Gebruik deze sjabloon
De afsluiting aan het einde van de maand is waar kleine hiaten grote vertragingen worden. Een reconciliatie waar niemand eigenaar van was, een accrual die iemand is vergeten, een journaal dat op goedkeuring wacht terwijl de reviewer met verlof is. De meeste finance-teams hebben aan het einde van de maand geen extra inspanning nodig; ze hebben iedereen nodig die vanuit dezelfde lijst werkt, in dezelfde volgorde, met duidelijke eigenaren en deadlines. Een maandafsluitings-checklisttemplate geeft je die lijst, en de SOP erachter vertelt het team hoe je dit uitvoert.
Deze gratis maandafsluitings-checklisttemplate zet elke afsluittaak per werkdag op een rij, met eigenaren, deadlines, status en goedkeuring, plus een korte SOP voor het uitvoeren van de afsluiting en de extra taken voor kwartaal- en jaareinde. Kopieer de checklist hieronder, pas deze aan je entiteiten en systemen aan, of meld je aan om hem te exporteren als een bewerkbare template.
Wat is een maandafsluitings-checklisttemplate?
Een maandafsluitings-checklisttemplate is een kant-en-klare lijst met de taken die een finance-team uitvoert om aan het einde van elke maand de boeken af te sluiten. De taken worden gegroepeerd per werkdag, van voorbereiding vóór de afsluiting tot de uiteindelijke review, en legt vast wie elke taak beheert, wanneer deze moet worden uitgevoerd, de status en wie deze heeft goedgekeurd. Een goede maandafsluitings-checklisttemplate bevat ook een korte SOP waarin wordt uitgelegd hoe de afsluiting wordt uitgevoerd: wie het coördineert, hoe vertragingen worden geëscaleerd en hoe de afsluiting wordt goedgekeurd.
De checklist vertelt mensen wat ze moeten doen en wanneer; de SOP achter elke taak vertelt hoe. Voor de volledige record-to-report-procedure zie je de record to report SOP template.
Waarom een maandafsluitings-checklist gebruiken?
Er wordt niets vergeten. Elke terugkerende taak staat erin, elke maand.
Eigenaarschap is duidelijk. Elke taak heeft een benoemde eigenaar en een deadline.
Vertragingen worden vroeg zichtbaar. Een gedeelde statusweergave maakt te late taken zichtbaar op de dag zelf, niet pas aan het einde.
De afsluiting gaat sneller. Teams stoppen met elke maand opnieuw de volgorde van taken uit te vinden.
Audits zijn eenvoudiger. Een afgeronde, goedgekeurde checklist is bewijs dat de afsluiting is uitgevoerd en beoordeeld.
Afstemming is simpeler. Als iemand afwezig is, kan een collega precies zien wat er nog openstaat.
Wie gebruikt een maandafsluitings-checklisttemplate?
Financieel controllers en afsluitmanagers die de afsluiting coördineren.
Grootboek- en staff accountants die journaals boeken en rekeningen reconciliëren.
AP-, AR-, payroll- en fixed asset-teams die hun subadministraties afsluiten.
CFO’s en finance directors die resultaten beoordelen en goedkeuren.
Eigenaren van kleine bedrijven en boekhouders die de boeken afsluiten voor één entiteit.
Shared services en uitbestede accounting-teams die meerdere entiteiten of klanten afsluiten.
Auditors die afsluitcontroles beoordelen.
Bekijk de maandafsluitings-checklisttemplate
De template opent met een afsluitoverzicht: periode, entiteiten, afsluitkalender, afsluitmanager en goedkeuring. Daarna volgt de checklist, gegroepeerd per werkdag van voorbereiding vóór de afsluiting tot de uiteindelijke review, met kolommen voor taak, eigenaar, dag waarop het moet, status, reviewer en notities. Een korte SOP legt uit hoe de afsluiting wordt uitgevoerd, hoe vertragingen en uitzonderingen worden afgehandeld en hoe de afsluiting wordt goedgekeurd. Afzonderlijke secties vermelden de extra taken voor kwartaal- en jaareinde, en een KPI-sectie volgt hoe de afsluiting verbetert. Elke sectie is bewerkbaar, zodat je taken kunt toevoegen, dagen kunt aanpassen of één tab per entiteit kunt maken.
