Platforma dokumentacji przedsiębiorstwa i bazy wiedzy

Trupeer AI to warstwa produkcji treści dla przedsiębiorstw, która zasila platformę bazy wiedzy już działającą w firmie. Specjalista nagrywa instruktaż procesu, objaśnienie systemu lub moduł szkoleniowy tylko raz, a Trupeer AI generuje jednocześnie zarówno film MP4, jak i dokument pisemny w formacie PDF lub Word. Oba te materiały trafiają do dowolnego narzędzia dokumentacji korporacyjnej używanego przez firmę (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 lub innej platformy wewnętrznej) poprzez standardowe przesłanie lub osadzenie Współdzielonej Strony. Ograniczeniem większości korporacyjnych programów dokumentacyjnych jest tempo, w jakim centralny zespół może tworzyć dobrze ustrukturyzowane treści wideo i pisemne w różnych działach, regionach i jednostkach biznesowych, a nie to, gdzie te dokumenty ostatecznie się znajdują.

• Warstwa produkcyjna zasilająca Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 i inne narzędzia dokumentacji korporacyjnej, z których firma już korzysta.

• Jedno nagranie pozwala uzyskać zarówno film MP4, jak i dokument pisemny, gotowe do umieszczenia w istniejącej bazie wiedzy.

• Zestaw marki (Brand kit) wymusza spójność wizualną w tysiącach dokumentów wewnętrznych.

• Tłumaczenie na ponad 65 języków dla globalnych przedsiębiorstw posiadających biura w wielu regionach.

• Niestandardowe klonowanie głosu oznacza, że głos jednego trenera towarzyszy całej bibliotece treści.

Co Trupeer AI produkuje dla zespołów ds. dokumentacji korporacyjnej

Zespół L&D, zespół komunikacji wewnętrznej, lider ds. wdrożeń IT lub specjalista ds. operacyjnych otwiera narzędzie. Nagrywają w przeglądarce instruktaż procesu, objaśnienie systemu, moduł szkoleniowy lub objaśnienie procedur. Trupeer AI zajmuje się postprodukcją. Słowa wypełniające i pauzy zostają usunięte. Efekty powiększenia (zoom) wyróżniają te części ekranu, w których pracownicy muszą podjąć działanie. Wersja robocza wideo i pisemny dokument trafiają do tego samego zadania, wraz ze zrzutami ekranu i ponumerowanymi krokami w tekście.

Wynik końcowy jest dostarczany jako wideo MP4 oraz dokument PDF lub Word. Plik MP4 można przesłać do korporacyjnego systemu LMS, konta korporacyjnego Vimeo, wewnętrznego portalu wideo lub bezpośrednio do bazy wiedzy wspierającej osadzanie wideo. Dokument PDF lub Word trafia do Confluence, Notion, SharePoint, firmowej wiki, podręcznika pracownika lub istniejącego systemu zarządzania wiedzą zespołu. Zestaw marki ma zastosowanie w całej organizacji: logo firmy, barwy korporacyjne, slajdy wprowadzające i końcowe oraz zatwierdzone czcionki pasują do reszty biblioteki dokumentacji. Niestandardowy słownik obsługuje wewnętrzne nazwy produktów, akronimy systemowe, nazwy jednostek biznesowych i terminologię z branż regulowanych, której sztuczna inteligencja mogłaby inaczej nie zapisać poprawnie.

Jak działa przepływ pracy nad dokumentacją korporacyjną w trzech krokach

Przepływ produkcyjny obejmuje trzy kroki: jedno nagranie wejściowe, jeden etap zatwierdzania i jedno przesłanie na platformę, której przedsiębiorstwo już używa.

Krok 1: Nagraj lub prześlij

Uruchom nagrywanie ekranu w przeglądarce lub prześlij istniejący plik wideo (w tym nagrania z programu Zoom lub Teams, które zespół już przygotował). Specjalista przechodzi przez proces, system lub procedurę, które wymagają udokumentowania, w taki sam sposób, w jaki wyjaśniłby to nowemu pracownikowi.

Krok 2: Trupeer AI generuje wideo i dokument pisemny

Słowa wypełniające, pauzy i momenty typu „pozwól, że to znajdę” zostają usunięte. Efekty powiększenia i kursora wyróżniają kluczowe części ekranu. Wersja robocza wideo i roboczy dokument tekstowy pojawiają się razem w edytorze. Niestandardowy słownik radzi sobie ze specyficzną dla przedsiębiorstwa terminologią, nazwami systemów wewnętrznych i akronimami, które zmieniają się w każdym kwartale.

