Een geweldige projectchecklist is het eenvoudigste hulpmiddel voor projectmanagement dat er is - en een van de meest effectieve. Met Trupeer kun je uren besparen op projectmanagement door te beginnen met een gratis projectchecklist-sjabloon, dit aan te passen met je brand guidelines en checklists om te zetten in video-updates die teams door de fasen heen op één lijn brengen.

Wat is een projectchecklist-sjabloon en wat moet het doen?

Een projectchecklist is een lijst met dingen die op vastgestelde momenten in een project moeten gebeuren: bij de kick-off, voordat de planning wordt goedgekeurd, vóór go-live en bij afsluiting.

Een sjabloon geeft je de items en de indeling. Zoek ernaar en je krijgt er een heleboel aangeboden, bijna allemaal op dezelfde manier georganiseerd: één checklist per fase, met items gegroepeerd op de fase waartoe ze behoren.

Die indeling is het probleem, en het is de moeite waard om precies te zijn over waarom. Een checklist kan één van twee dingen doen. Hij kan fungeren als een controle, wat betekent dat hij voorkomt dat iets gebeurt totdat de items compleet zijn. Of hij kan fungeren als een registratie, wat betekent dat hij vastlegt dat dingen zijn gebeurd.

Beide zijn legitiem en slechts één ervan voorkomt dat er iets gebeurt. De meeste projectchecklists worden beschreven als de eerste en gebruikt als de tweede.

Een checklist die registreert is geen controle

Hier is een test die een uur kost als je projectmanagementtool tijdstempels bijhoudt.

Vergelijk voor een steekproef van afgesloten projecten de datum waarop elk checklistitem is aangevinkt met de datum waarop de fase waartoe het behoort is geëindigd.

Items die zijn aangevinkt vóór het einde van de fase, waren waarschijnlijk iets aan het doen. Items die daarna zijn aangevinkt, niet: wat ze ook moesten voorkomen, was al gebeurd of al mislukt, en de aangevinkte registratie legde een feit vast in plaats van iets te veranderen.

Het patroon is bijna universeel en wordt erger naarmate het project vordert. Kick-offitems worden meestal op tijd aangevinkt, omdat het project nieuw is, iedereen beschikbaar is en de enthousiasme hoog is. Afsluitingsitems worden laat aangevinkt, in batches, door één persoon, dagen of weken nadat het project officieel als afgerond is verklaard.

Een checklist die in batches na het event wordt ingevuld, is een vorm. Dat is geen kritiek op de mensen die hem invullen, die op dat moment alleen maar doen wat voor hen beschikbaar is. Het is kritiek op het moment waarop de items zijn ingepland.

Zo pas je dit sjabloon aan in Trupeer

Stap 1: Open het gedeelte Templates

Ga naar het gedeelte Templates in het hoofdmenu.

Stap 2: Selecteer en open een sjabloon

Klik op een willekeurig sjabloon waarmee je wilt werken om het te openen.

Stap 3: Breid de sjabloonweergave uit

Als dat nodig is, breid je de sjabloonweergave uit om de volledige indeling en details duidelijk te zien.

Stap 4: Bewerk het sjabloon

Klik op Bewerken om te beginnen met het aanpassen van het geselecteerde sjabloon.

In de editor kun je:

• Nieuwe secties toevoegen

• Opmaakregels definiëren of bijwerken

• Een logo toevoegen en de positie en gerelateerde instellingen aanpassen

Stap 5: Sla je aangepaste sjabloon op

Nadat je alle noodzakelijke wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op Opslaan om het bijgewerkte sjabloon als je eigen sjabloon op te slaan.

Stap 6: Bekijk en verfijn het sjabloon

Als je wilt zien hoe je aangepaste sjabloon eruitziet, open je de Voorvertoning.

Vanaf het scherm met de voorvertoning kun je, indien nodig, direct doorgaan met het maken van aanpassingen, zodat het sjabloon precies verschijnt zoals je het wilt.

