Darmowy generator dokumentacji procesów biznesowych

Generator procesów biznesowych Trupeer AI rejestruje nagranie ekranu pokazujące, jak praca faktycznie przebiega, i zamienia je w kompletne dokumentowanie procesu biznesowego: dopracowany film instruktażowy oraz pisemny przewodnik procesu, gotowe do udostępnienia, oznaczenia marką i tłumaczenia na 65+ języków. Liderzy operacji, zespoły doskonalenia procesów i analitycy procesów biznesowych używają go do uchwycenia tego, jak proces działa obecnie — to brakujący pierwszy krok w większości projektów doskonalenia procesów biznesowych i automatyzacji procesów biznesowych.

• Zarejestruj proces biznesowy raz. Otrzymaj wideo i pisemną dokumentację procesu w tym samym zadaniu.

• Ujmuje proces tak, jak faktycznie przebiega, a nie tak, jak ktoś go sobie przypomina, ani jak opisuje go pierwotna mapa procesu biznesowego.

• Aktualizuj, ponownie rejestrując zmieniony krok. Reszta dokumentacji procesu pozostaje bez zmian.

• Tłumacz dokumentację na 65+ języków dla globalnych zespołów realizujących ten sam proces biznesowy w różnych regionach.

• Udostępniaj za pomocą linku do oznaczonej marką strony współdzielonej, który osadza się w dowolnym oprogramowaniu do zarządzania procesami biznesowymi, intranecie lub bazie wiedzy.

Co Trupeer AI tworzy do dokumentowania procesów biznesowych

Ktoś z działu operacji rejestruje wykonywany proces: być może lider finansów robiący comiesięczne zamknięcie, wsparcie realizujące przekazanie eskalacji albo operacje sprzedażowe przypisujące terytoria. Trupeer AI zajmuje się resztą. Usuwane są słowa wypełniające, drgania kursora są wygładzane, a efekty przybliżenia podkreślają fragmenty ekranu, na których faktycznie dzieje się praca. Dlatego tak dobrze współgra z szablonami planów biznesowych — proces i dokumentacja pochodzą z tego samego źródła.

Efektem jest dopracowany film wideo oraz pisemny przewodnik procesu, w tym samym zadaniu. Wideo pokazuje, jak proces przebiega. Pisemny przewodnik rozbija go na ponumerowane kroki wraz ze zrzutami ekranu. Różne grupy odbiorców preferują różne formaty. Osoby uczące się wzrokowo oglądają wideo. Osoby uruchamiające proces po raz pierwszy korzystają z pisemnego przewodnika. Audytorzy i zespoły ds. zgodności otrzymują ślad papierowy, który dowodzi, jak proces faktycznie przebiega — a nie jak według pierwotnego szablonu dokumentacji procesu powinien przebiegać.

Zestaw brandingu stosuje się automatycznie: firmowe logo, kolory, czcionki, slajdy wstępu i zakończenia — wszystko pasuje do reszty biblioteki dokumentacji firmy. Nazwy produktów i nazwy narzędzi wewnętrznych pozostają spójne dzięki niestandardowemu słownikowi, co ma znaczenie, gdy dokumentacja procesu biznesowego odwołuje się do systemów, których AI nie znałaby inaczej w zakresie wymowy lub pisowni. Warstwa nagrywania ekranu AI obsługuje podświetlanie kursora, skupienie na wybranym obszarze oraz automatyczne przybliżanie podczas interakcji w interfejsie użytkownika — czyli to, czego większość oprogramowania do procesów biznesowych albo nie robi, albo robi to źle.

Jak działa generator procesów biznesowych w trzech krokach

Pełny przebieg wymaga jednego nagrania i tworzy dokumentację procesu gotową do wdrożenia. Bez osobnego etapu pisania, bez oprogramowania do tworzenia schematów przepływu, bez zaległości w dokumentacji. Następnie szablon przepływu procesu jest naturalnym kolejnym krokiem, ponieważ dokumentacja jest już uchwycona.

Krok 1: Zarejestruj proces biznesowy na ekranie

Kliknij przycisk nagrywania w przeglądarce, zarejestruj przepływ pracy tak, jak jest faktycznie wykonywany, albo prześlij istniejący plik wideo. AI działa na tym, co zostało zarejestrowane. Bez skryptu przygotowawczego, bez osobnego schematu przepływu, bez diagramu procesu biznesowego do narysowania jako pierwszego. Im bogatsze nagranie, tym bogatsza dokumentacja powstaje po drugiej stronie.