Zo pas je deze template aan in Trupeer
Stap 1: Open de sectie Templates
Ga in het hoofdmenu naar de sectie Templates.
Stap 2: Selecteer en open een template
Klik op een template waarmee je wilt werken om deze te openen.
Stap 3: Breid de templateweergave uit
Als dat nodig is, breid je de templateweergave uit om de volledige indeling en details duidelijk te zien.
Stap 4: Bewerk de template
Klik op Bewerken om te starten met het aanpassen van de geselecteerde template.
In de editor kun je:
Nieuwe secties toevoegen
Opmaakregels definiëren of bijwerken
Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen
Stap 5: Sla je aangepaste template op
Nadat je alle noodzakelijke wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op Opslaan om de bijgewerkte template als je eigen versie op te slaan.
Stap 6: Bekijk en verfijn de template
Als je wilt zien hoe je aangepaste template eruitziet, open je de Voorvertoning.
Vanaf het scherm met de voorvertoning kun je, indien nodig, ook direct verdere aanpassingen blijven doen, zodat de template precies verschijnt zoals jij wilt.
Met een maandafsluitings-checklisttemplate kun je:
Elke maand op dezelfde manier afsluiten: Eén lijst, één volgorde en duidelijke eigenaren.
Status in één oogopslag zien: Weten welke taken klaar zijn, te laat zijn of geblokkeerd zijn.
De afsluiting verkorten: Wachttijd en overwerk tussen taken verwijderen.
Auditors een beoordeelde afsluiting laten zien: Goedkeuringen en notities voor elke taak bewaren.
Nieuwe teamleden sneller trainen: Elke taak koppelen aan de SOP en een korte video.
Wat een maandafsluitings-checklisttemplate moet bevatten
Sectie | Wat het dekt |
|---|---|
Afsluitoverzicht | Periode, entiteiten, afsluitmanager, afsluitkalender en definitieve goedkeuring |
Taken vóór de afsluiting | Cut-offs, terugkerende journaals en voorbereiding vóór het einde van de periode |
Afsluiting subadministratie | AP, AR, payroll, voorraad en vaste activa afgesloten en geboekt |
Accruals en vooruitbetaalde posten | Boekingen aan het einde van de periode en reversals |
Reconciliaties | Bank-, balans- en intercompany-reconciliaties met review |
Review en aanpassingen | Review van proefbalans, fluxanalyse en goedgekeurde aanpassingen |
Rapportage | Jaarrekeningen, managementrapporten en distributie |
Taakkolommen | Eigenaar, dag waarop het moet, status, reviewer, datum afgerond en notities |
Afsluit-SOP | Hoe de afsluiting wordt uitgevoerd, geëscaleerd en goedgekeurd |
Taken voor kwartaal- en jaareinde | Extra taken voor langere perioden |
KPI’s | Dagen tot afsluiting, te late taken, aanpassingen na afsluiting |
Gratis maandafsluitings-checklisttemplate: de checklist om te kopiëren
Kopieer de checklist hieronder naar een spreadsheet of document, of meld je aan om hem te exporteren als een bewerkbare template. Dagen zijn werkdagen ten opzichte van het einde van de periode; pas ze aan je kalender aan.
Afsluitoverzicht. Periode: [maand en jaar]. Entiteiten: [lijst]. Afsluitmanager: [naam]. Doeldag afsluiting: [werkdag]. Definitieve goedkeuring: [Financieel controller].