Met een projectchecklist-sjabloon kun je:

• Uren besparen op tracking: Sla de lege pagina over met een structuur die is gebouwd voor projectuitvoering.

• Elke fase afdekken: Ingebouwde secties voor kick-off, uitvoering, lancering en afsluiting.

• In lijn blijven met je merk: Pas je logo, lettertypen en kleuren toe met de brand kit van Trupeer.

• Standaardiseren over projecten heen: Gebruik hetzelfde sjabloon voor elk initiatief.

• Gevallen voorkomen: Checklists voorkomen dat stappen worden overgeslagen in kritieke processen.

• Werken met globale teams: Vertaal projectchecklists naar 65+ talen met één klik.

Het laatste verantwoordelijke moment voor elk checklistitem

De oplossing is om de volledige checklist opnieuw te sorteren op basis van een andere vraag.

Stel bij elk item: wat is het laatste moment waarop het afronden hiervan de uitkomst nog kan veranderen?

Dat is niet hetzelfde als de fase waarin het conventioneel wordt gerapporteerd. Het is meestal eerder, soms veel eerder, en af en toe blijkt het later te zijn dan de fase waarin het nu staat, wat betekent dat het item wordt afgerond zonder informatie.

Een paar voorbeelden van de kloof.

"Legacy system decommissioning complete" is een afsluitingsitem. Het laatste verantwoordelijke moment ligt bij planning, wanneer je beslist wie verantwoordelijk is voor het uitfaseren, wat er moet worden gemigreerd en hoe de cutover eruitziet. Als je het laat tot afsluiting, is de enige beschikbare actie om het aan te vinken of niet.

"Lessons learned captured" is een afsluitingsitem. Het laatste verantwoordelijke moment loopt continu tijdens de uitvoering, omdat de lessen binnen weken worden vergeten en de mensen die ze hebben geleerd inmiddels zijn doorgegaan.

"Benefits owner confirmed" is meestal een afsluitingsitem. Het laatste verantwoordelijke moment ligt bij de start, omdat als niemand de baten gaat beheren, er een vraag ontstaat over de vraag of het project wel moet starten.

"Handover recipient named" is een afsluitingsitem waarvan het laatste verantwoordelijke moment bij planning ligt, omdat de ontvanger betrokken moet worden bij het ontwerpen van wat hij of zij zal ontvangen.

Sorteer elk item op deze manier opnieuw en de vorm van de checklist verandert aanzienlijk. Het grootste deel van wat bij afsluiting staat, schuift naar voren. Een paar dingen blijven, en die zijn echt definitief.

Zo sorteer je je checklist opnieuw op basis van uitvoerbaarheid

Voer dit uit op je eigen lijst in plaats van de tabel over te nemen. De oefening kost een ochtend met twee of drie mensen die projecten hebben uitgevoerd, en het debat dat het oplevert over individuele items is waar de waarde zit.

Er komen meestal twee dingen uit. Een aanzienlijk deel van de afsluitingsitems verschuift, dat is de belangrijkste conclusie. En een handvol vroege items wordt verwijderd, omdat hun laatste verantwoordelijke moment later ligt en ze puur op basis van giswerk werden afgerond om een poort te halen.

Waarom de afsluitingschecklist altijd het zwakst is

Afsluiting wordt ingepland op het moment met de minste energie en de minste invloed, en het bevat de items met de langste staart van gevolgen.

Tegen de tijd dat een project bij afsluiting is aangekomen, is het team deels uiteengevallen. De projectmanager is al bezig met het volgende. De aandacht van de sponsor is verschoven toen de oplevering klaar was. Er is geen budget meer en er staat geen vergadering in de agenda. Wat er nog overblijft, is een formulier dat door één persoon moet worden ingevuld.

Ondertussen zijn de items die daar liggen precies diegene die jarenlang stil geld kosten: legacy-systemen die niet zijn uitgezet, licenties die niet zijn geannuleerd, overdrachten die niet zijn geaccepteerd, baten die niemand beheert, documentatie die niemand heeft geschreven.

