e integrações que tornam a sua configuração do Workday distinta. A formação genérica é concebida para uma configuração padrão do Workday, e não para a sua configuração específica. A diferença entre estes dois pontos é onde a adoção muitas vezes falha. As equipas bem-sucedidas gravam as suas configurações reais e produzem conteúdos específicos por função, resultando em taxas de adoção 30-50% mais elevadas do que as equipas que dependem de materiais genéricos.

A abordagem prática passa por criar vídeos de 3-7 minutos, emparelhados com SOPs escritos para cada fluxo de processo de negócio. Estes recursos são organizados por função e tarefa, e não por módulo do Workday, o que facilita aos colaboradores encontrar a formação relevante. Ao guardá-los numa biblioteca pesquisável, acessível em conjunto com o Workday, as organizações podem dimensionar esta abordagem para milhares de colaboradores sem sobrecarregar os seus recursos de formação.

Capacitação dos gestores antes do rollout dos colaboradores

Os gestores são cruciais para uma adoção bem-sucedida. Se os HRBPs e os gestores de linha não estiverem confiantes com o Workday, as suas equipas também não estarão. Uma estratégia comprovada é formar os HRBPs duas semanas antes dos gestores, seguida de formação dos gestores duas semanas antes dos colaboradores. Esta abordagem faseada garante que cada grupo aprende o suficiente para orientar o próximo. Rollouts apressados que ignoram esta sequência resultam frequentemente em meses de confusão e num aumento das chamadas de apoio ao RH, minando os ganhos de eficiência que o Workday promete.

Atualização de conteúdos por ciclo de lançamentos

O Workday lança atualizações duas vezes por ano, o que pode alterar ecrãs, ajustar fluxos de trabalho e introduzir novas funcionalidades. Os materiais de formação com mais de seis meses provavelmente estão desatualizados. Programas de formação eficazes alinham a atualização de conteúdos com o ciclo de lançamentos do Workday, garantindo que as atualizações não envolvem apenas alterações de código, mas também formação atualizada. Ferramentas como a Trupeer, que conseguem gerar conteúdos a partir de gravações de ecrã com rapidez suficiente para acompanhar o ritmo de lançamentos do Workday, são essenciais para manter a formação atual e relevante.

Desafios que as equipas de formação do Workday enfrentam

A formação em sala de aula domina. As sessões tradicionais de meio dia deixam frequentemente os colaboradores sobrecarregados e pouco envolvidos. Para melhorar a retenção, mude para tutoriais em vídeo assíncronos e SOPs que os colaboradores possam aceder quando quiserem.

Sem conteúdos específicos para gestores. Quando os gestores recebem a mesma formação genérica que os colaboradores, não conseguem responder às necessidades específicas. Desenvolva uma linha dedicada para gestores para os capacitar com as competências necessárias para liderar as suas equipas de forma eficaz.

Formação para construção de relatórios ignorada. Muitas organizações ignoram a construção de relatórios na formação, deixando os gestores a recorrer a folhas de cálculo por defeito. Integre tutoriais de construção de relatórios que ensinem os gestores a usar as ferramentas de reporting do Workday para obter melhores insights.

Experiência móvel sem formação. À medida que mais colaboradores dependem da aplicação móvel do Workday, a formação assume frequentemente uma experiência de desktop. Garanta que a sua formação cobre explicitamente os fluxos de trabalho móveis para acomodar preferências diferentes dos utilizadores e melhorar a adoção.

BPs personalizados sem documentação. Os seus processos de negócio personalizados não são cobertos pelos recursos genéricos da Workday Community. Documente e forme estes processos específicos para garantir que os colaboradores os executam com precisão e eficiência.

Funcionalidades essenciais para a formação do Workday

• Conteúdos específicos da organização alinhados com a sua configuração do Workday: uma formação personalizada que espelha a configuração única da sua organização melhora a relevância e a adoção.

• Percursos de aprendizagem por função (gestor, HRBP, colaborador, recrutador): percursos personalizados garantem que cada função recebe formação pertinente, melhorando a proficiência e a confiança.

• Vídeo + SOP para cada fluxo de trabalho-chave: ao combinar instruções visuais e escritas, atende a diferentes estilos de aprendizagem e reforça a compreensão.

• Biblioteca pesquisável acedida a partir do interior do Workday: um hub centralizado permite que os colaboradores encontrem rapidamente a formação de que precisam, reduzindo o tempo de inatividade.

• Atualização por ciclo de lançamentos capacidade: manter os materiais de formação atualizados com os lançamentos semestrais do Workday garante precisão e relevância.