Voorafgaand aan de afsluiting (dag -3 tot dag 0)
Taak | Eigenaar | Uiterste | Status | Reviewer |
|---|---|---|---|---|
Verstuur afsluitkalender en herinneringen voor cut-off | Afsluitmanager | Dag -3 | [ ] | – |
Bevestig cut-off-tijden met AP, AR, payroll en voorraad | Afsluitmanager | Dag -2 | [ ] | – |
Terugkerende journaals boeken | GL-accountant | Dag -1 | [ ] | Reviewer |
Wijzigingen in masterdata bevriezen | GL-accountant | Dag 0 | [ ] | – |
Dag 1: Subadministraties
Taak | Eigenaar | Uiterste | Status | Reviewer |
|---|---|---|---|---|
Sluit AP af; boek alle goedgekeurde facturen voor de periode | AP-lead | Dag 1 | [ ] | Afsluitmanager |
Sluit AR af; boek alle facturen en ontvangen cash | AR-lead | Dag 1 | [ ] | Afsluitmanager |
Payroll-journaals boeken | Payroll | Dag 1 | [ ] | GL-accountant |
Voer afschrijvingen uit en bevestig boekingen van vaste activa | Accountant vaste activa | Dag 1 | [ ] | GL-accountant |
Voorraadcorrecties en kostprijs van omzet boeken | Accountant voorraad | Dag 1 | [ ] | GL-accountant |
Dag 2: Accruals en intercompany
Taak | Eigenaar | Uiterste | Status | Reviewer |
|---|---|---|---|---|
Boek accruals voor ontvangen goederen en diensten waarvoor nog geen factuur is ontvangen | GL-accountant | Dag 2 | [ ] | Reviewer |
Amortiseer vooruitbetaalde posten | GL-accountant | Dag 2 | [ ] | Reviewer |
Boek revenue deferrals of accruals | Revenue-accountant | Dag 2 | [ ] | Reviewer |
Stem intercompany-saldi af met tegenpartijen | Intercompany-accountant | Dag 2 | [ ] | Afsluitmanager |
Dag 3: Reconciliaties
Taak | Eigenaar | Uiterste | Status | Reviewer |
|---|---|---|---|---|
Reconcileer alle bankrekeningen | GL-accountant | Dag 3 | [ ] | Reviewer |
Reconcileer AP- en AR-subadministraties met het grootboek | GL-accountant | Dag 3 | [ ] | Reviewer |
Reconcileer balansrekeningen binnen scope | GL-accountants | Dag 3 | [ ] | Reviewer |
Stem af en boek intercompany-aanpassingen | Intercompany-accountant | Dag 3 | [ ] | Afsluitmanager |
Dag 4: Review en aanpassingen
Taak | Eigenaar | Uiterste | Status | Reviewer |
|---|---|---|---|---|
Review de proefbalans | Afsluitmanager | Dag 4 | [ ] | Financieel controller |
Voer fluxanalyse uit op kernrekeningen en verklaar afwijkingen | GL-accountants | Dag 4 | [ ] | Financieel controller |
Boek goedgekeurde aanpassingen | GL-accountant | Dag 4 | [ ] | Reviewer |
Vertaal saldi in vreemde valuta en consolideer entiteiten | Consolidatie-accountant | Dag 4 | [ ] | Financieel controller |
Vergrendel de periode | Afsluitmanager | Dag 4 | [ ] | Financieel controller |
Dag 5: Rapportage en goedkeuring
Taak | Eigenaar | Uiterste | Status | Reviewer |
|---|---|---|---|---|
Bereid jaarrekeningen voor | Rapportage-accountant | Dag 5 | [ ] | Financieel controller |
Bereid managementrapporten en toelichting voor | FP&A of rapportage | Dag 5 | [ ] | Financieel controller |
Bespreek resultaten met de CFO | Financieel controller | Dag 5 | [ ] | CFO |
Keur de afsluiting goed en archiveer de checklist | Financieel controller | Dag 5 | [ ] | – |
Na de afsluiting
Taak | Eigenaar | Uiterste | Status | Reviewer |
|---|---|---|---|---|
Houd een korte afsluit-retrospective | Afsluitmanager | Dag 6 | [ ] | – |
Werk de checklist en SOP’s bij voor eventuele wijzigingen | Afsluitmanager | Dag 7 | [ ] | – |
De maandafsluitings-SOP: zo voer je de checklist uit
De checklist werkt het best met een korte SOP die uitlegt hoe de afsluiting wordt uitgevoerd.
1. Rollen. De afsluitmanager is eigenaar van de checklist, volgt de status en escaleert vertragingen. Taakeigenaren ronden hun taken af vóór de uiterste dag en markeren ze als klaar. Reviewers controleren en keuren goed. De financieel controller keurt de definitieve afsluiting goed.