Krok 2: Trupeer AI generuje wideo i pisemny przewodnik procesu

Usuwane są słowa wypełniające. Efekty przybliżenia i kursora są dodawane tam, gdzie pomagają widzowi śledzić to, co dzieje się na ekranie. W edytorze pojawia się jednocześnie wersja robocza wideo i wersja robocza pisemnego przewodnika procesu. Stosuje się niestandardowy słownik, więc nazwy produktów wewnętrznych są poprawnie pisane i wymawiane w obu wynikach.

Krok 3: Oznacz marką, przetłumacz i udostępnij

Zastosuj zestaw brandingu, aby logo firmy, kolory oraz slajdy wstępu/zakończenia pasowały do reszty biblioteki dokumentacji. Tłumacz na hiszpański, mandaryński, hindi, portugalski lub dowolny z 65+ języków, którymi posługuje się firma. Następnie wyślij za pomocą linku do Strony współdzielonej, którą zespół może osadzić w dowolnej platformie do zarządzania procesami biznesowymi, bazie wiedzy, intranecie lub centrum pomocy.

Kto faktycznie otwiera generator procesów biznesowych

Osoba, która otwiera to narzędzie, zwykle jest liderem operacji, analitykiem procesów biznesowych lub menedżerem ds. doskonalenia procesów w firmie, w której dokumentacja procesów od co najmniej sześciu miesięcy zalega w backlogu. Wzorzec jest spójny: osoby na wyższych stanowiskach znają proces, bo go zbudowały. Nowe osoby — nie. Ta luka ujawnia się jako niespójne wykonywanie zadań, powtarzające się prośby o szkolenia oraz ustalenia audytowe, których rozwiązanie zajmuje tygodnie. Trupeer AI rejestruje proces osoby doświadczonej, zanim jeszcze przestanie go wykonywać, zamiast próbować wydobyć go z niej w drodze wywiadu po fakcie.

Ten sam wzorzec pojawia się w różnych obszarach. Zespoły finansowe używają go do comiesięcznego zamknięcia, onboardingu dostawców i procesów związanych z wydatkami. Zespoły HR używają go do onboardingu pracowników, zapisów na świadczenia i procesów związanych z zakończeniem zatrudnienia. Zespoły IT używają go do kierowania zgłoszeniami, udostępniania dostępu do systemów i reagowania na incydenty. Zespoły ds. zgodności używają go do gromadzenia dowodów podczas audytów, ponieważ nagranie faktycznego procesu jest tym, o co najczęściej proszą audytorzy. Konsultanci ds. operacji i specjaliści BPM uruchamiają go, gdy muszą uchwycić, jak klient faktycznie działa, zanim zaproponują usprawnienia.

Zastosowania do dokumentowania procesów biznesowych

Dokumentowanie procesów biznesowych zwykle zaczyna się od przepływów pracy, które co kwartał wyjaśnia się nowym pracownikom. Comiesięczne zamknięcie, zatwierdzanie dostawców, ponowne przypisanie terytoriów, eskalacja incydentów, zwrot środków klientowi — każdy zespół ma listę procesów, które istnieją w czyjejś głowie i muszą trafić do wspólnej dokumentacji. Trupeer AI skraca dystans między znajomością procesu a tym, że zostaje on udokumentowany. Wynik działa jak szablon dokumentacji procesu, który zespół może dostosować do powiązanych przepływów pracy, zamiast za każdym razem zaczynać od zera.

W pracach nad doskonaleniem procesów biznesowych Trupeer AI jest warstwą dokumentacji, która poprzedza warstwę usprawnień. Mapowanie obecnego stanu jest warunkiem wstępnym do jego zmiany. Zespoły analizy procesów biznesowych wykorzystują nagrania jako dowód tego, jak proces faktycznie działa dziś — co rzadko jest takie samo jak to, co mówi pierwotna mapa procesu biznesowego. Konsultanci ds. doskonalenia procesów i specjaliści BPM używają Trupeer AI jako oprogramowania do mapowania procesów biznesowych w fazie uchwycenia obecnego stanu, a następnie przechodzą do faz analizy i przeprojektowania z dokumentacją, z którą wszyscy zgadzają się, że opisuje rzeczywistość. Niektóre zespoły łączą to z formalnymi narzędziami do modelowania procesów biznesowych; inne używają bezpośrednio wyniku Trupeer jako roboczego diagramu procesu biznesowego.