• Orientação no próprio aplicativo em transações de alto risco: assistência em tempo real durante tarefas críticas evita erros e aumenta a confiança dos utilizadores.

• Cobertura móvel se os colaboradores utilizam o Workday no telemóvel: ao abordar os fluxos de trabalho móveis, garante uma experiência de formação consistente em todos os dispositivos.

• Integração com LMS (Workday Learning ou externo): integração fluida com sistemas de gestão da aprendizagem facilita o rastreio e a gestão do progresso da formação.

Casos de uso e perfis

Rollout global de RH: Yasmin, VP de People Operations, empresa de bens de consumo com 22.000 colaboradores

Yasmin liderou o go-live do Workday HCM em 14 países, uma tarefa que exigia uma coordenação meticulosa. Utilizou a Trupeer para produzir conteúdos em vídeo específicos por função em 6 línguas, tornando a formação inclusiva e acessível para uma força de trabalho diversa. Ao implementar o Whatfix em 15 transações críticas, como admissões, rescisões e ações de compensação, garantiu que os colaboradores conseguiam navegar estes processos com confiança. O rollout estratégico da formação de Yasmin, que incluiu a sequência de formação dos HRBP e dos gestores antes do rollout dos colaboradores, resultou numa taxa de adoção de autoatendimento ao fim de seis meses de 76%, um aumento significativo face aos 43% do rollout anterior do HRIS. É exatamente aqui que os vídeos de formação do go-live do Workday se tornam úteis e é o tipo de conteúdo que a Trupeer consegue gerar diretamente a partir de uma simples gravação de ecrã.

Autonomia do gestor: Clarissa, Diretora de HRIS, fintech com 5.000 colaboradores

Clarissa enfrentou um desafio comum: os gestores dependiam demasiado dos HRBPs para aprovações devido à falta de compreensão das capacidades de autoatendimento do Workday. Para resolver isso, desenvolveu uma biblioteca de SOPs específica para gestores, cobrindo 12 ações comuns. Ao incorporar vídeos nos anúncios do Workday, Clarissa disponibilizou aos gestores um acesso fácil aos recursos de formação de que precisavam. Como resultado, as taxas de autonomia do gestor aumentaram 58% ao longo de dois trimestres, libertando os HRBPs para se concentrarem em iniciativas mais estratégicas.

Rollout de finanças: Karim, Diretor de Sistemas de Finanças, empresa de serviços com 3.500 colaboradores

Karim foi encarregue de implementar o Workday Financial Management, um projeto crítico para as operações financeiras da empresa. Em vez de depender de vídeos genéricos do Workday, Karim criou conteúdos adaptados ao plano de contas e às cadeias de aprovação da empresa. Esta abordagem garantiu que a equipa de finanças recebesse formação relevante para os seus fluxos de trabalho específicos. Em 90 dias, a adoção da equipa de finanças atingiu 85%, demonstrando a eficácia da formação personalizada. Para uma perspetiva mais abrangente, explore o nosso guia de gestão da mudança, que fornece insights adicionais sobre rollouts bem-sucedidos de software.

Boas práticas

Conteúdos específicos da configuração superam os genéricos. Ao adaptar a formação para corresponder à configuração única do Workday da sua organização, melhora a relevância e impulsiona taxas de adoção mais elevadas. Ao focar os seus fluxos de trabalho e processos específicos, os colaboradores conseguem relacionar-se com o material de formação de forma mais direta, levando a melhor retenção e aplicação.

Forme os gestores antes dos colaboradores. Ao dar prioridade à formação dos gestores, garante que têm confiança e conhecimento para orientar as suas equipas de forma eficaz. Esta abordagem estruturada cria um efeito de arrasto, em que os gestores conseguem apoiar as suas equipas, resultando em transições mais suaves e menos gargalos durante o rollout.

Atualize em cada lançamento do Workday. Manter os materiais de formação atuais com as atualizações semestrais do Workday é crucial. Atualizações regulares garantem que os colaboradores estão sempre a aprender com a informação mais precisa e atualizada, evitando confusão e erros que podem surgir com formação desatualizada.

Cubra explicitamente os fluxos de trabalho móveis. À medida que mais colaboradores utilizam o Workday em dispositivos móveis, é essencial incluir formação específica para mobile. Ao abordar as nuances dos fluxos de trabalho móveis, garante uma experiência de utilizador coerente em todas as plataformas, o que aumenta o envolvimento e a satisfação globais.