2. Vóór de afsluiting. De afsluitmanager publiceert de afsluitkalender en herinnert subadministratie-eigenaren drie werkdagen vóór het einde van de periode aan de cut-off-tijden.
3. Tijdens de afsluiting. Taakeigenaren werken dagelijks de status bij: niet gestart, in uitvoering, klaar of geblokkeerd. De afsluitmanager houdt van dag 1 tot dag 5 een korte dagelijkse check-in om te late en geblokkeerde taken te reviewen.
4. Reviews. Elke reconciliatie en handmatig journaal wordt beoordeeld door iemand anders dan de voorbereider voordat het als klaar wordt gemarkeerd.
5. Uitzonderingen en escalatie. Te late of geblokkeerde taken volgen de onderstaande uitzonderingsregels. Alles wat de afsluitdatum bedreigt, wordt dezelfde dag geëscaleerd naar de financieel controller.
6. Goedkeuring. Wanneer elke taak klaar is en is beoordeeld, keurt de financieel controller de afsluiting goed en wordt de checklist gearchiveerd met het bijbehorende bewijs.
7. Continue verbetering. Na elke afsluiting noteert het team wat de afsluiting heeft vertraagd en werkt het de checklist en SOP’s bij.
Uitzonderingen bij maandafsluiting
Uitzondering | Hoe herken je het | Actie | Beslissings-eigenaar | Escaleren naar |
|---|---|---|---|---|
Taak te laat | Niet afgerond vóór de uiterste dag | Eigenaar geeft een nieuwe tijd; afsluitmanager controleert de impact op latere taken | Afsluitmanager | Financieel controller als de afsluitdatum in gevaar is |
Subadministratie niet afgesloten | AP, AR of payroll staat nog open na dag 1 | Escaleren; een schatting of verlengde cut-off afspreken | Afsluitmanager | Financieel controller |
Verschil in reconciliatie | Onverklaard verschil boven de drempel | Onderzoek; corrigeer of documenteer vóór goedkeuring | GL-accountant | Afsluitmanager |
Intercompany mismatch | Saldi komen niet overeen met de tegenpartij | Stem af en boek de aanpassing | Intercompany-accountant | Financieel controller |
Aanpassing na vergrendeling | Fout gevonden nadat de periode is vergrendeld | Beoordeel materialiteit; corrigeer in de volgende periode of heropen met goedkeuring | Financieel controller | CFO |
Reviewer niet beschikbaar | Toegewezen reviewer is afwezig | Gebruik de benoemde back-up reviewer | Afsluitmanager | Financieel controller |
Toevoegingen voor kwartaal- en jaareinde
Voeg deze taken toe aan de checklist op kwartaal- en jaareinde:
Periode | Extra taken |
|---|---|
Kwartaal-einde | Voorraad-tellingen of reviews, reviews van dubieuze debiteuren en voorzieningen, updates van belastingvoorzieningen, kwartaalrapportage en board packs |
Jaareinde | Fysieke voorraad-telling, verificatie van vaste activa, volledige review van voorzieningen, belastingberekeningen, voorbereiding op audit en schema’s, jaarrekeningen |
Maandafsluitings-checklist voor kleine bedrijven
Kleine bedrijven en bedrijven met één entiteit kunnen een kortere versie van de maandafsluitings-checklisttemplate gebruiken. Houd dezelfde volgorde aan, maar combineer taken:
Vóór het einde van de maand: stuur herinneringen voor openstaande facturen en onkostenclaims.
Dag 1 tot 2: registreer alle verkopen en facturen van leveranciers, voer payroll-boekingen uit en reconcileer bank- en creditcardrekeningen.
Dag 3: boek accruals en vooruitbetaalde posten, review debiteuren- en crediteuren-ouderdom en controleer de proefbalans.
Dag 4 tot 5: review winst- en verliesrekening en balans ten opzichte van vorige maand en budget, en keur daarna goed.
Zelfs als één of twee mensen de afsluiting doen, maken een checklist en een korte SOP voor elke taak het makkelijker om over te dragen aan een accountant, boekhouder of nieuwe medewerker.