Krok 3: Dodaj markę, przetłumacz, udostępnij

Zastosuj zestaw marki, aby logo firmy, kolory oraz slajdy wprowadzające i końcowe były zgodne z istniejącymi standardami dokumentacji organizacji. Przetłumacz na języki, w których faktycznie pracują pracownicy w różnych regionach. Prześlij bezpośrednio na platformę bazy wiedzy, udostępnij za pomocą linku Współdzielonej Strony lub pobierz plik MP4/PDF, którym zespół zarządza zgodnie z wymogami procesu zarządzania dokumentacją.

Kto korzysta z tego narzędzia do dokumentacji korporacyjnej

Osobą, która otwiera to narzędzie w dużej organizacji, jest najczęściej centralny lider L&D, menedżer ds. komunikacji wewnętrznej, specjalista ds. wdrożeń IT, właściciel systemu zarządzania wiedzą lub właściciel procesów biznesowych poproszony o udokumentowanie standardowych procedur operacyjnych w wielu jednostkach biznesowych. Otwierają je, gdy w całej firmie wdrażany jest nowy system i 5000 pracowników musi się go nauczyć przed końcem kwartału, gdy proces zmienia się w jednym regionie i musi zostać wdrożony w pozostałych 14, gdy pojawia się nowa polityka i należy dostarczyć szkolenie odświeżające dla całego personelu lub gdy wewnętrzna baza wiedzy ma zaległości obejmujące 200 artykułów, które czekają od poprzedniego roku obrotowego.

Różne działy wewnątrz przedsiębiorstwa korzystają z niego do różnych rodzajów treści. Centralny dział L&D produkuje filmy szkoleniowe i dopasowane do nich pisemne przewodniki dla systemu LMS. Dział komunikacji wewnętrznej tworzy wideo z ogłoszeniami kierownictwa oraz wersję pisemną, która trafia do artykułu w intranecie. Dział wdrożeń IT przygotowuje instruktaże dotyczące wdrażania systemów oraz pisemny przewodnik administratora. Dział HR tworzy wideo-moduły onboardingowe i treści do podręcznika dla nowo zatrudnionych pracowników. Dział operacji sprzedaży produkuje szkolenia wdrożeniowe i pisemne podręczniki sprzedażowe (playbooks). Dział sukcesu klienta (Customer Success) tworzy biblioteki instruktażowe dla klientów zewnętrznych oraz pisemne artykuły pomocy. Ten sam przepływ pracy „od nagrania do dokumentu” obsługuje wszystkie te przypadki, bez konieczności kupowania osobnego narzędzia dla każdego działu.

Kategorie dokumentacji korporacyjnej obsługiwane przez ten generator

Dokumentacja korporacyjna zazwyczaj dzieli się na kilka kategorii, z których wszystkie pasują do tego samego przepływu „od nagrania do dokumentu”. Standardowe procedury operacyjne (SOP) dla codziennej pracy na każdym stanowisku. Dokumentacja systemowa dla wewnętrznych platform używanych przez pracowników. Moduły szkoleniowe do onboardingu nowych pracowników i rozwoju umiejętności. Treści odświeżające z zakresu zgodności (compliance) dla zasad i procedur, z których firma musi wykazać przeprowadzenie szkoleń. Komunikacja dotycząca zarządzania zmianą przy migracjach systemów, aktualizacjach procesów i zmianach organizacyjnych. Treści pomocy dla klientów do zewnętrznej bazy wiedzy. Trupeer AI generuje dla każdego z nich film i pisemny dokument jednocześnie, z konsekwentnie zastosowanym zestawem marki i słownikiem w całej bibliotece.