Er zijn twee werkbare reacties en slechts één ervan is realistisch.

De onrealistische is om harder te proberen bij afsluiting, meestal door te escaleren of door de checklist verplicht te maken. Dat leidt tot batch-vinken in plaats van echte afronding.

De realistische is om de items te verplaatsen naar waar ze kunnen worden uitgevoerd. Bijna alles op een afsluitingschecklist heeft een eerder laatste verantwoordelijke moment. Wat bij afsluiting overblijft, moet kort zijn, echt definitief en door één persoon in een middag te voltooien, omdat dat de beschikbare capaciteit is.

Gratis projectchecklist-sjabloon: de items en hun momenten

Kopieer vanaf hier. De structuur is gebaseerd op moment, niet op fase.

Header. Project, sponsor, projectmanager, huidige fase, gate keeper.

Voor elk item: het item, het moment waarop het compleet moet zijn, wie verantwoordelijk is, het vereiste bewijs en of het een gate of een registratie is.

Bij de start. Probleem omschreven met een nummer, met verwijzing naar de project brief. Sponsor benoemd en bevestigd. Benefits owner benoemd en bevestigd, schriftelijk. Succescriteria afgesproken als meetpunten. Top drie risico's geïdentificeerd. Budgetbevoegdheid bevestigd. Besluit om door te gaan vastgelegd.

Bij planning. Scope-grens afgesproken en gedocumenteerd. Ontvanger van overdracht benoemd en betrokken. Aanpak voor uitfasering afgesproken wanneer er iets wordt vervangen. Doorlooptijden voor inkoop bevestigd, volgens onze procurement management plan template. Afhankelijkheden met andere teams afgesproken met die teams. Documentatie-eigenaar benoemd.

Continu tijdens de uitvoering. Documentatie actueel houden in plaats van aan het einde schrijven. Lessen vastgelegd terwijl ze zich voordoen. Overdrachtsmateriaal opgebouwd terwijl het wordt gebouwd. Wijzigingen in scope vastgelegd met goedkeuring.

Vóór go-live. Cutover-procedure geschreven en geoefend, volgens onze method of procedure template. Rollback getest en getimed. Supportteam getraind en klaar. Communicatie verstuurd. Acceptatiecriteria behaald en onderbouwd.

Bij afsluiting, en alleen echt definitieve dingen. Eindkosten afgestemd. Contracten afgesloten. Resources vrijgegeven. Projectrecord gearchiveerd. Formele afsluiting vastgelegd. Datum voor benefits review ingesteld met de benoemde eigenaar.

Gate register. Welke items gates zijn, wie ze kan beheren en wat ze bevatten.

Kopieer naar hier.

De PMO wiens afsluitingsitems na afsluiting waren aangevinkt

Braemore Group is een financiële dienstverlener met een project office dat ongeveer veertig projecten per jaar draait. Het had vier fasechecklists: start met tweeëntwintig items, planning met éénendertig, uitvoering met achttien en afsluiting met zesentwintig. In totaal negenennegentig items, met afronding gerapporteerd aan het bestuur bij vierentachtig procent.

Iemand vergeleek de vinkdatums met de einddatums van de fase voor achttien afgesloten projecten.

Startitems werden gemiddeld vier dagen vóór het einde van de fase aangevinkt. Planning, twee dagen vóór. Uitvoering, één dag vóór.

Afsluitingsitems werden gemiddeld elf dagen nadat het project formeel als afgesloten was verklaard aangevinkt. Bij meerdere projecten werden zes van de zesentwintig afsluitingsitems op dezelfde dag in één batch aangevinkt door de projectmanager.

Drie specifieke items werden gecontroleerd op basis van de werkelijkheid.

Er was een sessie voor geleerde lessen. Aangevinkt op zeventien van de achttien projecten. In werkelijkheid gehouden op zes. Niemand had gevraagd naar de andere elf.