Maandafsluitings-KPI’s
Dagen tot afsluiting: werkdagen van het einde van de periode tot goedkeuring.
Taken op tijd afgerond: aandeel van checklist-taken dat is afgerond vóór de uiterste dag.
Geblokkeerde taken: aantal taken dat wacht op een andere taak of team.
Aanpassingen na afsluiting: wijzigingen die nodig zijn na goedkeuring.
Reconciliaties met verouderde posten: reconciliaties met onverklaarde posten uit eerdere maanden.
Stel je eigen doelen in en leg een baseline vast voordat je het proces wijzigt.
Zo sluit je sneller af met je maandafsluitings-checklist
Verplaats werk naar vóór het einde van de periode. Boek terugkerende journaals en bereid reconciliaties vroeg voor.
Verwijder wachttijd. Zoek taken die geblokkeerd staan door een ander team en spreek eerdere overdrachten af.
Standaardiseer elke taak met een SOP en video, zodat iedereen het op dezelfde manier kan doen.
Automatiseer repetitieve taken, zoals terugkerende journaals en bankmatching; zie hoe je automatiseringskansen identificeert in gedocumenteerde processen.
Review de checklist na elke afsluiting en verwijder taken die niet langer waarde toevoegen.
Zo bouw je je afsluit-SOP’s op basis van opnames
Kies de taken die de meeste vertragingen of fouten veroorzaken, zoals accruals, bankreconciliaties of consolidatie.
Leg vast welke accountant elke taak het beste uitvoert, tijdens een echte afsluiting, waarbij je elke stap en afweging verwoordt.
Genereer de SOP en video met Trupeer, en voeg daarna je drempels en deadlines toe.
Koppel elke SOP aan de bijbehorende checklisttaak, zodat mensen de instructies met één klik kunnen openen.
Werk de SOP’s bij zodra het systeem of proces verandert; zie SOP version control.
Formatten voor een maandafsluitings-checklist
Spreadsheet is het meest gebruikte format, met één tab per entiteit en kolommen voor eigenaar, uiterste dag, status en goedkeuring.
Document met checklisttabellen past bij kleinere teams en combineert natuurlijk met de afsluit-SOP.
Afsluitmanagement- of projecttool past bij grotere teams die afhankelijkheden, herinneringen en dashboards nodig hebben.
Welke format je ook gebruikt, koppel elke taak aan de bijbehorende SOP en bewaar de afgeronde checklist als bewijs.
Best practices voor maandafsluitings-checklists
Geef elke taak één eigenaar en één reviewer.
Gebruik werkdagen, geen datums, zodat de checklist elke maand werkt.
Noem voor elke reviewtaak een back-up reviewer.
Houd tijdens de afsluiting een korte dagelijkse check-in.
Houd checklist en SOP’s samen, met elke taak gekoppeld aan de instructies.
Voer na elke afsluiting een korte retrospective uit.
Veelgemaakte fouten om te vermijden
Taken zonder eigenaar, zodat niemand merkt wanneer ze uitlopen.
Geen reviewer, zodat fouten direct in de rapporten terechtkomen.
Een checklist die nooit verandert, zelfs als het bedrijf dat wel doet.
Status alleen in iemands hoofd bijhouden in plaats van op de checklist.
Geen SOP’s achter de taken, zodat de afsluiting afhangt van een paar ervaren mensen.
Hoe Trupeer je helpt om sneller en schoner af te sluiten
Afsluituitdaging | Hoe Trupeer helpt |
|---|---|
Afsluittaken zijn bekend bij één of twee mensen | Leg ze vast tijdens een echte afsluiting, en Trupeer’s SOP creator zet elke opname om in een stapsgewijze SOP en video |
Nieuwe accountants doen er maanden over om de afsluiting te leren | Koppel elke checklisttaak aan een korte video en een handleiding die ze kunnen volgen |
Verschillende entiteiten en teams werken in verschillende talen | Vertaal SOP’s en video’s vanuit één bron naar 65+ talen |
Het ERP of het afsluitproces verandert | Werk video’s bij door het script te bewerken en vervang één stap in plaats van opnieuw op te nemen |
Instructies zijn verspreid over mappen | Publiceer elke afsluit-SOP in één doorzoekbare kennisbank |
Genpact gebruikte deze aanpak “opnames eerst” voor een bedrijf-brede Workday-uitrol, waarbij opgenomen processesessies werden omgezet in meer dan 500 trainingsmaterialen over 20 workstreams in vijf talen, voor 140.000 medewerkers in 40 landen, in 3 maanden in plaats van 12. Lees de Genpact customer story.