W przypadku szerszych działań związanych z zarządzaniem wiedzą w przedsiębiorstwie, Trupeer AI plasuje się w warstwie produkcji treści. Platforma bazy wiedzy, z której korzysta firma, obsługuje warstwy przechowywania, taksonomii, uprawnień, wyszukiwania i analityki. Trupeer AI tworzy treści multimedialne (instruktaże wideo oraz pisemną dokumentację), które zapełniają platformę ustrukturyzowanymi materiałami, z których pracownicy faktycznie korzystają. Obie warstwy współpracują ze sobą: platforma bazy wiedzy odpowiada na pytanie „gdzie znajdują się treści i kto może je zobaczyć”, a Trupeer AI odpowiada na pytanie „kto wyprodukuje 200 filmów i dopasowanych dokumentów pisemnych w tym roku bez zatrudniania dedykowanego zespołu produkcyjnego”.

Gdzie Trupeer plasuje się obok Confluence, Notion, SharePoint i innego oprogramowania baz wiedzy dla przedsiębiorstw

Trupeer AI nie jest sam w sobie platformą bazy wiedzy ani nie jest platformą dokumentacji korporacyjnej w tradycyjnym sensie. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice i ServiceNow Knowledge obsługują warstwę platformy: miejsce, w którym przechowywane są treści, kto ma do nich dostęp, jak są one zorganizowane w przestrzenie i kategorie, jak działa wyszukiwanie i jak raportowane są statystyki. Organizacje korporacyjne prawie zawsze korzystają już z jednego z tych narzędzi (czasami z kilku w różnych działach), a Trupeer AI współpracuje z dowolną firmową wiki, oprogramowaniem bazy wiedzy lub systemem dokumentacji, które firma ustandaryzowała.

Trupeer AI radzi sobie z zadaniami związanymi z produkcją treści, z którymi narzędzia platformowe sobie nie radzą. Napisanie od zera artykułu z dokumentacją 12-stopniowego procesu ze zrzutami ekranu zajmuje specjaliście ds. dokumentacji większą część dnia. Wyprodukowanie dopasowanego wideo-instruktażu zajmuje montażyście wideo kolejne dwa dni. Dzięki Trupeer AI jeden specjalista nagrywa proces raz i przesyła oba formaty w około godzinę, łącznie z zastosowaniem zestawu marki i tłumaczeniem. Dolna warstwa platformy pozostaje dokładnie taka, jaka jest. Zmiana polega na ilości wysokiej jakości treści multimedialnych, jakie przedsiębiorstwo może wyprodukować w kwartale, która zazwyczaj wzrasta z kilkudziesięciu do setek artykułów bez zwiększania zatrudnienia.

Spójność marki, tłumaczenie i aktualizacje dla globalnych przedsiębiorstw

Programy dokumentacji korporacyjnej napotykają na trzy wyzwania, które nie występują w mniejszych firmach: spójność marki w tysiącach wewnętrznych dokumentów, które muszą wyglądać, jakby pochodziły z tej samej firmy; obsługa językowa dla pracowników w ponad 12 krajach oraz wdrażanie aktualizacji, gdy zmiana procesu w centrali musi dotrzeć do wszystkich biur regionalnych, nie stając się sześcioletnim projektem. Trupeer AI rozwiązuje wszystkie trzy kwestie na etapie produkcji treści. Zestawy marek wymuszają spójność logo, kolorów, czcionek oraz slajdów wprowadzających/końcowych w każdym filmie i dokumencie tworzonym przez zespół. Tłumaczenie obejmuje ponad 65 języków i dotyczy zarówno lektora wideo, jak i pisemnego dokumentu w ramach tego samego zadania. Aktualizacje działają poprzez ponowne nagranie tylko zmienionego kroku, dzięki czemu aktualizacja procedur rozchodzi się po całej istniejącej bibliotece treści bez konieczności budowania jej od zera.

Dla organizacji posiadających wymogi dotyczące przeglądu bezpieczeństwa lub zgodności, Centrum Zaufania Trupeer AI dokumentuje stan bezpieczeństwa platformy, praktyki postępowania z danymi oraz aktualny status certyfikacji. Zespoły ds. zamówień korporacyjnych zazwyczaj proszą o te dokumenty podczas oceny. Niestandardowe klonowanie głosu na poziomie korporacyjnym oznacza, że głos jednego firmowego lektora może być używany w całej bibliotece treści, dzięki czemu doświadczenie pracowników jest spójne, niezależnie od tego, który dział wyprodukował szkolenie. Połączenie tego z kreatorem SOP Trupeer AI obejmuje zarówno multimedialne treści szkoleniowe, jak i dokumentację standardowych procedur operacyjnych, która znajduje się pod nimi.