W przypadku zarządzania procesami biznesowymi i przepływów pracy w oprogramowaniu do zarządzania procesami biznesowymi Trupeer AI obsługuje lukę w dokumentacji, którą tradycyjne narzędzia BPM zwykle zostawiają klientowi do uzupełnienia. Platforma do zarządzania procesami biznesowymi lub system do zarządzania procesami biznesowymi zajmuje się modelowaniem i wykonywaniem. Najlepsze stosy oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi zwykle łączą narzędzie do przepływów pracy, warstwę oprogramowania do dokumentacji procesów oraz bazę wiedzy. Trupeer AI znajduje się w warstwie dokumentacji procesów. Oprogramowanie do dokumentacji procesów, takie jak Trupeer AI, zasila treści wejściowe, od których zależy reszta stosu BPM.

Gdzie generator procesów biznesowych pasuje obok automatyzacji procesów biznesowych

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych i oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych biorą udokumentowany proces i wykonują jego części bez ingerencji człowieka. Dokumentacja jest warunkiem wstępnym. Większość wdrożeń automatyzacji procesów biznesowych opartej na AI i inteligentnej automatyzacji procesów biznesowych utknie w drugim tygodniu, ponieważ nikt nie potrafi przygotować na tyle czystego opisu procesu „as-is”, aby narzędzie automatyzacji mogło go zamodelować. Trupeer AI zamyka tę lukę. Zarejestruj faktyczny przepływ pracy, przekaż dokumentację zespołowi od automatyzacji i przejdź do fazy budowy.

Ten sam mechanizm dotyczy szerzej prac nad transformacją procesów biznesowych. Niezależnie od tego, czy zespół przechodzi z procesu ręcznego na taki, który chce zautomatyzować, czy migruje systemy, albo uruchamia przeprojektowanie strukturalne, pierwszy dostarczany element zawsze jest taki sam: dokładny opis obecnego stanu tego, jak proces działa dziś. Prace z obszaru inteligencji procesów biznesowych są od tego zależne. Kontrakty na usługi procesów biznesowych są na tym skalowane, a większość rozwiązań procesów biznesowych dostępnych na szerszym rynku jest oceniana według tego samego kryterium. Przepływ „nagranie → dokumentacja”, który obsługuje Trupeer AI, jest wejściem, którego potrzebuje każda dalsza inicjatywa w obszarze procesów biznesowych.

Aktualizacje: ponownie nagraj zmieniony krok, resztę procesu zostaw bez zmian

Procesy biznesowe zmieniają się stale, ale dokumentacja rzadko nadąża. Gdy zespół finansowy dodaje nowy próg zatwierdzeń, proces zamknięcia się przesuwa. HR dodaje nowego dostawcę weryfikacji w tle i zmienia się ścieżka onboardingu. Po migracji systemu IT zmienia się przepływ udostępniania dostępu. Większość narzędzi do dokumentacji obsługuje to, prosząc zespół o przepisanie dotkniętych sekcji od zera. Trupeer AI robi to, ponownie rejestrując tylko zmieniony krok.

Ponowne nagranie jest szybsze niż przepisywanie. Oryginalny rejestrator rejestruje nową wersję kroku, który uległ zmianie. AI przetwarza ponownie tylko ten fragment. Zarówno wideo, jak i dokument aktualizują się na miejscu. Każdy link do Strony współdzielonej, który zespół operacji udostępnił w zeszłym kwartale, teraz wskazuje aktualną wersję — a zaktualizowany krok jest włączony w resztę dokumentacji. Każdy, kto dodał do zakładek oryginalny link lub osadził go w wiki zespołu, otrzymuje nową treść bez żadnego ręcznego śledzenia. Ten model aktualizacji to różnica między dokumentacją procesów biznesowych, która dobrze się starzeje, a dokumentacją procesów biznesowych, która staje się problemem w momencie zmiany procesu. Połączenie generatora z Trupeer AI SOP builder obejmuje standardowe procedury operacyjne, które leżą u podstaw nagranego procesu.