Als je de afsluiting verbetert als onderdeel van een breder programma, bekijk dan de finance transformation roadmap.
Download de gratis maandafsluitings-checklisttemplate
Meld je aan om de volledige maandafsluitings-checklist en SOP te exporteren als een bewerkbare template, voeg je entiteiten, eigenaren en deadlines toe en deel dit met je finance-team. Get the free month-end close checklist template.
Gerelateerde templates
Payroll SOP template
Veelgestelde vragen
Wat is een maandafsluitings-checklisttemplate?
Het is een kant-en-klare lijst met de taken die nodig zijn om elke maand de boeken af te sluiten, gegroepeerd per werkdag, met eigenaren, uiterste dagen, status, reviewers en goedkeuring, plus een korte SOP voor het uitvoeren van de afsluiting.
Wat moet een maandafsluitings-checklist bevatten?
Taken vóór de afsluiting, afsluiting van subadministraties, accruals en vooruitbetaalde posten, intercompany, reconciliaties, review van de proefbalans en aanpassingen, rapportage en goedkeuring, met een eigenaar, uiterste dag, status en reviewer voor elke taak.
Wat zijn de stappen in de maandafsluiting?
Bereid cut-offs voor en stel ze in, sluit de subadministraties af, boek accruals en vooruitbetaalde posten, reconcileer intercompany en balansrekeningen, review en pas de proefbalans aan, vergrendel de periode, rapporteer en keur goed.
Hoe lang moet de maandafsluiting duren?
Dat hangt af van de omvang en complexiteit van het bedrijf, het aantal entiteiten en hoeveel is geautomatiseerd. Volg je dagen tot afsluiting en gebruik de checklist om deze in de loop van de tijd te verlagen.
Wat is het verschil tussen een afsluit-checklist en een afsluit-SOP?
De checklist vermeldt wat er moet gebeuren, door wie en wanneer. De SOP legt uit hoe elke taak wordt uitgevoerd en hoe de afsluiting wordt uitgevoerd, geëscaleerd en goedgekeurd.
Is er een maandafsluitings-checklisttemplate in Excel?
Ja. Een spreadsheet werkt goed voor de checklist, met één tab per entiteit en kolommen voor eigenaar, uiterste dag, status en goedkeuring. Meld je aan om de template te exporteren, of kopieer de structuur hierboven naar Excel.
Is er een maandafsluitings-checklisttemplate in Word of PDF?
Ja. Houd de SOP en checklist in één document voor kleinere teams en exporteer een PDF van de goedgekeurde checklist als bewijs van de afsluiting.
Is de maandafsluitings-checklisttemplate gratis?
Ja. Meld je gratis aan om de checklist en SOP te exporteren als een bewerkbare template.
Wat moet worden toegevoegd aan kwartaal- en jaareinde?
Kwartaal-einde voegt reviews toe zoals voorzieningen, belasting en kwartaalrapportage. Jaareinde voegt fysieke tellingen toe, verificatie van activa, belastingberekeningen, auditschema’s en jaarrekeningen.
Hoe verklein je de maandafsluiting?
Verplaats werk naar vóór het einde van de periode, verwijder wachttijd tussen teams, standaardiseer taken met SOP’s en video’s, automatiseer repetitieve taken en review de checklist na elke afsluiting.
Wie moet eigenaar zijn van de maandafsluitings-checklist?
Een afsluitmanager of financieel controller, die de checklist actueel houdt, de status tijdens de afsluiting bijhoudt en deze goedkeurt.
Kan ik afsluit-SOP’s maken op basis van schermopnames?
Ja. Neem accountants op die afsluit-taken uitvoeren in je ERP, en Trupeer zet de opnames om in stapsgewijze SOP’s en video’s die je kunt koppelen vanuit elke checklisttaak.