Benefits owner bevestigd en overdracht compleet. Aangevinkt op alle achttien. Toen het project office zes maanden later contact opnam met de benoemde benefits owners, wisten negen van de achttien niet dat ze een benefit bezaten.

Legacy system uitfaseren. Aangevinkt op vier projecten waar het legacy system aantoonbaar nog draaide. Eén daarvan verbruikte nog steeds twee jaar nadat het project was afgesloten vierendertigduizend pond per jaar aan licenties. Over de achttien projecten kwamen niet-uitgefaseerde legacy-kosten neer op ongeveer honderdzevenentwintigduizend pond per jaar.

De hoofdoorzaak was niet onzorgvuldigheid. Het was dat afsluitingsitems werden ingepland bij afsluiting, wanneer het team al was uiteengevallen, de projectmanager al bezig was met het volgende project en de enige resterende actie was om het formulier af te ronden.

Het opnieuw sorteren kostte een ochtend. Van de zesentwintig afsluitingsitems verschoof er negentien naar voren: aanpak voor uitfasering afgesproken bij planning, ontvanger van overdracht benoemd bij planning, geleerde lessen continu vastgelegd, benefits owner bevestigd bij de start met een handtekening. Zeven bleven bij afsluiting, allemaal echt definitief. Elf startitems werden verwijderd, omdat hun laatste verantwoordelijke moment later lag en ze werden beantwoord op basis van giswerk.

In de daaropvolgende twaalf maanden en eenentwintig projecten werden afsluitingsitems gemiddeld twee dagen vóór de formele afsluiting aangevinkt. Lessen-sessies werden in werkelijkheid gehouden op zeventien van de eenentwintig. Negentien van de eenentwintig benefits owners wisten bij de check van zes maanden dat ze een benefit bezaten. Legacy decommissioning was afgerond op elk project waar het van toepassing was.

De checklist werd korter en begon te werken.

Varianten van projectchecklists: kick-off, planning, uitvoering, afsluiting

De conventionele set, en waarvoor elk echt bedoeld is zodra je het argument hierboven accepteert.

Kick-off. Bevestigen dat het project moet starten: sponsor, probleem, benefits owner, budgetbevoegdheid, succesmaatregelen. Dit is de checklist die het meest de moeite waard is als harde gate, omdat een project hier stoppen goedkoop is en later stoppen niet.

Planning. Bevestigen dat de aanpak klopt en dat de commitments echt zijn: scope-grens, afhankelijkheden afgesproken met de teams waarvan ze afhankelijk zijn, doorlooptijden, ontvanger van overdracht. Het grootste deel van wat conventioneel bij afsluiting staat, hoort hier.

Uitvoering. Moet kort zijn en vooral continu in plaats van een gate. Documentatie actueel, wijzigingen goedgekeurd, geleerde lessen vastgelegd.

Go-live of implementatie. De echte gate, en degene waarbij het vasthouden van het project echte waarde heeft. Cutover, rollback, support readiness, acceptatie.

Afsluiting. Kort en definitief. Kosten, contracten, resources, archief, datum voor benefits review.

Construction en gereguleerde varianten. Wanneer wettelijke goedkeuringen, inspecties en overdrachtsdocumentatie zijn voorgeschreven, volgt de checklist de verplichting in plaats van deze structuur, en onze operation and maintenance manual template dekt de overdrachtsdeliverable specifiek.

Zo schrijf je een projectchecklist die mensen echt gebruiken

Begin bij wat er misging. Bekijk de laatste tien projecten en noteer wat is gemist, te laat is gebeurd of te laat is ontdekt. Dat zijn je items, en ze zullen een kortere en specifiekere lijst zijn dan welke gepubliceerde template ook.

Bepaal voor elk item het laatste verantwoordelijke moment, in plaats van de fase waaraan het lijkt te horen.

Beslis of het een gate of een registratie is en zeg dat bij het item. Ze door elkaar gebruiken zonder label is wat ervoor zorgt dat mensen alles als een registratie behandelen.