Construa formação para relatórios. Os gestores precisam de compreender como criar e interpretar relatórios no Workday para tomar decisões informadas. Ao disponibilizar formação dedicada sobre construção de relatórios, não só melhora as suas competências analíticas como também lhes permite usar os dados de forma eficaz, impulsionando melhores resultados para o negócio.

Torne a formação pesquisável a partir do interior do Workday. Ao integrar uma biblioteca de formação pesquisável no Workday, permite que os colaboradores acedam aos recursos de forma rápida e simples. Esta conveniência reduz o tempo de inatividade e melhora a produtividade, já que os utilizadores conseguem encontrar as respostas de que precisam sem interromper o seu fluxo de trabalho.

Perguntas frequentes

A Workday Community é suficiente?

Para referência genérica, a Workday Community pode ser um bom ponto de partida. No entanto, para as configurações e fluxos de trabalho específicos da sua organização, muitas vezes fica aquém. A natureza genérica dos recursos da Workday Community significa que não conseguem abordar os aspetos únicos da sua configuração, que são essenciais para uma formação e adoção eficazes. Para colmatar esta lacuna, considere combinar recursos da Workday Community com materiais de formação personalizados que reflitam as necessidades específicas da sua organização.

Preciso do Workday Learning?

O Workday Learning é frequentemente incluído para rastreio de conformidade e pode ser uma ferramenta valiosa para monitorizar certificações e progresso da formação. No entanto, quando se trata de criação de conteúdos, as capacidades do Workday Learning são limitadas. A maioria das organizações considera que precisa de o complementar com uma ferramenta de autoria mais robusta para criar conteúdos de formação envolventes e eficazes. Ao combinar o Workday Learning com ferramentas adicionais, pode obter uma solução de formação abrangente que responde tanto às necessidades de rastreio como às de criação de conteúdos.

Qual é a abordagem de formação do Workday mais barata?

Uma abordagem com boa relação custo-benefício para a formação do Workday envolve criar uma biblioteca de vídeo e SOPs usando uma ferramenta como a Trupeer. Este método permite-lhe criar conteúdos de formação personalizados que abordam os fluxos de trabalho específicos da sua organização sem incorrer em custos elevados. Embora uma camada de Digital Adoption Platform (DAP) possa adicionar despesas, é benéfica para fluxos de trabalho de alto risco em que é necessária orientação em tempo real. Ao focar os aspetos essenciais da formação e investir de forma seletiva em ferramentas adicionais, pode maximizar o valor enquanto minimiza os custos.

Quanto tempo deve durar a formação do Workday?

Para a maioria dos colaboradores, a formação do Workday deve ser concisa e focada, normalmente com menos de 4 horas de aprendizagem assíncrona. Este período permite que os colaboradores adquiram as competências necessárias sem os sobrecarregar. Para HRBPs e gestores, a formação pode ter de ser mais longa, uma vez que as suas funções envolvem frequentemente fluxos de trabalho e responsabilidades mais complexos. Ao adaptar a duração da formação às necessidades de cada função, pode garantir que todos os colaboradores recebem o nível de instrução adequado.

A formação deve acontecer antes ou depois do go-live?

Idealmente, a formação deve ocorrer antes da data de go-live, com oportunidades de prática em sandbox para reforçar a aprendizagem. A formação pré-lançamento permite que os colaboradores se familiarizem com o sistema e pratiquem a sua utilização num ambiente controlado, minimizando interrupções durante o rollout real. A formação pós-lançamento deve focar o reforço e o tratamento de quaisquer lacunas identificadas após o go-live. Ao planear o seu calendário de formação de forma estratégica, pode garantir que os colaboradores estão preparados e confiantes quando o Workday entra em go-live.

Como criar um programa de formação para novos colaboradores?

Comece com um plano baseado em funções, associe um guia ou um vídeo a cada marco e acompanhe a conclusão. Com o modelo de onboarding de novos colaboradores da Trupeer, cada processo é capturado uma vez e publicado para que todos os novos colaboradores o sigam.

Palavra final

A formação do Workday tem sucesso quando corresponde à sua configuração específica, quando faz a capacitação dos gestores antes do rollout dos colaboradores e quando é atualizada em cada lançamento. O conjunto de ferramentas é menos importante do que a abordagem de conteúdos. As empresas que investem em bibliotecas de conteúdos específicos por função veem números de adoção que justificam o investimento no Workday; as que não investem entregam o Workday e chamam-lhe formação. Ao focar uma formação personalizada e específica por função e manter os materiais atualizados, pode alcançar taxas de adoção mais elevadas e maximizar o valor do seu investimento no Workday.