Noem wie verantwoordelijk is, als rol, en welk bewijs telt. "Overdracht compleet" zonder definitie van bewijs wordt aangevinkt. "Overdracht compleet, onderbouwd door schriftelijke acceptatie van de ontvanger" niet.

Knip het daarna weg. Elk item dat nooit iets heeft opgevangen en nooit zal, moet eruit, want een lange checklist leert mensen om aan te vinken in plaats van te controleren.

Hoeveel items moet een projectchecklist hebben?

Minder dan je nu hebt. Voor een middelgroot project is iets in de range van dertig tot vijftig items over de hele levensduur van het project werkbaar, met het merendeel bij de start en planning, waar ze nog iets kunnen veranderen.

Het aantal is minder belangrijk dan de verhouding tussen gates en registraties. Een checklist die volledig uit registraties bestaat, voorkomt niets. Een checklist die volledig uit gates bestaat, laat projecten vastlopen en wordt omzeild. Ongeveer een vijfde van de items als echte gates is een redelijke balans, geconcentreerd bij kick-off en go-live.

Het betrouwbare waarschuwingssignaal dat een checklist voorbij zijn bruikbaarheid is gegroeid, is batch-vinken, wat de timestamp-test aantoont. Als items in groepen op dezelfde dag worden afgerond, is de lijst gestopt met item voor item gelezen te worden.

Wie beheert de gate en wat kunnen ze beheren

Een gate werkt alleen als iemand hem kan beheren en er iets is dat de moeite waard is om te beheren.

Benoem per gate de gate keeper en zorg dat het iemand is buiten het projectteam. Een projectmanager die zijn eigen project gate’t, heeft een duidelijk belangenconflict, en de gates die ertoe doen zijn precies de gates die een project onder tijdsdruk wil passeren.

Wees daarna specifiek over wat er wordt beheerd. Doorstroom naar de volgende fase. Vrijgave van de volgende tranche budget. Toestemming om go-live te doen. Toewijzing van de projectmanager aan hun volgende project, wat een echt effectieve hefboom is voor afsluitingsitems en die bijna niemand gebruikt.

Als er niets kan worden beheerd, is het item een registratie en moet het als zodanig worden gelabeld in plaats van beschreven als een gate. Doe alsof het anders is, en dat leert iedereen dat gates adviserend zijn.

Kan ik een projectchecklist-sjabloon in Excel of Word krijgen?

Excel, en het is niet dichtbij. Een checklist heeft één rij per item met kolommen voor het item, het moment waarop het uiterlijk af moet zijn, verantwoordelijke rol, gate of registratie, vereist bewijs, datum afgerond en de datum waarop de fase is geëindigd. Die laatste combinatie maakt de timestamp-test mogelijk, en de test is het meest nuttige op deze pagina.

Voeg een voorwaardelijke opmaakvlag toe die elk item markeert dat is afgerond nadat de fase is geëindigd, en een telling van items die in batches op dezelfde datum zijn afgerond. Beide kosten minuten en beide vertellen je of de checklist werkt.

Word past bij het verhaal eromheen: wat elke gate betekent, wie hem beheert en wat er gebeurt wanneer er één wordt beheerd. Dat hoort bij je project governance-documenten, niet bij de lijst.

PDF voor de voltooide checklist, gearchiveerd met de projectrecord bij afsluiting, geëxporteerd vanuit het live sheet.

Zo maak je overdrachtsitems mogelijk tijdens de uitvoering

De grootste groep items die eerder moet verschuiven is documentatie en overdracht, en daar is een praktische reden voor: ze schrijven tijdens de uitvoering concurreert met het leveren, en leveren wint.

Dus de items blijven bij afsluiting liggen, waar ze uit het geheugen worden geschreven door iemand zonder tijd, of helemaal niet worden geschreven en toch worden aangevinkt.

Trupeer AI verandert de economie genoeg om de verschuiving realistisch te maken. Wie iets bouwt of configureert, registreert het één keer terwijl het wordt gedaan, en de output is een geschreven handleiding en een video uit dezelfde sessie met de stappen en schermen die al zijn vastgelegd. Overdrachtsmateriaal stapelt zich op tijdens de uitvoering in plaats van achteraf te worden geproduceerd.

Leg het vast. Branded het. Vertaal het. Trupeer het.

Dat verbetert ook wat de ontvanger krijgt. Overdracht die is samengesteld uit opnames die op het moment zelf zijn gemaakt, is accuraat op een manier die één document dat bij afsluiting is geschreven nooit is, en het betekent dat het overdrachtsitem kan worden onderbouwd in plaats van alleen beweerd. Als de overdracht een complete rol is in plaats van een systeem, dekt onze knowledge transfer SOP het correct uitvoeren ervan, en het materiaal leeft in je knowledge base met consistente branding. Setup-instructies staan in de document template setup guide.

Veelgestelde vragen

Is er een gratis projectchecklist-sjabloon in Excel?

Excel is het juiste formaat en de structuur hierboven bouwt direct in een sheet. Er is geen gated download en geen formulier. De twee kolommen die je het meest wilt toevoegen aan wat je al gebruikt, zijn de einddatum van de fase naast de voltooiingsdatum, en een gate- of registratiemarker, omdat ze samen aangeven of de checklist iets doet.

Is er een gratis projectchecklist-sjabloon in Word?

Word past bij het governance-document dat de gates uitlegt, niet bij de checklist zelf. Een checklist in Word kan geen items markeren die zijn afgerond nadat hun fase is geëindigd, wat de analyse is die ertoe doet, dus de meeste teams eindigen ermee dat ze het naar een spreadsheet verplaatsen binnen een kwartaal.

Is er een gratis projectchecklist-sjabloon in PDF?

Exporteer de voltooide checklist bij afsluiting als onderdeel van de projectrecord. Houd de werkversie bewerkbaar, omdat items tussen fasen verschuiven terwijl je leert wat hun laatste verantwoordelijke moment eigenlijk is.

Is er een project kick-off checklist-sjabloon?

Kick-off is de checklist die het meest de moeite waard is als harde gate: sponsor bevestigd, probleem met een nummer omschreven, benefits owner schriftelijk benoemd, budgetbevoegdheid bevestigd, succesmaatregelen afgesproken. Zes tot tien items. Een project stoppen bij kick-off is goedkoop, daarom is dit de gate met de beste opbrengst.

Is er een project afsluitingschecklist-sjabloon?

Ja, en het argument van deze pagina is dat het veel korter moet zijn dan bij de meeste. Eindkosten afgestemd, contracten afgesloten, resources vrijgegeven, projectrecord gearchiveerd, formele afsluiting vastgelegd, datum voor benefits review ingesteld. Alles wat conventioneel bij afsluiting wordt vermeld, heeft een eerder laatste verantwoordelijke moment en hoort daar in plaats daarvan.

Wie moet de projectchecklist bezitten?

Het project office of wie project governance beheert, beheert de lijst. Individuele gates hebben een keeper buiten het projectteam nodig, omdat de gates die ertoe doen de gates zijn die een project onder druk wil passeren. Een projectmanager die zijn eigen project gate’t, is een gate alleen op naam.

Hoe vaak moet de checklist worden beoordeeld?

Beoordeel de lijst zelf jaarlijks op basis van wat er misging bij recente projecten, verwijder items die nooit iets hebben opgevangen en voeg items toe voor fouten die terugkeerden. Draai ook jaarlijks de timestamp-test, omdat batch-vinken terugsluipt en het vroegste signaal is dat de lijst is gestopt met gelezen worden.

Wat is het verschil tussen een projectchecklist en een projectplan?

Een plan beschrijft het werk: scope, planning, resources en afhankelijkheden, wat onze IT project plan template dekt. Een checklist beschrijft de voorwaarden die op vastgestelde momenten moeten zijn voldaan, ongeacht wat het werk is. Het plan is specifiek voor één project en de checklist is standaard voor al die projecten, daarom is de checklist het waard om één keer in te investeren.